网上预约报销模式对高校财务的影响探析

2022-09-11

近年来，国家对高等教育日益重视，在人才强国和科教兴国等战略的引导下，高校不断拓宽筹措资金的渠道，财务工作量也随之激增。尽管财务部门采取了措施，如增加报销窗口、延长报销时间等，依然解决不了报销难、排长队、工作环境差等问题，反而加大了财务人员的工作压力，更加深了与报销师生之间的矛盾。针对这一情况，部分高校开始积极借助互联网技术的优势，更新财务管理理念，科学化发展，网上预约报销系统随之上线。新事物的产生有利有弊，应适时的进行科学分析，为扩大优势、减少问题提出合理的建议。

一、网上预约报销模式在高校财务工作中的优势

网上预约报销模式的产生是为了解决传统报销模式中存在的问题，我们从报销人视角和财务人员视角两个方面来分析。

（一）财务人员视角

第一，财务分工科学化，业务处理自动化。传统报销模式下，面值小、数量多的票据会耗费大量的精力去计算归集，如出租车票、市内公交票、停车费等;国际差旅费、会议注册费、国外网站购买材料的票据等，则需要财务人员逐笔查询汇率将其折算成人民币;凭证摘要、结算方式等具体信息均需手工录入，降低了工作效率。网上预约报销模式下，报销人员承担了计算、汇率折算等基本工作，智能的系统设置能够自动计算、控制标准，如差旅费、会议费不超标等。新的凭证录入方式下，在系统里提取预约单号，便自动生成会计凭证、资金结算方式，财务人员只需进行确认和必要的修改，缩短了单笔业务的时间，减少了手动输入的错误率，提高了工作效率。

第二，核算工作量均衡化。传统报销模式下，经常排队报销的师生对每个窗口的情况很了解，哪些会计手脚麻利，哪些会计偷懒耍滑，时间久了，就造成工作量的不均衡，引发内部不满。网上预约报销模式下，所有业务均由预审窗口统一接单并分单，每人的工作量基本均衡，就不会出现勤快的会计工作量越来越多、耍滑的会计越干越轻松的情况，有效避免了因工作量分配不均导致的内部矛盾，也提升了总体效率。

第三，改善了财务人员的工作环境，增加了自主安排工作的灵活度。传统报销模式下，长长的队伍让报销窗口拥挤嘈杂，财务人员的心理压力也随之增大，尤其是年底，这种环境容易让双方情绪焦躁，当报销人被告知缺少材料或手续不全时，负面情绪就会暴发，产生冲突和争吵。网上预约报销模式下，财务核算人员不用直接面对报销师生，窗口也不再有人排长队，安静的环境极大的缓解了他们的心理压力，从而更专心高效的投入到工作中去。同时，所有的会计业务均在后台处理，每个人在保证按时完成工作的前提下，可以根据自己手中报销单的具体情况安排核算顺序和资金结算的时间。

（二）报销人视角

第一，有效的缓解了排长队问题，节省了报销人员的时间精力。传统报销模式下，只有排到队的师生才能报销，为了能顺利报销，会很早来排队，排了半天轮到自己的时候，被告知手续不全需要回去补材料，之前的排队就白费了。网上预约报销模式下，只要有网络，报销人可以根据自己的时间安排随时填写报销单，选择报销时间，时间灵活性增大;同时，财务增加了预审接单、分单的流程，在预审阶段，第一时间就可以发现不合规的票据或者是缺少材料的情况，让报销人及时补充，大大节约了报销人的时间。

第二，报销信息科学化，达到了资金预算管理实时控制的效果。传统报销模式下，由于对财务规定不了解、课题报销人不固定、经费报销信息无法及时互通等因素，经常会出现因预算超支而调账、项目负责人对经费使用进度不清楚等问题。网上预约报销模式下，报销人在系统提交报销申请时，需要详细录入经费的各种信息，更好的掌握了资金使用情况和进度，在结题审计时更加胸有成竹，提高了参与度;另外，在项目立项时，科技处或财务处可以在系统中设置各类支出的预算控制额度，报销人在网上填制时，若金额超出预算控制额度，系统会无法保存，项目决算时也不需要反复进行账目调整，有利于报销人合理规划各项开支，自主监管各种经费。

第三，无现金支付增加了报销账款的安全性和便捷性。传统报销模式下，在记账凭证完成后，报销人需要去出纳窗口排队，以取得现金、现金卡、支票的形式完成本轮报销，一般情况下，刷现金卡仅限于在本校开户银行办理的银行卡，若是没有或者忘记带了，只能取支票去银行提现，支票是存在有效期的，对报销人来说并不方便。网上预约报销模式取消了现金结算，开通了银校直联的网上银行支付系统，实时转账实时到账，避免了报销人携带现金的风险，也解决了拿着支票到银行办理时可能造成的时间延误。

