二调中城镇土地档案管理思路研究

2022-09-11

第二次土地调查 (以下简称二调) 因坐标系统、地籍编号、面积、地类等地籍要素的变化, 一般都要求重新填写地籍调查表为了方便日后的地籍管理, 也要求土地使用者填写了土地登记申请书, 因而又形成了一套以宗地为单元的资料;档案室本身因采用原土地局分类体系, 一般有征地、地籍、出让、转让、抵押、确权、变更、抵押、冻结等类别用地档案, 以及在历史上已登记发证, 因而造成在同一宗地上, 往往有大量的资料放在档案室内不同柜架, 资料重复现象 (如权属证明人资料) 严重且相互没有关联, 如何利用二调成果及城镇地籍管理系统有效管理发生在这块地上所有档案整理并建立整个建设用地生命周期档案是本文论述的重点。

1 面临的难点

1.1 档案分类

按照以前的城镇土地档案归档要求, 除土地登记发证、初始地籍调查形成的档案是按宗地原则归档外, 其余的出让、转让、征用、确权、冻结等类卷宗都是按文书类以年代或合同号、批准号为关键字段进行排序存放, 和本身的地籍号没有建立关联, 给档案管理、档案开发应用、档案查询等工作带来较大困难。

1.2 法律法规要求

2008年国土资源部出台了《土地登记办法》, 发布了新的土地登记归户卡和土地登记簿式样, 土地登记类型也有变化, 分总登记、初始登记、变更登记、注销登记与其它登记, 这又给土地档案整理与管理提出了新的要求, 同时也要求电子政务、城镇地籍管理系统也在表格上做相应地修改与更新。

1.3 二次调查建库

二次调查建库要求把已有的资料收集齐全, 以本次现状结果为依据, 根据城镇地籍建库标准, 重新形成了地籍调查表、测量成果表、宗地图等资料, 并把应用于城镇地籍数据处理、管理、交换和分析应用的基础地理要素、土地权属要素、宗地层、房屋层、界址点层、界址线层等信息, 按本次调查结果录入建库, 二调也就增加了一套地籍调查成果资料, 由于地籍号发生变化, 加之二调在法律上没有定为总登记, 没有办理土地审批登记手续, 没有登记注册, 对二调成果的合法地位也就无法保证。

1.4 建立电子档案

按照目前档案管理要求, 对永久和长期保管的档案要实现全文数字化, 尽管二次土地调查建库要求扫描一些资料, 但无法取代档案数字化工作, 目前, 档案信息化是档案管理的重中之重。

1.5 土地分户登记

从1990年代起, 随着房屋产权制度的改革, 对房改房、经济适用房、商品房土地分户登记发证工作逐步开展, 十余年来形成了大量的分户登记资料, 而二次调查因为时间紧、任务重的原因, 在建库过程中对土地分户登记信息入库工作并没有作要求。

2 二次调查后土地整理应用实践

为了更好地利用二调成果, 一方面, 通过城镇地籍数据库换证流程完成土地档案整理工作;另一方面, 考虑换证工作会很长时间, 很有必要把以前进行土地登记的数据与最新调查成果相结合, 形成具有现实意义的城镇地籍数据库, 并按照现状土地登记情况制作土地登记卡与土地归户, 形成土地的户口本 (即土地登记簿) 。

2.1 合并整理二调档案

根据二次调查入库成果, 按街坊打印土地登记卡 (草稿) , 作为土地档案整理工作用表, 在整理档案时逐项核查, 并对已有的档案资料需要立案、整合、整理, 是前期准备工作。主要工作流程如下:对这些资料进行整理整合时, 按照档案管理要求, 进行全宗、分类、组卷、卷内文件整理, 编目、装订 (装盒) , 录入全宗目录、编内目录, 销毁一些调查过程中复印的资料, 按区、街道、街坊、宗地号顺序排列存放。

2.2 分户案卷整理

对已经进行了分户登记的宗地, 在整理过程中, 通过设计分户信息库, 导入或补充录入分户信息表, 对历年来个人住宅土地登记 (过户) 的卷宗也按新宗地号存放在该宗地档案盒内, 并录入土地分户资料。

2.3 其它用地档案整理

按照新的街坊、宗地号整理地籍类档案后, 再整理原来审批资料, 其审批或确权资料部分作为登记资料的基础依据, 在原档标注新地籍号, 不能随意增减资料, 存放在地籍档案前面, 若土地使用权发生异动时, 包括拆迁、划拨、抵押、司法协助过户等, 有关异动审批资料依时间顺序进行也一并归入宗地档案, 作为土地使用权登记的第一部分资料, 土地使用权变更登记资料作为第二部分资料, 根据有关规定, 只有第二部分资料才能公开查询。

2.4 特殊卷宗处理

(1) 旧城改造原宗地档案整理, 对原来已经发证给个人和单位的宗地, 无论是否办理注销登记。 (2) 新增建设用地档案整理, 在整个城镇范围内, 无论是否进行城镇地籍调查, 均按城镇地籍建库要求, 建立地籍要素层。

3 土地档案整理后的开发应用

二次调查土地档案整理, 是充分应用二次成果、避免产生权属纠纷、维护土地使用者权益不可或缺的工作, 在整理过程中, 可以发现二调过程中存在的问题, 以便在日常地籍管理工作中加以更正, 除此之外, 也可以在以下几个方面为管理服务。

3.1 建立土地归户资料

以登记机构管辖范围建立土地归户卡, 同时建立归户档案, 并建立单位土地使用权人数据库及土地使用权人档案, 并把司法冻结、违法案件查处、闲置土地查处、出让金欠款等工作绑定一起, 当用户来办理手续时, 在窗口受理环节核对资料, 可以减少受理资料, 也加快收欠工作, 加大闲置土地查处力度。

3.2 建立全生命周期土地档案

以地籍号为原则建立整个城镇范围内的全生命周期的档案, 包括该宗地的“前世今生”资料存放在一起, 审批资料作为一部分资料, 登记资料作为第二部分资料, 按地籍号依时间顺序排列, 并建立电子档案, 登记资料可供用户查询, 给日后统计工作查找相应资料带来便捷, 提高工作效率。

3.3 应用土地登记卡简化办理流程

对住宅小区分户建立土地登记分户卡, 有别于共有宗, 而且便于管理, 对于已经办理土地分户变更登记的宗地, 在建登记卡的同时打印出土地分户登记卡, 对个人住宅房过房办理变更登记可以做到在窗口立等可取, 直接在土地分户卡上变更注明;对于地址变更、遗失补证、换发、更正登记等, 充分利用土地档案整理与二调成果简化流程办理。