公证信息化软件系统总体规划探讨

公证系统信息化建设已经经历了多年, 从基层的公证处, 到各级上层公证管理部门, 取得了不少成功的经验, 也留下很多失败的遗憾。在计算机应用飞速发展的今天, 相比于其他很多行业, 公证系统的信息化还是处在比较低层次的应用阶段, 这虽然与公证行业自身的特殊性和专业性有关, 但是, 总体规划的缺失或不足也是其主要的原因之一。应该说, 任何一个行业总有其特殊性和专业性, 所以公证行业自身的特殊性和专业性并不能成为公证信息化滞后的充分理由。虽然公证业务范围和种类在不断地变化和拓展, 但是相对其他很多信息化效果优良的行业, 公证信息的复杂程度并不高, 信息管理系统的设计难度也不算大, 公证信息化建设完全可以做得更好更完美。

公证信息化建设是一个系统化的工程, 必须综合考虑到公证处、司法局、司法厅、司法部等各部门的需求, 尤其是基层公证处的需求, 同时, 要充分利用现有的软件、硬件、数据、内部技术等资源, 尤其是基层公证处多年信息化发展取得的成就, 立足现在, 长远发展, 按照各级机构逐级建立统一的接口和规约, 并最终建立起一个相对稳定的、可持续发展的规划蓝本。

一、立足各地公证处及各级公证管理部门的需求, 以职能为依据, 以业务为指导, 明确各级机构信息化管理的目标和任务

公证处是依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。公证处信息化建设的目标就是利用计算机技术完成对业务信息和职能要求的高效管理, 公证处信息化建设的任务就是保证信息化建设目标顺利实现。目标和任务就是做什么和怎么做的关系。

对基层公证处而言, 信息化建设主要目标就是将办证业务和公证处其他业务电子化管理, 以最方便、简洁、高效的形式行使公证处的职能。对其他各级公证管理部门而言, 信息化建设主要目标是处理和管理来自公证处及上、下级和平级公证管理部门的各类公证信息和其他信息。

( 一) 公证处业务信息管理系统是公证系统信息化的重点

公证处的主要职能是证明, 它的职能既包含对外服务, 也包含对内管理。对外服务包括办证咨询、受理、取证、出证、查询等等, 对内管理包括审核、翻译、制作、归档、水印纸管理、资料扫描、流程控制、人员分工、权限分配、统计分析等等。公证处的业务指的是公证业务范围, 即公证的分类和公证事项 ( 案由) 。分类可以按照使用范围划分为国内、涉外、涉港澳台, 也可以按照用途划分为民事、经济; 公证事项则是对所办理的公证业务的细化定义, 包括收养、继承权、遗嘱、产权、亲属关系、贷款合同、委托书、……等等; 公证业务范围在不同的时期、不同的地点、不同的管理模式下, 都可能有不同的变化。

所以, 公证处对外、对内的职能依据, 决定了公证处业务信息管理系统服务的对象既要面向公证员和助理, 同时也面向广大群众, 它比其他级别的公证管理部门更加具备窗口的性质。而公证处的业务范围决定了公证处信息化建设的信息量最大、信息化建设最紧迫、信息复杂程度最高、建设难度也最大, 是公证系统信息化的重点。

( 二) 其他各级公证管理部门信息化的目的主要是为基层公证处服务

其他各级公证管理部门在信息化建设需求相对简单, 例如地方司法局公证管理科室, 它主要是收集所辖各公证处的数据, 包括人员数据和办证数据等, 然后进行统计分析, 产生各类统计报表上报至上级公证管理部门, 同时, 为下级各公证处提供各类诸如办证当事人诚信查询、从业人员管理等服务。其他各级公证管理部门的信息化建设的目标, 是通过系统建设, 以最高效的形式行使管理辖区各公证处、为各公证处服务的职能。各级公证管理部门的信息大多来自公证处, 而且最终大多来自基层的公证处, 是对基层公证处信息的逐层综合, 所以, 各级公证管理部门信息化建设的终极目标应该是建立起高效的信息管理平台, 为基层公证处提供快捷高效的服务。

二、充分考虑实用性和差异性, 充分利用现有资源, 尤其是各公证处现有的信息化成就

( 一) 充分考虑各公证处的差异, 保证信息化建设成果的实用性

各公证处业务需求并不一致, 职能管理的方式和流程也有区别, 例如有些公证处侧重国内公证, 有些公证处则侧重涉外公证; 同样是国内公证, 有些公证处会把某些事项的公证交由主办公证员主办, 有些则全部经由主任审批。不同公证处人力、技术资源也可能差异很大, 有些公证处年办证量接近十万件, 有些公证处年办证量则只有数百件; 有些公证处人力资源充足, 有足够的技术能力, 有些公证处则只有数人, 对计算机技术了解非常匮乏。

公证处信息化建设一定要综合和充分考虑到这些不同, 最大化综合各公证处的实际要求, 甚至要满足有些公证处在不使用信息管理系统的情况下如何和上级机构交互数据的情况。只有满足了公证处的需求, 并能积极适应各公证处的实际情况, 才能保证信息化系统在各公证处具备实用性效果, 才能真正被各公证处使用起来。

当然, 信息化在适应各公证处的同时, 各公证处也要适应信息化系统的要求, 必要时也要作出适当的改变。应该说, 满足各公证处实际需求和各公证处适应信息化管理系统的关系应该是相互适应、相互促进、相互发展的关系。

( 二) 充分利用现有资源, 并吸取之前的教训

各地各级公证管理部门及公证处经过多年的发展, 很多机构都经历过自身的信息化建设。这些信息管理系统有些简单有些复杂有些失败有些成功, 但是, 都是最贴近它们实际需求的, 不管最终的效果如何, 它们的经验和教训一定要吸取。

