项目安全档案管理制度

项目安全档案管理制度（共8篇）

篇1：项目安全档案管理制度

外包工程项目安全管理制度

为了加强外包工程的安全管理，防止事故发生，根据安全生产法及其有关规定制定本制度；本制度适用于公司的外包工程安全管理工作,安全生产管理委员会负责外包工程的安全管理工作。

一、外包单位系指进入我公司生产区域及作业场所，从事施工作业的施工队伍，必须具有相应的外包资质。

二、作业人员进入厂区需按规定在安全生产管理委员会进行登记,由安全主任对施工单位的资质进行审查，审查事项包括：施工单位营业执照、资质证书、建筑施工的应审查安全生产许可证、作业人员上岗证。接受入厂安全教育、安全技术交底、发放入厂作业证, 安全生产管理委员会做好资格审查并备好档案。

三、本公司内部生产性、基建性外包工程必须按规定程序进行，施工合同中有关安全责任的划分的内容由本单位主要负责人进行审核。

四、外包单位应保证安全施工需要的机械工器具及安全保护设施、安全用具等必须齐全、有效。

五、本公司与外包单位签订安全管理协议。安全管理协议具有与项目承包合同同等法律效力，无安全管理协议的承包合同视为无效合同。

六、外包单位要制定相应的安全技术措施。负责施工或作业人员必须具备作业项目的技术要求,特种作业人员必须经国家相关部门培训考核持证上岗方能进行作业,本公司有权对作业人员进行资格审查。

七、严格控制承包单位的承包范围，外包工程项目承包单位不得擅自将承包项目分包或转包他人；更不得将承包项目分包或转包不具备安全生产条件或相应资质的单位或个人，一经发现本公司有权令其整改，直至令其退出施工作业现场，同时要追究承包单位的管理责任。

八、本制度自下发之日起开始执行。

深圳北森科技有限公司 安全生产管理委员会

二○一一年三月一日

篇2：项目安全档案管理制度

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2、项目施工阶段

项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

4、录音、录像文件应保证载体的有效性。

篇3：项目安全档案管理制度

一、切实强化交通重点工程档案工作的指导和监督

做好交通重点工程档案工作,是一个急需解决的新课题。业务主部门必须超前介入,加强教育指导监督管理,推进工程建设与档案管理实现互促双赢。

1.完善档案管理机制。档案管理部门要采取多种形式,加大宣传力度,组织工程建设行政领导、项目经理、档案管理人员,认真学习《档案法》《江苏省交通重点工程档案管理办法》《关于加强基础设施工程质量管理的通知》、交通部《公路工程质量管理办法》和省交通厅《公路工程质量管理办法》等法律法规,宣传重点工程档案的重要性,切实提高思想认识。对每一个重点工程,都要建立健全档案管理机制,明确一名项目负责人主抓档案工作,落实专业技术人员、管理人员收集保管好档案资料,使工程档案在建设过程中始终处于受控状态,从而确保重点工程档案完整、准确、规范、及时归档。

2.加强业务指导培训。档案管理部门要强化主动服务意识,与重点工程建设项目部加强联系,明确提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中,组织人员到工地对档案资料工作进行检查,对工程资料员加强指导与培训,提高业务技能,提高管理水平。同时与建设单位加强沟通,保持工程档案人员相对稳定,确保档案材料收集齐全、完整、准确,交接管理实现平稳过渡。

3.实施全程跟踪管理。交通重点工程档案工作是个动态的、较长的过程,必须实施全程同步跟踪管理。建设单位要建立健全工程档案管理制度,构建档案管理网络,明确工作人员及工作职职责,将档案工作质量与工作责任、经济利益挂钩,确保竣工档案的形成质量。档案管理部门要深入施工现场进行跟踪指导服务,发现问题及时解决;全程参与工程质量检查和项目竣工验收,对工程档案加强审理鉴定,完成一项、审理归档一项。

4.强化行政监督管理。档案管理部门要在行政主管部门的授权下,对建设单位、施工单位的工程档案工作进行业务指导、监督和检查,促进重点工程档案管理工作得到落实。必要时与建设单位签订重点工程竣工档案验收移交协议,明确规定工程档案必须由档案管理部门验收后,工程方可竣工验收,确保重点工程档案的顺利归档。同时对工作不配合的单位,提请行政主管部门及相关行政执法单位,采用行政执法手段,确保重点工程档案监督管理到位。

