现代企业档案管理工作

现代企业档案管理工作（精选十篇）

现代企业档案管理工作 篇1

建立现代企业制度是发展社会化大生产和市场经济的必然要求, 是公有制经济与市场经济相结合的有效途径, 是国有企业改革的方向。本文分析了现代企业制度对档案管理工作的影响, 指出了建立现代企业档案管理制度的必要性, 最后还给出了建设与现代企业制度相适应的企业档案管理工作机制的具体措施。

一、现代企业制度对档案管理工作的影响

现代企业制度与传统的经济体制管理制度的区别, 主要集中表现在四个方面, 即产权清晰、权责明确、政企分开和管理科学。由于这些特征的存在, 企业档案管理也随之发生了许多显著的变化。

1、企业外部管理体制的环境发生了变化

企业已经不再是政府的附属物, 变成了自负盈亏、自我发展的独立经济体, 政府对企业的档案工作的监督和指导逐渐减弱。另一方面, 企业内部也发生着变化, 集团和二级企业的关系逐步改变成了以资产为纽带的新型关系, 档案行政管理部门在企业行政管理职能的组织基础进一步弱化, 也将直接面对基层企业单位的档案工作。随着改革深入, 主管企业的行政管理部门已经撤销或转换职能, 逐渐动摇了政府管理企业档案工作的管理体制。当前, 档案行政部门与企业主管部门相结合, 成为政府管理企业档案工作管理法制的特征。可见, 改革政府管理企业档案工作的体制, 已经成为历史的必然。

2、档案隶属关系和管理权限发生了变化

旧管理体制下, 企业属于“全民所有”, 因此企业档案也归国家所有。现代企业制度下, 企业突破了“全民所有”的形式, 出现了多种经济类型。所有制形式的多样化, 使档案所有权变得更加复杂。根据现代企业“产权清晰”的特征, 可按照资产的产权关系来确定档案的隶属关系并进行管理, 也可实现从单纯的档案资料管理机制向企业档案资产管理机制转换, 从而达到企业档案工作由低效、高投入向高效、高产出的转化, 建立起充满生机活力的复合型的企业档案工作管理新体制。

3、结构调整使档案工作结构发生了变化

当前形势下, 企业要生存发展, 就必须以市场为导向, 加快推进自身产业结构调整。企业结构调整给档案工作结构变化带来了新的发展机遇。主要表现在:一是档案人员结构发生了变化, 一些具有丰富档案专业知识, 操作能力强和掌握现代技术手段的高素质复合型人才加入企业档案工作的队伍。二是档案结构发生了变化, 企业在生产、建设、经营管理过程中不断形成和产生新的档案, 丰富了企业档案的载体形式, 为企业档案结构创新、调整提供了物质基础。三是管理模式发生了变化, 如实体管理为主向人力资本管理为主转变, 硬性管理为主向软性管理为主转变, 等等。

4、管理手段方法和服务对象发生了变化

随着企业深化改革, 档案收集的范围更加广泛, 数量和种类也越来越多。因此, 必须采用现代技术、方法和科学手段来贮存、管理档案资料。此外, 过去企业档案工作服务对象是党政部门、企业领导、人事工作, 现在随着现代企业制度的逐步建立, 企业作为市场竞争的主体进入了市场, 企业档案工作的服务对象发生了根本性转变, 档案工作更多的是为企业打入市场、新产品开发等服务。

二、建立现代企业档案管理制度的必要性

对现代企业来讲, 档案管理工作是企业生命周期的真实记录的管理, 也是企业一项不可或缺的基础性工作。因此在企业发展的同时, 档案管理工作亦应与时俱进, 不断创新。企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立互相补充, 建立现代企业档案管理制度, 是企业改革的一项配套措施, 也是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。

1、企业的改革发展壮大需要档案管理工作创新

在企业改革过程中, 档案为企业调整组织和产业结构, 对外经济合作、清产核资, 进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。在企业的发展壮大中, 档案贯穿于企业生产、经营等各项活动之中。可见, 市场经济体制的建立, 使档案工作有了更加广阔的用武之地, 档案在一定程度上为企业的发展起着保驾护航的作用。

2、现代企业制度对档案管理工作提出了新要求

由于企业是市场的主体, 随着社会主义市场经济体制的建立, 企业档案工作也被提出了更新更高的要求。如果企业档案工作还停留在以前的管理状态, 将很难有大的发展。因此, 作为企业科技信息管理的组成部分, 档案部门要积极探索档案工作发展的新思路, 着手改革, 实现档案管理制度的创新。

三、建设与现代企业制度相适应的企业档案管理工作机制的措施

鉴于目前情况, 我们应该结合现代企业制度的实践, 认真研究建立企业档案工作运行机制, 科学地勾画出其运行的模型, 寻找其内在的工作方式, 有针对性地解决与运行机制相关的一系列问题, 使企业档案工作能够自主、持久地运行。

1、构建与市场经济相适应的现代企业档案管理体制

现代企业制度的一个重要特征就是“政企分开”, 这导致档案行政管理部门与企业档案部门的权力与角色关系发生了变化。此外, 由于企业档案工作不会给企业带来经济利益, 很多企业决策者和管理者, 还未意识到它的重要作用。因此, 档案行政管理部门需要转变职能, 从行政管理为主转向提供服务, 宏观上形成一个新的与市场经济相适应的现代企业档案工作管理体制。

2、建立适应现代企业制度需要的企业档案管理模式

鉴于企业规模形态、技术与经营形态的不同, 我们应当在调查研究的基础上, 为现代企业选择相应的档案管理模式, 并从管理体制、管理制度、信息服务等方面入手, 建立现代企业档案管理模式的保障措施, 为企业档案工作者勾画出可供参考的, 与现代企业制度相适应的现代企业档案管理模式的蓝图。

3、探索适合现代企业制度需要的企业知识资源管理

实行知识管理是企业管理的必然趋势。从企业档案要服从、服务于企业中心工作、要为企业增产增效提供服务看, 企业档案工作的发展趋势必然也会向知识化管理发展。企业档案的内容非常复杂, 需要档案知识者去挖掘, 档案知识者对这些信息的总结、分类, 就是企业从传统的档案管理向企业知识管理转变的过程, 这是目前企业档案工作的一项重要任务。

四、小结

总之, 建立现代企业档案管理工作体制, 是当前企业档案事业不断进步的重要源泉。要做好企业档案管理工作, 就要在思想上高度重视, 及时对现代信息进行综合性的研究。只有这样, 档案管理工作才有更广阔的发展空间。

摘要：本文分析了现代企业制度对档案管理工作的影响, 指出了建立现代企业档案管理制度的必要性, 最后还给出了建设与现代企业制度相适应的企业档案管理工作机制的具体措施。

关键词：现代企业,档案管理,工作机制

参考文献

[1]于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊, 2011 (17) .

