办公室接待部工作职责

第一篇：办公室接待部工作职责

办公室接待工作流程

一、目的

为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司的水平，特对公司的有关接待工作做一下规定：

二、流程

1、任务确认：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、

规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容作出相应的接待方

案，报公司领导审批，并根据领导的意见做相应的修改，对于一

些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。

3、提前准备：接待方案经公司领导批复同意后，应在规定时间内做

好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预订、餐

厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、

接待日程、任务与人员安排等等。

4、接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外

情况时，应及时向公司领导请示。工作人员应做到仪表端庄、和

蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5、小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况作出小结，总结经

验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务累计经验和培训人员。

三、质量控制

公司领导和具体负责接待同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足地方，保证任务的顺利完成。

四、其他

所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经公司领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备一

一、接机

1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间;

2、对陌生来宾制作接机牌、接站牌;

3、提前一小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机;

4、提前10—20分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆

1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预定宾馆房间。原则上重大领导和来宾预定套间，其余均预定标间;

2、重要来宾入住前一小时，酒店前悬挂欢迎横幅或LED显示，房间安排水果、鲜花;

3、每天早餐安排公司领导陪同;

4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结账手续。

三、就餐

1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预定餐厅包厢;

2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导个工作人员;

3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，

坚持节约原则。

4、就餐前半小时，烟、酒到位。

5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位(重要就餐

安排照相人员)

6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结账，并通知司机送客。

7、办公室负责接待人员打包。

四、旅游

1、提前两天制定方案，报公司领导审核批准;并送来宾、陪同公司

领导，发接待工作人员和司机。

2、长途旅行，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、

水果、雨伞、相机等;

3、提前2—4个小时安旅游点入住酒店和就餐饭点;

五、送机、送站

1、离开前一天为来宾购买好机票，并交来宾审验;

2、提前两个小时购买好礼品;

3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站公司领导和工作人员、

司机;

4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站;

5、工作人员办理好打包、托运手续，并收回来并电子客票(若机票

有公司承担)。

六、收尾工作

1、及时核报差旅费;

2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统

一保管;

3、完成来宾临行前交办的其他事宜。

前期准备二

1、任务确认：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、

规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、准备工作：办公室内需提前打扫卫生，做到干净、整洁，提前准

备茶水、水果。提前一个小时在公司门口做好欢迎牌，并通知公

司相应领导提前五分钟在公司门口迎接来宾。

3、待来宾至会议室坐定后，由公司领导向来宾，介绍公司历史及发

展，并一同观看公司宣传片或宣传册。(必要时需安排人员拍照)。

4、会议结束后，及时确定相关领导是否安排就餐。若需安排，第一

时间预定就餐包厢，准备就餐需用的烟、酒。

5、接待结束后，若需要，公司宣传部第一时间将次新闻发布至公司

网站及微信公众账号。

第二篇：如何做好办公室接待工作

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。

接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是：热情周到，耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注意把握好以下几个环节。

一、认真细致地做好接待前准备

接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地点等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而宜，根据需要妥贴安

排。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。

二、热情周到地做好接待中服务

在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

(一)迎接引导，沿途介绍。对接待者来讲，来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人介绍景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人时自己行走的位臵、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。

(二)座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落;人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。

(三)食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，

事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半格，并安排好座次、致词等。

(四)参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。

(五)注意送行，善始善终。活动结束后应安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。

三、及时全面地做好接待后总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将

照片寄给客人。

一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第三篇：办公室接待群众来访工作规则

为维护来访群众合法权益，规范来访接待工作，提高工作效率和质量，根据《信访条例》和有关法律法规规定，结合来访接待工作实际，制定本规则。

一、工作职责和受理范围

按照《信访条理》规定和市委、市政府信访办要求，局信访办负责接待全市公民、法人或其他组织及市直水利系统干部、职工、家属，向上级或本局领导同志反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的来访。交办、转送、督办来访事项，协调处理来访问题，综合分析来访信息，开展调查研究，及时、准确地向上级及其领导同志反映重要的来访情况，向有关部门或局属二级单位通报群众来访及来访事项的处理情况，提出完善政策和改进工作的建议。

