行政工作如何做好

第一篇：行政工作如何做好

如何做好行政工作

正如大家所知道的，现代企业的行政综合管理肩负着整个公司的管理重任。也正因此，它所归口的部门无疑是公司的核心部门。它运作的好坏将直接关系到整个公司管理的科学化和规范化进程。那么，如何有效地开展公司的行政综合管理工作呢?下面，我仅结合自己的从业经历和实际体会，简要阐述自己的浅见，供业内人士参评。

一、负责做好本部的日常行政管理和综合事务工作，协助总经理搞好公司各部门之间的综合协调，落实好公司既定的各项规章和管理制度，加强对公司各项工作的监督与检查，沟通内外联系，保证公司上情下达和下情上报，负责对公司会议决议及文件决定的事项进行催办、查办和落实，加强公司对外联系，拓展公关业务，负责全公司组织系统及工作职责的研讨和修订，负责做好公司车辆的派遣与调度等管理工作。

二、人力资源的管理与开发

1 、做好公司组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理等工作。

2 、人力的招聘与使用：搜集并提供工作分析的有关资料，保证部门人力资源计划与组织的发展战略协调一致，对应聘申请人进行综合方面的面试、甄选并做最终录用或委派决定，负责对员工的提升、调迁、奖惩和辞退做出决定，负责做好职务分析和工作分析的编写，适时制订符合公司发展实际的人力资源计划，通过这些达到公司内部的“人、事相宜”，即采用科学的方法，按照工作岗位的要求，将员工安排到合适的岗位上，以实现公司人力资源的合理配置。

3 、薪酬与激励：首先，要制定出符合公司行业实际的、合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏。通过报酬、保险和福利等方式对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，要注重提高员工的士气和工作效率，并据此对员工工作绩效进行激励，这也是对员工的一种有效的报偿。

4 、培训与开发：现在的市场竞争无疑是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，也是一个企业整体素质的竞争。产品质量的好坏是公司所有岗位技能的集中体现。因此，公司应该把全员培训作为企业的立业之本，追求“全员卓越、以人为本”的管理方式。根据公司员工培训开发需求和待培训的员工名单，制定并实施培训开发计划：主要指员工的职业技能和职业品质的培训，切实为员工的发展提供咨询，科学规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工技能”和“发挥员工潜能”，以此改进公司员工的行为方式，达到公司对员工期望的标准和目的。

5 、员工考核：主要负责做好对员工工作的考核和满意度调查工作，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定科学的纪律奖惩制度，切实遵照员工的工作职责来制订绩效考核标准，通过这些工作，可以公平的决定公司员工的职位和待遇，也可以最大限度地促进公司人力资源的开发和利用，有效提高和维持企业经营的高效率。

三、负责做好公司各项规章管理制度的修订、制定、检查、落实和监督工作：要尽量运用“刚柔并济”的管理方法，制定出一套符合企业自身发展需要的管理制度;运用“权利和组织系统”，对员工进行指挥、控制，达到科学管理的目的。

四、负责做好总务和安全保卫管理工作：企业运营就如战场打仗，生产经营是前沿阵地，后勤支持是粮草保障。没有后勤(服务)的供应和保障，企业就保证不了生产、经营活动的正常、稳定的进行。首先要制定出有关及相关的总务后勤管理制度，加强对公司员工宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、环境卫生等的管理。加强对公司人员的进出、公务访客、车辆、物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理。同时，还应加强对员工的安全操作技能和安防知识的教育，切实贯彻“安全第

一、预防为主”的指导思想，为全体员工创造一个和谐的工作和生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

五、强调企业精神，创建企业文化

科学的企业文化不但能够反映出一个企业的生产经营活动中的战略目标、群体意识、价值观念和道德规范，还能凝集员工对企业的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化也能为员工创造良好的生活环境和业余文化生活。

六、塑造企业形象

1 、企业的精神形象：它对于企业员工具有强大的凝聚力、感召力、引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感、自豪感和荣誉感。

2 、企业的环境形象：创造良好的企业环境是企业生产、经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业的特征又是创造良好企业环境的基础。

3 、企业的员工形象：要制订《员工日常行为规范》。因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、知识水平、精神风貌、工作效率等都会给外界公众一个整体的印象。

总而言之，现代企业行政综合管理是企业至关重要的管理工作，企业通过它对行政事务性信息进行有效的管理，从而保证公司其他职能部门的有效运转。因此说，做好现代企业的行政综合管理工作是企业有效运转的重要前提，也是企业经营者提高企业管理水平的主要切入点。它工作的最终目标就是要保证公司内部管理体系的完整和平稳运行及生产经营活动的正常运作，确保公司的后勤支持，广泛开展公司的形象推广和企业文化建设，保证公司人力资源的供给和人力资源的高效率，为公司的高层管理决策提供全方位的综合服务，最终实现公司经济效益的最大化。

以上所述，仅为本人理论与实践相结合的一点体会。由于企业行政综合管理工作包罗万象，区区几个方面的概述是无法表达完全的，所以，作为从事企业管理工作的从业人员，我们只有在今后的实际工作中进一步去领会和应用，才能使企业的行政综合管理工作在现代企业管理中真正发挥其应有的作用。

一、培训内容

第一部分：高级行政管理

1.行政主管的角色定位和工作职责

了解行政主管的工作职责

行政主管的职业发展之路

2.企业管理规则的建立和执行

企业内部制度包括哪些内容

如何提高行政部的执行力

3.解决冲突促进沟通、做企业的润滑剂

如何有效的“上传下达”

如何使其它经理主动的配合你的工作

4.企业文化与员工激励

如何使企业文化深入人心

有效激励员工

建立行政部的核心作用

第二部分：高级助理的实用技巧

1.正确地认识您的职责及工作的重要性

2.助理如何在日常工作中做到有效沟通

3.工作中的人际关系与冲突的处理

4.商务电邮英文写作

5.会议的组织与准备

6.差旅管理

7.合理使用时间

第三部分：职业秘书必备

1.正确认识秘书职业,自我定位

2.职业秘书的接待礼仪

3.职业秘书的沟通技巧与团队合作

4.时间管理

5.高效实用的档案管理

6.电话沟通技巧

第四部分：行政管理人员之法律实用工具

1.购买/租赁办公场所与相应的物业管理

2.组织一次成功的公司旅游

3.行政办公用品的购买

4.企业管理规则的建立与推行

5.担任公司公关,代表公司对外发言,你准备好了吗?

张文您好：

您提出的问题很有普遍性，下面，我以我个人的经历和体会谈几点不成熟的看法，供您参考。

您问：“如何做好行政管理工作?不知从哪下手才好”，我认为，首先应从“部门职能”入手，有了职能，您自然就知道“如何做好行政管理工作”了。我这里说的行政部门的职能，主要是指企业中的行政部门。下面，给您草拟了一个“行政部”或“总裁办公室”、“总经理办公室”的职能大纲，供您参考：

1、负责安排正/副总裁工作日程、计划及出差行程，并准备相关事项;

2、负责上传各部门(分子公司)的呈报文件;下达公司以及正/副总裁审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况进行跟进;

3、组织安排总裁办公会议和公司各种例会并做好秘书工作;

4、负责公司印鉴和用印管理;

5、负责公司日常运作信息的收集和整理，并向相关领导汇报;

6、负责公司对外接待、公共关系和公司发言人工作,以保证公司良好的运行环境和对外形象;

7、负责公司网站的建设以及组稿、编辑、维护等工作;

8、负责制订、报批、确认公司文件以及除财务部门外文件的打印、复印管理;

9、负责公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督;

10、负责公司办公用品的计划、采购、保管和发放;

11、负责公司物业和办公设施设备管理(网络系统);

