科技档案的收集

科技档案的收集（精选十篇）

科技档案的收集 篇1

一、科技档案的收集工作

科技档案是档案管理的重要内容, 也是科技档案信息资源开发的必要条件。在供电企业的科技档案收集中, 科技档案涉及到供电企业的各个方面, 不仅为供电企业提供隐形生产力, 也为电力企业的发展提供服务。做好企业科技档案的收集工作, 首先要明确企业档案部门的指导思想和要求, 协调、交接科技业务部门的归档文件, 掌握科技档案收集工作的途径和方法, 积极开展科技档案的收集工作。按照供电局对工程项目档案管理规章制度, 通过以收集、整理的形式进行工程项目资料的收集, 保证工程项目资料的真实完整、系统和准确, 只有保证科技档案的质量, 才能发挥企业科技的有效性。

在供电局的科技档案中记录供电企业的各种活动, 电力基础建设以及科研活动, 对工程项目的立项及竣工等过程的记录整理, 电网生产、运行, 改扩建和维修等各种资料形成档案。档案人员向供电局人员征集科研成果的档案, 对本单位各职能部门的科技档案进行收集, 移交本单位个人科技档案。

企业档案人员必须熟悉和掌握收集各工程项目档案的渠道和方法, 档案人员对科技档案意识的强弱, 对档案工作中科技档案的收集有着重大的影响。所以, 还要加强档案人员的科技档案收集的意识, 做好供电企业科技档案收集的关键是对系统的科技档案和零散的科技档案进行分门别类地收集, 既要增强档案人员的科技工作意识, 又要把科技思想贯穿到工作当中, 根据科技档案收集的规律, 对档案人员合理分配工作, 科学、有效地进行档案收集。在收集过程中, 实行严格的监督控制。在科技档案收集归档前, 一定做好对科技档案不完整、收集来源不准确等各种情况的记录和报告, 并进行补充和完善。

二、加强科技档案整理工作

供电企业在生产和经营活动中对科技的档案要求越来越高, 企业对科技档案的调阅愈来愈频繁, 已有的档案管理模式适应不了新环境下档案工作的新要求, 加之供电企业的不断发展, 电力事业的改革等因素的影响, 使电力企业愈来重视科技档案的收集、管理和利用, 在提高管理和利用方面, 对科技档案工作进行卓有成效的保护措施。

(一) 案卷内的科技文件有序排列。在供电企业的所有科研科技档案, 应按照时间顺序进行排列。零散的科技档案做到有规律、有目的地排列。对各工程基建项目资料应按照开工时间、材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修等一系列的运行制度进行整理, 也可按照各自相关联的案卷实行类目排列或单独组卷。

(二) 案卷封面制作规范。科技档案的案卷封面要制作规范, 符合标准。可在案卷外封面的正表面和案卷内封面上制作。制作时, 应简明案卷题名、准确概括案卷内容。对案卷题名应包括名称、代字、代号、组件、部件、阶段的代号和名称。对编制单位, 应注明案卷材料的主要单位或负责人。写清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技档案要求, 对档案的保管年限注明保管期限, 并填写保管密级。填写案卷的目录号、分类号和顺序号, 以及档案室的代号和编号, 对本案卷的定本进行微缩编号的填写。

(三) 准确填写页码。对科技档案案卷内的文件材料进行页码编写, 对有书写内容的页面进行编号, 统一规范单页面在右下角编写, 双页面文件材料正面在右下角, 背面在左下角进行编写。对于成套、册等科技档案的情况, 原目录可代替卷内目录, 原页码也可代替卷内页码。若与其他零散科技档案组合一起的, 应排在卷内文件材料的末尾, 备注中注明总页码即可。

(四) 卷内目录编制清晰。对卷内目录的编制应清晰, 顺序号按照阿拉伯数字进行标注, 文件材料题名、文件编号、责任人、日期、页次等应清晰规范。卷内目录的编制应排在案卷文件材料的前面。

(五) 卷内备考表制作。卷内备考表要标明科技文件材料的件数、页数和需要说明的问题, 应排在卷内文件的末尾。

三、结语

科技档案工作是企业生产和经营中必不可少的工作, 在企业中的利用价值越来越大, 特别是供电企业对科技档案的利用率及其在生产经营中的地位越来越高, 档案人员要充分认识、认真做好企业科技档案工作的收集与整理, 加强对企业科技档案工作的案卷质量把关, 为企业有效地服务, 使企业的科技档案工作与企业的生产和经营同步发展。

参考文献

[1]史济华.加强企业科技档案的收集与管理.[J].机电兵船档案, 2011, 2 (1) :11~12.

院校教学档案的收集方法 篇2

集中统一管理原则是教学档案管理的指导方针和基本原则。一方面，教学档案的收集是获得和积累教学档案的手段，只有通过收集工作，才能将散存于教师、学生及各职能部门的教学档案材料集中到档案部门，形成集中管理的客观条件，实现统一的科学管理。另一方面，只有认真贯彻执行教学档案材料的集中统一管理原则，才能为教学档案的收集工作奠定基础，确保教学档案收集工作的高质量。

二、遵循教学档案的形成规律

教学档案材料是教学单位在教学活动过程中形成的，它的收集是一个承前启后的重要环节，它联系着教学档案材料的形成部门、个人和档案部门的活动。在归档制度的制定上，既要照顾到档案部门的工作需要，又要考虑到教学档案材料形成部门、个人的利用要求，按照教学活动的基本程序和教学档案材料的形成过程，对教学档案材料的归档范围和归档时间做出具体规定，以保证教学档案材料收集工作的质量，使教学档案的收集遵循教学档案材料形成的客观规律。

三、以满足教学活动需要为原则

教学档案是从事教学活动、教学管理和科研工作必不可少的资料，教学档案的收集工作要适应教学工作的需要。一方面，教学档案的收集应是多方位的积极收集；另一方面，教学档案的收集工作必须适应教学工作的需求，确保教学档案的完整准确，能够真正对总结教学经验、探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量起到作用。

四、教学档案的收集与积累要责任到人

为保证教学档案材料的完整和准确，应建立教学档案分层管理办法，每位从事教学及管理工作的人，对自己所负责或从事的工作应有一个完整的记录，并及时提供给档案管理人员。教研室主任、专业负责人、普通教师应在日常工作、科研及教学过程中将自己形成的有价值的材料收集起来。

五、建立健全归档制度

建立、健全和完善归档制度，是做好教学档案收集工作的重要前提，也是保证教学档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：归档范围必须明确完整，以免少收或漏收，应将评估要求的教学档案内容全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；再就是加强文件管理，即凡是上级部门下发的文件材料，应由专门人员登记，这样档案部门就能及时明确掌握有哪些文件材料需要收集；档案部门也必须主动同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

六、实行灵活的收集方式

教学档案具有来源上的分散性、内容上的复杂性、时间划分上的特殊性、制成材料上的多样性及综合性、专业性等特点，因此，档案部门必须扩大档案收集范围，拓宽档案收集渠道，查漏补缺，采取较为灵活的方式进行收集?熏尽量做到经常性的收集与集中收集相结合，催交与上门收集相结合，归档范围内与归档范围外相结合，收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注。也可将需收集的档案信息材料明确通知教师，让教师制成电子文挡，利用目前校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱，既方便快捷，又可复制利用。

