ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定

ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定（精选4篇）

篇1：ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定

第一章 总 则

第一条　为了加强全省的电子文件归档与管理，保障归档电子文件的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《ＸＸ省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子文件归档与管理规范》、《ＸＸ省公文网上交换管理暂行办法》，特制定本规定。

第二条　本规定适用于全省各级党政机关、社会团体，企事业单位及其他组织可参照执行（以下统称单位）。

第三条　基本术语解释

（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：具有重要凭证性、依据性和参考利用价值，并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

第二章 管理体制和职责

第四条　各单位应明确电子文件归档管理的分管领导，明确部门职责，责任到人。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第五条　各单位应建立相应的电子文件管理制度和技术措施，做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第六条　电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案部门或有关部门负责。

第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

第三章 归档范围、保管期限

第八条　本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前应进行鉴定；具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。

第九条　电子文件归档范围

（一）电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；

（二）电子文件类别代码：T—文本文件；D—数据文件；I-图像文件；G—图形文件；V-影像文件；A-声音文件；p—计算机程序；O-多媒体文件。

（三）电子文件信息类型：

1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，具有参考和利用价值，收集时须落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应加标识以区别。

（2）正式电子文件：指已修改、签发完毕的定稿、能行使其文件职能、以正式文件文号注明的电子文件。

2、数据文件：指采用数据库形式存在的具有文件属性的记录。

3、图像文件：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。

4、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5、影像文件：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。

6、声音文件：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。

7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。

8、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（四）电子文件载体类型 电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘；光学载体包括只读光盘，可写入光盘、可擦写光盘等。

第十条　各单位电子文件的形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。

第十一条　归档电子文件的保管期限参照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行。

第四章 电子文件的归档方式、要求

第十二条　电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档可适时进行，物理归档应按纸质档案的规定定期完成。各单位在开展此项工作时，应以物理归档为主，待条件成熟方可实行逻辑归档。具体做法<<ＸＸ省电子文档管理系统>>。

第十三条　使用局域网的单位，其电子文件归档应报经同级档案行政管理部门同意后，可实施逻辑归档，其基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成。

（二）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

（三）网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，并须采取可靠的备份措施。

（四）归档电子文件应有该电子文件产生及运行过程的元数据，即描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）局域网应有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做更新记录。

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

第十四条　使用单机或局域网条件有限的单位，其电子文件应采用物理归档方式，基本要求是：

（一）归档电子文件存储的载体光盘、磁盘等介质应注明是否已经做检毒和清毒处理；含有千年问题或其它隐患的数据文件不得归档。

（二）同一全宗内的电子文件按保管期限—或保管期限——机构（问题）分类。

（三）归档电子文件经分类排列后，应按《档案著录规则》著录标引，并编制机读目录和档号；其著录项目为：序号、全宗名称、题名、责任者、文号、存入日期及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境。

第五章 移交、保管、提供利用

第十五条　电子文件的形成部门应按规定将每年办理完毕应归档电子文件向档案部门移交。移交前，各承办（业务）部门应检查其电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。

第十六条　撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案馆移交。

第十七条　单位的档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目、保管、开发利用。档案部门应检验承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。

第十八条　各单位向档案馆移交的电子文件一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

第十九条　接收入库的归档电子文件，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。

第二十条　系统设备更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

第二十一条　对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。

第二十二条　磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十三条　保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁物10米以上。

第二十四条　归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十五条　销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

第六章 附 则

第二十六条　本规定由ＸＸ省档案局负责解释。

第二十七条　本规定自公布之日起执行。

ＸＸ档案局

二00三年四月二十四日

篇2：ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定

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第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。

第六条电子文件物理归档的基本要求：

（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；

（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘

等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；

（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；

（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；

第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完

整与安全。

第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由

电子文件形成单位保存。

第十二条电子文件的检验应包括以下项目：

（1）载体有无划痕、是否清洁等；

（2）有无病毒；

（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；

第十三条档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

第十四条移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十五条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35-45。

第十六条电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

第十七条档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十八条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十九条利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第二十条归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。

属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。

第二十一条档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十二条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

