如何推行“一体化”制度体系管理

前言

我公司是我国重要的润滑油、脂生产基地。多年来, 始终注重规范内部管理, 坚持不断建章立制, 持续引进先进的管理理念, 1996年通过国内与国际ISO9002质量体系双重认证, 2001年通过国际权威质量认证机构德国TV公司QS9000质量管理体系认证, 2006年通过ISO/TS 16949质量管理体系认证, 2007年通过ISO14001:2004、OHSAS 18001:1999安全环保管理体系认证, 逐步建立了较为完善的专业规章制度。

一、企业发展过程中制度体系管理存在的问题

在不同发展时期, 我公司制定了不同的规章制度, 选择了不同的认证体系, 为企业规范发展提供了坚实的制度保证。但随着企业不断发展, 认证的体系、上级的规定、内部的制度逐渐增多, 管理制度日益“丰满”, 导致多种体系、制度交叉并存的“多张皮”现象。

1.

TS16949质量体系、HSE安全体系、《内控制度》、党群管理体系以及一些临时文件都是独立制定, 涉及到企业管理的各个环节, 每个体系的侧重不同, 有交叉、有重叠甚至有矛盾。同时, 部分制度、流程的管理部门、执行部门职责不清, 给制度的执行落实带来很大难度;

2. 各种制度体系的格式、版本不同, 每个部门都要存放几大本不同的规章制度, 即占空间又难查阅。

另外, 制度的制定、审批、修改的流程不同, 使制度体系管理的难度增大;

3.

各种体系每年要进行多次外审认证, 也要组织多次内部培训和审核, 需要花费企业大量的精力和成本;

4.

上级单位的一些规定以红头文件形式下发, 文件的持续性、追溯性以及可操作性不强。

以上问题使各项规章制度认证、保管、执行、考核、优化、作废的全生命周期管理难度增大, 导致规章制度的执行效率不高, 落实难度较大, 管理成本增加, 严重阻碍企业可持续发展。

二、我公司“一体化”体系管理的主要做法

从2009年初开始, 我公司启动“一体化”管理体系建设工作, 明确“一体化”体系管理工作思路:以ISO/TS16949质量体系三级文件为基础, 以统一的标准将原有的各项体系制度整合优化, 形成统一、规范、实用、高效、精简的《一体化制度体系汇编》, 并以信息化的系统平台做支撑, 以“闭环管理”的方式为保障, 从而不断提升企业内部执行力, 推动我公司持续快速规范发展。

1. 以明确的目标、统一的原则、周密的部署实现“一体化”体系整合

(1) 紧贴实际, 确定“一体化”制度整合目标和原则

一是明确“一体化”制度整合目标。为解决规章制度管理方面存在的问题, 公司制定了“一体化”规章制度整合的目标:给制度“减肥”, 最终实现同一业务流程只适用一项标准、规范的规章制度, 并建立起完善的“一体化”管理体系。

二是确定“一体化”制度整合原则。紧贴实际情况, 经过反复研讨, 公司确定了整个整合过程需要遵循的四个原则:遵循上级, 统一标准, 规范高效, 持续改进。

(2) 领导挂帅, 建立“一体化”体系整合工作组织

一是成立整合工作领导小组。成立以公司经理为组长、其他领导班子成员为副组长的管理体系整合工作领导小组, 全面负责体系整合的组织领导工作。

二是成立整合工作专业小组。成立工艺、质量、安全、生产、工艺、财务、综合、党群八个专业小组, 负责各专业制度的整合优化。每个专业小组由机关部门的领导任组长, 全面负责本组的全部组织协调工作。

三是成立整合工作监督协调组。成立监督协调小组, 由办公室主管领导任组长, 监督协调在体系整合过程中出现的问题, 定期向活动领导小组汇报体系整合的工作进度。

(3) 规范操作, 明确“一体化”整合工作要求

一是规范文件格式:按体系文件中制度编写的要求统一制度模板, 如确定制度的名称、分类、编号、字体等形式要求, 明确制度的目的、依据、适用范围、修改状态等内容要求。

二是规范记录要求:梳理各个工作流程记录, 规范记录格式, 使记录既能体现追溯性、规范性, 又不能繁琐复杂, 并以附件的形式将记录格式固化下来。

三是规范制度管理流程:新制度的制定、旧制度的修订要形成文件修改申请及审批的制度, 并提交协调小组审定, 由小组识别是否会引发相关文件及上、下游流程文件的变更。

(4) 全面推进, 确保“一体化”整合工作不留“死角”

