建筑企业档案管理制度

2023-01-07

制度是工作的抓手,也是长效机制形成的保障。那么你真的知道如何制定制度吗？以下是小编的收集整理的《建筑企业档案管理制度》，希望对大家有所帮助。

第一篇：建筑企业档案管理制度

建筑公司档案管理制度

档案管理制度

1.档案管理目的

为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。

2.档案管理范围

2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。

2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工;经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。

3.档案管理机构及职责

3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。

3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。

3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。

3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。

3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。

3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。

3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。

3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。

3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。

3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.5 档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。

3.6 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。

4.档案管理原则

4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。

4.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。

4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。

4.5 归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。

4.6 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向综合部部长报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。

4.7 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。

4.8 公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

4.9 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。

5.档案管理办法

5.1 档案档号的编制：

5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

5.1.2 档号编制方法

■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。

5.2 档案保存期限：

5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。

5.2.2 工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。

5.3 档案的归档

5.3.1 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。

5.3.2 归档要求：

■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档;工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档;电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交;声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。

■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。

■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，综合部保存复印件。

5.4 工程竣工档案管理：

5.4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交综合部，办理档案移交手续。

5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部，归档存放。

5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。

5.4.4 年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。

5.4.5 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。

5.4.6 档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。

6.档案分类管理说明

6.1 文件档案的管理：

6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。

6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。

6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。

6.1.4 档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。

6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。

6.1.6 文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达210mmx297mm尺寸标准。

6.2 电子文档的管理：

6.2.1 收集、积累要求：

■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。

■在"无纸化"计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。

■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。

■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

6.2.2 收集、积累方法：

■及时按照要求制作电子文件备份。

■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

6.2.3 归档要求：

■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

6.3 声像档案的管理：

6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。

6.3.2 文字说明的编写要求：

■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。

■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。

6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。

6.3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。

德州市第二建筑工程公司编制日期：2016年10月8日

第二篇：工程建筑档案移交管理办法

工程档案资料移交的管理办法

1.背景

针对工程项目中存在延期，缺乏，拖欠移交档案资料的情况，公司于2010年7月28日召开专题会议，主要问题在于：

1.1档案的形成部门(工程团队)对工程档案形成及归档重视不够 1.2存在拖欠档案资料情况 1.3人员调整导致 1.4材料人员的精力不够 1.5过程中的档案资料准备不充分

2.目的

会议达成的共识是：

2.1工程档案(软件)是产品的一个组成重要组成部分，与建筑产品(硬件)同样重要; 2.2工程档案对后期加强售后服务，提升客户关系起到积极作用;

在工程施工管理过程中要加强建筑档案的管理 3.实施前提

3.1依据公司的QEHS-DCC-W04建筑档案管理实施办法来对档案资料进行管理 3.2工程档案的内容包括在上述实施办法的文档中。

4.职责划分

4.1工程部经理对现场档案资料的质量(完备，真实，及时性)负全责 4.2质量安全部门对档案资料进行监督并纳入到绩效考核体系 4.3公司档案部门负责对项目材料员的档案资料管理的业务指导

5.工程档案移交流程

5.1项目启动时营运部根据公司档案管理办法提交本项目应形成及移交的资料建议清单供工程部参考

5.2工程部经理指定专人负责资料的归集

5.3工程实施过程中及时形成文档并报管好

5.4质量安全部门对项目文档进行抽查

5.5项目正式验收完成后一个月内将工程档案移交公司档案部门

6. 人员调整导致的档案资料移交

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工程部经理负责协调工程实施过程中因为人员调整导致的档案资料的移交，如果是项目经理的调整，则由相应的工程部经理负责。

7. 档案移交的结果测评

档案资料移交的质量作为对工程部的一个考核指标。档案资料没有在规定时间内进行移交，工程部经理必须书面说明原因，经上二级主管签字认可，否则将延迟公司对该工程的财务结算及业绩兑现。年底对移交工作突出的团队及个人进行嘉奖。

起草部门：营运部日期：2010.07.29

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第三篇：建筑工程档案资料有效管理措施

摘要：根据建筑工程档案特点，从更新观念、加强法制意识、提高档案管理人员的业务水平、建立科学化的建筑档案管理制度等方面提出了加强建筑工程档案管理的有效措施。从而为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。

关键词：建筑工程、档案资料、档案管理

建筑工程档案是建设工程中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线铺设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要性也越来越被人们所重视。

一、建筑工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱俊工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。建设工程文件和档案资料只有全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，建设工程文件和档案资料必须真实反映建设工程的情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。建设工程项目周期长且影响因素多，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及

（1）相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。新的项目在建设中可以吸取以前的经验和教训，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。建设工程文件和档案资料涉及建筑、市政、消防等各个专业，也涉及力学、电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设