12、管理公司文件档案(人事档案除外)，并对其安全、保密性负责;

13、负责对公司各项规章制度、公司级会议纪要、工作纪律的执行情况进行行政监察;

14、负责公司办公行为及礼仪的规范管理;

15、负责公司安全保卫和消防工作;

16、负责公司各种证照的审检和各种报刊杂志的订阅;

第二篇：如何做好行政后勤工作

企业的正常运作必须以后勤部门的良好运转为保障其工作的好与坏将直接影响到全公司的经营效益，因此，做好该项工作就必须要建立合理的组织机构，制订出切实可行的管理制度，根据公司的现实情况，可以后以下几个方面进行改进和加强。

◆ 行政人事部作为公司的一个幕僚部门，她肩负整个公司的管理重任，他不仅为了公司正运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务，它运作的好坏，直接关系到整个公司的规化进程，但是在现实的生活中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是他的工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其它部门主管人员流失量要大得多。

一、 事行政部门的工作职责：

1.负责本部门的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

2.人力资源管理与开发

1) 组织架构的设计`岗位描述`人力规划编制`考勤管理的工作。

2) 招聘使用：提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升`调迁`奖惩和辞退做出决定职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

3)工作报酬： 制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬`保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促进员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

4)培训开发：现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划，主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

5)人员考核： 工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动公平的决定员工的地位和待遇，促进人力资源开发和合理利用，并且提高难度维持公司的经营的高效率。

3.公司各项规章制度的修订，制定及检查监督运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥`控制`命令`硬性管理来达到目的。

4、总务管理 没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度。加强对宿舍`食堂`水电`办公用品`零星修缮`部分固定资产` 卫生、环境、车辆的管理。

5、强调公司精神，创建公司的企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感`积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力制度，一种是软的约束力`无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

6、塑造企业形象

1) 企业精神形象,它对于员工有强大的凝聚力.感召力,引导力和约束力,能增加员工对企业的信任感,自豪感和荣誉感.

2) 企业环境形象因为创造良好的企业环境，是企业生产活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础. 3)企业员工形象

制定<<员工日常行为规范>>，困为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实.员工良好的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象.

◆明确本部门在公司中的角色和地位

1、起了对公司起到助手和参谋的作用，作为公司的中层干部：首先，要从意识上进地转变，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部门是伙伴合作关系，更重要和老板是战略合作关系，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用.

2、做好公司的服务者和监督者：

1)是为了公司发展和员工生活等提供服务;

2)是作为一个职能部门，又对各部门和劳动与人事工作进行检查，并对违反者进行相应的处罚.

3、自律者和示范者：该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影响.

4、人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设立他的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共同完成公司目标.

三.本部门有关人员的互素质要求，因该部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能长于沟通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有一定要求. 四.要发挥该部门的作用，我们不仅要做好团队管理工作，不要做好系统管理工作，为企业建立好人力资源管理系统，即以识人为基础的人事管理系统，选人为先导的招聘选拔系统，育人为动力的培训系统，用人为核必的配置使用系统，留人为目的的薪酬激励系统.

五.目前人事行政部门及人员最终要帮助解决企业“该来的不来，不该来的又来了;该走的不走，不该走的又走了”的不正常现象，这又涉及到公司的管理体制，招聘制度，绩效管理，薪金政策，企业文化等内容，具体到人事行政部门就是如何做好招人，育人，用人，留人四大环节的工作内容.总而言之，人事行政部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产稳步，正常的进行，为企业创造经济效益，这也是人事行政部门存在的价值，作为一个人事行政部门的主管，如果不能掌握以上大部分知识和技能，是不可能做好该部门的工作，更不用说为企业创造经济效益了。

◆食堂部门管理

1、人员配置：应根据全公司的实际人数和参照同行业其它公司情况来配置食堂的炊事工作人员(一般在百人比例或1.5/100人)

2、组织形式：

1) 按照公司干部员工习惯，在条件许可的情况下设立饭堂(1室、2室) 2) 管理干部与员工就餐分开，或以部门相结合 3) 课长或经理级人员的就餐分开

4) 根据公司生产情况定班进餐(白班，晚班零点)

3、管理形式：可分三种形式进行选择 1) 是以公司指定专人和部门管理;

2) 是承包给公司内部的部门或人员管理;

3) 是承包给公司以外的单位或人员进行管理。

4、制订食堂管理制度：管理形式和人员配置确定以后，应该制订好一套管理制度以保障工作的合理运行(具体细则如上班时间，遵守公司规章制度，分工合作，轮换班制，请假休息，轮休代班等等)

5、对饭堂人员进行素质教育和专业培训

◆保安部门管理和异常事件的处理：

加强对人员进出`公务访客`车辆物品了入`消防安全`防盗防灾`职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作，生活环境，保证公司员工的生命财产安全。规范异常事件处理程序，能及时发现和处理问题，保证工场正常的秩序，避免或减少职工人身受到伤害，避免或减少工场财产和职工财产受到损失。

本部门管理程序分以下几点：首先，按计划配置保安人员;其次，制定出各岗位的工作责任制度第三，就是对保安人员(特别是新招人员)进行素质测试和体能训练，使其达于到合格保安人员的条件。(具体细则，如：门卫规定，进出入公司的制度等等)(另附)

一、 异常事件：与常规现象不同，对工场正常秩序造成影响的，给职工人身及财产和工厂财产安全带来危害的事件，如：职工违纪、火灾、盗窃、安全隐患、交通事故等。

二、 异常事件的分类：

1、普通类型：事件较小，间接对工厂和职工造成危害较轻的，如一般违纪等。

2、重要类型：事件较大，直接对工厂和职工造成危害较重的，如严重违纪等。

3、紧急类型：需马上处理的对工厂和职工造成危害的事件，如火灾、盗窃、交通事故等。

三、 异常事件的添附表格

1、保安巡查记录表

四、 异常事件的处理担当：

1、各岗位保安及保安队长、副队长

一、 普通类型的异常事件处理：

1、保安发现问题后，及时控制局势，向队长或副队长汇报并登录《保安巡查记录表》上;

2、队长或副队长接到汇报后，应及时赶到现场确认处理

3、事实确认后，队长或副队长直接开处罚单向安全担当及时向总务部门领导汇报处理。

4、总务部门确认符实后，向上汇报，逐级批准。

5、以上程序在两天内须有处理结果，值班人员负责归档。

二、 紧急类型的异常事件的处理：

1、现场保安发现紧急问题后，能现场处理的应马上处理，不能现场处理的应迅向队长或副队长汇报，必要时直接向总务部门负责安全方面的领导或经理汇报;

2、总务部门领导立即到达现场处理问题，并迅速向上一级汇报;

3、必要时，可以直接向公安机关求助。以上程序须马上处理，处理后的结果由值班人员归档。

◆总务采购管理细则：

一.建立公开透明的采购业务流程，明确总务采购业务范围，规范采购程序,从而达到降低采购风险，提高采购质量，为工场的顺利运营提供优质可靠的后勤保障。制定各工作岗位责任制度(要结合全公司规章制度逐条分细规定形成各工作的准则)

1.定期组织各岗位人员学习业务知识，提高业务水平，使每个岗位工作能量达到饱和状态

2.对物质采购及办公用品的零星购买要做出祥细的规定

3.加强与其它部门的协调与合作，遵照工作涉及的范围，职责，权限，清晰问题的处理的法则

二、人员配置采购员

1：食品，待客用品,柴油，液化气;采购员2：木材，维材，消耗器具,设备,电工用品，办公家具，宣传标识; 采购员3：工服，宿舍用品，劳保用品，清洁用品，电信品，纪念品，临时采购;费用管理员：1人;

