不相容岗位分离说透

不相容岗位分离说透（精选5篇）

篇1：不相容岗位分离说透

终于有人把内部控制“不相容职务分离”说透彻了！

一、不相容职务分离控制概述

即经济业务的授权者和执行者要分离，执行者与记录者、监督站要分离，物资财产的保管者和使用者与记录者要分离。不相容职务分离的核心是内部牵制。

单位在设计内部控制制度时，首先要考虑哪些岗位和职务是不相容的；其次要明确规定各个机构和岗位的职责与权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。

不相容岗位是指设置的岗位不能交叉，不能重叠，不能由一个人担任。货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本与费用等所有经济业务的会计控制，按不相容职务分离的要求，必须合理设计会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。

无论各行各业，从总体上看，不相容职务主要分为五种：

授权批准职务、业务经办职务、会计记录职务、财产保管职务、稽核检查职务。

所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。

内部控制在形式上表现为一套相互监督、相互制约、相互制衡、彼此联结的方法、措施和程序。不相容职务岗位相互分离，是内部控制有效性保障的首要措施和手段。科学界定和设置职务岗位，明确不相容职务岗位相分离，将有效保证经营管理合法、资产安全、信息真实完整、提高经营效率和实现发展目标。管理层和决策层，在积极贯彻执行内部控制基本规范要求的过程中，如果能够把这种现代管理理念和措施落实到位，切实做到不相容职务岗位相互分离，那么，制定的发展目标就一定能够实现。

二、目前内部控制不相容职务的现状

内部控制方面存在着许多漏洞和不足，总结主要存在以下几个方面：

（一）缺乏内部牵制的理念许多企业受企业规模和所有制形式的限制，管理方面的视野和境界相对较弱，对于如何建立一个合理的权责分配体系和内部牵制制度的认识不成熟，有的甚至不了解不相容职务的相关概念，许多企业管理人员更多的是凭借经验工作，信任谁就让谁干，没有考虑到对员工进行监督和限制，更没有考虑不相容职务分离控制管理。

（二）不相容职务设置不完善部分企业能够结合本企业实际情况设置不相容职务，但设置的不规范、不完善。不相容职务一般包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。有的企业会计岗位设置不当，业务交叉太多，会计人员兼职过多。有的企业不相容职务设置缺乏系统性，不能覆盖各类资产和各种业务事项，管理效应也层层弱化。

（三）授权批准控制程序存在漏洞。企业内部控制的一个重要环节就是授权批准控制，应该明确各个部门和各个岗位办理业务的权限范围和相关的审批程序、责任等。在企业的日常管理中，授权批准制度的控制主要体现在对审核批准的控制上，就是要求企业的各个岗位按照规定的程序来复核和审查相关经济事项或经济业务的合规性、真实性以及相关资料的真实性和完整性，并作出批准或者不批准的决定。当前，我国的很多企业都存在着授权批准控制不健全的现象，例如：授权批准带有较大的随意性、授权批准的程序不够完善等，这些都可能引发严重的经营风险和财务风险。

（四）内部控制制度执行乏力现阶段，国内很多企业虽然制定了相关的内部控制制度，但是在实际执行的过程中，由于人员素质不高、管理层不够重视等多方面的原因，使得内部控制制度得不到应有的执行，内部控制制度形同虚设，不能发挥应有的控制作用。例如：有些企业为了应付上级检查或者是满足信息披露的要求，表面上制定了一系列的内部控制制度，但是这些制度并没有在生产经营中落到实处。另外，很多企业的管理层把精力都放在了产品更新换代或者开拓市场上，将企业的内部控制搁置起来，只是在企业经营出现重大问题的时候，才想起实施内部控制。

三、不相容职务分离的必要性

不相容职务既可以在事前规避舞弊行为发生，也可以在事中纠正财务舞弊。

一方面通过设置不相容岗位，严格执行定岗定位定操作。不相容职务分离措施严格执行，能够预防有意的舞弊行为。另一方面公司各部门或同一部门的不相容职务相关人员在岗位上相互制约，在工作过程中相互监督。并保证相关权利的制衡，从而彻底消灭舞弊滋生和繁衍的环境；对于比较容易发现的财务舞弊，不相容职务应该及时制止并实现实时控制。而对于没有发现或者很难发现的舞弊，则应在阻止舞弊后果扩散的前提下，尽快消除舞弊产生的不良影响。

一个人不能同时兼干可以隐匿自己所犯错误和不轨行为的职务。记账职务与经营保管的职务相分隔，可以有效防止那些接近资产的人挪用资产，并采取涂改会计记录的办法隐匿这些行为。记账人员不能担任经办人、审批人，不能保管企业财务。在生产业务方面，保管要和物品使用相互分离，出纳要和会计相互分离。

