探讨国际商务接待中的文化冲突

2022-09-12

随着世界经济全球化的趋势不断增强, 大多数企业在进行国际商务活动的时候, 更注重文化多样性的包容, 更关注合作者的文化背景和沟通习惯。而这些交流中的第一步就是商务接待, 在商务接待的过程中处理好文化差异带来的冲突, 能够塑造良好的企业形象, 加深彼此的了解, 为之后的商贸活动的成功打下良好的基础, 从而实现双方的顺利合作共赢。

一、国际商务接待

国际商务接待, 主要是指和国际友人进行商务贸易合作过程中, 涉及到的接待工作。这些接待工作可能涉及酒店的安排、接送机、参观视察、商务会见、谈判前的沟通、商务会议、宴请、休闲活动、赠送小礼物等等。从接待的角度来看, 成功的国际商务接待很大程度上依赖于接待人员的素质, 包括外在形象、语言能力、行为表现等各个方面。保持个人的整洁卫生, 衣着得体不暴露, 还有简单大方的妆容是对外商的基本礼貌。行为举止优雅得体与否直接展现一个人基本素质。然后是语言修养, 英语作为一门国际通用的语言, 成为评价接待人员水平的决定性因素。流利礼貌的语言表达是对接待人员的基本要求。当然如果接待人员能够掌握所接待的外商的母语, 那就更好了。最后就行为表现而言, 不同国家的合作者有许多不同的接待交际礼仪。接待人员能够掌握合作者所在地区或国家的基本社交礼仪, 更容易让合作者有宾至如归的感受, 从而有利于国际贸易合作的顺利进行。

二、在国际商务接待中的文化冲突

各个国家和地区的人风俗习惯是不一样的。例如很多人会送花束给初次见面的合作者, 以示热烈欢迎对方的到来, 那么如果是美国人, 千万不要送红玫瑰, 由于红玫瑰是送给情人的, 容易引起误会。另外黄色的花和菊花也是不吉利的, 日本人则是忌讳荷花。忽然想到我们刚刚接待的外籍运动员们, 各个国家的队伍出关时状态明显不同。美国队出关时一群人一起, 说说笑笑, 找到我们的引导员后, 热情随意的打招呼, 被安置后扎堆落座。英国队明显气氛严肃认真了一些, 只有三三两两的结伴同行, 礼貌客气的打过招呼后, 落座的位置也比较分散, 互相保持着距离。而瑞士和德国的队伍更是冷清, 几乎队员之间是不说话的, 似乎每个人都在自己的小宇宙里。这就要求接待者用不同的沟通距离去接待他们, 既让人他们感到受欢迎, 又留出适宜的个人空间。

作为接待者, 一定要确认好客户来访的确切时间。在这之前做好各方面的准备工作。偶尔会遇到客户未提前告知的拜访, 中国人的礼仪是迅速停下手头的工作, 热情的招待客人。但如果作为被接待者, 可能你就需要等上一段时间了, 西方人会在处理好既定公务后来接待你。国际商务接待中文化的文化重提还体现在用餐礼仪方面。中国人为了表示亲切友好的态度, 会给对方夹菜、满酒, 但在国际商务接待中用餐的基本礼仪是不发出声响、不互相夹菜、不劝酒, 不主动谈论涉及政治、宗教等内容的敏感话题。

(一) 双方的价值观不同

中国人的价值观从本质上来讲是一种集体团队取向的纵向文化, 讲究“上下尊卑”“尊老爱幼”。最直接的体现就是在互相称谓上, 人们习惯称呼对方的职务或尊称为哥或姐, 如王总、李哥、刘姐等。而西方文化中更强调平等、横向的人际关系, 表现在称谓上的就是互相称呼名字, 礼貌用语就是先生、女士、小姐, 这些不分职位尊卑的称呼。在贸易活动中, 中国的企业领导阶层往往享有更大的权利和权限, 而西方企业中, 大多数高层和员工们需要遵守的规则是一样的, 他们更加尊重女性, 服从规则和制度。这些是在市场经济环境下形成的个人价值取向, 权利和义务的责任意识。所以, 在国际商务接待中许多沟通中的文化冲突都是由双方的价值观不同产生的。在陈国贲描述中“三资企业”就出现过普遍主义和特殊主义两种价值观的冲突。

(二) 双方的合作准则不同

中国人的思维方式属于散点式综合思维, 善于形象思维;西方人的思维方式是焦点式分析思维, 善于抽象思维。体现在商务合作中来说, 中国人对于商务合作者的态度是诚恳和富有包容心的, “买卖不成仁义在”, 所以即使认为双方暂时没有合作的可能性, 也会当作是结交朋友一样, 接待好合作伙伴。特别是对方到达自己所在的地方时, 会尽可能“尽地主之谊”。但是西方合作者更重视短期、现实的利益, 他们对于双方能否将来继续合作下去并不重视, 更关注的是当次国际商务合作能够获得多少的利益。在涉及到合作内容时, 西方的代表们通常自己就能根据实际考察得到的现实信息, 做出客观的判断和决定, 而中国人通常只有小部分无关痛痒的内容可以自己决定, 而更加关键的问题, 必须向领导或集团进行汇报, 然后由高层们决定。特别对于一些低于底线的问题, 中国人在决定做出让步时, 往往会将客观因素、主观因素 (合作者的态度和情感) 综合起来, 进行决策。

