医院办公用品管理制度

医院办公用品管理制度（共11篇）

篇1：医院办公用品管理制度

医院办公用品管理制度

为了使办公用品发挥出最大作用,本着把有效原则和经济化原则统一的宗旨,特此规定。

一、办公用品的购买

1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由总务科统一负责申购。

2、每月28日前，各科室负责人将该部门下月所需要的办公用品制定计划提交总务科。

3、总务科根据办公用品库存量情况以及消耗水平和各科室的申报，制定每月办公用品计划及预算，经院长审批后请购。

4、总务科必须依据提交给采购科的订购单，检查追踪新订购的办公用品以及在确定的日期送到与否。

5、到货时按送货单进行接收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后方可签收。

二、办公用品的领用分发及报废处理

1、各科室每周一指定专人领取办公用品,领取时必须填写领用单，并要有科室负责人签字。

2、分发人员要根据原计划进行核对，备齐全部用品分发。

3、除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的，须另行申请并写明原因,经总务科批准后方可领用。

4、对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清品名、规格、数量、价格及报废处理的其他有关事项。

三、办公用品的保管

1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

2、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

3、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总务科长批准，办理外借手续。

4、办公用品仓库每月盘点一次，盘点工作由库管与财务人员进行。盘点要求做到帐物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致，并对余量监控,计算耗用平均数，以便定额定量。

5、严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，查验领用单和审批手续。

6、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

篇2：医院办公用品管理制度

为了规范办公用品采购与管理流程，保证部门（科室）申请的办公用品得到有效利用，避免出现闲置、浪费现象，制定本制度。

一、办公用品的购买

1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，一般由总务科统一负责申购（特殊情况除外）。

2、每月月末，各科室负责人将该部门下月所需要的办公用品制定计划提交总务科。

3、总务科根据办公用品库存量情况以及消耗水平和各部门的申报，制定每月办公用品计划，经院长审批后请购。

4、采购前货比三家，购买价廉物美的商品。

5、到货时根据采购明细单进行接收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后方可签收，办理入库手续。

二、办公用品的领用分发

1、各科室每周二、五由科室负责人领取办公用品,领取时必须填写领用单，并签字。

2、除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的，须另行申请,经院长同意方可自行购买领用。

3、新员工入职时的办公用品，总务科根据院办公室和科 室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。

三、办公用品的保管

1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐簿。

2、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

3、办公用品仓库应定期盘点。盘点要求做到帐物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。并对余量监控,以便定额定量。

4、严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单。

5、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，做到防火、防盗、防潮。

四、办公用品的费用分摊

篇3：医院办公用品管理制度

关键词：医院办公自动化,协同办公,信息系统,信息共享,平台

1 引言

医院办公自动化(HOA)系统是在计算机和通讯技术的基础上,专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统。通过与医院其他业务系统(如HIS、PACS等)的联接和数据交互,可搭建起医院综合性的协同办公管理平台。使用该平台有利于促进医院管理标准化、制度化、信息化和决策科学化,使医院工作逐步向数字化、网络化、无纸化、自动化发展。

几年来,我院先后建成使用了功能复杂的“军卫一号”系统、省市医保系统、军队人员持卡就医系统、门急诊系统、电子病历系统、合理用药系统、LIS、小型PACS、RAS、全成本核算系统、手术麻醉系统等,这些系统有机高效地运行于各个科室。随着医院近年的飞速发展,迫切需要建立一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公、综合查询和决策支持为一体的协同办公系统。简单地说,该系统就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作,摆脱时间和地域的限制,实现电子化协同工作与知识管理。同时,通过协同办公系统可形成一个先进的应用支撑平台和技术框架,为后续信息化建设奠定良好的基础。本文结合我院的实际情况,主要介绍了我院协同办公管理平台(即医院办公自动化系统)的总体设计架构、系统功能及技术基础、系统的实施措施和技术保障等,为其他医院在开发类似公共系统平台时提供指导和参考。

2 系统的架构、功能及技术基础

2.1 系统的架构

协同办公平台的总体设计框架如图1所示。系统在纵向上分为应用功能层、应用支撑层及技术基础层3个层次。应用功能层主要包括公共办公部分、个性化办公部分、系统整合及数据利用层面;应用支撑层包括门户支撑平台、统一权限管理、监控管理平台、信息发布平台、统一消息平台、统一用户管理、工作流平台及辅助决策平台;技术基础层则包括相关的软件平台和硬件平台2个部分。

