档案信息化安全措施分析

2022-12-19

随着信息化工作的开展, 计算机及网络的普及, 信息化程度的不断提高, 各行各业均开发研制出相关的信息系统。目前, 全国各基层档案馆大多已在应用或正在筹建档案信息系统, 档案信息系统已融入档案管理的日常工作中, 一旦信息泄漏就会对各级各部门产生严重危害。因而, 档案信息系统的保密安全工作具有极其重要性。目前, 由于档案信息系统技术设备不足, 以及档案保密安全管理中仍存在诸多薄弱环节, 都使档案信息保密工作难以避免的存在着安全隐患, 相关单位在档案信息化管理、建设、应用工作中必须加强管理, 采取严格的措施加以防范。

一、存在的主要问题

(一) 规章制度落实不到位

档案工作对政府部门的工作开展有着极其重要的作用。档案工作的首要任务就是保证档案安全。目前, 部分单位可能尚未充分意识到档案保密的重要性, 加上平时管理的不规范, 规章制度落实不到位, 容易造成泄密隐患。有的单位未建立严格的档案借阅制度, 档案被借走后长期未还, 甚至可能将其丢失;有些单位档案整理移交不及时, 业务文件材料等涉密资料长期保存在各个部门中, 这些都容易造成档案泄密。

(二) 信息系统安全性差

信息系统建设初期设计不够规范, 以及信息系统自身所依附的计算机以及网络等部件、设备、软件等技术不完善, 其自身往往也存在诸多漏洞:1.信息系统软件的缺陷。非法访问者有可能通过信息系统漏洞进入档案数据库窃取有关涉密文件, 甚至对其非法篡改。2.电磁泄漏:机械设备在工作运行中都会产生电磁波辐射, 这些电磁波信息经恢复处理后容易造成泄密。3.剩磁效应:如果利用传统方式删除存储介质中的信息, 则仅仅是将设备上的文件名删除, 其信息内容还存在。只有做特殊处理, 才可有效防止恢复软件对其恢复。

(三) 保密意识不够

部分单位和档案工作人员保密安全意识薄弱, 没有认识到信息保密的重要性, 错误的认为档案信息共享就是要向社会各界提供全部档案信息。部分单位在利用档案资料进行编研时, 将所有材料一起汇编成册, 没有区分涉密与不涉密资料, 并直接将其归入非秘密载体进行管理;部分单位在进行网络信息发布时, 直接将涉密档案文件放在网上;还有的单位对纸质档案信息化时, 请社会人员来帮助扫描录入, 也容易造成泄密。

二、具体措施

由于规章制度落实不到位、信息系统的不完善和保密意识不够, 要求从多方面入手, 制定有效措施以保证档案信息化的保密安全工作, 才能从根本上解决档案信息化安全问题。

(一) 完善档案管理规章制度

随着档案信息化工作的日新月异, 档案管理者在实际管理工作中会遇到各式各样的新问题。档案信息化工作也要与时俱进, 档案信息系统的各项管理规章制度也应该不断完善, 紧跟信息保密技术防范手段的发展步伐。相关的档案主管部门在制定档案管理规章制度时, 应认真贯彻保密要求。各基层单位要严格根据上级主管部门要求, 制定自己的本级管理规定, 并根据这些规定指导本部门的档案信息化管理工作。

(二) 提高档案人员的素质

档案管理人员肩负着管理单位内秘密档案信息, 应归为重要涉密人员。档案管理人员应进行相关的保密和爱国主义教育, 以及档案信息系统的操作培训。日常工作中及时的指导和监督, 确保档案管理人员不出现泄密问题。

(三) 建立档案信息安全预警机制

根据档案信息系统自身特点, 建立档案安全预警机制, 是提高档案信息系统安全的重要举措。通过增强识别威胁对象的技术, 提高攻击防御能力, 改进防御系统, 完善监控技术手段, 定期对档案信息系统管理情况进行监控。并根据实际情况制定应急保密安全员, 确保档案信息系统的安全。

(四) 加强信息系统建设

将信息安全要求贯穿在信息系统开发、设计、使用、管理中去, 在信息系统开发期就应按照要求来设计涉密计算机信息系统, 若聘请外单位开发信息系统, 应考查承制方是否具有国家认准的保密资质, 与具有保密资质的单位签订保密协议, 并做到全程监督;对涉密计算机设置高级密码, 并定期更换密码;管理人员还要及时安装漏洞补丁、升级防病毒软件;使用低辐计算机, 防止电磁泄漏。

总之, 档案信息系统的广泛应用是一把双刃剑, 给档案管理带来便利, 也带来安全性挑战。如果保密措施不到位, 档案信息泄露, 将会给政府和社会造成难以估量的损失。根据其特点采取合理措施, 做好档案信息化安全管理工作, 才能使其能更好地为政府和社会服务。

摘要：档案信息系统的保密安全工作具有极其重要性, 但是由于档案信息系统设备和信息技术自身存在的弱点, 使得档案信息保密工作存在一定的安全隐患。本文重点介绍了档案信息化工作中存在的各种问题, 并根据问题提出相应的措施。

关键词：档案,信息化,安全措施