(三) 双方的沟通方式不同

语言、神态、手势、表情、举止等等, 因文化背景不同, 各国或各地区人们沟通表达的方式和意义也往往是不同的, 存在差异和冲突。例如在赞美别人和接受赞美方面, 西方人通常见面就会赞美对方, 且在被别人赞美时更倾向于欣然接受;而中国人特别不善于赞美别人, 也不经常赞美, 在被别人赞美时, 中国的传统文化是要保持谦虚的态度, 往往直接否定被人的赞美, 或者试图用贬低自己, 抬高对方的方式。这在国际商务合作中是千万要避免的, 如果因为对方相信了您的谦虚或自我贬低, 而导致合作失败, 那就是件相当冤枉和遗憾的后果了。在沟通中, 西方人表达自己的看法和意愿是非常直接的, 他们也很难理解中国式的委婉含蓄, 如果接待者在回答对方疑问时吞吞吐吐, 对方会觉得这是达不到要求或者有问题的。再如对于馈赠礼物, 在中国以及很多东南亚地区的人们看来, 是友好的象征, 但在西方人看来, 这是一种贿赂的行为, 即使在参观视察或会议里设置了馈赠小礼物的环节, 也应该选择价值小但具有纪念意义的小礼物。还有其他许多文化差异引起的沟通方式的不同, 要想实现国际商务接待工作的顺利完成, 接待者必须了解这些不同, 避免误会的产生。

(四) 国际商务接待过程

国际商务接待的第一步是接待前的准备工作。根据客户的个人资料、文化背景、到访时间确定接待人选、接待预算、接待流程、用车和住宿餐饮的预定等。然后就是面对面的接待服务工作。商务参观要提前和翻译一起准备好参观内容, 避免在参观中因生涩的专业术语或状况混乱造成沟通障碍。商务会见前需互相告知与会人员、会议纲要。确定会议时间和地点后, 安排会议记录、翻译人员。最后是总结工作, 包括资料整理、清理现场、结算费用、总结经验, 准确的将接待中双方表达的意愿整理好, 有助于及时调整之后的商务谈判策略, 提高合作可能性和利益最大化。

三、提高国际商务接待质量的措施

(一) 做好接待前的准备工作

在进行商务接待前应首先做好准备工作, 制定好接待方案。对合作方进行系统全面的了解, 包括被接待者的民族背景、沟通习惯、文化习俗。如果有多位被接待者, 还需要了解他们的职位、关系等。将这些个性化的内容与合作项目的具体内容相结合, 安排好接待规格和流程, 一定要有应急的措施, 既要准备面对最好的情况, 也要做好最坏的打算。

(二) 树立平等尊重的立场克服交流障碍

文化差异是不可避免的, 很多商务沟通的冲突也不是接待双方故意引起的。作为跨文化的工作人员, 要树立平等尊重的立场, 去克服沟通障碍。既表达出热情友好的态度, 又坚持平等合作的立场, 展现大国风范。要抛开个人的主观情感, 如对日本的民族仇恨情结等。

(三) 掌握不同国家的商务交流技巧

不同国家地区的人们存在较大的沟通习惯差异。但许多商务社交礼仪和人类的基本人性需求是共通的。如守时、绅士风度、握手应由尊者提出、着正装、微笑、使用礼貌用语、不要询问私人问题、避免讨论敏感话题。同时, 与不同国家的人们在商务接待中迅速缩短距离, 还有一定的沟通技巧, 如和英国人讨论天气, 和澳大利亚人谈论体育等。很多从事跨国贸易的人认为这种文化差异造成的冲突非常闹人, 给工作带来了许多不便, 尽管如此, 我们更应该认识到, 这种冲突也是跨国商务合作中的机遇, 冲突处理的越完美, 越能展现我们的文化素养和能力水平。

四、结语

国际商务接待是跨文化贸易合作的首要环节, 利用文化差异导致的语言、行为上的沟通冲突, 做好充分细致的准备工作, 在接待中增进彼此的了解, 为之后有效的沟通和顺利的合作打下坚实的基础。随着我国“一带一路”政策的落实, 我们将会面临更多的跨文化商务接待的工作, 参加相关的培训、在实践中总结经验、培养员工的跨文化沟通能力, 才能满足市场和发展的需求。

摘要：在全球化经济浪潮的席卷下, 世界上不同国家地区的人们之间的国际商务贸易往来活动日益增多, 跨文化的沟通交流成为商务合作中非常重要的内容, 而商务接待又是贸易合作的第一步, 但是各个地区和国家的人们文化背景不同、沟通习惯不同, 所以处理好商务接待中文化冲突带来的影响, 成为国际贸易成功与否的首要环节。

关键词：国际商务,国际商务接待,文化差异,合作共赢