1办公邮件管理制度

1办公邮件管理制度（精选8篇）

篇1：1办公邮件管理制度

办公邮件管理办法

目的：为了方便部门之前的沟通，工作联络，规范管理 范围：公司各部门 责任：后勤管理人员 内容：

一、邮箱的申请、设置、注销：

1、申请：公司现阶段统一使用163邮箱做为公司的临时办公邮箱。

2、设置：邮箱开通后应立即修改密码，将随信签名设置成姓名、公司、地址、办公室电话、传真、移动电话、公司网址的格式。

3、注销：邮箱用户离开公司时，将公司邮箱交与行政部进行注销。

二、邮件的撰写：

1、善用主题栏：主题栏应该写明电子邮件的主旨，让收件人在未打开邮件就能知道邮件的主旨，是否具有急迫性．并且便于以后查询，主题栏过于模糊，容易遭到收件人忽略，甚至删除。

2、正文部分的撰写：应直接切入重点，尽可能直接说明主旨，言简意赅，一个事情一点，一个问题一点，让收件人一目了然，尽量避免长篇大论。3、邮件的发送：

（1）收件人规定：收件人为发件人所在部门的负责人，与此事件有关责任人和连带人。要慎选收件人，只发送邮件给相关者，严禁非经授权将公司信息、机密文件传送给非相关职务的员工。

（2）发送前检查：在发送邮件前，确定邮件中有无错字、标点符号使用是否有误，以及是否将所需附件附上。

（3）发送后检查：检查已发送邮件是否成功发送，或再将第二点的内容核实一遍，如有错误应重新再发；邮件发送后，还应注意是否有系统退回邮件。

4、邮件的接收与答复：

（1）每天上班后的第一件事就是收发邮件，及时处理邮件，所收到的每封工作邮件都需尽量当日答复，如不能当日答复的需说明情况。

5、邮箱的使用管理：

（1）最大化利用好邮箱，尽量无纸化办公，减少使用打印机、复印机的频率。

（2）邮箱用户应将有用的邮件做好备份，定期进行邮箱清理，以确保整个电子邮件和该信箱之正常运作和顺畅。

（3）邮箱账户仅限本人使用，禁止将本人账户转借他人使用或借用他人账户。（4）经常对电脑作杀毒处理，以免将带毒邮件发送给他人。（5）遵守所有与电子邮件有关的网络协议、规定和程序。

6、邮箱的工作内容：

（1）工作日志、周志、月总结：（具体规定参照工作日志管理制度）（4）合同评审：各类合同经过各部门领导评审通过后才能签订合同。（5）请款审批：董事长或相关领导不在公司，而又急需支付的各类款项，通过本部门领导、财务部，副总、董事长邮件回复后，可以先行支付，等需要签字的领导回公司后再另行补签。（6）各类需要沟通的文件、需要留有相关凭证的问题处理。

7、附则

（1）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。浙江开华农业开发有限公司

篇2：1办公邮件管理制度

为了规范邮件、快递的收发业务管理，合理的控制物流成本，方便公司文件及物品快速送达，提高办公效率，明确责任，特制定本办法。2 适用范围

公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等的快递物品管理。3 职责与分工

3.1 各部门负责本部门的快递收、发及账务管理工作。3.2 行政管理部负责月底账务汇总及报账工作。3.3 财务资产部负责快递费用审核检查。

3.3由公司门卫室负责签收的快递，门卫负责保管。4 寄件流程

准备寄件物品→选择快递公司→填写快递单→包装→寄送→保存单据 5 流程说明

5.1 准备寄件物品信息：仔细核对所寄物品。

5.2选择快递公司：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度、合理、准备地选择性价比高的快递公司（联系方式：见附件1）。

5.3 填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（如收件人、收件人地址、联系电话、寄件人、寄件人地址等），并在运单号后面空白处签上部门，以便核对。

5.4 包装：根据所寄物品的类型，按照快递物品包装要求进行包装。如文件类的物品，放入快件袋即可；易碎物品，要用柔软的物料包裹好，再放入快递箱，若物品不止一件，还要分别用海绵、瓦楞纸等物包扎；贵重物品，要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料填塞，箱外再用坚韧的纸或者用布包装。

