8档案室安全管理规定

8档案室安全管理规定（通用6篇）

篇1：8档案室安全管理规定

档案室安全管理规定范围

本标准规定了档案安全管理方面的工作要求。

本标准适用于档案安全管理。规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《消防安全控制程序》

《用电安全管理规定》术语和定义

无术语和定义，保留此条款的目的是保持标准结构的一致性，便于今后的修订。职责

4.1办公室

负责公司档案安全管理工作。工作程序及要求

5.1 档案管理基本要求

5.1.1.严格遵循党和国家档案工作的方针、政策、法规、条例，管理好局（公司）的全部档案。

5.1.2.档案管理部门负责档案管理制度的制订、修改、补充和组织贯彻实施。

5.1.3.加强对公司相关文档材料的收集，确保档案、资料的齐全完整，及时做好整理归档上架工作，力争实现鉴别明确、分类准确、编排有序、登记目录清楚。

5.1.4.组织档案案卷的期限划分、划密、鉴定销毁工作。

5.1.5.档案管理部门负责档案室设备、档案的安全工作，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等“八防”要求，确保档案室的清洁、安全。

5.1.6.帮助需要部门查找所需档案，使档案有效地服务于公司中心工作。

5.1.7.档案管理部门负责文件的收发、登记、传递、催办以及制作等工作，实现准确、及时。

5.1.8.非工作人员未经批准不应入内，进入填写《进出登记表》。

5.1.9.档案库房内资料柜、办公用品等应定置摆放。较重的资料宜存放在底层。

5.1.10.档案室应具备防盗、防火、防跌倒等基本保护条件。

5.1.11.档案库房内不应存放与档案无关的杂物。

5.1.12.档案室无人时关闭门窗切断电源，并由管理人员负责每天下班前检查门、窗、电的关闭情况。

5.2电气和消防要求：

5.2.1.室内不应使用照明、电脑以外的电气。5.2.2.不准使用碘钨灯和超过60w以上白炽灯等高温照明灯具。

5.2.3.悬挂明显的禁烟、禁火等标示。严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

5.2.4.现场电气、消防的通用要求，具体执行《消防安全控制程序》和《用电安全管理规定》。6附则

6.2 本办法由总经理工作部负责解释。

6.1 本办法自下发之日起执行。

篇2：8档案室安全管理规定

一、目的

安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性，以便后续借鉴；使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。

二、适用范围

本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。

三、机构与职责

3.1公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责，根据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

3.2 各部门资料管理：所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。四、档案管理程序

4.1安全生产档案归档范围包括：

（1）安全生产管理委员会人员名单及变动记录，安全标准化体系各类文件。（2）安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单；（3）特种作业人员操作资格证件及人员名单；（4）特种设备清单及有关档案资料；

（5）危险源（点）资料及三级危险源（点）管理清单；

（6）作业环境监测资料（地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等）；

（7）职工健康档案及健康监护资料；（8）职业病人档案及监护资料；（9）安全生产检查记录及整改情况；（10）安全例会及安全日、月活动记录。（11）职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况；（12）安全生产事故记录和统计资料；

（13）职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料；

（14）安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程，并汇编成册；（15）安全措施费用的提取和使用情况；（16）安全教育培训记录；

（17）事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录； 4.1.1档案质量

4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4.1.5档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。4.2立档

4.2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

4.2.3档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

4.3 归档类别

4.3.1 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。

企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：

（一）安全组织

（二）安全规章制度

（三）监督执法检查

（四）安全检查

（五）教育培训

（六）安全投入

（七）工伤保险

（八）职业病防治

（九）劳动防护用品

（十）“三同时”管理

（十一）安全防护设备管理

（十二）安全用电管理

（十三）特种设备管理

（十四）事故管理

4.3.2 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。

4.3.3 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。

4.4档案编号

4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

4.5归档及保存年限

4.5.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

4.5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

4.5.2.1 永久

安全技术管理制度、办法、总结，自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料；

4.5.2.2 30年

安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等 4.5.2.3 10年

安全、消防教育、应急演练活动文件材料

4.5.3 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

4.5.4 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

4.5.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

4.6 档案日常管理 4.6.1借阅 4.6.1.1借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，在记录上写明“已还”字样。