七、加强宣传教育，提高全员档案意识

高校档案部门应通过各种渠道，如举办培训班、知识竞赛等形式，进行宣传教育，普及档案基本知识，不定期召开教学档案管理会议，用具体实例阐述教学档案的特点、地位和作用，增强教师的归档意识。高校教学管理部门要加强对教学档案收集工作的检查、指导，使教学档案收集工作制度化、标准化，进一步规范和完善归档程序和档案移交制度，使教学档案材料的收集工作成为高校教师的自觉行动，进一步提高教学档案收集工作的质量。

科技档案的收集 篇3

水电工程设计具有区别于其他行业的特点,设计过程周期比较长、涉及的专业比较多、人员流动性大以及地域跨度非常大,这些独有的特点决定了水电工程设计过程中所产生的科技档案的来源、范围、内容都非常广泛,将这些科技文件材料收集齐全完整,不仅需要建立、建全所需的规章制度,还需要档案人员的耐心指导,细心宣传。

1 从水电工程设计过程的特点来看对档案管理的要求

(1)水电工程设计的时间周期长。一个水电站从最初的规划到最后的投产运行,多则十几年,少则几年,在这么长的时间范围内,不同的设计阶段对工程设计的要求也不同,随着社会环境在变化,科学技术在发展,人员流动也非常大,那么对于在设计过程中产生的科技文件材料,在各个设计阶段中,要想收集齐全多种零散的科技文件,越早介入项目管理之中,对档案收集、管理工作越有利。从项目的立项开始,就应该启动相应的档案管理办法和归档范围,指导专业设计人员的归档工作。

(2)水电工程设计是一个水电工程项目的核心工作,是集中了地质勘探、测量、水文、规划、水工、机电、金属结构、施工、水保、环保、移民以及概算等多个专业的共同工作的集合,这么多的专业会产生多种不同专业的科技文件材料,所以档案管理人员也要对所涉及的专业知识有一定的了解,所以对档案管理人员也提出了更高的要求。

(3)水电工程设计地域跨度大,水电站的建成地点都相对比较偏远,有的甚至可能是在国外,地域范围的广阔,加大了档案收集的困难。如何想办法减少科技文件材料的流失,也是对档案管理工作的考验。

2 水电工程设计中科技档案的范围

水电工程设计中的科技文件材料包括在水电工程设计活动中产生的记录和反映水电勘测设计生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件的总汇。概括起来其主要来源于以下3个部分,即技术文件材料、文书文件材料和科技资料。

在实际档案管理中,文书文件材料形成的文书档案都是单独管理与存放,这样更方便档案的利用与查询。科技资料其中的一部分会与图书资料一起保管,主要是一些资料汇编等,还有一部分,比如就某一专题所做的特定研究而形成的报告,也要与科技档案一同管理,因为这些档案也是为了解决工程中的实际问题而产生的科技文件材料。所以水电工程设计中的科技档案主要是指技术文件材料和一部分科技资料。

水电工程设计科技档案与技术文件材料既有联系又有区别,技术文件材料是科技档案的基本构成要素,科技档案是由具有保存价值、“应该归档保存”的技术文件材料转化而来,也是技术文件材料的最后归宿。

3 水电工程设计中科技档案的特殊性

(1)水电工程设计中科技档案专业技术性强。水电工程设计是一个专业性极强的领域,由于这一特点,科技文件材料是按照相关国家标准,行业规范,强制性法律、法规编制而成,具有很强的标准性。档案管理人员往往对这些档案内容并不能真正了解,就需要专业技术人员将所要归档的文件材料首先要初步整理,形成便于档案接收的素材,这样更利于档案的管理。

(2)水电工程设计中科技档案成套性多。水电工程设计由于是分成不同设计阶段的,每个阶段又有不同的专业,这其中形成的科技档案,既独立又相互关联,但有时这些文件材料所产生的时间又不是同步的。从形式到今后的保管、利用,这些文件材料都必须集中在一起,不应分散保存。在归档收集时就要尽可能地将这些成套的文件材料收集齐全,让档案保持应有的成套性。

(3)水电工程设计中的科技档案是基础性设计材料多。一个水电工程设计,不同设计阶段、不同专业都需要做不同的方案比选,这就会产生大量的如计算书、相关模型试验记录、各种试验记录、原始测量的记录数据以及收集和监测到的水文气象资料等等,这些基础性的文件材料,多数只有1份,这就更需要档案管理工作走在前面,发挥提前指导的作用,规范其归档工作,便于设计及资料管理人员了解各种归档要求,充分保证档案的齐全、完整,更有利于最后的归档资料的验收。

4 水电工程设计中科技档案归档收集中的问题

4.1 对档案管理制度执行不彻底

虽然档案管理制度已经纳入到企业管理的规章制度之中,但具体到落实还有一点差距。尤其现在各专业处室任务多、工作量大,再加上项目经理往往也都是一人兼顾多个项目,所以对于一个项目、一定阶段性的归档完整性、成套性的管理还是不够准确。虽然档案管理已经写入到生产和技术管理的各级岗位职责之中,但落实情况还不到位。专业设计人员任务一多,归档率也就会下降。

4.2 对技术文件材料形成的过程无法控制

水电设计工程涉及的专业很多,涉及的单位也很多,比如建设单位、施工单位、监理单位、上级主管单位和项目合作单位等,在这些各专业、各单位之间形成的一些应由设计单位保存的技术材料,如何能收归整齐,需要项目部认真负责的甄别,档案人员的认真配合。

为更好地胜任工作,档案管理人员不仅要认真研究档案管理知识,更应该了解相关的专业知识,只有对专业知识有所了解,才能确保归档的工程技术材料为归档所必须的文件。同时工程设计人员也应该对所归产品确认为本阶段产品的最终版本,有相关责任人签字,三级校审签字齐全,所附图表准确、清晰。

4.3 档案管理人员应加快知识更新,不断拓展知识面

随着科学技术的进步,档案人员要在学习新的档案知识的基础上,更多地了解水电工程所涉及的新领域,例如风电、光伏发电、工程项目总承包以及工程咨询等等相关知识,完善相关专业的档案管理规章制度的建立,提高档案管理水平。

4.4 加速档案的数字化管理的转变

随着现代电子信息的飞速发展,传统的档案管理正在发生着转变,由传统的实物档案向着数字化、信息化档案管理迈进,档案管理人员也应该让自己从传统的档案库房式管理,向数字化档案信息管理转变,为适应数字化档案馆的管理工作要求,应将设计文件归档材料的电子文件管理好,对应整齐,建立起准确、精细的电子文件管理系统,使其成为数字化档案馆建设的基础。

5 水电工程设计中对科技档案归档收集的建议

(1)建全档案管理的制度,加大宣传力度。让档案管理进入到每一个专业技术人员的日常工作意识之中,同时与生产管理部门联合,在考核制度中增加对产品归档情况的考核,让档案管理真正落实到位。

(2)档案管理应与项目的立项、准备、建设和竣工验收保持同步,充分发挥档案提前指导的作用,从项目立项初期就要规范其归档工作,让专业设计及资料管理人员详细了解各种归档要求,对归档资料做到归档前有指导,中间过程有检查,这样才能保证最后归档的技术材料的完整、齐全,从而提高归档效率。

