学校各部门人事档案材料归档清单

学校各部门人事档案材料归档清单（精选4篇）

篇1：学校各部门人事档案材料归档清单

学校各部门人事档案材料归档清单

（一）人事处

１、根据需要和上级要求布置填写的干部、工人履历表、各类人员登记表、个人简历材料及简历表，自传和属于自传性质的材料；

2、教职工在不同时期以不同形式形成的考核、考察、鉴定材料；

3、在职人员提高学历、出国留学、三个月以上的进修等过程中所形成的材料，包括报考表、推荐表、学习成绩单、毕业生登记表、鉴定、学历认定、学位授予以及国内进修考核表、出国进修回国人员登记表等材料；

４、录用、聘用干部工作中形成的有关材料：

（1）报考登记表和录用审批表，聘用审批表和合同书、政审结论和有关证明材料；

（2）续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等；

（3）教职工入校毕业生就业报到证、工作分配（调动）介绍信、留学人员回国工作就业报到证；

（4）退（离）休审批表等材料。

５、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：

（1）专业技术职务任职资格申报表（呈报表、评审表）；（2）专业技术资格考试申报表，成绩合格登记表；（3）评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传；（4）聘任（岗）、确认、套改、晋升和解聘专业技术职务（职称）审批表、登记表；

（5）工人技术等级考评审批表。（6）教师资格认定申请表；

６、博士后进出站形成的材料：包括博士后申请表、博管会批件、博士后研究人员工作期满登记表等；

７、办理工资、待遇等工作中形成的材料：（1）见习期、试用期满转正定级审批表；

（2）各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；（3）享受专家特殊津贴的呈报表；

（4）解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

8、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料（1）新入校人员体格检查表等材料；

（2）有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；

（3）办理丧事形成的有关材料；

（4）各种保险等材料。

9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料。

10、奖励活动中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家等先进事迹材料，先进事迹登记表等表彰材料；

11、其它对考察了解使用干部有参考价值的材料；

（二）组织部、统战部

1、干部任免

（1）作为干部任免、调动依据的正式考察材料：包括考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料等；

（2）干部任免审批表，承办部门需在表中注明任免或聘任依据的文件文号、标题、日期等；

（3）后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；

2、党员材料

（1）中国共产党入党志愿书，入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；

（2）党员登记表，民主评议党员的组织意见、登记表；（3）整党工作中不予登记的决定、组织意见；

（4）民主评议认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；

（5）延长预备党员预备期或取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书）；

（6）认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料；

3、党代会的有关材料

4、政协、民主党派代表会代表登记表、加入民主党派的有关材料；

5、表彰奖励活动中形成的有关材料

优秀党务工作者、优秀党员审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

6、干部挂职锻炼考核（鉴定）材料以及优秀人才计划相关归入个人档案材料等；

（三）教务处、研究生院、学科建设办公室、学生工作处、成人教育学院、1、学历学位材料：普通高等教育、成人教育、自学考试报考登记表，入学考试各科成绩，研究生推免生登记表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位材料，毕业证书、学位证书复印件；参加硕士研究生单独考试要有专家推荐表；参加博士研究生考试要有专家推荐书；申请同等学历硕士、博士学位的要有课程进修成绩单、国家统考科目统考成绩单；

2、政审材料：学生学习期间形成的政审表、综合素质测评材料，鉴定表等；

3、奖励及处分材料：学生在学习期间形成的校级（含校级）以上的奖励和处分材料；

4、反映科研学术水平的材料：遴选博士生导师简况表、当选院士的相关材料；

5、奖励活动中形成的有关材料：教学质量奖、教学成果奖、优秀教材奖等先进事迹材料，先进事迹登记表等表彰材料。

6、反映个人教学水平、教学成果的相关材料：如北京市教学名师申报表等材料；

（四）团委

1、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表；

2、退团和超龄离团材料；

3、奖励活动中形成的有关材料：优秀团员、优秀团干部、社会实践先进个人等审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹登记表等表彰材料；

4、共青团代表会等代表登记表；

（五）外事办

1、因公出国（出境）审批表、备案表；

2、在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。

（六）科研处

1、专业成果材料：

（1）创造发明、科研成果鉴定材料；

（2）各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录；

（3）反映学历才识、专业技术方面的登记表及其它材料。

2、各类科技人才申报审批表。

3、表彰奖励材料: 国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、省部级科技奖、中国青年科技奖等呈报表、审批表等表彰材料。

（七）工会

1、学校级以上的职代会、教代会、妇代会等代表登记表。

2、各类先进事迹表彰材料及登记表。

（八）纪委（监察、审计）、保卫处

１、处分决定、免于处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待，对处分决定的意见，查证核实材料，撤消处分的有关材料，通报批评材料；

２、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复；

３、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计材料。

4、法院判决书；

5、表彰奖励活动中形成的有关材料：立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料，包括推荐表、审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表。

（九）相关部门及个人

1、表彰奖励活动中形成的有关材料：包括推荐表、审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表等表彰材料。