我国法律上也有规定：会计岗位不能兼任出纳岗位。在职务定期轮岗方面，当不相容职务员工暗地勾结、徇私舞弊时，就使不相容职务分离失去意义。对此，需要在关键岗位进行定期轮岗。例如财务负责人进行5年制的轮岗、物资采购人、仓库管理员、审计、会计、出纳也要进行定期轮岗，移交工作也要有部门负责人监督。定期轮岗可以避免员工懒散、散漫的工作态度，提升员工全面素质，在预防了企业内部控制问题，减少了财务舞弊行为的同时，也提升了工作效率，让员工能够相互学习、相互沟通。

不相容的经济业务至少有两个或者两个以上的部门或者人参加，只有这些人员和部门不相互勾结，差错和不轨行为就很容易被发现，通过职务分离不但提高工作效率，而且也使内部会计控制得到实施，有效保证会计信息的真实完整。

不相容职务分离控制，是内部控制措施中首要和重大的控制措施，对于发挥控制作用和实现内部控制目标起着决定性作用。不相容职务是指哪些由一个人担任，极可能发生错误或舞弊行为，又可能掩盖其错误或舞弊行为的岗位。对不相容的职务，如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊。我们必须按照“不能由同一个人完成两项作业、不能由同一个岗位同时履行两项职责、不能由同一个部门同时负责两个岗位”的不相容职务分离的要求，遵循全面性、重要性、制衡性等原则，科学界定和设置岗位，确保不相容职务相互分离。那么在实际的业务活动中，到底由那些岗位是不相容岗位呢？

01货币资金业务的不相容岗位至少应当包括：

（一）货币资金支付的审批与执行；

（二）货币资金的保管与盘点清查；

（三）货币资金的会计记录与审计监督。

出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

02企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审核；

（四）采购、验收与相关会计记录；

（五）付款的申请、审批与执行。

03存货业务的不相容岗位至少包括：

（一）存货的请购与审批，审批与执行；

（二）存货的采购与验收、付款；

（三）存货的保管与相关会计记录；

（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录；

（五）存货处置的申请与审批，申请与会计记录。

04对外投资不相容岗位至少应当包括：

（一）对外投资项目的可行性研究与评估；

（二）对外投资的决策与执行；

（三）对外投资处置的审批与执行；

（四）对外投资绩效评估与执行。

05工程项目业务不相容岗位一般包括：

（一）项目建议、可行性研究与项目决策；

（二）概预算编制与审核；

（三）项目决策与项目实施；

（四）项目实施与价款支付；

（五）项目实施与项目验收；

（六）竣工决算与竣工决算审计

06固定资产业务不相容岗位至少包括：

（一）固定资产投资预算的编制与审批，审批与执行；

（二）固定资产采购、验收与款项支付；

（三）固定资产投保的申请与审批；

（四）固定资产处置的申请与审批，审批与执行；

（五）固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。

07销售与收款不相容岗位至少应当包括：

（一）客户信用调查评估与销售合同的审批签订；

（二）销售合同的审批、签订与办理发货；

（三）销售货款的确认、回收与相关会计记录；

（四）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录；

（五）销售业务经办与发票开具、管理；

（六）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。

08筹资业务的不相容岗位至少包括：

（一）筹资方案的拟订与决策；

（二）筹资合同或协议的审批与订立；

（三）与筹资有关的各种款项偿付的审批与执行；

（四）筹资业务的执行与相关会计记录。

09成本费用业务的不相容岗位至少包括：

（一）成本费用定额、预算的编制与审批；

（二）成本费用支出与审批；

（三）成本费用支出与相关会计记录。

10担保业务不相容岗位至少包括：

（一）担保业务的评估与审批；

（二）担保业务的审批与执行；

（三）担保业务的执行和核对；

篇2：不相容岗位分离说透

1.出纳员负责登记明细账 ；会计负责登记总账

2.出纳员负责现金支付；校长负责稽核，会计负责档案保管，收入、支出、费用、债权债务账目的登记

3.出纳员负责支票保管 ；会计负责印章保管

4.会计负责票据保管 ；校长负责票据贴现审批出纳员负责请购 ；校长负责审批

篇3：不相容岗位分离说透

不相容岗位分离作为内部控制管理体系的重要内容, 对于防范行政事业单位内部出现财务会计业务错误, 杜绝财务舞弊行为具有重要的作用。不相容岗位分离, 最根本的要求, 就是要求行政事业单位应该按照不相容岗位分离相关原则要求, 对内部的会计工作岗位进行合理设置, 并进一步细化明确职责权限, 在行政事业单位内部建立相互制衡的机制。对于规模相对来说不是很大的行政事业单位来说, 在内部财务会计工作人员有限的条件下, 更应该加强对不相容岗位分离原则的研究分析, 更加科学合理的设置内部岗位, 既要合理进行设置, 也应该避免由于教条化或者是外延误解, 影响行政事业单位的财务会计管理。