5.5 寄送：寄件人将包装好的快递交给提前联系好的快递员寄出。5.6

保存单据：寄件人需将所有寄件的快递单保管好，便于对账和查询。6 寄件相关规定

6.1所有需寄出的快递由本部门自行负责。

6.2 物品分类：普通件（如资料、票据、普通文件、普通样品与配件、一般物品等）；紧急件（如急需发送的物品）；贵重件（如贵重物品（价值500元以上）、重要资料、文件（如证件）等）；超重件（重量超过1KG的物品）。6.3快递公司选择参考表：普通件：邮政或申通（普通信函、贺卡、无时间限制的均选邮政，以平信方式邮寄）；紧急件：顺风快递或EMS；贵重件：邮政或顺风快递；超重件：邮政收件相关规定

7.1 所有外来快递原则上由收件人本人到门卫室签字接收，邮递员不允许进入公司内部，若收件人不在，可电话通知本部门其他人员代为签收。7.2 如遇周六、周日、下班时间或节假日期间，除贵重物品、公司私密文件外，不需支付到付快递费的收件，可由公司门卫室人员代为签收，需要支付到付快递费的收件，应及时联系收件人或收件部门签收。

7.3 门卫室代为签收的所有快递，必须在《快递接收登记薄》（见附件2）上

登记，并在门卫室门口小黑板上公布收件人姓名，由收件人本人到门卫室签字领取。

7.4 门卫室代为签收的所有快递，门卫要检查有无开封、损坏现象，如有开封、损坏，门卫负责通知快递接受部门或接收人，部门指派人员到门卫室查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。

7.5 由门卫室代为签收的信件、包裹，在公布后五个工作日内必须取走，超过五个工作日按退回处理。8 遗损件索赔

8.1 寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应

9.4

快递费用均挂到各部门管理成本，各部门负责人应做好此项费用成本的费用预算支出

9.5

对于每月快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交总经理确认后报审计监察部备案。10 处理、处罚与考核规定

10.1 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5倍处罚。10.2 严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。11 解释权归属和施行日期

本办法解释权归行政管理部，自发布之日起施行。12 附件

篇3：1办公邮件管理制度

一、准备工作

准备一个Word2003文档, 命名为“主文档”, 格式如图1-1所示;准备一个Excel文档, 命名为“数据源”, 格式如图1-2所示;准备学生一寸照片;并将它们放入同一个文件夹内管理。

二、操作过程

1. 打开“主文档”, 选择菜单“视图—工具栏—邮件合并”, 弹出“邮件合并”工具条。设置文档类型为目录, 这样可以在同一张A4纸中打印多份学生准考证, 便于节省耗材。

2. 设置数据源。选择“打开数据源”按钮, 在弹出的对话框中选择之前备好的excel文档“数据源”。

3. 插入excel数据。选择“插入域”按钮, 在弹出的对话框中分别将相应的字段放入姓名、考生号、身份证号、考试地点、座位号显示位置即可。

4. 插入域“Includepicture”。选择菜单“插入—域—in-cludepicture”, 然后调整好该域的大小。

5. 插入照片地址。选中照片显示处的图片域, 按下alt+F9快捷键, 然后选中代码中的“1”, 选择“插入域”按钮, 将字段“照片地址”插入, 再alt+F9刷新即可 (切记代码不可手工输入, 否则无效果) 。

6. 合并。按下“合并到新文档”按钮, 根据对话框提示选择需要合并的数据, 即可生一个新的文档, 按下alt+A快捷键, 再按ctrl+S键保存该新文档至上述所建的文件夹内。若要显示照片, 则还需按下alt+F9, 到此大功告成。

7. 打印输出。检查无误后可一次性全部打印, 再也不用一份一份编辑打印了。

三、常见问题

1. 为什么学生照片不显示?答:该情况是找不到照片, 所以要确保照片地址正确, 建议照片放于根目录。

2. 为什么总是显示同一张照片?答:因为在合并到新文档之前进行了保存操作, 应该之后再保存。

3. 为什么设置了目录类型还是一页只显示了一条记录?答:应该在主文档内容最后一行, 插入空白行, 以便与其他记录间隔。

4. 如何设置插入域的字体大小?答:只要选中域, 然后设置字体大小, 合并后所有字体同样大小。

摘要：在日常工作中, 常常需要编辑大量格式一致, 数据字段相同, 却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件, 虽然每份文件只需修改个别数据, 一旦份数比较多, 就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作, 都因为数据量较多而损耗大量的工作时间, 有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印, 迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。

关键词：word2003,邮件合并,批量打印

参考文献

篇4：商务电子邮件写作注意事项(1)