2、在职人员进修、自学考试、成人教育、业余学习的申报表、成绩登记表和鉴定材料等。

3、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

4、属于个人行为形成的归档材料。

收集方法

（十）建立干部人事档案材料收集、归档联系制度。

学校各单位都应建立健全送交人事档案材料归档的制度，设联系人一名，负责本单位形成材料的及时收集归档工作。

（十一）干部人事档案材料收集、归档手续。

形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后一个月内，按要求将材料送交人事处档案管理科归档。材料形成部门在移交归档材料时，必须认真填写《档案材料移交清单》，由人事处档案科签收，移交清单需妥善保管以备查。人事处档案管理科发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，要及时通知形成材料的部门办理补送或补办手续。

各单位要严格遵守本规定,同时督促本单位人员将本人现保存的并属于归档的个人材料由本人送交人事处,以便统一管理和利用。

篇2：学校各部门人事档案材料归档清单

为了规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，特根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其实施手册和《重庆财经职业学院档案管理办法》，制定本档案管理制度。

一、党政办公室档案归档范围和保管期限

（一）党务类

1．上级机关召开的会议印发本校的文件或本校负责人在上级机关会议上的发言。（永久）

2．上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、通知。（永久）

3．上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知。（永久）

4．上级机关对本校的调查或检查工作时形成的重要文件。（永久）

5．上级机关召开会议的文件（非专指本校）。（主要文件：长期；一般性简报、发言和参阅材料：短期）

6．上级机关普发的文件。（重要的：永久或长期；一般的：短期）

7．党委工作规章制度。（长期）

8．党代会文件材料：（1）召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（永久）

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信。（长期）

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。（短期）

9．党委会、党委扩大会、党政联席会记录、纪要、决议及会议讨论的文件。（永久）

10．党委向上级有关部门的请示。（永久）

11．党委工作计划、报告（调查报告）、总结（经验总结）。（永久）

12．党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知。（永久）

13．以党委名义召开的工作会议材料。（永久）

14．上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料。（永久）

15．党委书记在校内的重要讲话稿。（永久）

16．党委工作简报、情况反映、工作信息。（永久）17．党委大事记。（永久）18．党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等及声像材料。（永久）

19．党群系统启用新印章的文件和模板及旧印章。（永久）20．党群系统重要统计材料。（永久）

21．党委保密、秘书工作的有关材料。（长期）

22．重要的群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的）。（长期）

23．党委与有关机关联系、协调工作的来往文件。（长期）24．党委下发的文件。（长期或永久）

25．党委各部门、支部上报党委的工作计划、总结、报告、请示以及党委的批复。（长期）

26．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

27．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）行政类

1．上级机关召开会议印发本校的文件或本校负责人在上级机关会议上的发言。（永久）

2．上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、通知、批示、讲话。（永久）

3．上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件。（永久）4．上级机关召开会议的文件（非专指本校）。（主要文件：长期；一般性简报、发言和参阅材料：短期）

5．上级机关普法的重要文件。（永久或长期）

6．代上级和同级机关草拟并被采用的文件底稿及正式发文。（永久）

7．同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示。（永久或长期）

8．同级机关和非隶属机关颁发的非本校主要工作但需要执行的条例、规定、通知等。（短期）

9．学校规章制度。（永久）

10．学校年度或学期工作计划、总结、报告。（永久）11．校长办公会、党政联席会议记录、纪要。（永久）12．校务委员会委员名单、会议记录、纪要。（永久）13．以学校名义发出的通报、通知等文件。（永久）14．全校性的工作会议、座谈会文件。（长期）

15．校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿及声像材料。（长期）

16．本校向上级部门的请示、报告。（永久或长期）17．有关全校性工作的调查材料和经验总结。（永久）18．学年报表、综合统计及统计资料汇编。（永久）19．启用印章的文件及印模。（永久）20．本校历史沿革、情况介绍。（永久）21．本校大事记、年鉴、简报、信息、动态等。（永久）22．党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查工作时的题词、讲话、声像材料等。（永久或长期）