(3)在MIS信息管理系统中增加档案管理的权限,让设计产品最后的闭合真正是在档案归档之后,这样就能大大提高档案的归档率。同时也能确保归档的技术材料为最终产品,也加大了电子文件的归档比例,让档案收集更方便、齐全,归档产品更为准确。

现在正在运行的MIS信息管理系统,也为档案管理提供了一定的便利,在没有档案部门的预归档时,管理系统是不闭合的。这样也是在不断提醒专业技术人员,最后产品的走向应该是归档到档案室,在一定程度上提高了档案的归档率。

(4)明确归档范围,与项目部、生产管理部门协同一起制定相关的各专业、各设计阶段的应归档的产品,越详细越便于设计人员和资料管理人员掌握,将归档产品分类化管理,增强其可操作性,方便归档人员的同时,也提高了档案归档的正确率。

(5)强化档案管理的服务意识,增强档案管理人员事前指导的过程,一方面向专业设计人员宣传归档的范围,一方面规范其归档工作,便于设计及资料管理人员了解各种归档的要求。对归档资料做到中间过程有检查,充分保证归档文件材料的齐全、完整,这样也有利于最后的归档资料的验收。这一过程中需要档案管理人员大量细致、耐心的工作,加强档案的服务意识,才能让这一过程发挥出应有的作用。

(6)加强档案管理的业务培训,提高档案管理人员的素质。在管好现有档案的基础上,增加对数字化档案管理的认识和了解,为建立数字化档案馆打好基础。同时加强对归档率的统计分析,针对工作中出现的问题,从根本上找原因,以此来带动、提升档案收集归档的比率。

6 结语

科技文件材料归档的主体是各专业的业务部门,但为了保证归档材料的质量,档案管理部门应加强归档工作的指导作用,同时也要加强对归档工作的监管力度,协调好各专业部门应该归档的范畴。

加强科技档案收集工作与生产管理、科研管理、岗位考核等工作的相结合,加强技术文件材料与现场收集相结合,加强对内收集与对外收集相结合,加强对集体收集与对个人收集相结合,全方位展开归档知识的普及与宣传,让水电工程设计档案的收集工作,在国家、行业的法律法规指导下,建全自己的归档收集制度,建立起全面、准确、高效的收集归档体系,让水电工程设计的档案发挥更多的指导与借鉴作用。

摘要：水电工程设计是一个全方位的智力工作过程,如何全面、精确地记录这一过程所产生的智力工作成果,第一步就是对专业技术文件材料的收集归档。由于水电工程设计具有阶段多、历时长、专业性强以及地域跨度大等特点,使得在收集过程中存在许多困难,但只要在合理的管理制度保证下,工作做得更细致,宣传范围更能深入到工作的每一个流程,相信会大大提高档案的归档率,让档案管理工作更进一步。

关键词：水电工程设计,科技档案,技术文件材料,文件收集,归档

参考文献

[1]高利华.对水电工程设计数字化档案管理的认识和思考[J].水利发展研究,2008(10):50-51.

[2]高利华.水电工程设计档案中电子文件管理的讨论[J].浙江水利水电专科学校学报,2013(3):16-18.

论高校教学档案的收集整理 篇4

一、高校教学档案的收集方式

教学档案的收集可分为平时收集和集中收集两种，平时收集是随时对产生的教学档案进行收集，平时收集能有效避免资料的丢失。平时收集要求档案人员做到“五勤”，即眼勤、脑勤、嘴勤、手勤和腿勤。眼勤就是要多看，及时发现应该收集的资料；脑勤要对获得资料的价值进行分析选择，以免“有文必档”，玉石不分，或归档错误；嘴勤是对可能成为档案的教学资料在形成过程中就应告诉相关人员在用纸规格、书写格式等方面做到规范；手勤是对随时收集的资料立即进行保全处理，对眼前正在使用不能马上收集的要记录备忘，以便日后收集，对单份资料应及时复印备份；腿勤是要多走访，扩大材料的收集范围，对散失在其它部门或领导、教师手中的资料要及时索取。集中收集是学期末和年终对一学期（一年）以来形成的教学资料进行的全面收集，集中收集时一定要做到应收尽收，避免缺失，一旦有重要教学资料丢失应设法及时补缺，确保归档资料的全面、完整。

二、高校教学档案的收集范围

高校教学资料可以分为三大类，即教育教学活动资料、学生学籍管理资料和教师队伍建设资料，这三类资料中具有保存、教育、资治作用的材料，都在高校教学档案的收集范围之中。

（一）教育教学档案材料收集范围应包括：学科与专业建设规划；教学管理规定、规范、制度，教学质量工程实施细则、教学过程管理等文件材料；人才培养方案、各科教学大纲等材料；课表及教学安排材料；教学进度计划、典型教案、部分学生作业；教学质量监控，包括教学检查、教师听课、学生评课、教学事故处理等各类记录材料；教学典型经验、公开教学、示范教学等材料；考试安排表、考题、评分标准、考场记录、试卷分析、成绩登记表及补考材料；实习计划、方案、总结以及学生参加社会实践服务、社会调查、科技下乡等材料；毕业设计、优秀毕业论文等原件；各类教学会议，包括教学研讨会、教学工作会、教研活动记录等；使用教材的目录、简介；反映教育教学活动的照片、图像、光盘等音像资料；图书资料目录、数量、购书登记、借阅利用登记材料；教学实验室的建设管理，包括仪器设备的申报、论证、审批、评估，设备的品名、型号、价格，使用说明，安装起用时间、使用检修记录等材料；学生思想政治教育，包括“两课”教学、院系党团活动及优秀学生、优秀学生干部和先进学生集体等材料；有关体育教学、军训活动、学生体能测试达标、体育比赛获奖、学生身体检查等材料；教学改革材料；教学实践环节的落实及实践基地建设等材料；精品课程建设材料；其他与教学相关的材料。

（二）学生学籍管理档案材料收集范围应包括：新生录取名册、入学报到名册、入学录取通知书，新生报到登记表、学籍卡；新生高考档案；学生转学、休学、退学、复学、留降级材料；学生奖励、处分及处分复议、撤销材料；学生毕业鉴定登记表、毕业证书签领名册、毕业证书样本、毕业合影照片；授予学位学生名册，授予学位情况登记表；学生就业安置登记表；专升本、考研学生名册；毕业生反馈信息及跟踪调查材料。

（三）教师队伍建设档案材料收集范围应包括：教师编制、教师梯队建设及教师招聘材料；教师名册及职称、学历、学位等情况登记表；教师工作量统计，优秀教学成果和科研成果获奖材料；教师出版教材、编写讲义、发表科研论著、担任科研项目材料；教师培养情况，包括学历提高、访学、参加学术交流，参加科研社团活动等材料；教师业务考核，包括任课班级、完成教学工作量、作业批改、论文辅导、教学督导组评价、学生评课、考核等级格次等材料；聘请名誉教授、客座教授材料；邀請校外专家、教授、学者讲学和学术交流材料；教师面向社会开展科技、智力服务活动材料；有关教师队伍建设的图片、音像材料。