由整合工作领导小组明确整个过程分为整合和审核两个阶段, 并制定整个过程的工作进度表下发给个专业小组执行落实。

第一阶段是整合阶段。首先, 由各专业根据实际情况, 由各专业小组识别需要作废的规章制度, 经过公司领导审核后作废。其次, 无效的制度废除之后, 由整合工作领导小组将所有效的制度汇总分类, 按照专业分给八个专业小组优化整合。在推进过程中, 各整合小组要确保基层管理人员、一线操作人员参加讨论。经过数次会议之后, 各专业小组逐步将本小组负责的全部规章制度逐步优化整合。

第二阶段是审核阶段。整合工作领导小组组织各专业小组对第一阶段的工作进行全面审核, 进一步优化、完善各专业小组已经整合出来的规章制度, 确保每项制度科学、规范、实用、高效、精简。

在公司领导的推动下, 在各部门的支持配合下, 经过全体整合工作小组的努力工作, 最终完成了此项整合工作, 形成了凝聚全公司智慧结晶的《一体化制度体系汇编》手册。

2. 以信息化的系统平台支撑“一体化”制度体系运行

为确保规范的制度能够高效落实, 充分借助信息化的系统平台是“一体化”体系管理模式中重要的组成部分。在制度整合工作过程中, 公司根据各专业规章制度的相关内容同步开发利用相关的信息化系统平台作为载体, 支撑“一体化”制度体系运行。

(1) 利用门户网站统一发布“一体化”制度体系

为确保每名职工可以清楚了解规整制度, 除每单位发放可拆卸的活页书面版制度外, 公司在门户网站上设置专栏, 分专业将所有“一体化”的规章制度发布到公司门户网站上, 全体职工可以根据需求及时查询和了解所需要的规章制度, 使规章制度能够有效、及时地传达, 解决以往规章制度查询、学习困难的问题。

(2) 利用设备管理系统落实设备专业相关制度。

组织开发了设备管理系统, 将设备专业的规章制度具体落实在管理系统中, 此套系统能对设备的运行状态、故障信息、设备运行时间、设备维护保养要求和记录、现场漏点管理、计量器具管理方面等进行监控, 真正通过信息化的手段落实设备专业的相关规章制度。例如通过监控设备实时运行信息显示和运行时间记录来落实设备专业制度中对于及时做好设备开关机记录的要求;通过系统落实专业规章制度中对于设备定期维护保养的要求;通过“计量器具台帐”管理可实时查看到计量器具的检定信息及在用信息, 落实设备专业制度计量器具需要定期检定的制度要求。另外, 我公司开发了计算机资产管理系统, 对计算机资产以及每台电脑的相关配件实行动态管理, 实现固定资产管理规定中对计算机管理的相关要求。

(3) 利用工艺技术管理系统落实生产过程中的工艺制度。

公司开发了工艺技术管理系统, 该系统具有以下5大功能:生产任务下达、生产配方系统、产品成本分析、罐情动态和生产记录, 它将生产工艺过程的具体操作有机融合在一起, 通过工艺技术管理系统实现了生产过程的实时管理, 确保工艺制度的落实。通过明确配方系统各流程的操作和各操作人员的职责, 实现配方系统的规范运行, 实现配方系统数据的有效性和准确性, 实现工艺规章制度中对过程管理的有效控制, 从源头上提高工艺管理水平和产品质量。此外, 我公司还根据ERP系统资源管理的特点, 充分利用系统物料平衡的特性, 严格跟踪每一过过程的物料平衡, 强化工艺纪律的执行;深化利用LIMS实验室系统, 实现实验管理规定中对分析台账、报告单、合格证、质量报告等报表的要求。

3. 以“闭环管理”的模式保障“一体化”体系落地执行

为确保“一体化”的管理体系执行到位, 公司进一步健全制度管理机制, 完善检查考核机制, 抓好制度持续改进, 通过检查、考核、整改、持续改进、培训、再检查这种闭环管理的模式, 确保“一体化”管理体系在检查考核中落实, 在持续改进中完善, 即“在规范中发展、在发展中规范”。