[2]王彦芳, 王金财.关于现代企业档案管理创新的思考[J].机电兵船档案, 2012 (6) .

[3]周江华, 赖晓琳.现代企业制度下的档案管理发展模式探讨[J].机电兵船档案, 2005 (2) .

对建立现代企业档案管理制度的探讨 篇2

一、建立现代企业档案管理制度的必要性

转换国有企业经营机制、建立现代企业制度是企业为适应社会主义市场经济体制需要而采取的重大举措。建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项配套措施，是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是双方需求和互相补充的。

1.企业改革需要档案管理制度的创新。在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度，档案为企业调整组织和产业结构，对外经济合作、清产核资，进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。

2.社会主义市场经济体制的建立，也对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇。经济体制的改革，使我国从传统的计划经济过渡到有计划的商品经济，继而进入市场经济。由于企业是市场的主体，企业改革是经济体制改革的中心环节，转换经营机制是企业改革的重点，这便预示着企业档案工作在管理体制和工作机制等方面也必将进行一场深刻的变革。

3.现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求。如果企业档案工作还停留在目前管理状态，将很难有大的发展。因此，作为企业科技信息管理的组成部分，档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。

二、现代企业档案管理制度的特征

何为现代企业档案管理制度，目前还没有明确的表述，这里试对其基本特征做些描述。

1.经营机制的转变，将企业推向市场，为了增强市场竞争能力，企业内部的各个部门都要高速运转，要求档案以情报、信息的形态出现，比较强的表现在为企业现实活动服务等方面。档案利用的周期普遍缩短，发生作用的机遇有很大提高，利用方式要求简便，快速灵活。

2.企业经营范围的拓宽，使论文联盟得多种经济成分并存。现代企业制度的建立，也使企业在生产经营管理中不断采用新的管理模式和方法，新的档案成分便与之俱生，档案的归档范围发生很大变化，需要档案人员广泛收集，科学管理，有效地提供利用。

3.统一指导、分级保管是现代企业档案管理制度的根本原则。企业的商品经济属性和独立的法人地位确定后，企业便拥有包括国家在内的出资者投资形成的全部法人财产权，档案作为企业自身生产、经营活动的真实记录，从内容上看，是企业各种实践活动的结晶，是企业产品更新换代，扩大再生产，增强企业竞争机制不可缺少的信息财富。

4.现代企业档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息商品化过渡。

5.现代企业档案管理制度的基本条件是档案部门能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利。在市场经济体制下，档案资料信息的属性和流向趋于复杂，档案的收集保管与利用的矛盾也日益突出。

综上所述，在社会主义市场经济体制下，现代企业制度的建立，是企业成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的具有法人权力的论文联盟整理经营实体。因此，与之相适应的现代企业档案管理制度的基本特征便可以表述为：统一指导、分级管理、职能独立、讲求效益。

三、如何建立现代企业档案管理制度

现代企业档案管理制度是现代企业制度的内容之一，因此，建立现代企业档案管理制度，应遵循企业生产经营以经济效益为中心的原则，把企业自主经营、自我约束机制同企业档案统一指导、分级管理结合起来，既做到档案信息资源的合理布局，又实现档案工作科学化、标准化管理。具体来说有以下几点：

1.调整组织结构，设立宏观指导档案工作的职能管理部门，其任务包括：(1)负责贯彻实施国家和上级有关法律、法规、方针政策。(2)制定并完善企业档案管理制度和相应的制约手段，对企业档案工作进行指导、监督、检查。(3)制定本企业档案行业标准，并组织实施。

(4)加强档案管理现代化培训，全方位提高档案人员素质。(5)开展档案科学研究，积极探索、总结、交流企业在加强管理、深化改革、促进档案工作持续发展的新思路和新成果。(6)加强档案宣传出版工作。(7)加强档案科研项目的立项、研究、申报、评比、奖励、推广体系。

2.调整档案馆（室）布局结构，实行分级保管。档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要因素。所以，调整布局结构事关重大，“牵一发而动全身”，是建立现代企业档案管理制度的难点，必须解放思想，打破传统观念的束缚，正确理解和分析“集中统一管理全部档案”的含义，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，为档案能够充分发挥作用创造条件。企业档案实行分级保管的范围应该以独立法人实体单位为界限。

3.尽快建立和完善新的服务机制，使企业档案工作向经营方向发展。实行新的服务机制，是企业员工和档案人员面临的一次思想变革，是提高企业整体档案意识的必然过程。其关键是解决好档案形成和利用的矛盾。应认识到：档案是形成者在其正常工作期间形成的，对档案形成者来说，“档案形成价值”已在其工资奖金中体现出来，归档后代表“档案形成价值”的只能是企业，决不是形成档案的某个具体部门或个人。而利用价值是再生产过程产生的，与形成者在经济上也不再发生任何关系。因此，只有企业才能决定档案的存毁、出售或转让。档案部门实行新的服务机制，就是代表企业来实现档案信息资产的保值和增值。

4.加快企业档案管理现代化步伐。目前，企业档案管理现代化处于起步阶段，硬件设施基本具备，关键是缺乏适应企业档案管理的软件系统。从档案的发展角度来看，一定要注意培养和选用档案计算机管理专门人才，结合企业档案管理和利用的特点，编制开发科学合理的软件操作系统，组织全员培训，提高运行操作的普及率。

浅析现代企业档案管理的特征及对策 篇3

【关键词】现代企业；档案管理；科学分析；重组

一、现代企业档案管理特征

1.主管部门合并和重组。市场经济对我国的现代企业档案管理影响很大。企业档案是企业的经济管理最真实的反映，它也是我们日后工作的依据之一。目前我国现代企业档案管理呈现出很多时代的特征，第一点即档案强调权责问题，所有事项都要清晰明了并由充分的档案数据留底。经济飞速发展的情况下，现代企业中主管部门合并和重組更是时代发展的鲜明特征。档案管理即将面对全方位改革，这既是机遇也是一次巨大的挑战。

2.档案类型趋于复杂。企业档案类型变得越来越复杂，这是现代企业档案工作的进步，类型越是丰富，说明我们的改革取得的成就更加明显。在过去，企业档案类型十分单一，各方面的设置和安排都缺乏系统性，很多档案管理的细节都经不起推敲。如今，社会快速发展给现代企业档案管理带来了新的希望。

3.作用日益增大。过去人们不够重视企业档案管理工作是因为没有认识到其巨大的意义所在。事实上完善的档案管理对于企业文化、企业氛围、企业生命力、企业效率等等都有促进作用。从另一个角度而言，完善的档案管理是一个企业的保障同时也是员工权益的保障。在未来，不管是企业还是员工，档案管理工作都不可或缺，它将会发生越来越大的作用，实现企业与员工的共同成长。

