化工项目档案分类与档号编制探索

近几年来, 中国国电集团公司大力发展新兴产业, 新建及收购很多化工建设项目及企业。随着化工项目的增多, 相应的档案管理工作任务加重。化工项目档案管理是化工项目建设管理的重要组成部分, 工程档案是工程竣工验收、生产运行、维修、技术改造、项目稽查和审计的重要依据, 也是工程达标投产、创优的重要考核项目。做好化工项目档案管理工作, 成为化工项目建设的基础工作, 而建设项目档案分类, 又是档案得以科学规范管理的基本保证。由此, 中国国电集团公司组织专家根据对化工建设项目档案分类及档号编制进行了探索和编制。制定了《中国国电集团公司档案分类及整理规则》, 为集团所属化工建设项目档案管理提供了一套较为科学的分类体系。

一、问题的提出

(一) 随着化工行业的发展, 化工建设项目及项目管理活动内容的增多, 档案管理工作任务的日益加重。

尤其是近几年新兴的煤化工企业, 项目具有投资大、建设工期长、规模大、设备多、工艺复杂、安全技术要求高、参建单位多、风险大的特点, 其项目档案形成的数量庞大、分类复杂、归档内容多、收集范围广。原《化工企业档案分类试行规则》自1991年起实施, 其对于规范和提高化工企业档案管理水平起到了重要的作用。但随着化工工业发展, 管理活动的增多, 《化工企业档案分类试行规则》档案归档范围急需扩展。

(二) 化工建设项目工程档案的分类方法与档号编制, 是工程项目文件材料归档整理、组卷的前提。

只有按新形势下现代企业制度的要求确定科学的分类方案与档号编制原则, 才能高效有序地进行工程文件材料的分类整理和立卷归档工作。为使项目档案的分类更具科学性、完整性, 既便于工程档案的整理、组卷, 同时又满足项目档案的保管和方便利用。根据《工业企业档案分类》《化工企业档案分类试行规则》《中国石化档案分类表》《石油化工工程建设交工技术文件规定》, 结合近年来使用的情况和国电集团化工建设项目工程档案管理实践, 笔者认为, 进一步完善科学、适用的档案分类大纲是工程档案管理的迫切需要, 以求促进化工建设项目档案管理工作的科学、完整、规范。

二、化工项目档案归档范围的扩展

通过对化工项目的深入调研, 《中国国电集团公司档案分类及整理规则》在原《化工企业档案分类试行规则》基础上, 对化工项目档案归档范围进行了扩展。从项目立项、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工、监项目监理、项目竣工等全部项目建设过程进行梳理, 归档范围涵盖了上述化工建设项目的全部过程项目文件。同时, 将化工科研、生产及设备档案归档范围进行了完善, 确保化工建设项目全过程管理痕迹以档案形式得以保存。当然, 随着工业的不断发展, 在新形势下的化工项目建设中, 项目建设过程必定还会出现一些新问题、新情况, 随之而来的档案归档范围还会变化, 这些都需要我们继续进行探索。

三、项目档案分类与档号编制

(一) 化工项目档案分类原则。

1.既有科学系统的类目划分, 又有实用系统的编号规则;既要层次分明, 又要方便利用, 既可以应用于实体档案的手工管理, 又可以应用于档案信息的计算机管理。

2.化工项目档案分类是以化工项目全部归档文件为对象, 依据企业的内部管理职能, 按文件形成规律及特点, 保持文件间的有机联系, 便于档案科学管理和开发利用。

3.分类应具有概括性和包容性, 具有相对的稳定性和扩充性。

(二) 类目设置及标识符号。

1.化工企业科技档案共设置4个一级类目, 即E产品类、F科学技术研究类、G基本建设类、H设备仪器类。

2.在各一级类目下分别设置若干二级类目, 在部分二级类目中再细分到三级、四级、五级类目。其中, 基建类化工装置 (四级类目) , 由于企业不同, 装置不统一, 四级类目由各企业编, 五级类目按化工专业 (土建、设备、管道、电气、仪表等) 划分。

3.本分类规则一级类目代码根据企业档案分类情况采用英文字母A、B、C、D……顺序依次标记, 二级类目的设置按化工企业管理职能、文件形成规律和特点设若干类, 二级类目标识代码采用阿拉伯数字1、2、3……的顺序依次标记, 三级类目标识代码采用阿拉伯数字1、2、3……的顺序依次标记, 四级类目标识代码采用阿拉伯数字1、2、3……或01、02、03……的顺序依次标记, 五级类目标识代码采用阿拉伯数字1、2、3……的顺序依次标记。

(三) 档号编制原则。

1.档号应具有唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。

2.档号由大写英文字母和阿拉伯数字组成。

(四) 档号使用说明。

1.“E产品类、F科学技术研究类”档号由目录号 (代号) 和分类号组成, 使用时需加案卷号、卷内文件顺序号一并组成, 各号之间用“—”分隔。目录号 (代号) 采用年度标识, 跨年度的科研项目, 标识项目完成年度或立项年度。档号编制如下:

2.“G基本建设类、H设备仪器类”档号由目录号 (代号) 和分类号组成, 使用时需加案卷号、卷内文件顺序号一并组成, 各号之间用“—”分隔。

(1) 目录号 (代号) 由工期号与建设批次 (号) (第几批) 或炉号组成。批次归属明确的, 前两位数为工期号, 后两位数为建设批次 (号) 或炉号, 各期工程批次连续编制。各批次公用系统, 公用系统的前两位数为工期号, 后两位数用“00”标识。同一期工程建设两批以上共用一套系统的, 前两位数用“工期”, 后两位数采用第一批建设项目序号, 同时在该工程档案编制说明中注明。

(2) 档号由目录号 (代号) 、分类号、案卷顺序号组成。

a) “G基本建设类”档号标识:

b) “H设备仪器类”档号标识:

3.“G基本建设类、H设备仪器类”档案划分的原则是由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录, 设备投入运行后增加、检修、改进中形成的档案入“H设备仪器”类;由设计院提供的涉及系统布置, 设备安装的图纸和综合安装调试记录入“G基本建设类”。

化工建设项目档案管理的科学性、完整性、规范性尤为重要, 做好项目档案的编制、整理、移交归档工作, 是工程达标投产、创优和投产运营、生产运行维护的需要。笔者从项目档案的分类与档号编制的实践和理论进行分析、研究, 探讨化工建设项目工程档案的分类方法和档号编制。以上分类方法和档号编制思路, 供化工建设项目档案人员参考。