2.2 系统的功能

系统功能层实现了协同办公平台的各项功能。根据我院对该平台的整体需求,主要分为10个功能模块:个性事务、公共事务、知识管理、院办、医务部、政治部、院务部、护理部、职能科室和统计分析。个人事务、公共事务、知识管理、院办可以通过平台中的基础模块进行搭建;医务部、政治部、院务部、护理部、职能科室、统计分析模块通过平台的个性化设计及二次开发模块进行搭建。

2.2.1 公共办公部分

全院人员的办公平台包括处理公共事务、管理公文收发、请示呈批件、请销假等流程问题。具体包括公共事务、个人事务、知识管理、院办等内容,可通过平台中的基础模块进行搭建,用于管理个人的时间、活动、信息、知识等。

2.2.2 个性化办公部分

即职能业务平台,管理诸如医疗行政办公、营房设备维修、医疗质量管理、医疗行政管理、护理质量管理、医疗教学管理、论文管理、成果管理、三生管理、科研管理、人事管理、医护人员排班考勤、会议管理、会议签到管理、学分统计等,把原来HIS中没有实现的医院的事务活动管理涵盖进来,并通过协同和流程的方式办理事务。个性化办公系统还包括数据录入系统和医院专用办公系统。数据录入系统是医院的业务流程和业务数据的综合管理平台。医院专用办公系统则是通过信息平台的自定义工作流程、自定义数据库主表关联表及自定义表单的技术方式,实现对医院一些信息、业务数据通过流程化的方式进行整理和统计,主要包括医务部业务管理、政治部业务管理、院务部业务管理、护理部业务管理以及一些职能科室业务管理等。

2.2.3 系统整合及数据利用层面

可通过协同办公平台调阅医院信息系统的数据。由于医院信息系统网络与协同办公平台网络是通过物理隔离的2套网络,因此必须通过一台网闸Ferry Way V2.0-G2000来调阅信息,并整合入协同办公系统,实现单点登录。

(1)单点登录:整合的系统为门急诊综合查询系统和成本核算程序。

(2)数据利用:从现有在用的3套综合查询系统中选取领导最关心和最具代表性的查询统计部分,加上手术麻醉科中的查询统计部分,将之集成到HIS综合查询系统中,并统一门户;从其他系统中抓取数据,以报表的形式展现。以上2部分需设有机关领导和科主任的不同查阅权限。系统的数据利用比较方便,通过数据抓取工具可自定义从哪个系统、哪个数据库中抓取数据,并以自定义报表的形式展现。

2.3 技术基础

办公协同平台采用B/S结构,用户界面及访问系统完全通过浏览器实现。一部分事务逻辑在前端实现,但是主要事务逻辑在服务器端实现,形成3层结构。服务器由数据库服务器和应用服务器组成,数据库服务器采用SQL SERVER 2005数据库系统,应用服务器操作系统选择WINDOWS SERVER2003企业版。Web Server采用IIS 6.0;开发语言为.NET、ASP、VB、Java script、C++;相关技术包括.NET、ASP、COM、DLL、XML*、VB。

.NET框架是一种新的计算平台,它融合了各种Internet标准,包括对Web服务的支持,使程序可以方便地从多个站点上获取数据,通过广泛运用XML语言,使不同计算机系统之间的数据互换变得简单易行。采用.NET框架所开发的平台具有以下优点:

(1)具有较强的移植能力,无需对部队现有网络进行大规模改扩建,系统实施成本及运行成本低。

(2)稳定的网络技术支持平台可提供最现实的开放性基础网络服务。

(3)支持独立设置数据库服务器和应用服务器,由数据库服务器负责数据管理,应用服务器负责业务流程管理和事务协调。

(4)系统具有强大的数据操纵和事务处理能力,可对数据的安全性和完整性进行约束。通过分布式结构减轻了系统整体负担。

(5)用户界面风格统一,使用简单,有利于系统的推广使用,方便了系统安装和维护升级。

(6)提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网和统一服务,支持多种网络结构和网络协议。

3 系统的实现方法

3.1 总体规划

我院HOA系统是在医院各个部门之间、各个业务科室之间、院领导与职工三者之间形成的一个全新、高效的网络化办公应用环境,有效地利用医院各个分部内部的资源,实现信息资源的最大共享。由于我院HOA系统牵涉到内部的管理模式、业务流程及日常工作方式,同时关系的办公人员众多,因此,平台的建设是一个循序渐进的过程,一定要结合我院的战略目标、业务特点及当前信息化现状制定解决方案,应在“统一规划、分步实施、突出重点”原则的指导下组织实施。

