商务质询函

商务质询函（共12篇）

篇1：商务质询函

范例：　质询货物发错　先生：　我们及时收到了有关以上订单货的单据，装运货物的“谢南多”号轮船已于１９９０年１２月１１日抵达。我方代理人已在巴塞罗纳港接到了订单货。货物基本完好无缺，唯１３号箱例外，其所装的公文柜型号与ＴＷ３７型完全不同。这一箱只装了两个公文柜，而其他各箱均装４个。我们已按照提单和发票所印的细节核对了这一点。我方认为这是你方包装或运输商的过失。也许１３号箱的货物是另一不同的订单货吧？随函附１３号箱货物清单１份。希望你方立即安排更换货物的发送。我方代理人将１３号箱保存在仓库中。请通知我们你方希望如何处理这箱货物。也许你方可以通知你方运输行来办理装船和海关手续。您忠诚的朋友范例：复　函先生：　感谢贵方１２月２１日来函。得悉寄去了两个错误型号的文件柜，我们深为抱歉。正如贵方提示，我方包装代理人在目嫌参考数字上犯了个错误。其它各箱每箱装了４个文件柜，由于这一箱装了订单货中的最后两个，在垫入特加垫料时延误了一会。这延误导致了错误的发生。我们已安排好了布卢戴尔号机轮发运正确的公文柜，并将于１２月２９日从伦敦港东印度码头起航。我们想迅速将订单上的大宗货物发货，你们将不至于实施合同中的罚款条款。有关单据正在寄出，应在几天内到达贵处。如果在我方运输代理商来领取第１３号箱子前，你方代理人愿意将此箱保存在他们仓库内，我们将十分高兴。我们将尽一切可能保证类似的错误不再发生。对于由我方的错误带给贵方的任何不便，请接受我们诚挚的歉意。我们相信ＴＷ３７型公文柜会令您满意。您忠诚的朋友范例：　质询发货数量不足先生：　在此我们谈及有关不锈钢型餐具的１６９号／ＳＰＬ订单。我方代理人现已　收到发货，货物符合你方发货通知中的说明。遗憾的是，你方只发送了１８７３　把餐叉，少于我方订量。按我方指示另行包装的２０００把餐刀完好无损。但由　于短缺１２７把餐叉，这些餐刀对我们也就无多大用处了。到埠装箱单和你方发票明显不符。不是中途被窃，就是劳合社代理人过失，他们目前正在调查此事。由于我方必须按期发货给我方顾客，因此我们必须请求你方立即安排失踪餐叉的裣货物的发送。您忠诚的朋友范例：　复　函先生：　贵方５月１２日有关上述订单的来函收悉。我方运输代理人已通知我们，第２７至２９号板条箱已到达伦敦港的码头上，他们在安排贝希亚轮发运上次未装船的３箱货，预定１９９０年６月２日到达马赛。这批货将免费运至贵处，关税已付。因非我方所能控制的情况造成短货使贵方不便，我们深表歉意。我们将和我方代理人与港务当局联系，杜绝以后再发生此类延误。您忠诚的朋友范例：质询包装不良先生：　我们十分遗憾地通知贵方，你方托运的２０箱闹钟有４箱包装不充分。我们就这次托运给你方寄去了具体的包装指示，无疑你方已将这些指示转达给了你方运输行。第１３、１４、１８和２０箱内没有我方所坚持要求的防水类保护层。因此，这几箱闹钟几乎被损坏，而且肯定是无法销售的。我们必要坚持要求立即更换这４箱货，并必须要求你方今后更加认真地执行我方指示。您忠诚的朋友范例：复　函先生：　贵方８月３日来函于昨日收悉。对于４只柳条箱受损，我们深感遗憾。得知贵方的包装指示没有执行，我们甚为关注。我们已和我方包装商取得联系，并已要求他们寄出一份详细报告。我们还不能给予任何解释，但会尽快给出一份详尽的报告。同时，我们已安排了４箱替代货的发货，并已要求我方包装商中心执行包装指示。对错误造成贵方的任何不便，我们深表歉意。我们确保今后将不再发生类似错误。您忠诚的朋友范例：质询质量低劣先生：　有关我方７０件淡蓝色尼龙衬衫的订单（１２７６／ＦＲＳ号），你方已于１９９０年８月１６日发货，我方已于１９９０年８月２３日收到。我们十分遗憾地通知你方以上提及的衬衫质量低劣，不可接受，特别是花样和颜色。实际上它们已经变色。其型号并非我们见到样品时所预计到的。我方客户不会按市价购买这些衬衫，他们希望得到折扣。既然这批衬衫既不符合你方小册子的说明，也不符合样品，我们不能按协议的价格接受这批货。只有在你方大幅度削价的条件下，我们才能接受这批衬衫。我们希望削减３０％。请回函告知我们，是换货还是削价，你方打算怎么办，我方代理人可以从托运货物中带去一件样品给你方过目。您忠诚的朋友范例：　复　函先生：　感谢贵方４月２７日来函。得知贵主对我们托运的尼龙衬衫不满意，我们十分遗憾。我们正在安排我方在贵区的销售代理人拜访贵处。我们认为在收到他的报告前不采取行动是明智的，因此在收到报告之前，我们将推迟换货和减价的决定，贵方代理人尚未来访调查。我们已为欧洲其它市场提供了同样货物，并无任何异议。基于这些原因，我们还不能在回信中告知贵方我们打算怎么办。我相信我方的销售代理人将帮助消除误解和疑虑。您忠诚的朋友