除上述所列必须归档的材料外，其它对教育教学、学籍管理、师资建设等有凭证参考作用的相关材料也应在收集之列。

三、高校教学档案的整理立卷

整理立卷是档案管理的一项重要内容，整理时应把握三条原则：即“准确、完整、有价值”。一是对收集起来的档案材料要进行准确性鉴定。教学档案材料是教学活动的原始记录，却不一定都是真实记录，档案工作者不可能也不允许改正档案材料的原件内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以供利用者参考。二是收集的档案材料要尽可能地完整全面。在实际工作中我们发现，教学档案不全的现象非常普遍，一般对教学管理活动中直接形成的材料比较重视，收集得全面一些，而对学术交流、科研、实验室、图书资料建设等方面的材料往往收集不全，院系教学档案人员在立卷前可将初步整理出来的“归档文件目录”找相关人员核查，以便查缺补漏。三是要对收集的材料进行鉴别，以此确定归档与不归档和保管期限的长短，需归档的材料整理好后就要立卷。立卷都是一些常规工作，在此无需赘述。

科技档案的收集 篇5

一、科技档案收集存在的问题

原始档案的收集工作一直是档案管理工作中最为薄弱、最艰巨的任务, 虽然自有关法律与条例颁布后, 我国档案的收集工作有所改善, 但从长远来看, 大多是为了应付上级部门检查, 即工作形式流于表面, 依然存在许多弊端和隐患, 具体表现在以下几个方面:

(一) 环境监测档案收集困难。档案的收集工作是档案管理工作的基础, 是保障高质量、高效率的档案管理工作的重要环节。但是从目前来看, 我国各资料管理部门之间对资料档案建设没有全新的认识, 缺乏有效的沟通, 存在片面的认知, 不注重收集, 造成部分资料缺失现象严重, 同时大量资料存在个人手中, 造成馆藏缺失, 严重影响了档案管理工作的有序开展。

(二) 档案收集文件不全。在生产建设的过程中, 某些单位文件资料严重缺损, 无法准确地反映行文、写作活动的全过程, 降低了档案数据资料的应有历史价值。

(三) 档案收集意识不强。当前, 档案收集人员缺乏对档案收集的重视, 认识不到档案在社会发展中的特殊作用和情报价值, 造成相关档案不及时收集与归档, 造成原始资料积累逐渐减少, 甚至失散, 致使若干年后人们对于相关问题根本无从考究。

(四) 档案制度落实不力。自我国颁布《中华人民共和国档案法》以及《机关档案工作条例》后, 各档案收集部门也建立了一些关于档案收集和管理的规章制度, 但却缺乏对其的职责考核标准, 即未能建立统一的规范档案收集管理模式, 造成政府部门以及有关部门的规章制度、工作职责流于形式、职能形同虚设, 进而影响了档案资源信息无法正常开发利用和进行历史研究。

(五) 档案收集门类单一。收集门类形式单一, 收集方法简单单一一直是困扰我国档案收集工作的重要问题, 每年产生的资料, 有关部门不能很好地区分其重要价值。从门类上看, 当前许多档案收集单位还是注重收集公文档案, 忽视了科技档案、专门档案及其它种类的收集工作;从载体上看, 收集单位还是注重收集纸质类的档案, 忽视了胶片、磁带及其他材料档案收集工作。但随着我国电子信息技术的发展, 新兴载体的出现, 有关部门将U盘、移动硬盘、光盘等也纳入电子档案范围进行收集。

(六) 档案人员素质不齐。当前, 在我国的收集工作中, 收集人员由于受传统观念的影响, 具有收集工作随意性较大, 人员流动性大、专业知识老化、文化知识面窄等问题, 其文化程度无法满足各项指标的发展要求, 致使档案收集工作长期处于放任的自流状态, 从而与当代社会的档案现代化发展需求产生较大的悬殊, 难以适应新形势的档案事业发展要求。

二、档案收集对环境监测科技档案的重要性

基于党的十八大的“生态文明”工程, 我国将环境保护提上工作进程, 而当下环境监测是环境保护的重要目标, 具体指的是将重要的功能收录电脑, 供人们随时翻阅和查找。简单来说, 环境监测档案主要是用来记录环境监测事件和数据的工具, 对当前环境的监测、研究以及未来的发展方向具有重要的指导作用, 其信息资源具有特定性、基础性, 在环境监测工作中起着不可替代的作用。环境监测档案能很好地反映该地区的环境状况, 对其环境演变和发展趋势具有重要的判断价值, 对有关部门制定环境的保护规划以及污染治理措施有着举足轻重的作用。

《美国档案文件管理》一书中曾有过这么一段话:文件所持有的独一无二的特征和价值构成了文件原件必须保存的必要前提。这句话很好地体现了原始文件的行政参考价值、法律价值、财务价值、科研价值、证据价值以及情报价值。我国《档案法》曾阐明:加强档案的收集与管理, 不仅有利于高效地保护和利用档案, 还能为我国社会主义的现代化发展作出重要贡献。当下, 档案收集工作质量的高低, 对档案馆藏质量和数量具有直接影响, 做好档案的收集与管理工作对有关部门的管理工作具有重大实践意义, 具体表现在如下几个方面:

第一, 档案的收集工作是档案工作的重要起点;第二, 档案的收集工作是档案生存的重要条件;第三, 档案的收集工作是保证档案质量的标志。

三、加强环境监测档案收集与管理, 必须把握的重要环节

档案管理工作在一定程度上虽然不是单位的前沿工作, 但是体现了单位整体的业务管理水平, 对档案的收集与管理有着举足轻重的作用。因此, 想要加强档案收集和管理工作, 就必须加强制度建设, 从而提升全员的档案管理意识, 发挥档案的重要作用, 为环境监测事业作出贡献。

(一) 健全管理体制, 规范收集与管理工作环境。健全管理体制, 规范收集与管理工作环境需要相关人员做的是:第一, 综合考虑当地经济发展状况, 结合环境监测档案收集与管理需要, 从而建立起重要的档案收集管理制度进而保障各项工作的有法可依、有章可循, 是做好档案管理工作的重要基础。同时建立档案借阅制度, 由档案管理人员统筹相关记录登记表, 保证档案有据可查, 避免了丢失、破损无迹可寻等现象的发生。第二, 考虑当下实际发展需要, 制定科学规范的档案资料收集措施, 提高档案的归档率。第三, 加强业务培训、整合会议资料, 对各种会议、培训结束后的资料统一交档案管理员进行归档, 弥补了会议、培训资料归档空白。第四, 通过多种渠道、多种形式、多种场合加强档案收集工作的宣传, 增强全员的档案收集意识。

(二) 拓宽知识面, 实现管理的现代化。档案的管理与收集工作是一门专业性很强的工作, 不仅对人员的专业技能具有较高的要求, 同时对他们的职业道德与工作精神也提出了更高的需求。当下随着我国现代化信息设备的广泛应用, 档案管理方法也在不断改革, 对工作人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力提出了如下要求:第一, 加强对档案管理人员的专业知识培训;第二, 掌握现代化管理技能, 提高档案管理人员的综合素质;第三, 利用现代化技术, 整理档案。

四、结语

总而言之, 随着我国社会主义环保工作的不断深入改革, 环境监测档案在环境管理和经济建设中的作用越来越明显, 有关部门要建立起严格完善的管理制度、提升管理人员的能力和责任心, 从而实现管理现代化, 确保档案收集与管理工作的规范化、科学化、合理化、制度化, 进而推动环境保护工作的进一步发展。

摘要：本文主要分析了档案收集存在的问题, 阐述了档案收集对环境监测的重要性, 分析了重点环节, 为后期的档案收集工作奠定良好的理论基础。

关键词：环境监测,科技档案收集,管理工作

参考文献

[1]张仲仁, 翁尚深.美国档案文件管理[J].四川省社会科学院出版社, 1987 (12) :105-111.