二、加强交通重点工程档案管理的措施建议

交通重点工程档案是重点工程建设不可分割的重要组成部分,是反映工程内在质量的重要依据,也是检验项目建设工作和质量的法律凭证。当前,深入贯彻国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》、交通部《公路工程质量管理办法》和省交通厅《公路工程质量管理办法》,都着重强雕交通重点工程档案管理是强化交通工程质量管理的一个重要组成部分。如何同步建设管理好公路工程档案,使之发挥应有的社会经济效益。笔者联系实际提出了对重点交通工程档案管理的几项具体措施合理化建议:

1.深入贯彻工程档案归档整理办法。公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T- 11822- 2008)的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。

2.把建立健全档案管理体系作为工作重点。建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强, 施工人员流动性也强; 四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难;二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一;三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难;四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。

3.将档案管理纳入合同管理。项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。

4.做好工程档案的预立卷工作。预立卷工作是文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指工程项目责任者或业务部门立卷人员,随时将工程实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。

5.做好档案案卷质量的控制工作。为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责:(1)组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。(2)经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。(3)负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。(4)负责本单位资料的移交管理工作。(5)要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。

抓好重点工程档案管理工作,既需要工程建设单位和档案管理部门的高度重视,同时还需要各相关单位的协同配合,只有这样才能更好地推进工程建设健康有序发展。

参考文献

[1]《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》

[2]《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》

篇4：项目安全档案管理制度

关键词：科技计划项目档案信息安全防护措施

科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导，以提高科技创新能力、解决经济与社会发展中的关键性科技问题为重点，由国家科技计划安排，在一定期限内进行的科学技术研究开发项目。科技计划项目申请立项、审核、立项研究、研究过程以及验收活动等一系列过程中形成的必须归档的文件材料就是科技计划项目档案。随着我国科学技术的发展进步，国家对科技计划项目管理也日趋完善，据统计，2013年度福建省省级以上科技计划项目共计2922项，安排年度经费17亿多元。如何将科技计划项目研究成果转化为现实生产力，并为社会所用，进行科技计划项目档案信息化建设是必然选择。

一、科技计划项目档案信息化建设中的档案信息安全问题

根据国家对信息安全的定义：信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的原因而遭受破坏、更改、泄露，系统连续正常地运行。在科技计划项目档案信息化实施的过程中，同样会遇到信息安全问题，应引起重视并认真研究解决。

（一）档案管理软件系统存在信息安全问题

目前，福建省科技档案馆使用的档案管理软件是科易档案管理软件，该系统是一套综合档案管理系统，遵循国家档案局制定的规范标准，并结合科技档案馆实际需求定制的。它可以实现全部档案目录数据的规范化管理和查询利用，其中文书档案实现了全文扫描件和OA系统对接的电子档案全文管理。同时也应看到，科易档案管理软件系统采用VB技术，容易遭受非法入侵者的攻击，很有可能导致档案信息资料被泄露和被篡改，这对档案信息管理的安全性造成了威胁。此外，使用该系统时，还常常会遇到突然死机、突然自动跳出系统的情况。因此，全面实现科技计划项目档案信息化仍需进行一系列升级改造，并强化档案信息安全功能。

（二）安全管理制度不完善带来信息安全问题

目前我国对文书档案进行管理的法规、标准、规范较为完备，而关于科技计划项目档案的法规、标准、规范则较少。例如，1980年，由国家经委、建委、科委、档案局四家联合制定、颁发的《科学技术档案工作条例》，至今未修订过；1992年国家档案局颁布的《科学技术研究课题档案管理规范》，也多年未修改过。

（三）开放的网络环境存在信息安全问题

科技计划项目档案信息化最后要通过档案系统与科技计划项目管理系统的无缝对接、电子文档的迁移、接收来实现的。福建省科技计划项目管理系统面向全省所辖范围内的政府、企事业单位的管理人员、科研人员，需要依靠互联网（外网）来进行彼此的建构。在互联网环境下，信息安全具有诸多不确定性，黑客的攻击和病毒的入侵都会使档案信息安全受到影响。