(1) 进一步健全制度管理机制

制度整合完成后, 进一步健全了“一体化”体系管理机制, 按照“统一管理、分专业负责”的原则, 明确体系归口管理部门、制度制定部门、执行部门以及各自职责, 明确制度审批流程。

(2) 严格落实检查考核机制

为确保各项制度执行到位, 我公司制定了从公司季检、车间月检到专业周检、班组日检的检查体系, 一级抓一级, 层层抓落实。检查形式从单一的集中检查, 改为集中检查、专业抽查与日常自检相结合, 所有的专业检查考核全部以各项制度为依据, 切实让制度“说话”, 让不遵守制度的人“闭嘴”, 实现制度面前人人平等。这种有检查、有指导、有总结、有评比、有奖惩、有整改、有监督的检查考核机制, 使检查工作与指导督促相结合, 肯定成绩与指出不足相结合, 发现问题与帮助解决问题相结合, 激励与惩罚相结合, 确保各项制度得到贯彻落实。

(3) 抓好持续改进

由于公司目前处于快速发展时期, 为确保各项制度能够与时俱进, 各专业管理人员根据各项制度在执行存在的问题、实际工作的变化以及上级单位下发的新的文件和制度, 及时对相关制度进行更新、完善, 除日常的单独修订外, 同时公司将每年3月定为“制度”修订月, 安排所有专业部门集中对《一体化制度体系汇编》进行梳理、修改、补充、完善, 确保制度体系持续改进。

(4) 落实分层宣贯培训

当集中进行大规模制度修订时, 我公司将及时开展分层次宣贯培训工作。首先是中层干部层级的制度宣贯, 由各制度制定或修改人员制作PPT, 对中层领导进行培训宣贯;然后是对管理人员、班组长进行统一培训宣贯。当个别规章制度单独修订时, 公司利用每周的工作例会统一对中层干部宣贯培训, 中层领导再利用部门例会对本单位职工进行宣贯, 确保新的制度传达到位。通过分层宣贯培训, 使修订后的制度深入人心, 为制度贯彻执行宣传造势, 创造条件。

三、“一体化”制度体系管理的效果

1. 提升了企业内部执行力

实现“一体化”体系管理之后, 规章制度的精简、优化, 制度内容的清晰明确, 分层级的复宣贯培训, 定期的绩效考核, 保证了制度的执行到位, 从而逐步提升了我公司的内部执行力。

一是规章制度精简。公司原有各项规章制度219项, 经过废除以及整合之后, 减少108项, 精简至111项规章制度, 而且每项制度都非常精简明确, 对于制度的查询以及保存非常方便。

二是职工执行意识增强。由于原有的规章制度交叉重复甚至矛盾冲突, 导致很多工作无法落实, 难以开展, 实现“一体化”体系管理之后, 各项工作有章可循, 加上“闭环管理”的模式, 职工的执行意识明显增强。

三是工作效率提高。制度的梳理过程中, 各专业人员根据我公司的实际情况, 经过反复研讨, 反复斟酌, 优化了相关业务流程, 提升了制度的可操作性, 提高了各项工作效率。

四是文件的可追溯性、可执行性增强。这种以制度形式固化的文件, 每次修改都要说明原因且保留原有制度, 大大提升了制度的可追溯性和可执行性。

2. 提升了企业的生产保供以及创效能力

我公司实现“一体化”体系管理之后, 一切工作以标准化的制度流程为依据, 采购、生产、检测、销售、物流各环节的衔接更加顺畅, 各项工作效率不断提高, 公司生产保供、市场能力不断提升, 促进利润连年增长。

结论

我公司推行企业“一体化”体系管理, 提升了企业内部执行力, 实现规章制度精简, 职工执行意识增强, 工作效率提高的新局面;提升了企业整体管理水平, 实现了产量、一次调成率、综合损耗等各项指标的大幅提高的预期目标;提升了企业的生产保供以及创效能力, 实现利润连创历史新高。

摘要：在企业快速发展过程中, 各项制度体系逐步增多, 为解决管理制度日益“丰满”所带来的相关问题, 我公司大力开展制度整合, 推行“一体化”体系管理, 为企业持续快速规范发展奠定了基础。

关键词：“一体化”,体系管理