4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

4.6.1.3借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。

4.6.1.4借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

4.6.2销毁 4.6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

4.6.2.2销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

4.6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

4.6.3移交

4.6.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：

移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

4.6.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

4.6.4保密

4.6.4.1 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

4.6.4.2 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

4.6.4.3 爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。4.7档案库房管理

设置专门的档案库，对上述要求档案管理的资料进行管理，档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求，配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。应关注电子媒体文件和档案的管理，确认是否有规定，能否及时修改等。

4.8附则

篇3：8档案室安全管理规定

档案管理的本质就在于给社会实践提供服务, 并且档案管理的结构是也根据为社会服务而制定的。随着近些年来, 社会经济的发展, 科技的不断进步, 信息化技术越来越完善, 档案管理也纷纷采用了先进的信息化技术, 一些机构组织逐渐告别了档案管理“纸”时代, 这就让有的档案信息能够经由网络平台达到传输以及储存的目的。从而给档案管理工作保密性以及安全性等方面提出了新的要求。对此, 我们可以利用档案信息网络快速高效等等特点, 加强档案管理的安全保密及信息化管理, 本文将加强档案管理相关措施作为切入点, 主要阐述了档案管理系统的应用与信息安全保密工作。

二、信息化档案管理以及档案管理保密性概述

信息化的档案管理对于传统的档案管理来说具有不可比拟的优势, 对档案管理工作产生了深刻的影响, , 然而怎么样运用信息化技术, 来提升档案管理的效率以及信息收集整理的质量, 这就成为了当下我们迫切需要解决的一个问题。

档案信息安全保密工作不仅仅是国家要面临的特殊问题, 并且是社会上各个组织机构普遍要面对的问题, 对此, 档案安全保密工作就需要有一个相对健全保密系统。就一般的档案安全保密管理工作来说, 有这么两点要求:第一点是自从档案开始建立的时候开始就不对外界开放, 第二点是需要档案在建立一定年限之后才能够对社会上一部分群体开放。所以从档案安全管理工作的特殊性考虑, 这是确保档案信息安全与完整的有效手段。在档案管理过程当中, 应该遵守统一、集中的相关原则, 这样就需要在档案管理过程根据各种标准将档案进行分级, 再进行集中管理。因为档案管理的过程具有复杂性, 并且还会牵涉到很多别的问题, 这个环节是档案管理的核心环节, 一旦处理稍有不恰当, 那么就极有可能导致档案丢失、损坏以及泄漏。这就需要我们重视文书工作管理, 并且加强相关工作人员的综合素质, 从而使得档案资料质量与安全有所保障。

另一方面, 在强化档案管理的时候, 还需要重视一些相关规章制度的制定, 借此来作为档案管理工作的保障。与此同时, 引进先进的技术以及设备, 能够让档案保密工作更加完善, 有助于档案管理工作效率的提升, 借此来满足时代发展对于档案管理工作提出的要求。

三、当下我国档案信息化当中存在的一些问题

伴随着改革开放的不断深化, 信息化时代的到来, 很多新的信息技术与知识在我国各个领域得到了广泛应用, 这也使得档案管理信息化程度越来越高, 但是任何新事物的发展过程必然是曲折, 我国档案信息化管理仍然需要不断完善, 在这一过程当中, 必定会出现各种各样的问题。

(一) 对于档案管理工作的重要性认识不足

因为长期以来很多单位、企业认为档案管理工作不能够给其带来切实的经济效益, 对此, 就对其选择了主观忽视, 这样情况由来已久, 由于历史原因, 人们对于档案的理解还不够深刻, 没有意识到其中的重要性。档案信息化管理不仅仅是将资料录入电脑的单纯行为, 而是具有系统性的完整过程。

(二) 档案管理信息化没有得到彻底落实

就目前我国情况看来, 有很多的政务部门以及事业单位还有没能够彻底落实档案信息化管理, 并且对于档案管理也没有制定相对完善的制度与标准, 在给群众服务这一方面, 主要还是要依靠政府人员, 档案信息化管理没有充分发挥出其作用, 所以, 我们有必要主动做出改变, 这样才能够让行政管理有所创新与发展, 确保高效的服务型政府顺利建设。

(三) 我国的信息化技术还相对落后

由于我国实现信息化的时间还比较短, 所以导致了我国的信息化水平和国外发达国家相比较还存在一定差距, 这主要体现在我国很多企业以及事业单位档案管理软件和其工作性质并不兼容, 这就不能最大化体现出来档案管理的作用, 让档案信息化在各个事业单位与企业当中的落实受到了一定限制。