二、不相容岗位分离相关概念概述

不相容岗位分离, 对于行政事业单位来说, 是非常重要的内部会计控制的基本方法。其主要要求就是在行政事业单位的内部控制管理中, 对于财务或者会计工作的某些关键岗位, 如果由同一人来承担完成这些任务的话, 很有可能造成在财务会计业务工作中出现财务会计决策失误或者是徇私舞弊行为, 为了防范这些问题的发生, 对于单位内部的每一项关系到经济业务的财务会计业务等, 都应该由两个或者两个以上不同部门或者是人员完成业务处理, 确保关系资金资产等的关键业务处理方面能够形成相互监督制约。具体来说, 不相容岗位分离也就是在财务会计业务工作中, 授权人和业务执行人分离, 业务执行人与业务记录人分离, 业务监督人与执行人分离, 保管人与记录人分离, 其核心要求也就是为了保证行政事业单位财务会计岗位职能能够形成彼此的牵制和制约。

三、行政事业单位不相容岗位分离基本认知要点分析

(1) 明确不相容岗位分离的对象。在行政事业单位运用不相容岗位分离, 首先应该清楚的认识到不相容岗位分离的对象, 也就是针对岗位职责实行不相容岗位分离, 并非针对的是部门的权责, 重点确保部门内部关键财务会计岗位的不相容职责交由不同的岗位人员操作。

(2) 不相容岗位分离更加强调的是相互监督制约。在不相容岗位分离中, 主要强调的是财务会计中的财务授权批准、财务会计业务经办、财务会计纪律、财产保管以及稽核检查等有关内容, 对这些重点的业务内容实现两两分离、相互制约。

(3) 不相容岗位分离的根本目的在于防范控制错误或者舞弊行为。开展不相容岗位分离的根本目的是为了防止有意或者无意的财务错误、舞弊行为, 通过岗位间对固定财务会计信息以及流程的审核核对, 防范财务会计错弊。

四、运用不相容岗位分离的注意事项

一方面, 运用不相容岗位分离应该综合考虑成本效益的原则。运用不相容岗位分离, 并不是彻底消除内部管理业务流程中的一切风险, 同样也存在可承受的低风险。因此, 在不相容岗位分离的具体运用上, 应该综合考虑成本效益的原则, 对是否运用作出综合性的判断。在处理上, 应该充分考虑行政事业单位的业务规模。对于内部员工数量较少, 管理幅度相对较为狭窄, 而且财务会计业务相对较为单一的行政事业单位来说, 如果在管理方面不能够通过增加人数来解决, 那就应该充分考虑如何通过具体岗位的管理来防范未分离的风险。

另一方面, 应该充分考虑不相容岗位未分离能否寻找相应的替代措施。对于一些行政事业单位来说, 如果不采取不相容岗位分离, 所面临的未分离风险是非常大的, 但是如果要增加财务会计工作岗位人员难度较大, 成本较高, 那就应该全面考虑不相容职务未分离情况下的具体可行的替代措施, 如果具有可替代性措施, 则可以采取暂不分离的模式。

五、行政事业单位不相容岗位分离的具体运用措施

(1) 以科学理念正确认识不相容岗位分离制度。之所以在行政事业单位内部实施不相容岗位分离制度, 主要是因为行政事业单位内部的某些职务特别是财务会计等关键职务, 如果由一个人或一个部门担任, 很难避免会出现错误和舞弊行为。所以, 不相容岗位分离制度的运用应该将焦点集中在对某些关键岗位职责的科学合理分解方面, 对职责权限进行相互分离, 形成职责权限相互监督、相互制约的制衡机制, 最大限度地避免错误和舞弊行为的发生。

(2) 以规范制度建设作为着力点。不相容岗位分离的科学运用还应该注重从建章立制着手, 建立相关制度机制。特别是对有关的财务开支审批等方面的决策权限, 明确审批权限, 对资金管理、投资决策、资产管理、合同管理等业务, 制定权力运行清单、履职尽责清单、风险防控清单, 明确风险防范控制关键点有针对性的进行控制。同时, 充分落实制衡机制和财务公开制度, 管理人员不足未分离的情况下及时进行财务会计信息的公开, 增加行政事业单位财务会计工作的透明度。此外, 还应该注重进一步加强内部审计工作, 对行政事业单位内部制度的执行情况进行审计, 最大程度的防范风险问题的发生。

(3) 加强对风险的技术防范解决未分离风险。不相容岗位分离不仅可以通过管理手段, 还可以通过技术手段来实现。在行政事业单位的内部财务会计管理工作方面, 应该进一步完善财务管理信息系统的设计完善, 对财务管理会计信息系统进行功能丰富完善, 特别是在信息系统中对资金支付、物资采购、投资融资等事项的审批流程、审批时限等内容进行了明确和规范。在行政事业单位的财务会计业务处理过程中对有关的财务管理工作的申请、审核、复核、审批等, 全部通过网络系统办公来实现, 不仅减少了管理资源的投入, 而且通过网络管理系统来实现, 在工作程序上环环相扣, 起到了相互监控的作用, 这些系统防控手段, 可以岗位未分离制度的风险防范建立可靠的技术保障。