(1)统一规划:医院需要进行信息化的总体规划和策划,从医院未来发展的角度去考虑和规划,建立统一的信息化协同办公管理平台,在此平台上有机协调各平台资源系统,如“军卫一号”系统、军队医院财经管理信息系统和报表系统等,使各个部门及科室相关业务系统之间实现数据、信息共享,使组织之间的信息沟通无障碍、信息交流无障碍,从而实现数据共享、资源共享,真正实现医疗机构网络协同化办公的目标。

(2)分步实施整合:在制订了统一的规划方案后,按照方案逐步实施,完善信息化管理平台。在建立的统一信息化协同办公平台上逐步整合各个业务信息系统和报表系统等。

(3)突出重点:根据信息化建设基础和实际管理问题,先在内部建立统一的信息化协同管理平台,真正提高院领导的管理水平和员工的工作效率。

3.2 系统实施路线

为顺利开发协同办公管理平台,可采取如下的实施技术路线:

(1)从网络、硬件、应用系统等多个层面保证数据和应用系统的安全性。

要明确系统的权限安全管理,根据不同的权限处理相应的事务或浏览信息,并保留修改痕迹,对非法访问、越级访问、匿名盗用、超时使用等都有很好的权限监控日志管理功能,可杜绝内部安全隐患,控制安全事故的发生。系统支持电子签章、电子签名、电子身份认证、敏感数据加密传输和存储,并具有完善的数据备份恢复方案。

(2)采用先进的开发技术,基于先进的层次架构,支持公认的国际标准,如门户标准、Web service标准;具有开放的系统结构,支持应用的无缝扩展和集成,可满足长期应用的要求。

(3)提供用户自助的客户化定制工具,无需编程即可扩展个性应用;通过简单配置即可改变业务控制规则,包括流程定制、表单定制、界面定制、配置定制和自定义报表等,可满足各类应用需求。

(4)采用部件化开发技术,形成开放的体系结构,支持多种数据库。系统具有强大的灵活性和整合能力,支持用户根据实际管理需要随意增加、裁减、组合各种功能,可满足用户长期应用的要求。

(5)支持视频会议、电子传真、手机短信、即时通讯等多媒体系统的集成应用。

(6)支持待办事宜的主动提醒,在每次登录系统时都会自动弹出,可确保重要事务得到及时处置(分轻重缓急、时间先后),也可与短信系统集成作为提示途径。

(7)流程的实时监控及统计:能够通过管理工具查看公文流转过程中的状况,还可以统计出个人或部门的文件办案效率,形成评分机制。

(8)应用集成:能够集成“军卫一号”系统,实现应用级和数据级的集成;能够实现不同系统的单点登录,将集成后的军卫数据通过网闸的方式在门户中展现。

(9)在处理表单时,可根据单位的实际情况定制一份带有表格、正文、附件的文件,也可以包含其中的一项或多项。公文不再只局限于传统的公文形式,还可以包含文字、表格、声音、图像、传真、E-mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息。

(10)提供公文格式(表头、正文、附件、表单)的全屏设计功能。用户可以根据需要设计所需的格式,并随时根据变化进行更改。无论是正文、附件、公文处理表单、Word还是WPS文件的修改痕迹都可以保留,方便查询,并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息。

(11)提供强大的短信呼叫中心功能:实现短信对话、短信通知、短信提醒、短信移动办公等强大功能。支持工作流中实现短信提醒、手机审批流程。能够把待办事宜的标题信息以短消息的形式发送到用户的手机上,起到提示的作用;用户也可以通过一定的权限直接在系统上发送短消息,医院领导只需在手机上点击“递交”即可完成流程的审批。

4 结语

医院协同办公管理平台能够规范和完善医院管理部门内部的业务流程、操作模式和管理模式,提高医院人员的管理能力、协同能力和知识管理能力,规范医院的管理流程对医院的管理和发展可起到润滑剂的作用,从而大大提高医院的综合管理能力,具体表现为:

(1)流程规范化:医院统一实行标准管理,机关各个部门与职能科室执行相对标准的流程,通过信息系统得以推行和固化。

(2)资源一体化:实现信息建设的统一标准、统一平台、统一数据库和统一网络。

(3)管理精细化:利用信息化保障管理水平的提升,通过信息手段来驱动医院改革。

(4)决策科学化:利用高质量的实时数据分析经营现状,预测趋势,为经营决策提供有力支持。

(5)数据集中化:通过信息平台的建设实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化,从而共享资源,降低成本和管理风险,实现系统集成和信息协同效应。

参考文献

[1]郭雪清.医院办公自动化系统的设计与应用[J].医疗设备信息,2004,19(6):14-15.

