项目档案室规章制度

在当今社会生活中，我们逐渐认识到制度的重要性，制度是人类社会人们行为的标准。我想学习制定制度，但不知道该如何写？以下是小编为您整理的《项目档案室规章制度》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

第一篇：项目档案室规章制度

项目档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司评级项目的档案管理工作，有效保护和利用评级档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 评级项目档案是指委托初次评级项目在业务承接阶段形成的评级档案和作业阶段形成的评级档案，主要包括纸质档案和电子档案两部分。跟踪评级、主动评级、研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等项目档案管理参照本制度进行。

第三条 评级项目档案由公司综合管理部负责管理;业务发展部门秘书负责业务承接阶段所形成评级档案的归档手续;评级作业部门的部门秘书负责本部门所承做评级项目在作业阶段所形成评级档案的归档手续。综合管理部档案管理部门应负责将同一项目在业务承接阶段和作业阶段的档案合并存档。

第二章 档案的收集

第四条 评级作业部门秘书负责督促本部门分析师收集委托评级项目作业阶段形成的所有档案资料。其中，标准评级项目的初评按照《评级项目资料存档标准化目录》(附件一)进行收集，标准评级项目的跟踪评级按照《评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件二)进行收集;非标评级项目的初评按照《非标评级项目资料存档标准化目录》(附件三)进行收集;非标评级项目的跟踪评级按照《非标评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件四)进行收集;资产证券化项目的初评按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录》(附件五)进行收集;资产证券化项目的跟踪按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件六)进行收集。数据更新和报告重出所形成的资料并入初评或跟踪评级存档。

档案收集范围：

1.《评级协议》(仅适用于委托评级项目);

2.《主承销商出具的集团企业认定函》(无主承销商的委托评级项目和资产证券化项目除外);

3.《委托评级项目流程控制单》(仅适用于委托评级初评项目)或《评级报告作业流程控制单》(仅适用于主动评级项目、跟踪评级、数据更新与报告重出作业);

4.《工作方案》，包括评级资料清单、访谈提纲(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形)、尽职调查表及现场工作方案;

5. 《尽职调查报告》、《访谈记录》(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形);

6.《信评委委员评审意见及信用等级表决表》; 7.《信用评审纪要》;

8. 复评相关材料(仅适用于存在复评的情形)，包括《复评申请》及复评补充资料、《复评评审纪要》、《复评报告修改搞》;

9. 《信用等级通知书》(适用于委托评级项目的初评、跟踪评级)及《信用等级公告》 (适用于公开发债评级项目的初评和跟踪、主动评级项目，以及协议约定公开披露的非公开债项评级项目);

10.经核稿人员、分管高级分析师(可由部门总经理或副总经理兼任)、部门总经理(部门副总经理)、评级总监(或其授权人)签字的《评级报告终稿》(加盖公司公章的纸质版报告);

11.《信用评级机构评级作业主要流程单》(仅适用于除担保公司和资产证券化项目之外的委托评级项目); 12.《现场尽职调查客户反馈意见表》(适用于存在现场尽职调查环节的评级项目);

13.《评级报告意见反馈书》(适用于委托评级初评项目); 14.《评级报告意见反馈回执》(适用于委托评级初评项目); 15.《评级项目承诺书》(公开评级);

16. 公开评级需提供发行人原始材料(盖章原件)，主要包括发行人营业执照复印件、组织机构代码证复印件、贷款卡复印件、公司章程、近三年审计报告及附注;非公开评级需提供与投资计划、基础资产、相关参与方等资料(盖章原件或经提供方核实与原件一致的复印件);

17.存在增信措施的评级项目，需提供与增信措施相关的文件，具体包括《担保函》、《抵质押协议》、流动性支持函等;

18. 行业研究资料，主要为支持评级观点和构成信用评级报告分析内容的内部研究报告;

19.工作底稿、一审、二审、三审评级报告(电子档案); 20. 其他资料，主要包括与发行人、主承销商及相关机构进行业务联系的相关文件、函件、往来邮件、会议记录、电话访谈记录(如有)以及评级作业部门根据作业特点规定需存档的其他资料。