4.管理方式改变。这是一个信息时代，我们的生活和工作都因为信息技术而产生巨大变革。企业管理更是如此，现代企业档案管理方式变得更加多元化，更加快捷，更加全面。在没有网络的时代，管理方式传统落后，工作量极大，效率极低。随着时代的发展，企业档案管理突破技术限制，实现了管理方式的全新变革。

5.更加灵活。除了以上的几个特点之外，现代企业档案管理还有一个明显的特征，即灵活性增强。档案的设置权更多地被掌控在了法人手中。企业档案管理不是随心所欲的管理工作，它需要科学的合理的管理方法，墨守成规、固步自封的办事方式早已不适应时代需求。

二、完善现代企业档案管理的对策

现代企业档案管理工作不断发展完善的同时也面临着很多问题。尽管档案管理工作取得较大成就，但是目前各大企业档案管理重视度依然不够，管理人员的专业化水平以及职业素养都有待提高。其次，现代企业档案管理岗位福利待遇并不理想，在整个行业内都缺乏高标准的员工培训。因此，管理人员素质参差不齐，工作成果也各有不同。我们发现不少企业档案管理人员待遇并不是很理想，公司的培训投入较低。在某些档案管理的硬件设施方面，现代企业往往不愿意投入太多财力和精力，由此而产生的档案搜集整理低效、档案保管不周等等问题。针对现代企业管理存在的种种问题，我们需要做一些改革。

1.将档案管理与现代技术相结合。充分利用计算机网络等先进设备来提高档案管理工作的效率和工作质量。随着科技的发展，越来越多的人开始使用网络来开展工作，企业档案管理是一份很有特点的工作。因此，档案管理方式也应当跟上时代的步伐，不断地进行创新，对于档案管理方式要及时调整，做到与时俱进。网络不仅提供了便利的信息，它还有利于资源共享，极大程度上便利了工作的展开。现代企业应当充分利用网络，改变档案管理工作方式，获取更多的资源，丰富档案管理人员经验。现代技术带来的是管理手段的改变，摆脱了过去抄写保管的机械工作，档案与企业文化联系更加紧密。

2.完善企业档案管理设施设备。现代企业需要引进先进的管理设备来提高档案管理的工作质量，不恰当的存放场地，例如潮湿零乱的库房可能会让我们的档案随时遭受损害。企业中设置专门的管理档案的工作室，还要配齐必需的设施，比如空调、复印机、计算机箱柜等等。现代企业必须加大资金投入，可以说这是完善企业档案管理必不可少的条件。

3.重视档案管理。现代企业发展是迅速的，档案部门必须加强档案的重要性宣传，引起大家对该岗位的认同和关注。无论是从思想上还是实际行动上，我们都要将这种重视提升上来。改变落后保守的挂念，适应时代需求，学会以发展的眼光看待企业的发展。档案管理工作要落到实处，注重工作细节、注重科学的工作方法。

三、结论

现代企业档案的管理工作变得更加重要了，它事关整个企业的经济发展与文化建设，因此我们必须做好现代企业档案管理工作，采取适当的方法进行岗位管理，进一步提升档案管理员的综合素质，推动我国经济发展。

【参考文献】

[1]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息，2012，33：722.

[2]刘婉娇.民营企业档案管理存在的问题及对策研究[D].辽宁大学，2015.

[3]刘艳玲.企业知识产权档案管理问题及对策研究[D].安徽大学，2012.

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[5]杨琪.国有农垦企业档案管理模式面临的挑战与对策[J].轻工科技，

基于现代企业制度谈企业档案管理 篇4

伴随我国计算机与网络技术的不断发展, 现代企业制度在我国企业中得到了逐渐的确立与完善。社会形式处于不断变化的过程中, 就会对我国企业档案管理工作提出了新的要求, 为了使其更快适应当前社会发展的脚步, 就必须不断改革企业工作中的管理观念, 使企业档案管理工作趋于完善。

一、企业档案管理的原则

1真实性原则

企业中的档案管理是为企业提供可靠信息、帮助企业做出正确选择的前提条件。因此, 在企业档案管理工作的过程中必须保证获取信息的真实度, 所有的工作都必须以真实为基本管理原则, 这也是避免企业出现重大决策失误情况的有效途径, 还能保护企业的形象。

2系统性原则

在档案管理的过程中, 必须采用系统性的管理原则将不同的文件、档案等进行分类别的处理。只有将企业管理工作系统化, 才能体现出企业在管理制度上的清晰性和规范性。同时, 这将为日后提取文件、档案时提供很大便利, 还能降低获得信息所花费的时间, 大大提高了工作效率。

二、企业档案管理工作中存在的问题

1企业档案管理工作受不到重视

企业档案管理工作, 在多数企业当中都处于不被重视的地位, 往往都被视为普通的文件管理工作。对企业档案管理工作并未进行细分, 使之成为了员工的附属工作。在企业的资料信息档案管理中, 只对人事档案、合同文件的等做了管理工作, 对其他资料信息都不进行有效的档案管理工作。当工作人员发生流动的时候, 就会出现重要资料信息流失的问题。

2档案管理观念、方式落后

在企业中对人力资源的投入力度明显不足, 办公室勤杂人员兼任企业档案管理人员的情况屡见不鲜。这类型的从业人员由于工作出现的变动非常多, 就使得人员对档案管理工作知识的掌握情况不良好。编错号、盖错章是管理档案的工作中时常出现的问题, 档案管理相当混乱。在这样情况下整理出来的所谓档案对企业来讲不过就是一堆废纸, 对企业没有任何利用价值。由于对档案管理工作的不重视, 企业对档案管理工作的投资自然不多。由于资金的不足, 对于一些视频、音频档案不能很好的收集保存。其次, 许多企业依然沿用传统的手工管理模式, 不利于企业档案管理工作效率的提高。

3档案管理信息化水平低

由于时代的不断更替, 企业档案也由以往的纸质媒介向电子媒介过渡。企业档案管理也由资源载体管理慢慢过渡到了重视数据内容的智能化管理。但是由于有些企业存在上文所述的问题, 企业管理者对档案管理工作的忽视, 使企业的管理模式未得到任何改变。企业大量文件、档案被闲置, 不能发挥其应有的价值。其次, 企业管理者并没有完成企业档案“电子化”的转变工作, 依旧采用普通的纸质媒介, 完全不利于企业对档案的集中性管理, 降低了管理效率。

三、企业档案管理的相应措施

1提高对于企业档案管理的认识程度

完善并健全企业档案管理机制是实现企业档案管理作用的基本保障。在进行机制完善工作之前, 必须先提高工作人员对企业档案管理的认识程度。强化企业管理人员对企业档案管理工作的认识, 提高工作人员对企业档案管理工作的重视程度。只有在管理人员和工作人员的共同努力下, 才能使机制健全工作得以更加顺利开展。