三、采购员应具备的素质

1) 具有一定的采购知识，知识面广，沟通能力强， 2) 掌握采购方面的知识和技巧。 3) 工作严谨，认真负责，疏而不漏。

4) 为人正直，奉公守法，严以律己，不贪图小利。

5) 遵守采购规程,对供应商馈送的财物自动呈报上缴统一管 理。 6) 身体健康，精力充沛，能吃苦耐劳。7) 采购员职责 8) 订购单的下达。

9) 与供应商有关交期，交量等方面的沟通协调。 10) 物品市场行情的调查，并统计分析 11) 查证物品的品质和数量。 12) 品品质和数量异常的处理。

13) 对供应商进行评估，并作成报表。

14) 对特殊,突发的问题,应立即向直属上司报告。

15) 完成上司下达的各项任务;接受上司质询，报告相关工 作情况

四、职责

◆费用管理员职责

1) 每天抽查市场行情,掌握市场信息的基本情。 2) 每月抽查固定供应商的供货价格及采购员的市场采购价格是否与市场行情相符,发现问题及时向采购担当经理汇报。

3) 每天确认"到货验收小组"验收货物的具体情况，核对所送物品单价是否符合市场行情，所送物品是否符合求购的要求。

4) 协调各个采购员之间的工作量,以便正确,按时完成总务采购任务 5) 负责部门,月度费用预算/实际管理。

6) 负责采购的台帐统计,分析评估各类费用的使用报告。

◆采购担当经理职责

1) 物品供应商的寻找，资料收集及开发工作。 2) 与供应商的比价，议价谈判工作。

3) 及时跟踪物品价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 4) 部门员工的管理培训工作。

5) 与供应商以及其他部门的沟通协调等。 6) 定期评估采购员和供应商的绩效和质量。

◆采购员的纪律约束

1) 有下列情况之一的采购员将不再允许从事工厂的采购工作，情况严重的作罚款或解雇处理。

2) 经常不按规定的流程操作。 3) 丧失采购员应具备的素质。 4) 向供应商索要物品或收取好处。

5) 采购过程中相互勾结，弄虚作假，损公肥私者。 6) 经判断或证实的其他不符合要求事项。

◆供应商的管理

一、供应商的选择要素 A必须持有工商部门发行的营业执照(特殊行业需持特种执照)，有固定营业场所，能提供合法票据，并尽量能通过银行转帐。

B、商誉良好，品种规格型号齐全的公司

C、价格合理，质量可靠，服务优良。

D提供食品的供应商还须持有卫生许可证，其生产或经营场所和食品运输过程必须采取必要的卫生防范措施。

二、供应商的开发步骤和追踪管理

A由总务采购部门将采购物品分为食品,维修材料,办公文具,药品,办公家具,通讯用品,生活用品,劳保用品,食堂设备,厨具,家电,清洁用品,工服,待客用品,纪念品,广告宣传品，

B由总务采购部门根据物品的分类,搜集各类物品的供应商,每类物品在2-3家左右。

C对每天批量购买的物品,需成立供应商评估小组:由总务部门经理任组长,采购经理,费用管理员，采购员或总经理指派的其它部门经理组成评估小组。

◆调查评估：

1.由评估小组考核供应商的规模,信用,仓库面积等。

2.如实填写所调查项目的现状，然后由评估小组进行综合评估，将合格供应商按分类记录

3.送样或小批量试验之后采购只可从合格供应商中采购，财务付款时也应审核名单。

4.比价议价定价：对送样或小批量合格之材料评定品质等级，并进行比价和议价，确定一个最优的价格性能比。供应商必须按以下原则准时向总务采购担当经理用信函,传真或送达的方式提供报价

5.维修材料，清洁用品，文具用品，生活用品，厨房消耗品,肉类，冻品，调味品,副食品等每年5月和12月的15-20号提供报价;

6.评估小组确认后的报价将按其报价周期，价格基本上保持不变(如20号确认的维材报价,其价格在20至次月19日的价格将保持不变)。 7.因市场原因引起的价格突变时，供方应第一时间通知我方，待取得采购担当经理或总务经理同意后才可送货。

◆纳期及送货数量管理: 1 供应商需在规定的时间送货，如不能在规定的时间送货，需以传真形式通知采购员或采购担当经理;

2 送货单上应注明所对应的订货单号码,物品名称,数量，单价，规格型号和品牌,所有送货单需加盖公章和有负责人的签名。

3 送货时需按订货单填写送货明细，一旦送货必须同时带上送货单;如一次性送不完订货单上的所有物品，可以分几批送，但须按订单的纳期送完; 如不能按纳期送货，供应商需在送货单后面注明延期原因并签名确认

4 所有送货单和发票抬头需填写本公司名称。每个自然月的25至次月5日核对上月的送货单据。

5供应商辅导:列入《合格供应商名册》的供应商，公司应给予管理，技术，品管上的辅导。

◆追踪考核:

◆ 每半年对供应商的交期，交量，品质，售后服务等项目进行考核评分，按评分等级分成优秀，良好，一般，较差几个等级供应商之筛选: ◆ 对于较差之供应商，应予以淘汰，将其列入候补名单，重新评估。

◆ 对于一般之供应商，应予以减少采购量，并重点加以辅导。

◆ 对于优秀之供应商(供货品质优良,交货期及时,价格合理)，应加大采购量。 不合格供应商的判断要素：

◆ 提供的商品报价和实际价格经确认在一个月内有15%的物品价格存在不合理性。

◆ 提供的商品过程中故意以次充好或缺斤少两。 ◆ 拉拢或采取其他方式赌赂采购和验收等相关人员

◆ 一个月内出现一次送货不守纳期。

◆ 提供的商品中有2%达不到所要求的规格型号,或提供的食品重量一个月内有3次超订量的3%。

◆ 对反映的质量问题没有采取有效对应措施,同一质量问题在3个月内再重犯的。

◆ 对认真负责的采购员，验收人员进行人身攻击或散布谣言损害其声誉者。

◆ 提供食品的供应商不符合环境卫生要求。

◆ 经采购担当确认有其它不符合工厂要求的行为。

◆采购作业指导

◆ 求购单开具和呈交：

◆ 要求请购人员必须依据库存情况计算出请购数量。

◆ 求购单应注明品名，规格，数量，需求日期，注意事项，流水编号，部门代码，科目代码及申请人联系电话等。填写纳期时需充分考虑求购单审批过程所需之时间，原则上希望纳期以总务部门接收求购单后五个工作日为准

◆ 求购单经主管审核后依请购核定权限呈送总务采购部门

◆ 紧急请购时，由请购部门于请购单的“备注栏”中说明情况，并加盖“紧急采购”章。

◆ 请购单需总务经理承认，采购担当经理确认。采购员处理求购单流程：

◆ 采购员对收到的求购单进行分类，登录，并按紧急和优先顺序采购。原则上采购员接单后需在5个工作日内完成采购任务，但对非常见需特别订制，或专业性强的物品需延长纳期，以与供应商协商的结果定，采购员需及时将纳期等信息反馈给申请人。

◆ 采购员实施采购时原则上在《合格供应商名册》中选择供应商实施采购，特殊物品除外。

◆ 除现金采购外,物品求购需采用统一订单格式(附件9),由经办人签名,采购担当经理或总务经理核准后,加盖总务部门文件发行章后才可发出订单。订单需注明品名，数量，规格型号,品牌,以及与供应商协商好的交货日期和经批准的价格。

◆ 采购员未能按既定进度完成作业时，或市场的物品规格型号与求购单有出入,以及市场价格高于请购价格时，采购员应及时通知请购部门。

◆ 当采购牵涉到专业知识或采购员有其他困难时，采购员需积极联络请购部门人员给予配合，请购部门有义务提供详细的物品资料，特别是当物品需涉及工事和专业知识时。

◆ 采购员需每月按会计科目和成本中心分类统计物品月度采购总金额，在次月10日前做成报表。

◆采购价格核定权限

◆ 以下管理要领适用于非食品有预算的采购,对无预算的采购,按工场企画颁发的决裁权限上升一级来处理。除市场零星采购外，定购时需用统一订货单格式，由采购担当经理或总务经理核准后才可下订单：