如何写好商务电子邮件，这一直是商界人士感到棘手的问题。因此，笔者结合自己多年来的商务英语写作教学和外企商务英语培训经验，参考了大量的国内外相关资料，并吸收了诸多的网络上最新的商务邮件写作信息，从电子邮件的词法、句法、语态、语言风格、篇章结构等方面总结出了十六条写作注意事项：避免措辞拖沓冗长、累赘重复；使用简单词汇；避免使用有性别歧视的词汇；尽量少用陈词滥调及商业行话；避免使用意思模糊的表达；避免使用否定的表达；措辞礼貌得体；为对方着想；多使用主动语态；多使用短句；使用现代商务英语；风格自然、口语化；缩短或删除寒暄及不切题的段落；开头表明写作目的；结尾避免画蛇添足；使用小段落。本文提供了前八项，另外八条注意事项将在本文的姊妹篇《商务电子邮件写作的基本原则（2）》提出。

避免措辞拖沓冗长、累赘重复（Avoid wordy and redundant phrases）

商务电子邮件的措辞应简洁明了，若用过多词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，显然会使写作的内容拖沓冗长，观点模糊，更会浪费读者的时间。以下分别从“wordy”（拖沓冗长）和“redundant”（累赘重复）两方面举例说明。

Wordy（冗长）

at this point in time

in compliance with your request

in the event that

Concise（简洁）

now

at your request

if

以上例子说明，商务电子邮件中应尽量多用简洁的语言，使传达的信息直接、一目了然。此外，诸如“free gift”，“foreign imports”等词汇也过于累赘，有重复感。“gift”本身就是免费的，不需再加“free”，同样“imports”也是来自国外的，无须再加上“foreign”。请看以下例子，左边有累赘重复感，右边简洁明了，符合现代商务电子邮件标准：

Redundancy（重复）

actual experience

basic essentials

final outcome

Concise（简洁）

experience

basics

outcome

使用小词汇（Use small words）

初学商务邮件写作时，一般人会认为用词越难越好，越正式越好。殊不知现代商务邮件写作要求多使用简单的小词。一封措辞复杂、晦涩难懂的商务电子邮件只会浪费对方的更多时间，结果适得其反，因为对方看不懂或没有太多时间来欣赏你的文采，很可能会将你的邮件扔到垃圾箱。在商务活动中，商务电子邮件的目的是为了沟通，传达信息并尽量说服对方，并不是向对方展示自己的文采。请看以下例子，右边的小词短小精悍，词义清晰易懂。

Big words（用词过大）

commencement

currently

facilitate

Small words（短小精悍）

start

now

help

避免使用有性别歧视的词汇（Avoid sexist language）

现代社会中，随着女性的地位不断上升，越来越多的女性，尤其是女权运动主义者对含有性别歧视的字眼很敏感。如今女性在商界所起的作用并不亚于男性，在商务沟通中，承认这一事实是一明智的选择。商务邮件中尽量避免使用有性别歧视的词语，这对沟通双方都有利。以下例子中，左边不可取，右边符合现代商务电子邮件的趋势：

Improper（不妥）

businessman

chairman

salesman

Proper（恰当）

businessperson (businesspeople)

chairperson

salesperson

在实际商务电子邮件中，可采取多种办法来避免性别歧视，如：

１） 使用具体名词，不用代词。如：“Typically, a manager will call a meeting.”

２） 使用名词的复数形式。如：“Employees must decide for themselves.” 而句子“Each employee must decide for himself.”则含有性别歧视。

３） 用第二人称代词“you”代替有性别歧视的词语。如：“You must sell three cars every month.”而“All salesmen must sell three cars every month.”有性别歧视。

４） 采用“he or she”的形式。如：“A manager must make sure that he or she do the right job.”

尽量少用陈词滥调及商业行话（Use less clichés and jargon）

陈词滥调（clichés）指的是那些由于使用过于频繁而失去原来新鲜感和魅力的词语。如：“first and foremost”，“last but not least”等，虽然这些表达不会太陈旧，但由于用的太频繁而成为陈词滥调。类似的表达还有：“bottom line，beyond the shadow of a doubt，bury the hatchet，state of the art，hit the nail on the head，take the ball and run with it”。

商业行话（jargon）指某一特定行业人群使用的语言。几乎每一行业都有自己的行话。在商务电子邮件中，应尽可能使用同义词来取代商业行话，避免产生误解。以下是一些常见的商业行话（左边）及其同义表达（右边）。