（2）单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。 5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单

（3）位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

第四篇：企业档案管理制度

办公用品管理规定

一、计划管理

1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。

2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。

3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。

二、办公用品、办公设施采购管理

1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。

2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。

3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。

三、发放使用管理

1、办公用品的管理和发放由公司办文具库统一负责。

2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。

3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确.一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用;不得用办公设备干私活，谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。

6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。

四、清库、盘存管理

1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。

文书档案管理办法

1 文书档案归档范围

1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。

1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。

1.3公司工作计划和工作总结。

1.4上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。 1.5公司的请示与上级机关的批复。

1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。 1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。

1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。

1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。

1.13公司获省部级以上先进模范人物、劳动模范的照片。

1.14受到省市级以上(含市级)表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。

1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。

1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。

2 文书档案收集及归档时间

2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。

2.2公司重要会议记录(如董事会、党委会、经理会、股东会等)，须在会议结束三天内移交公司办公室保管。

2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。

2.4上级来文一律由公司办公室统一收集管理。

2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。

2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。

2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。 3 归档要求

3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。

3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。

3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。 4 保管和利用

4.1档案人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。

4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。 4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。

会计档案管理办法

1 管理目的

会计档案是会计核算专业材料，是记录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。

公司办综合档案科负责会计档案的管理。 2 归档范围

2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。

2.3 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。 2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。

2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。 3 归档要求

3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。

3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册(一式两份)，交接双方现场清点核实后在移交清册上签字(盖章)，各持一份，作为长期保存依据。 3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。

3.4 公司各财务部门采用电算化进行核算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。

3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。 4 立卷及保管

4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。

4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录(立卷人、移交人签字)，建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。

4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局《会计档案管理办法》执行，分为永久和长期两种。其中职工工资表、财务报表为永久;凭证为15年，帐簿为25年;奖金表为20年;银行对账单为5年;会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。

4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。 5 查阅和利用

5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。

5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。

5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。 6 鉴定与销毁

6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。

6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。 6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。

6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对;销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。

科技档案管理办法

1 科技档案归档

各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。 1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的(含外单位提供给本公司的)具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位(卷、册、袋、盒)，并按套归档。

1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。 1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。

1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。

1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。

1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。

1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。 1.8 在生产、基建、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。 1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。

1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。

1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。 1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。

2、科技档案管理

2.1 接收科技档案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位(卷、册、袋、盒)然后按分类方法进行编号登记保管。 2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：

2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。

2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。

2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。

2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。 2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等“八防”工作。

2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。

2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。

2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。

2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。 3 科技档案借阅

3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。 3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。

3.3 借阅者对借出的档案资料(图纸、技术资料)要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。

3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。

3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损失外，还须追究责任。

3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。

3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。

3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸(含复制品)向外泄露，违者批评，严重者给予处分。

3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。

3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或技术总监同意。 4 科技档案修改

4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。

4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。 4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。

4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部(分管工程技术人员)办理，其它单位不得自行修改。

4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。 4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改。

4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。

4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人(车间、检修部门或设计部门)提出报废申请，报综合档案科作废。 5 科技档案销毁

5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。

5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。

5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。 6 科技档案保密

6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。 6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。

6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。

6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。

6.7 对机密、绝密科技资料、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。

竣工档案管理办法

1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。

2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。

3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。

4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。

5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。

7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。

8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。

9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。

底图管理办法

1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理。

2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。

3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。

4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。

5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措施存放保管。

6、底图档案号按形成单位统—设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。

7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。

8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。

9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。

蓝图管理办法

1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。

2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。

3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。

4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。

5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。

6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。

8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。

9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。

10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。

11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。

复制印晒管理办法

1、综合档案科复印、晒图岗位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。

2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。

3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。

4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。

5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。

6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。

7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。

8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”(关机、关电、关灯、关门)。

9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。

科技图书管理办法

1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。

2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。

3、凡各部门所需订购有关科技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。

4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。

5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。

6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。

7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。

8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。

9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。

10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。

11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。

12、科技图书每年终认真清查核对一次。

科技情报管理办法

1、科技情报管理岗位主要负责公司科技情报资料的收集、购置、加工、编辑和提供利用工作，为企业生产与发展做好服务。

2、科技情报人员要广泛收集整理、分析研究各类化工科技信息情报。在掌握本单位科技动态基础上，为解决生产中的关键技术问题，提高技术管理水平及时提供有针对性的情报，并采用多种形式传播、推广适用的先进技术和技术创新成果。

3、积极参加科技信息情报的交流活动。积极参加全国中氮技术情报网的活动，为《中氮肥》、《中氮信息》及有关情报网投稿，并完成分配的任务。

4、认真做好《淮化科技》内部刊物的稿件组织、编辑、出版和国内中氮等行业的交流工作。

5、开发情报资源为公司生产经营、技术研发服务。科技情报人员应积极贯彻上级有关科技情报工作和技术创新精神，做到上情下达、下情上报、内外通气，成为沟通情报交流渠道的联系人。