[2]中国人民大学档案系、科学技术档案管理学教研室.科学技术档案管理文集[J].档案学通讯, 1981 (12) :105-112.

文书档案的收集整理 篇6

一、文书档案的收集

(一) 文书档案收集工作的重要性。

档案收集是档案工作的起点和关键点, 是所有工作的前提和基础, 收集工作不到位, 后期的整理、编研、统计、利用无从谈起。这就要求文书档案的收集工作要坚持全面收集、齐全完整的原则。也只有做到齐全完整收集, 分级集中统一管理, 才能维护本单位档案全宗。

(二) 文书档案的特点。

不同于其他的门类档案, 文书档案具有内容丰富、涉及面广, 种类多, 数量大, 源头相对分散, 查阅频繁, 利用率高等特点。在一定程度上, 文书档案的齐全完整收集相对其他门类档案要更有难度。另外, 网络信息化的高速发展, 无纸化办公的普及应用, 无形中对文书档案的收集提出了新的挑战。

(三) 文书档案收集的主要渠道。

1.外单位来文。包括领导、负责同志外出参会带回来的文件, 尤其是涉及本单位的文件材料。例如上级批复, 通报, 决议, 报告等。2.本单位内部产生的文件。包括本单位内部召开会议形成的文件材料, 各类报表和统计分析等其他材料。前者例如单位大事记、党政工团纪检监察审计部门印发的红头文件, 会议纪要, 工代会决议, 领导讲话等。后者例如单位职工信息册, 党员信息统计表, 统计年报, 基层报表, 人事、劳资报表等发文登记簿之外的文件材料。3.其他类文件材料。例如本单位与外单位联合签署的协议、合同、责任书等。

(四) 文书档案收集的建议做法。

1.档案员要提高档案收集的敏锐性, 熟知档案收集的范围, 才能做到准确全面收集。具体可以参照国家档案局8号令、9号令以及《新疆维吾尔自治区实施《中华人民共和国档案法》办法》。以此为参照, 更能保证收集文件材料的价值性。2.主动追踪事件的结果和过程材料。请示报告一般单位内部产生, 容易收集, 而上级的批复情况往往被忽视, 这就需要档案员积极主动联系当事人、经办人及时移交, 避免遗漏。3.主动查询宣传报道背后的依据和佐证材料, 发掘有价值的材料。目前网络宣传、微信平台宣传, 传播速度之快, 范围之广, 可谓惊人。在收到纸质版正式文件之前, 往往各路报道已经众人皆知。这些也需要档案员多加关注。4.积极争取领导重视, 做好档案法制意识宣传。档案收集不仅仅是专兼职档案员的事, 应形成“领导重视, 员工留心”的氛围。5.将定期移交收集和及时收集相结合。一方面是每年年初做好上一年度文书档案的移交, 另一方面, 对于重大事件的材料要求随办随归, 办毕归档。前者主要指有专兼职档案员负责的常规性业务中产生的材料, 按一定规律循环, 不容易缺失遗漏的文字记录, 例如工作计划总结、年度考核。后者主要针对突发性事件、临时性活动中产生的材料, 时间长容易遗漏缺失的记录材料, 例如大事记, 信访及处理意见, 单位成立三十年庆祝活动, 群众路线、三严三实、两学一做、“访惠聚”等专题教育材料。6.加强文书形成等行政职能部门和档案部门的沟通衔接, 及时做好交流, 促进文书档案收集的齐全完整。7.以“提高服务质量, 提升服务水平”为抓手, 促进文件材料的收集。做好档案利用, 提供高效高质量的档案服务, 让领导和广大职工感受档案工作的重要意义, 从而发自内心乐意主动做好文件材料的收集和移交。8.协调处理好电子文件和纸质版文件的关系。电子版文件在提高工作效率和降低办公成本上确实有优势, 但如果不符合电子文件归档与管理规范 (GB/T18894) 和电子文件归档光盘技术要求和应用规范 (DA/T 38-2008) 要求的必须移交纸质版文件。9.必须处理好分散形成和统一管理的关系。依据《档案法》第五条, 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用。对于将符合移交条件的重要材料据为己有, 拒绝移交者, 要依法追究责任。

二、文书档案的整理

(一) 文书档案整理的要求。

文书档案整理工作必须依据《新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则》 (以下统一简称《细则》) 有序开展。这就要求文书档案整理需要做到以下几点。1.齐全完整, 符合档案保护要求。具体工作中遇到问题, 产生疑惑时, 一定要对照《细则》要求, 逐条逐项解决。2.对于破损的、要修裱补救, 超大幅面的页面要折叠。例如, 半帘存根尺寸不到A4幅面, 最好粘贴在A4白纸张, 或者拿两张A4白纸分别做封面和封底, 装订成多页的一件。这样边角处也不容易卷起折损, 更有利于保管。3.字迹模糊或者易退变的要复制。例如, 人事调动一式四联的材料, 存到单位的可能是最后一联, 字迹模糊, 或者蓝色字迹的都不符合归档文件保管要求, 都需要进行加重浓度复印, 并与原件合为“一件”, 一同保管。4.收集的文件材料中难免存在普通订书针, 曲别针、大头针等易锈蚀的金属物, 这些不符合要求的装订材质会对归档文件造成腐蚀, 整理时必须去除。文书档案都是以件为单位归档, 装订时必须使用符合要求的不锈钢订书针进行装订。

(二) 文书档案整理的程序。

1.鉴定归档范围。具体是指, 对照国家档案局8号令对收集的材料价值进行再判断, 是否属于文书的归档范围。经鉴定属于文书归档范围的, 再鉴定归为永久还是定期, 定期的还要进一步判定是30年还是10年。与此同时, 还要判定机构问题。不同的单位, 机构问题划分也不相同。事业单位一般建议采用党群类和行政类的组织机构分类法。2.装订组“件”。自2003年开始, 文书档案由“卷”转“件”, 一事一“件”, 一“件”可以多页, 目录中只显示一条条目。用不锈钢订书针装订。页数多的不易用订书针装订的“件”可以借鉴“卷”的装订方法, 用线穿孔装订, 也可以分两“件”装订。例如会议记录、年报、报表、名册等。3.排列文件, 确定顺序, 编写件号。按事由重要程度、形成时间, 结合查阅利用率进行排序。同类事由相对集中排列, 相近事由的排列在一起, 并且排列在前, 零散的排列在后。确定排列顺序后, 编写件号, 也就是“室编件号”。使用一个流水号, 从“1”开始连续编写, 不允许空号、跳号、重号。4.编制目录。按照“件号”顺序编写目录。一般应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等字段信息。文件属性信息越全面详尽越好。需要注意两点, 一是目录件号和“室编件号”要一致;二是格式要规范, 方便后期与档案管理系统衔接, 例如时间统一使用“20150203”八位半角阿拉伯数字格式不足位填零, 文号中统一使用“[2015]12”半角方括号。5.最后就是入盒。按照目录、归档文件、备考表的顺序进行排列。其中, 归档文件按照“小号在上, 大号在下”的顺序排列入盒。