《公司电子文件归档及管

篇3：刍议电子文件归档与电子档案管理

一、电子文件的归档概述

电子文件的归档存在两种形式:其一是逻辑归档;其二是物理归档。

逻辑归档指的是基于计算机网络进行, 在不对原存储方式与存储位置改变的条件下, 将电子文件交移至档案部门的一个过程。文件形成部门将归档程序完成滞后, 对于归档文件的存储并不是通过电子文件本身传输至档案管理机构。在逻辑归档完成后, 电子文件而是还分布在形成者的存储器当中。

物理归档指的是将计算机网络中的电子文件以集中的形式往独立或能够脱机保存的载体上传输, 进而实现向档案部门移交的一个过程。物理归档使电子文件存储位置发生了转移, 同时有些时候也会使存储方式发生变化。对于各大机关部门而言, 需以实际需求为依据, 进行及时有效的逻辑归档, 以此为机关内相关部门提供查阅文件的便利;同时, 进行定期的物理归档, 使机关电子档案能够实现集中管理。

二、电子文件的归档分析

电子文件的归档是一项系统化的工作, 在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中, 具体需要完善的工作如下:

(一) 做好电子文件收集工作

在电子文件的归档前期, 做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动, 并且具有利用价值的电子文件, 均在收集的范围以内。首先, 对于需要保存底案的重要文件, 在修改的时候需要将原文保留, 在加版本号后进行积累, 并把草稿与定稿同时进行归档。其次, 对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用, 并形成拥有查考价值的数据文件。例如:图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则, 和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件, 例如:计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言, 有些是需要机关部门以实际需求为依据, 进而进行自行编制, 还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件, 便不需要进行再次归档。最后, 对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是, 档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外, 和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类:其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件, 例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件, 包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

(二) 完善电子文件的归档要求

电子文件的归档需符合的要求包括:首先, 所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档, 切不可以分散的方式进行保存。其次, 确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件, 应在最后定稿, 若图形文件发生了改动, 那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关, 允许使用电子文件签署技术, 这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则, 对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量, 均需要档案室工作人员作出统一的规定, 把带有归档标识的电子文件进行集中, 进而制定成归档数据集, 通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中, 实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件, 需在解密之后将上述工作完成。最后, 归档电子文件许进行统一登记表, 登记内容包括诸多项目, 例如:硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后, 档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

(三) 加强电子档案的鉴定工作

通过表1, 知道在电子档案的鉴定方面, 需要明确并完善三方面的内容, 即:鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。

在电子档案鉴定过程中, 不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析, 而且还需要对相关文件进行技术分析。所以, 对于电子文件而言, 无论是技术情况, 还是文件自身的真实性与可读性, 均与保存价值有着必然的联系。由此可见, 在鉴定工作当中, 电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来, 这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析, 电子档案的鉴定工作需分三步:首先, 归档前, 对归档文件进行确定, 并对保管期限进行划分。其次, 在档案室对归档文件进行接收时, 需进行一次全面鉴定, 包括内容鉴定与技术鉴定等。最后, 对于不是永久保存的档案, 需在文件保管满期之时再进行一次鉴定, 对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

三、加强电子档案管理的有效策略探究

由图2, 可以清楚地知道电子档案管理的流程遵循“电子文件收集→鉴定文件、形成档案→整理档案、形成档案卷→存储案卷、编目”的原则及步骤。同时, 在电子档案逐渐增多的现状之下, 各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化, 这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下:

(一) 做好电子档案保管工作

首先, 电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘, 不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次, 电子档案管理需具备一定的条件, 库房温度、湿度需稳定;库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体;地面无须铺地毯与打蜡;装具保持清洁无尘。最后, 电子档案归档需统一, 并实行分库保管。对于归档载体, 需进行防写处理, 不可出现划痕、触摸记录涂层等情况, 以直立的方式存放。另外, 对于一些非法软件, 档案室中的计算机需杜绝使用, 以此规避病毒感染。

(二) 加强电子档案的检测及维护工作

因电子档案的载体性能尚且不具稳定性, 而且磁信息还存在自然衰减情况, 这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以, 进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中, 需对诸多特点进行综合考虑, 包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等, 进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

