宾馆采购管理论文

2022-04-15

摘要:随着社会的发展,改变以往供应商供货方式,实施自主采购成为宾馆酒店企业的一种新常态,结合工作实际,本文浅议宾馆酒店企业的自主采购问题。关键词:自主采购;监督控制一、明确组织机构、工作目标和岗位职责自主采购需要成立相应的组织机构,为自主采购提供组织保证。笔者认为宾馆酒店企业一般应该成立采购部。今天小编为大家推荐《宾馆采购管理论文(精选3篇)》,仅供参考,大家一起来看看吧。

宾馆采购管理论文 篇1:

棋盘博弈采购法

国内企业采购管理还大有潜力可挖,但必须能找出采购管理漏洞、提高采购流程的透明度,才能制定系统化的采购策略。

采购管理是企业竞争的基础,对经营效益有着重大的影响,但是很多国内企业不够重视。它们在采购时仍然以一些比较简单的传统方法为主,比如货比三家、需求整合采购、多年期合同综合谈判等。使用这些方法过去确实能使采购价格逐年有所降低,不过这种“黄金时代”已经近乎终结。

科尔尼公司提出的棋盘博弈采购法包括4种采购战略:利用供应商之问的竞争、寻找与供应商的联合优势、改变需求的性质、全方位管理开支,可以说是传统采购管理的一次创新,其最大特点是涵盖了供需力量对比的不同情境,可为不同层次的采购管理者提供决策的依据。

利用供应商之间的竞争

这种方法是国内企业常采用的一种采购战略。简单地说,它就是利用或者挑起供应商之间的充分竞争,让企业获得拥有成本最低的产品或服务。供大于求时,例如一家大的家电制造商采购普通零部件,市场上会有成百个此类供应商,其中至少有好几十家可以满足其质量以及数量的要求,这时就可以充分运用“利用供应商之间的竞争’,这一战略。

这是一项最基本的战略,但有些采购者可能会简单地把它理解为压价,其实不然。采购管理水平高的企业,会在采购流程中的多个方面运用它,在降低采购成本的同时提高供应商服务的质量和附加价值。这一策略主要包括4种方案:目标价格、供应商定价评估、竞标、全球采购。这4种方案并不是彼此排斥的,有时需要组合使用。比如,对于一家需要在全球范围内寻找最佳供应商的企业来说,它可以先用“全球采购”确定采购的国家或地区,再通过“竞标”,选出具体的供应商,然后还可能运用“供应商定们评估”或“目标价格”确定最佳价格,我们来看—个例子。

一家国内领先的公路快运公司,长途运输是外包给承运商的。过去,承运商采购权和使用权都分散在各个分公司,集团对此没有进行有效的管理和监控,因此造成了许多不良后果,例如长途运费高、车辆使用不规范、供应商服务理念薄弱,严重影响着终端的服务质量。经过对该公司运输网络的货物流量、线路以及车型、车辆进行全面的数据分析,结果发现该公司的线路安排存在诸多不合理之处,比如山东省到华南地区的线路多达24条,而且由于线路多,大都选择了成本效率较低的小型货车,车辆的数量当然也因此偏多。

做完基础分析,接下来的问题就是选择采购战略。这个决策比较简单。由于中国内地的公路货运市场竞争激烈,供应商众多,项目小组决定采取“利用供应商之间的竞争”这一战略,并具体运用了对应的方案中除“全球采购”之外的三种,以达到降本增效的目的。

最后,该公司重新确定了长途运输的供应商。经过一段时间的磨合,公司和新供应商的合作越来越顺,在运营的很多方面有了显著的改进,比如线路由24条优化为4条,物流时间缩短超过25%,车辆准点率由约50%提高到超过95%,总成本下降超过3%。

虽然“利用供应商之间的竞争”这一战略已经得到广泛应用,但是只有一部分公司会关注“目标价格”这一方案,这是因为采购部门受时间的限制,无法做出非常严谨和细致的采购方案。另外,很多企业的采购部门缺乏专业人员,对行业的了解不够深入,因此只能粗线条地完成采购。然而,在供应方集中度逐渐提高的趋势下,这一方案会让企业获益颇多。比如,许多欧美企业,包括汽车(整车和零件商)、机械工程、金融财务机构、消费品等行业的一些公司,就越来越多地使用这一方案下的“成本回归分析”(Cost RegressionAnalysis),有些大公司甚至开始设立“成本回归分析经理”一职。