(4) 加强内部控制管理。防范行政事业单位财务管理风险, 除了不相容岗位分离这一手段以外, 还应该在整个不相容岗位分离体系建设上逐步完善。重点应该从事业单位权力运行机制入手, 在预算管理、收入管理、支出管理、政府采购管理、资产管理、项目管理等制度方面进一步健全完善, 并加强各项制度执行效果分析, 及时发现解决在各类制度执行中存在的问题, 通过内控建设强化对内部权力的制约和监督, 依靠规范的制度来加强权限管理, 防止财务跨级工作舞弊等行为的发生, 提高内部财务管理工作的整体水平。

总之, 不相容岗位分离在行政事业单位内部控制管理中具有非常关键的作用, 也是有效防范应对内部财务舞弊风险的关键因素, 对于保障行政事业单位正常运行和稳定也具有重要作用。在不相容岗位分离原则落实过程中, 应该按照行政事业单位的实际情况来决定, 既要防范财务会计问题, 也要确保行政事业单位正常管理实际需要, 实现合规性目标和效率目标的统一。

摘要：在行政事业单位内部控制管理工作开展过程中, 对于不相容岗位分离的实施, 应该合理把握运用。本文针对行政事业单位内部控制管理中不相容岗位分离, 首先简要介绍了不相容岗位分离的概念, 进而分析了不相容岗位分离的要点以及运用原则, 并就不相容岗位分离具体合理运用, 进行了全面论证分析。

关键词：行政事业单位,不相容岗位,分离

参考文献

[1].李媛媛.T集团公司内部控制评价研究.北京交通大学, 2014.

[2].李颖.上市钢企内部控制评价报告的质量缺陷及改进研究.广西大学, 2016.

[3].李勃.证券公司利益相关者导向的内部控制评价研究.中国海洋大学, 2014.

篇4：不相容岗位分离说透

【关键词】内部控制；付款凭单；企业风险；不相容岗位；授权审批

一、理论概述

1.付款凭单格式及流程

如图1所示，付款凭单是一种授权付款的凭证，主要针对企业购买商品、劳务、资产而产生的付款事项的支付凭证，它既是现金和银行支付业务的书面证明，也是对企业发生的经济业务的管理和控制。业务办理过程中，由业务经办人员根据审核无误的发票、相关合同、入库单等原始凭证，填写业务内容、申请金额等项目并在付款凭单上签字确认，再交由部门主管审核；部门主管在完成稽核工作后确认签字并交由财会部门、分管经理、总经理等各职能部门稽核确认、审批；最后将经审核—确认—批准的付款凭单交会计部门负责应付账款的工作人员按付款先后顺序保管并处理付款事宜。付款凭单的流转过程，不是一个简单的签字过程，而是一个确认的过程，该确认过程以稽核工作为基础，是一个权责分明、各司其职、相互监督的过程，是企业内部不相容岗位分离制度和授权审批制度执行和落实的过程。

2.不相容岗位分离控制和授权审批控制的重要意义

不相容岗位分离控制和授权审批控制的落实与否、落实程度直接影响了企业经营管理合法合规、资产安全、提高经营效率和效果等内部控制目标的实现。所谓不相容职务是指一项业务或一个项目从计划、评估到决策、实施等环节悉数由一人担任，容易发生错误和舞弊行为，而这些错误和舞弊行为却不容易被发现的职务。如：授权批准与业务经办、业务经办与稽核检查等，贯穿在企业业务层面的销售业务控制、采购业务控制、资金活动控制等各个环节。企业通过明确不相容岗位及各岗位的职责权限，按照规定权限授权审批企业包括日常经营管理、投资融资活动等经济业务，使不相容岗位之间相互监督、相互制约。

二、不相容岗位分离制度和授权审批制度执行不力带来的风险

在我国企业经营者往往认为内部控制就是会计控制或企业的规章制度、操作规定，没有从企业整个经营管理和风险防范的角度宏观地认识内部控制，更有甚者根本没有内部控制的观念，还停留在家长作风，一者为大的阶段。而企业一般管理者或员工则认为实施企业内部控制是企业行为，由专门的部门管理和实施，与自已没有什么关系。特别是看到一些领导没有按照内控有关制度办事时，也就没有动力主动执行内部控制相关规定，在业务办理中对于需要投入时间和精力进行深入了解、分析、核实的项目只是敷衍了事，认为只是走个形式，签个字而已，而不会积极地执行不相容岗位分离控制、授权审批控制等内控制度。现有企业经营管理和业务活动中，不相容岗位分离制度和授权审批制度的执行不力，往往会给企业带来一定的管理风险和经营风险。具体为：

1.销售合同管理、客户信用管理及款项回收管理存在风险

销售合同的签订、客户信用调查、收款等环节没有进行相关岗位分离和授权审批，可能会造成销售过程的舞弊行为，如经办人明明已知道客户经营不善，资金紧张，还是为了个人的不当利益将商品卖给对方，签订没有明确对方付款期限、结算方式等条款的合同，导致企业无法收回货款，甚至遭到欺诈；销售经办与发票开具及款项的收回与确认不分离可能造成业务员为完成考核指标获取奖励而虚开发票，虚增收入；而应收账款坏账的计提、审批、核销不分离会使虚开的收入以企业坏账的形式计入企业成本，造成企业经济利益受损。