◆ 长期，经常需用物品(如文具用品，清洁用品，生活用品，药品，维修消耗材料等)的求购,采购员须在《合格供应商名册》选择供应商，供应价格不能超过沿用下来的价格。

◆ 单项物品金额1,500元(或单张求购单总金额1,500元)以下，由采购员在《合格供应商表》中选择绩优供应商,价格由采购员核定。现金采购时需有相关人员陪同确认监督。付款方式尽量采取银行转帐方式,并尽量要求供应商提供合法票据。

◆ 单项物品金额1,500元(或单张求购单总金额1,500元)至5,000元以下,取得两家以上供应商报价后，由采购担当经理核定。

◆ 单项物品金额5,000元(或单张求购单总金额5,000元)至10,000元,取得三家供应商报价后，由总务部门经理核定。对于5，000元以上的采购，评估小组成员可选择是否实地考察。 ◆ 单项物品金额10,000元(或单张求购单总金额10,000元)至50,000元,取得三家供应商报价后，由管理部高级经理核定。

◆ 单项物品金额50,000元以上，或单张求购单总金额50,000元以上，取得三家供应商报价后，由总经理确定供应商和价格。

◆ 柴油价格由总务经理核准。

◆ 对食堂食品的求购(包括菜谱,调味品,副食品)

◆ 采购员收到求购单后,在《合格供应商表》中联络供应商进行采购;

◆ 采购员应采取传真或传递方式下订单,订单须采购员和费用管理担当共同确认签字，由采购担当经理或总务经理核准后，并加盖总务部门文件发行章后才可发出;订单应保存一年。

◆ 物品价格不能高于本工厂承认的报价，供应商的报价经评估小组分析后，由总务经理承认。

◆ 为方便采购员和食堂人员了解市场行情,采购员需会同食堂指派的人员一同前往市场，并对食堂菜单中数量30斤以下的零星物品实施现金采购(原则上单项零星物品的总金额须在500元以下，每天现金采购需控制在4,000元以下); 此种情况下物品价格由采购员控制和同去的指定食堂人员监督

◆ 市场现金采购后发现市场行情与固定供应商的批量供应有价格或质量差异时，采购员应立即报告采购担当经理，并立即将结果传真给供应商,共同协商最佳解决方案。如因客观原因需更换供应商，采购员须说明理由待采购担当经理或总务经理批准后才可更换。对紧急情况下的物品求购

◆ 紧急情况的定义:突然发生,并有可能给工厂生产或职工生活带来重大不良影响的事件。 ◆ 总务部门接到请购部门的紧急求购单后，采购员须遵循价格签准权限，采取货比三家的原则，优先实施采购。采购售后服务的跟踪

◆ 采购员应妥善保管所采购的电器，设备，工器具等贵重物品的保修卡/发票复印件等保修凭证。采购员监督机制

◆ 采购员须按程序订购，其他人员不得擅自采购(由总务经理委托的除外)，否则工厂不予承认。

◆ 对采购员的管理：实行一年一次管理部范围内职务轮流制建立到货验收小组(包括食堂用品验收)

◆ 小组成员的构成： 小组成员由食堂科指定人员，仓库管理员，采购员。

◆ 小组成员职责：确认采购食品的质量，数量，价格,送货纳期。确认数量时按重量为单位进行过磅，按个数为单位时要点清数量。确认后需登记入帐，至少三名成员在现场并在送货单上签字确认。

◆ 采购员在验收完毕后需对货品的价格，质量和数量作成总结报告并在次日将报告结果上报采购担当经理确认留档。

◆ 总务经理可随时指派人员对物品进行抽查。

◆货物入库和签收管理

◆ 总则： 除紧急物品，其余物品需统一入库后再由仓库管理人员发放。

◆ 物品采购到位后须遵循以下原则:

◆ 物品马上入库，经相关人员验收后由仓库管理人员在采购数据库中作好入货台帐，随后通知申请部门相关人员对物品质量，数量进行确认。如果现场或事后确认发现有疑问的应及时反馈给采购员，共同商量解决办法;如果确认没有问题的，由相关部门人员签收

◆ 紧急物品到货后,由相关人员验收,签名确认后,留一份送货清单给仓库人员备案。

◆文件资料管理：

(加强了信息传递、沟通意图、实行统一行动以及文件的规范化。)前提条件是总务部门文件资料担当每天收到各个部门所传下来的资料或发行本部的文件;定义:所谓文件就是信息及其承载媒体(可以是纸张,计算机磁盘、光盘或其它电子媒体等)

1、信文件的管理

a.《物品求购单》、《物品申领单》、《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》等需经理确认的单据，送交部门经理签字。

b.《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》没有预算或超过5000元的金额送交部门高级经理承认，大于10000元的金额需送交总经理承认

c.宿舍方面的资料送交宿舍管理科长处理。

2、受信文件的整理。

a、《职工外宿申请单》、《宿舍变动单》、需科长确认并签字;

b、宿舍方面的《工作协作单》《物品废弃实施状况》需科长确认

c、各部门发行的文件或联络书给部门经理、科长每人复印一份，各个组的担当复印一份让部门的成员知晓。

3、经经理、科长确认后的资料及传阅后的文件处理

a.经科长、经理确认并认可的《物品求购单》、《物品申领单》、《职工外宿申请单》、《宿舍变动单》、分别返回各申请部门。《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》传送给会计室。

b.所有不符合要求的《物品求购单》、《物品申领单》《银行转帐申请及报销单》《小额现金借款及报销单》等需部门经理确认的单，一律退回所属部门;

c.各部门发行的文件或联络书传阅后，按类别进行分类，登录到《体系文件一览表》和《文件受领管理台帐》上并将文件装订于文件夹内。

◆部门文件的管理

一、部门所要发行的文件或联络书

a. 部门所要发行的文件或联络书送交经理确认,高级经理承认。

b. 经经理确认并高级经理承认的文件或联络书复印并加盖”总务部门发行部署”章。

c. 配给相应的部门。

二、发行后的文件处理

a.文件下发完后，对文件进行整理。

b.对部门文件或资料进行编号。

c.文件名和编号登入《体系文件.记录一览表》和《文件发行管理台帐》。

三、文件归档文件放入相应的文件夹内保存。

◆宿舍部门的管理

a. 公司干部与员工宿舍大概作出分开(具体就情况而分楼层次或几间宿舍均可)

b. 设置生活区管理处和管理人员岗位，明确划分区域

c. 明确生活区域管理责任制度，例如：卫生，公司财物，公共场所设备，设施的维护和保养等等

d. 定期举行卫生大检查，评选先进部门，制订表彰办法

总之，公司的后勤工作是一项既复杂又非常重要的工作，只有做好了每一个环节的具体事情，才能保证整个部门和全公司经营的有条不紊地运转，做到了分工合理，责任明确，员工的积极性才能调动起来，团队才会有更强的凝聚力，公司就会兴旺发达，繁荣富强!

第三篇：如何做好行政管理工作

我想用天时、地利、人和来延伸一下新的主管应该做些什么，以供你参考。当然这也是建立我失败的基础之上的总结!

1.天时，企业中老板就是天。所谓天时就是你一定要了解老板的想法。他让你去是想让你帮助他解决什么问题，一定要明白!或者，自以为的做法，有很多是无用功!