2转变观念

市场经济的不断发展与演变, 作为企业领导者必须抛弃传统的企业档案管理思想, 注入新的观念, 重视企业档案管理工作, 明确档案工作在企业发展中的重要性。加强档案信息资源整合力度, 提高对企业档案信息的积累、管理和开发利用等问题的重视程度, 企业才能避免在变革的大浪潮中迷失方向。其次, 就是改变管理人员的档案管理工作观念, 使其认识到档案管理工作的重要性。企业档案管理是企业能创造财富的重要保障, 只有在管理层与管理人员的通力合作之下, 才能使企业档案管理工作起到促进企业持续健康发展的作用。

3采用集成化信息管理系统来完善企业的档案管理

随着时代的不断变化, 档案管理的形式不再只有传统的实物档案资料管理形式, 计算机档案管理形式逐渐进入了人们的视野。计算机档案管理形式方便快捷、易于管理, 很大程度提高了企业档案管理效率, 因此在档案管理当中的应用越来越广泛。在科技不断发展的今天, 在计算机管理的过程中还可以加入集成化的信息管理模式, 通过计算机将档案就每个部门的信息按性质的不同进行分类, 使计算机档案资料规范化、科学化。

结束语

目前的企业档案管理与以往的企业档案管理不可同日而语。现在的企业档案管理不再是简单的信息收集机构, 而是综合性极强的信息服务机构。企业必须加快企业内部档案管理的信息化水平的进程, 才能从根本上改变企业对档案资源的利用情况。

参考文献

[1]董兵, 刘丽英.谈如何提高档案管理工作水平[J].科技创新与应用, 2012, (6) :251-251.

[2]李谷莲.浅谈企业档案管理工作心得[J].中华民居, 2012, (13) :86-88.

[3]方春莉.浅谈企业档案管理体制改革的设想及问题[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2013, (24) .

现代企业档案管理工作 篇5

随着企业改革的不断深化．档案界一直在探讨现代企业挡案工作的管理模式。笔者认为．建立现代企业档案管理制度应是合理的选择。所谓现代企业档案管理制

度实际上是一种多元、高效、灵活的挡案管理方式．是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管理制度上的一种变革。这一制度目前虽尚未完全成形，但通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。本文试就其产生背景、基本特征与机制构筑谈谈个人的认识

一、现代企业档案管理制度的提出

现代企业档案管理制度的提出，应该说是有深刻的时代背景的．首先它是企业制度变革的产物。我国自1993年党的十四届三中全会提出建立社会主义市场经

济体制以来，国有企业改制进入了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制成为企业改革的主旋律。与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征：(1)变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治理结构、科学的领导体制和组织制度；(2)一改国有企业一统天下的局面。投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局；(3)档案所有权的变化．企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化；(4)企业经营形态的多样化．从规模形态上看是少盘骨干性大型企业集团与大量中小型民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团．同时亦出现了数量上占优势的民营企业；从技术形态上看企业工业化管理与信息化管理并存，在信息化带动工业化战略的指导下．已有不少企业从工业化管理进入信息化、知识化管理阶段。总之。企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革．传统企业档案管理模式已不适应现代企业制度的需要。其次是企业为维护自身利益需要的产物。我国自1959年正式建立企业挡案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作虽曾屡受冲击．但企业档案工作始终是与企业相伴而行的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案工作。历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击。我们不应该仅视为一种冲击．而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当

前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。事实上在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂．它不仅需要企业档案工作为维护企业日常管理与生产活动提供服务．而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中为维护企业合法权益服务．在企业管理中为企业文化建设提供服务。因此．现代企业制度的建立并不排斥档案工作，它对企业挡案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃，为维护自身利益的需要．要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革．即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。

二、现代企业档案管理制度的基本特征

现代企业档案管理制度作为一种管理制度．属制度的范畴．具有制度的共性。为体现企业档案工作的价值观．规范企业档案管理和维护企业利益．我们认为现代企业档案管理制度不是一种固定的管理模式．而是一种档案权属明确、管理科学、企业自律的一种企业档案管理制度。

档案权属明确是现代企业档案管理制度的首要特征。在企业改制前，国有企业一统天下，其形成的档案理所当然的是国有档案，并由国家对其实行统一管理。随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现出各种档案管理制度时要符合本企业的实际。如前所述，由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。企业自律也是现代企业档案管理制度区别于传统企业档案管理制度的一个特征。企业对档案

管理自律含自主、自理之意，在国家有关档案工作法律的框架内，企业有权自主决定档案的管理形式与管理对象，企业的建档工作应属企业行为。企业自律原则突出了企业在建档工作中的主体地位，其理论基础是企业法人财产权。在管理方式上不能像国有企业那样一定要按设定的统一管理模式管理企业

档案．可以自己建档集中管理或对部分档案集中管理．也可以委托文件中心或档案中介机构代管、代理。我们相信．只要企业认识到档案的价值所在．一定能自己管理好档案。企业有能力搞好生产经营管理．还没能力管理好档案吗?

由上述可知．现代企业管理制度包含有档案管理制度，但又不等同于具体的档案管理制度．它既是一种管理理念，又是一种管理体系．其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

三、现代企业档案管理制度的构筑

现代企业档案管理制度的建立与运行是一个长期的、动态的过程．它不仅与现代企业有一个磨合期，而且还会随着现代企业的发展而发展。在我国现代企业制度建设已有十年的历史，从档案工作的正反经验看．在构筑现代企业档案管理制度中应着重注意以下几个问题：

(一)建立现代企业档案管理制度要以史为鉴。

现代企业与传统企业虽然有着本质的区别，但现代企业档案管理制度与传统企业档案管理制度却有一定的共性．尤其是在具体档案管理制度上。档案权属的不同与企业建档自律原则会在一定程度上影响到企业档案管理制度，但鉴于两类型企业都具有生产与管理的职能。在制定现代企业档案规范化管理制度时不需要白手起家。传统企业档案工作史上的不少理论与实践均值得借鉴，例如档案集中统一管理理论、科技文件“三纳入”理论、科技档案成套性理论、档案保管与整理理论、档案利用理论等。这些具体的档案管理理论既可以服务于传统企业，也可以服务于现代企业。以集中统一管理理论为例，对档案是否要实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系。集中统一管理应是档案工作一般规律的要求．不同的只是集中统一管理的范围、内容的差别。现代企业可以对全部档案实行集中统一管理，也可以按衙对部分档案实行集中统一管理。例如有的民营企业只对下属企业有关资质认证、资产、会计等档案实行集中统一管理．而其它档案则由各企业自行管理。这种情况不仅适用于部分民营企业。对大型企业集团尤具有普遍指导意义，大型企业集团下属单位多且分散，集团公司对整个集团公司的档案实行集中统一管理既无可能又无必要。再以科技文件工作“三纳入”为例．在借鉴这一理论时既可以按传统的“三纳入“做法对科技文件实施管理，也可根据企业的实际纳入企业资产管理、纳入企业信息化进程、纳入质量认证管理活动。充分借鉴传统企业档案规范化管理制度可以大大缩短建立现代企业档案管理制度的进程．不少民营企业白手起家摸索建档的教训及国有股份公司档案管理顺利过渡的经验都证明了这一点。