2.采购计划、合同签订及货物验收存在风险

采购计划申请与审批职务不分离，由采购部门直接采购货物，可能所采购的货物或商品不能满足生产部门和仓储部门对材料规格、数量的要求，造成物资的浪费，而生产却因所需的材料没能及时供应而受到影响；合同的拟订与审核岗位不分离，就可能无法对合同标的的金额、数量、规格、质量、付款期限等条款进行有效的控制，可能使企业面临以高价采购低质量材料的局面，造成资金浪费，影响公司产品质量和企业声誉；采购验收与仓库记录岗位不分离，可能造成物资或库存流失，形成企业资产损失。

3.投资项目与筹资项目方案拟订、项目收益及成本支出存在风险

投资项目的方案拟定、可行性研究与评估及投资的决策、执行不分离，可能引起资金使用效益低下。如出租营运企业在作出增加投放营运车辆的决策前，如不对区域内出租车驾驶员的营业收入、行驶里程等营运指标进行调查分析，评估新增车辆对现有市场的影响，就可能影响驾驶员的收入，增加驾驶员的工作时间和劳动强度；同时，在选择营运车辆车型方面如不考虑出租车较家庭用车行驶公里数高、车内空间要求特别是行李箱空间大的特点选择适合出租车营运的车辆时，可能会造成营运车辆提前报废、影响乘客选择本公司出租车作为交通工具的积极性。如盲目作出新投放营运车辆的决策，可能造成企业总收入和利润上升，但单车收入和利润却被摊薄，投资回报率降低的局面；投资绩效评估与执行岗位不分离可能造成投资绩效考评失真。同样在筹资活动中的筹资方案拟订与决策、筹资合同的审批与订立等相关岗位不分离，可能会对筹资方案的可行性、筹资规模的合理性、筹资方式的科学性缺乏客观的认识，从而增加了企业的财务成本和偿债压力。

三、加强内部控制不相容岗位分离控制和授权审批控制的建议

针对企业因不相容岗位分离控制和授权审批控制带来的风险，提出如下几点建议：

1.注重销售定价、客户、合同及收款环节的管理

首先，企业应安排专人对企业自身产品的市场占有率、销售增长率等指标进行定期、环期分析，选择标杆企业同类产品进行价格、质量等因素的比较，在保证产品质量的同时合理确定销售价格，制订适合企业发展的经营战略。其次，应与常规客户保持经常联络，加强与客户的交流，建立客户资信库，对于新增的客户做好资信调查，及时掌握客户的动态。第三，合同的拟订以《合同法》为依据，本着公平、公正、合理的原则，合同条款需明确产品规格、产品数量、销售价格、结算方式和双方的权利和义务、违约责任等，审批人员应当结合企业对产品市场价格、客户资信等信息对销售合同草案进行严格审核。第四，对于应收账款，分别由销售部门、财务部门负责催收和结算工作，并做好催收记录和收款记录，及时核对、核销应收款项。对于无法收回的应收款项应当由销售部、财会部、审计部等部门联合调查分析原因，明确责任，并严格履行审批程序。最后，企业应当严格按照《发票管理规定》办理发票的领用、开具、作废、红字冲销等，指定专人掌握发票使用情况并及时盘点发票结存数量。

2.加强采购计划、合同、货物验收工作的管理

（1）企业的采购业务需要采购部、生产部、仓库等部门共同参与，由生产部门根据生产计划向仓库提出材料领用申请；仓库部门根据生产部提交的材料领用清单，结合库存实际情况向采购部提交采购清单；采购部根据市场情况，提交采购申请，申请中列明材料规格、价格、数量、供应商名单、采购方式等项目，采购计划的制订和申请需按职责权限和审批程序进行。（2）企业有必要安排专人对供应商提供的产品或服务的质量、价格等与行业内其他企业进行比较，列出供应商优先名单。（3）采购合同的拟订、签订需要按照已明确的各部门职责权限进行审批，采购合同需明确双方权利和义务、违约责任等。（4）材料或货物的验收是采购活动的最后环节，也是最重要的一步。企业应安排专门人员严格按照采购申请清单，对材料或货物的规格、品质等进行把关，对于不合格的材料或货物按规定办理退货手续。（5）企业需分别设置货物保管人员和记录人员，并要求及时进行盘点核对，做到账实相符、账账相符。

3.关注项目的可行性及资金的使用效率

（1）投资活动是企业在日常经营活动之外据以增加企业收益的经济活动，企业应当严格按照规定的权限和程序审批，加强投资方案所涉及领域的政策、行业前景、经营效果等因素综合评估，关注投资项目的资金来源、风险与收益，不盲目跟风。（2）企业须根据筹资战略目标和规划，拟订筹资方案，并对筹资方案进行可行性论证，出具可行性研究报告，如出租营运企业车辆更新项目筹资，需根据更新车辆数及单车价格计算资金量，运用科学的方法测算外部融资需要量，严格按规定权限和程序筹集资金；根据筹资规模、筹资成本、偿还能力等确定债务融资、股权融资、混合融资等融资方式等；企业应当严格按照筹资方案确定的用途使用资金，指定专门机构或专人对所筹资金的使用规模、方向进行跟踪管理。