2.地利，在企业中，企业组织形态和运作方式就是所谓的地利。当然你已经清楚，在此也就不多说了。唯一的建议就是了解一下什么是群众意见最大的，前任没有办好的。做好它，你的人气自然而然就会上升到一定的高度。

3.人和，每个企业都有人，每个企业都是由人所组成的。所以所人是企业中最重要的因素。要做好工作，首先要学会做人。而我说的做人不仅仅简单指建立好的人际关系，塑造优秀团队，形成良好的团队氛围。也包括有了解人，尤其是非正式组织的团队，这是中国的特色，也是世界的共通之处。

第四篇：如何做好行政管理工作

“如何做好行政管理工作?不知从哪入手才好”，我认为，首先应从“部门职能”入手，有了职能，自然就知道“如何做好行政管理工作”了。我这里说的行政部门的职能，主要是指企业中的行政部门。下面，给大家草拟了一个“行政部”或“总裁办公室”、“总经理办公室”的职能大纲，供参考：

1、负责安排正/副总裁工作日程、计划及出差行程，并准备相关事项;

2、负责上传各部门(分子公司)的呈报文件;下达公司以及正/副总裁审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况进行跟进;

3、组织安排总裁办公会议和公司各种例会并做好秘书工作;

4、负责公司印鉴和用印管理;

5、负责公司日常运作信息的收集和整理，并向相关领导汇报;

6、负责公司对外接待、公共关系和公司发言人工作,以保证公司良好的运行环境和对外形象;

7、负责公司网站的建设以及组稿、编辑、维护等工作;

8、负责制订、报批、确认公司文件以及除财务部门外文件的打印、复印管理;

9、负责公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督;

10、负责公司办公用品的计划、采购、保管和发放;

11、负责公司物业和办公设施设备管理(网络系统);

12、管理公司文件档案(人事档案除外)，并对其安全、保密性负责;

13、负责对公司各项规章制度、公司级会议纪要、工作纪律的执行情况进行行政监察;

14、负责公司办公行为及礼仪的规范管理;

15、负责公司安全保卫和消防工作;

16、负责公司各种证照的审检和各种报刊杂志的订阅。

第五篇：如何做好人事行政经理（工作思路）

人事行政管理是各级经理的最重要的工作之一，更是总经理的首要工作之一。但是由于总经理在时间、精力、职业知识上的不充分，从而衍生出人事行政管理中心代行一部分总经理的管理职责。所以，人事行政经理就是总经理管理的一只手，要依据总经理管理的策略行动，时刻站在公司的立场上思考问题。

人事行政部门是企业的一个核心部门，主要工作是进行公司规范化、职业化建设，是公司领导职能的延伸与具体实施、执行、监督部门，也是公司各个部门沟通的桥梁，人事行政部门能否高效、健康运转，是关系到公司经营目标能否实现的关键，而人事行政经理作为部门的负责人，必然对其综合素质、办事能力有全方位的要求。

下面我结合面谈中了解的企业近期发展目标、管理上提出的要求及人事行政部基本架构，结合自身对于人事行政工作的了解，分三部分从初到岗、阶段性工作开展(人力资源管理部分、行政管理部分)进行工作规划，由于我对公司具体运作流程不甚了解，其中必然有许多不足之处，请公司领导多多指教。

人事行政经理的职责，可以用“两个一”来概括，即：创造一种环境，使员工能够自觉高效地完成工作任务;塑造一支队伍，为企业经营提供最好的人力资源保障。所谓创造一种环境，就是要通过规章制度、激励机制、团队气氛、员工关系、企业文化等手段，创造一种能让员工自觉高效地完成工作目标的氛围。塑造一支队伍，不是武断的满足人员数量上的要求，而是要根据企业经营战略的要求，塑造一支能够完成企业经营战略的职业化员工队伍，他是具有特别战斗力的高效精兵队伍。

第一部分：初到岗的适应与融入进入掌控计划期的人事工作

一、工作思路

对于新行业首要的是缩短磨合期，了解行业特性，结合自身知识、工作经验，尽快进入角色。

1、了解熟悉企业对于人事行政管理工作目标、要求，熟悉企业工作流程;

2、调研分析人事行政工作，根据公司发展战略目标、部门计划作好协调及完成;

3、完善工作中不足，按企业发展需求进行工作规划补充完善;

4、从最简单事做起，做好后续工作的铺垫;

5、做好日常检查，完成人事、行政事务性工作指导检查。

二、具体计划

(一)熟悉岗位，盘点工作

1、了解公司战略目标，部门工作目标及公司高层对本部门的要求(包括对本岗位的期望值);

2、熟悉公司环境(运营环境、办公环境等);

3、熟悉工作流程中各节点人员(包括管理人员、主要责任人);

4、安排时间与部门内部人员沟通，了解各项工作的开展情况;

5、了解和评估人力资源管理现状(人力盘点及查看人力规划)。 1) 各项人事事务的办理流程;

2) 人才引进及普通职位招聘渠道的建立情况;

3) 用人、留人政策及具体做法;

4) 教育培训系统的建立及实施状况;

5) 人力资源基础及增值建设情况(薪酬﹑绩效﹑员工关系);

6) 各项规章制度的实用性和落实情况;

7) 企业文化建设及宣传情况。

(二)进入角色，寻找工作切入点

1、从日常事务入手，尽自己所能做好人事、行政日常事务;

2、评估、分析工作流程，抓好日常人事、行政工作，并在工作同时，思考工作拓展与开拓;

3、加强沟通、了解，必需及时完成现阶段工作任务。

适应企业文化，融入企业文化，在企业文化引导下进行规范、标准化的工作。

(三)制定正日常工作方法、抓好日常例行工作

1、依据

(一)

(二)了解、分析、沟通，在例行工作中寻找解决问题缺口和达到迅速提升的突破点;

2、逐项制订整改、完善日常管理制度，抓到完成工作任务、提高工作效率的措施，并结合工作需求，制订相关的实施方案;

3、将措施、方案转化为可执行、易执行的具体工作计;

4、对本部门工作职能、人员分工、人力配置在分析、研讨基础上进行优化，将工作计划分工落实;

5、对各项工作的落实进度和准确性进行跟踪、督导。

永远不要忘记人事、行政部门既是执行督导部门，也是服务性部门，完善自己的工作、完善部门工作。

(四)不断改善优化工作，固化工作方法与技巧

1、人事人事，先做人后做事;

2、融入企业文化，团结团队成员，提高团队工作效率上结合现有工作找方法;

3、工作模式固化下来了，带队伍要注重两个方面：

1)解决问题能力;

2)辅导能力(加强沟通，了解团队成员日常工作，对于不足进行辅导，帮助下属成长)。

4、充分调研的基础上固化工作流程，形成相关的方法与制度。

第二部分：进入掌控计划期的人力资源管理工作

一、总体思路

根据企业运营要求，结合企业发展规划及对于人事行政工作提出的要求，在分析企业发展状况和发展趋势前提下，规划人事行政工作总体目标：

1、在现有组织架构下，确定和区分每个职能部门的权责、每个岗位职责，争取做到组织架构的科学适用，保证企业的运营在既有的组织架构中运行;

2、进行企业各部门各职位的工作分析，梳理工作流程，为人才招募、培训与评定薪资、绩效考核提供科学依据;

3、建立招聘体系，完成日常招聘与配置，确保企业月度、用人计划完成;

4、建立培训体系，完善培训制度、内部培训师队伍建设，加大对培训的跟踪与评估，并以培训带动企业文化氛围的建立;

5、推行企业现有薪酬管理，完善员工薪资结构，实行科学公平及有竞争力的薪酬制度;

6、结合现有绩效考评体系，进行绩效管理制度的推行，加大对于绩效管理跟踪与反馈，确保绩效考评体系的完善与正常运行、并保证与薪资挂钩，从而提高绩效考核的权威性、有效性;