第三章 档案的整理

第五条 评级作业项目组负责档案的整理工作，部门秘书负责对评级项目组整理情况进行审核。档案整理及审核的基本要求是：

1.纸质档案和电子文档资料分别整理;

2. 对上述档案收集范围中的1～16项，需提供纸质文件，对发行人提供的原始材料需加盖企业公章;对根据《公开资料使用办法》采集的公开资料应打印存档; 3. 对上述档案收集范围中的17～19项，提供电子文档即可; 4.对于涉密档案，按照《信息保密制度》，在档案提交时对档案的保管期限及保密级别进行确认。

第四章 档案的移交

第六条 档案移交的工作要求是：

1.评级项目负责人应在报告出具时根据《存档标准化目录》对项目作业阶段的档案按纸质文件和电子文档分别进行分类整理后，移交本部门秘书;特殊情况下如出具报告时部分评级资料未能归档的，未归档资料应在报告出具后5个工作日内完成存档移交手续;

2.评级作业部门秘书进行初步审查和整理后，将纸质文件和电子文档分别随同档案清单(存档标准化目录)报综合部档案管理人员进行归档;

3. 评级作业部门秘书应于评级报告出具后的一周内将业务档案移交给综合管理部档案管理专员，并填写《东方金诚归档确认单》;

4.评级委托协议或合同、收款凭证由业务发展部秘书在合同签订或费用到账后5个工作内日移交综合部档案管理人员归档;公司对合同管理有其他规定的，从其规定;

5. 研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等在定稿或颁布实施后5个工作日内，由研究项目负责人或相关责任人员提交综合部档案管理人员归档;

6. 一个评级项目由几个部门参与办理，在工作活动中形成的业务文件，由主办部门负责收集归档;

7. 员工工作变动或离职时，应将经办的评级业务档案向接办人员进行移交，符合归档条件的应进行归档;

8. 项目负责人有义务及时将相关文件按照本制度规定移交档案管理人员，评级作业部门秘书和综合管理部档案管理人员有权敦促业务人员将应归档而未归档的文档资料进行归档。

第五章 档案的借阅及复印

第七条 公司档案利用方式主要有：提供档案原件;提供档案复印件;提供档案索引资料三种方式。

第八条 档案的借阅及复印

1. 凡需使用档案者，均需填写《调档申请单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅;

2. 案卷一般仅供在档案保管区域内阅看，未立卷的文件、资料不可外借与阅看。原则上调阅者不允许摘抄所借阅文档内容，因工作需要摘抄须部门总经理同意。外借档案须办理登记手续，并经各级领导签批后方能外借;

3. 借阅期限不得超过1天;如需再借，应办理续借手续; 4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性;保持整洁，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如泄密而给公司带来损失，将依据相关法律法规处理;

5. 凡需复印档案者，均需填写《调档申请单》，依据档案密级，经各级领导签批后方能复印，并在调档申请单上注明用途。

第九条 档案的借阅程序

1. 公司总经理、副总经理借阅档案资料可经档案管理专员直接提取;

2. 部门经理借阅非密级档案资料可经档案管理专员直接提取，借阅密级档案资料须经分管领导批准后提取;

3. 其他人员借阅非密级档案须经部门经理批准后提取，借阅密级档案资料须经部门经理、分管领导批准后提取，并在档案室查看，阅后归还。

第十条 档案的复印程序

档案的复印程序同借阅程序，并由综合管理部档案管理专员负责复印。

第十一条 所有借阅及复印记录由综合管理部档案管理专员负责登记并保存，借阅人及复印人签字。

第十二条 已超过保存期限或确无必要保存，经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁清单，经公司总经理批准后销毁。销毁的档案清单应永久保存。

第十三条 项目档案的保存期限不得少于10年，且不低于债务融资工具存续期满或受评主体违约后5年。

附件一：评级项目资料存档标准化目录

附件二：评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级) 附件三：非标评级项目资料存档标准化目录

附件四：非标评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级) 附件五：资产证券化项目资料存档标准化目录

