浅谈家族企业内部控制问题及对策研究——以朔州恒达贸易公司为例

2022-09-12

1 引言

内控管理是衡量现代企业管理的重要标志, 一个有效的内部控制系统, 是企业高效运营的基础。然而由于各种现实原因, 当今我国中小型企业尤其是家族企业的整体管理水平及内部控制体系与大中型企业的管理水平有很大差距, 出现了职责不分、公司治理结构不完善等问题。面对这样的发展瓶颈, 家族制企业只有加强内部控制建设, 才能提高其经营管理水平、增强竞争力。

2 企业内部控制的作用

2.1 保护财产物资的安全、完整和有效使用

企业货币资金因内控缺陷而造成的贪污或浪费, 通过设置合理的程序和方法, 在企业财产物资的采购、验收、记录、保管等方面进行了强有力的监督和制约, 从而保证了财产物资的有效使用。

2.2 保证会计资料及其他财务信息的质量

会计资料能真实的反映企业的现金流量、财务状况和经营成果, 其质量的好坏对企业的股东及信息使用人很重要。完善的企业内部控制, 能更真实地反映企业生产活动的实际情况, 有利于保证财务信息的质量。

2.3 保证企业经营目标的实现

健全的内部控制能够确保经营活动贯彻企业规定的各项经营政策和方针, 可以促使企业减少日常经营活动中背离经营方针和目标的行为。

2.4 为现代审计方法提供必要的基础

健全的内部控制促使审计人员制定有效的审计程序, 采取科学的审计方法, 从而为现代审计方法提供了必要的依据。

3 恒达贸易内部控制的现状及问题

3.1 恒达贸易公司的背景

山西省恒达贸易公司位于山西省朔州市, 是一家中小型的家族制企业, 成立于2008年, 注册资金450万, 其企业组织形式是有限责任公司。现有员工90人, 但其中百分之八十的员工都是公司老总的亲戚朋友。公司主要经营百货批发, 包括日用百货、鞋帽、玩具、洗涤用品、皮革制品、化妆品、体育用品, 库存较多, 管理比较混乱。公司设置有财务部、营销部、策划部、物流管理部、后勤部等部门。

3.2 恒达贸易公司内部控制的现状与问题

随着民营企业在社会经济发展中地位的不断提升, 不少民营企业以制度创新为核心, 恒达贸易企业在这样的大势中也在不断地完善自己, 引进了先进的财务软件、不断培训员工去标杆企业进行学习等。但作为一家中小型企业, 存在很多内控上的弊端, 比如股权相对集中、关键的工作岗位都是由家族成员来担当等等。

(1) 公司治理结构不完善是产生问题的根本原因。恒达贸易公司家族企业的产权背景决定了原来在家族中占有多数股份的成员在企业管理中也有很高的地位, 所以在进行决策时, 往往是家族外界投资者的利益处于弱势地位, 容易出现不公平的决策。因此, 企业法人治理结构存在问题时, 就会导致权力的失控, 致使财产的侵吞、挪用现象屡屡发生。

(2) 内部控制制度不健全是导致管理混乱的重要原因。企业本身缺乏专业性人才, 在内控制度建立时缺乏实践性和理论性, 如不相容职务分离制度、授权批准制度等。财务部门在人员设置时, 会计同时监管了出纳的工作;库存材料的采购人、保管人都是同一人;有时人员不够, 出库与记账一并由出库员登记, 这种职责混乱、业务交叉过杂的情况存在很多, 使得内部控制制度无法正常实施。在授权批准方面, 有时一些管理人员不经总会或是主管签字就直接报销, 没有限度, 而且会计也出于亲戚的原因不严格审查便随意报销, 这样就出现了白条抵库的现象。

(3) 产权问题突出。恒达贸易公司是有限责任企业, 它是由家族中若干人共同所有并经营, 外加少数外界筹资。产权主体一体化, 企业初始资本靠家庭成员投入, 由于公司内部都是自己的亲戚, 所以在经营和安全方面都有保障。但随着企业的发展, 由于公司的自然人产权结构特点, 缺少社会化的监督机制, 因而制约着企业进一步筹集发展资金。