二、工作原则

坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则;

坚持依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则;

坚持预防和化解相结合的原则;

坚持公开、便民的原则;

坚持双向规范的原则(既规范信访工作行为，又规范上访行为)。

三、工作程序

(一)登记

1、所有来访都应进行登记。有登记能力的来访人员，应自行填写《来访人员登记表》规定的登记事项;无登记能力的由接访人员代为填写。

2、对确定不予受理、不在受理的来访事项，接访人员须向来访人宣传法律法规，并告知来访人。

(二)接谈

1、对下列情况，确定接谈：

(1)集体访，代表人数5人以下;

(2)属本系统处理的个体初访;

(3)符合法律政策规定应解决而未解决的个体重复访;

(4)其他需要接谈的。

2、对确定接谈的，接访人员要核对来访人的身份证或其他有效证件，阅看核实《来访人员登记表》和相关材料，听取来访人的陈述，来访人的异常、过激言行，以及与有关地方或部门研究处理的情况，并签署接访人姓名。

3、接谈后，需有关单位和部门处理的，向来访人出具《来访事项转送单》。对要求过高或提出无理要求的信访人，要做好耐心细致的思想教育疏导工作。

4、对涉及有关单位和部门的集体访、异常访，通知相关单位和部门前来接待处理。

5、对需要呈报局领导接待的来访问题和重要来访情况，要及时向局领导汇报。对其中需要报领导审定后答复的问题，要写出答复提纲，报领导审定。

(三)

1、上报

上报的载体有《重要信访呈报》、《要情专报》、《信访工作情况》。

(1)对群众进京赴省来局上访反映的问题，需要局级领导阅批或亲自协调处理的;市级领导分管工作范围内的苗头性、倾向性以及群众反应的热点、难点等突出问题和有关单位、部门因工作不力造成重大影响的情况等，编写《重要信访呈报》。

(2)对有关党的建设、经济建设方面的重要意见、建议以及国家法律法规和政策执行情况的重要反映;设计群体利益的政策性、地方性情况和问题;重大的违法违纪问题;群众集体访、突发异常等情况，编写《要情专报》。

(3)定期对上访情况进行综合分析、专题调研，对办理情况进行通报，编写《信访工作情况》。

2、交办

对按国家法律法规、政策规定应该解决的和合理的诉求，带有普遍性、倾向性、苗头性或可能引发群体性事件，危机人民生命财产安全，有关单位或部门处理意见明显不当来访事项，应发函交办处理，有关地方和部门按要求书面回告结果。情况紧急的，先电话交办，再补发交办函。

在发函交办时，对省、市交办函和市、局级领导批示件，应及时报领导签发，以转字号向有关单位和部门交办。各单位、部门应按“三签字”要求办理并填写《结案回告表》，一式三份向本局书面回告办理结果。对省厅、市信访办交办函和市、局领导批示件，应在规定时限内向省厅、市局级领导反馈办理结果。

3、转送

对其它需要反馈办理结果的信访事项实行转送，原则上每月向有关单位和部门进行转送。

4、批报

(1)需呈报局主要领导，经分管领导阅审后，报局主要领导阅批。

(2)对省厅、市信访办交办函，由分管领导阅审后，报主要领导。对紧急的信访事项用口头或电话形式速报主要领导。

5、结案材料审核把关

对发函交办、转送件按照“谁签发、谁审核、谁负责”，严格审核把关。审核时，要做到“七看”：一看对上访人的基本情况、反映的主要问题及要求、调查核实情况是否清楚、准确;二看引用法律政策是否正确;三看处理意见是否恰当;四看处理意见是否落实;五看上访人对处理意见是否满意，对信访人反映的问题未解决或不能解决的，是否说明理由并附相关证据材料;六看责任领导、责任人工作是否到位;七看《回告表》的填写及其应附报的有关资料是否符合要求。凡不符合“七看”之一的应退回重新办理。