寻找与供应商的联合优势

在运用这一战略时,企业首先要对自身以及供应商的核心竞争力做清晰的定位,并就彼此的协作关系做出规划。它主要包括4种采购方案:成本合作优化、价值合作伙伴模式、价值链管理、构建整合的运营体系。这4种方案具有一定的相关性,而且不能彼此取代。

“价值合作伙伴模式”是4种方案中合作最为深入的,它一般需要双方已经建立良好的供应关系,彼此高度信任,从而能在战略高度开展合作。它可以在“价值链管理”的基础上发展而来,比如雷诺汽车和日产汽车的合作就经历了这样的过程——最先是利用彼此的优势展开价值链上的合作,然后发展成为价值合作伙伴。下面这个案例中的企业,就是通过这一方案与供应商结成了良好的长期合作伙伴关系。

例如一家国有的汽车空调压缩机生产商,创建于1986年,在行业内处于领先地位。近几年国内汽车市场飞速发展,该公司面临着一些困难,最主要的有两个方面:一是沉重的历史负担导致发展资金不足;二是很多零部件供应商距离较远,导致运输成本较高,响应速度过慢。

该公司从2005年开始努力寻求与供应商的联合优势,其中最关键的做法就是建立“厂中厂”,也就是剥离非核心零部件(主要是一些机械加工的零部件,如压缩机的外壳、活塞等)的生产事业部,将其出售给有资金实力及技术能力的中小企业,但生产设备原地不动,原材料、生产计划和质量体系都接受该公司的统一管理。该公司还将厂内的闲置地免费提供给外地的供应商,鼓励它们就近设厂建仓库,形成卫星式供应,以达到大幅减少运输费用和缩短供货周期的目的。

截至2008年年底,共有24家供应商进入“厂内”,累计投资达5600万元人民币。该公司成功地实现了轻资产运作,并与供应商结成了良好的长期合作伙伴关系,而新产品的开发速度(从样品的初始确认、图纸备齐到做出正式样品的速度)提高了30%以上。用我们的框架来做分析,该公司在“价值合作伙伴模式”方案的指导下,使用“利益共享”以及“基于价值的采购”两种方法,通过严格的合同管理、集中采购以及价值链的共同管理,谋求与供应商的联合优势。这一合作方式保证了双方的利益,既让采购方降低了采购成本并保证了质量,又让供应商在技术和管理方面得到了提高。

改变需求的性质

这一战略主要适用于供应商因其技术、资源等优势而占据垄断或半垄断地位,或者说是占据主导地位的市场格局。比如,企业与其主要供应商形成长期的合作关系后,双方的力量平衡点通常会慢慢向供应商转移,特点是在研发或是技术方面拥有优势的供应商很快就会变得不可缺少。如果企业没有努力拓展新的供应商,问题就会更加严峻。在这种情况下,采购方要做的就是改变需求的性质。这就需要重新调整产品的规格,开发新的技术方案并进行风险管理等工作。

这一策略包括以下4种采购方案:对标与简化,规格优化调整,需求创新变

革,供应风险管理。在运用这些具体方案时,采购决策者首先要考虑的是“供应风险管理”。他们务必清楚保证供应才是重中之重—在此基础上再考虑压低价格等其他因素。“对标与简化’,这一方案覆盖的范围较广,包括比较竞争对手产品的性能与特点、模块化程度高低、流程的合理l生,以及比较替代材料与原来使用的材料等等。这种方法强调在不影响采购需求的前提下,对产品的类型、配置以及设计本身进行优化,从而降低生产管理的复杂度、减少外购零件的种类、扩大采购的规模优势,进而改善谈判地位,提高谈判成效。“需求创新变革”这一方案,则要求企业全面地分析产品的技术系统,广泛寻找替代方案,最终取代由原供应商提供的技术方案。请看下面这个成功案例。

