海洋石油企业质量体系内部审核浅析

2022-09-10

我公司1994年8月通过挪威工业服务有限公司 (DNV) 终审, 同年10月获得了DNV颁发的ISO9001证书, 成为我国海洋石油系统首家取证的企业。这使本公司的设计、生产、安装、服务各个环节的工作质量均得到国际权威机构的认可, 取得了进军国际市场的“通行证”。但认证并不只是为了取得证书, 一个企业通过质量体系认证只表明在推行质量管理方面达到了标准的基本要求, 为了保持企业的质量保证能力, 质量体系就必须始终处于良性循环状态, 并随时对质量体系管理过程进行监测, 也就得进行质量体系内审[1~2]。根据公司质量体系内审情况, 对企业质量体系内审进行了研究。

1 领导高度重视

ISO9001-2008国际标准中规定最高管理者应制定质量方针, 确保质量目标的制定, 确保资源的获得等管理职责。质量管理体系的内部审核, 涉及到体系的各职能部门和产品实现的所有过程, 只有企业的管理层从思想上重视, 资源大力的支持, 内审工作才能顺利开展, 体系才能持续有效的改进。可见企业领导对质量管理体系的建立、实施和持续改进具有极为关键的作用。

并且领导对质量工作的观念、态度以及一言一行都影响着他的员工。如果领导不重视质量管理, 就会迅速感染员工, 从而整个企业的产品质量就会下降, 企业难免走向衰败。

2 做好审核准备

首先企业根据过程活动复杂性、规模大小等实际情况确定内审时间间隔, 并进行全面的策划。对质量体系审核的范围、活动内容和时间、审核人员等要作出具体安排, 该计划经管理高层批准后应及时分送到体系所涉及的所有职能部门。

审核组要根据计划安排, 按照要求提前编制审核过程所需的首次会议、末次会议签到表, 现场审核检查表、不符合项/观察项报告表格、纠正和预防措施表等, 并收集质量管理体系标准、企业相关的法律法规、企业质量体系要求文件等审核准则, 为审核活动顺利开展做好各项准备。

3 抓好现场调查

审核是获取证据并对其进行客观评价, 确定受审核单位的质量管理体系是否得到实施与保持、产品体系运行状况、被审核单位目标实现以及管理体系的运行情况。在现场审核中, 审核人员不仅要有丰富的质量体系专业知识, 还得有强烈的责任心和职业道德, 坚持公平公正的原则。审核判断时坚决排除其他干扰因素, 如包括来自组织内部、受审核方及审核员感情上的影响判断结果的因素, 不能因为私人交情或畏惧对不符合隐瞒包庇, 把大事化小, 小事化了, 也不能假公济私、借机报复而夸大客观事实, 乱开不符合项。为避免上述问题, 内审员尽量审核与自己工作无关的过程。同时审核员更应取得受审部门的密切配合, 以便使审核结论客观公正。

现场审核主要是通过面谈、观察、评审文件等活动收集客观信息。在现场调查中, 审核人员要面对较为复杂的人和事, 会遭遇到各种意外的情况, 审核人员要发挥自身所长, 充分运用好专业的判断, 尤其是对不符合项的界定, 除了深刻理解标准的要求外, 还要掌握一些技巧, 要贯彻“以事实为依据, 以标准为准绳”的判断理念。现场审核时采用部分审核技巧可以使审核有效进行, 一般审核技巧有聆听技巧, 提问技巧, 面谈技巧。“聆听”主要是仔细聆听受审部门有关人员的介绍, 双眼注视对方, 并做出反应, 必要时作好记录或摘要, 与讲话一方确认;“提问技巧”可分为封闭式提问和开放式提问, 封闭式提问只让对方简单回答:是或不是;有或没有;开放式提问可采用5W1H (HOW、WHAT、WHEN、WHO、WHERE、WHY) 的方式。

审核过程中, 对公司各部门生产活动中存在的质量问题, 如果可以在审核组提供建议情况下短时间的解决就由各部门解决, 如果不能解决, 公司组织召开专题会及质量分析会进行讨论解决, 消除部门壁垒和责任推诿, 使质量体系的自我改进机制不断得到加强。

4 编制审核报告

审核报告是审核组结束现场审核工作后必须编制的一份文件, 是整个审核过程的最终表现, 通常由审核组长编制。报告内容包括:审核项目编号、受审核方基本的情况、审核的目的、准则和范围、审核组成员、审核过程综述包括文件审查和现场审核计划执行情况和不合格项统计与分析, 不合格项的总数、严重不合格数、一般不合格数、分布情况以及特定部门/区域/过程的优缺点等情况的统计和分析说明, 不合格报告作为附件。在现场审核后1~2周内经有关管理高层审查同意后以正式文件的方式, 尽快送达受审方。审核结论应与末次会议上结论基本一致。

审核报告既要简明扼要, 又要提供足够的信息, 使看报告人能通过本次审核了解企业的质量管理体系、过程方法等与企业的质量管理要求的符合程度。因此, 撰写审核报告既要掌握足够的客观证据和审核发现, 又要透过现象看本质, 通过局部看全局, 要用典型的事实、数据说话。对于潜在的问题要有敏锐的预见性, 将引发不良后果的原因分析、纠正措施及预防措施等及时报告, 使内审起到质量预控的目的。

5 持续改进

审核组对所有不合格或纠正措施的实施整改情况都必须进行跟踪验证, 形成闭环, 并持续改进。质量管理的八项原则之一就是“持续改进”, 内部审核作为质量管理的重要部分, 当然也得持续改进。并且质量体系在实际运行中, 总是会出现各种各样意想不到的问题。如果不把问题一一解决, 质量问题就逐渐增多, 质量体系运行就很困难, 久而久之内审以及质量管理就会只剩形式, 最终导致质量体系名存实亡。