(二)档案行政管理部门要加强引导。

在计划经济体制下．档案行政管理部门与专业主管部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责，多以管理者的形象出现在企业面前。在建立社会主义市场经济体制中，一方面是专业主管机关职能发生转变，有的撤消．有的由行政管理转为经营性管理．大部分企业成了无主管企业，与之同时档案行政管理部门的职能也在发生转变。要由偏重微观管理转向宏观调控；另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面，由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针，例如对国有企业档案管理实行监督、检查为主。对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例。一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作，但发展到一定阶段时便会自发要求建档。用上海一位民营企业领导的话说：“没有档案我怎么证明我们是依法经营的．当发生经济纠纷时我拿什么打官司?”但由于信息不灵、档案人员业务基础差等原因，他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。例如上海某民

营企业在实践中总结出了需要归档的12类文件，但在长达5年的时间里却一直没有形成书面的归档制度．这些文件归档范围仅停留在分管领导的脑海里或口头表达上，事实上他们所摸索的内容在有关档案工作文件中早已有之。由此说明档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为．通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。企业自律是现代企业档案管理制度的重要内容，但企业自律不排斥档案行政管理部门的引导与服务．档案行政管理部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容．自律不是放任自流，但遗憾的是目前不少档案行政管理部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管理观念的束缚。

(三)重在构筑现代企业档案管理制度的运行机制。

现代企业档案管理制度的建立与运行。关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。

动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力．关键是企业自身缺乏活力。在计划经济体制下，由于缺少市场竞争．企业产品多年不创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现不出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动力。在企业档案工作现实中我们可以发现这样一个事实，越是产品单

一、技术创新不足、缺乏活力的企业，越显不出企业档案工作的地位与作用。企业档案工作的历史告诉我们，企业档案工作作为企业工作的一部分．企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要。但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。在市场经济体制下，推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新：推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力．因此．为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求．对外满足企业市场竞争的需求．对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

在构筑现代企业档案管理制度运行机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等着手。首先是制度约束．现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度规范档案管理工作，尤其是对外向型与信息化程度较高的企业，档案的规范化管理更显重要。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧，数量过大，价值不大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员；二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看．这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。作为企业来讲，它不可能过多过久地保存无利用价值的档案，国外企业档案工作情况也可以验证这一点。例如据有关资料介绍．美国企业档案馆保存档案占文件总盘的比例．没有超过6％的，强调档案用于“维护企业的历史。保护企业的产品商标权、产权不受侵害，维护企业产品的信誉”。一般而言，档案是一种历史记录，企业需要档案记录与保存历史，但企业的历史与文化不仅存在于档案中。更多地是体现在企业的传统与观念中，这已

为无数民办企业、外资企业、国有改制企业成功的历史所证明。对企业认为无实用价值的档案，或由档案馆挑选有社会意义的档案继续保存，或销毁。通过建立成本与质量控制机制使企业档案工作达到高效、简洁的要求。

论如何推动供电企业档案管理现代化 篇6

[关键词]供电企业；档案管理；现代化

一、供电企业档案管理现状

在新形势下，档案的管理工作得到了空前的重视。但是由于历史原因，档案管理还普遍存在如下问题：

（一）企业机构改革，减员增效，岗位合并使市级供电企业由多名专职档案员减为1名专职档案员，而县级供电企业1名专职档案管理员，还要身兼数职。

（二）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。各种档案集中在一个库房，却由各职能部门管理，没有真正做到意义上的集中统一管理。

（三）档案资料整理不规范。不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，往往是在工程竣工后整理，资料发生不完整。

（四）迫切要求档案管理的现代化。档案室管理工具落后，没有实行电脑软件管理，技术手段、人员素质低，不能适应现代化企业的发展需求。

二、加快档案规范化管理

（一）加强硬件建设。加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础。硬件的建设合理与否，直接关系到供电企业档案管理工作的成效。实现企业档案规范化管理，必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。电子资料的广泛使用需要为档案工作配备必要的档案管理软件，购置现代化管理所需的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码相机等设备。从硬件建设上为企业档案工作的发展奠定基础。

（二）建立档案工作网络。企业档案管理网络建设是开展档案管理工作的保证。要明确档案工作负责人，配备档案员，形成完整的企业档案工作网络。收集部门管理范围内具有保存价值的档案资料，做初步的档案整理工作，使档案规范化管理得以保证。

（三）建立健全各项规章制度。在认真贯彻《档案法》的基础上，供电企业需要根据档案规范化管理工作的需要，结合公司实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度。使档案管理工作有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。如文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案归档制度、档案库房管理制度、档案查阅室管理制度、档案查（借）阅归还制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案检查、统计工作制度、档案工作“三纳入”、“四参加”制度等。这是使档案得以规范化管理的根本所在。

（四）开发利用供电企业档案。档案信息资源在深化供电企业改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用。实现供电企业档案规范化管理，要重视档案的开发利用工作，如《电力工业志》、《大事记》、《组织沿革》、《文件汇编》、《历届职代会行政报告汇编》、《档案利用效果典型事例汇编》、《电力设备汇编》等等，可为企业的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料；为公司解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据；为企业创造经济效益。

三、档案规范化管理的具体措施

为使档案管理能更好地为供电企业发展服务，应当重视以下几点：

（一）建立完善企业档案工作规章制度，使企业档案工作者有章可循，有据可依。依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，强调了依法治档的必要性，明确规定凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。

（二）加快培养档案管理专业人员。档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，要求培养高素质的档案管理人员。不但要进行档案管理现代化的知识培养，使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容，而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念，要进行档案工作的基本法律宣教，使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到供电企业档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。当然，档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的素质和综合能力，使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，为档案信息的开发和编研起到促进作用。

（三）疏通工作流程，加强精细管理。实现档案管理现代化。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。随着电力改革步伐加快，供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义。

四、转变观念，创新模式

（一）档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

（二）档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

参考文献：

[1] 刘艳.浅谈档案管理工作标准化建设[J].知识经济，2012，（19）.

[2] 杨振江.浅谈档案工作的创新[J].中国档案，2012，（07）.