该公司位于广东,是一家中外合资的汽车空调压缩机制造商,是国内同行里最早的专业生产厂之一,年产量20万台。公司先后引进了美、日、德等多个国家的先进生产设备与技术,产品主要供应美国和欧洲的售后服务市场。这个市场的最大特点是每个订单的品种多,但是每个单品的数量不大。于是,订单多的时候,各个部门都会告急,比如设计部门不能及时完成设计,采购部门无法以合理的价格及时采购众多物料,仓库的半成品库存居高不下,生产部门来不及生产等,最终导致无法按时交货。

公司通过深入分析,认为主要原因是品种较多,而零部件的通用化程度不高,导致零部件种类繁多,因此关键在于解决零部件的标准化与通用化。该公司于是从2006年8月开始着手解决这一问题,成立以技术开发部领头的通用化项目小组,成员包括销售、生产、采购及财务部门的人员。项目小组对压缩机按产量进行分类,并列出从技术角度来看有可能实现通用化的零部件,结果发现大量的零部件,比如核心部件“斜盘”,还有活塞、滚珠、垫圈等,都可以在功能不受影响的前提下提高通用化程度。然后,项目小组根据总体成本分析给出通用化建议书。在此过程中,他们还从客户、竞争对手、供应商的角度做了大量的对标工作,对标的内容也涵盖了原材料、半成品、功能指标、加工工艺等制造环节当中的各个方面。

通过一年的努力,近60%的零部件实现了通用,为企业带来了多方面的利益,包括产品组装难度降低、市场反应速度加快、供应商数量大幅减少、采购周期显著缩短、价格谈判力量增强等等。客户满意度也随之有了大幅提高,公司因此成为北美市场上同类中国产品中的领先品牌。

从棋盘博弈采购法的角度来看,该公司主要采用了“对标与简化”方案下的“产品复杂度简化”方法,另外还用到了“需求创新变革”方案下的“核心功能成本分析’方法,也就是通过分析核心零部件的性能指标制定通用化方案。

全方位管理开支

这一战略适合于供求双方博弈力都比较弱的市场环境。大多数的非生产性物料支出,如办公用品、工厂的维护与维修所需材料、市场推广赠送品等,往往都是成本管理的死角,很多公司甚至包括一些著名跨国公司对这类支出也不甚了然,缺少明确的采购战略及具体的方法。企业在管理这类开支时,特别重要的是要借助电子化解决方案进行详尽的数据分析,以提高开支的透明度,掌握开支的明细,诸如采购的主体(部门或个体)、采购的时点及频率、采购的物品、采购的对象及规格要求、采购的价格和条款等等,并在审查开支的必要性的基础上,设法降低成本,提升成本效益。同时,还必须制定开支准则并对此进行监控,以保证相应方案的可持续性。

“全方位管理开支”策略主要包括4种方案:需求量整合采购、历史数据分析、协同采购、需求合理性管理。第一种方案是指捆绑企业各个事业部或分公司的需求量进行集中采购,有时甚至是与其他公司协作,以提高自己的市场博弈力。第二种方案是通过分析各种开支的历史数据,找出其中的规律,为“需求合理性管理”提供决策的基础。

通过标准化推进跨地域的“需求量整合采购”是一种很有成效的方法。一家著名消费电子产品公司在全国拥有5000多个销售网点,拥有大小不一的销售柜台上万个,而且还在不断增加。各地分公司、办事处或经销商在拿到商场许可的区域后,基本都是自行设计与采购柜台,这样做不仅导致采购成本不易控制,还由于设计混乱,没有统一的品牌识别和生产标准,妨碍消费者对品牌形成清晰的认知。

2005年,公司的采购部与市场部协作,决定对销售柜台进行标准化设计和统一采购。他们把柜台分为A和B两个系列,A系列主要用于重点城市和重点销售网点,B系列则主要服务于低端市场。两个系列都使用统一的品牌识别系统,包括颜色、字体、设计风格、产品陈列标准等,但在材料和制作工艺要求上有所区别。两个系列均由几个标准化模块构成,各个销售网点按照占地大小和所处市场等级选用不同模块进行组合,其中A系列的模块多于B系列,以配合品牌在高端市场的需求。这些模块由总部进行统一采购,或通过总部指定的供应商按照统一标准生产。此举大大降低了生产难度,同时还便于保持一定量的成品库存,及时满足扩张的需要。这种通过标准化推进整合采购的方法效果非常明显,不仅统一了品牌形象,加快了柜台设立(或改造)的速度,还降低了生产成本,提高了产品质量。