23．学校领导同上级领导有关学校工作的重要来往信件。（长期）

24．学校对外签订的合同、协议。（永久）25．校友会工作材料。（长期）26．校庆工作材料：

（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等。（永久或长期）

（2）校庆活动的一般材料。（长期）

27．学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动材料(包括声像材料）。（长期）

28．学校组织的知名人士治丧活动材料（包括声像材料）。（长期）

29．本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料。（长期）

30．校史工作材料。（长期）

31．群众来信来访文件材料。（长期）32．普选工作材料。（短期）

33．车辆管理的有关材料。（短期）34．学校各部门上报的工作计划、总结、报告、请示，学校的批复。（长期）

35．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

36．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（三）档案工作类

1．上级有关档案工作的文件。（长期）2．学校档案工作规章制度。（长期）

3．本校档案工作计划、报告、总结。（长期）

4．档案概况、发展规划、藏品目录、重要统计。（永久）5．编研成果及出版物。（永久或长期）6．档案销毁报告及销毁清册。（永久）7．档案室指南、全宗介绍。（永久）

8．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

9．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（四）国际交流合作类

1．上级关于外事工作的文件。（长期）2．学校外事工作规章制度。（永久）

3．外事工作统计报表、工作会议材料。（永久）4．上级对出国（境）人员的有关文件材料。（长期）5．中外合作校际交流的协议、合同、纪要材料、备忘录。（永久）

6．师生出国考察、学习、交流的手续、总结报告及相关材料。（长期）

7．参与国际交流的论文、竞赛结果。（长期）

8．本校关于外事工作的计划、总结、报告、请示等文件材料。（永久）

9．本校邀请外国友人来校讲学、访问等活动中形成的文件材料。（长期）

(1)在联系工作中形成的有价值的来往信函、译文、请示上报材料、上级的批复文件、合同或协议、聘书、效果评价、总结等材料。

(2)有代表意义的工作活动照片。(3)专家名册、简历表。

(4)在本校活动期间形成的学术报告材料、论文、授课讲稿等材料。

10．外国留学生工作文件材料。（永久）(1)录取审批材料。

(2)留学生学籍登记表、学籍卡片。(3)教学计划、大纲、安排。(4)学习情况、成绩及评语。(5)学生名册。(6)学生去向及有关材料。

11．本校与外宾互赠礼品的登记册。（长期）

12．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

13．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

二、组织部（宣传部、统战部）档案归档范围和保管期限

（一）组织部

1．上级关于组织工作的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．组织工作规章制度。（永久）

3．本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计。（永久）

4．组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料。（长期）5．本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知。（永久）

6．科级以上干部任免、调动、退休、享受待遇的决定、通知、批复。（永久）

7．校级干部年度考评材料。（永久）8．副处级以上干部名册。（永久）

9．党支部改选报告、审批材料。（长期）10．党支部、支部委员名册。（长期）11．党员名册。（长期）12．发展新党员、预备党员转正和取消资格、党员退党的文件材料。（长期）

13．发展新党员、预备党员转正的名册。（长期）14．党员和党组织情况统计年报表。（永久）

15．党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根。（长期）16．先进党支部、优秀党员和优秀党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料。（永久）

17．出席市级以上党代会代表名单、登记表。（永久）18．表彰优秀党员、干部奖惩、考核、党员干部教育、党校工作形成的文件材料及离休干部材料。（长期）

19．领导班子民主生活会材料。（长期）

20．党委中心组学习计划、总结、会议记录、纪要。（长期）21．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

22．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）宣传部

1．上级关于宣传工作的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．宣传工作规章制度。（长期）

3．本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计。（永久）

4．教职工政治思想工作动态及调查材料。（长期）5．理论学习的决定、通知、计划、总结。（长期）

6．反映本校重大活动的简报、照片、录音、录像、图表。（永久）

7．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

8．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（三）统战部

1．上级关于统战工作的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．统战工作规章制度。（长期）

3．本校统战工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计。（永久）

4．统战工作情况调查、典型材料、统计报表。（永久）5．本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料。（永久）

6．台、港、澳和侨务人员工作材料。（长期）

7．各民主党派成员和负责人名册及有关材料。（长期）8．统战工作重要会议记录。（长期）

9．各民主党派任免干部（本校教职工）的通知。（永久）10．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

11．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

三、教务处档案归档范围和保管期限

（一）综合类

1．上级下达的有关教学工作的文件材料。（普法文件：长期或短期；针对本校的：永久）

2．教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法。（永久）

3．学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、研究报告、简报、总结。（永久）

4．教学检查、评比和各级优秀教学质量评奖材料。（长期）5．本、专科联合办学材料。（长期）6．各类教学工作统计报表。（永久）7．学校教学评估材料。（永久）

8．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

9．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）专业与实验室建设类

1．上级有关专业设置及实验室建设的文件材料。（长期）2．专业、实验室论证、评估、申报、审批材料。（永久）3．重点专业、实验室建设材料。（永久）

4．专业、实验室建设计划、简报、总结材料。（长期）5．专业、实验室建设统计报表。（永久）

6．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（三）继续教育类

1．上级有关成教招生工作的文件材料。（长期）2．成教招生计划、规定、生源计划。（长期）3．成教新生录取材料及新生名单。（长期）

4．成教招生宣传、招生工作计划、总结。（短期）5．专升本的合同、协议。（长期）6．专升本学生名册。（长期）

7．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（四）学籍管理类

1．新生入学登记表。（永久）2．学生学籍卡片。（永久）3．学生成绩总册。（永久）4．在校学生名册。（永久）

5．学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）。（长期）

6．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（五）课堂教学与教学实践类

1．各专业教学计划、教学大纲。（永久）

2．课程建设要求及安排，校历表，课表。（长期）3．专业课程试题库。（长期）

4．典型教案、重要备课记录。（长期）

5．教学实习、顶岗实习计划、总结及有关材料。（短期）6．社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。（短期）7．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（六）教材类

1．自编、主编教材。（长期）

2．各系各专业使用教材目录。（长期）

3．自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集。（长期）4．其他有保存价值的自编参考资料（包括声像材料）。（短期）