三、文书档案收集整理的几点思考

(一) 档案员责任重大。

档案员是具体操作者, 承担着收集、整理等各项工作的重担。归档文件的齐全完整性, 一定程度上取决于档案员的档案意识和责任意识。归档文件质量的高低, 很大程度上取决于档案员的思想素质和业务能力。档案员在收集, 整理中都不能有丝毫马虎。

(二) 文书档案工作的连续性。

文书档案整理工作具有系统性、连续性的特点, 收集、整理环节有密切联系。收集是整理的“第一步”和基础, 整理是对收集工作的检查和补救完善。不能孤立二者单独开展工作。

(三) 相应的制度要健全。

档案收集整理工作主要依靠档案员, 也就是能自主、自发热爱档案工作, 尽职尽责做好档案工作。相应的奖惩制度也要跟上, 并建立相对稳定的长效机制, 形成一套完整严谨的工作规范和工作纪律。良好的档案工作习惯、优秀的档案工作行为应该和档案一样具有连续性, 传承性。

四、结束语

只有做好档案的齐全完整收集, 才能使充分发挥利用凭证作用。对一个单位来说, 归档完整的文件材料才能够如实记录本单位某年的基本工作情况, 系统真实地反映本单位的情况。

合理界定文件材料的归档范围, 科学鉴定档案保存价值, 准确划分保管期限, 为后期的保管统计, 开发利用打下坚实的基础, 从而保证单位档案资源建设有序开展。

参考文献

[1]郭大伟.档案管理中的个人信息保护的现状及其完善模式[J].现代商业, 2011 (36) ,

[2]宁婧.社保档案管理制度的建立与完善思路构建[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2014 (05)

[3]吴宣琳.精于谋, 纳于言, 善于行——谈如何做好社保经办机构办公室工作[J].就业与保障, 2016 (06) .

[4]翁韶琼.档案管理在当代企业中的重要性及地位探讨[J].福建建设科技, 2016 (05) .

人事档案材料的收集方法 篇7

关键词：人事档案,材料,收集方法

1明确人事档案材料收集的范围

人事档案材料的收集必须有明确的范围。每个人在社会实践活动中形成的材料是多方面的, 有的属于文书档案或其他专业档案的范围, 只有一部分属于人事档案。根据各类档案的特点与属性, 准确划分各自的收集范围, 可以避免错收、漏收, 这是做好收集工作的先决条件。

收集范围是依据《干部人事档案材料收集归档规定》总结的法定收集范围, 随着形势的发展, 还可能产生以前没有的新材料, 不同类别人员档案材料收集的侧重点也有所差异。因此, 对新形成或未列入以上范围的材料要做认真分析, 若属于记载员工情况且对考察了解员工有一定参考价值的应积极向上级组织部门反映, 以便对收集归档规定进行修改和补充。

2疏通人事档案材料来源的渠道

2.1单位形成的人事档案材料

组织、人事、劳动部门。这是人事档案材料形成的主渠道。组织部门的主要职责是贯彻执行党的干部路线与干部政策, 搞好干部管理与培训, 合理调整和使用干部, 加强干部队伍建设;人事部门是各级政府和企事业单位综合管理干部的职能机构, 承担人事工作的计划管理、工作人员的考试录用、教育培训、任免调动、工资福利、专业技术职称评聘、离休退休、军转安置、奖励惩戒、考察考核等工作任务;劳动部门是政府综合管理企业劳动工作的职能部门, 承担企业劳力管理、工人录用聘用、调配培训、劳动工资、劳动安全、劳动保险和福利、劳动政策的贯彻执行和调查研究等。通过组织、人事、劳动部门收集个人的履历表、简历表、登记表等反映个人经历的材料。

党团组织和政府机关。收集个人的入党团申请书、 志愿书、转正申请书;党内外表彰等材料。

纪检、检察院、法院等部门。收集个人违犯党纪国法而形成的党内、外处分, 取消处分, 甄别复查平反决定, 判决书复制件及撤销判决的通知书;个人检查以及判决书等方面的材料。

科技、业务部门。收集反映个人业务能力的材料, 包括评聘专业技术职务 (职称) 的申报表、评审表、审批表。

统战部门。收集干部参加人民政协、民主党派的有关材料。

卫生部门。收集健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料。

通过个人原工作单位收集有关文件明确规定的应该归入个人人事档案的材料;通过亲属和社会关系所在单位收集有关落实政策情况的材料。

2.2个人形成的人事档案材料

指通过人事档案相对个人形成的档案, 因主体不同, 材料内容也有差别。

疏通收集渠道:要做好联系和指导工作。人事档案工作人员应主动与上述有关单位保持联系, 向他们宣传收集工作的意义、收集范围及注意事项。

3掌握人事档案材料形成的规律

3.1时间规律

许多人事档案材料的形成具有一定的时间规律。 例如, 每年“五一”劳动节, 各级工会组织要表扬一批劳动模范、先进生产者;每年“五四”青年节, 各级团委要表彰一批优秀团员、青年积极分子;每年“七一”建党节等节日, 表彰一批优秀党员;每学期末或教师节, 学校要评选和表彰一批三好学生、优秀教师或先进教育工作者;每年年终, 不少单位会结合总结工作, 评选年度优秀员工、先进工作者。上述活动中, 必然形成一批反映个人先进事迹的材料。每到毕业季, 必然形成一批有关大、中专毕业生的毕业就业材料;每当机构重组、职务变动、工资调整, 必然形成一批人员任免和工资调整的材料;每当党代会、人代会的换届选举, 也会产生一批人事档案材料。若能掌握人事档案材料形成的时间规律, 就可以在此时间之后, 及时将所形成的人事档案材料收集起来, 防止因时过境迁而造成人事档案材料遗失或损坏。

3.2变化规律

人事档案具有动态性。所谓变化规律就是根据某些情况的变化来推知可能要形成相应的人事档案材料。例如, 新近填写的履历表或登记表中单位或职务变化了, 就必然形成任免呈报表或调动登记表;文化程度变了, 就必然形成新的学历材料。当然, 有的内容变化并不一定就形成了材料, 可能是本人未经组织审查批准自行修改的, 也可能属于误填, 应根据具体情况具体分析。

3.3建立人事档案收集制度

人事档案材料的收集是贯彻始终的经常性工作, 将行之有效的做法用制度的形式加以固定, 可以巩固并加强收集工作。

归档制度。归档制度是关于将办理完毕的人事档案材料移交人事档案管理机构或档案专管人员保存的规定。其内容包括归档范围、归档时间、归档要求。归档制度已成为党和国家用法律法规形式固定下来的一项制度, 必须贯彻执行。

催要制度。催要制度是指人事档案管理部门在日常工作中, 应经常与有关部门进行联系, 主动催促并索要应归档的人事档案材料, 以防漏收某些材料。

联系沟通制度。“干部人事档案部门应建立联系制度, 及时掌握形成人事档案材料的信息, 主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人等收集干部档案材料”。督促材料形成部门按时送交应归档材料。

检查核对制度。为了对所管人事档案材料心中有数, 人事档案管理部门必须按所管辖人事档案的数量状况, 如果发现由于同名同姓或张冠李戴而错装错收的材料, 应及时加以纠正;因人员工作调动或管理权限变动, 应予转出的材料及时转至有关部门;不符合归档要求的材料, 退回形成单位重新制作或补办手续。

3.4及时登记制度

现行的收集登记有两种:一是登记;二是移交清单。人事档案管理部门留下一份保存起来, 年终装订成册, 以便检查核对。

3.5随时补充制度

在利用信息系统时, 应把收集到的材料及时补充录入, 更新系统信息;信息系统收到重要的人事档案时, 也要将电子档案制成纸质稿打印保存。这样的双向过程, 可使系统的信息管理和实体档案管理基本保持同步。

参考文献

[1]方德生.干部人事档案工作理论与实践[M].北京:光明日报出版社, 2015:4.