二、网上预约报销模式在实践中存在的不足

第一，报销人对流程和系统不了解,信息填制不规范,报销单返工率较高。新事物的普及不是一个容易的过程。年纪大的教师对电脑操作不熟悉,缺乏尝试新事物的积极性,会产生抵触情绪，想要独立完成网上预约报销环节是比较困难的。虽然高校教师的学历普遍很高,但是财务制度有很强的专业性,一般教师会了解甚少。即便是财务部门在推行网上预约报销系统初期已经对各部门、学院有针对性的开展专题培训，依然会出现各种各样的问题，例如，对系统的操作流程不够熟练，报销信息录入比较困难;随意改变资金用途和开支范围，票据整理汇总后不知该填在哪一类等，各类的不规范填写增加了退单风险，打击了报销人的信心。

第二，沟通模式的转变,影响双方沟通,降低报销效率。传统报销模式下,财务人员和报销人员是面对面交流,报销单出现问题可以及时沟通。网上预约报销模式下,当财务人员在审核过程中发现问题时,最常采用的方式是打电话,如果报销单上预留的经办人电话号码不准确、或者报销人不方便接听电话,就会错过及时沟通的机会,影响报销进度。即使顺利的打通电话,想要让报销人清楚了解此次报销存在的问题也需要解释较长的时间,如果沟通不顺利,或者双方意见产生分歧,会耽误其他工作的效率,不利于财务工作的顺利开展。

第三，原始单据在投递过程中存在丢失的风险，责任难以明确。财务预审人员接单以后，需要分配给后台的审核人员，业务量特别大的时候，在分单过程中可能会出现遗漏，或是票据被盗、遭到恶意破坏的情况，此时便无法明确单据是在谁手中丢失的。在审核过程中，出现问题单据又无法及时联系到报销人时，财务人员还需把存在问题的材料统一放置，也会出现单据积压、票据丢失、被人错领的可能。原始单据一旦遗失，会影响报销人的执行进度，给财务工作带来不良影响，引发双方之间的矛盾。

三、优化网上预约报销模式流程的建议

第一，加大财务政策和系统使用方法的宣传力度，解决信息不对称问题。首先，走进学院了解师生的需求，收集师生报销过程中遇到的困难和疑惑,编制简洁明了的使用说明书，包括相关政策法规、日常报销流程、注意事项等，将其发布于校园网络，同时印刷成册分发至各单位，减少报销人的信息筛选成本。其次，在财务大厅内提供专用电脑和打印机，为一些不懂电脑的老教师现场提供帮助，被退单的报销人也能当场修改，及时解决问题。最后，财务应做好跟踪指导，建立反馈机制，归纳分析各部门在使用过程中遇到的问题，让软件开发公司进一步优化系统，使其具有更强的操作性、实用性，促进网上预约报销模式迅速走向成熟。

第二，设置财务助理岗位，选择合适的财务预审人员，在源头上降低退单率。首先，各部门增设财务助理岗位，专职负责报销工作，财务部门负责对其进行培训，包括政策法规、报销流程、网上填报注意事项、票据粘贴方法等。如此一来，报销单据出现问题的概率就降低了，即使财务人员发现问题，也能及时联系得到修正，缓解了退票积压的问题。其次，财务预审人员是报销人和审核会计之间的桥梁，预审岗位选择审核经验丰富的会计，高质量且快速的预审不仅会减少报销人的等待时间，也会降低后台审核人员的退单率，提高财务工作效率，更好的推行网上预约报销模式。

第三，完善高校相关部门信息化建设，协同联动发展。从学校整体来看，高校网上预约报销系统只是学校信息化建设的一个组成部分。报销中会涉及到资产管理系统、科研管理系统、人事管理系统等，需要资产处、科技处、人事处等部门的积极配合，只有所有系统协同一体化，才能真正发挥信息化的作用。另外，增加网上签批功能，项目负责人可以随时随地审批签字，经办人不需要在等待签字的问题上耗费时间，打破了时间和空间限制，更方便快捷的完成报销。财务部门是为学校发展提供服务，报销模式转变的本质是服务的提升，不断优化服务手段，选择适合的报销模式，实现网上报销全覆盖。

四、结语

高校网上预约报销模式的推行，改善了财务人员的工作现状，缓解了高校师生报销难、排长队的问题，提升了高校财务工作的管理水平。网上预约报销模式推行时间较短，且只在部分高校试行，初期一定会有各种问题，财务信息化的道路充满坎坷。但随着财务业务的不断增多，接纳网上预约报销模式的师生会越来越多，通过不断摸索和完善，该报销模式的优势必将显现，从而大范围地推广使用。

摘要：随着我国对高等院校资金投入力度日益加大，高校财务工作也变得更加复杂，在会计人员数量不足的情况下，工作效率问题导致会计人员与报销师生的矛盾也越来越多。为了解决该矛盾，越来越多的高校开始推行网上预约报销模式，实现了由窗口式报销到网上预约报销的转变。然而，网上预约报销模式在发挥优势的同时，在实施过程中也存在不足和问题，作为一名高校会计人员，非常有必要对此进行研究，并思考下一步的发展。

关键词：网上预约,报销模式,高校财务