谈献血者档案管理及应用研究

2023-01-09

随着《献血法》的颁布实施推广, 无偿献血活动已经逐步形成广大群众的共同意识。在此背景下, 弘扬义务献血奉献爱心的美德也不断深入人心。这时候, 对无偿献血者的资料和档案进行妥善管理, 对于深入开展无偿献血活动具有重要作用。

1 献血者档案管理概述

1.1 献血者档案管理的基本概念

(1) 献血者档案管理的内容。献血者资料档案管理的内容主要有献血者的姓名、年龄、地点、职业、工作单位、健康咨询表、体检登记、检验初筛记录、采血记录、初复检结果明细登记、复检通知书、检验原始酶标打印单、成分制备登记、出入库登记、无偿献血质量、数量统计、临床用血数量等, 所有这些环节都是质量控制必须掌握的。这些内容贯穿包含采血科、成分科、检验科、贮血室的日常工作中献血的整个流程, 是不可忽视的具体工作。

(2) 献血者档案管理的性质。血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。记录量大面宽、种类繁多, 包括献血者个人资料记录, 献血者健康征询、体检记录, 采血情况记录, 血液初检、复检记录血液入库、发放记录、血液保存记录、采供血工作环境消毒记录, 报废血、医疗废物的处理记录等记录。这些记录随着无偿献血的深入, 临床用血量及成分血品种的增多, 以及对采供血工作要求的提高而越来越多。这就决定了业务档案具有文件材料形成分散量大、利用频繁等特点, 这对档案的定期检查等提出了更高要求。

1.2 献血者档案管理对社会和谐发展的作用

(1) 社会服务作用。根据《献血法》对无偿献血者的奖励制度, 结合我市的实际情况对无偿献血者的奖励制度, 推行无偿献血600毫升以上者, 终身免费用血, 直系亲属享受了优先用血和免费用血的优惠政策, 大大减轻了患者的医疗费用负担, 让广大市民真正了解和认识无偿献血的意义和好处。用血时凭身份证、献血证、医院收费发票及献血信息档案可得到以上保障。比如有突发性事件的发生, 血源紧缺或当出现稀有血型患者时, 可以通过强大的计算机网络从血源档案资料库中找到合适血源, 以最快速度搜索自愿固定和合适的献血者, 采取就近原则在最短时间内采集血源, 为患者和社会服务提供有力保障。

(2) 完善医疗机构管理作用。血站业务工作主要是组织发动公民无偿献血, 经过体检, 初筛, 采血, 检验及成分分离等过程最后供临床医院使用。血站业务档案是血站依法开展业务的凭证, 是血站采供血过程的质量记录, 同时也是体现血站管理水平的一个重要方面。

(3) 构建法制社会作用。随着公民法律知识的普及和自我保护意识的增强, 与输血有关的医疗纠纷诉讼案件呈逐年上升趋势。同时, 随着人们法律知识的不断充实自我保护意识的增强输血安全问题也是一个重点方面。

2 我国献血者档案管理中的问题

2.1 重视程度不够

一是档案管理在采供血工作的地位和重要性认识不到位, 不能将档案管理与整体工作同步决策与启动。因此, 档案管理工作滞后。二是业务人员往往更重视业务工作, 而忽视在工作中形成的各种档案材料的搜集, 整理与归档。三是缺乏责任感, 各种基础数据不能记录与打印, 认为工作完成即可, 记录不及时, 不完整, 归档工作滞后, 档案管理缺乏坚实的基础。

2.2 缺乏统一的规范标准

血站作为采供血专业机构, 其业务工作的特殊性, 决定了血站档案管理的独特性。目前, 国家和有关部门尚没有这方面的规范标准, 现有的机关和医院的档案管理模式也不完全适用于血站的档案管理, 因此, 目前在血站档案管理中, 对归档文件的范围鉴定, 整理和管理利用, 很难实现规范化、标准化, 难以保证文件材料的齐全, 影响档案的完整性。

2.3 档案管理体系不健全

专业人才, 许多血站的档案管理人员多为兼职, 缺乏系统的档案管理专业知识而作为各种业务档案材料“产地”的业务科室, 也没有指定专人兼管档案材料的搜集保管和整理归档工作。

2.4 计算机联网后的数据安全问题

血液数据的正确录入与否, 是保障献血者资料和档案安全的依据, 血站档案信息具有环环相扣, 信息共享的特点。因此, 无论哪一环节出现错误, 最终出现错误结果。

3 新形势下加强献血者档案管理的思考

3.1 及时采集与录入数据

献血者的各种数据和血液数据的正确采集与准确录入, 是保障无偿献血者各项信息资料安全完整入档保存的关键, 依据特点开展工作。

(1) 各部门必须做好各环节标本资料的签名交接, 做到谁操作、谁签字、谁负责, 保证在第一时间采集的第一手资料的完整性、可靠性, 下一环节对上一环节采集的血液实际数据和计算机数据必须加以核对, 二者相符无误方可签字接收, 以确保资料信息来源的准确。

(2) 随着整个社会逐步进入信息化时代, 要求我们熟练掌握计算机应用和管理技术。因此要加强计算机操作技能训练, 娴熟掌握信息数据的录入, 实行“谁操作谁录入谁负责”的原则。

3.2 献血过程实名登记

采取切实有效措施, 规范献血者资料的填写, 保持献血资料的完整性和真实性。虽然目前宣传力度很大, 但仍有宣传不到位的情况, 比如部分献血者献血时没有带身份证。为了确保献血者资料的完整性, 工作人员一定要全程指导, 并耐心回答献血者提出的问题。同时工作人员应按实际情况认真填写, 保证字迹清晰并正确署名。

3.3 完善档案制度和检查标准

血站应实现记录书写规范, 建立记录质量检查标准, 建立自查、互查、质控抽查制度, 保证记录真实、及时、准确、完整。同时, 在进行采供血业务工作监督的同时, 加强记录过程控制。

3.4 加强计算机档案管理

中心血站计算机网络管理系统一般采用客户机服务器结构, 应用程序运行在客户机端, 其基本数据保存在本地机, 并以纸类文档打印与备分, 分类保存, 以月为单位立卷归档。客户机数据须定期存贮到服务器管理机上, 由专职人员及时收集到内部网络档案。为防止计算机病毒侵袭致使系统软件功能重大损坏而引发大量原始数据丢失, 还要对技术光盘进行复制备份。同时, 要完善保密制度, 要特别管理有个人隐私记录或保密信息资料, 纸类档案要专管。

摘要：献血者档案是血站进行医疗、科研和管理工作的重要载体, 既是献血者献血全过程的全部真实记录, 也是正确处理因输血引起的医疗纠纷的第一手资料。在当前信息化发展的今天, 以计算机管理系统为基础的新型档案管理模式正被广泛运用, 因此有针对性地加强其系统化和网络化运作方面研究, 有着十分重要的意义。

关键词：献血者,档案管理,血源信息库