篇2：商务质询函

2. Competition helps increase its quality and attraction。(竞争帮助它提高了质量和吸引力。)

3. This item，superior in quality and moderate in price ，is sure to be salable in your market 。(本产品质量上乘，价格适中，在你方市场一定有销路。)

4. The high quality of our product is well known and universally acknowledged 。(我方产品的高质量已是众所周知，并得到广泛认可。) 5. Our products gain popularity from consumers at home and abroad 。(我们的产品深受国内外顾客的欢迎。)

6. We expect you to try our products and are sure that you would be pleased with …(希望贵方室友我方的产品，相信贵方对…定会感到满意。)

7. We regret that we have had no opportunity to do business with you 。(很遗憾我方与贵公司仍未有生意往来。)

8. We inform you that since price is subject to change ，please put an order before May 28if possible 。(警告贵方，由于价格可能变动，如果可能请在5月28日前订货。)

9. In order to popularize these products ，all the catalog prices are subjected to a special discount of 10% during this month 。(为了推广这些产品，本月在目录价格的基础上9折销售。)

10. Every old friend can enjoy 10%off the regular price 。(每位老客户都能享受原价9折的优惠价。)

11. We take pleasure in enclosing the latest catalog /price list of …(我方十分乐意为您(贵方)寄上我们最新的…商品目录/价格表。)

篇3：香港商务派遣函

XX市公安局出入境管理处：

兹有我单位员工XXX，因工作业务需要，需赴香港某单位进行商务项目，现申请办理往来港澳通行证。

法人代表签名： 单位盖章： 公司名

篇4：港澳商务派遣函

贵州省公安机关出入境管理部门：

我公司因工作业务需要，现派遣吴克新（1974年1月7日生）赴香港、澳门进行商务活动。吴克新同志于2012年3月进入我公司工作，属我公司正式职工，在公司担任副经理职务。本次赴香港、澳门主要进行商务活动，特申请香港、澳门三个月多次有效商务签注。

我公司清楚以上内容如有虚假，将会根据《中华人民共和国出境入境管理法》第七十一条：“弄虚作假骗取签证、停留居留证件等出入境证件的，处二千元以上五千元以下罚款；情节严重的，处十日以十五日以下拘留，并处五千以二万元以下罚款。单位有前款行为的，处一万元以上五万元以下罚款，并对其直接负责的主要人员和其他直接责任人员依照前款规定予以处罚”的规定接收处罚。

公司名称：贵州省榕江泰宇矿业有限公司

篇5：商务签注申请函

珠海市出入境管理处：

我单位因公司业务前往香港出差，需派遣本单位部门科长张艳，于2015年 1月1日至2015年 3月31日到香港进行签合同、提货活动，现申请办理香港签注。请审批。

签署人（公章）

2015年12月22日

篇6：出国商务派遣函

···市公安局出入境管理处：

我公司因工作业务需要，现派遣 ··（男，···年··月··日生 身份证号码：······）赴····商务活动，·· 同志于2···年05月进入我公司工作，属我公司正式职工，在公司担任··经理职务。本次赴···，主要是代表公司走访客户。特申请出国护照，以上内容如有虚假，公司愿承担相应法律责任。