7、建立内部纵向、横向沟通机制，调动企业所有员工的主观能动性，建立和谐、融洽的企业内部关系。集思广益，为企业发展服务。

工作要点：

1、人事行政工作是一个系统工程，不可能一蹴而就。对于人事行政部工作，思路展开、目标制定必须建立在前期调研分析的基础，目标的实现必须按循序渐进的原则、锲而不舍态度逐步进行落实。如果一味追求速度，展现期过程的华丽，将无法保障工作的质量，最终只能流于形式，对工作推进与提高完全没有帮助;

2、人事行政工作，特别是人力资源管理工作对要求不断成长和发展的企业而言，是非常重要的基础工作，也是企业战略实施关键工作。这需要企业上下通力合作的工作，在团队合作的基础上、在企业领导重视和支持基础上实施。自上而下转变观念与否，各部门提供支持与配合的程度如何，都是行政、人力资源管理工作成败的关键;

3、思路只是最基本，要对思路进行进一步的梳理、完善，需要具体的工作方案，其是一个系统的、长期的工程。针对每项工作，人力资源、行政部门都要制订与目标相配套的详细工作方案。但工作的目标是经领导经企业运营全盘思考、研究讨论后实施。如遇企业对本部门目标的调整，必须按调整后的目标完成工作。同样，每个目标项目实施的具体方案、计划、制度、表单等，也将根据企业调整后的目标进行具体落实。

二、具体工作规划

(一)优化组织架构

企业的组织架构建设决定着企业的发展方向。人事行政部以稳定、合理、健全的原则，优化工作流程，节约人力成本、合理配置管理幅度、提高效率，保证企业的运营在既有的组织架构中运行良好、管理规范、不断发展。

1、对现有组织架构和职位编制的合理性调查和企业各部门未来发展趋势的调查;

2、对组织架构的优化草案设计、并征求各部门意见，报请总经理审阅修改;

3、完成企业组织架构图及各部门组织架构图、企业人员编制方案。企业各部门配合企业组织架构对本部门职位说明书、工作流程在去年基础上进行改造。人事行政部负责整理成册归档。

要点：

1、企业组织架构决定于企业的长期发展战略，决定着企业组织的高效运作与否。组织架构的设计应本着简洁、科学、务实的方针;

2、组织架构设计不能是按现有组织架构状况的记录，而是综合企业整体发展战略和未来一定时间内企业运营需要进行优化的;

3、组织架构的优化设计需注重可行性和可操作性;

4、组织架构的优化设计，把握的原则“稳定、合理、健全”，必须紧密结合企业发展计划、企业总体对于组织架构优化调整的需求。

(二)职位工作分析

职位分析是企业定岗、定编和调整组织架构、确定每个岗位薪酬的依据之一，详细的职位分析还给行政配置、招聘和为各部门员工提供方向性的培训提供依据。

1、企业职位分析方案制订，确定职位调查项目和调查方法，如各职位主要工作内容，工作行为与责任，所必须使用的表单、工具、机器，每项工作内容的绩效考核标准，工作环境与时间，各职位对担当此职位人员的全部要求，目前担当此职位人员的薪资状况等等。人事行政部保证方案尽可能细化，表单设计合理有效;

2、职位分析的基础信息搜集工作。将职位信息调查表下发至各部门每一位职员，对调查表进行汇总并完成企业各职位分析草案;

3、向总经理提交企业各职位分析详细资料，分部门交各部门经理提出修改意见，修改完成后汇总报请总经理审阅后备案，作为企业行政战略规划的基础性资料。

要点：

1、职位分析作为战略性行政管理的基础性工作，在信息搜集过程中力求资料翔实准确;

2、整理后的职位分析资料必须按部门、专业分类，以便工作中查询;

3、职位分析必须注意：搜集的信息可能仅局限于企业现有编制内职位信息;

4、该目标达成后将可以与企业组织架构配合在实际工作中应用，减少行政工作中的重复性工作，此目标达成需企业各部门配合，人事行政部注意做好部门间的协调与沟通工作。

(三)招聘与配置

招聘配置目标，是在保证企业日常招聘与配置工作基础之上，基于行业特点，基于企业组织架构和完善各部门职责、职位划分后的具体工作。因此，作为日常工作中的重要部分和特定情况下的工作内容。人事行政部将严格按企业需要求和各部门要求完成此项工作。

招聘与配置，不单纯是开几场招聘会如此简单。人事行政部尽可能地做到节约人力成本，尽可能地使人尽其才，并保证组织高效运转是人力资源配置原则。所以，在达成目标过程中，人事行政部对人事招聘与配置工作会做到三点：满足需求、保证储备、谨慎招聘。

1、招聘方式：现场招聘、网络、报刊、猎头、推荐等。

其中现场招聘主要考虑：人才市场、学生兼职、网络招聘、报刊招聘、猎头荐才与熟人荐才视具体需求和情况确定。

2、渠道建立：

结合行业特点，从建立及时有效的招聘渠道。

一是对于运营保障人员，以一般的现场、网络、报刊等方式，在人员需求分析的基础上，按人员需求计划，定期进行招聘;

二是对于营销人员，以推荐、转介绍、定点定向招聘的方式，及时有效进行人员招聘配置; 三是对于兼职人员，结合行业特点，联系与行业有关的院校组织、网络中介等，进行相关人员引进;

四是对于特招特聘人员，在公司以往招聘特招特聘人员基础上，开拓相关渠道，进行大面积的人员引进;

五是针对目前各行各业人员招聘难度大的特点，发动内部人员进行招聘渠道的拓展，提升人员引进面。

要点：

1、招聘前应做好准备工作：与用人部门沟通，了解特定需求;招聘广告(招聘职位与要求)的撰写熟悉;企业宣传品;一些必需的文具;招聘用表单。招聘人员的形象。

2、安排面试应注意：面试方法的选定;面试官的选定;面试题的拟定;面试表单的填写;面试官的形象;面试结果的反馈;

3、对于渠道开拓上，不仅对于人力资源部门人员提出日常工作中人员引进的渠道开拓，以动员公司所有人员，在人员引进上进行相应的奖励制度。

(四)人事管理

根据公司各部门人力资源需求情况，为公司甄选人才。

1、代表公司对提升、调迁、奖惩和辞退作出最终决定;

2、制定人力资源计划，为公司领导进行人力资源管理决策做出科学、客观、公正的基础资料，实现人尽其用;

3、将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配置。

(五)薪酬管理

以现有薪酬管理制度为依据，结合绩效考评制度，以绩效与薪酬相挂钩，确保薪酬管理制度执行的公平与公正。根据企业运营发展需求，进行行业薪酬调查，为人才的引进、留用提供薪酬管理依据，制订出具有行业竞争力的薪酬制度。

1、 对企业现有薪酬状况分析，结合企业组织架构设置和各职位工作分，完善企业薪酬实施草案。即企业员工薪资等级、薪资结构、薪资调整标准等方案;

2、在职位分析资料，结合所掌握的本地区同行业薪资状况、分析企业现有各职位人员薪资状况，招聘配置提供薪酬依据。

要点：

1、薪酬体系和管理制度，应以能激励员工、留住人才为支点;

2、制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障;

3、建立薪酬管理体系的目的是规范管理、提高士气和生产效率，要充分体现按劳取酬、按贡献取酬的公平原则。

(六)绩效管理体系的推行与维护

绩效考核是保证公司经营目标与员工个人目标保持一致的重要手段，人事行政部门主要负责制定工作绩效考核系统，把公司目标分解到各部门，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业经营的高效率。

人事行政经理指导进行绩效管理体系的推行，协调好各部门在体系推行中培训、引导，督查好绩效周期的辅导与反馈，切实将绩效管理体系应用公司日常管理、运营中。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工不断改善工作方法和提高工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进企业的发展。

