当好学校办公室主任应增强八个意识

2022-09-11

办公室主任是学校领导的助手和师生的公仆, 他承担着参与党务、协调校务、做好事务、搞好服务的重要任务;要当好这个办公室主任必须增强八个意识, 即:服从意识、服务意识、大局意识、保密意识、学习意识、精细意识、风险意识。

一、服从意识

办公室工作的属性, 决定了办公室主任必须具有服从意识。曾国藩说:“驭下之道, 最贵推诚, 不贵权术。”忠诚二字最为重要。一是忠诚党的教育事业, 热爱学校, 对领导忠诚, 对同事真诚, 对教职工热忱。二是服从不盲从。参谋跟领导必须保持一致, 不过办公室主任与领导在真理和人格面前是平等的, 在领导面前办公室主任也不应一味地惟命是从, 是非不分, 当与领导意见有分歧时, 要站在领导的角度想问题, 换位思考, 并要选择恰当的时机和方式把利弊跟领导说透彻。三是受过忍责。领导发火, 你就是炮灰, 因为有时候领导不是什么人也能够骂的, 但办公室主任是一定能够骂的。这就是角色的差异。办公室的工作, 十件事情做好九件也没有功劳, 那是应该的, 但有一件做不好就要挨骂。所以, 办公室主任要有能够承受领导批评的心态和胸怀, 在委屈中一过了之。一切工作从大局出发, 千万不能和领导计较, 更不能顶撞。不计较个人私利, 不因为暂时的委屈而耽误工作。

二、服务意识

办公室的核心工作就是服务, 办公室主任主要服务于四个对象:首先是为领导提供直接参谋和助手的服务, 为领导施行各项决策提供依据, 成为得力的“左膀右臂”;其次是为学校各处室服务, 传达并监督完成布置的任务;再就是为教职工服务, 为他们安排和搞好教学科研、职称评审、年度考核、奖金发放及其他各种生活待遇认定等;最后是为学生服务, 大到学生的学习安排, 小到为他们写证明、办证件、盖章等, 事无巨细, 繁琐而单调。办公室主任在开展这些工作中要特别注意四点:一是心态要平和, 甘于幕后;二是要摆正位置, 学会夹着尾巴做人;三是要讲究服务的方法和艺术;四是要懂政策、知礼仪。只有正确处理好“四个服务”的关系, 才能提高服务质量。只有找准出发点和落脚点, 把处理公务、参与教务、协调事务、搞好服务四大职能统筹兼顾, 合理安排, 才能做到常规围绕中心转, 协调围绕领导转, 服务围绕大家转, 信息围绕决策转。

三、大局意识

“不谋全局者, 不足以谋一域。”办公室主任要胸有全局, 用大局的天平来衡量谋划办公室的工作。这样, 才可避免指挥一盆浆, 工作一团麻。具体表现在三个方面:一是思考大局。主动关注学校的整体工作, 出大主意、当好参谋。二是服务大局。围绕学校的中心工作, 精心组织、细化服务措施。三是维护全局。出于公心, 从有利于单位的整体利益出发去调解矛盾;有“多管闲事”的精神, 将工作空档和脱节衔接好。只有这样, 同事才觉得你不仅是办公室的主任, 同时还是这个单位的主任, 也才会在心底认同你, 发自内心地支持你。你工作起来才会游刃有余。

四、协调意识

学校办公室担负着承上启下, 协调各方的重要职责。办公室主任既要协调上下, 又要协调左右, 还要协调内外。搞好协调工作, 要讲究协调艺术, 注意协调方法, 既要有原则性, 又要有灵活性。态度要谦和, 工作要细致, 做到帮忙不添乱, 解难不增忧, 成事不误事。对上要尊重而不盲从, 服务而不奴卑, 还不能违背原则。再是协调好内外关系, 外求协作支持, 内求团结发展, 充分调动各方面的积极性, 营造良好的工作氛围。一方面要通过信息反馈、工作交流、请示报告等向上汇报工作, 积极争取上级的支持、重视和理解;另一方面还要通过深入一线、调查研究、总结典型、工作指导等形式向下联系师生员工, 加强相互之间的协调配合, 共同把工作做好, 起到学校与领导与师生员工联系的桥梁作用, 维护好领导形象。

五、保密意识

高度的保密意识, 是办公室主任的工作性质所决定的。办公室主任享有比别的中层干部更多的知情权, 有更多的机会获得在一定时间、范围内被称之为秘密的信息和资料, 而这些信息和资料往往也是学校的工作重点, 师生关注的热点和议论的焦点。这就要求办公室主任必须时刻牢记自己的身份, 增强政治意识, 严格做到参政不议政。

六、学习意识

学习是增长才干、提高自身素质的重要途径, 是做好各项工作的基础。当前, 教育信息瞬息万变, 办公室主任处在知识和信息的前沿阵地, 无时不把学习放在第一位, 勤于学习, 善于学习, 持久学习。精读马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表重要思想和科学发展观, 研究、吃透党的大政方针, 努力掌握科学的思想和工作方法;熟悉学校的实施方略, 用学科专业知识去驾驭办事规程, 实施现代化办公策略。

七、精细意识

“唯专心致志始见奇效”。办公室工作无小事, 事事关系工作全局, 要做好办公室工作, 没有严谨细致的工作作风是不行的。大大咧咧、马马虎虎、不拘小节、丢三落四, 看似无伤大雅, 但在办公室工作中是绝对不允许的。一点小小的疏忽, 带来的可能是无法弥补的损失;一个低级的错误, 也许会铸成不可挽回的局面。办公室主任在工作中必须牢记“细节决定成败”的工作原则, 切实做到严谨细致, 做到“三思而后行, 百密无一疏”。