现代企业创新档案管理的思考 篇7

一、当前企业档案管理工作中的问题

由于受传统档案管理意识的影响,档案人员缺乏优胜劣汰的危机感,缺乏创新的精神和应有的活力,没有创新的主观愿望,因而档案中潜在的价值不能充分地开发出来,致使档案工作与企业的经济建设和精神文明建设不协调。

1. 企业档案服务人员服务意识差

现在一些企业的档案工作人员缺乏市场竞争意识、缺乏危机感,尤其缺乏服务意识[1]。他们认为读者是否查到了需要的资料与自己毫无关系,每天只要按时上下班,不迟到不早退就是做好了自己的工作。缺乏服务意思主要表现在缺乏对读者的人性化关怀,所谓的服务也只是坐等读者前来询问,有问才有答,甚至很多人员读者前来询问根本不予理睬。在新的历史时期企业档案事业作为企业文化建设的重要组成部分。必须迅速、准确、有效地提供档案材料。为企业科研和党政管理等项工作服务,充分发挥企业档案对企业职员教育的主导作用。因此,企业档案管理服务意识的提高与档案管理模式的创新已是势在必行。

2. 企业档案工作人员自身素质低

当前在大多数企业中都存在档案管理工作人员自身素质低的问题。一些档案馆奉行的“不求有功,但求无过”的“不作为”行为方式[2],使人们形成档案职业清闲、舒适的印象,档案职业成了很多好逸恶劳者的理想职业,很多低学历、不思进取的人拉关系、托门子成了档案管理工作者。同时,一些企业档案职位成为老弱病残的照顾岗。档案从业者整体素质不理想,从业者中受过高等教育尤其本专业高等教育的比例远低于其他许多行业。

3. 企业对档案资源开发利用的意识淡薄

企业领导对档案信息资源开发利用的现实作用缺乏认识。随着社会的不断发展,人们对于档案资源开发利用的重要性有了一定的认识,但是在社会经济生活的实践中,由于一些企业领导观念的陈旧和思维定势,认为档案的管理不会给企业带来直接的经济效益。这制约了档案资源的开发利用。

二、企业档案管理创新

1. 提高企业档案从业人员的素质

首先,企业档案人员要树立创新意识。档案工作的创新来自对档案管理的新想法,没有创新的认识,档案创新就无从谈起。其次,要培养知识的创新能力。档案工作者应努力优化自己知识结构,持有怀疑的精神,使自己成为适应、符合时代要求的复合型人才。另外,档案工作者还要培养信息的处理能力、培养信息技术开发应用的能力。

2. 企业档案管理工作者观念的创新

创新是档案事业发展的必然要求。企业档案管理员首先要解放思想、更新认识,树立档案管理创新的观念。观念创新是管理创新的必要前提,观念创新的思想须始终贯穿着管理创新的全过程。观念的创新就是使管理创新得以成功的保证。创新必须确立现代化管理意识。使企业档案管理知识化、网络化、社会化。把知识和创新作为档案工作的重要的管理目标。档案管理员本着“以人为本,服务至上”的服务理念,以创新理念和创新行为来加强企业的档案管理[3]。开辟企业档案管理发展的全新途径。

3. 创新管理模式

应在档案管理上创新,改进工作手段,尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作程序;档案工作者也要善于思考,针对工作中出现的问题搞一些小发明、小创造[4]。其实,在日常档案管理工作中,还有许多工作可以利用现代化的技术和手段来提高工作效率。如可以利用计算机对档案进行管理,将档案的详细信息输入计算机,然后利用计算机软件进行分类、查询等工作。

总之,企业档案的创新是档案事业不断进步的重要动力和源泉。要做好档案管理的创新,思想上就要高度重视,要根据自身的情况来确定创新的工作思路。企业档案管理工作是基础工作的重要组成部分,档案员要做好档案的收集、整理、归档工作,及时对现代信息进行综合性的研究,找出不足,又要主动为社会提供热情的服务。只有创新,档案管理才有更广阔的发展空间。

参考文献

[1]吴桂敏.创新档案管理工作思路的理性思考[J].安徽农业科学,2007,35(8).

[2]李云波,白晓红.拓宽思路充分发挥档案工作的服务作用[J].中国档案,2006,(6).

[3]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006.

现代办公环境下的企业档案工作 篇8

基于“工作流”概念为基础的办公自动化系统的开发与启用。企业内部人员方便快捷地共享信息, 高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理, 为企业的管理和决策提供科学的依据。办公自动化与业务管理系统互为补充, 丰富完善了企业信息化工作的形式与内容。目前, 办公自动化已经成为企业界的共识, 把实现办公自动化的程度作为衡量企业实现现代化管理的标准。众多企业认识到, 尽快开展办公自动化建设并占据领先地位, 将有助于保持竞争优势, 使企业的发展形成良性循环;与此同时, 针对业务定制的综合办公自动化系统也已处于开发阶段。

信息技术的发展与应用, 不仅对现代办公环境中文件的生成手段、数据的采集方式, 信息传递途径、资源共享范围甚至管理的行为准则等产生了影响;同时, 也引发了档案管理流程的再造, 档案信息资源的整合, 档案管理体制的重组。

1. 档案管理流程再造。

(1) 计算机的应用使档案管理对象发生了变化, 电子文件成为档案家族中的新贵。由于电子文件的出现, 传统的档案管理办法也随之有较大的改变。首先, 与传统的一年归档一次方式不同, 电子文档一经形成后, 马上存贮到办公信息数据库中, 并提供给大家浏览共享, 文件的生成、归档和查询利用几乎是在同一时间完成的, 这就使得文件与档案之间不再有明显的界限;电子文档的浏览和查询对计算机、读取软件和操作系统有很强的依赖性。因此, 归档范围也不能只是“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统, 这使得归档成分多样化。其次, 电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高, 需要提供相应的管理措施和保管条件。另外, 由于电子文档信息与载体的可分离性, 档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 而电子文档的形式特征和内容特征均发生了变化, 可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的排序, 不再需要进行多层次的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文档进行自由组合分类。 (2) 随着办公自动化、网络化进程的快速发展, 档案的计算机网络化管理成为一种发展趋势, 为实现档案信息资源共享提供了最佳途径, 使得建立数据库, 开展档案信息资源数字化储备成为档案管理主要工作内容, 具体表现在:一是档案信息资源服务网络化改变了传统管理模式下, 各类信息资源各立门户、分而治之的状态, 并且将档案信息管理与文书、资料、图书、报刊等信息的管理融为一体, 形成一个包括各种信息资源在内的“企业信息资源系统”, 实现“信息资源共享”。利用者可在任何一个被授权的终端前对档案数据库进行实时浏览和下载, 节省了利用者的时间, 提高了利用效率。二是办公自动化、网络化技术的运用。网上电子文件的传输已被广泛采用, 为文件的收集、归档工作开辟了一条新途径。三是档案信息资源网络化服务的开展, 有力推动和促进了档案信息资源的数字化管理。目前, 档案信息资源数字化手段包括:计算机录入、数据引入、图形和文字扫描、数据转储和图形参数引入再生技术等。随着档案信息资源数字化工作的深入, 档案信息资源数据库储备极大丰富, 建立数字化档案馆成为档案工作追求的一个目标。 (3) 档案工作理论研究的对象发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视;原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充;原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究都应围绕档案信息化建设来开展, 而电子文档的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等也将成为档案学理论研究必不可少的内容。

