采购业务人员基本业务能力分析

在全球经济萎靡不振的环境下, 能源、原材料价格波动严重, 实体经济未走出低迷, 市场需求依旧疲软, 很多企业也面临着诸如部分供应商价格垄断、供货周期长、交货不及时、质量不稳定、服务不配套等问题, 如何有效打破供应商垄断, 实现采购资源的优化配置, 增加采购方的筹码, 提升采购业务能力, 实现企业的可持续发展是采购行业亟待解决的严峻问题。

当前社会各行业只能分工日益精细化和集约化, 采购领域也对采购人员提出了“一专多能”的业务要求, 通过提高物资采购人员全面业务能力以达到降低采购成本、提升企业核心竞争力、实现全生命周期采购综合效能最优的目的。

随着采购资金控制逐渐成为企业利润的切入点, 采购层级也有了成熟的划分标准:

第一层级就是为了简单的实现采购目的, 保证采供双方在一定的共识下完成合同的签订;

第二层级通过对时间的控制、采购方法的控制, 来实现合理的低价;

第三层级则是通过采购经验和时间的积累, 形成了总成本的观念, 通过协调供应商和采购战略, 形成框架采购;

第四层级是采购人员具备了战略视角, 从整体层面支持企业的核心业务, 形成战略采购, 为单位的长效发展提供解决方案。

如何实现采购全生命周期效益最大化和不同采购层级业务人员水平之间的矛盾, 是摆在采购人员面前的问题。要实现两者的有机结合, 业务人员就成为了关键桥梁, 而业务需求和实际现状也对采购业务人员的业务能力提出了严苛的要求。

1. 采购人员业务素质

1.1 理论知识

首先, 采购业务人员应对采购相关的法律法规熟知并掌握。为了规范招标采购业务, 国家先后出台了招标采购的相关法律:《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《工程建设施工招标投标管理办法》、《评标委员会和评标方法的暂行规定》等;对于谈判采购, 虽然没有规定统一的法律和规章制度, 但是只有参照相关法律制定合理合规的谈判采购规范, 才能保证谈判采购的合法合规性, 而不是完全不受约束的个人恣意行为;此外国家还颁布了许多与经活动有关的法律和规定, 来规范企业和个人行为, 如《中华人民共和国合同法》。要是保证采购的公开、公平公正和诚实信用, 业务人员必须学习相关的法律法规。

其次, 对引进物资的采购, 进口法律法规、进出口贸易的相关知识、基本熟悉税务知识等也是必不可少的。

当然, 采购人员必备的业务知识包括谈判技巧、商品知识 (商品功能、用途、成本、品质) 、签约的基本知识是必须具备的。

只用学习掌握了采购涉及的相关了理论知识, 才能在政策、法律的规范内完成采购业务, 维护国家与企业利益, 保障个人权益。

1.2 专业技能

一个合格采购人员是半个产品专家。对产品的了解和产品认识有独特的见解和看法, 并应用于对供应商的选择和采购业务管理。采购产品及相关的专业知识不同企业不同物品的采购需要掌握的产品知识及相关的专业知识也是千差万别的一个采购员要干好本职工作首先要掌握采购业务的产品专业知识。较强的专业知识便于采购方掌握成本价格组成:如阀门采购, 业务人员要了解阀门生产的工艺对成本的影响、原材料的来源及其市场价格、制造商采用的新技术、以往应用过程中出现的问题等等, 可以使采购方对供应商的报价有一定的总体概念, 在采购的过程中处于主动地位。

因此, 掌握了一定的专业知识, 可以了解产品的成本组成, 熟知国内外的新产品, 新技术, 能够通过开发新来源或替代品, 降低采购成本。

1.3 表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应方沟通, 必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件, 例如规格、数量、价格、交货期、付款方式等, 避免语意含混、滋生误解, 尤其是忙碌的采购工作, 采购人员更应具备长话短说、言简意赅的表达能力, 以免浪费时间, 而说之以理、动之以情来获取优惠的采购条件, 更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

1.4 市场分析能力

分析市场状况及发展趋势, 分析供应商的销售心理, 从而做到对采购工作中心中有数, 知己知彼、百战百胜。在市场经济条件下, 价格和供求在不断变化, 采购人员应根据掌握的资料及供应商的态度等方面来预测将来市场上该种商品供给情况, 如商品的价格、数量等。

采购业务是在市场经济环境中进行的, 不可能离开市场单独存在。对市场行情价格的跟踪和分析, 是保证采购效益的前提。采购人员首先能够敏锐的感觉到市场价格的变动, 其次是能够根据以往价格变动趋势和当期那实际判断价格的走向, 最后在与实际采购业务相结合。

1.5 成本分析能力

采购支出是构成企业成本支出的重要部分, 因此采购人员必须具有成本意识, 会精打细算, 不可大而化之;其次, 必须具有成本效益的观念, 并能随时间投入与产出加以比较。

2. 结语

采购已经步入横跨经济、技术、商务等多专业的综合管理领域, 要实现全生命周期采购的效益最大化, 对采购人员的素质、技巧、采购知识、专业知识和业务能力就提出了更高的要求, 采购人员必须具备与当前工作要求复杂性相适应的能力和素质。采购人员的管理和发展是企业综合能力体现的重要内容。是保障采购能力形成与培养、采购队伍建设和发展的必须要, 是实现企业可持续发展的有效途径。

摘要：随着社会行业分工的细化, 采购业务也逐步成为了跨行业跨领域的综合专业。本文从采购实际出发, 对采购人员的基本业务能力进行了简要分析, 阐述了采购人员如何在市场变动频繁的大环境下, 以实现采购全生命周期效益最大化为目的, 提高采购业务水平, 满足采购业务的实际需要。

关键词：采购,业务能力