“全方位管理开支”战略在企业内的应用范围很广,例如差旅支出管理(机票、宾馆费用的支出)就可以采用该战略。通常,此类开支占企业总开支的比例不会特别大,可供选择的供应商也比较多,容易被忽视。比如,一家消费品生产企业在对自己的差旅费用进行分析后,意外地发现:公司近一半的差旅费用都花在内部会议上,其中有近1/5是花在那些当天或最多两天内往返的会议上,这些会议其实可以用电话或视频会议代替(也就是运用“需求合理性管理”方案下的“需求削减”方法)。该公司还发现近1/4内部出差机票的预订时间都不超过3天,价格比提前两周以上预订高出不少。于是,该公司强化提前计划,细化了差旅费用准则,并加强了持续监控等举措,以更加有效地控制费用与支出,经过一年的努力,将有此类出降低了15%。

作者:陈德宏

宾馆采购管理论文 篇2:

对宾馆酒店自主采购问题的研究

摘 要:随着社会的发展,改变以往供应商供货方式,实施自主采购成为宾馆酒店企业的一种新常态,结合工作实际,本文浅议宾馆酒店企业的自主采购问题。

关键词:自主采购;监督控制

一、明确组织机构、工作目标和岗位职责

自主采购需要成立相应的组织机构,为自主采购提供组织保证。笔者认为宾馆酒店企业一般应该成立采购部。采购部要实现5大工作目标,即一是完成采购任务,达到采购质量标准,数量差异应控制在申购的10%以內。二是货物验收。三是征求使用部门、成本控制部门意见,做好采购工作协调,不断提高采购效率。四是充分考察市场,确保采购价格合理,加速资金周转,减少资金占用,节约开支,降低采购成本,实现利润最大化。五是努力减少差错,避免事故、较大问题和食物中毒发生。成立组织机构,明确工作目标后,还应明确相应岗位职责,做好各自工作。

二、明确采购流程,注重流程的科学性和严谨性

询价小组的询价工作质量高低直接影响到自主采购工作水平和质量,这一环节不可忽视。根据工作实际需求,笔者建议在采购过程询价小组采购人员应由经营管理部、成本控制部、采购部、使用部门、仓储部组成五部门组成,询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价小组要根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

采购员每周有计划的对企业采购的所有原料进行市场询价,在一、二级市场范围内,不指定询价地点,不指定供货商,但所询购的原料与实际采购的原材料应具有可比性,遵循原材料的产地、质量、单位、规格统一的原则,便于价格对比分析。询价后,由部门内勤统一将所询价格情况进行网上公布。

价格审核与监督是确保物资采购阳光透明的关键环节。采购监督管理工作同样由成本控制部、财务部、使用部门、仓储部五部门共同完成,按照企业采购管理制度,五部门按程序对其进行申请,检查相关使用部门所报计划手续是否齐全,一同对其采购物资进行市场调查,及时到市场上了解价格行情,以利于采购成本的控制与监督。要按照程序进行签约,原则上1万元以上的物资要签订合同,由采购部与供应商谈判草拟供货合同或工程合同。

为控制采购成本,确保采购采购环节的严谨性,各部门还要做好协作配合工作。建议建立完善的采购申请审批制度,杜绝不合理、不必要的盲目采购;采购数量的确定遵循按单采购的原则,各部门把好关。设立“五位一体”的采购定价小组每周对使用部门所需物品进行市场调查,定期会同供货商制定《报价表》,尽量把价格压到最低。采购部应做到货比三家,保证物品质量,降低采购价格。明确供应商货物验收连续两次不合格,则通知供货商限期改正,如第三次不合格,则通知供货商停止供货。

抓好验收、入库以及结算工作,完成自主采购实现良性循环。采购完成后,要进行统一验收,这个也是自主采购的关键环节,是确保能否降低成本,检查督促采购环节不出差错的必要一环,在整个自主采购过程中同样重要。笔者认为宾馆酒店企业最好设立专门的仓储管理部门,主要对物料进行统一负责验收,合格物资开具进库单,不合格物资退回。日耗材料实行三方验收制度,由仓储部、使用部门、采购部三方共同负责验收。