四、强化我国档案信息化管理的相关措施

(一) 加强档案信息化管理的安全意识

档案管理工作人员应该加强对其保密性相关法规的部署, 随时关注行业发展动向, 保持市场竞争的忧患意识。并且要提防一些窃取档案信息的行为, 做好档案管理工作。另一方面, 完善档案信息安全制度非常重要, 由于法律具有一定的强制性, 那么信息安全保密的相关法律就能够对一些企图盗取档案信息不法分子起到相应的震慑作用, 借此来保证档案信息的安全。对此, 档案管理部门就需要按照档案信息管理工作的情况来进行各种保密制度的制定。经由原来保密制度修订, 进一步完善档案信息管理制度。就目前情况看来, 我国网络安全这一方面法律法规还不够完善, 基本上还属于法律空白, 所以加强网络安全相关法律建设势在必行, 这样才能够保证档案信息管理工作有理可依、有章可循。

(二) 信息数据自身的安全

对于信息方面的安全保密问题主要是使用加密技术来解决, 信息加密具体就是说的经由对信息重新整合, 借此来实现只有收发双方才能够认知信息的目的。这种技术具体可以将其分成双钥匙加密以及单钥匙加密。利用单个钥匙将信息加密具有计算量小、效果高等等特点, 但是这种计算方法在分布式系统上使用有一定难度, 因为其钥匙管理较为困难, 这样让使用成本也相对较高。双密钥匙加密在网络中使用最为广泛, 因为其有两个密码钥匙, 可以通过两者的搭配来实现加密或者解密的过程, 较为适用于分布式系统数据加密。

(三) 提升档案信息管理工作人员的素质

要加强档案安全信息这对于档案管理人员也有所要求, 对此, 我们就需要对档案人员进行专业培训, 特别是保密工作方面的培训, 让管理人员安全业务知识不断加强, 从而保证其具有一定的信息安全实践能力, 培养出一支素质过硬的档案信息管理队伍, 健全保密制度。另一方面, 文档管理人员还需要在了解国家相关的档案整理法规, 并且在这个前提下提升电脑技术水平, 借此来满足档案管理现代化的需要。

五、结束语

档案管理在近些年来越来越受到社会各界的重视, 档案当中具有十分巨大信息价值, 目前档案信息价值的体现也越来越明显, 对此, 这就需要相关人员对档案安全保密工作给予一定的重视, 提升档案管理工作效率和质量, 实现档案信息管理工作的安全性和保密性。

参考文献

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[2]李萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的研究[J].办公室业务, 2013, (15) :175, 181.

[3]张静.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的措施分析[J].中国科技投资, 2013, (23) :379-379.

[4]赵国俊.我国图书情报与档案管理学科发展中的分化与整合[J].情报资料工作, 2013, (3) :11-16.

[5]王协舟, 张玉香.图书情报与档案管理研究生人才需求与创新能力培养研究综述[J].档案学研究, 2012, (2) :83-88.

篇4：8档案室安全管理规定

目前，我国渡口总计有1.8万余道，渡船约有2.27万艘，在服务民生、解决群众基本交通需求方面特别是在经济欠发达地区和山区发挥着重要作用。与此同时，由于占一半以上的渡口、渡船为非经营性的义渡、半义渡，政府财政投入明显不足，渡口渡船标准化改造明显滞后，管理不规范。东西部发展很不平衡，渡口渡船安全条件及渡运人员素质差别较大，存在着较大的安全隐患。2002年至2004年连续发生了3起死亡30人以上的渡运安全事故。2005年以后，渡运事故仍时有发生，特别是2012年死亡10人以上的事故中，渡运事故占了75%。从现有的管理制度看，《内河交通安全管理条例》第五章“渡口管理”规定了原则性要求，但缺乏配套制度作相应支撑，使这些管理要求不够明确具体和具可操作性。因此，急需制定一部全面规范内河渡口渡船安全管理的规章。

此次出台的《内河渡口渡船安全管理规定》共七章51条，在《内河交通安全管理条例》确立的各相关方管理职责的基础上，以渡口、渡船、渡船船员和渡工为主体，以渡口设置、渡船和驾驶人员的条件要求及渡运行为为主要内容，围绕安全构建了较为系统的管理与监督制度。

