浅谈如何做好油田企业公务接待工作

一、产生背景

在《接待原理与实务》一书中介绍:接待是一种招待和交流活动, 是人类社会关系和社会交往实践的产物。任何社会组织为了实现自身的生存与发展, 必须使自己成为一个开放系统, 维持和发展组织系统内外交流与沟通, 接待工作正是为了适应这种需要而产生。

二、意义与作用

接待工作是办公室工作系统的重要环节, 接待工作水平的高低能够集中反映企业的对外形象和员工的整体素质, 对于推动工作开展、企业发展具有十分重要的作用。

1. 服务保障。

作为油田生产单位, 接待工作是为企业生产经营提供物质条件和服务保障的工作。职能部门认真筹划、合理运用人力、物力、财力, 保证接待活动的正常运行, 确保上级部门、领导的来访、检查、调研、参观、技术交流等各项活动提供必要的工作和生活条件。服务保障是公务接待工作的基本属性。

2. 展示形象。

每个企业都有自己不同历史和文化, 而接待工作正是展示企业实力和内涵的窗口, 接待人员可以说是企业的“形象大使”, 细致入微的服务和企业文化的展现使得接待工作对塑造、提升和创新企业形象具有重要意义, 良好的口碑和形象对于企业的发展具有极大的促进作用。

3. 扩大沟通交流。

接待也是一种投资, 有着明显情感效应和延伸效应。通过热情、周到、细致的服务和良好的印象, 能够扩大企业对外沟通交流。而作为一个以原油生产为中心的石油单位, 信息、技术的交流日益频繁, 公务接待工作逐渐成为了另一种不可替代的“生产力”。

三、实践与探索

接待工作是办公室系统的一项重要职能。长庆油田分公司第四采油厂由于实施“两地办公”运行机制, 为了更好的做好本职工作, 提升服务质量, 通过多年的探索与实践, 在公务接待工作中, 采用“先方案后实施”、“先讨论后完善”、“先对接后联动”的原则开展工作。

1. 统一思想、提升认识, 围绕大局工作, 进一步丰富接待内涵。

公务接待工作是连接上下关系的纽带, 是沟通左右的桥梁, 是展示企业形象的重要窗口, 更是保证生产建设中心工作顺利开展的有效途径。随着社会经济的快速发展, 接待工作由单一化的接待转变为服务政治、经济和社会事业发展的多元化接待, 作为一名接待工作者也由生活服务型转变为领导的“左膀右臂”、“好助手”、“好参谋”, 更可以成为企业文化的传播者、油田发展的推动者, 接待工作的服务职能进一步加强、扩延、辐射。因此, 该企业办公室善于从企业发展的新形势、新要求出发, 不断丰富接待工作内涵, 充分发挥办公室服务职能作用, 积极挖掘接待工作的新观念、新特色、新方法, 最大限度的为宾客提供工作、生活保障, 不断增强接待辅政能力和服务水平。

2. 优化流程、规范体系, 围绕企业运行机制, 加强接待规范建设。

公务接待工作是一项系统工程, 做好接待工作, 首先要有大局意识, 坚持按程序办事, 既要有统筹兼顾的总体思路和方案, 又要充分考虑到各方面的细节。其体系表现在四个方面:一是汇总信息。接到来宾接待任务或领导交办事项的文件、电话、会议等事宜, 办公室的专职接待秘书迅速汇总来宾信息, 形成初步方案汇报办公室主任或厂领导。二是形成方案。办公室根据掌握的来宾信息和领导要求, 逐一落实来宾接待的各项事宜及接待总负责人员, 拟定接待方案报厂主要领导审定后实施。三是实施接待。接待实施环节是不确定因素最多的环节, 也是体现办公室应变能力和准备工作是否扎实的重要一环。根据近年来工作经验的积累, 在公务接待过程中方面坚持把握好两个尺度:第一是要以变应变, 第二是要以不变应万变。四是全面总结。每一项接待任务完成后, 办公室都会总结梳理接待过程, 查找不足之处, 形成月度、季度、年度书面总结, 不断积累工作经验。

3. 精心策划、突出特色, 围绕本单位实际, 构建“大接待”新格局。

一是坚持接待工作原则。即:坚持“两地联动、统一协调、简朴热烈、内部优先”四大原则。两地联动——接待工作坚持“两地办公”一盘棋, 做到信息共享、团结协作、水准一致, 更高效的服务于企业生产经营工作, 促进对外交流, 营造良好发展环境。统一协调——办公室是企业公务接待的归口管理部门, 负责接待任务的筹备、实施、协调、结算、汇总等工作, 有效的避免了各自为政造成的信息不畅、效率低下等不足。简朴热烈——接待工作严格按照要求严格控制费用支出, 坚持以地方特色为主, 杜绝铺张浪费。内部优先——接待工作优先考虑厂内接待点, 不断细化服务质量, 努力营造“宾至如归”的良好氛围, 便于其他工作开展。二是规范接待工作制度。总结近年来的工作经验, 该企业重新修订完善了《业务招待管理实施细则》等费用管理制度, 按照集中控制、集中管理的要求进一步加强三项经费的管理, 严格审批关、核销关, 做到有制度、有程序、有规范、有责任, 节约了企业经营成本, 确保了与接待工作相关的各项业务工作有序运转。三是严格费用控制工作。根据中央、企业有关文件、制度精神, 在长期的工作中, 在费用控制工作上总结形成了“月度汇总、季度分析”的原则, 实时监控费用发生情况, 做到每月一汇总、每季一汇报, 以突出本地特色为主, 厉行节约、点滴做起, 确保接待费用不超。

四、认识与体会

1. 做好公务接待工作, 要把讲政治放在首位。

要把接待工作看做一项特殊的政治任务和使命, “接待就是现场直播”, 要有高度的责任心和奉献精神, 更要有踏实的作风和敏锐的政治智慧。

2. 做好公务接待工作, 要把讲团结作为重点。

公务接待工作单靠某个人, 某个部门是完不成、做不好的, 这就要求加强与相关部门的衔接沟通, 团队的力量是无穷的, 要学会融入团队、依靠团队、引领团队共同完成好企业的接待工作。

3. 做好公务接待工作, 要把追求卓越作为落脚点。

在新形势下, 社会需求越来越多样化, 接待工作早已不仅仅是“吃穿住行加开会”的老模式能应对自如的, 办公室只有结合企业自身的特点, 在工作中有所思、有所悟, 不断创新接待工作思路, 丰富接待工作内容, 才能推动接待工作不断推陈出新。.

摘要：随着经济社会的迅猛发展, 政府、企业、社会团体之间的业务往来日益频繁, 公务接待逐渐成为了促进企业发展工作的一个重要组成部分, 不仅成为展示企业自身形象的“窗口”和“门面”, 更是联系沟通各单位、各部门之间协同工作的“桥梁”和“纽带”。接待工作是体现企业的经营管理水平的一个重要方面, 对企业发展的质量和层次的提升具有重要意义。

关键词：公务接待,职能,服务