2. 档案信息资源整合。

一是企业实施ERP之前要先建立起企业的信息化基础, 开展企业数据标准化工作, 即对计算机的每一个管理对象配置唯一性的编码, 以实现数据的标准化和统一性。按照这个要求, 必须对电子档案数据格式进行调整, 并制定出相应的管理标准, 如网络在线归档和网上信息服务、电子文件采集和数据格式标准等都必须重新进行规定。二是计算机应用范围的扩大, 使得大量电子文件分散保存在业务部门, 必须按照集中统一管理的原则将其纳入档案信息资源的范围, 统一布局;统一配置;统一管理;统一维护, 以发挥信息资源的整体优势, 满足信息共享需求。

3. 档案管理体制重组。

现代企业档案管理创新和发展探析 篇9

一、档案管理的重要性

档案作为一种信息资源, 在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。档案的管理工作是对公司生产经营中产生的文件进行甄别、分类、按逻辑整理、立卷, 以供企业查考、利用。其重要性有两点:

其一, 具有历史查考、法律凭证作用。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式, 使档案的记录更具客观性, 成为更容易令人信服的证据, 因此, 档案作为真实凭证而存在, 作为历史的鉴证并具有法律的效应。

其二, 能准确反映企业成长历程, 为决策制订出谋划策。由于档案属于最可靠的参考材料, 没有被篡改过, 很多都涉及亲笔签名或是手稿, 有些还包含着照片或是录音带等, 因此是反映历史最为客观的材料, 是最有利的实事凭据。档案的编研工作包括大事记、组织沿革, 能直接、清晰地反映出企业的历史, 可以为企业经营者作决策时提供有效、可靠的依据。

二、档案管理创新的必要性

随着企业外部大环境的变化和企业本身生存、发展的需要, 企业档案工作不可能再安安稳稳、默默无闻、轻车熟路地走下去了。我们需要从固化的思维定式中走出来, 去探索一些新的管理模式为企业的生存发展创造一切有利的条件, 我们应该通过寻找科学的管理规律和成功的管理经验, 有效利用更多更有价值的档案信息资源为企业发展提供高质量、高水平的服务。

三、企业档案管理创新具体措施

(一) 思想观念的创新。管理观念的创新是档案管理的灵魂, 是时代的要求。只有观念创新, 才能有管理的创新和服务的创新。企业档案管理人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念, 建立与时代俱进的档案意识, 切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念, 对不熟悉的专业档案要积极主动去了解, 认识其内在关系和保存意义, 以便更好地为企业的决策者和企业的生产经营活动提供服务, 充分发挥档案职能的作用。

(二) 人才的培养。信息技术为档案管理提供了技术支持, 给档案管理带来了极大的便利, 在企业档案现代化管理工作中, 人才的培养是关键, 企业要不断加强档案管理人员的专业素质培训力度。档案管理人员需要不断学习丰富的专业知识, 开阔视野, 优化知识结构, 提高综合文化素质, 正确地运用科学化、规范化、现代化的档案管理技能, 适应新形势下企业档案管理工作的新要求。

(三) 理论知识的创新。企业由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面, 特别是扫描技术、光盘技术的广泛利用, 极大增加了档案的电子化程度和信息存储量。企业档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势, 这就对档案管理工作提出了新的要求, 档案管理者要与时俱进, 提高信息化管理水平。

(四) 档案服务手段的创新。1.企业将档案案卷目录数字化, 建立目录查询系统。2.广泛收集文本、照片、视频、录音等数字信息, 做好电子文件归档工作, 对其中的档案信息进行整理、筛选, 建成各类数据库。3.对利用率高、具有重要参考价值的纸质档案通过扫描、录入等方式转化成数字化信息, 建成数据库, 通过网络提供服务。4.开发利用适应企业的现代化档案管理系统, 运用现代化网络技术对档案随时随地进行档案检索、借阅, 亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率, 还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理, 配合组织、流程、信息一体化的整合, 企业档案管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式。

四、企业档案工作的创新思维要融入企业全方位管理

大档案的思想有两个层次:第一, 企业档案工作必须和企业各项工作“互联”, 解决企业档案工作的“孤岛”问题。第二, 企业档案工作者必须从社会和企业的大视野中重新认识自己的工作性质, 跳出档案圈子看档案。过去, 企业档案人员习惯于守摊式地管理档案室工作, 和企业其他部门缺少交流和沟通, 企业档案工作“孤岛”现象特别严重。当把这项工作融入企业这个大范围作为企业文化建设去思考, 走出档案室, 和企业宣传、工会、企业管理等部门沟通、接触、共同策划和建设, 纳入企业识别系统, 赋予荣誉档案以企业文化底蕴, 就会别有洞天。企业“荣誉档案室”演变为“企业发展展示厅”, 这不仅拓展了企业档案工作的发展空间, 更为展示企业风采、提高企业竞争力开辟了窗口。

五、结束语

档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口, 理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段, 提升管理质量和管理水平, 使档案管理工作与时俱进, 紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平, 使之更好地服务于企业, 服务于社会。

摘要：在新的时代变革下, 企业要想生存并发展下去, 企业管理者必须从传统的经营理念和经营方式中解放出来, 以创新的大举措改革更新公司经营模式, 而档案管理服务于企业, 势必也要将档案管理工作的创新融入企业发展的思路之中, 以实现企业健康、全新的发展。

关键词：现代企业,档案管理,创新思维,发展,服务

参考文献

[1]阎晓峰.大数据与档案资源开发利用.中国档案, 2015 (11) .

[2]高呈茜.浅析档案价值的实施.湖北档案, 2014 (1) .

[3]姚玉娟.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用.办公室业务, 2015 (11) .