针对渡口，《规定》指出，新建、改建国道、省道，原则上不设置渡口；日渡运量超过300人次渡口的运营人及载客定额超过12人的渡船，应当编制渡口渡船安全应急预案，每月至少组织1次船岸应急演习；日渡运量较少的渡口及载客定额12人以下的渡船，应当制定应急措施，每季度至少组织一次演练。

针对渡船和渡船船员、渡工，《规定》指出，新建、改建渡船应当满足交通运输部或省级交通运输主管部门公布的标准船型要求；船龄十年以上未达到特别定期检验船龄要求的渡船应当在定期检验时着重加强对船体强度、稳性等方面的检验；禁止水泥船、排筏、农用船舶、渔业船舶或者报废船舶从事渡运；渡船船员、渡工每年应当参加由渡口运营人、乡镇人民政府或者相关主管部门组织的至少4小时的安全培训。

针对渡运安全，《规定》明确，在渡运水域内不得从事水上过驳、采砂、捕捞、养殖、设置永久性固定设施等可能危及渡船航行安全的作业或者活动；渡运水域的水位超过警戒水位线但未达到停航封渡水位线的，渡船载客、载货数量不得超过核定的乘客定额和载重量的80%；渡船载客应当设置载客处所，实行车客分离，按照上船时先车后人、下船时先人后车的顺序上下船，车辆渡运时除驾驶员外车内禁止留有人员，乘客与大型牲畜不得混载；渡船不得同时渡运旅客和危险货物，载运装载危险货物的车辆时，除船员外，随车人员总数不得超过12人。

篇5：8档案室安全管理规定

(1987年8月29日 国家档案局 国档发„1987‟19号通知印发)

第一章 总则

第一条 为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，有效地提供档案信息，为社会主义现代化建设服务，特制定本规定。

第二条 档案库房技术管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。第三条 加强档案库房的技术管理，是实现档案管理现代化的重要方面，是档案馆的重要任务之一。档案行政管理部门要加强对档案库房技术管理工作的检查和指导。

第二章 基本要求

第四条 档案库房的技术管理工作，应有专人负责。省以上档案馆应设置技术管理机构，建立健全档案库房技术管理规章制度。

第五条 档案库房技术管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平，努力成为技术管理方面的专家。

第六条 通过加强档案库房的技术管理，应基本达到温湿度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生。

第三章 温湿度控制

第七条 档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。第八条 保存母片的胶片库温度应控制在13～15℃，相对湿度应控制在35%～45%。第九条 各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。

第十条 库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。

第十一条 空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。

第十二条 档案柜架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10 cm，柜侧间距不小于60 cm)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。第十三条 新建库房竣工后，应经6～12个月干燥方可将档案入库。

第四章 虫霉防治与除尘

第十四条 各档案馆应设消毒室或消毒箱，新接收进馆的档案经消毒、除尘后方能入库。第十五条 建立定期虫霉检查制度，发现虫霉及时处理。

第十六条 配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。有条件的档案馆可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。

第十七条 档案库房周围的空地应植树种草，搞好绿化，减少污染。对影响、恶化库房环境的污染源，应采取措施，及时清除。

第五章 防火与防盗

第十八条 档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。第十九条 安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。

第二十条 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。

第六章 照明管理

第二十一条 档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。

第二十二条 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。第二十三条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。

第七章 档案保管状况检查

第二十四条 对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。第二十五条 每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。

第八章 附则

篇6：8档案室安全管理规定

关于印发《山西省社会保险业务档案

管理暂行办法》的通知

晋社保局发【2012】8号

各市、县（区）社会保险经办机构、档案局：

为贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，进一步规范我省社会保险业务档案管理工作，结合我省工作实际，经厅领导同意，研究制定了《山西省社会保险业务档案管理暂行办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二〇一二年五月三十一日

山西省社会保险业务档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为了规范和加强各级社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，有效利用和保护社会保险业务档案，为社会保险事业服务，根据《中华人民 共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，结合我省社会保险经办机构工作实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称社会保险业务档案，是指各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条各级社会保险经办机构管理社会保险业务档案。社会保险经办机构包括：省、市、县（区）社会保险经办机构。

第四条社会保险业务档案实行集中统一管理的原则，维护社会保险业务档案的完整、准确与安全，积极开展档案的利用工作，实现档案管理的标准化和现代化，为社会保险事业服务，任何部门和个人不得将其据为己有。