1、绩效考核工作牵涉到各部门各职员的切身利益，因此在保证绩效考核与薪酬体系链接的基础上，要做好绩效考核根本意义的宣传和释疑，从正面引导员工用积极的心态对待绩效考核，以期达到通过绩效考核改善工作、校正目标的目的;

2、绩效评价体系在操作过程中难免会出现一些意想不到的困难和问题，在操作过程中将注重听取各方面各层次人员的意见和建议，及时沟通;

3、绩效考核工作本身就是一个沟通的工作，也是一个持续改善的过程。在操作过程中会注意纵向与横向的沟通，确保绩效考核工作的顺利进行。

(七)员工培训与开发

员工培训与开发是企业着眼于长期发展战略必须进行的工作之一，也是培养员工忠诚度、凝聚力的方法之一。通过对员工的培训与开发，员工的工作技能、知识层次和工作效率、工作品质都将进一步加强，从而全面提高企业的整体人才结构构成，增强企业的综合竞争力。对员工培训与开发的投资不是无偿的投入，而是回报颇丰的长期投资。

1、根据企业整体需要和各部门培训需求编制企业员工培训计划;

2、采用培训的形式：外聘讲师到企业授课;派出需要培训人员到外部学习;选拔一批内部讲师进行内部管理和工作技能培训;购买先进管理科学VC、软件包、书籍等资料组织内部培训;争取对有培养前途的职员进行轮岗培训;以老带新及员工自我培训(读书、工作总结等方式)等;

3、计划培训内容：根据各部门需求和企业发展需要而定。主要应重点培训以下几个方面内容：商务礼仪、接待话术、专业理论、团队管理、团队精神、基本素质、心灵激励、新进员工企业企业文化和制度培训等;

4、培训时间安排：外聘讲师到企业授课和内部讲师授课根据企业运营的进度适时安排培训，外派人员走出去参加学习根据业务需要和本部门工作计划安排，组织内部VC教学或读书会原则上一个月不得低于一次，日常五分钟、十分钟的晨会、晚会、工作小结会不设定内容，有工作针对性的培训;

6、培训讲师可采用聘用和内部培养方式。 要点：

1、应根据企业发展不同阶段、不同岗位，制定员工技能培训计划，组织公司员工进行系统培训。一个公司学习能力的高低也是影响公司能否做大做强的基本因素之一。

2、注意培训课题的研究与开发，及时搜集国内知名顾问咨询和培训企业的讲师资料、培训课目资料，结合企业需要和部门需求，不定期地向有关部门推荐相关培训课题信息;

3、培训不能形式化，要做到有培训、有考核、有提高。外派培训人员归来后必须进行培训总结和内容传达宣贯，并将有关资料交人事行政部;

4、人事行政部应注意培训后的考评组织和工作绩效观察，其结果存入员工个人培训档案，作为员工绩效考核、升迁和调薪、解聘的依据之一;

5、在安排培训时一要考虑与工作的协调，避免工作繁忙与培训时间的冲突，二要考虑于部门负责人的沟通和协调，因为他们的理解和支持是很关键的。

第三部分：进入掌控计划期的行政管理工作

一、总体思路

根据行政工作特点，确保企业运营良好的基础上抓好以下几方面工作：

1、以行政事务管理为基础，抓好规章制度的落实、进行工作流程的督查、企业会议事项的跟进，节约成本，完善流程，提高行政事务管理工作效率;

2、以服务为中心，做好后勤保障，确保企业资产安全，为企业正常运营提供服务保障;

3、加大企业文化宣传，增强员工凝聚力、向心力;

4、协调内外关系，建立良好的沟通渠道;

5、加强行政监管，确保企业各项制度的落实，提升工作标准;做好后勤内务保障，加强后勤服务人员服务思想及工作任务完成效率。

二、具体工作规划

(一)行政事务管理

行政事务性工作繁杂，做好行政事务性管理关键点在于管理的有效性、主动性，对于制度执行的公正性及严肃性。

一是加强部门内部管理，强化工作流程，提高工作效率;

二是根据企业特点、发展规划制定公司运营管理规章制度，并认真监督各项制度的执行落实情况，同时，在一定时间内对现有规章制度进行合理修订，使之适应企业发展;

三是对于各项规章制度维护上，建立行政制度维护体系，加强对于各项规章制度的检查力度，确保公司现行制度落到实处，确保执行制度标准不走样;

四是对工作运行中流程进行优化，工作不推诿扯皮，责任明确到人，以优化流程来提高效率; 五是对于会议决议事项加强跟踪跟进，确保企业决议有人执行、落到实处，执行起来不走样，并做好执行反馈;

六是加强行政费用审核、做好部门费用预算，节约成本。 要点：

1、行政事务管理重在工作完成反馈、人员协调与沟通;

2、明确服务意识，强化配合意识;

3、走动式管理，抓工作细节。

(二)执行监督 行政部门是公司执行力是否到位的检验与督促的直接部门。

1、承办总经理及董事会交办的各项事宜，加强对各项工作的督促和检查;

2、定期对公司的相关制度及总经理、董事会交办的事项进行检查监督，核实完成执行情况，并及时把执行过程中的问题汇总向上反映;

3、积极与总经理及各个部门保持顺畅沟通，对公司运作过程中出现的问题做出调整，确保各部门高效而有序运作，公司各项制度得到切实执行。

(三)后勤保障

后勤保障重在工作的前瞻性与及时性，熟悉公司各项流程，树立服务与服从意识。后勤保障公司效率，是衡量人事行政部门行政工作能力关键。

1、日常采购制度完善，加强采购监督与费用控制，树立成本意识;

2、固定资产盘查与保管，确保企业固定资产安全;

3、车辆管理，建立用车行车制度，提倡节能节油，加强车辆管控;

4、工程项目管控上，加强监督与抽查，控制费用与成本;

5、对企业各类资料、档案进行分类存档，确保资料完整性与安全性;

6、公司整体安全保卫、水电及设备设施维护保养、网络维护等管理等事务性做到执行到位、保障及时。

要点：

1、完善的后勤保障制度是确保后勤工作基础;

2、跟踪、检查确保后勤保障质量;

3、满意度调查，是对后勤保障人员工作的促进及服务效果的检验。

(四)企业文化建设

企业文化不但反映出企业经营活中的战略目标，群体意识、价值观和道德规范，还能凝聚企业员的归属感、积极性和创造性。引导企业员工为企业和社会的发展努力，同时企业文化还具有对于员工制度约束力，在无形中规范员工言行。

1、活跃企业文化生活，良好的工作环境和业余文化生活是企业文化建设基础;

2、加强企业文化宣传，利用培训、会议及各类宣传介质，加强对企业员工的思想灌输;

3、企业精神形象：对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。具体来说，就是提炼出企业需要具备的基本经营理念，通过VI系统进行大范围的展示，使之对员工产生潜移默化的影响，并将这些理念融入企业各项制度中去，经过长期的引导、教化作用，使员工对公司产生认同感、归宿感，达到以文治人的效果。

4、企业环境形象：因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，体现在以下两个方面：首先，是舒适的工作环境，窗明几净、温度适宜、干净整洁的工作环境，本身就是公司整体实力和职业素养的体现，在怎样的环境中工作，员工也能产生优越感和对公司的认同感，自觉自愿的为公司努力付出。其次，良好的企业环境应该是积极的工作氛围、人人为我、我为人人的工作软环境，当然，可能这个目标有点高大，但也正是我们努力的方向。

5、企业员工形象：人事行政部门负责制定《员工日常行为规范》并加以落实，良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。

要点：

1、企业文化建设建立在良好的沟通基础上;