现代企业档案管理工作 篇10

一、实行企业档案现代化管理是适应企业发展的客观需要

我们要加速档案信息化建设步伐, 不断提高档案管理水平, 充分发挥档案作用为企业发展服务。

档案管理现代化是企业发展的需要, 也是档案自身建设的需要。1992年开始, 我厂就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统, 结合我厂已经实行的办公自动化 (OA) 系统的单轨运行, 制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划, 并逐步加以实施。目前, 我厂已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络, 开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能, 使授权用户可以上网查询所需信息, 全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系, 基本实现了无纸化办公。我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统, 包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备, 它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段, 将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象, 经过净化处理压缩后存入光盘, 充分利用我厂现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据, 与此电子图像自动对应, 网络用户在WINDOWS环境下, 应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统, 公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

二、搞好服务是企业档案工作的出发点和归宿

早在1984年, 邓小平同志就提出:“开发信息资源, 服务四化建设。”信息时代的到来, 知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源, 企业要壮大竞争实力, 振兴发展, 就要大力开发利用档案信息资源, 从企业档案信息中获取有价值的东西。例如:我公司积极开发利用档案信息资源, 主动为企业、为生产、为一线服务, 取得了显著的成绩。1.开发利用档案, 给企业带来明显的经济效益。我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案, 我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案, 利用科技档案卷次共800余卷, 从1997年至2001年, 先后对8台机组进行了现代化技术改造, 改造后的机组各项经济技术指标, 达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造, 不仅延长了机组的寿命, 使老机组焕发了青春, 而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平, 增强了企业实力, 对于企业参与市场竞争, 迎接新世纪挑战, 无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。2.发挥档案的依据凭证作用, 取得经济和社会效益。例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组, 并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前, 关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批, 机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中, 档案起到了很重要的作用。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全, 并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交, 能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据, 使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见, 完整齐全并管理良好的档案, 在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则, 1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥, 使机组设备变废为宝, 为企业赢得了可观的经济效益。3.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等 (0300-8030-1、8、9) , 为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》, 厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料 (89-073-45、92-601-01、02等) 编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次, 复印资料近5000张, 为厂志的顺利完成立下汗马功劳。4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我们坚持调查研究, 确立实用、可行的编研课题, 做好经常性的资料汇编工作, 满足企业生产经营各项管理需要。几年来, 我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》等22种165万字的编研材料, 其中, 通用性编研资料17种, 深层次编研资料5种, 同时还编制了检索工具28种161册, 对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》等, 都成为了管理人员日常办公离不开的工具, 深受工程技术人员的欢迎。

三、实行企业档案现代化管理的基本途径

(一) 加强领导, 健全网络, 切实加强档案管理。

建厂初期, 我厂一直处于边生产边基建状态, 建设工期长达10余年, 一度档案管理体制不健全, 制度不完善, 资料不完整, 给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随着《档案法》的实施, 使全厂各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年, 我们将档案管理作为企业管理的一项基础性工作, 纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中, 建立档案机构, 充实管理人员, 健全管理制度, 使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道。1991年档案升级活动停止后, 厂领导明确指出“档案升级停止了, 但档案管理一刻也不能放松”, 并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作, 始终把档案管理纳入企业发展整体目标, 把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中, 亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题, 多次安排档案人员到兄弟单位收资、学习、调研。二是充实档案管理队伍, 完善档案管理体系。在我厂多次体制改革中, 我厂在管理机构和人员大幅度精简的情况下, 仍然坚持档档案案管管理理只只能能加加强强、、不不能能削削弱弱的的原原则则, , 不不但强化了档案工作的领导, 而且调整充实了档案人员, 同时还健全了全厂档案管理网络, 明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员, 使档案工作进一步加强。三是加大资金投入, 加快档案管理硬件建设。我厂每年列有10万元档案资料专项费用, 用于档案资料的收集和补充。1990年以来, 又先后投资60多万元, 统一了档案装具, 配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用设备。

(二) 更新改造技术设备、提高档案人员现代化管理水平。

由于改革开放的进一步深化, 科学技术的不断发展, 使档案工作面临许多复杂问题, 如档案的数量越来越多, 保管负荷越来越大;传统的工作方法, 落后的技术装备越来越不适应现实, 只有锐意改革, 运用科学管理的方法, 采用先进的技术设备, 把档案工作从传统的手工操作转移到现代化的基础上来, 才能以较少的人力、物力, 更好地整理、加工档案为利用者提供准确、快捷的服务。因此, 必须建立一支具有现代化科学技术知识和业务的专业干部队伍。在思想上, 档案工作者要改变故步自封、自我感觉良好的精神状态, 树立强烈的事业心和责任感。在技术上, 要加大科技投入力度, 认真掌握现代化管理知识。针对使用中的微机比较陈旧、软件比较落后的状况, 要适当加大资金投入, 添置性能比较先进的计算机和软件系统, 逐步做到用光盘存贮档案, 同时实现工程图纸档案为一体的综合档案管理系统, 利用网上优势, 将从网上收集电子文件的工作提到档案工作的日程上来。为此, 科技档案工作者要与已用CAD的各部室、各检修公司协作, 着手从网上接收数字化基建工程图研究与实践。我们感到档案人员的素质不能再停留在仅会操作计算机的水平上, 必须加速自身知识更新的进程, 以适应信息化时代的要求。学习档案管理新技术、新知识, 争做行家, 把微机的应用水平上升到一个较高的层次。

(三) 以完善设备为重点, 加大档案管理投入力度。

现代化的管理离不开现代化的设备, 而工作标准化、规范化则是实现现代化管理的前提。在企业档案设备配置上, 既要考虑先进性, 又要着眼适用性, 一般来讲, 购置软件时, 要着重考虑兼容性、扩展性、容错性及是否便于升级的问题, 如我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统, 包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备。清华电子档案管理系统是一个功能齐全的集通用档案、工程图纸档案为一体的综合档案管理系统, 它解决了目前档案管理迫切需要解决的问题 (如工程图纸档案的处理) , 是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件, 它采用客户机/服务器方式, 实现计算机对信息管理的网络化, 技术或管理部门的专业人员可以将CAD (计算机辅助设计) 所产生的电子文件材料信息通过MIS (信息管理系统) 直接传输到档案部门的计算机终端, 也可以传输给有一定权限的其他部门的人员, 档案人员可以根据需要, 通过打印设备将所需信息打印若干份, 作为纸质材料存档或分发。它不仅大大减少了文件信息流转的环节, 节约了时间, 而且还使文件的有效性得到了根本的保证。目前已经在电力行业的档案部门使用, 得到了广泛的认可, 且获得了用户的好评。

(四) 档案工作科学化、规范化、标准化是档案信息化建设的基础。

档案的标准化、规范化的内容应包括案卷组织方式、格式、分类规则, 著录、索引规则, 文献编纂规则等, 档案工作信息化管理要增强档案工作信息化管理意识, 真正认识到档案工作的信息化的重要性与紧迫性, 大力推行档案工作标准化和规范化。统一制订和完善档案工作信息化所需的各种标准, 要有一个统一的科学的组卷、著录、标引体系, 不能各自为政。只有这样, 才能利用现代化的管理手段使档案信息网络化、社会化。

(五) 增强效益观念开发档案信息资源, 是企业档案工作的最终目的。