6、对跨部门或单位应由我办协调解决的上访问题，由我办报经分管或主要领导同意后，请有关部门或单位派人参加协调处理，并跟踪督办落实。

(四)督察督办

需督察督办的信访事项，按照《xx市信访办督察督办工作规则(试行)》进行办理。

对交办、转送的上访事项，承办单位作出的处理意见明显违法有关法律法规和相关政策规定又不自行纠正的，办理的信访事项不符合要求的，未按规定时限报结果又没有说明理由申请延期并经签发人同意的，我办先按职责分工进行督察督办。难以督办的重大来访事项，应及时报本局分管领导或主要领导阅批。

四、来访告知

(一)告知范围

1、属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围的信访事项，对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，对有权处理的行政机关已经受理或正在办理的，告知信访人依照有关法律、行政法规规定的程序向有关机关提出，阐明不予受理的理由。

2、对情况复杂的来访问题，经有关领导批准，按《信访条例》规定延长办理期限的，告知来访人延期理由。

3、对来访人再次来访查询来访事项办理情况的，告知来访人处理方式、处理结果等情况。

4、来访人对处理意见不服，又没有在法定期限内提出复查、复核请求的;对有权处理的行政机关已经复核结案的，来访人对复核意见不服，仍然以同一事实和理由提出投诉请求的，告知来访人不再受理。

(二)告知方式

视其来访内容和来访人的具体情况，分别采取口头、电话或者书面告知。书面告知只出具一次。

接访文稿编写的基本要求是：符合国家法律、法规和方针政策及有关规定;观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短，措词用字规范;人名、地名、数字引文准确;使用国家法定计量单位;简称要规范;结构层次序数用法符合规定。

六、档案管理

严格按照《xx省信访档案管理办法》的规定和《xx市信访办文件材料分类方案、归档范围、保管期限》的要求，做好接访档案的分类、收集、整理、立卷、归档工作。

列入长期保存的办信档案的范围是：市委、市政府领导批示件，中央、省、市发函交办件，及其他重要信访事项形成的文字材料需要归档存查的资料。

七、特殊情况处理

(一)异常情况处理

来访人有下列行为，经劝阻、批评和教育无效的，由公安机关予以警告、训诫或者制止;对违反集会游行示威法律、行政法规，或者够成违反治安管理行为的，由公安机关依法采取必要的现场处置措施、给予治安管理处罚;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

1、上访人员拒不到有关机关设立或者指定的接待场所，多人上访推选代表反映问题超过5人的;

2、在局机关周围非法聚集，未堵、冲击机关，拦截公务车辆，或者堵塞、阻断交通的;

3、携带危险物品、管制器具的;

4、侮辱、殴打、威胁机关工作人员，或者非法限制他人人身自由的;

5、在信访接待场所滞留、滋事，或者将生活不能自理的人弃留在信访接待场所的;

6、煽动、串联、胁迫、以财务诱使、幕后操纵他人上访或者以上访为名借机敛财的;

7、扰乱公共秩序、妨害国家和公共安全的其他行为。

(二)来访人患病情况的处置

1、来访人在接待过程中患病需要紧急救治的，应迅速通知医务人员到场，必要时送医院急救。

2、来访人患有恶性传染病的，应迅速通知市卫生行政部门处置。

以上两项处置费用由来访人或地方有关部门支付。

(三)其他

来访人的食宿、交通等费用自理。特殊情况按照有关规定办理。

八、工作纪律

接访人员要严格遵守国家的法律法规，遵守市信访办各项规章制度和工作纪律。不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券。

与来访人或者来访事项有直接利害关系的接访人员应当回避，不得干预接访工作或擅自办理来访事项。

第四篇：秘书的办公室的接待工作

秘书：

办公室接待工作

作为一名办公室秘书将按以下几种情形来接待:

一、热情友好地接待

当来访者来访时，秘书人员应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或者公共接待区，并为其送上饮料，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。切记，始终面带微笑。

在热情接待中要注意的三方面问题：

1、名片礼仪

递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。

2、介绍礼仪

介绍的礼节是行为大方得体，介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的，将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性，将本国人介绍给外国人。