[2]周源.医院办公自动化实施方案[J].医疗设备信息,2007,22(2):63-65.

[3]杨恩芬.医院办公自动化系统的设计及应用[J].江苏卫生事业管理,2007,18(6):39-40

篇4：医院办公用品管理制度

关键词：科学管理；医院管理；层级管理；医院办公室；办公室工作

科学管理是组织机构提高整体效益的必经之路，医院亦是如此。医院办公室是医院枢纽机关，是医院管理重要主体，是医院综合办事机构，承担综合协调、信息交互、督查督办、公关服务等多种工作，具有其它部门单位无法替代的职能作用，其管理水平直接影响医院管理水平[1]。本次研究试分析医院办公室管理现状，存在问题，科学探讨医院办公室工作在医院管理中的作用。

一、医院办公室的职能与工作

（一）医院办公室工作特点

医院办公室工作具有一般企事业办公室工作普遍性特征，但不同于党政机关办公室，医院具有较强的公共职能属性、生产经营属性，医院办公室工作还具有一定的特殊性：①公共卫生服务责任有限制，我国多数医院具有公有制属性，承担地区公共卫生服务义务，尽管当前许多医院自负盈亏，但医院还往往承担地区防疫、重大事故伤员抢救、药品销售、康复保健、科研教学等卫生活动，这些活动都关系人民切身利益；②服务对象较特殊，医院服务对象以患者为主，办公室工作交往对象也主要针对患者；③行政化色彩仍较突出，公立医院办公室往往具有较强的机关

色彩。

（二）医院办公室工作特征

医院办公室具有特殊性，主要特点包括政治性、随机性、综合性、时效性、服务性、保密性，其中服务性、时效性尤为突出。医院内工作人员众多，其中多数在编，一切医院活动围绕诊疗服务开展，绝大多数医院办公室工作都与需要医院感染防控办公室、护理部等其它部门相互协调，涉及人员数量庞大、岗位类型众多，接收内部文件、对内发文十分频繁。

（三）医院办公室工作内容

医院办公室工作主要包括：协助医院领导处理日常事务，包括上级主管部门发文、审核，其它部门来文处理，医院重要领导讲话审核，医院工作计划、工作总结起草，医院重要会议组织安排、公关接待，对外联络，兄弟单位来访人员接待，年度工作督查督办，总值班工作协调，档案管理，领导职务消费管理，印鉴、名章管理，其它交代办理事项等。理想状态下，医院办公室主要工作应包括督办、公关、服务、参谋、协调、综合六大职能，只有这六大职能齐备，才能充分发挥其在医院管理中的价值[1]。

二、 影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素

（一） 医院办公室工作现状

近年来，国家不断推行新的医疗卫生制度改革，医院改革是重中之重，医院市场经济主体地位日益突出，医院办公室积极转变工作作风，以提升医院诊疗服务质量、整体效益、社会效益为主要目的，在医学研究统筹管理、公文处理、督查督办、秘书工作、医院人才队伍建设等方面建树颇多，工作质量效率提高，以笔者所在医院为例，2012-2014年度，公文总体差错率仅为0.5%。

（二）影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素

当前，医院办公室管理中深层次矛盾仍十分突出，作用无法得到有效发挥，主要体现在：①机构设置规范，不同医院办公室设置名称、人员、职能存在较大差异，“吃空饷”现象仍普遍存在，部分医院办公室工作人员身兼多职；②官僚色彩仍十分浓厚，裙带关系是医院办公室管理难以回避的问题，不同于政府单位，医院办公室人员聘用透明度严重不足，裙带关系更加严重，同时管理上“一言堂”、“家长式”管理仍普遍存在，许多办公室往往凭借经验进行管理，工作人员机械的进行发文、接文等重复性活动，被动的接受事务性工作；③内部制度不健全，科学管理理念未深入人心，医院办公室存在公文样式不规范、制度老旧、与其他部门不协调、监督不到位等问题；④缺乏激励机制，大锅饭情况仍普遍存在，“熬资历”问题十分突出，无法有效的激发办公人员能动性；⑤无有效的培训机制，培训方法不科学、缺乏培训质量考核，无法适应人才更新，在遇到新情况、新问题时，许多员工往往手足无措；⑥办公室参谋、督办、协调职能未能得到充分发挥；⑦工作人员综合工作能力不足，作风不严肃、业务技能参差不齐、团队协作能力差；⑧办公环境参差不齐，医院对办公自动化改造缺乏足够的重视，工作环境不佳，内部氛围压抑，档案管理粗放，空间狭小情况十分普遍[2]。