[2]朱玉媛, 周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社, 2011:11.

加强人事档案收集工作的探讨 篇8

人事档案是“档案大家族”中的重要组成部分。以特定个人为基本立卷单位, 是人事档案最为明显的外部特征, 只有将反映一个人的成长经历、德才表现等情况的全部材料集中起来, 整理成为专门案卷, 才能便于有关部门历史地、全面地了解这个人各方面的综合情况, 进而合理进行人力资源管理。可见, 人事档案收集在人事档案管理活动中具有重要意义。

一、人事档案收集的重要性

所谓人事档案收集工作, 就是获取与积累原本分散零乱的人事档案构成材料的一种手段, 即人事档案部门通过多种渠道将分散、零乱的人事档案构成材料加以集中整理, 使之形成完整的体系。人事档案的收集工作在人事档案管理中占有特殊而重要的意义。首先, 人事档案收集工作是人事档案工作的起点和首要环节。人事档案是由人事档案部门通过各种渠道将“所管人员”在历史上形成的与新近产生的人事档案材料收集起来后, 经过加工整理而成的。这种收集工作, 既是人事档案工作的起点, 又是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性工作。没有人事档案收集工作, 人事档案管理工作就成了无米之炊、无源之水。其次, 人事档案收集工作直接关系到人事档案内容的完整程度。人事档案是历史地、全面地了解一个人德才能力、成长历史的重要依据。这就要求人事档案内容必须完整。从内容上看, 不仅要有个人的历史情况, 还要有个人现实情况;不仅要有德才情况的记载, 还要有成长情况的记录;不仅要反映一个人的优点、专长, 还要反映缺点、不足, 从而避免人事档案内容的片面性, 影响各级组织机构对于个人的了解、选拔与任用。其三, 人事档案收集工作是人事档案工作的基础。人事档案工作包括多个方面, 诸如人事档案构成材料的补充工作、整理工作、保管与利用工作等, 这些工作都必须在人事档案收集的基础上进行。如从人事档案利用分析, 人事档案材料收集的齐全完整程度, 会影响利用人事档案、了解人事情况的进展, 进而影响人事档案利用的质量。

二、人事档案收集工作的基本要求

1. 及时。

人事档案构成材料收集的时间性要求, 是由人事档案的作用决定的。人事档案是历史地、全面地了解人和正确地使用人的重要依据。因此, 人事档案内容必须时时保持完整状态和最新状态。这就要求人事档案构成材料的收集工作必须迅速、及时, 将那些新发现、新形成的人事档案构成材料迅速地收集起来, 为各级组织人事部门人员管理提供依据。人事档案管理人员应具有紧迫的时间观念, 讲究效率, 及时迅速地做好收集工作, 做到“有则即收、收毕即归”, 实时保持人事档案信息内容的准确性和完整性, 为人事工作提供完整而新近的信息支持。

2. 保质。

保证人事档案构成材料收集的质量, 应科学把握准确、完整、齐全三个方面。一是材料收集的范围要准确:收集的人事档案构成材料必须确属人事档案内容, 材料内容必须真实可靠, 与事实相符。二是材料收集要完整, 凡是多页、多份构成的人事档案构成材料必须保持其完整性, 不得出现掉页、少份的现象;不能出现破损和“缺头少尾”的情况, 如已经出现了这方面的问题, 要及时采取措施, 按照材料的原貌进行补救, 经过补救加工之后, 方能将其归档保存。三是收集手续要齐全。如应严格执行关于必须由本人签名盖章、由组织审核盖章、由上级主管机关审批盖章等规定, 手续不齐备, 不予以归档。

3. 按量。

人事档案构成材料要严格按照归档需要的数量来进行收集, 既不能过多, 也不能短少。收多了不仅容易造成管理资源浪费, 还增加了日后登记、鉴定、销毁的工作压力, 增加了不必要的工作量, 还可能形成新的“无头档案”;收少了还得重新补充, 也增加了不必要的工作量。因此, 必须结合实际需要, 确定一个“适宜的量”, 保证人事档案收集工作的科学性。

三、人事档案收集的主要方法

1. 拓宽人事档案构成材料的来源渠道。

人事档案构成材料的来源很多, 涉及面广, 要完整地收集一个人的全部档案材料, 必须首先拓宽人事档案构成材料来源的渠道, 与形成人事档案构成材料的各有关单位建立工作联系。人事档案管理人员要主动与有关单位取得联系, 并向其进行收集工作意义的宣传和收集工作注意事项的指导, 晓之以理, 授之以法。采取召开会议、发布文件与个别指导等形式进行广泛宣传, 使组织成员充分认识收集人事档案材料的作用和意义, 并向其讲授有关人事档案材料的内容、特征、范围、注意事项等知识。

2. 掌握人事档案构成材料的形成规律。

一是人事档案形成的时间规律。有相当数量的人事档案构成材料是按照一定的时间规律形成的。摸清和掌握人事档案形成的时间规律, 就可以及时地把有关材料收集起来。否则, 时过境迁, 这些材料就有可能遗失损坏, 造成不可弥补的损失。二是人事档案信息形成的自然规律。人事档案构成材料是事后的记录, 它所记载的内容和事件的信息必然要在一定的范围内传播。所谓人事档案信息形成的自然规律, 就是要善于把这些信息和人事档案材料的产生联系起来, 判断哪些情况下可能产生人事档案材料, 从而进行收集工作。总之, 人事档案工作人员要时时处处留心各种有关事件, 多与有关人员互通信息, 以便完整地收集各方面形成的人事档案材料。三是人事档案信息变化的过程规律。所谓变化规律, 是指根据人事档案中该人的某些情况的变化来推知可能要形成相应的人事档案材料的规律。一般地说, 凡是人事档案记载的情况发生变化, 就要相应地形成反映变化过程的材料。

3. 建立人事档案构成材料收集制度。

如何做好实物档案的收集与管理 篇9

实物档案是指记录和反映各企事业单位、团体组织在生产、科研、经营、管理等各项工作活动过程中形成的奖杯、奖状、奖牌、证书、旌旗等，以有形的物体作为档案载体来说明客观事实，证明历史事件的发生、发展和变化过程，并经归档保存的有价值的物体，具有形体直观、形状多样特点，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的宣传教育功能，是文书档案的重要补充。由于目前国家还没有统一的实物档案管理标准，且实物档案又种类繁多，载体形态各异，与纸质档案、声像档案等截然不同，因此造成了实物档案管理的多样化，给档案部门实际的保管工作带来一系列新挑战。本文试以本企业实物档案管理的实际情况，结合笔者自己的亲身工作经历和对实物档案管理的理解，探讨如何做好企业实物档案的归档与管理。