（四）不了解网络技术而人为忽视信息安全问题

电子档案与传统档案相比具有较大差异，档案信息化要求档案管理人员不仅要具备管理知识，还要掌握网络、电子信息技术及信息安全防护知识。目前，很多档案人员虽然懂得档案管理，但是对用计算机技术去处理信息安全问题知之甚少，甚至对在网络环境中档案信息存在哪些安全问题也不清楚，哪些环节会产生档案信息安全问题也不清楚，更不清楚如何解决安全问题。此外，部分档案人员安全意识淡薄，在相关安全问题上采取放任态度，也会使档案信息安全出现问题。

二、科技计划项目档案信息化建设中档案信息安全的有效防护措施

（一）系统方面：对档案管理软件系统进行升级改造

首先，针对科易档案管理软件系统在系统结构、数据存储、提供利用等方面的问题逐项进行研究，进行档案管理软件系统升级，升级后的系统设计应基于J2EE平台开发的B/S结构，力求系统功能齐全，可共享数据，有较高的数据独立性和易拓展性，操作方便，保证数据输入与处理的准确性和安全性。这样既符合科技计划项目管理的规律，又满足档案管理的要求。其次，对于福建省科技计划项目管理系统，除了要融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签订，执行情况跟踪和验收等功能，特别是在局域网实现立项、经费计划、经费结转等功能以外，还应符合电子文件收集、迁移、归档的技术要求。如通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接；科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换；对同一项目的科技计划项目应归档电子文件自动封装成XML封装包，将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。除了管理系统软件的升级改造以外，档案信息安全也离不开系统硬件设备的安全。例如网络设备的安全，包括存储设备的安全、服务器的安全、操作设备的安全等。

（二）制度方面：逐步建立健全信息化档案信息安全的法律法规体系及管理制度

我国科技计划项目档案信息化建设起步较晚，虽然已经制定公布了一批有关计算机网络安全方面的相关法律，如《计算机安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网保密管理规定》等，但尚无有关科技计划项目档案信息安全方面的专门法规。因此，要逐步建立健全信息化档案信息安全的法律法规体系。目前，据笔者所知部分省市结合相关研究和初步实践，开始制定或起草了适应科技计划项目档案管理实际需求的档案信息安全法规标准，例如福建省制定了《福建省科技厅科技计划项目档案整理办法》、《福建省科技厅科技计划项目电子文件元数据规范》和《福建省科技厅科技计划项目电子文件归档与电子档案管理办法》等。同时，还要建立健全计算机和网络系统的各项规章制度。计算机及网络硬件设施是保证数字档案信息安全存储和传递的物质基础，要制定包括网络线路、通讯设备、服务器、机房等支持档案管理机构内部档案信息管理系统运行的防火防盗制度和定期维护制度，并落实责任人，加强对口令（密码）、授权（权限）的管理。此外还要建立和完善定期备份和异质备份、异地备份管理制度。

（三）技术方面：运用先进技术，保障数字档案的信息安全

一是访问控制技术。访问控制是为了防止未授权的访问而对访问者的身份进行识别，控制网络以及其他资源，准许授权者浏览访问信息资源而采取的技术。访问控制技术是局域网的第一道安全防线，就像一堵墙把局域网保护在相对安全的区域内，通过对来访的请求进行控制，确认谁可以进入和谁可以走出这个受保护的环境。二是防火墙技术。用于增强局域网（内网）和互联网（外网）之间的访问控制，保护内部网络免受非法用户侵入、过滤不良信息、防止信息资源的未授权访问。防火墙把安全防范集中在内外网络连接的阻塞点上，有效管理进出网络的访问行为。三是信息加密技术。信息加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息，以达到保护数据安全的目的。其运作原理是对网络上传输的档案信息进行加密解密、数字签名和签名验证，确保网上传递信息的机密性与完整性。四是数字水印技术。数字水印（Digital Watermarking）技术是将一些标识信息（数字水印）直接嵌入数字载体当中（包括多媒体、文档、软件等）或是间接表示（修改特定区域的结构），且不影响原载体的使用价值，也不容易被泄露和再次修改，但可以被生产方识别和辨认。通过这些隐藏在载体中的信息，达到确认内容传递隐秘信息或者判断载体是否被篡改等目的。五是复制、打印控制技术。防止电子文件的复制粘贴、打印下载等电子文件的扩散。未经授权的文件，无论创建者还是使用者都不能打印，只有经过申请，并得到管理员审核批准后，才能打印所指定的文件。