三、提升医院办公室工作质量的改进策略

应从“人”、“环”、“法”、“物”四个角度加强医院办公室建设，主要内容如下。

（一） 加强人才引入与培养

人是管理的核心，人力资本是最具有活力与发展潜力的资本。应积极引入优秀的办公人才，加强人才培养，鼓励现有的办公室人员深造，建立高素质的办公室人才队伍。医院办公室工作多与专业的医疗卫生工作有关，人员选用面相对狭窄，相关信息更新快，这些都多人才更新提出了更苛刻的要求。

（二） 注重管理环节改进与建立健全办公室工作制度

不同医院职能、规模存在较大差异，直接影响医院办公室工作内容。故，应具体问题具体分析，因地制宜的设计一套办公室工作规范，简化工作流程，重点关注与医院职能相关的工作，如医院感染防控、护理管理、普外科管理、医疗器械管理等，把握办公室年度工作分布规律，适时调整工作重心。建立健全办公室工作制度，据科学管理思想，结合其它医院先进经验，制定符合医院实际情况的办公室制度，明确责任制度、监督制度、激励制度、文件规范制度。

（三） 改进办公室硬件条件

适当引入激光扫描仪、商业办公软件等硬软件设备，提高办公室现代化水平。适当改造办公室环境，合理布局，增加人性化设计，提高环境舒适度，创造温馨、舒适的办公环境。

四、小结

医院办公室工作内容并不明确，不同医院办公室工作内容存在较大差异，现代医院理想情况是医院办公室应具有督办、公关、服务、参谋、协调、综合六大职能。

参考文献：

[1]王巍.论医院办公室工作的创新实践[J].医院管理论坛，2009，26（12）：10-15.

篇5：医院办公文印工作制度

1、严格遵守工作制度，坚守工作岗位，负责院内文件、资料的打印，复印、扫描工作。

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站在手，写作无忧!]

2、熟练掌握计算机的基本技能，保证迅速、准确、及时地完成任务；努力学习业务，不断提高操作技能，不断提高工作效率和工作质量。

3、认真做好保密工作，对打印的机密文件不得泄露、外传，经同意应及时将底稿销毁。

4、对各种文件、资料、表格，必须经科室主任和主管领导或办公室主任同意，签字后方可打印、复印、扫描；单独核算的科室打印2元/页、复印0.2元/页、扫描2元/页，非单独核算的科室纳入办公用品消耗，个人算入科室行为，任务完成后必须做好记帐登记，备案核对；所扣费用用来维护机器和维持器材消耗，每季度与科室结清一次。

5、保证文字质量和速度，清楚整齐美观，一般要求每小时打2000—2500字，错字率在0.3％以下。

6、认真做好室内各种机器的保养工作，爱护机器设备，对复印机、打印机、扫描仪做到定期保养、检修，保证机器正常使用，做到日小扫、周大扫，经常保持机器的卫生，保持良好的工作环境。

7、积极完成主管领导及办公室临时交办的工作任务。

8、本制度自2007年1月22日起实行。

篇6：医院办公室规章制度

目的

为加强医院行政办公事务管理，理顺医院内部关系，提高办事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定如下管理规定。

基本制度

1.办公室必须着装整洁，行为端正。

2.办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。

3.护办公室的各项设施，不浪费，不化公为私。随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

4.不得用办公室会客、聚会，更不允许吸烟。

5.办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。

6.不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。

7.按时上下班，不迟到，不早退，严格遵守考勤制度

8.上班时间内不处理与工作无关的事，不睡觉，不玩游戏。

9.严守保密纪律，未经允许不得随意翻看、查找或擅用他人物品。

10.发现意外情况及时处理或上报。

11.保持医院信誉，不做任何有损医院信誉及形象的行为。

考勤制度

1.⑴、所有员工必须按时上下班，早上8：00—12：00 下午14:00— 18：00上下班均打卡签到，一日四签到。中午上下班签到时间不低于30分钟。漏打卡者需于2个工作日内经部门负责人证明至办公室补签打卡。⑵、迟到3分钟（含3分钟）以上视为迟到。迟到10分钟以内（含10分钟）乐捐5元，迟到10-30分钟（含30分钟）乐捐10元，迟到30分钟以上视为旷工，乐捐50元。