第二章 组织机构及其职责

第五条 省社会保险局负责各级社会保险经办机构业

务档案管理工作的组织领导。各级社会保险经办机构业务档案工作应当接受同级档案行政管理部门及上级社会保险经办机构的业务指导。

第六条 各级社会保险经办机构应当设置业务档案工作领导机构和工作机构并且要配置业务档案工作人员，健全业务档案工作制度，提供必要条件，保证业务档案工作健康发展。

第七条 各级社会保险经办机构应建立本单位综合档案室，集中管理本单位各种门类及各种载体的档案。第八条 综合档案室的工作任务：

1、指导、监督、规范本单位文件材料的组成、积累、格式及归档等工作；

2、负责管理本单位的全部档案资料；

3、认真开发档案信息资源，积极提供利用，为本单位各项工作提供有效服务。第九条各级社会保险经办机构的业务档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专 业知识，履行业务档案工作职责，圆满完成业务档案工作任务。业务档案工作人员对本单位各部门文件材料的形成积累和归档工作进行指导，并参与对业务档案工作 的考核工作。

第三章 业务档案的管理

第十条 各级社会保险经办机构应根据本单位实际情况，参照《山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定》（附件1），制定适合本单位工作实际的文件材料归档范围及保管期限。

第十一条 反映社会保险经办机构工作活动，具有查考保存价值的各种文件材料都应归档保存，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

第十二条 反映社会保险经办机构各种门类、各种载体的档案应按时归档。各级社会保险经办机构应建立文件材料档案立卷归档制度（附件2.1）。

1、文书档案和社会保险业务档案应当在形成的下一年6月份以前归档。

2、基本建设项目档案应在项目竣工验收后的30日内归档；未竣工验收而投入使用的基本建设项目档案应在投入使用后的60日内归档。

3、设备购置过程中形成的文件材料及随机文件材料应在开箱验收后归档。

4、财务会计档案在财务工作终结后，由财务部门暂保管一年，到期后编制移交清册，移交本单位综合档案室统一保管，出纳不得监管会计档案。

5、声像档案、实物档案应及时归档。

6、电子文档，每年年底归档一次或任务完成后随时归档。第十三条 社会保险经办机构业务档案的分类：

1、文书类：以分二级类，以保管期限分三级类。包括党群工作、行政后勤管理、文秘、机要、档案、人事、劳资、综合治理、安全保卫、计划生育等。

2、社会保险业务类：以各业务环节分二级类，包括社会保险登记管理类、社会保险费征缴管理类、社会保险待遇核定类、社会保险审计稽核类、社会保险个人账户管理类、社会保险业务信息统计类。以保管期限分三级类，包括永久、100年、50年、30年、10年。

3、会计类：分帐簿、凭证、财务报告、其它四个二级类。

4、声像电子类：分录音、录像、照片、光盘、磁盘、磁带等若干个二级类。

5、实物类：分奖杯、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、其它等若干个二级类。

6、科技类：以基本建设档案、设备档案分二级类。基本建设档案以具体工程项目分三级类，设备档案总数量少可不设三级类目。

第十四条 社会保险经办机构业务档案的收集：

一是要按照本单位制定的文件材料归档范围及保管期限的内容，由本单位综合档案室对单位内部各部门各工作岗位应归档的文件材料进行接收；

二是征集散失在社会或个人手中的，但对本单位具有保存价值的文件材料。第十五条 社会保险经办机构业务档案的整理：各种门类、载体的档案，规范整理应依据相关标准，做到分类合理，排列有序，编目科学。

1、社会保险业务档案依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）进行整理。

2、文书档案依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）进行整理。

3、会计档案依据国家财政部和国家档案局《会计档案管理办法》进行整理。

4、电子档案依据国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》进行整理。

5、其他档案依据国家有关部门颁布的档案管理规定进行整理。

第十六条 社会保险经办机构业务档案工作应建立全宗卷，建立业务档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行管理。

第十七条 社会保险经办机构应定期对已超过保管期限的业务档案进行鉴定。销毁档案要逐件登记于销毁清册，经本单位鉴定小组审核签字后，报上级主管领导批准后销毁；会计档案的销毁应按《会计档案管理办法》执行。销毁清册要永久保存。