按照标准验收后,进行最后的入库结算环节,此环节重点是做好库存管理、结算付款等工作。采购员采购的大宗物品的付款要经部门经理、采购经理、财务经理、分管副总、财务副总、总经理签字确认批准后方可付款。

三、宾馆酒店企业采购存在的问题

自主采购过程中容易出现很多管理漏洞,笔者认为主要有以下几点:一是采购人员选择不当。二是采购制度不完善。盲目采购库损高,造成流动资金呆滞;零库存,急需时紧急采购,不能给予采购部充分市场考察时间,造成人力财力的浪费。不能坚持多人采购制。三是采购成本高。大件商品采购暗箱操作,未能实行公开竞标。四是监督控制措施不健全。

四、宾馆酒店企业采购漏洞的解决方法

针对自主采购容易出现的问题,解决方法很多,结合工作实际,笔者认为主要从以下几个方面加以解决。

一是选定好采购人员,对采购人员实行心理监控,防患于未然。采购人员选定要听取各方面意见。采购人员不能选用领导亲属担任;上级部门指派的人最好不用,一旦出了问题左右为难,处理起来棘手;采购员之间曾是同事亲属的,不能选派在一个采购部门工作。有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用,对个别侥幸心理监控就有必要。

二是完善采购制度,做好采购管理的基础工作。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。对供应商要建立档案,每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行,档案应不定期更新,有专人管理。建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购据市场变化定期定出标准采购价,促使采购员货比三家,不断地降低采购价格。

三是降低材料成本的方法和手段。价格会经常随着季节供求而变,因此,注意价格变动规律,把握好采购时机。可采用现金交易或货到付款,这样往往能带来较大折扣。向厂商直接订购可以减少中间环节,降低成本,售后服务更好;几个酒店结成同盟联合订购,可得到更多优惠。通过供应商相互比价,最终得到价格底线。与讲信誉供应商合作能保证供货质量,与其签订长期合同,往往能得到更多的优惠。

四是制定健全有效的监督控制措施,实行战略采购管理。采购进货必须共同采购,不能一人说了算;制定效益考核指标,规定采购物品在保质前提下,批量进货必须低于市场价格。配置物价调查人员,预测价格走势,供采购部门参考,对采购人采购物品的价格实行监督。估算供应商的产品或服务成本。通过参观供应商设施,观察提问获有用数据,尽可能加强沟通,从而寻求成本降低途径,降低采购成本。对竞争对手进行分析。

作者:安娜

宾馆采购管理论文 篇3:

加强宾馆材料管理之我见

摘 要:降低成本是提高企业利润有效途径,从而使企业在激烈的市场竞争中处于领先地位。加强宾馆材料管理是强化成本管理的重要内容。文章分析了宾馆材料管理中存在的问题,提出在建立成本管理组织、采购透明化、加强内部稽核、减低库存等管理建议,在宾馆管理中具有一定的实践意义。

关键词:材料管理 成本控制 内部稽核

在宾馆经营活动中,必须加快资金的循环与周转速度,从而确保有限的资金发挥最大的效率。加快资金的循环与周转,使可利用的资金变多,就意味资金成本的降低,企业利润的提高。宾馆耗材是宾馆经营成本的重要组成部分,要改善宾馆的经济效益就必须加强材料管理,从而推动宾馆的快速发展。宾馆的材料管理是成本管理的重要环节,主要包括材料采购、储存和领用三个方面。在宾馆的各项资金占用中,各种材料费用占用的资金数额较大,且流动性较强。对材料管理真正做到有效管理,将直接提高宾馆资金的循环周转速度和经营效益。虽然管理者已经认识到材料管理的重要性,但由于种种原因, 宾馆的材料管理仍存在一些问题,离真正的现代化管理还有一定的距离。本文探讨了宾馆材料管理中存在的材料采购成本高、库存量较多以及耗用量大等问题,以期望材料占用资金得到最经济、最合理、最有效的使用。