不相容岗位分离控制和授权审批控制只是内部控制活动的一个组成部分，以付款凭单为载体体现着作为企业内部控制体系一叶的必要性、重要性。随着我国社会主义市场经济的不断发展和中央关于“一带一路”建设的逐步推进，我国企业参与国际竞争的步伐也在不断加快。“中国制造”不再是价廉质次的代名称，更多高科技领域时时有中国企业的身影。企业要跻身世界经济领域，必须从企业层面、业务层面落实企业内部控制活动，加强和完善企业内部控制建设，才能提高企业管理水平，参与国际竞争。

参考文献：

[1] 李 莉，《试论内部控制的风险管理机制》，管理纵横，2012.3 .

[2] 宋宝莲，《浅谈我国企业内部控制制度存在的问题及应对措施》，特区经济，2012.10 .

篇5：不相容岗位分离说透

关键词：内部会计控制,会计控制方法,不相容职务相互分离

方法是完成任务、达到目的的手段。会计控制方法是实现会计控制目标、发挥控制效能的技术手段、措施及程序。其方法多种多样, 针对不同的经济业务和不同的控制内容, 可以采用不同的控制方法, 即使是同样的经济业务或控制内容, 不同的单位、不同的时期, 采用的控制方法也不完全相同。

财政部《内部会计控制规范———基本规范 (试行) 》中提到的内部会计控制方法有:不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制。鉴于不相容职务相互分离是其他内部控制发挥作用的基本条件, 其在内部控制中具有基础性地位, 不可或缺, 如果缺失, 其他控制方法都无能为力, 为此本文具体探析了不相容职务相互分离控制。

一、不相容职务相互分离控制概述

不相容职务相互分离控制是单位内部会计控制制度的核心内容, 是所有内部控制的基础和基本原则。这种控制方法要求单位按照不相容职务相互分离的原则, 合理设计会计及相关工作岗位, 明确职责权限, 形成相互制衡机制。它具体是指单位里某些相互关联的职务, 如果集中于一个人身上, 就会增加发生差错和舞弊的可能性, 或者增加发生差错或舞弊以后进行掩饰的可能性。不相容职务相互分离控制正是解决上述问题的控制方法, 它针对不相容职务分别由不同的部门或人员来承担, 这一控制能在经济业务处理时使有关人员能够明确职责权限、相互制约、相互牵制。

不相容职务相互分离的核心是“内部牵制”假设, 它基于这样一种设想, 即两个或两个以上的部门相关人员无意识地犯有同样错误的可能性很小, 或有意识地合伙舞弊的可能性低于一个部门或人员舞弊的可能性。因此, 单位在设计、建立内部控制制度时, 首先应确定哪些岗位和职务是不相容的, 其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限, 使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约, 形成有效的制衡机制。

二、具体经济业务中不相容职务相互分离控制关键点

1.货币资金控制的职务分离制度。货币资金支付的授权批准、会计记录、实际办理、稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、互相制约, 不能一人多岗、身兼数职, 更不能由一人办理货币资金业务的全过程。具体来讲, 企业货币资金业务需要分离的不相容职务主要包括:现金实物的收付及保管, 应当由经过被授权批准的出纳人员负责处理, 其他人员不得接触库存现金;出纳人员每天应当将收付的现金登记现金日记账, 现金总分类账户要由其他人员登记;负责应收账款的人员不能同时负责现金收入账的登记工作;负责应付账款的人员不能同时负责现金支出账的登记工作;保管支票簿的人员不能同时负责现金支用账和调整银行存款账的登记工作;负责调整银行存款账的人员不能同时负责银行存款账、现金支出账、应收及应付款账;现金支出审批人员不能同时负责出纳、支票保管和记账等职务。

2.实物资产控制的职务分离制度。存货业务涉及众多的部门和环节, 需要分离的不相容职务一般包括:负责采购业务与验收、保管业务人员的职务相分离;生产计划编制与计划复核及审批人员的职务相分离;付款审批与付款执行人员不得同时办理寻求供应商和定价业务;货物采购与验收人员的职务相分离;货物采购、储存和使用与存货账务记录人员的职务相分离;主管各种劳务业务人员与账簿记录人员的职务相分离;款项审核与支付人员的职务相分离;应付账款记录与付款业务人员的职务相分离;产成品验收部门与制造部门之间相互独立;产成品储存保管人员与产成品账务记录人员的职务相分离;存货盘点应当由负责保管、使用、记账职能的人员以及独立于这些职能的其他有关人员共同进行。