附件六：资产证券化项目资料存档标准化目录(跟踪评级)

第二篇：工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预(结)算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、档案机构及其职责

公司指定专人负责档案管理工作(即资料员)，资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;

2、档案材料的保管和销毁;

3、档案材料的查借阅、催还。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记(见附表一)。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

2、每年对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。

3、传真件应复印一份归档。

七、档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。

2、所有档案应专柜存放，加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。

4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

八、档案的销毁

1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的档案，编制档案销毁清册(见附表三)。

2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。

3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。

4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。

5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

九、档案的查借阅

1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅(见附表四)。

2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。

3、资料员对文件的查(借)阅情况要进行登记(见附表五)。

4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。

6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能

带出。

7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。

十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

2、擅自向外界提供、抄摘档案。

3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。

5、未按手续借阅、外带及越级借阅。

第三篇：水利工程项目档案管理制度

为规范水利工程项目档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合建设管理中心的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围：对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全,整理立卷后归档。

(二)归档文件的要求：归档的水利工程文件应为原件;工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

二、工程档案的收集、整理、立卷、装订、归档及移交、保管、统计

(一)工程档案的收集：各工程项目的负责人负责本工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件及影像资料的收集。

(二)工程档案的整理：按照单位工程、分部(分项)工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷：工程文件按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分立卷;

(四)工程档案的装订：案卷除有特殊要求外，所有工程资料必须按A4纸装订成册。

(五)工程档案的归档及移交：单位工程竣工验收完成后 30 日内，各项目负责人要完成该工程档案的归档工作。工程竣工验收完成后 60 日内，各项目负责人将完整的工程竣工档案交给工程档案室。

(六)工程档案的保管：工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(七)工程档案的统计：工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

三、工程档案的借阅

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。没有领导批示，档案管理人员不得私自随便外借档案资料。

四、 本制度自发布之日起执行

第四篇：08施工项目档案

施工项目档案管理办法

要求施工项目按以下内容收集整理资料，然后交给档案管理员。

一、项目概况：

名称、地址、面积、栋数、结构、发包单位、监理单位、设计单位、质检单位、安监单位;

公司制作表格由项目部填写交公司档案室保存。

二、预算文件 1. 中结标通知书; 2. 投标文件; 3. 预算文件; 4. 结算书。

由相关部门移交给档案保管人。

三、证照

1. 施工许可证; 2. 排污许可证; 3. 渣土运输证;

由项目部将复印件交档案室。

四、相关手续

1. 农民工工资保证金; 2. 社保基金; 3. 散水泥保证金; 4. 新型墙体保证金; 5. 建工险;

6. 质检站-质检通知。

由相关部门提供复印件到档案室。

五、项目管理文件 1. 项目经理任职文件; 2. 项目部人员配置; 3. 项目部办公设施备置; 4. 项目责任书; 5. 拟签订的合同目录及实际签订情况; 6. 例会会议纪要;

7. 每月人员花名册(每月); 8. 设备清单(每月)。 由项目部提供。

六、进度管理 1. 总进度计划;

2. 每月进度计划及完成情况; 3. 每月计划调整(如有); 4. 竣工后的工期评价。 项目部提供。

七、劳务合同管理

1. 劳务公司合同及劳务公司简介资料复印件、合同清单; 2. 劳务合同预算、每月进度与支付情况; 3. 每月签证统计(清单); 4. 每月考勤; 5. 结算。 项目部提供。

八、分包商管理

1. 分包合同及分包单位简介与资料复印件、合同清单; 2. 分包商分月进度、产值与支付情况; 3. 分包商进场交底; 4. 技术要求; 5. 结算。 项目部提供。

九、技术管理 1. 施工组织设计; 2. 模板、外架等专项方案; 3. 施工平面布置图; 4. 图纸接收记录(每月); 5. 竣工报告; 6. 控制坐标验收记录; 7. 质量控制要点及检查记录; 8. 施工要求。 项目部提供。