5．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

四、学生处档案归档范围和保管期限

（一）学生管理类

1．上级关于学生工作、武装、军训工作的文件。（长期）2．学生工作规章制度。（长期）

3．学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计。（永久）4．学生工作典型调查资料。（长期）

5．学生工作队伍的选拔、管理文件。（长期）6．系学生工作人员名单。（长期）7．勤工俭学的有关资料。（长期）8．奖学金、助学金评选材料。（长期）

9．优秀毕业生、先进班级评选材料。（长期）10．学生违纪处分材料。（永久）11．毕业生集体照片。（永久）12． 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

13．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）招生类

1．上级有关招生工作的文件材料。（长期）2．招生计划、招生章程、生源计划。（长期）3．招生方案、招生宣传、招生工作总结。（短期）4．新生录取材料及新生名单。（长期）

5．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（三）就业类

1．上级有关就业工作的文件材料。（长期）2．大学生就业工作规章制度。（长期）

3．毕业生工作计划、报告、总结、重要统计。（长期）4．毕业生就业方案及调配派遣名册。（永久）5．就业报到证领取登记表。（长期）

6．毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。（长期）

7．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

8．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

五、人事处档案归档范围和保管期限

1．上级机关有关人事、离退休职工管理工作的文件。（长期）2．人事工作规章制度。（长期）3．人事工作计划、报告、请示、总结、调查材料、会议记录。（永久）

4．机构、编制规划、计划、报告及上级批复。（永久）5．校内机构设置、变化的文件材料。（永久）6．干部任免文件及名册。（永久）

7．表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料。（长期）8．处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料。（长期）9．教职工动态月报。（长期）

10．师资培养、管理工作计划、规定、总结。（永久）11．教师进修计划、安排、总结。（长期）12．教师工作量的规定及执行情况。（长期）13．教师业务考核材料。（长期）

14．人事工作各类统计表、报表。（永久）15．教职工名册。（永久）

16．教研室正副主任名册。（长期）

17．教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复。（长期）

18．教职工工资调整材料、名册。（长期）19．教职工转正定级、聘任材料。（长期）20．教职工校内调动材料。（长期）

21．教职工的录用、调入的有关材料。（长期）22．教职工调出的有关资料。（长期）

23．教职工援外和支援边远地区材料。（短期）24．教职工退职、离职和出国的有关材料。（长期）25．教职工复职、除名的处理材料。（长期）

26．教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料。（长期）

27．教职工退休后重新工作的材料。（长期）28．教职工福利工作。（长期）29．教职工商调函件。（长期）30．使用临时工有关材料。（长期）

31．离退休职工管理工作规章制度。（长期）

32．本校离退休职工管理工作计划、报告、总结、重要统计。（永久）

33．离退休职工管理工作情况调查。（长期）

34．其他有保存价值的文件材料、实物、和声像材料。（永久或长期）

35．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

六、科研与发展规划处档案归档范围和保管期限

（一）综合类

1．上级机关有关科研和发展规划工作的文件。（普发文件：长期；针对本校的：永久）

2．上级下达的各类科研计划。（永久）3．科研经费的申请、批复。（永久）4．科研经费使用情况报告。（短期）5．科研项目获奖材料（包括奖状、证书）。（永久）

6．本校职工自编或协编正式出版的专著，核心期刊上发表的论文，国家报纸理论版发表的文章，获奖论文和专著；出版专著、发表论文的年度目录。（长期）

7．科研成果汇编材料。（长期）8．科研年鉴及年报表。（永久）

9．本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件。（长期）

10．本校重要的科技工作会议文件。（长期）

11．学会工作（学术活动）材料。（短期）

12．本校发展规划、计划及上级批复。（永久）

13．其它有保存价值的文件材料、实物和音像材料。（永久或长期）

14．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）完成并通过鉴定的科研课题材料 1．科研准备阶段（1）开题报告与课题调研论证材料。（长期）

（2）任务书、合同、协议书。（永久）

（3）课题研究计划。（长期）

（4）计划执行情况、计划调整或撤销报告。（长期）

（5）课题投资和预决算材料。（短期）

2．研究阶段

（1）研究、考察的各种原始记录（含综合分析材料）久）

（2）研究工作阶段小结、专题报告。（长期）

（3）配套的音像材料、照片及目录。（永久）

3．总结鉴定阶段

（永

。（1）研究报告、技术报告。（永久）

（2）论文专著。（永久）

（3）成果鉴定书、评委意见。（永久）

（4）成果鉴定材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见及证书）。（长期）

（5）推广应用意见。（永久）

4．申报奖励阶段

（1）科研成果登记表、报告表。（永久）

（2）科研成果奖励申报与审批材料。（永久）

（3）科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件。（永久）

（4）专利申请书或证书原件。（永久）

（5）成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料。（永久）

5．取得负效果或因故中断重要课题的科研文件材料。（长期）

6．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

七、财务处档案归档范围和保管期限

（一）财会综合

1．上级有关财务会计工作的文件材料。（永久）

2．财务工作规章制度、工作计划、总结等材料。（长期）3．会计移交清册、财会档案销毁清册。（长期）

4．财会档案移交保管清册、报上级主管部门统计报表。（永久）

（二）会计报表。（永久）

（三）会计帐簿。（永久）

（四）会计凭证。（永久）

（五）工资清册。（永久）

（六）与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

八、资产与后勤管理处

（一）资产、后勤管理类 1．上级有关资产管理、后勤管理工作的文件。（长期）2．资产管理、后勤管理工作规章制度。（长期）

3．本校资产与后勤管理工作计划、报告、决定、总结、重要统计。（长期）

4．房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结。（长期）5．校内房屋及水、电、气等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料。（永久）