企业实物档案的管理状况

现在许多企业对实物档案的重要性有了一定的认识，并对实物档案管理作出了具体规定。但在实施过程中反映企业经营与发展的实物档案并没有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的实物档案在管理上没有真正意义上的到位，致使库存的实物档案不能全面反应实物档案的价值存在，实物档案服务企业经营发展的作用有限

（一）实物档案归档意识不强，管理状况明显滞后于其它类别的档案。由于人们对实物档案的重要性不甚了解，缺乏应有的归档意识，致使许多有保存价值的实物散落在各个部门，有的甚至丢失或损毁，严重影响了实物档案的齐全完整，给综合利用留下一定的空白点。实物档案由于其产生时间的不确定，难以形成规律性，具有相对的不可预见性。加之实物档案形成部门归档意识较为薄弱，相关规章制度不健全，信息渠道相对不畅通，直接导致实物档案延时归档，使其收集范围的齐全与完整难以有效保障。

（二）实物档案的价值体现不足，利用效果不明显。由于实物档案的利用部门相对集中，多数人不了解甚至还不知道有这样一类档案，所以实物档案的利用率较其他档案来说相对就偏低一些，其有效价值也未能充分体现出来，实物档案的历史记录性、凭证作用也没有真正发挥出来。

（三）实物档案的保管条件不符合要求，库房容量严重不足。由于实物档案不同于其它类别的档案，它主要由奖牌、奖状、奖杯、证书、锦旗等形态各异、大小不同的实物组成，是不能出现叠加堆放或挤压碰撞等情况的。由于一些单位对实物档案管理不够重视，没有专门的库房去存放，因此造成收集来的实物档案难以按管理标准摆放，严重影响了实物档案管理与利用。

加强实物档案的收集与管理

从实物档案的管理现状分析可以看到企业实物档案存在的诸多问题，阻碍了实物档案管理水平的提升，严重限制了实物档案价值体现。企业只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理，使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道，才能更好地体现实物档案的查考价值。

（一）加强收集工作，提高全员归档意识。建立健全企业的实物档案管理制度，把实物档案明确纳入收集范围，加强与相关单位的沟通，及时了解可能产生实物档案的有关动向，积极采取年度收集与随时收集相结合的方法，允许获奖单位临时摆放，但要定期移交到档案管理部门。档案管理部门要认真做好实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，加强宣传力度，全方位提高员工的归档意识，以确保实物档案能够及时完整的收集归档。

（二）拓展利用途径，体现档案价值。做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用，还可以通过实物档案的展示，充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外，还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览，有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径，以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生产经营过程中所取得的重大成果，为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台，从不同的方面、角度彰显企业的实力。

（三）加强库房管理，确保实物档案的安全与完整。实物档案由于种类的不同，其体积、形态各异，其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理，并做好实物档案的著录及档号的编制工作。实物档案的库房要严格按档案保管的“八防”要求去做，并根据保管载体的不同，设置与其对应的保管条件，以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点，采用不同的存放柜架来存放实物档案，确保实物档案安全保管，合理存放，便捷利用。对企业获得的荣誉类实物档案可视利用率的高低分别摆放于不同的架位，有条件的企业还可以将实物档案通过拍摄的手段将其转换为数字档案，以便于快捷方便的提供借阅和利用。

综上所述实物档案的特点是能够比较直观、鲜明的反映出在某个特定阶段的工作过程中取得的成果，与其它类别的档案共同记录了一个企事业单位或个人的发展轨迹。实物档案收集的难点是散与乱，加强全员归档意识是做好收集工作的关键，与相关单位的沟通交流是做好这项工作的基础。只有认真做好实物档案的管理工作，才能确保档案资源齐全、完整，充分发挥实物档案直观、易懂、有较强说服力的宣传作用，为促进企业的发展提供更加全面、完善的史料，以充足的馆藏，记载企业的成长历程。

（作者单位： 中国石化集团管道储运分公司档案馆）

谈高校教学档案的收集工作 篇10

一、确定适合自己学校实际的教学档案收集范围

1987年, 国家教育委员会、国家档案局曾经制定了《高等学校教学文件材料归档范围》, 但因为时间过长, 各高校在改革的大潮中发生了翻天覆地的变化, 从学校的体制到教学的内容、从招生的方式到科研的进行, 都有了很大的改变。由此而产生的档案, 也随之发生了变化, 需要重新确定高校教学档案的归档范围。2008年9月1日开始实行的《高等学校档案管理办法》第十五条所规定的文件材料归档范围, 其划分的11大类, 其中对教学档案的分类, 不太易于操作, 所以每所高校要确定易于操作的、具体的教学档案的收集范围。

我国现在的高等学校, 其教育内容和特色可以说包罗万象, 各不相同, 由此形成的可以归档的教学文件材料也各不相同, 这很难使国家统一制定的规范性文件全部涵盖全国各个高校所形成的教学档案的全部内容, 要求全国各个高校都要在认真研究和理解国家有关文件材料归档范围的规范性文件的基础上, 制定出符合国家要求和适合自己学校实际的教学档案文件材料收集范围, 以确保每所高校的归档教学文件材料齐全完整, 内容翔实丰富, 且各具特色。

二、明确高校教学档案收集归档的重点

档案记录的完整和翔实与否, 主要在于收集的完整和翔实与否。所以在制定本校教学档案归档范围时要注重动态的档案文件的收集, 如教师的教材、教案、讲义、讲课、课堂教学材料, 教学实习、生产实习过程所形成的文件材料, 学生入学前的主要档案资料, 学生毕业后所形成关系学校教育质量的文件材料, 临时举办的师资培训班的师资、教材、学员等教学档案材料, 夜大学、函授部、进修班等不是高校常设的教学班所形成的完整的教学档案, 不同时期举办的各种展览、各种讲座的档案材料, 学校临时进行的有关教学的活动所形成的文件材料, 与社会共同办学所形成的文件材料, 有关校史材料, 等等, 主要是如果不用规范性的规定确定下来就容易散失的文件材料, 都要划定为本校教学档案的收集范围。

同时, 在制定教学档案收集范围的时候, 一定要注重数字化的教学文档的收集, 这对于高校教学档案乃至于高校档案的齐全完整和档案质量是至关重要的。因为在电子计算机普遍用于文件材料的书写和传输之后, 档案文件的生产发生了根本性的变化, 原来文件材料的原稿主要以纸张为载体的时代, 已变化为以计算机、数码相机等磁盘为载体时代, 如果根据档案的本原性的信息特点, 档案文件的原件存在于计算机的磁盘之上, 而不是承载于打印出来的纸质的档案复制件之上。所以在制定教学档案收集范围时, 一定要有电子档案的概念, 一定将教学档案的电子文件收集齐全完整, 这样才能将当下的高校教学档案归还其本原性。

三、完善高校教学档案文件材料的收集方法