····有限公司

篇7：建立商务关系函范本

这是一封写给美国某公司试图与其建立贸易关系的函。

一开头，撰写者开门见山，用恭敬的口吻表明自己的诚意，明确提出与对方建立贸易关系的期望。因为这是一封公务函，而并非私人信件，所以，撰写者无必要在开头写上一大堆客套话，而是开宗明义，直奔主题。

接着，撰写者以极简短的文字，介绍了公司出售的商品--“××”牌台布。虽然只有三句话，但对方最关心的三个方面：数量、质量、特色都作了交待，可谓言简意赅，要言不烦。

俗话说，耳听为虚，眼见为实，所以，寄样品是必需的，否则，说得再动听，对方也很难相信。最后，既表明自己对对方的急切期盼，又承诺本方的工作是高效率的。

因为这是写给外国客户的商务函，所以，签名便采用了“忠实于您们的×X X”的方式，此为人乡随俗，也是对对方习惯的一种尊重。

亲爱的先生们：

承蒙美国工商会介绍，我们欣悉贵公司愿意购买“X X”牌中国台布，这正是我们公司的经营范围。今给贵方写信，寻求尽早与你们建立直接友好的贸易关系。

敝公司专营“XX”牌出口台布已有三十年历史。我们的台布，式样多，质量好，并且有传统的中国工艺，深受海内外客户的欢迎。

现随信寄上商品册一份和几种样品，让您们对目前我们能出口的几种台布有所了解。待收到您们的询问信后，我们将寄上详细材料和价格单。

盼望您们及早答复，对您们的要求我们一定给予认真考虑。

忠实于您们的×××（签名）X×年×月×日

××先生：

感谢您的来函。非常感谢日本工商会向您推荐了我们。作为“X X”牌风雨衣的出口商，贵方愿意与敞公司建立直接的业务关系，这正与我们的愿望巧合。

我们很高兴答复您对本公司产品的询问。所附上的商品目录将给您提供详细的情况和各种产品的价格。

目前，我们对贵方的“金丝”牌领带很有兴趣，如蒙寄上商品目录、样品册和其他必要的有关该商品的信息，我们将非常高兴，这样，我们就可以了解你们供货的材料和质量。

你们的产品质量和价格若具有竞争性，我们保证向你们大批订货。

盼复。

非常忠实于您的X X X（签名）X X年X月X日

这是一封复信，语气更加谦恭。一开头的两句“感谢……”、“非常感谢……”显得人情味十足，给对方留下极佳印象。

贸易关系是相互的，所以接下来，这份商务函既详细而具体地回复了对方的询问，又向对方提出了自己的要求。在这里，要求很明确，语气却委婉。比如把自己的要求置于“很高兴”“如蒙”词之后，就不会给对方留下口气生硬、态度倨傲的不良印象。

篇8：赴港澳商务派遣函

湖南省公安机关出入境管理部门：

我公司因工作业务需要，现派遣XX（性别：女，19XX年11月15日生，身份证号：XXXX）赴香港进行商务活动。XX同志于2012年进入我公司工作，属于我公司正式职工，从事外办业务。本次赴香港主要和香港XX有限公司进行商务合作洽谈业务，特向公安机关出入境管理部门申办赴香港多次有效商务签注，恳请出入境部门给予批准为谢！

XXXX有限公司

法人代表：

篇9：建筑项目商务邀约函

吴董事长:

您好!久闻贵公司与您的盛名，很荣幸地写这封信给您，望拨冗阅读之!

我们是zz建筑工程有限公司，一直希望有机会与贵公司进行项目合作，通过前期对贵公司的认真了解，我们认为彼此之间在项目建筑与装修方面存在着合作的有利条件，诚望贵公司能对我们进行认真考察。

zzz建筑工程有限公司是z省最具实力的建筑集团之一，拥有国家一级建筑资质，可以承接各类建筑、市政以及装潢等项目。我们希望能为贵公司效劳，尤其在建筑装潢方面，可能比较吻合贵集团的招标要求。

我叫z，是本公司的项目负责人之一，来自zz，有一位堂兄在与贵公司同属一个系统的中国航空工业集团战略规划部任职，并一直保持着不间断的通信与联络。

本公司殷切盼望能有机会与贵公司合作。如果您能拨冗与我们进一步讨论合作事宜，我们会非常乐意前往拜访您。倘若您还需要本公司的其他相关资料，可以通知我们，我们即刻奉上!