(三) 电子档案在利用过程中需注意的问题

通过图3, 可知电子文件档案利用管理包括了多项内容, 同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。

首先, 提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点, 在利用中其控制具有很大的难度, 所以档案工作人员需有谨慎的态度, 在有必要的情况下对利用方式进行限制, 以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次, 完善与电子档案有关的利用制度, 例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后, 为了使电子档案的利用更具发展前景, 需全面开发档案利用方面的系统功能, 同时创造有利条件, 使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

四、结语

通过本课题的探究, 认识到做好电子文件归档与电子档案管理工作的重要性与必要性。然而, 这并不是一件一蹴而就的工作, 需要从多方面进行完善。例如:基于电子文件归档方面, 便需要做好收集工作、完善电子文件归档要求以及强化鉴定工作等;基于电子档案管理方面, 便需要做好保管、检测以及维护工作等。相信做好以上这些, 我国机关部门的电子文件归档与电子档案管理工作将更具规范性与科学性, 进而使我国档案信息化迈进一个崭新的台阶。

摘要：在信息科学技术突飞猛进的发展势态之下, 传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代。与此同时, 电子档案管理工作也成为了当今社会及各大行业所重视的一项工作。本课题笔者在分析电子文件的归档的基础上, 进一步对加强电子档案管理的有效策略进行了探究, 希望以此使档案管理工作者对自身的工作能够有更深层次的认识及掌握。

关键词：电子文件,电子档案,管理

参考文献

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料, 2011, 04, 15.http://d.wanfangdata.com.cn/Periodical_wjzl201111096.aspx

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案, 2014, 05, 20.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-FBDA201405016.htm

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智, 2012, 12, 05.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-CAIZ201234291.htm

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案, 2013, 03, 15.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-CJDA201303010.htm.

篇4：电子文件的归档与管理探析

关键词：电子文件 归档 管理

电子档案与以往传统的档案记录在意义上相同，都是为了能够对人们的社会活动进行真实的记录。但是电子档案比之传统的纸质文档记录更具优势，由于其在记录时能够保持着文件的原始和可靠性以及完整性，这些是文件管理最为重视的几个特性。现如今，电子文件的归档与管理对于各个行业来说都十分的重要，只有做好这两个方面的工作，才能够科学的进行档案工作。因此，本文主要对电子文件的归档与管理进行探析。

1 对电子文件的归档进行科学的分析

电子文件的归档主要分为两种形式，一是逻辑归档，二是物理归档。这两种归档形式都有其优势。但是电子文件的归档具有系统化的工作性质，因此，需要进行这方面工作的相关人员在工作态度上必须要细心和严谨。

1.1 在电子文件的收集中要将工作做好

电子文件的归档分为前期、中期和后期，在前期的工作中，最为重要的工作就是做好文件的收集，只有将文件收集工作做好，才能够充分的发挥出电子文件的作用及其利用价值，并且有用的信息必须在收集的范围之内。首先，收集时要先将重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要将原文保留后再进行修改，这样累积多个版本号后，一起将草稿和定稿进行归档。其次，要充分的利用计算机的辅助设计技术，以及相关的检测和仿真实验技术，这样才能够保证数据文件具有价值性。例如，在进行电子文件的归档时，要结合图形文件和模型文件，以及数据库文件等，利用相关的计算机技术将这些文件进行合理的统一，形成一份科学有效的电子文件。再次，各类数据文件在内容上都有所不同，需要和机关制作各类的命令文件，例如一些难度较高的计算、控制和管理程序。这些命令文件一般都是相关的机关部门，结合自身的实际需要来进行编制的，但是还有一小部分难度较高的程序就需要依靠购进的方式，已具备命令文件的归档室是不需要再进行一次归档操作的。最后，不仅是文件需要进行归档，设备运行操作系统也需要进行归档。若是在档案室中，已经具有了完善的操作系统，那么就不需要再进行一次归档工作。此外，在归档工作中，除开电子文件，还有一些纸质文件也要进行合理的归档，这些文件主要包括相关的计算机硬件说明文件和产生电子文件过程中可能会出现的纸质文件。