因客观原因不能按时到达医院，需提前向办公室或负责人申请。⑶、下班前30分钟以内（含30分钟）离开医院者视为早退，早退一次乐捐10元，30分钟以上离开医院按旷工处理，乐捐50元 ⑷、乐捐以现金形式交于办公室，以工资形式扣除视为双倍。

2.⑴、事假：请假者必须提前1天写请假条，经部门负责人批准后交至办公室备案，否则视为无效按旷工处理。因意外情况或者突发事件请假，必须征得部门负责人同意，后至办公室将手续补全。

⑵、病假：因患病或非工伤、需要治疗或修养者必须带医院诊断证明，并于上班前及时通知办公室及部门负责人同意后，事后填补请假条。如情况不属实，按旷工处理。

⑶、销假：员工应在当日第一时间至办公室办理销假，经部门负责人签字交于办公室备案。

篇7：医院办公室工作制度

鄢陵县中心医院办公室是在董事长、党总支书记和医院院长和领导下,负责处理医院行政、党务和协调医院各职能部门之间的日常工作，其主要工作职责是：

一、认真贯彻党的路线方针政策、执行上级有关文件、指示、规定和医院的决定、决议。

二、在董事长、党总支书记和院长的领导下，负责全院的行政管理、党务和医院内部各职能部门的综合协调工作。带头执行好董事会和院长办公会的各种决议、决定。负责全院保密工作，来信来访工作。

三、负责情况综合工作。经常深入各部门，了解各项工作的情况，加以综合分析，向院长汇报，并提出意见和建议，供领导决策参考。向职能科室收集资料，负责《工作简报》的印发工作。

四、负责来院专家联络工作及接待上级领导机关和兄弟单位的领导来院检查、考查工作及参观、学习、交流等活动及信访接待等工作。

五、根据董事会董事长的指示和院长办公会会议决议，负责医院行政文件、综合性工作计划、报告、规划的草拟、审核、印发工作；做好医院日常行政会议事项的通知安排，做好会议记录。及时传达院长及各种行政会议做出的决定，并对具体执行情况进行督促检查。做到上情下达和下情上报，沟通行政科室之间某些工作方面的联系，做好协调工作。负责对各职能部门及业务科室以医院的名义草拟的公文进行具体审核，所有院发文必须经院办核稿后，由院长签发。

六、负责文秘工作。做好各种文件的收发、登记、传递、传阅、立卷、归档、保管、利用和文件保密等工作。文件的传递、传阅要及时，拟办意见要恰当，领导阅批后的文件，要认真落实和催办；处理后要及时将结果、情况向院领导汇报，必要时要向来文的领导机关汇报。

七、认真执行人事管理制度规定，协助上级人事部门及院领导做好全院人事管理方面的各项具体工作。

八、严格按照印鉴及介绍信管理制度，做好医院印鉴和介绍信的使用和管理工作。对加盖单位公章、外开出介绍信随时做好登记。

九、负责全院重大事件及有关资料收集登记工作。处理各种有关医院公众形象方面的事务。

十、与相关院领导结合后负责安排行政总值班和节假日行政值班，发现问题及时牵头汇报处理。

十一、做好办公室职责范围内的全院职工的各项服务工作，完成上级部门和院领导交办的其它工作。承办日常行政事务和院长交办的其他临时性工作。

篇8：医院办公用品管理制度

1 传统模式下医院后勤行政办公管理的特点

医院后勤工作的服务对象是临床一线的工作人员和就医的患者,是整个医院正常运行的保障[1]。医院后勤涉及的工种多、技术强、范围广,包罗万象。医院后勤行政办公工作包括招投标管理、合同管理、收发文件管理、办公设备档案管理、财务管理、库房管理、会议纪要、工会工作、档案管理、后勤宣传工作、协调各个科室的日常工作以及院、处领导交办的临时性工作等,内容琐碎而复杂。

在实际工 作中涉及 的资料复 杂且多为纸质版,导致查询、归档、保存十分不便,常会出现无管理痕迹可查、数据不准确等问题,不利于工作的交接和延续。同时,不同的工作习惯和方式 会造成工 作内容上 的不规范,影响工作效率[2]。

2 开展医院后勤行政办公管理信息化建设的关键因素

2.1 行政管理工作规范化是开展信息化建设的先决条件

所谓的行政管理信息化,是指将日常的行政管理用现代化的手段加以丰富,通过电子化、批量化处理,提高效率,因此,“行政管理”才是根本目的,而“信息化”是手段。这就要求我们的行政管理工作首先要具备系统化、规范化、流程化和精细化的特点,采用严谨的行政管理方法,才能够借助“信息化”将工作更好地完成。因此,规范化的行政管理工作是我们开展信息化的先决条件和重要基础之一。