3、握手的礼仪

愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不家过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女

士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

二、要弄清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。清楚来意后，不能直接回答他领导在否，要明白领导是否愿意见他。

1、问清对方目的

自我介绍之后，秘书要问清来客的姓名、身份、目的。如果来访者递上名片，这些情况就可以从名片判断出来。要进行登记工作，应该叫来访者填写 “填写约见登记和职员出入表如” 图(1)，如果来访者拒绝说出来访目的，而领导对此有明确要求，此时可以说：“某先生，恐怕我不得不告诉领导您要谈的事情，这样我才方便安排您和他的会谈。您能告诉我大致的情况吗?”或者说：“您能告诉我为什么要见某领导吗?这是他希望我弄清楚的第一件事。”如果来访者仍不愿告诉原因，可以说：“如果您不愿现在说出来访原因，我可以理解。您可以给某领导来封密函，跟他说说您想见他的理由，我相信他会很高兴与您会面的。” 此时说话一定面带微笑，谨慎耐心。 图(1)：

2、给领导留下回旋余地

明确了这些情况后，不能直接回答他领导在不在，因为领导可能不愿意见这位客人，应该先通报领导办公室。注意，无论接听电话的是什么人，都要说：“××办公室吗?”不要直呼“××您好”，并说明有客人来访，请问××领导是否方便接待或在不在。这样可以给上司留下选择的余地，也许领导不愿意会见来访者。

3、领导不在时的处理

如果领导不在，应向来访者说明上司外出的原因、返回的时间，但不可说出领导外出的地点，可以这样告知来访者：“抱歉，他恰巧外出，预定××时间回来，您的意思怎样呢?”

此时秘书可以对来访者说：“您若愿意，可先由我与您谈谈。”或者“可否告诉我有什么事?由我转告可以吗?”总之要为对方设想，作适当的交代。

4、领导在时的处理并愿意接待

愿意接见，则按照领导的意思接待来访者，给以秘书的专业服务，做好会话记录，在会见结束后将来访者送至门外。

5、领导在时的处理并不愿意接待

如果领导表示不愿接见，秘书应向客人表示领导不在，而不能直说领导不愿接见。此时，应请客人留下名片，并表示领导回来时会“告知”他的“来访”，切不可说领导回来时会回电。

当秘书确定领导不想见来访者时，可以这样回答来访者：“希望我能多给您一些帮助，但某某(领导)现在有急事，可能需要一段时

间，您最好与他进行书信联系。”

针对这个案例总结了几种不同情况的接待方式，在来访者接待问题上，我们秘书人员要灵活机动，合理运用自己所学的专业知识解决这种特如其来的来访者来访问题。

作者：朱虎成(涟水县团县委办公室)

第五篇：浅谈如何做好办公室接待工作

作者：王毅

班级：物业管理班 学号：11076126 摘要

企业的发展壮大，业务往来的增加就使得接待工作越来越重要，甚至接待工作的好坏，直接关系到客户对企业的良好印象、业务的成败。文章从接待工作的意义，如何做好接待工作，以及对接待工作的认识三个方面对企业办公室如何做好接待工作作了论述和建议。

关键词：企业，办公室，接待工作 ，意义，程序，思考，措施

一、做好接待工作的意义

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力。同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使得接待工作越发重要。那么在新形势下。作为一名办公室工作人员，对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，要把其作为一项政治任务来完成。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质高量地完成每一项接待任务。

二、如何做好企业接待工作

(一)做好接待的准备工作

1.是接待手册的编制

首先应了解来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务，确定接待规格，并根据所对应的职务确定陪同接待的领导。然后编制接待手册，应包括住宿、就餐、陪同人员、车辆、日程安排等，并经领导审核后发放到每位来宾手中，让客人了解大体的行程安排，做到心中有数。

2.是物质准备工作

贵宾室、荣誉展室、会议室等要提前打扫干净，桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。桌上可放一些介绍企业情况的资料。另外，茶具、茶叶要准备齐全。各种办公用品(笔记本、笔等)要提前准备好，以备不时之需。