（四）人员方面：促进档案人员对网络等相关技术的了解，加强档案信息安全意识

一方面要充实档案队伍的新生力量，将既懂得档案业务又具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍中来，适应档案管理的需要；另一方面对现有档案人员不仅要求其具有较高的档案专业知识和能力素质，还应加大培训学习力度，使其具有较广博的现代化科学技术知识，特别是要对科技计划项目档案管理系统的相关技术知识有较为深入的了解，进而加强信息安全意识，这样才会能更好地预防档案信息安全问题的出现。

参考文献：

[1]洪源清，朱文等.福建省科技计划项目电子文件归档管理研究，课题研究报告[R]. 2013.

[2]王丽丽.国家科技计划项目档案管理现状分析及对策[J].中国市场，2015（3）：74.

篇5：项目档案管理制度

2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求，对不符合者退回整改处理。

3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。

4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意见及时上达。

5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。

篇6：项目档案信息管理制度

为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。

1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。

1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。

1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。

1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。文件材料的归档 2.1 归档范围

凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：

2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。

2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。2.1.3 各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。

2.1.5 合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。2.1.6 调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。

2.1.7 科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。

2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。2.1.9 会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。2.1.10 上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。

2.1.11 上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。

2.1.12 公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。2.1.14 电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。2.2 归档文件材料来源

2.2.1 公司内部形成的文件材料。

2.2.2 公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。2.2.3 公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。

2.2.4 公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。2.2.5 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料 2.2.6 公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。2.3 归档文件材料载体

归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。2.4 归档时间

2.4.1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

2.4.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

2.4.4 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。2.4.5 会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。

2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。

2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。2.4.8 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。2.4.10 下列文件材料应随时归档

2.4.10.1 变更、修改、补充的文件材料。

2.4.10.2 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

2.4.10.3 公司产权变动过程中形成的文件材料。2.4.10.4 其他临时活动中形成的文件材料。2.5 归档要求

2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2.5.2 归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

2.5.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

2.5.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。2.5.5 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

2.5.6 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。2.5.7 公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

2.5.8 各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

2.5.9 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。归档文件的分类和定义

公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。3.1文书档案

文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。3.2生产运行档案

生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。3.3会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.4工程建设项目档案

工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。3.5审计档案

审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。3.6照片档案

照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。3.7合同档案

合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。3.8科研档案

科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。3.9荣誉、实物档案

荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。3.10传媒电子档案

传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的历史记录。3.11信息化项目档案

信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。3.12营销客户档案

营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。3.13招投标档案

招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。4 归档文件整理

公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。

4.1 文书档案的整理

文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的相关规定，以件为单位进行规范整理。4.2 生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理 生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。4.3 合同、招投标档案的整理

合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000相关规定，以件为单位进行整理。4.4 会计档案的整理

会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。4.5照片档案的整理

照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。4.6荣誉、实物档案的整理

荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。

4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。

4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。

4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。5 档案的保管及利用

5.1 公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。

5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。

5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。

5.5 公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。

5.6 外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。5.7 利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。

5.8 档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。6 档案的鉴定和销毁

6.1 根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

6.2 文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。6.3 对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。6.4 经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。7 监督指导

7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。

7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务指导。

7.3 对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。

7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工作管理水平的提高。8 附则

篇7：项目档案管理知识

项目档案管理知识

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业处。

什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料．

基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关

系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和

省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收．

什么是档案的初步验收?

档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定，根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程)的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工程)的竣工验收。

档案验收组织的成员由谁组成?

档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、建设项目主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等单位的档案人员参加。

档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案的自检工作．并做出档案自检报告。

项目竣工验收自检报告应包括哪些内容?