Jargon（行话）

deplane

in-service

interface

Synonymous expressions（同义表达）

get off the plane

provide on-the-job training

talk with

避免使用意思模糊的表达（Avoid vague expressions）

商务邮件写作中，有时会出现一些模棱两可的词或短语，这种表达无疑会使读者产生误解，影响商务沟通。因此，商务邮件写作的措辞应具体化，结构清晰，内容清楚。使用特定、具体的表达能让读者在大脑中形成一副形象、生动的画面；而含糊其词只会使读者不识庐山真面目。有些商人由于图方便常使用一些笼统、模糊的词语，导致商务沟通障碍。譬如：“Our contract will be finalized next week?”中的“finalized”意思不够明确，合同下周签好，还是合同书下周将拟定好，或是下周同意签约，读者不知其解。商务电子邮件中，类似表达应予以杜绝。以下还列举了一些模糊表达（左边）及其修改（右边）。

Vague（模糊）

1. Does wholesale have a positive impact?

2.This will give us enough time to reach some meaningful conclusions.

Concrete（具体）

1. Does wholesale increase our profits.

2.This will give us enough time to determine our budget.

避免使用否定的表达（Avoid negative wording）

人们经常在生气时或抱怨时使用否定的词或短语，这种表达常隐含对读者批评或责备，因此不利于商务沟通。商务邮件中应采用具有积极肯定的意义的词语，尽量避免使用否定的表达。即便是想批评对方，也不应在措辞上表露出来，应采用委婉或积极的语气和语言，以便对方更好的接受。因为商务沟通的目的不是为了批评或责备对方，也不是故意让对方感到内疚，真正的目的是为了提供信息或劝说对方采取有益的行动，解决问题。

譬如：“You did not send us your L/C by the end of the month.”一句中的“did not”就含有责备的语气，暗示对方无能。再如：“Your lack of carefulness is the cause of the problem.”中的“lack of”则传达了对对方的严重不满。这两个例句可分别修改为：“Could you please send us your L/C by the end of this month?”和“We would appreciate it if you could solve the problem for us.” 下列句子分别是否定（左边）与肯定（右边）表达的对比：

Negative（否定）

1. This email is concerning your inability to remit payment on our invoice.

2. The pricing scheme you suggested for this product is not practical.

Positive（肯定）

1. Did you receive our invoice?

2. If we can increase the profit by 10 percent, the pricing scheme you suggested could work.

措辞礼貌得体（Use courteous expressions）

礼貌是商务邮件写作中的基本原则，无论何时，只要有必要，别忘了说“Thank you”、“Would you please...”、“We would appreciate it...”等。但是，邮件写作中的礼貌不仅仅是对以上所列举之词的适时运用，还应注意其他有碍礼貌的几个弊病，如：避免不信任；避免指责；避免居高临下等。以下分别举例说明。

（一）避免不信任（Avoid suspicion）

诸如“If what you said is correct...”、“If that is as you claimed...”等之类语句往往让人觉得你是在怀疑对方的可信度。这样不利于激发对方为你做出有益的举动。试比较下列例句，右边比左边更妥当：

Improper（不妥）

1. We received the email of 7 May in which you claimed that the robot was faulty at the time of purchase.

2. If the commodities were damaged in transit, as you allege, we will be responsible for them.

Proper（恰当）

1. We have noticed in your email of 7 May that the machine was faulty at the time of purchase.

2. As you mentioned the commodities were damaged in transit, we will be responsible for them.

（二）避免指责（Avoid blaming）

无论何时，若想激发对方为你采取有益的行动，切忌指责对方。诸如“you neglected”、“you forgot”、“you omitted”等语句都会给对方带来不愉快，甚至冒犯对方。设想你是读者，你会对下面左边的句自有何反映：

Improper（不妥）

1. Obviously, you forgot to send us the report by registered mail.

2. Why didn't you read the instruction before using the machine?

Proper（恰当）

1. We did request that you send us by registered mail.

2. You are requested to read the instruction before using the machine.

（三）避免居高临下（Avoid talking down）

商务沟通中，合作双方是在平等互利的基础上进行合作，任何一方凌驾于对方往往都会遭到失败，失去商业良机。试比较下列例子：

Improper（不妥）

1. In a company as large as ours, we seldom take an order of less than 2000 items.

2. You must visit our office next week.

Proper（恰当）

1. Please notice that it is not our common practice to take an order of less than 2000 items.

2. Please visit our office next Tuesday.

为对方着想（Use your attitude）

商务邮件撰写中，切记要考虑读者或收件人的态度。“生意”（Business）这个词包括“U”和“I”，即“你”和“我”，但一般要把“你”放在“我”前面。所以，在商务邮件写作中，要时刻考虑对方的需求，应淡化“we”而强调“you”，要暂时忘掉自己，为对方着想。如果不充分显示出对对方的重视，对方可能不会感兴趣。比较以下例句，显然右边比左边更符合商务文体。