另外, 经历过信息化建设的机构, 它们的已经电子化了的信息, 诸如公证申请人、公证案卷等各类信息都要尽量利用起来, 不要把之前的努力一股脑地抛弃, 因为这些信息对后续的信息系统建设都是有用的信息资源, 而且能够检测后续信息系统的稳定性和可靠性。

上级公证管理部门不应该在软件的选择上一刀切, 强制下级所有公证机构统一使用某一种信息管理软件系统, 应该给予下级公证机构自主选择的权利。信息管理软件的使用需要一定的基础和投入, 所以对一些办证业务很少的公证处, 在以类似ms office等简单字处理软件就能完成主要工作的情况下, 考虑到资源有限, 完全可以不使用信息管理软件。

三、逐层建立统一的规约, 在统一规约的制约下, 允许各级公证机构信息化建设的多样性

( 一) 统一规约的必要性

各级公证机构总体上是一个职能型的组织机构, 在职能型的组织机构里, 数据的上传和下发总是先经过最近的上/下级, 经过上 /下级处理后, 再发送到更高的上级或者更低的下级。

举例说明, 如下图所示:

公证处把年度办证数据首先发送给上级的司法局公证管理科, 同时接收来自上级的司法局公证管理科的公文; 司法局公证管理科把统计报表发送给上级的司法厅公证管理处, 同时接收来自上级的司法厅公证管理处的公文。

为了保证数据的顺利传送, 有两点需要事先作规定, 一是公证处上报给司法局的办证数据和司法局上报给司法厅的统计数据, 这些数据必须按照一定的格式填写, 否则, 接收数据的一方很难理解和处理各种格式的数据; 二是司法厅下发给司法局的公文和司法局下发给公证处的公文, 也必须按照一定的格式和内容要求填写, 例如必须按照从上而下的格式包含标题、主送、抄送、正文、发文单位和发文日期等内容。

我们可以把这些事先的规定理解为即是所谓的规约。简单地说, 规约可理解为信息传送的双方事先规定数据应该包含哪些组成部分、这些组成部分以怎样的格式传送。如下图所示:

统一规约能规避不同品牌或版本的公证信息管理系统之间的通信障碍。例如上图五家公证处, 它们的上级机构完全可以不用在乎各公证处是否使用了信息管理系统或者是否使用一样的信息管理系统, 只要它们按照统一规约规定的数据格式向上级机构传送数据, 即可无缝完成相互的数据传送任务。

( 二) 统一软件品牌和统一规约的区别

统一软件品牌指的是强制要求所有公证机构使用同一个软件开发商开发的公证信息管理系统, 例如强制规定所有公证处使用某个软件开发商开发的公证业务管理软件。统一规约指的是不同公证机构之间的信息交互的数据格式, 交互的任意一方的软件系统对规约而言是透明的, 可以不同品牌或不同版本; 规约并不关心信息交互双方的具体数据格式, 而只在乎这些数据和规约的接口, 交互双方的具体数据只要满足规约提供的接口样式, 数据交互即可成功实现。应该说, 统一规约提供了一种非常灵活的适合各级公证机构相互交换数据的通信方式。

( 三) 统一软件品牌的风险

现在软件市场上有很多品牌的公证信息管理软件, 应该说, 各有千秋, 也各有短板。考虑到不同公证处的实际情况很不一样, 我们认为应该制定统一规约规范各公证处信息化建设, 而不是简单地强制各公证处使用品牌一致的公证信息管理软件, 我们认为后者的风险远大于前者, 主要在以下方面:

1. 资金投入风险: 强制各公证处使用一致的公证信息管理软件, 前期的投入肯定比较大, 不利于风险的规避;

2. 管理风险: 强制各公证处使用一致的公证信息管理软件的决定肯定是由公证处的上级机构作出, 一般项目失败, 上级机构将承担很大的管理风险;

3. 后期维护风险: 强制各公证处使用一致的公证信息管理软件, 后期系统的维护工作很多需要系统开发商配合完成, 一旦开发商因为经营状况或者其他原因, 其资源不能满足各公证处后期维护的需要, 那么后期维护风险很可能会大到足以导致系统中断和瘫痪。

四、长远规划, 迭代发展

总结过去, 展望未来, 公证系统信息化必须要长远规划, 在规划的指导下逐步发展。规划的重点应该是建立起统一的数据规约, 这些规约包含公证处与司法局公证管理科、司法局公证管理科与司法厅公证管理处、司法厅公证管理处与司法部公证司等上下级之间如何进行信息交换, 也包括各司法厅、各司法局、各公证处等平级之间如何进行信息交换。

统一的规约不仅仅是对公证系统信息化建设的规范, 而且是对公证系统信息化建设的指导, 它明确了公证系统信息化建设必要的信息组成和必须要符合的数据结构, 是各级公证机构信息化建设的指导性文件, 可以说, 公证系统信息化建设的规划本质上就是对统一规约的规划。

必须认识到, 公证系统信息化的建设是和现时公证机构职能和业务范围密切相关的, 也和现时计算机技术的发展密切相关。不仅于此, 公证系统信息化的建设还和其他行业密切相关, 例如公证当事人信息的获取, 就和第二代身份证的技术相关, 第三代身份证更是包含了当事人的指纹信息, 或许在不久的以后也可能被纳入到公证信息当中来;又如网络技术的发展也许会在某一天为真正实现网络远程办证提供实现的可能……等等。公证系统信息化的建设注定是不会停止、不断改进的过程, 它将在变化、改进、再变动、再改进的迭代过程中不断完善。

关键词：公证信息化,软件系统,规划探讨