第十八条 社会保险经办机构应积极采用先进的现代化技术设备，实现业务档案管理的科学化、规范化、现代化。

第四章业务档案的保管和利用

第十九条 档案保管应配备专门的库房及相应的符合国家标准的档案装具和设备，并符合防火、防盗、防光、防尘、防潮、防水、防虫鼠、防高温、防震等要求。

第二十条 各级社会保险经办机构应编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、人名索引等检索工具，编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、专题概要、利用效果实例汇编、发文汇集等编研材料，满足利用工作需要。

第二十一条 业务档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。第二十二条 各级社会保险经办机构应制定业务档案保管制度、保密制度、查（借）阅制度，规范提供利用工作，确保业务档案安全。

第五章 附则

第二十三条 各级社会保险经办机构要积极开展业务档案管理工作，按照人力资源和社会保障部、国家档案局以及省人力资源和社会保障厅、省档案局有关规定的要求，在规定的时间内达到国家社会保险业务档案达标验收工作标准。

第二十四条 本办法由山西省社会保险局和山西省档案管理局负责解释。第二十五条 本办法自印发之日起执行。附件：

1、山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定。

2、山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。

3、山西省社会保险经办机构业务档案分类编号方案。

4、山西省社会保险经办机构业务档案材料移交清单。

5、山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册。

6、山西省社会保险经办机构业务档案借阅登记表。

山西省社会保险经办机构 文件材料归档范围和保管期限规定

总 则

第一条 为便于本单位各内设机构及全体职工正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又 便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家档案局8号令》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》，制定 本规定。

第二条 本规定中的本单位文件材料是指本单位各内设机构及全体职工在其工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 本单位文件材料归档范围是：

（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本单位工作活动中形成 的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本单位需要贯彻执行的上级机关和同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有考查价值的文件材料。

第四条 本单位文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等；

（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历史修改稿，各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一 般性电话记录，内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条 凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案工作部门移交，实行统一集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成 的主要－－10文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综 合统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本单位人 事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位一般性事务管理文件材料；

（五）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总 结、人事、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非单位主管业务但要贯彻执行的文件材 料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

第九条 本单位形成的人事、基建、财务、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。

第十条 对应归档的电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第一部分 山西省社会保险经办机构文书档案

归档范围和保管期限表

一、本单位行政、后勤管理工作 本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料 1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录 永久

1.2 典型材料、代表发言材料、经验交流材料、简报 30年 2 本单位与其他机关联合召开会议的文件材料 2.1 本单位主办的

2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件 永久

2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 2.2 本单位协办的

2.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

2.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 3 上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料

3.1 上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的纪录、纪要、总结等材料 永久

3.2省部级以下领导一般性检查、视察工作的文件材料 30年 3.3 本单位专项或综合工作汇报材料 30年本单位业务文件材料 4.1 本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料 永久

4.2 本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知 4.2.1 方针政策性业务问题的 永久 4.2.2 一般业务问题的 30年 4.2.3 其他具有参考价值的 10年 4.3 上级机关制发的文件材料

4.3.1 上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料 4.3.1.1 重要的 永久 4.3.1.2 一般的 10年

4.3.2 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 4.4 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 4.5 下级单位的文件材料

4.5.1 重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等 30年 4.5.2 其他的 10年

4.6 本单位联合行文的文件材料 4.6.1 本单位为主办的 4.6.1.1 重要业务问题 永久 4.6.1.2 一般业务问题 30年 4.6.2 本单位协办的 4.6.2.1 重要业务问题 30年 4.6.2.2 一般业务问题 10年 4.7 计划、总结、统计、调研等方面的材料

4.7.1 和以上的计划、总结、统计材料 永久 4.7.2 以下的计划、总结、统计材料 10年 4.7.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 4.7.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 4.8 出国或出境访问考查等外事活动的文件材料

4.8.1 发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等 永久 4.8.2 出国审批手续、执行日程、考查报告、一般性会谈纪录 30年 4.9 本单位编写的文件材料 4.9.1 大事记、组织沿革 永久

4.9.2 本单位编辑、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编和工作手册 30年

4.9.3 简报、情况反映、工作信息等 10年 5 本单位各种规章制度 永久 6 本单位事务管理文件材料

6.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 6.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料 6.2.1 重要的 永久 6.2.2 一般的 10年

6.3 本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

6.4 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料 6.4.1 重要的 永久 6.4.2 一般的 10年 6.5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久

6.6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年

二、人事党务与工会工作 本单位党员大会、党支部支委会议

1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料 永久

1.2 民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料 10年 2 计划、总结等方面的材料

2.1 和以上的计划、总结材料 永久 2.2 和以下的计划、总结材料 10年 3 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 3.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久 3.2 重要专项活动的报告、总结等到 永久