Our attitude（我方态度）

1. We want you to process the order by the end of this month.

2. Our savings accounts pay 6% interest.

Your attitude（贵方态读）

1. Your prompt process of this order will certainly help us to serve you better.

2. You will earn 6% interest form your savings accounts here.

虽说商务电子邮件中应使用“Your attitude”，但并非千篇一律，有时在指出对方的过失或答复对方抱怨信时，为了不惹怒、冒犯对方，尽量少用“Your attitude”，这样也是为对方着想。如以下几例：

Improper（不妥）

1. You did not send your payment on time.

2. You must visit our office next week.

Proper（恰当）

1. We did not receive the payment on time.

2. Please visit our office next Tuesday.

从这些写作原则中我们可以看出, 现代商务英语写作趋于简洁，尤其是电子邮件写作。笔者希望通这八条建议能给商务英语学习者有所启发，能给他们带来耳目一新、豁然开朗的感觉。在商务电子邮件写作过程中，应不仅要注意措词造句，还要注意的表达语气。

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篇5：办公室英语：发传真写邮件

1.发传真必备第一句：你能把它传真给我吗

经典表达：

Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?

你能把发票/邀请函/报价单传真给我吗?

举一反三：

Would you like to fax XXX to me?

Please send me a fax. My fax number is XXX.

白骨精须知：传真机号码的构成

国内传真号码：区号(北京010，广州020，上海021，天津022，重庆023)+传真号码

国际传真号码：国际代码(00)+国家代码(中国86，美国1，日本81，德国49)+区号(去掉区号前的0)+传真号码

2.发传真必备第二句：我要给XXX发传真，请给我个信号。

经典表达：

I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal.

我要给XXX发传真，请给我个信号。

举一反三：

I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later.

白骨精须知：发传真一般步骤

Step1：把要传真的纸张，一般有字的一面朝下(各传真机不同，请根据指示操作)放入传真机;

Step2：拨号。

(1)有单独的传真号码时：拨号，在电话接通后，听到“嘀”一声后，按启动键;传真机显示“send”状态后，放下话筒，听到“嘟”一声后，说明传真已发送完成。听到忙音，则重新拨号。

(2) 电话和传真机共用一个号码时：拨号，在电话接通后，请对方给你一个传真信号，听到“嘀”一声后，按启动键;后面步骤同上。

3.发传真必备第三句：传真已发，请查收。

经典表达：

I have faxed you XXX. Please have a check.

我已经把XXX传真给您，请查收。

举一反三：

It would be great if you sign it and fax it back to me.

白骨精须知：有些文件需要对方在收到传真后签名、批注，那么就请对方稍后再把以签名或批注的传真再发还给你。

4.发传真必备第四句：传真有些问题，请再发一次。

经典表达：

I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?

传真已收到，不过有缺页，请再发一次。

举一反三：

There were some pages too blurred to read. Please send it again.

I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?

5.写邮件必备：详细信息我会发电邮告诉你。

经典表达：

I’ll email you tomorrow with the details.

我明天发电邮说明详细信息。

举一反三：

I’ll send an email to the parties concerned ASAP.

I’ll write an email to explain the details.

Let me check the email and report to you later.

白骨精须知：外企邮件制度

TO：收件人，主要阅读邮件的人。

CC：CC的全名是Carbon Copy，即抄送。只要是和该邮件所涉及信息相关的人，需要了解该邮件信息的人都要去CC。

BCC：BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用来放你的下属。

篇6：电子邮件在移动办公的应用论文

关键词：

电子邮件；移动办公；应用分析

随着我国经济社会的不断发展，科学技术水平显著提高，高新技术层出不穷，包括无人机、量子通信、4G、互联网+、智能装备制造等，而其中电子邮件等数字电子技术的发展也异常迅猛，目前在移动办公领域已经被广泛推广和应用，为我国经济社会的发展做了重要贡献。数字电子技术的应用改变了人们的日常生活方式和质量，换句话说，数字电子技术极大的促进了我国经济社会的繁荣发展。而随着企业信息化建设水平、智能手机等移动终端的大力发展和广泛应用，通过手机进行邮件发送成为了可能，特别是在目前国内智能手机大量普及的时候，通过电子邮件在移动办公中发挥作用，能为企业工作的效率提高打下很好的基础。