十、采购管理

1. 项目采购总计划;

2. 项目采购月计划及实际采购情况;

3. 供应商名录;

4. 项目竣工后材料消耗总量。 采购部提供。 十

一、售后管理

1. 同甲方的保修合同; 2. 各个分包合同的保修书; 3. 维修费用(每月报分摊情况)。 工程部维修组提供。 十

二、质量安全事故记录 1. 事故报告及处理情况; 2. 竣工后的安全质量评价。

工程部提供。 十

三、相关规定

1. 档案管理员每月应对照以上内容整理、列出清单，上传网络; 2. 档案管理员每月应对照以上内容向责任部门收集以上资料; 3. 公司将对不按以上要求提供资料的项目给予相应处罚。

第五篇：城建档案工作概论、建设项目档案参考题

一、填空

1、档案作为一种宝贵的信息资源，对科学决策、资源利用、提高效率、产品开发等都有着 影响;档案作为一座丰富的知识宝库，在知识经济时代，对知识创新、科技创新和社会生产力的发展也将发挥巨大作用;档案作为一门科学，是一种潜在的生产力，通过对它的管理和利用，就可以转化为直接生产力，为社会创造财富。

2、直接形成的是城建档案最重要的特征，随着城市建设的进展和工程项目进度，要同步形成相应的文件材料或档案。

3、城建档案是以城市为单位，它产生的地域范围是城市的行政辖区，而不是规划区。

5、所有的文件材料，必须是规划、建设及其管理活动记录的第一手材料，而不是事后另行编写、复印、复制的间接的第二手、第三手文件材料。

6、明确规定了城建档案形成的地域范围是整个城市区域，不是城市的某一个范围。

8、分项工程产生的档案有施工技术交底记录、施工记录(施工员填写)、各种施工检查验收记录(包括隐检)、各种材料试验、检验记录、施工日记。

9、建设工程指：土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装过程及装修工程。

10、建设工程文件：指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文

件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件，也可简称为工程文件。

11、城建档案是指在城市规划，建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值

的文字、图纸、图标、声像等各种载体的文件材料(基础书2页)

14、城建档案是一切建(构)筑物维修改建、扩建的依据。

16、城建档案是城市科学研究的重要依据。

17、城建档案室进行城市规划的基础(选择)。

18、城建档案是城市建设和管理工作的重要依据。(选择)

19、城建档案监督包括对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定的监

督。

20、城建档案业务指导的范围：城建档案如何收集和归档，如何整理、分类和编号，如何鉴定、保管和统计。

二、判断：

1、城建档案形成的地域范围是整个城市区域。( √ )

- 1 -

2、有些在特殊活动中形成的文件材料，虽然对今后使用有重要意义和作用但规定中没有要求归档，所以就不归档。(×)

3、城建档案行政主管部门只负责对城建档案进行业务指导，以及收集、保管城建档案，而不具有城建档案监督功能。(×)

3、分部工程系指单位工程中不可以独立组织施工的工程。(×)

三、单选

1、档案作为一门科学，是一种(C )。

A、学问B、技术C、潜在的生产力D、方法

2、(C )是城建档案最重要的特征。

A、间接形成 B、回忆形成 C、直接形成、E、其它方式形成。

3、城建档案归档的原则是(B)的文件材料。

A、无保存价值B、国家的社会具有保存价值

C、齐全完整D、真实准确

四、多选

1、建设项目的构成为：(ABCDE)

A建设项目B单项工程C单位工程

D分部工程E分项工程

2、建设工程文件包括：( ABCDE )

A工程准备阶段文件B监理文件C施工文件

D竣工图E竣工验收文件

3、城建档案具有( ABCDE )的特点。

A、综合性B、成套性C、专业性D、动态性E

4、城建档案是(ACD)的重要法律依据。

A、征用土地B、城市规划C、房地产产权

D、产籍E、城市管理工作

、计量性- 2 -