2、主管经理自身对于企业文化、企业精神的领悟的深刻如何，是进一步对员工宣导及员工接受关键;

3、人事行政部门作为公司内的综合管理部门，应该是企业文化建设的带头人和执行推动者。

(五)沟通渠道建立

任何一种组织，都需要进行沟通协调。在企业中，人事行政部门就担当起了协调沟通的载体。良好的沟通渠道，才能使企业政策上传下达，确保工作按流程前行，执行按标准完成，加强对外联络，拓展公关业务，保证部门之间及公司对外联系的通畅，更充分的形成良好的团队，提高合作效率，企业沟通渠道是否顺畅，直接体现就是执行力与工作完成标准。

1、建立工作汇报制度;

2、建立工作计划总结制度;

3、建立会务制度;

4、定期抽查问卷制度;

5、员工访谈制度;

6、重点工作、事项调查制度; 要点：

1、沟通渠道、方式多样，关键是沟通不能流于形式，要确实以理顺工作流程、落实工作制度、提高工作效率为着眼点。

(六)服务外联

人事行政部在企业中也是后勤的保障部门，加强对公司后勤保障系统的管理。

1、会议组织、水电、办公用品、固定资产、电话传真、卫生环境、网络、安全防盗、车辆、宿舍等服务工作的管理，更有效的做好服务工作;

2、进行对外联络，对来访客人进行接待，同一些相关职能部门、媒体的联系，塑造企业精神环境形象，提升企业对内对外的品牌建设。

(七)档案整理与信息收集

人事行政部对公司的基本档案、会议纪要、发布文件、获得荣誉、员工资料、政府政策和法律法规等相关资料与信息应进行分门别类的整理、存放，以便公司领导及各部门进行查询，为公司决策提供完善的数据支持服务。

从上面对于人事行政部门工作内容的表述中可以看出，人事行政部门作为公司运营管理的核心部门，其工作重要性毋庸置疑，而且涉及的工作范围也比较广泛、繁琐，而人事行政经理作为部门的领导，无疑是该部门的灵魂人物，在工作过程中，必须掌握以下几个原则，才能更好的完成人事行政经理的工作职责：

1、良好的职业操守

要做事，先做人。人事行政经理作为公司核心部门的领导人，必须有良好的职业操守与职业素养，以公司目标作为自己的工作目标，全身心的投入到工作中，树立“为公司做事就是为自己做事”的理念，这样做才有可能把工作做好、做到实处。

2、深厚的专业知识

通过我的了解，我觉得贵公司是致力于营销服务产业化建设、志向远大的公司，要想在公司把工作做好，自身就必须不断学习公司相关专业知识，尽快从外行变成内行，这样在工作中就更能如鱼得水，令人信服。

3、凡事从我做起

作为部门负责人同时又是领导代言人，必须首先遵守部门及公司的各项管理规定，以身作则，起到表率作用，要求别人做到的，自己要首先做到，不轻易承诺，只要承诺了，就一定做到。

4、提升沟通协调能力,做事公平公正 作为公司的协调部门，应充当各部门之间的润滑剂，以出色的沟通协调能力，使矛盾尽量消灭在萌芽状态，如果矛盾不可避免出现时，作为人事行政经理应挺身而出，实事求是，按公平公正的原则化解矛盾，解决纷争。

5、做好时间管理

人事行政部门日常工作繁多、琐碎，而每个人的精力与时间都是有限的，作为部门经理，必须分清轻重缓急，先做最重要的、最紧急的事情，避免自己的犹疑不决给公司造成不必要的损失。

6、善做记录

好记性不如烂笔头，要善于记录工作中的任务、日程安排、工作要点、得失等，为更好的工作提供依据。

7、善于学习

尊重每个人，相信每个人身上总有值得学习的优点、闪光点，丰富自己的工作方式方法。

8、依靠团队，群策群力完成工作

建设团队，提升团队成员的工作能力，发挥团队的智慧，利用团队的力量完成公司、领导交办的任务。

9、大局观

作为人事行政经理，与公司领导直接打交道，必须切实了解领导真实意图，做好领导交办的工作，同时从公司大局出发，不计个人得失，努力协调各部门之间的关系，为公司经营目标服务。

10、建立良好的人际关系

良好人际关系是工作顺利开展的必要条件，在公司中应努力与各部门员工建立良好的人际关系，尊重每个员工，分清公与私的关系，首先做个受同事欢迎的人，这样在日常沟通中能达到事半功倍的效果，行政经理要面对的九大工作关系：

(1)处理好与上司的关系

这个时候的角色是部下与助手，就是必须以敢于任事的姿态，积极主动地完成工作目标，提供决策信息与决策建议。敢于任事就不是浅尝、试试看，而是不达目标不罢休的精神，越是艰难越向前冲的精神，是能够“把信送给加西亚得人”。主动积极，是一种事前的预测，未雨绸缪，凡是想在别人之前，开动脑筋想办法，不为问题想理由。

(2)处理好与部下的关系

这个时候的角色像是个教练与陪练，既要实施管理的职能，做好计划、组织、领导、控制工作，又要在同时互相学习互相帮助。做好“传、帮、带”，努力的培训部下，丰富知识、提高业务水平、积累工作经验，使部下成为胜任工作、技能精湛、责任心强的职业化员工。

(3)要处理好与各部门同事的协调关系

这个时候的角色是个合作者，每个部门的同事，都是完成公司目标的合作者，因为今天的世界，再也不是单枪匹马可以打天下的时代，只有同事的精诚合作、众志成城，才能在激烈的外部竞争中获得整体的优势。

(4)处理好内外关系

人事行政经理对外部要与工商局、公安局、环保局、电业局、水力公司、人事局、劳动局、人才交流中心、社会保障中心、相关单位进行工作合作，这个时候的角色就是公差者，要代表公司体面地不损害公司利益的情况下与外部合作者搞好关系，为公司创造有利的外部资源环境。

(5)要处理好决策与执行的关系

这时的角色是“承上启下”，一方面要坚决的贯彻执行公司的方针政策，致力于实现公司的目标，另一方面，又不是一个简单的“二传手”，不仅要充分的发挥主观能动性，结合个人的外部环境和资源条件，做出有针对的决策。 (6)要处理好管理与服务的关系

人事行政部在于直线部门(如营销、财务等)的关系上，既是管理又是服务的关系。不能一味地强调管理，而忽视了服务;也不能只提供服务，许诺了管理。

(7)要处理好公平与竞争的关系

公平也好，竞争也好其实都是管理的手法和策略，作为管理的常用手法之一，本身并没有好坏之分。不能片面地认为只要加大处罚和竞争力度就好，最主要的是怎样使用这个杠杆，使之达到提高工作效率的目的。至于公司的竞争力，并没有绝对的标准可追寻，要与公司的具体情况及发展方向紧密结合运用。

(8)要处理好效果与效益的关系

人事行政经理每天都要安排和处理很多工作，但忙碌的工作本身，必不是我的目的，而是工作效果，不能直接的对公司产生了多少效益，我们要成为工作效果向工作效益转化的促进者。

(9)要处理好公司运营管理费用的预算和执行的关系

人事行政经理这时的角色是总管，在充分的得到总经理一定的授权下，对公司的人事、行政、办公支出做好费用预算、管理费用预算及执行固定资产的管理都必须做出合理的反馈报告及决策。

要做好人事行政管理工作，需要通过不断的学习，在不断的工作中去发现问题和解决问题，自身能力才能够不断地得到提高，也才能为公司的发展做出更大的贡献，为自己的职业生涯交出一份满意的答卷。

希望我通过自己的努力，达到公司的要求，出色的完成人事行政经理的工作。

职业人事行政经理人：崔晓萌 2013年8月15日