3.3 党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料 永久表彰先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料 永久 5 本单位党、团员组织关系介绍信及存根 永久 6 本单位党员、干部、职工违法违纪等文件材料

6.1 案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料 永久 6.2 受到警告的 30年

6.3 查无实据的文件材料 10年 6.4 受到通报批评的 10年

6.5 本单位党支部组织开展的各项教育活动 30年 6.6 情况反映、一般的工作总结、汇报等文件材料 10年 7 本单位精神文明建设方案 7.1 本单位精神文明建设方案 永久

7.2 本单位精神文明单位检查评比实施细则 永久 7.3 本单位精神文明单位责任书 永久 7.4 本单位精神文明建设发展规划 永久 统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 9 本单位机构编制、干部人事文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久

9.2 本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料 30年 9.3 本单位干部职工的任免文件 永久 9.4 本单位职工名册及统计报表 永久

9.5 本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞退、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料

永久

9.6 人事考核、职称评审等有关文件材料 永久

9.7 本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根 永久

第二部分 山西省社会保险经办机构业务档案

归档范围和保管期限表

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料 永久

（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料 100年

（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料 100年

（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料 10年

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料 50年

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料 50年

（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料 50年

（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料 50年

（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行等签订的协议书、考核材料、终止协议材料 10年

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料 100年

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表 50年

（四）社会保险基金征缴汇总表 永久

（五）催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议 10年

（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料 10年

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料 50年

（二）养 老 保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料 50年

（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料 50年

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表 30年

（六）养老保险基金支付汇总表 永久

四、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险统计报表 永久

（二）社会保险数据和分析报告等资料 30年

（三）社会保险业务月/季统计报表 10年

（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料 30年

（二）社会保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定 向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料 30年

（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料 30年

（四）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料 永久第三部分 会计档案归档范围及保管期限表

一、会计凭证类

（1）各种会计凭证（包括原始凭证、记账凭证汇总表）15年（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

二、会计账簿类

（1）现金、银行存款日记账 25年（2）总账 15年

（3）明细分类、分户账或登记簿 15年

三、财务报告类

（1）会计年报（决算，包括文字分析）永久（2）会计月、季度报表（包括文字分析）5年

四、会计档案移交清册等（1）会计档案移交清册 15年（2）会计档案保管清册 永久（3）会计档案销毁清册 永久

第四部分 声像电子类归档范围及保管期限表

1.单位全体工作人员的照片、底片 永久

2.上级领导来本单位视察、指导工作形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等 长期

3.本单位召开的各种会议及重要业务活动形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等 长期

4.本单位概貌及其所属基础设施的照片、底片、录音带、录像带、光盘等 永久

5.反映全单位基本历史面貌和重要职能活动中形成的磁带、光盘、软件等 永久

第五部分 实物档案类归档范围及保管期限表

1.各种奖状、奖杯、奖章、锦旗、荣誉证书等 永久或长期

2.对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）永久或长期

3.其他具有保存价值的手迹、字画、牌匾等 永久 4.已停止使用的印信（章）永久

第六部分 其它档案类

其它档案根据国家有关规定执行。附件2

山西省社会保险经办机构 业务档案管理各项制度

为了规范和加强全省社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，有效利用和保护社会保险业务档案，为全省社会保险事业服务，根据《中华人 民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，特制定山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。

一、业务档案立卷归档制度

为确保社会保险业务档案资料内容完整、条理清晰，业务档案管理工作井然有序，规范并加强社会保险业务档案立卷归档工作，特制定本制度。

一、社会保险业务经办机构在行使社会保险事业管理职能的实践活动过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料，包括各种文字、图表、声像、实物、电子文件及其它形式的原始记录，均需进行整理、立卷、归档。归档文件的印件与定稿、正文与附件、转发件与被转发件、请示与批复、来函与复函均应齐全，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。

二、业务档案立卷归档工作应在档案室的统一指导下进行，本着“谁承办，谁立卷”的原则，分工立卷，两个部门共同承办的文件，由主办部门立卷。

三、应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分级分类，系统排列，编定案卷号、案卷目录，填写全宗号、目录号，固定案卷的位置和顺序，将档案按序入库并上架保管。对不符合归档要求的案卷进行加工整理或退回部门重新整理。