3.业务知识和能力的准备

要对企业的发展历史、精品工程的特点、规格，各部门设置及领导分工情况做大致的了解。同时，要有较完备的企业概况和市容市貌概况资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线等，保证客人所想、所需，使其满载而归。

(二)形成良好的接待程序

在企业的各类接待工作中，通过不断的摸索和实践，我们逐步形成了迎接、陪同、送行的全过程接待服务思路。首先，由相关领导到高速路口或飞机场迎接客人，与客人进行初步的结识，并简单介绍企业公司的大体情况。到达企业公司后，由来宾方最高领导所对应的企业领导进行接待，致欢迎词，陪同参观企业荣誉展室，安排欢迎宴会，陪同参观企业施工现场等，确保来宾来访期间的生活充实、愉快，最后由接站时的领导负责将客人送至高速路口或飞机场，充分展现企业的良好形象。

(三)注重细节，全过程负责。

企业办公室树立了“接待无小事，细节定成败”的接待理念，在每一次接待中，高度重视每一个细节，了解每一位来宾的日常生活习惯，做周密的安排。面对接待工作复杂、繁琐的各项事务，“想来宾所想，备来宾所需”，不断提高随机应变的能力，周密细致地安排好每一项接待内容，并对接待全过程负责。同时，我们还注重对接待之后的思考，寻找问题和不足，以便在以后的接待工作中加以改进。

三、做好接待工作应重视的问题

(一)更新观念、传播文化

在新形势下.办公室入员应及时更新观念。充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此.必须把接待工作看作是企业经济工作的—个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。

做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。办公室人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象，每—个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

(二)精心策划，突出特色

要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。

每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接待工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。

(三)优化流程、规范运作

接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，接待人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识，不断提高自身索养并注意实现资源共享。

(四)关注细节、注重实效

细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整;具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍。以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要”眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会。以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理意外情况处理水平，以便将各类有损于企业形象的细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效兹和经济效益。因此，接待人员要充分利用接待工作的每—个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，利用每一次接待机会来增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时。接待人员还要对接待效果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待漉程。力求接待活动效益的最大化。

(五)及时全面、做好总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结。看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将照片寄给客人。一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是—个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员还要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特男日是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

(六)不断创新、追求卓越

在新形势下，接待人员只有结合企业自身的实际.自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板。汇报材料可以使用多媒体技术来制作，而不仅仅局限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，接待人员要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。

四、对接待工作的几点思考

(一)提高对接待工作的再认识

有些企业把接待工作单纯视为一般的后勤工作，认为接待工作就是平时的“迎来送往”，安排好食、住、行，就够了，其实不然。新形势下，接待工作的内涵更加丰富，外延也不断拓展，服务对象、工作范围、接待队伍不断壮大，已不再是单纯的食、住、行问题，它已发展成为涵盖政治、经济、文化等诸多领域，拓展到社会各个阶层，需要许多相关部门共同参与来完成的一项工作。因此，需要我们对接待工作的内涵进行再认识，要从全局的角度思考问题，力求成为重要接待的策划者、组织者、保障者、服务者，确保各类接待工作的顺利开展。

(二)提高对接待工作重要性的再认识

接待工作是一项综合性很强，面广量大的工作，它是宣传企业，展示企业形象的对外窗口，是企业长远发展，加强对外合作交流的纽带。因此，新时期，我们要提高对接待工作重要性的再认识，要从自身素质抓起，不断优化和完善整体接待服务功能，创造性的开展工作，让接待出效益;要通过认真组织，精心安排，努力提高接待质量，充分发挥在对外交往联络中的窗口、桥梁、纽带作用。

(三)展望未来，认真细致的做好接待工作

展望未来，做好接待工作任重道远，需要我们不断的更新和完善，进一步的提高接待准备、接待程序水平，加强自身的修养，无论是从接待前的准备、接待中的服务还是接待后的总结，都应认真细致的做好每个环节，力争更好的彰显企业形象，展现企业实力，提高企业知名度，促进企业又好又快发展。 参考文献

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