1.2 对电子文件的归档要求，要不断的完善

由于电子文件的归档，要求要归档的电子文件具备完整性、真实性和有效性，所以有价值的电子文件和相关的支持软件都要进行统一的保存，在定稿时若是出现图形文件变化，也要将不同版本间同时进行归档保存。并且对电子文件的有效性进行确认需要相关的机关既有相应的技术条件，这样才能够在进行电子文件签署时利用相关技进行最后的确认。其次，要求电子文件的归档在载体形式和质量的要求上具有统一性，这样才能够保证相关的工作人员在进行电子文件归档时，保证文件的载体规格和形式，以及质量进行统一的集中标识，从而形成数据集，在拷贝两套同一形式的电子文件后，运用异地保存的模式来加强电子文件的耐久性。最后，要将归纳后的电子文件进行登记，这样才方便最后的全面检验，检查电子文件中是否有病毒的存在，以及相关的文件载体具体情况完整性等等。

1.3 对电子档案的鉴定工作，要不断的加强

电子档案的鉴定工作包括三个当面，其一是鉴定的对象，其二是鉴定的目的，其三是鉴定的内容。电子档案的鉴定主要要体现电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性，只有将这三个特性充分的体现，才能够发挥出电子档案的真正的价值。因此，电子档案在鉴定时需要三个步骤：①在归档之前要先确定归档文件后，再划分保管的期限；②在归档时，要先对归档的文件进行鉴定后才能接受归档文件到档案室内；③归档文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暂时性保存文件，这些短期保存的文件要在失效前再一次进行鉴定，在确定没有保存价值后才能够做出相应的处理措施。

2 如何加强电子文件档案管理的有效性

2.1 保证电子档案保管工作的效率

電子档案在存储时，具有一些特质，这些特质主要是存储介质中具备的，其一是性能稳定，其二是检索方便，其三是显示还原性好。若是存储不在硬盘内，而是在软磁盘内，不能将其作为长期的电子档案保存载体。并且，电子档案在管理时也必须在合适的环境中，具有一定的条件，首先是库房的温度和湿度，只有保持这两个储存库的稳定，才能够实现科学的电子档案管理；其次，电子档案储存的库房必须保持通风，也要保证环境的整洁，确保没有腐蚀性的气体流通，从而保证电子档案的完整性；再次，储存电子档案的地面不能打蜡，也不需要铺地毯，避免滑到损坏电子档案；最后，装电子档案的器具要保持清洁没有灰尘，保证电子档案不受损。同时，在对电子档案进行统一的归档时，要进行分库保管，也要注意不能让电子档案出现划痕或者触摸等情况，在存放时也要注意不能横放，要直立存放，此外，也要杜绝非法软件的使用，避免电子文档交叉病毒感染。

2.2 对电子档案的检测工作和维护工作，要做到不断加强

电子档案的载体介质在稳定性的体现上还不够完备，因此，储存电子档案的硬盘内的磁信息会随着时间的增加而出现衰减情况，可能会出现信息都是或是在读出时，出现错误。因此，相关的工作人员要对电子档案进行定期和不定期的检测和维护，这样才能够在结合电子档案的特点的同时考虑到存放的环境以及设备技术问题，从而制定出更加完善的技术方案，提出相关的维护措施，增加电子档案的检测工作和维护工作的有效性。

2.3 在利用电子档案的过程中，需要注意的问题

工作人员利用电子档案时，要提高意识保护电子档案的信息安全。在电子档案的利用中，对系统的依赖性较强，并且具有重复利用的特性，也便于需要的人员传输，这些特性虽然方便了人们操作，但是却很难做到有效的控制，所以对档案进行管理的工作人员，必须具备良好的心态以及严谨的工作态度，这样才能够在面对突发状况时用最有利的方式来对电子档案的运用进行限制，防止信息的泄露和失真，规避病毒入侵的现象产生。同时也要完善利用制度，严格控制使用的权限和资格审查。

3 结语

本文主要对电子文件的归档与管理进行探析，找出其中可能存在的问题，并提出一些有效的解决措施，从而完善电子档案的相关管理机制，促进我国档案信息化的创新发展。

参考文献：

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料，2011，04，15.

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案， 2014，05，20

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智，2012，12，05.

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案，2013，03，15.