石油工程项目合同管理要点探析

2022-09-11

一、石油工程项目合同管理的特点

1. 合同管理持续时间长

合同的形成和履行是一个持续过程, 因此, 合同管理必然在项目周期内长时间连续地、不间断地进行, 它不仅包括施工期, 还包括招投标和合同谈判以及保修期, 一般时间持续1—2年, 长的可达5年或更长时间。

2. 合同管理对工程经济效益影响很大

由于石油工程项目规模大, 合同价格高, 合同管理对经济效益影响很大。据相关统计, 对于正常的工程, 合同管理成功和失误对经济效益产生的影响之差能达工程造价的20%。

3. 合同管理影响因素多、风险大

由于石油管线及站场类项目的复杂性, 使合同关系越来越复杂、合同管理受外界环境的影响大, 并且许多因素难以预测, 不能控制, 容易造成经济损失, 使合同管理极为复杂、繁琐, 也充满风险。

二、石油工程项目合同管理要点

1. 合同管理的前期工作

石油工程总承包企业在决定对某个项目投标之前, 要对该项目进行彻底的了解, 了解内容大致包括业主资质、项目资金、项目立项、业主需求、资金给付等。在对项目的基本情况了解并决定投标后, 为了获得更高的中标率, 造价人员首先要对工程所需当地主要材料、劳动力供应数量及价格、社会化协作条件和当地物价水平等做到准确了解、掌握, 这样有利于投标书的编制。其次, 造价人员应到当地建设主管部门、税务主管部门、会计师事务所进行咨询, 对项目所在地的经济、文化、法规等进行全面的了解。接下来要做的就是对业主提供的招标文件进行仔细研读, 因为招标文件中包含业主针对合同总价风险控制方法、付款方式、结算方式、质保金及保修服务条款等等内容分, 总承包方掌握这些内容后, 就可以从业主的要求出发, 编著投标书、确定工程预算, 只有符合业主的要求才能中标, 签下合同。

2. 合同谈判与鉴定阶段的管理

合同的谈判有两个方面:一方面是与甲方的谈判, 一方面是与供货商或服务商的谈判。以公司瑞丽站项目为例, 在与甲方 (中缅EPC第五合同项目部) 签订瑞丽站桩分包合同时, 本着“为公司追求利益最大化”的态度选择适合我方的合同类型 (综合单价) , 在合同主要条款约定上与甲方人员多次磋商, 力求做到公平、公正、互惠共赢, 并及时向公司汇报沟通。在与材料供应商、设备租赁商和技术服务商签订现场材料、机械、服务合同时, 严格执行上级公司和公司内部的合同管理细则。坚持做到所有款项的支付都以合同为依据通过公司财务, 如超过固定金额的支付限额时及时签订相应补充合同。截止2014年5月, 公司所承建瑞丽站总图部与业主方共签订2份合同;与分包商签订共计签订合同140份 (含10份补充合同) , 其中技术服务合同5份, 材料采购合同125份, 租赁合同3份, 供电合同1份, 加工定做合同1份, 其它合同5份。

3. 合同履行阶段的管理

(1) 建全合同管理台账和归档制度

建全合同管理台账和归档制度, 对合同编号、标的类别、标的名称、双方当事人、标的的规格和数量、交付期限、执行记录等情况进行登记, 以便随时掌握合同订立及履行情况;对已经生效的合同要编号登记, 逐个建立档案, 与合同有关的文书也要附在合同卷内归档;履行完毕的合同按档案保管期限保管。

(2) 通过合同管理实现成本控制

目前项目进场的所有供应商和服务商都是通过单一采购、竞争性谈判、多家比选等方法确定。作为现场经营管理人员, 全程参与公司瑞丽站项目物质采购定价, 服务商比选等工作。选择服务商或供应商在谈价时, 严格以公司与业主签订合同中的综合单价为准绳, 结合实际人、材、机的测算后, 在保证公司利润的前提下再寻找最优合伙商, 最后对合同细则进行谈判。

加强与现场管理人员的沟通, 做好合同内、外工作量的界定, 定期到工地巡视并核对。每天归集入场材料和定期更新各服务单位的工程进度 (统计一手资料) , 为拨付进度款和后期结算提供依据。在施工前确定各分部分项工程的目标综合单价, 定期将目标综合单价和实际综合单价定期对比、分析、如出现偏差, 及时制定方案纠偏、通过现场精细化管理, 准确收集数据分析进而提高成本控制力度。

(3) 签订补充合同

瑞丽站项目特殊性、施工和设计同时进行等原因, 前期施工图纸未能及时到位, 加上石油单位合同定理繁琐, 为不影响资金拨付和工程进度、部分合同的签订都是暂定工程量, 导致后期大量服务合同都签订了补充合同。

(4) 加强合同变更管理

瑞丽站的初设与竣工图纸差距太多, 公司所承包的总图与建构筑物部分存在很多的现场变更及合同外变更, 需要做好现场签证单并收集好各项附件。如瑞丽站的初设地基处理为灌注桩, 施工前变更为振冲碎石桩, 作为这类金额较大的设计变更需要多次配合业主代表、监理代表等相关人员上报变更预算、变更施工方案, 做好变更合同的解释工作。

4. 协助做好供方材料、构配件和设备管理

协助公司其他管理职能部门收集产品信息和选择产品供方。合同立项前期要求供方提供生产经营资质, 证明是经国家工商部门批准、颁发营业执照的生产企业或经销商。瑞丽站采购范围主要有钢材、水泥、砼、机砖、砂子、石子、防水材料、主要装饰材料及安装用零和电料、电器、五金、工具、计量器具、电焊条及一般装修材料等, 对各类物资供方的供货和服务情况作记录 (包括产品质量、价格、服务等) , 同时便于今后在其他项目中对同类供货商进行比选。