6．本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图。（永久）

7．有关土地、房屋纠纷的来往文书及处理结果。（永久）8．房屋产权证书。（永久）

9．教职工住房产权管理的工作材料。（永久）

10．防震、防汛、三废治理工作的文件材料。（永久）11．爱国卫生、计划生育和保健工作计划、总结、规定、通知等文件。（长期）

12．师生员工健康状况调查材料及统计表。（永久）13．学院车辆的登记证书等资料。（长期）14．食堂管理工作的有关材料。（短期）15．校园绿化工作的有关材料。（短期）

16．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料（永久或长期）

17．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）基建类

1．上级有关基建工作的文件。（长期）2．基建工作计划、总结。（长期）

3．基建工作总规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明。（永久）

4．有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图（与基建项目共存）。（长期）

5．基建工程统计表及财务预、决算表。（长期）6．基建工作年度统计报表。（永久）

7．学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料。（永久）8．土地施工文件。

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要。（短期）

（2）施工组织技术、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺。（长期）

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定。（长期）（4）建筑材料实验报告。（长期）

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批。（永久）（6）土建施工定位测量地质勘察。（永久）

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图。（永久）（8）隐藏工程验收记录。（永久）（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告。（永久）

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定。（长期）（11）交工验收记录证明。（长期）

（12）竣工报告、竣工验收报告。（永久）9．设备及管线安装施工文件。

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。（短期）

（2）设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、设备代用审批。（长期）

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录。（长期）（4）隐藏工程检查验收记录。（长期）（5）强度、密闭性试验报告。（长期）（6）设备调试记录。（短期）

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告。（长期）

（8）系统调试、试验记录。（长期）

（9）管线清洗、通水、清毒记录。（短期）（10）管线标高位置，坡度测量记录。（长期）

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定。（长期）（12）竣工报告、竣工验收报告。（长期）10．电气、仪表安装施工文件。

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审。（短期）

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批。（长期）

（3）调试、整定记录。（长期）（4）性能测试和校核。（长期）

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告。（（6）操作、联动试验。（短期）（7）电气装置交接记录。（短期）

（8）中间交工验收记录、工程质量评定。（长期）（9）竣工报告、竣工验收报告（长期）11．基建项目竣工验收。（1）竣工验收报告。（永久）（2）全部竣工图纸。（永久）（3）质量评审材料。（永久）（4）工程现场声像材料。（永久）（5）竣工验收会议决议文件。（永久）12．基建项目财务器材管理。

（1）财务计划、年度计划。（短期）（2）工程概要、预算、决算。（永久）（3）主要材料消耗、器材管理。（短期）（4）交付使用的固定资产。（永久）

长期）13．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

九、保卫处档案归档范围和保管期限

1．上级有关安全保卫、人防、民兵工作的文件。（长期）2．保卫工作规章制度。（长期）

3．本校安全保卫工作计划、报告、预案、总结、调查材料、重要统计。（长期）

4．本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书。（长期）

5．本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复。（长期）

6．要害部门的安全保卫、消防工作材料。（长期）7．保卫工作简报。（长期）

8．社会治安综合治理材料。（长期）

9．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料（永久或长期）

10．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十、纪检监察处（审计处）档案归档范围和保管期限

（一）纪检监察类

1．上级纪委关于纪检、监察工作的文件。（普发的：长期或短期，针对本校的：永久）

2．纪委、监察工作规章制度。（长期）3．纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计。（永久）

4．纪委、监察会议记录。（长期）5．党员处分、复查材料。（长期）

6．群众来信来访及处理意见（有领导批示或处理结果的）。（短期）

7．纪委、监察室立案调查、处理的材料。（长期）8．学校纪委发出的文件。（永久或长期）

9．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料（永久或长期）

10．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

（二）审计类

1．上级有关审计工作的文件。（长期）2．审计工作规章制度。（长期）

3．审计工作计划、报告、决定、总结。（长期）4．审计工作统计年报及重要报表。（长期）

5．审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，以及审计意见书和移交处理书等审计公文。（长期）

6．审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿。（长期）7．审计工作方案，检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。（长期）

8．有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录。（长期）9．重要的来信来访和来访记录。（长期）

10．扣交款和停止拨款，冻结银行账号通知书和回执。（长期）11．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

12．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十一、图书馆档案归档范围和保管期限 1．上级有关图书馆工作的文件。（长期）2．图书馆工作规章制度。（长期）