祝身体健康，生意兴隆!

zzz建筑工程有限公司

项目负责人陈*

电话:z

手机:z

E-mail:z

20XX年3月8日

通信地址:z省z市z井预制厂

篇10：商务文书的写法——申请函

常用词条

1.请假申请 Application for Leave

2.加薪申请 Application for Salary Revision

3.申请调动工作 Application for Transferring

4.申请辞职 Resignation Letter

5.晋升申请 Promotion Application

书写模板

1.请假申请

Application for Leave

Dear_______(姓名),I’d like to know if it would be all right if I leave_______(地点)for_______(原因)starting from_______(日期).Because_______(请假原因).I trust my enforced absence will not give you any serious inconvenience.Please understand my situation.Thank you very much!

Sincerely,×××

2.加薪申请

Application for Salary Revision

Dear____,I’m grateful for the opportunity to work for you and I enjoy doing so.I hope you’ll agree that, during the years when I have worked under your leadership, I’ve become_______(公司担任角色)and accomplished a great deal.For example, in_______(工作期限), I’ve_______(工作、服务或重大成就).However, I’m still working for the initial salary on which we agreed_______(起薪制定时间).As I recall, we also agreed to renegotiate my salary in two years based on_______(制定薪水依据), and that time has come.In light of my accomplishments and as per our agreement, I’m respectfully requesting an immediate pay rise of_______(薪水增长幅度).I’m willing to negotiate, as per our agreement.If you would like to meet to discuss this, please let me know.Thanks again for the opportunity.I look forward to continuing to be a key player on your team in a mutually-rewarding relationship.Yours sincerely,×××

3.申请调动工作

Application for Transferring

Dear___,I_______(调换工作原因)；moreover, I want to gain additional experiencein_______(行业).In my new assignment I will be in charge of_______(新的工作任务).I hope this request can be approved by you.I would like to take this opportunity to thank you for the support and friendship you extended to me during my stay here.Best wishes!

Yours sincerely,×××

4.申请辞职

Resignation Letter

Dear_______,I regret to inform you that I decided to resign from my present position as_______(职位)because_______(辞职原因).Thank you for giving me a chance to_______(在公司得到的帮助)during the years when I have worked under your leadership.I am sorry to leave_______(离开时间)and I hope my resignation would not cause you much inconvenience.Thank you for your kind attention and I would appreciate it if you could accept my letter to leave your service.Yours sincerely,×××

5.晋升申请

Promotion Application

篇11：港澳通行证商务签注派遣函

**市公安局出入境管理科：

由于工作需要，现派遣我单位******（职务：******

身份证号：*******************）赴港澳进行商务活动，特申请赴（香港、澳门）商务签注。

篇12：商务质询函

范例一

Dear Sir，We are very glad to receive your fax inquiry.Since it is the first time we contact，we would be highly appreciated if you could provide us your bank name and address.We realize the types of IC you need，but we do not know the specification you require for that IC such as the voltage current.Could you please tell us the purpose of this IC？

The fax you send us is not very clear for the wording part.Therefore，please fax it again(no need for graph).We wish we could provide the best services to you.Sincerely yours.参考译文：

您好：

敝公司对贵公司传真询问，非常感激，因为与贵公司为首次接触，可否请贵公司惠予示之贵公司交往的银行或公司行号名称，地址。

敝公司了解贵公司所需集成电路之型态，但不明了所需之规格，如电压，电流等等资料，是否能告知此集成电路的用途。

贵公司所传真过来的部份字体不十分清楚，希望能重新传真，但无须传真图片。

盼望能为贵公司提供最佳的服务。

范例二

Dear sir，Firstly，We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network.We have repaired the machine and mailed back to you.Do you receive it ？ The repair charge is US$ 1500，and the receipt will be based on the US$1200 as you requested.After the confirmation，please transfer US$1500 repairing charge to the following a/c : To show our sincerity，we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114，000.Besides，regarding to the 3 items you request，we will mail to you by express.Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.P.S.: We are the SMT Machine manufacturer，and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines，we are unable to provide you the related information.参考译文：