3.对外投资控制的职务分离制度。该控制方法要求单位对外投资业务的授权、执行、会计记录、投资资产保管及盘点等各岗位职务应当分离、相互制约。具体包括:投资计划的编制人、可行性分析人与该计划的审批人应当分离;投资预算的编制人、执行人与审批人应当分离;负责证券投资的购入及出售人与相应的会计记录、核算、财务管理人员应当分离;股票、债券的保管人与负责股票、债券交易的经手人应当分离;股票、债券的保管人与负责投资交易账务处理人员的职务相分离;股票、债券的保管人与有价证券盘点人应当分离;参与投资交易活动的相关人员与负责有价证券盘点人员的职务相分离;以固定资产、无形资产对外投资的, 则投资项目的管理人与参与监控的财务人员等应当分离。

4.工程项目控制的职务分离制度。工程项目业务需要分离的不相容职务有:项目议案的提出、可行性研究、分析论证人员与项目决策人员的职务相分离;工程项目中各项具体业务的申请与审批职务应当分离;概预算编制与审核人员的职务相分离;工程项目的决策与项目的实施相分离;工程项目的执行与记录相分离;工程项目的记录与审核人员相分离;项目实施与价款支付人员相分离;项目实施与项目验收人员相分离;竣工决算与竣工审计人员相分离。

5.采购与付款控制的职务分离制度。企业的采购与验收、保管、使用、账务记录等应由不同人负责, 即企业不得由同一个部门或个人办理采购与付款业务的全过程。具体包括:申购与审批岗位人员的职务相分离;询价与确定供应商岗位人员的职务相分离;采购审批与执行人员的职务相分离;采购合同的订立与审计岗位人员的职务相分离;采购与验收岗位人员的职务相分离;采购、验收与相关会计记录岗位人员的职务相分离;付款审批与付款执行岗位人员的职务相分离;应付账款记录人员与付款执行人员的职务相分离。

6.筹资控制的职务分离制度。筹资业务需要分离的不相容职务有:筹资计划编制与审批人员的职务相分离;债券、股票经办人员与发行人员的职务相分离;保管未发行债券、股票同负责债券或股票会计记录人员的职务相分离;负责利息、股利计算人员同支付利息、股利人员的职务相分离;负责会计记录人员同利息、股利计算人员职务相分离;负责会计记录人员同筹资本金和利息支付人员职务相分离。

7.销售与收款控制的职务分离制度。企业不得由同一部门或个人办理销售与收款业务全过程, 而应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门 (或岗位) 分别设立。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售和信用政策、催收货款。发货部门主要负责审核销售发货单据, 并办理发货具体事宜。财会部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。有条件的单位还应当建立专门的信用管理部门或岗位, 负责制定单位信用政策, 监督各个部门信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应当分开设立。另外, 销售部门内部销售业务的申请、审核、经办、销售通知单开立三个岗位必须由不同人员担任;财务部门内部应收账款的管理人员、现金出纳、向欠款客户寄发对账单人员应相互分离;应收票据及票据抵押物或质押物的保管与应收票据记录应当职务分离。

8.成本费用控制的职务分离制度。成本费用业务需要分离的不相容职务有:成本费用定额、预算编制与审批人员的职务相分离;成本费用支出审批与执行人员的职务相分离;成本费用支出执行与相关会计记录人员的职务相分离;成本费用支出执行与相关稽核人员的职务相分离。

9.担保控制的职务分离制度。担保业务需要分离的职务包括:担保业务的评估与审批人员相分离;担保业务的审批与执行人员相分离;受理担保业务申请与最后核准人员的职务相分离;担保标准和条件的制定与业务管理部门和专门追踪、分析被担保企业信用情况的部门 (如会计部门下的担保业务小组) 相分离;负责调查了解被担保企业经营与财务状况人员与审批担保业务人员的职务相分离;拟订担保合同人员与担保合同复核人员的职务相分离;担保合同订立与负责履行担保责任垫付款项支付人员的职务相分离;审核履行担保责任垫付款项同付款人员的职务相分离;审核履行担保责任、支付垫付款项的人员与负责从被担保企业收回垫付款项的人员职务相分离;担保责任的记账人员与担保合同的核实人员职务相分离;记录垫付款项与付款业务人员的职务相分离;担保业务相关财产保管和担保业务记录人员职务相分离。

三、不相容职务相互分离控制的不足及弥补意见

不相容职务相互分离控制在应用过程中还存在以下不足, 需要加以弥补。

1.受串通舞弊的影响。不相容职务相互分离, 可以为避免一个人单独从事一项工作出现不合规行为提供基本保证。但是, 它并不能完全防止两个或两个以上的人员和部门共同作弊行为的发生, 如果担任不相容职务的人员之间相互串通勾结, 就失去了相互制约的基本前提, 那么再完备、再严密的内部会计控制措施也不能发挥应有的作用。为此, 各单位要加强对员工的法制教育, 提高他们的思想觉悟、法制观念和职业道德水平。同时, 还要实行不定期的岗位轮换, 不能让同一个人在同一个岗位上长期干下去。