项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容：项目档案工作的管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。

在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的?

档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10%的档案；数量超过1000卷但不足2000卷的，抽查15%的档案；数量在1000卷以下的，抽查30％的档案。

国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行组织?

国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单，并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。

国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记?

凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

登记工作的要求包括哪些内容?

登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。

登记表一应由谁负责填写?何时报送?

登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后6个月内报国家档案局经科司。

登记表一主要有哪些内容?

登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”，主要内容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、指导的上级单位、填表单位。

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，是否应每年填写登记表一?

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，应每年填写登记表一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

登记表二主要有哪些内容

登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成员及单位、预验收结论。

登记表三主要有哪些内容?

登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员及单位、验收结论

登记表三应由谁负责填写？何时报送?

登记表三应由档案验收组织单位负责填写，此表于项目正式竣工验收后一个月内报国家档案局经科司．

在登记表

二、表三中，档案移交单位指什么?

档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位

在登记表

二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容?预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项目档案工作管理体制；档案管理制度；项目档案资料概况、项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；存在问题及整改措施．

《登记办法》对工程档案保证金是如何规定的?

《登记办法》第五条规定：为确保国家重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费

用．违反上述规定的属乱收费行为，由各级价格检查机构依法查处．

什么是市重点建设项目？

市重点建设项目，是指经市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的下列建设项目：(一)基础设施、基

础产业和支柱产业中的重要项目；(二)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目；(三)产业技术进步和结构调整的重大项目；

(四)重大生态建设、环境保护项目；(五)区域经济发展的重大项目。

什么是重点建设项目档案？

重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

何谓市重点建设项目竣工档案专项验收？

市重点建设项目竣工档案专项验收是天津市档案局依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施竣工档案专项验收？

重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位。重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证。从国家档案局、国家计委、建设部到地方政府，都非常重视重点建设项目的档案专项验收工作。重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水土保持等专项验收，由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件.天津市重点建设项目竣工档案专项验收由谁组织实施？天津市档案局负责组织市重点建设项目和国家档案局委托项目竣工档案专项验收工作，或根据建设项目具体情况，委托市级行业行政主管部门组织竣工档案专项验收工作。档案验收组织的成员分别由市档案局、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

竣工档案专项验收的程序是怎么样的？

建设单位自查－向市档案局申报－档案专项验收－评议－竣工验收。

竣工档案验收不合格会有什么后果？

凡档案验收不合格的建设项目，由市档案局建议工程竣工验收

组织单位不予组织验收。

竣工档案专项验收申请报告应包括哪些内容？

应包括项目档案资料概况，项目档案工作管理体制，项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。

重点建设项目档案应如何进行管理？

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

篇8：项目安全档案管理制度

一、建设项目档案的重要性

在最近几年, 企业更加重视关于建设项目档案管理。任何的企业都不可以轻视建设项目的档案管理, 档案管理应该得到高度的重视, 企业的管理人员应该意识到档案管理与建设项目的验收、检查等是同等重要的。建设项目的档案管理在建设项目竣工的过程中具有不可取代的作用。而且项目档案对于企业也起着非常重要的作用与影响, 并会产生一定的价值。

二、建设项目管理与项目档案管理同步的重要性

工程建设本身就属于一个大型的建设活动, 一个合格的工程在投入使用之后, 可以使用很多年, 如果建设项目档案出现丢失、遗漏的情况, 极有可能会给今后的工作开展带来不必要的麻烦。建设项目并不是一旦建设成功之后就算完成了全部的工作内容, 今后使用的维护、改建、扩建等都属于建设项目的重要组成部分, 任何的建设项目在建设之前都必须要进行立项工作。在建设的过程中需要对施工的方法进行记录, 在今后的日常管理中都会产生较多的资料与文件。这些文件都会记载着这个工作的真实情况与具体的施工情况。一旦该工程项目在日后的使用中产生了某些问题, 就可以根据这些具体的数据与资料进行及时的、有效的解决。