3．图书馆工作计划、报告、决定、总结。（长期）

4．图书馆概况、发展规划、藏书目录、重要统计。（长久）5．图书馆在国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册。（长期）

6．校外交流的有关材料。（长期）

7．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

8．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十二、校园扩建指挥部办公室档案归档范围和保管期限 1．项目建议书及上级批复。（永久）2．可行性研究报告。（永久）3．项目评估。（永久）

4．环境预测、调查报告。（永久）5．设计任务书及计划任务书

6．工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明。（永久）

7．地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。（永久）

8．初步设计。（永久）9．技术设计。（永久）10．施工图设计。（长期）

11．技术秘密材料、专利文件。（永久）12．关键技术实验。（永久）13．总体规划设计。（永久）

14．承包合同、协议书、招标、投标、租凭文件。（永久）15．施工资质。（永久）

16．环保三同时，消防卫生等条件，水电气供应协议书。（永久）

17．征地批准文件、签订的合同、协议书及土地证书、红线图、拆迁补偿协议。（永久）

18．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

19．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十三、工会档案归档范围和保管期限

1．上级有关工会工作的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．工会工作规章制度。（长期）

3．工会工作计划、报告、决定、总结、重要通知、重要统计。（永久）

4．教职工代表大会的有关文件：

（1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要的声像材料。（永久）

（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果。（长期）

（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证。（短期）

5．表彰工会先进集体和个人的材料、名单。（长期）6．处分会员的有关资料。（长期）

7．工会委员会会议记录、纪要。（短期）

8．工会会员名册及基层工会干部名册。（长期）9． 妇女工作材料。（长期）

10．学校工会发出的文件。（永久或长期）

11．其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）12．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十四、数字校园建设与管理中心档案归档范围和保管期限 1．上级有关数字校园建设管理的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．数字校园建设与管理规章制度。（长期）

3．数字校园建设管理工作计划、报告、总结、重要通知。（永久）

4．校园网的规划设计材料。（永久）

5．校园网络安全与环境安全建设的文件材料。（长期）6．校园网络建设工作会议记录、纪要、简报。（长期）7．校园网络建设工作统计材料。（永久）

8．网络舆情监控记录及事件处理材料。（长期）

9．其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

10．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十五、团委档案归档范围和保管期限

1．上级关于共青团工作的文件。（普发的：长期或短期；针对本校的：永久）

2．共青团工作规章制度。（长期）

3．团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计。（永久）4．团委会、学代会文件：（1）召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的决议和上级批复、重要的声像材料。（永久）

（2）大会议程、纪要、简报、重要贺信、贺电、提案。（长期）

（3）筹备工作计划、总结、会议工作组材料。（长期）5．团委、团总支、团支部、学生会干部任免通知。（长期）6．团组织、专职团干部统计年报。（永久）

7．团委工作典型调查材料、优秀团员资料。（长期）8．表彰和奖励先进团支部、优秀团员的资料。（长期）9．处分团员的材料及复查材料。（长期）10．批准人团、离团材料及名单。（长期）11．团干部名单。（长期）12．团员名册。（长期）13．团委会议记录。（长期）14．学生会文件、材料。（长期）

15．本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料。（长期）16．各团总支的有关资料。（长期）

17．团委牵头组织重大活动的有关材料。（长期）18．社团活动、社会实践有关材料。（长期）19．校团委发出的文件。（永久或长期）20．其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

21．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十六、教学系（部）档案归档范围和保管期限 1．上级关于本校教学工作的文件。（长期）2．工作计划、决定、报告、总结。（永久）3．统计材料。（永久）

4．教学规划、实施计划、会议记录、研究报告。（永久）5．本校有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复、实验室建设计划、总结材料、实验室统计报表。（永久或长期）

6．有关学籍管理的规定、办法。（长期）7．学生学籍表（卡）及成绩表。（永久）

8．学生学籍变更材料（升级、留学、转学、复学、退学）。（长期）

9．学生奖惩材料。（长期）

10．教学计划、方案、大纲。（长期）11．毕业生合影照片及底片。（永久）12．审核发放毕业证书名册。（永久）

13．与外单位签订的协议书、合同书。（长期）14．教学检查、评估和教学质量奖惩材料。（长期）

15．联合办学、非学历教育的培训班、进修班材料。（长期）16．课堂教学材料、课程进度表。（短期）17．教师教案。（长期）18．优秀实习报告。（短期）

19．本专业教学检查、调查材料及总结。（短期）20．教师工作量核算、登记材料。（短期）

21．各类短训班、进修班、专业证书班学员名册、成绩单及发放结业证书审批表。（长期）

22．其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料。（永久或长期）

23．与以上内容相对应的电子文件（以光盘形式归档）。

十七、本制度由党政办公室负责解释。

篇3：学校各部门人事档案材料归档清单

3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。

二、笔者的几点认识

1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。

(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。

(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。

2. 适当开放部分档案内容。

由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.