(4) 忽视企业内部财务管理。由于是家族制管理, 在财务方面是大老板一人说了算, 没有很严格的管理机制。致使企业内部职责不分, 越权行事;财务管理混乱, 财务监控不严, 信息失真;核算不当, 购销心中无数, 账务在企业中处于混乱状态, 主要表现为企业老板的财务观念淡薄、财务人员管理能力薄弱、财务管理地位不高管理职能作用弱、企业资产和应收账款管理混乱。

4 改善企业内部控制的对策

4.1 明确产权结构, 建立现代企业制度

一个家族企业要想做好做大, 就必须先重点解决产权主体一元化的问题。只有多元化的产权结构, 才能使企业成为公众、社会型的企业, 才能实现人力、物力的有效结合, 从而节省交易成本, 使外部效应内在化, 使资源配置达到合理状态。因此, 要想解决恒达贸易公司产权问题的第一步就是对现在有限责任企业进行股份制改造。

4.2 建立企业内部控制机制

内部控制的实质是组织内部的主体为了实现既定目标, 以信息沟通为基础, 采取一定的方法对影响其目标完成的可控因素所做出的一切努力。因此, 恒达贸易公司股东和企业高层管理人员及其他管理人员、各职能部门对各项内控制度如何执行的规范性、制度性、严肃性负有责任。

(1) 不相容职务分离制度。恒达贸易公司最易出现的内控弊端是授权批准、会计记录和稽核检查, 这些都和职务分离有密切关系, 所以恒达贸易公司应合理设置财务会计及相关工作岗位, 明确职责权限。会计应该与出纳岗位相分离, 会计不能同时填制日记账;登记出入库的记账员不能与审核人员设为同一人, 这样有利于库存的安全性, 做到授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查职务的分离。

(2) 授权批准控制制度。企业应明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容, 单位内部的各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任;其次, 公司职员在报销费用时, 应经总会或是主管签字再进行报销, 会计应该严格审查, 控制白条抵库的现象发生, 不符合规定的单据不得登记入账。

(3) 应收账款控制制度。恒达贸易公司主打批发市场, 因此, 赊销就会很多, 应收账款也会随之增加。企业必须建立完整的应收账款核算体系, 并且在业务发生时取得真实完整的原始单据;制定相应的客户资信评价体系, 保证账款有收回的可能性;加强应收账款的账龄分析, 使企业减少坏账损失。

(4) 建立内部稽核和内部审计制度。内部稽核有事前审核和事后复核两方面。内部稽核可以及时发现已经发生但尚未造成影响或损失的错弊。内部审计也能及时监督企业的财务状况, 发现财务的错弊。然而, 家族企业的领导者大权在握, 在内控制度之上, 几乎不受内部任何部门监督, 这样就会使企业在经营过程中出现漏洞, 一些贪污、错弊就不能被及时发现, 影响企业的发展。

4.3 培养优秀的管理人员

家族企业通常拥有物质资产所有权。这种最集中的权利, 使得企业高层管理人员容易实施专制, 这样很独立的管理容易使得问题被隐藏, 并且很难引进先进的企业管理知识和财务管理知识, 严重的能使企业运营衰退, 不思进取。恒达贸易公司应培养优秀的管理人员, 更换新鲜“血液”, 才能使公司不断壮大。

4.4 充分发挥企业职代会和其他各种监督机构的监督作用

只有严格、科学的审查监督制度, 才是恒达贸易公司正确实施企业内部控制制度的重要保证。

5 结语

综上所述, 家族企业的管理模式既有它的优点也充斥着弱点。它的管理特点使企业缺乏现代企业制度下的两权分离和内部控制结构, 只有建立健全了企业的内部控制制度, 更好地利用和发挥家族制企业的特点, 将二者很好地结合起来, 家族企业才有可能扬长补短, 跟上市场经济的脚步向前快速发展。

摘要：随着现代市场经济的发展, 加强企业内部控制制度建设成为建立现代企业制度的内在要求。作为我国社会发展中坚力量的中小企业, 尤其是家族企业, 在经营过程中由于领导者的权力过分集中、外部监管不力等原因, 使得家族制企业内部控制存在着很大的漏洞, 严重制约了企业的发展。本文通过对恒达贸易公司内部控制的现状及其出现的有关控制问题的分析, 提出了改善家族企业内部控制问题的策略。

关键词：家族企业,内部控制,问题及策略