2.2 收集基础数据是确保信息化建设的基础

信息化中 各个模块 的内容 , 需要大量原始数据的支持,在这一过程中,表格、文件、数据等基础信息,将被大量 地导入信 息化系统 中 , 并在今后的 工作中被 不断地使 用 , 为开展日常工作和领导决策提供依据。因此,基础数据的收集、整理、录入需要十分严谨地去完成,做到专人负责,确保准确。

2.3 选择合适的软件平台

为满足我 院总务处 办公室日 常工作的需要,办公软件需包括提供各类信息、文件录入、统计、分类、查询、输出和打印等功能,以达到录入方式简单,分类合理,多条件搜索查询,文件输出打印方便的目的。

经过对办公室日常行政办公工作量的统计、分析,并进行反复论证,最终确定利用《行政办公管理信息系统软件》平台,通过网络和软件,为院内外交流提供一个强大、畅通的信息共享平 台 , 以便科学 、规范、 灵活、快捷地开展监督管理工作。

3 后勤行政办公管理信息化建设的方案

根据医院后勤行政管理的实际工作需要,后勤行政办公管理信息化软件系统设置了6大模块,各模块及实现的主要功能如下:

3.1 人事档案管理

总务人员的信息采集包括所在科室、姓名、性别、年龄、身份证号、参加工作时间和联系方式等内容,必要时还需要上传人员照片等多媒体资料。此模 块设有总 务人员的 信息采集、查询、统计、打印和数据导入等功能,不仅可以通过查询条件来筛选需要的人员信息,还可以通过分类统计及打印功能选取需要统计或打印的内容,其结果可以直接输出到EXCEL表中,可与医院OA系统和电子报告等连接起来,这样就大大满足了日常管理中的不同需求,可以实现对总务人员的信息管理。

3.2 日常工作文件管理

此模块设 有日常工 作中形成 的各类报表、通知、申请、函件、介绍信、会议纪要、邀请函、物品领用记录等文件的分类、查询、统计和打印功能,可以详细地记录日常工作中的文件流转 过程 , 方便日后 查询和备案。系统提供模糊和精确两种查询方式,同时可以实现一键查询,更加快捷方便。

3.3 合同转签登记

合同转签登记模块可以详细记录合同的转签登记信息,方便地输入和查询文件收发,转签的时间、人员等信息,支持分类统计和关键字查询。

3.4 待办事项管理

此模块主 要记录待 办事项的 标题、日期、内容、状态等信息,具有新建待办事项、办事项提醒、会议室预约和安排等功能,可以简单明了地查看会议的各项安排,实现待办事项72小时自动提醒。

3.5 招投标管理

此模块包 括招标申 请、招标 公告、招标文件、开标申请、投标报名表、招标会邀请函、投标方签到表、评标专家签到表、专家评分表、招标会议纪要及中标通知书等内容,详细记录各招标程序的工作流程,方便查询、管理、备案。

3.6 行政审批工作流管理

此模块包含如下功能:(1)方便地设定多级领导审批模式,包括逐级审批模 式和可同 时批示的 传阅模式;(2)对各个模块分别设定权限;(3)对上传和批示时间有明确记录;(4)审批事项进行分类统计,并生成Excel表格和图形,便于进行报表工作;(5)可打印审批单,生成有效的纸质文件,方便下发传看;(6)可以对申请信息进行精确和模糊查询。

行政审批工作流有效避免了手工审批周期长、纸质申请丢失和审批不规范等问题,具有自动流转和实时查看的特点,实现了后勤行政办公流程的标准化,提高了工作效率。

4 后勤行政办公管理信息化系统建设的优势

4.1 提供了一个通畅、及时、远程的信息发布平台

信息化系 统以其特 有的运行 方式 , 解决了内 部信息流 通不畅的 问题,通过自动的工作流程,确保工作信息及时在每一个环节传导,减少了沟通中存在的障碍,降低了因人与人之间实际距离造成的时间成本。

4.2 实现无纸化办公

通过使用 后勤行政 办公信息 化系统,能够更好地推行无纸化办公,减少办公开支,降低管理成本,节约时间、纸张、电话费、复印费用等。与此同时,无纸化并不代表粗放式管理 , 通过系统 管理 , 还能够减 少错误,提高整体的工作效率[3]。