篇4：学校各部门人事档案材料归档清单

关键词：高等学校;学生人事档案;归档范围

Abstract： This paper introduced the existing rules of filingscope of university students personnel archives in China， analyzed that the scope offiling of university students personnel archives lacks of authority、standardability、and guidance under existing rules， proposed principlesthat filing content of studentspersonnelarchives should link up with carders personnel archives、scope of filing of studentspersonnelarchives should be launched around students activities， etc， suggested that the scope of filing of university students personnel archives should be divided into five aspects， such as， admission materials、university materials、organization materials、abroad materials、and other materials.

Key words： Institution of higher education  ;Students personnel archives; Scope of filing

学生人事档案，记述和反映学生个人在成长过程中的经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。正确划分学生人事档案材料的归档范围，科学管理学生人事档案，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。学生人事档案是高校档案工作的重要组成部分，“在我国近代高等教育历史上，既有学生档案之名，也有学生档案之实”，^[1]同时也是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。因此，在高校档案管理中，学生人事档案应为高校档案管理中的重要内容之一。通过划分专门的高校学生人事档案的归档范围，指导全国性高校学生人事档案的管理工作。

1  高校学生人事档案材料归档范围的现行规定

1.1  教育部、国家档案局关于学生人事档案材料归档的规定。目前我国没有制定全国性的学生人事档案的管理办法，但教育部和国家档案局2008年制定的《高等学校档案管理办法》（第27号令）与国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）相比，在原有归档范围的基础上增加了学生类档案。其第十五条关于高等学校文件材料的归档范围第3款专门设定了学生类档案的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。 ^[2]这也是目前唯一能体现全国性的关于学生人事档案归档范围的规定，但这一规定并没有说明是学生的人事档案，更没有说明学生类档案管理的最终去向。

1.2  省级政府部门关于学生人事档案材料归档的规定。全国31个省、自治区、直辖市中（不含港、澳、台），只有四川省教育厅于2007年颁布了《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）（川教[2007]26号），对高校学生档案的管理作出具体的规定，对全省高校的学生档案管理起了指导性作用。此外，有些省、自治区、直辖市根据《高等学校档案管理办法》制定了实施细则，关于学生档案的归档范围只是沿用了《高等学校档案管理办法》的规定，没有新意。也有个别省印发了高校毕业生档案管理的文件，如江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号），但归档范围并不准确、完整。

《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）与《高等学校档案管理办法》相比，增加了出国留学材料和有工作经历的个人人事档案材料。其第三章第十条把学生档案的归档范围分成十大类，具体为“第一类 学生登记表、毕业生登记表;第二类 鉴定、考核、考察材料;第三类 学生成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料;第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）;第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）;第七类 出国留学材料;第八类 学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;第九类 有工作经历的个人人事档案材料;第十类 其他可供学校及社会录用人才时参考的材料”。^[3]

江苏省教育厅、江苏省档案局印发的《江苏省高等学校档案管理办法》（苏教规〔2012〕5号）关于高校学生人事档案材料的归档范围作了详细的规定，与《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）相比，学生人事档案的文件材料归档范围增加了高考档案材料，如体检表、高考报名登记表、志愿卡。此外，把学生人事细分为本专科生新生、本专科毕业生、硕士毕业生和博士毕业生。如“硕士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读硕士研究生登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。博士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读博士学位研究生登记表、专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等”。^[4]

江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号）规定高校毕业生归入档案的材料有八大类：（1）《毕业生登记表》;（2）学习成绩登记表;（3）奖惩情况;（4）学位授予证明;（5）入党（团）志愿书等;（6）毕业离校前体检结果;（7）《就业通知书》;（8）其他需要归档的材料。

1.3  校级关于学生人事档案材料归档的规定。据教育部统计资料表明，目前全国高等学校共计达到2845所，其中普通高校有2553所。这么多的高校中制定学生人事档案归档范围的高校不足1/10，部属院校中主要有武汉大学、浙江大学、北京师范大学、东南大学、中国农业大学等。许多高校把学生人事档案按照其形成阶段来划分为本科生、硕士研究生和博士研究生三个阶段，每一个阶段均包含三大方面：新生入学档案材料、在校期间形成的档案材料和毕业档案材料，如《北京师范大学学生人事档案管理办法》（试行）。也有高校按照学生人事档案的内容划分，如《浙江大学学生档案管理暂行办法》把学生人事档案归档范围细分为十六个大类：登记表、高考当前信息、各类鉴定（考核、考察）材料、学籍材料、党团材料、军训材料、奖励材料、处分材料、出国留学材料、体检材料、实习（社会实践）材料、资格证书材料、等级证书材料、就业通知书、助学贷款材料和其他可供学校及社会录用人才时参考的材料。

2  现有规定中归档范围存在的问题

2.1  缺少权威性。目前全国关于专门档案管理的文件并不缺少，如中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号），财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号），国家档案局、水利部、国家能源局印发的《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）等，但没有专门的学生档案管理规定。教育部、国家档案局印发的《办法》虽然增加了“学生类”档案，从其包含的内容来看，并没有完全反映学生在德、能、智、体等各种方面的活动。