1数字电子技术的内涵

1.1数字电子技术的概念

随着计算机技术的快速发展，通过数字电路来对信号进行处理已经司空见惯了。在处理数字信号时，数字电路转换模拟信号过程中会按照一定的比例来进行。如果模拟信号全部转换成了数字信号，那么就会进一步对传入数字电路中的数字信号进行加工；如果信号完成处理后，那么就会将数字信号按照要求转变成模拟信号。将数字信号再次转换成模拟信号是处理数字电路信号的最终环节，进而确保完成输出。

1.2数字电子技术的分类

数字电子技术有很多种类，主要的就是模拟电子技术、数字电子技术等。随着数字电子技术的快速发展，目前已经在各个领域中被广泛推广和应用，同时随着科技的进步而在不断更新换代。尤其是近些年来，数字电子技术已经从小规模集成转换成了超大规模集成，由此可见，数字电子技术的创新能力是非常强的。

1.3数字电子技术的优点

在处理信号时，通常会将模拟信号向数字信号进行转换，然后再进行滤波、去燥等处理，进而保障信号的稳定。数字电子技术的发展和模拟电子技术相比，具有部分有点，主要包括：一是数字电子技术的波形相较简单，只有两种，即高电平、低电平，因此在接受以及处理的过程中，能够确保信号的稳定及高效性；二是模拟信号是由连续的信号构成的，所以在信号收集时比较容易被外界干扰，从而对信号的精确度产生影响，并最终影响实验或系统结果，而数字电子技术在编码过程中，通常采用的是两种波形，信号的抗干扰能力比较强，所以能够更好的保证精密以及安全度。

2电子邮件在移动办公中的应用

2.1工作流程的邮件审批

邮件的审批系统主要指的是通过电子邮件来完成工作流程的相关审批和办理。如果用户有需要审批流程的话，系统就会自动发送一封包含申请日期、内容、附件等信息的电子邮件给用户，用户也只需要对相应的链接进行点击就可以完成整个流程的审批。通过手机邮件客户端的提醒、推送，待办者会及时接收到相关提醒，然后按步骤打开邮件就可以对流程内容进行了解，并完成整个办理过程。

2.2企业工作流程的邮件审批

随着我国企业的信息化发展水平不断提高，现在大中型企业基本都已经有了单独的邮件系统，随之而来的就是邮件使用频率呈现爆发式增长，特别是目前智能手机、笔记本电脑、移动平板等的大量推广和普及，还有互联网+、无线WiFi、4G网络的迅猛发展，都为邮件的使用提供了良好的基础。现在智能手机也都基本上具备邮件发送的功能，通过移动设备的使用，只需要简单的步骤就可以设置好邮箱系统，以及提醒、推送功能等，如果有新邮件到来时，就会通过通知弹出等形式来对用户进行邮件提醒。而相对于某些企业来说，为了确保企业数据的安全性，企业会物理隔离办公网、互联网，如果这样的话就为移动办公带来了一些阻碍和不便，因为移动办公是需要在互联网环境下来有有效进行的。但是通常情况下，企业的邮件系统是能够在内外网进行访问的，换句话说，通过邮件对流程进行审批，能够在现有网络环境下有效进行，不要额外的一些网络规划。

2.3工作流程邮件的审批系统一是获取流程数据同时进行邮件的发送，通过邮件进行流程审批，那么先要全面分析工作流程系统，通过设计工作流程，将表单、附件等信息格式化，根据邮件展示的相关要求来重新进行组合，方便在邮件中进行展示。如果企业存在设计或者源程序的问题，那么可以修改原系统，在创建新的流程工作项过程中，按照系统逻辑重新组合工作流程的表单、附件等信息，重新编排邮件语言，同时触发邮件的发送。二是同步流程的办理数据，如果工作流程系统中出现了新的待办工作项、待办项变更的话，就要把互邮件审批系统（互联网）、工作流程系统（企业内网）进行数据同步，从而确保待办工作能够正常审批，同时不会出现重复办理的情况。三是在互联网上进行工作流程邮件审批系统搭建的过程中，如果用户收到邮件可以对邮件链接进行点击，系统会跳转到相关办理网站，再由用户进行输入处理，最后点击提交即可。