4.3 提高决策审批工作效率

通过公文流转的自动化,避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费,保证了工作能够快捷、准确地进行。各类数据的综合查询、分析为各类工作的决策提供了最为便捷的依据。明确工作岗位与工作职责,减少工作中的推托、扯皮等现象,能够有效地监管每一项工作的执行,使执行力得到极大的提高。借助后勤行政办公信息化系统,加强了PDCA循环的执行力度,提高了服务和管理的品质,调动了员工的积极性,使医院后勤部门从被动接受监督到主动寻找机会,进入管理的良性循环。

5 展望及总结

5.1 建立全面的后勤信息化管理平台

通过不断 完善后勤 行政办公 信息化系统,使之囊括行政、房产、修建、设备等各个方面,实现工作、信息、反馈等各个流程的全面管理,并且能够推广到医院系统的各个方面,使后勤管理工作更上一层楼。

5.2 构建全院范围的行政管理信息平台

在实现后勤管理信息化的同时,将现有的 与其他职 能处室挂 钩的工作 , 例如资产 上报、合 同结算、 审计、人员信息管理等,利用信息系统对接,使各项行政工作都能够更加快捷、准确地开展,提高工作效率。

5.3 管理与服务分离

篇9：医院办公用品管理制度

1  办公自动化的基本概念及其特点

1.1  办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。

1.2   办公自动化的特点

1.2.1  工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。

1.2.2  存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。

1.2.3  能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。

2  在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略

2.1  在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。

2.2  如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。

建立档案管理的子系统。对于医院而言，需要加强办公自动化系统的研究，并加大在实际研究过程中的资金投入，同时在办公自动化系统基础之上，建立起档案管理子系统，通过这种方式能够更好地实现电子文件的生成以及归档等相关工作，更好地完善办公自动化系统的使用。

制定出科学的管理标准。在上文的研究中，我们可以发现，在办公自动化环境下，医院的档案管理过程无法较好实现的主要问题就是管理标准的不统一和完善。要制定出科学统一的保管、统计、整理以及收集检索等相关工作程序。保证档案管理工作能够严格地在相关要求以及标准下得到实施，并注意根据实际工作需求，定期地完善以及更新医院的档案管理标准。

篇10：医院办公室主任工作责任制度

(一)职务

1、负责督促、检查行政部门对国家相关规定、上级指示和医院办公会决议及院长决定的贯彻执行。

2、定期组织收集行政各方面情况，做好总结，及时向院长汇报、请示工作，并定期向上级做书面汇报。

3、根据院长指示，负责组织院长主持的工作会议，安排做好会务工作。

4、负责起草院长授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为院长当好参谋。

5、组织起草医院文件，对各职能科室以医院名义起草的文件负责审核，做好医院文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

6、组织做好医院函电收发和报刊收订分发工作，及时编写医院大事记。

7、负责安排涉及多部门领导参加的各种会议。

8、组织做好来访客人的接待和小车的管理工作。

9、根据院长方针目标要求，及时将方针目标展开到本办公室，并组织检查、诊断、落实。

11、负责对医院各部门文明办公进行检查督促。

12、负责完成院长临时交办的各项任务。

(二)职权

1、有权向全院各部门索取必要的资料和情况。

2、对医院会议决议和院长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。

3、有权催促各部门按时按要求完成上级下达的工作任务。

4、有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。

5、有权按院长的指示、协调各部门之间的工作关系。

6、有权安排调度小车的使用。

7、对各科室以医院名义起草的文件有审核和校正权。

8、对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。

9、对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

10、有权对医院规章制度的实施情况进行检查、指导。

(三)职责

1、对得知医院经营工作出现异常情况，未能及时向院长反映，以致造成重大损失负责。

2、对医院行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

3、对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

4、对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。

5、对以医院名义所出介绍信、证明管理不严，使用不当造成不良后果负责。

6、对所属部门服务工作质量差造成不良影响负责。

7、对本办公室所属岗位发生工作质量事故负责。

8、对未及时“根据医院的长、短期目标要求，编制好本室方针目标”未及时检查和落实负责。

篇11：医院办公室电子文件归档管理论文

1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题

1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改

在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全

电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作

对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

1.1.4 人员素质低，专业人才缺

电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面

1.2.1 思想认识问题

传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

1.2.2 管理工作滞后问题

目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。

然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

2.1 更新观念，适应形势

做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。

2.2 认真收集，保护原稿

不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。

2.3 做好鉴定，确定价值

电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好归档

电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

2.5 加强防患，确保安全

存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。

2.6 加强培养，提高素质

电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。