2.2  缺少规范性。《高等学校档案管理办法》增加了学生类档案，有些省、自治区、直辖市制定了学生档案的管理办法或相关文件，许多高校也印发学生档案的管理文件，但并不规范。如《高等学校档案管理办法》中的学生类档案，其归档范围与教学类、科研类、党群类、行政类等类别的档案相比，显得不协调。因为其他类别的档案是由高校档案管理部门收集、保管和利用，而学生类档案是归档随人走，最终要转递到学生就业单位或人才市场。显然，学生类档案应该单独制定管理办法。《江苏省高等学校档案管理办法》中对学生类档案作了明确的划分，提出“学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料;另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理”。

2.3  缺少指导性。2015年全国高校应届毕业生总量为749万左右。这么多高校的学生档案管理没有一个统一的指导性文件，许多高校各自为政，学生人事档案材料的归档范围五花八门。而《高等学校档案管理办法》虽然增加了学生类档案，但归档范围并不全面，如学生实习（实践）材料、出国材料等都不在此列，尤其是毕业生重要的材料——《就业通知书》（或《就业报到证》）存根也明确在归档范围内。而《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》中的表述与此相比并不一致，对全省高校而言，缺少执行力，没有指导价值。

3  学生档案归档范围确定的原则

3.1  学生人事档案归档的内容应与干部人事档案衔接。高校学生档案作为干部人事档案的重要组成部分，其归档的内容应与干部人事档案归档的要求相吻合。中共中央组织部2009年印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）把干部人事档案归档的类别划分为25大类，其中与高校学生档案有关的有10大类，分别是履历材料、考察（考核、鉴定）材料、学历学位材料、职业（任职）资格材料、党团组织材料、表彰奖励材料、涉纪涉法材料、出国（境）材料、健康材料和其他材料（毕业生就业报到证）。高校学生档案的收集、整理应围绕这些类别展开。

3.2  学生人事档案归档的范围应围绕学生的各项活动而展开。高校学生人事档案反映的是学生在校期间参与各项活动的历史记录，不仅记录其学习成绩，而且也记录德育、体育、美育等方面的活动，全面而又真实地记录人才成长历程。高校学生人事档案的管理是一项系统性工程，高校各部门都有责任、有义务详尽记录学生在校期间的成长历程。现有的归档范围独自为政，不够系统，不够全面。既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对学生有全面准确的了解。所以，当前应根据大学生（研究生）学习、科研、生活、工作的特点，补充、扩大高校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征，更好地为学生的成长成才服务，为高校的各项管理服务，为社会选拔优秀人才服务。

4  学生档案归档范围的建议

根据《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》等规章、文件的要求，建议高校学生人事档案材料的归档范围从五个方面考虑，入学材料和高考材料、大学（研究生）材料、组织材料、出国材料和其他材料。

4.1  入学材料。招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中（职中、中专）学籍卡、高中（职中、中专）毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩单等材料;招收入学的研究生除原有个人档案应有材料外，还应有报考攻读硕士学位研究生登记表（含录取为直接攻博生）、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表、报考博士学位和单独考试的硕士学位研究生的专家推荐表等材料。

4.2  大学（研究生）材料。这一部分材料是整个归档范围的核心内容，主要有八个方面：一是学习成绩材料：大学、硕士、博士等各学习阶段各类课程的学习成绩登记表等材料。二是学籍材料：各大学、硕士、博士等学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料（注：有些高校这两类材料合为学籍卡）。三是鉴定材料：组织上对学生本人的各种鉴定表等材料。四是实习（实践）材料：大学、硕士、博士等各学习阶段实习（实践）报告、总结及成绩等材料。五是毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表、毕业生（毕业研究生）就业通知书（就业报到证）等材料。六是学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料（这部分材料有些高校与毕业生登记表合在一起，或者与学籍卡合二为一）。七是奖惩材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀共产党员、优秀团干部、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料;处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）。八是体检材料：入学体检表、毕业体检表等材料。

4.3  组织材料。入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。入团材料基本上在初中形成，也有少量学生的入团材料是在高中、大学阶段形成。入党材料最早在高中形成，大部分学生是在本科阶段或研究生阶段形成。

4.4  出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

4.5  其他材料。入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料以及具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

总之，要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》的要求，把高校学生人事档案作为一项重要的工作来抓，准确、科学划分其归档范围，全面收集高校学生人事档案材料，追补缺失的档案材料，切实把反映高校学生德、能、勤、绩等方面的材料，及时收集归档，提升高校学生人事档案的利用价值。

*本文为2014年度江苏省档案局科技项目《就业视角下高校学生档案服务体系建设研究》（项目编号：2014-12）、2013年江苏省高校档案研究会科研课题《加强高校学生档案服务功能的研究》（项目编号：JSGDF2013-21）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M] .北京：高等教育出版社，2010：49.

[2]教育部、国家档案局. 高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//www.china.com.cn/policy/txt/2008-09/12/content_16441222.htm

[3]四川省教育厅. 四川省普通高等学校学生档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//archives.scu.edu.cn/detail.asp？id=627

[4]江苏省教育厅、江苏省档案局. 江苏省高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html