您好：

首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。

您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没？修理的费用是1500美元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误，请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户：

为了表示我们的感谢，我们会将S10000的价格降至最低114，000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。

谢谢您的合作，并祝事业昌隆！

P.S.：敝公司是一家SMT的制造商，生产的都是全新的机器，并无经营旧机器的买卖，所以很抱歉，无法提供您所需求的信息。

外贸函电之邀请与答复英文范例

邀请与答复

Invitation and Reply

Dear Mr./ Ms，We should like to invite your Corporation to attend the 2000 International Fair which will be held from August 29 to September 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon，and hope that you will be able to attend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

肯定答复

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of June 28 inviting our corporation to participate in the 2000 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from July 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

你诚挚的

否定的答复

Dear Mr./ Ms，Thank you very much for your invitation to attend the 2000 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time，we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

您诚挚的 6种英文邀请信范文(中英对照)邀请信包括宴会、舞会、晚餐、聚会、婚礼等各种邀请信件，形式上大体分为两种:一种为正规的格式(formal correspondence)，亦称请柬;一种是非正式格式(informal correspondence), 即一般的邀请信。邀请信是在形式上不如请柬那样正规，但也是很考究。书写时应注意:

邀请信一定要将邀请的时间(年、月、日、钟点)、地点、场合写清楚，不能使接信人存在任何疑虑。例如:“I’d like you and Bob to come to Luncheon next Friday.”这句话中所指的是哪个星期五并不明确，所以应加上具体日期, “I’d like you and Bob to come to luncheon next Friday, May the fifth.”

1.邀请朋友共进午餐 Inviting a friend to informal luncheon

Dear [Zhang Ying]:

Will you come to luncheon on [Friday, May the fifth], at [twelve o’clock]?

My niece [Mary] is visiting us and I think you will enjoy meeting her.She is a charming, very pretty girl … and very good company![John and Jane] will be here, and perhaps we can [give a dance] after luncheon.Do say you’ll come!

Affectionately yours，Li Ming

亲爱的[张营]:

您能在[5月5日星期五中午12点钟] 来吃午饭吗?

我侄女[玛丽]正在我们家中作客，我想您会乐于见到她的。她是个漂亮而聪明的女孩子，……同她在一起是很使人高兴的![约翰和简]也到这里来，也许在饭后我们能[开个舞会]，说好，一定得来呀!

2.邀请朋友同他们不认识的人一起共进晚餐 Inviting friends to supper with the strangers

Dear [Susan]:

I know you are interested in [oil painting], so I’m sure you’ll be interested in [Mr.and Mrs.Lin dun]!They are coming here to supper [next Sunday night, October the twelfth], and we’d like you and [Walter] to come, too.[Mr.and Mrs.Lin Dun] are that very charming couple we met in [London] last summer.They have a wonderful collection of [oil paintings of various stages];and I understand that Mr.Lin Dun is quite an authority on [oil painting].I’m sure you and Walter will thoroughly enjoy and evening in their company.We’re planning supper at six;that will give us a nice long evening to talk.If I don’t hear from you before then, I’ll be expecting you on the [twelfth]!

Affectionately yours，Li Ming

亲爱的[苏珊]:

我知道您对[油画]是有兴趣的，所以我相信您对林顿夫妇也会感兴趣。他们将在[10月12日(下星期日)]来吃饭，我们很希望您和瓦尔特也能同来。

[林顿夫妇]是那么好的一对夫妻。我们是去年夏天在[伦敦]认识的。他们集有[各个不同时期精美的油画作品]。我知道，林顿先生在研究[油画]方面是颇有权威的。我深信，那天晚上您和瓦尔特同他们在一起，一定会很愉快。

我们准备在6点钟吃晚饭，这样就能有较长的时间闲谈。如果事前接不到您的回信，我就指望你们那天到来。

3.邀请参加新厂开工典礼 Invitation to opening ceremony of new factory

Dear [Mr.Harrison]:

Our new factory will be commencing production on [April 10] and we should like to invite [you and your wife] to be present at a celebration to mark the occasion.As you will appreciate this is an important milestone for this organization, and is the result of continued demand for our products, both at home and overseas.We are inviting all those individuals and trust that you will pay us the compliments of accepting.Please confirm that you will be able to attend by advising us of your time —— we can arrange for you to be met.All arrangements for your stay [overnight on April 10] will, of course, be made by us at our expense.Yours faithfully，亲爱的[哈里森先生]:

本公司新厂将于[4月10日]开始投产，希望能邀请[贤伉俪]来参加新厂开工典礼。

如您所知，新厂的设立是本公司的一个里程碑，而这正是海内外对本公司产品不断需求的结果。我们邀请了所有对本公司的成功贡献一切力量的个人，我们相信，您一定会赏光。

如您确能参加，请来函告知您抵达的时间 —— 以便我们为您安排会晤。当然，所有安排您在[10日晚间]夜宿的费用，皆将由公司代您支付。

4.邀请来家中小住及周末聚会 An invitation for a house and weekend party

Dear [Jane]:

I hope [you and Fred] haven’t any plan for the weekend of [July twenty-fourth] as we’d like you to spend it with us at [Far Acres].It’s simply beautiful here now, with everything in bloom!

I think we can promise [Fred] some good fishing this year.The fish are biting better than ever!So bring your fishing clothes;and be sure to bring your tennis things, too, because [the Owens] are coming and I’m sure you’ll want to get out on the courts with them.There’s a very good train [Friday night];I’ve marked it in red on the timetable.It gets you here about [seven-thirty] which is just in time for dinner.You can get a late train back [Sunday night], or there’s an early express that [Bob] usually takes on [Monday morning].We hope nothing will prevent you from coming, as we’re looking forward to your visit … and I know [the Owens] are looking forward to seeing you again, too.Be sure to let us know what train you are taking so that [Bob] can meet you at the station.Affectionately yours，亲爱的[简]:

如果您[7月24日]没有什么活动安排，我希望[您和弗雷德]能同我们一起在[远庄园]共度周末，那里已经鲜花遍地，现正在最美丽的时节。

我想，今年我们能让[弗雷德]钓鱼钓得更快活。鱼儿比过去任何时候都爱上钓鱼。请把钓鱼的服装带来，也别忘记带上打网球的用具，因为我们还邀约了[欧文]夫妇，我想，你们是乐意同他们打网球的。

[星期五晚上]有一班舒适的火车，我已经在火车时刻表上做了红色记号，火车大约在[7点半钟]把你们送到这里，正是吃晚饭时间。[星期日晚上]你们可以乘晚车回来。或者，在[星期一早晨]也有一班快车，就是[鲍勃]常坐的那一班车。

我们希望没有什么事情会阻碍你们，我们在等待着你们光临……我知道[欧文夫妇]好盼望再次见到你们。准备乘哪一班火车，请一定告诉我们，好让[鲍勃]到车站迎接你们。

5.邀请参加招待会 An invitation for a reception

Dear [Mr.Smith]:

It would give [me/us] great pleasure to have your presence at a reception in honor of the Chinese delegation.The reception will be held in the [the City Hall], on [Tuesday, October the fourth].Cocktails will be served promptly at [six] to be followed b dinner at [eight].[I/We] sincerely hope you can attend.Let [me/us] know.Sincerely yours

亲爱的[史密斯先生]:

如您能够出席为[中国代表团]而举行的招待会，[我(们)]将感到十分荣幸。

招待会定于[10月4日(星期二)]在[市政厅]举行。[6点钟]准时举行[鸡犬不宁尾酒会]，随之在[8点钟]举行[正式的晚宴]。

[我(们)]期待着您的光临。请提前通知您能否出席。

6.邀请演讲 Inviting someone to address a meeting

Dear [Dr.Rodger]:

[The English Department of Nankai University] would like to extend to you an invitation to be our guest speaker at the [annual conference] to be held at the [meeting room] at [eight] o’clock, [Saturday morning, December the thirtieth, 1993].As you know, the department is interested in [the 20th century English literature] Since you are familiar with the field, we know your views will be extremely interesting to us.You will receive further details later, but we would appreciate having your acceptance soon so we may complete our agenda.Cordially，亲爱的[罗杰博士]:

[南开大学外文系]特邀请您出席[1993年12月30日(星期六)早八点在(系会议室)]召开的[学术年会]并作演讲。

正如您所了解的，[南大外文系]对[20世纪的英国文学颇感兴趣]。您对此领域很熟悉，您的见解定会给我们带来很大的兴趣。