一、宾馆材料管理中存在的问题

1.材料购置环节的问题。国内宾馆的经营过程与国外宾馆相比,人员培训、采购过程、监督机制等方面都存在差距。这些方面的差距影响到采购工作的正常进行,采购人员会出现索贿、受贿等问题,或者内外勾结,供货商以次充好,严重影响宾馆采购物资的质量,不同程度的存在着材料采购成本高、质量无法保证等问题。

2.库存管理的问题。库房管理不能跟上现代科学管理的要求,没有应用现代的物流管理软件,难以实现帐帐相符、帐实相符。材料管理方法落后,多为经验管理,存在着材料库存量大,一些多年库存的物品,采购人员依然不停地采购,长此以往将会影响宾馆资金的循环与周转速度,增加了支出,但是材料管理部门仍存在着多存材料、使用方便的观念;同时,也增大了材料因超储积压而发生损失的可能性。财务部门没有对各类材料耗用量进行科学分析,难以确定各类材料的消耗,就更谈不上发现问题,设法降低材料的消耗的方法。

3.内部稽核工作不到位。宾馆材料管理的主要问题是账实不符。分析其原因,究其有三:一是财务部门核算的材料明细账长期不与实际库存核对,出现差异以仓库数量为准予以调账,导致连年账实不符;二是材料盘点不严格,在账实不符的情况下通常的做法是责成仓库保管员进行盘点,对库存的差异没有追究相关人员的责任;三是部分宾馆存在收料不入账的现象,使得材料账与库存情况不相符,造成库存材料混乱,成本不实,入库验收质量把关等工作环节缺失,对于领用部门的申领数量缺乏有效的监督。

二、加强宾馆材料管理的建议

1.加强采购环节的管理。采购环节首先要加强对采购人员的直接领导,从源头上控制。其次是加强监督,增加采购过程的透明度,确保采购过程公开透明,可以通过采购人员内部相互监督与外部人员监督相结合的方法,简化采购环节。因此,宾馆可以重新设计采购程序,侧重采购过程的监督,设计一套适合本宾馆运行的采购程序,制定一套采购物品标准,对供货单位的物品留样,不定期与留样货品进行质量比对,实现对采购环节的控制。采购时,实行货比三家,金额较大的物品采购实行公开招投标,最后由宾馆管理层决定,杜绝以往采购价格由采购部门和供应商决定的现象。

2.确定合理的库存。材料仓库的库存容量设计要科学合理,杜绝大量采购现象的发生。对于容易采购的材料,应做到宾馆随用,供应商随时送,从而实现宾馆的零库存。对于一些常用但又用量不大,市面不易购到的消耗品采购,其库存数量根据财务记录年消耗量确定其库存不得超过的数量,每季度进行库存数量的盘点, 这样就会减少消耗品积压及资金占用,提高宾馆资金的流动性。付款通过宾馆使用部门的审计、财务部门审核、通过库存数量把关确定其采购的合理性。对于不合理的采购,要采取限购措施,令采购部门退货等措施,确保以销定购的严格实施,加大控制力度,将责任落实到个人,这样既满足宾馆维修、运营的材料需要,又控制了库存数,减少在材料上的资金占用数,提高资金使用效率。

3.加强内部稽核管理做到账物相符。材料管理的中心环节是对材料内部进行稽核 。采购、库管、领用部门应该协助财务部门,从动态和静态两个方面对材料的使用情况进行追踪,随时掌控材料的变化情况。另外,在对库存进行盘点的过程中,不能仅凭借保管员自查自点,必须由财务人员全程监督盘点的整个过程,至于盘点中出现的材料盘盈或盘亏,可以通过待处理财产损益科目挂账,日后逐步清查处理,避免引起连锁错误。严把材料入库验收关,对不符合质量要求的材料,坚决阻止入库,确保入库的每一件商品都符合质量要求。坚决杜绝假冒伪劣产品入库,数量做到单据数量与入库数量相符。材料发放管理,申领数量与实际使用数量相符,杜绝多领少用的材料浪费。

材料管理是实现宾馆成本费用控制的重要环节,增加材料管理的科学性来降低经营成本,这对于规模较大,资金周转量大的宾馆拥有十分的重要意义。

参考文献:

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作者简介:黄桂琴(1975- ),女,甘肃兰州,甘肃省工业交通投资公司会计师,究方向:服务业财务管理

作者:黄桂琴

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