电算化会计信息系统影响内部控制的原因分析

内部控制的出现, 最初是满足企业组织对财务稿合系统的审计与管理, 实现财务系统有效为组织服务的目标, 使得组织和企业规模的发展壮大, 内部控制不只局限于财务系统, 还涉及到其他管理控制系统, 形成组织和企业的一整套内部控制体系, 而这一控制体系并非静态稳恒的, 是要根据系统内环境的变化做出适当调整的。

1 电算化会计信息系统对内部控制的影响

计算机应用于会计信息系统给企业带来了与手工环境不同来源, 不同性质的风险, 而且随着应用的逐渐深入, 潜在的风险也在不断变化, 从而对企业内部控制造成了多种影响, 其影响表现在以下几个方面。

1.1 差错的反复发生

在手工系统中, 发生差错是个别现象, 而且由于数据处理环节分散于多个部门, 多个人员完成, 一个部门或人员的差错往往可以在下一个环节中发现和改正。所以, 一定时间内数据反复发生错误的可能性不大。但计算机系统处理的集中化, 加之计算机运算的高速性, 使得其处理结果一旦发生错误, 就会影响整个系统。

1.2 数据安全性差

计算机系统的特点是处理和存储的集中化。由此对数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员操作计算机, 会导致机密数据的泄漏。另外, 数据大量集中存储于磁、光盘介质中, 一旦发生火灾、水灾、盗窃事件, 可能会使全部数据丢失或毁损, 同时磁、光介质对环境的要求较高, 不仅要防水、放火、还要防尘、防磁, 而且对温度、湿度还有要求, 从而增加了数据的脆弱性。

1.3 对不合理的业务缺乏识别能力

尽管计算机运行速度快, 精度高, 但以其代替手工会计操作同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑, 不合理的事项的判断和处理能力。

1.4 输入差错的严重性

在信息处理过程中, 如果输入数据出错, 以后的处理环节再正确, 也只能输出错误的信息。计算机对信息处理的高速性和集中化, 都使得这一问题更加突出。

1.5 程序被非法调用篡改

计算机完全依靠程序进行操作。程序是计算机处理信息的中枢神经, 一旦计算机程序被非法篡改或被破坏, 整个电算化会计信息系统便失去了作用。

2 控制环境的重要性

纵观内部控制发展的各个阶段, 内部控制理论涉及到的施控变化和范围变化无不是随着社会环境的变化而变化的。在经济得到较大发展的环境下, 职务分离、交互核对的内部控制方法是适应这一环境的有效方法。经济的进一步发展, 竞争的日趋激烈, 形成了企业复杂的生存环境, 为实现企业的治理目标, 就不得不采用组织结构、职务分离、业务程序、处理手续等因素构成的控制系统。可见, 随着控制环境由简单到复杂, 内部控制也发生了相应的变化。控制环境决定内部控制。

当内部控制的发展适应社会环境的大背景, 能为处于特定环境下的内部控制的施控主体提供依据时, 施控者便可以按照科学有效的传递路径实施决策, 实现施控、受控双方有机结合, 达到控制目的;反之, 当内部控制的发展滞后于社会环境的发展, 或违背社会的进步, 那么内部控制不仅会误导施控主体, 引起混乱, 还会失去自身生存土壤, 无法促进社会的和谐进步。在当今社会背景下, 追求经营活动的最高效率和最有效果是经营者的控制出发点, 仅使用内部控制最初阶段内部牵制方法, 仅用有关组织控制、职务分离的手段是无法实现其控制决策目标的。由此可见, 内部控制是必须同期控制环境相契合的, 控制环境是内部控制的基础。

3 电算化会计信息系统影响内部控制的原因

前面分析过, 控制环境影响内部控制。那么当电子计算机应用于会计系统时, 为什么会对内部控制产生影响呢?

在电算化会计信息系统中, 企业核算的环境发生了很大的改变, 会计部门不仅要利用计算机完成基本的会计核算工作, 还要利用计算机完成各种原来没有的或有其他部门完成的较为复杂的业务活动, 如销售预测、人力资源管理、企业竞争信息管理等。随着信息处理技术的发展, 会计工作的范围逐渐扩展到管理工作中, 如与企业供应链管理系统、客户关系管理系统及生产制造系统地结合, 所有这些都对电算化会计信息系统内部控制的内容产生了很大的影响。同时, 电算化会计信息系统的自动控制大都嵌套在系统的应用程序中, 如果应用程序发生一点差错, 如在调试时未能发现的编程错误, 或被人非法篡改或嵌入了舞弊的子程序, 则计算机会按同样的指令错误处理所有的业务。由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性, 使得失效控制长期不被发现, 从而使系统在特定的方面发生错误或违规行为的可能性加大。在电算化会计信息系统中, 会计和财务的业务处理方法与处理程序发生了很大的变化, 各类会计凭证的报表生成方式, 会计信息的存储方法和存储介质也发生了很大变化。因此, 不仅要控制系统的安全性、可靠性、数据的合理合法性, 还须控制系统符合软件设计的规律和系统处理的过程以及会计法规、原则。此外, 系统的功能与用户的需要可能不一致, 计算机对不合理的业务缺乏识别能力:数据安全性降低等原因是会影响电算化会计信息系统的内部控制。

从电算化会计信息系统的数据处理环境和数据处理来看, 可以把危害的原因分为环境性原因和数据处理原因。环境性原因是指电算化系统地组织、硬件和系统软件, 系统开发、自然环境等方面的原因, 如:组织方面, 职责不分, 没有监督机构等。硬件和软件方面, 硬件失灵, 系统软件失灵, 逻辑线路错误等。系统开发方面, 没有按科学的方法开发系统和设计系统, 系统未经测试和调试等。自然环境方面, 火灾、水灾、风灾、地震等。安全管理方面、数据处理资源的接触是随意的、无必要的限制。数据处理原因, 是指数据处理行为引起危害的各种原因。例如:输入环节, 录入错误信息, 将数据串号写入文件记录中的错误字段, 使用无效代码, 击错功能健, 丢失数据, 重复输入, 没有将数据存盘等;处理环节使用了错误程序, 使用了错误的数据文件, 处理不及时, 丢失数据的文件和程序等;输出环节:错误的发送报表或不及时发送报告中的错误未加更正等等。

摘要：内部控制是企业为保证财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果, 遵循相关的法律法规, 而在组织内采用的一系列规章制度、方法等措施。为了保证会计信息的正确与可靠, 保证会计处理满足国家会计法规的要求, 保护企业财产安全完整, 提高会计工作效率, 企业制定了针对会计系统的一系列内部会计控制制度。当电子计算机应用于会计信息系统时, 虽然内部控制的目的和原则仍然适用, 但大部分传统的内部控制方法和措施失去了作用。在以电算化会计信息系统为背景的控制环境下, 为适应信息时代的发展, 保证信息技术完全有效地为企业服务, 我们有必要研究电算化会计信息、系统环境对内部控制影响的原因, 以利于找出解决对策。

关键词：内部控制,控制环境