在这种种的分析之下, 项目管理与项目档案应该是统一进行, 而不是孤立的、分离的。因此, 做好项目档案管理工作, 是开展一项建设项目的重要工作基础。

三、项目管理人员重视项目档案的必要性

由于建设项目档案完整的记录下建设项目活动的整个过程与最终的成果, 是固定资产进行投资的重要技术参考与技术档案, 而且, 档案的主要功能与作用就是利用它所存在的价值。因此, 建设项目的档案工作与其他项目的工作内容、工作流程以及工作要求是不同的, 它属于一项比较特殊的工作, 需要全体成员的共同参与, 积极配合等。它要求的是在建设过程中能够保持真实、完整, 需要参与到该项目的每一位工作者都对自己的岗位认真负责, 对各个工作环节以及工作流程进行严格的把关, 确保建设项目所有归档资料的完整性、准确性、系统性, 统一性。所以, 建设项目档案是否完整、准确、统一等, 会对具体的项目负责人员的决策、审查、收集与归档等产生不同程度上的影响。

作为一名建设项目管理的工作人员, 必须要清楚在项目实施的过程中所会产生的一切文件与资料, 并清楚地掌握这些文件与资料的真实情况, 档案管理人员只有清楚地了解项目实施过程中文件情况, 才能够相应地规范其指定所需要的文件材料。比如, 在某个分项工程中, 根据招投标文件以及合同的具体内容, 都说明了在某项工程里面。但是, 在实际的施工过程中, 施工单位方面出现了资质不足的问题, 于是便放弃该部分的工程量, 档案管理人员也没有参与到工程的管理过程中, 于是便不了解该部分的内容, 于是在之后的工程档案中就会缺乏该部分的资料。只有工程管理人员了解该部分的内容, 这就需要该项目的工程管理人员与档案工作人员进行沟通与协调, 档案工作人员在收集与编制档案的时候, 才能够将该项工程的施工文件保持完整。

总的来说, 项目管理人员必须要高度认识到项目档案的重要性, 这也是保证档案的完整、准确的一个有效途径与方法。

四、项目档案管理工作必须要提前介入

因为每一个建设项目, 尤其是投资比较大的, 建设周期比较长的项目, 建设程序也比较复杂的, 工作流程与环节多, 参与建设的单位也比较多, 所以形成的项目文件与资料也就会更多且复杂。出于分工的不同, 项目档案的形成与运转也是分散到各个部门与参建单位的, 项目管理部门对档案管理的内容并不是非常清楚, 不了解项目档案的组织管理、归档的具体范围与保管的要求等。只有等到工程项目竣工验收之后, 提到了项目档案验收, 才可以知道项目档案还有整理、验收要求等多方面的内容。

但是, 在这个时候, 已经积压了很多工作需要进行处理, 使得档案管理人员处于一种比较被动的环境中, 对档案的收集与管理也会产生较多的问题与漏洞。如果是在一个建设工期很长的情况之下, 就会产生部分工作人员的调动, 工作交接不及时的问题, 增加档案管理人员收集的难度。所以, 需要建设单位档案管理部门提前介入, 对项目档案的收集、整理展开工作, 制定具有针对性的工作制度与工作流程, 并及时地跟踪建设项目的工作进度, 从项目开始实施, 档案管理就应该展开同步的工作, 对项目管理人员、参与建设的单位的档案工作进行专业的、具体的培训与指导, 做到事前关心, 事中控制、介入、事后同步跟踪等, 从而进一步地保证建设项目档案的完整性、应收与必收等, 并为之后项目档案管理打下一个良好的工作基础。

五、项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施

各级的领导都应该高度重视项目档案工作, 建立健全相应的项目档案管理的标准、规章制度等。由于建设项目的建设规模比较大, 建设工期也比较长, 所以形成的文件与资料也是比较多且复杂的, 尤其是参加建设单位与工作环节较多的。因此, 为了在建设项目档案管理中做到规范化、标准化, 需要依靠多方面的共同努力, 比如相应的档案管理部门, 项目管理部门, 具体的规章制度与标准等。做好项目档案工作的前提, 就是要使项目档案管理在整个过程中有法可依, 有制度可以寻找。同时要进一步明确项目档案工作的管理部门, 建立一个完整的档案工作人员网络机制与体系, 明确每一位档案管理工作人员的职责。

六、结语