3结束语

写此篇文章的主要目的是分析了分析了数字电子技术的内涵，包括数字电子技术的概念、数字电子技术的分类、数字电子技术的优点等，探讨了电子邮件在移动办公中的应用，包括工作流程的邮件审批、企业工作流程的邮件审批、工作流程邮件的审批系统等，希望通过此篇文章的分析和探讨，能为我国电子邮件在移动办公中的应用提供更多的参考和借鉴。

参考文献

篇7：现场办公管理制度-1

编号：

(一)一般规定

现场经理部全体人员都要本着为中国争光、为公司争光的宗旨，注意个人形象，自觉维护国家形象，维护公司形象。办公室管理员负责办公区和办公区服务员管理。

1．进入办公区内要衣着整洁，外衣尽量穿公司统一工作服，不准穿拖鞋和背心（当地员工可以尊重当地习惯）。为保持办公室清洁，雨天尽量不要穿脏鞋进入现场办公室（建议个人在办公室内准备备用干净鞋）。

2．吸烟区域为：小办公室、会议室；禁烟区域为：办公区大厅、资料室、仓库、微机室（资料室、仓库、微机室为禁烟严管区，在资料室、仓库、微机室吸烟将根据情节进行经济和纪律处罚），不准在办公区域内吸游烟。

3．保持办公室卫生，办公桌椅整齐，物品堆放整齐，下午下班前整理好办公桌。

4．不准在办公区域内大声喧哗。

5．当地司机、服务员要坐在指定位置。

6．办公室管理员要尽量保证A、B角不同时离开办公室，A、B角离开办公室时（包括到现场，或到OE处参加会议等情况）要互相通知，交代代办工作，同时通报综合部负责人。

（二）办公用品及固定资产

1.采购

办公用固定资产、办公设备、办公用品、办公耗材、清洁用品、维修工具等由办公室管理员负责采购存储，并定期清点补充，保证有一定库存，满足正常办公需要。

2.入库、发放、回收

办公用固定资产、办公设备、办公用品、办公耗材、清洁用品、维修工具等，购买后及时登记入库，出库发放时随时登记，每周末和月末盘点入库、出库发放、回收记录。

（1）公用需要的办公设备、办公用品、办公耗材、清洁用品等由办公室管理员负责配备，检查和补充（尤其是耗材），保证正常办公需要。

（2）个人需要的办公设备、办公用品、办公耗材、清洁用品、维修工具等，由个人到办公室管理员处登记领用（领取价格较高的办公用品，如计算器、U盘等需要综合部负责人批准）

（3）照相机、摄像机、投影仪等贵重办公设备，由综合管理部统一保管，登记借用，使用后及时归还。

（4）办公室接待用的咖啡用具、茶具等要统计登记数量，服务员负责保管，防止流失。

（5）现场经理部人员调离现场时，个人领用的办公设备、办公用品、维修工具等要交回办公室管理员。

（三）办公区维修

办公室管理员负责检查（每天至少巡查一遍）、维修办公区（包括办公室和室外设施）。办公室管理人员和服务员具备维修能力的，自行维修；办公室管理人员和服务员不具备维修能力的，请专业人员维修；办公室管理员解决不了的维修问题，由综合部负责人协调，办公室管理员负责跟踪，并及时向综合部负责人通报进程，直到问题解决。其他人员发现问题及时通知办公室管理员。

（四）办公设备维护和维修及耗材供应

1.办公设备的维护和维修

（1）办公室管理员负责检查（每天至少巡查一次）、维护和维修办公设备；使用公用办公设备的人员，发现办公设备出现故障时，及时通知办公室管理员维修。

（2）办公区跳闸停电时，办公室管理员负责合闸送电；外网停电时，办公室管理员负责通知办公区柴发管理员倒电、启动和关闭柴发，其他人员发现时及时通知办公室管理员或直接通知办公区柴发管理员。

（3）办公室没有网络或卫星电话信号时，办公室管理员负责通知生活区老语翻译/生活区管理员重启网络和卫星电源，其他人发现时及时通知办公室管理员，也可直接通知生活区老语翻译/生活区管理员。

2.办公耗材供应

办公室管理员负责办公耗材供应。个人需要的耗材到办公室管理员处领取，公用耗材（如硒鼓、纸张等）由办公室管理员检查补充（每天至少巡查一次），其他人员使用办公设备，发现缺少耗材时，及时通知办公室管理员补充。