6、档案资料管理人员应做好技术资料、图书、档案的收集整理分类编目工作，做好资料目录和期刊目录的编制工作，并配合专职情报员做好信息情报的服务工作。

7、科技情报工作计划应列入本单位科技计划，单位领导批准后实施。要逐步增添必要的信息化设施和征订相关的图书资料、期刊杂志等。

8、积极组织科技情报人员(包括资料管理人员)参加情报业务、专业知识、科技外语等学习活动，提高科技情报人员业务水平。

9、公司工作人员外出参加各种专业会议、学习班所获得的各种技术资料和以单位名义索取的技术资料一律交综合档案科进行整理、编目、归档和扫描，以提高利用率。

重点建设项目档案管理办法

一、总则

1、为加强对公司重点建设项目档案的管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2、本办法适用于公司各类重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。

3、重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计、勘察设计、招投标、施工、工程监理、生产准备到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。

4、重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，按照集中统一管理的原则，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、项目档案管理职责

1、重点建设项目建设各有关单位要成立档案工作管理机构，确定一名分管领导主抓档案工作，并建立相应的档案管理网络机构，配备素质较高的档案专、兼职人员，落实项目档案工作所需经费。专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，必须参加档案管理专业培训，持证上岗。制定管理制度，建立健全重点项目的档案管理工作，保证重点建设项目档案工作和项目建设工作同步进行。

2、重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案工作。

3、建立、健全重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档制度。坚持“三参加”、“四同时”管理。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度会;参加工程阶段性竣工验收;参加设备开箱，并形成记录。“四同时”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求;检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况;项目竣工验收的同时验收鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况;项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

4、重点建设项目建设单位负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目文件整理。

5、项目勘察、设计、施工、监理等单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的收集、编制、整理、归档工作。

三、项目档案的收集和归档

1、建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

2、实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位;由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料。项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。

3、重点建设项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的收集、积累、审核工作;项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。

4、重点建设项目前期文件、竣工验收文件，应由建设单位和承办机构负责收集、积累;勘察、设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件;项目施工文件，由项目施工单位负责收集、积累;项目监理文件由监理单位收集、积累;项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累;项目器材供应和财务管理单位应负责收集、积累建设项目器材供应及财务管理形成的文件。

5、凡是反映与重点建设项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全、立卷、归档。

6、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先交综合档案科登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。

7、重点建设项目所需国内外技术资料、图纸，由综合档案科统一订购、借阅。外出开会、考察、学习收集的技术资料、图纸，各类项目前期文件都要及时交综合档案科归档，工作需要时办理借阅或者提供复印件。

8、归档的项目文件材料要求字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。载体及书写材料符合档案保管要求。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写、绘制。凡由易褪色的书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。复印、打印文件及照片字迹、线条及影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。照片、录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质，并打印备份。

9、建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向市档案馆和本单位档案部门移交。

10、重点建设项目档案的保管条件要符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。应把库房、设备与装具所需经费列入项目投资总概算中，使档案管理现代化与企业管理现代化同步发展。

11、项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化服务。

12、重点建设项目档案移交的时间要求：各施工承包单位应在项目完成后将项目档案向建设单位移交;项目档案验收合格后，建设单位按合同规定要求，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，并办理完备的清点、签字等移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

四、档案的整理

1、建设单位或监理部门要制定项目档案分类大纲和编号体系。小型项目直接按结构或专业分类，大中型项目按单项工程或结构、专业分类，下设属类。

2、重点建设项目文件组卷原则是遵循其形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理。管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷;施工文件按单项工程或阶段、结构、专业组卷;设计变更文件、工程联系单按文种组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷;监理文件按名称或专业组卷;设备文件按专业、台件组卷;声像材料组卷时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

3、卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列;施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列;设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列;竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后;译文在前，原文在后;正文在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

4、案卷编目要求编写页号、填写案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表所设置的各项内容及编制总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录等。

5、案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷的包装采用国家档案局规定的无酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建类案卷按项目、依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列;设备类案卷按依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备设计、制造验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列管理。

7、重点建设项目竣工图编制必须真实，准确的反映项目竣工的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、图面清晰、逐张加盖竣工图章、签字手续完备。

8、负责组织重点建设项目竣工验收的主管部门或建设单位在项目初步验收或竣工验收时必须通知档案行政管理部门或有关单位参加。

9、重点建设项目单位要认真贯彻执行《国家重点建设项目档案登记办法》的有关要求，按规定时间填报登记表，做好重点建设项目档案登记工作。