2.受成本与效益原则的制约。企业做任何事情都会讲求经济效益, 当然不会去做得不偿失的事情, 而内部控制制度的建立和执行是有成本的, 因此应考虑它的经济性。一般来说, 控制成本不能超过风险或错误可能造成的损失和浪费, 否则, 设置过多岗位就不符合经济性原则。这就要求企业必须考虑应设置多少岗位, 既满足企业运营的需要, 又保证岗位之间内部牵制的要求。也就是说在设计和实施内部控制制度时, 必须考虑控制成本和控制效益之比, 当某项经济业务的控制成本大于控制效益时, 就没有必要去考虑内部控制制度设置的周全性, 尽管会因此而发生某些小的错误。就大型企业而言, 设置健全的不相容岗位相互分离制度是值得的, 而在一些中小型企业, 受规模约束, 难以保证建立和大型企业一样详细的岗位。所以说, 没有一种内部控制是完善的, 只要适度就好。

3.受企业环境不断变化的影响。企业的内部控制一般都是为那些重复发生的业务类型而设计的, 这些控制措施对于不经常的或未能预料到的业务类型的控制则无能为力。同时, 企业针对经营环境的变化势必要经常调整经营策略, 这就会导致原有的不相容岗位相互分离的控制功能被削弱, 或者对新增的业务失去控制作用。比如, 原先设置的不相容岗位可能不再适应变化的环境, 甚至不属于不相容岗位, 新的环境又要求新设一些岗位保证不相容岗位相互分离的要求。同时, 不同行业、不同领域、处在不同管理水平上的企业在内部控制系统的设计与实施上存在差异, 在某一环境下适用的不相容岗位相互分离的设置, 可能会在另一些环境下不再适用。因此, 在不相容职务相互分离控制的设计和实施上, 并没有一个绝对统一的标准。内部控制系统的设计者应根据收到的反馈信息和企业自身情况, 根据客观环境的变化, 不断调整岗位设置, 同时要注意协调各方面的关系。

4.受管理者越权的冲击。内部控制作为企业管理的一个组成部分, 它理所当然要按照管理人员的意图运行, 尤其是企业负责人的决策更是起决定性作用。在实际工作中, 管理当局一直是导致许多重大舞弊事件发生和财务报告失真的一个重要因素, 高层管理人员一旦越权, 任何程序都不起作用。所以任何内部控制也不能防止某些管理人员滥用职权, 都存在着管理人员避开或默认其下属避开某些预定程序的可能性。一个企业如果有良好的岗位设置, 理论上就达到了不相容岗位相互牵制、相互制约的预期, 但如果管理层滥用职权、越权决策, 担任控制职能的人员权力过大, 以致凌驾于控制之上, 那么贯彻决策者意图的各岗位上的人员就不会顾及岗位之间的牵制。这里就有一个“人治”还是“法治”的问题, 比如在不相容岗位设置上, 企业充分考虑了实际情况, 岗位设置合理, 但有时岗位之间的牵制在实际运作中难免显得过于僵硬, 不够灵活, 尤其在紧急情况下, 管理者出于良好意愿就会不顾及制度规定, 强行按自己意愿推行, 这种超越内部控制的行为值得注意。可见, 管理层人员的素质及对内部控制制度的认同起着关键的作用, 企业在管理层人员的选拔上就要把好关, 切实保证每一个管理人员重视加强企业内部控制。

5.受企业人员素质的影响。内部控制是由人建立的, 也要由人来实施。就算企业有良好的岗位设置, 但如果企业内部处于不同岗位上的人员在心理、技能、执业方式上未能达到实施内部控制的基本要求, 对内部控制的程序经常误解、误判, 或者不负责任, 执行控制制度马虎了事, 那么再好的岗位牵制制度也会流于形式, 很难发挥作用。这就是说不相容岗位之间的牵制功能能否发挥应有的作用最终取决于人。我们通常将制度控制称为“硬控制”, 精神层面的控制称为“软控制”, 这里就包括相关人员的素质。一个企业可以将其期待的行为以制度的形式书面化, 但不能确保它们会被始终如一地得到遵守, 多数情况下, 真正主导人们行为倾向的是深植于意识中的“潜规则”, 它们并没有清楚地写在文件里, 却在日复一日履行职责的过程中得以体现。因此, 企业应培育良好的企业文化, 形成人人重视内部控制的良好氛围, 尤其是企业的高层更应起模范带头作用。同时, 企业还应加强与群众组织和群众团体的沟通, 发挥它们在内部控制实施中的重要作用。

此外, 对不相容职务相互分离的再控制也是企业需要加以考虑的。企业应当充分发挥内部审计的作用, 通过定期常规审计和不定期专项审计, 以及借鉴外部审计的力量, 监督内部控制有效执行, 把控制失效的可能性降低到可接受水平。

参考文献

[1].财政部.关于印发《内部会计控制规范——基本规范 (试行) 》、《内部会计控制规范——货币资金 (试行) 》的通知.财会[2001]41号, 2001-06-22

[2].黄英杰.紧依国际惯例, 积极推行我国现行会计内部控制体制改革的新探索.现代经济, 2008;7

[3].张福康, 姚瑞马.企业内部会计控制研究.北京:社会科学文献出版社, 2007