（五）办公区卫生

办公室管理人员负责管理办公区服务员和办公区卫生。办公区垃圾每周至少分2此运到垃圾场。

1.办公区

办公区混凝土地面（包括洗车场）和路面要及时清扫，排水沟要及时清理，绿化区及时浇水、清理垃圾，草坪及时割草等。司机洗车后要将停车场清理干净。现场经理部所有人员不得随意丢纸屑、烟头等垃圾。

2.办公室

保持办公室内所有办公区域、会议室、卫生间整洁干净，没有纸屑、烟头、痰印、污迹，明显处无杂物、灰尘、蜘蛛网、污迹，桌椅、沙发、文件柜无灰尘。下午下班后要检查关灯、关空调。

（六）会议室及会议服务管理

会议室及会议服务由办公室管理员统一管理。

各部门或现场经理部会议所需会议室发生冲突时，由办公室管理员协调安排。需要使用投影仪等设备时，由会议组织者或会议组织者安排人到办公室管理员处借用，用后归还办公室管理员；现场主要负责人需要使用投影仪等设备时，由办公室管理员或办公室管理员安排人提供并安装，用后及时收回。

会议组织者可直接要求服务员组长（服务员组长不在时，可直接要求其他服务员）提供茶水、咖啡等服务，现场经理部组织的比较重要的会议，办公室管理员要组织会议服务。

（七）访客招待

办公室管理员负责管理服务员为访客进行服务。

访客接待人员可直接要求服务员组长（服务员组长不在时，可直接要求其他服务员）提供茶水、咖啡等服务，重要客人来访，办公室管理员要组织服务。

（八）保安管理

篇8：1办公邮件管理制度

1 分别发送

分别发送是基于这样的考虑：当你要把一封电子邮件群发给多人（比如众客户）时，为了体现你对他的尊重和重视，你希望每个收件人只看到他自己的目标邮箱地址。在Foxmail7.1中，要分别发送邮件给多人，请按如下所述操作。

1.在“写邮件”窗口，在“收件人”后的方框中输入多个收件的邮箱地址，各地址间以英文的半角分号间隔。如果要从地址簿中添加收件人，请单击“收件人”方框后面的“○+”按钮，然后从地址簿中选择收件人。

2.填写主题、正文、添加附件后，在窗口右上角“×”按钮下面单击三个躺倒的感叹号那个按钮，表示单击后会看到一个选项列表，打开其菜单列表，单击其中的“设置分别发送”（如图1）。

3.单击“发送”按钮，即可将该邮件分别发送了。

2 继续发送

当将一封邮件同时发送给多人时，由于邮件服务器对一次发送邮件的数量有限制，对于收件人数超过这个限制的邮件只能多次发送。在Foxmail7.0中，用户可以单击“继续发送”按钮，将邮件发给尚未发送的收件人。然而，升级到Foxmail7.1后，你将发现这个“继续发送”按钮不见了。该怎么办呢？好办，请到“发件箱”，双击该封邮件，然后在“写邮件”窗口再次单击工具栏中的“发送”按钮，即可继续发送该邮件了。像在Foxmail7.0中，你可以多次单击“继续发送”按钮，在Foxmail7.1中，你同样可以多次重复上面的操作，多次单击“发送”按钮，直到把邮件发送给所有的收件人。

3 定时发送

Foxmail7.1新增了一个“定时发送”邮件的功能，使用方法是：在“写邮件”窗口，单击窗口右上角的“ 列表”按钮，打开其菜单列表，单击其中的“定时发送”，然后在“定时”后的框中设置好要发送的日期和时间即可（如图2）。

4 收取所有账号

在Foxmail7.0中，要收取所有账号的邮件，可以按下F4键，然而在Foxmail7.1中，你将发现F4键已经不起作用了。那么，在Foxmail7.1中，该如何同时收取所有账号的邮件呢？方法是：在Foxmail7.1主窗口，单击窗口右上角的按钮，打开其菜单列表，指向“收取”，然后单击“收取所有账号”。

5 地址簿

升级到Foxmail7.1后，许多用户找不到原先心爱的“地址簿”了，其实Foxmail7.1并没有舍弃地址簿，相反还有所加强，只是由于取消了菜单栏，地址簿的位置被挪动了，其新的位置是：在Foxmail7.1主窗口，账号列表下面从左向右数的第二个按钮，单击该按钮即可从默认的账号列表切换成显示地址簿了。