四、业务档案管理人员要树立档案管理意识，严格履行档案交接签字手续，提高业务档案立卷归档质量，以便于日后查阅和利用。

二、会计档案管理制度

为了提高社会保险会计档案管理水平，统一社会保险会计档案的管理制度，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，特制定本制度。

一、财务部门形成的会计凭证、帐簿、报（表）告等能够记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，由财务部门各岗位的人员按工作程序进行整理、立卷。

二、财务部门人员与单位档案室必须按期交接，交接时，双方应当面进行清点，并在移交清单上签名盖章。

三、财务部门所交档案室接收的案卷，要求所交材料齐全、完整，装订成册，加统一的封面，填清填全封面和卷脊上的项目。

四、会计档案归档后，应保持原卷册的封装。个别卷册确需拆封重整的，应会同财务科室原经办人共同进行，以分清责任。

五、档案室要为会计档案编制档案检索工具，积极提供服务。因工作需要查阅会计档案时，须办理有关借用手续并按时归还。

六、会计档案保管期满需要销毁时，应由档案室提出意见，会同财务科室进行鉴定，编制销毁清册，经领导批准后监销。

三、档案库房管理制度

为确保业务档案的安全,防止业务档案的自然损毁或人为破坏，最大限度地延长业务档案的寿命,做好社会保险业务档案管理工作，特制定本制度。

一、设置有规范标准的业务档案专用库房，能够容纳应接受的全部社会保险业务档案。办公室、档案库房、阅览室应分设。档案库房内不得存放与档案无关的物品。

二、业务档案入库出库要及时登记，业务档案存放要有固定位置，编存放位置索引，业务档案用毕要及时归回原处。

三、档案橱柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合国家和省有关规定，数量充足。

四、档案库房内应配置空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度计、遮光窗帘、防盗监控系统等设施，要达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）的要求。

五、业务档案管理要与办公现代化同步发展，应配备计算机、扫描仪、复印机等现代化设备及档案管理软件。

六、档案人员应定期检查档案保管情况，对破损档案及时采取相应的专门技术进行修补处理。

七、严格遵守《档案法》、《保密法》，做好档案的保卫、保密工作，杜绝泄密和散失事故发生。

四、业务档案移交制度

为加强社会保险业务档案的统一管理，做好社会保险业务档案移交工作，制定本制度。

一、严格按照《山西省社会保险业务档案管理暂行办法》的要求，对符合立卷归档范围的档案，定期移交档案室集中统一保管，任何单位和个人不得以各种理由留存或拒绝移交业务档案。

二、各部门移交的业务档案，必须符合业务档案的规范要求，做到完整、准确，帐物相符。必备的检索工具应随同业务档案一并移交。

三、接收业务档案时应严格审核案卷质量，符合要求的办理移交手续；不符合要求的，退回移交部门限期整改。

四、各部门在移交业务档案时，应严格履行手续，按照移交清单所列内容逐项交接，并由移交、接收双方负责人监交。交接完毕后，交接人、监交人应在移交清单上签名或盖章。移交清单长期保管。

五、在移交、接收业务档案过程中，因工作人员循私舞弊，玩忽职守，造成业务档案丢失、损坏的，应视情节给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

五、业务档案统计制度

为提高社会保险业务档案管理水平，维护业务档案完整与安全，做好业务档案统计工作，特制定本制度。

一、对现存档案数量及管理状况按全宗、年代、类别、保管期限进行检查和统计，并认真做好分类和记录。

二、做好每年归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作，建立接收移交清册。

三、建立各种管理登记簿，例如收集、移出、整理、鉴定、利用等，做到帐物相符，准确无误。

四、做好日常工作中的业务档案查、借阅情况统计。并随时登记业务档案资料的利用情况和利用效果，做好业务档案利用实例的统计。

五、准确编制业务档案工作综合情况的统计分析年报，及时反映业务档案工作的现象和问题，并上报有关部门。

六、对档案库房装具、设备要定期进行检查统计。

七、进行业务档案鉴定和销毁时要及时做好登记统计工作。

八、电子档案的统计参照上级部门有关规定执行。

六、业务档案利用制度

为有效利用社会保险业务档案，发挥其在社会保险经办及管理工作中的服务作用，特制定本制度。

一、社会保险业务档案资料主要供本系统和上级主管部门利用。

二、利用社会保险业务档案、资料必须严格履行手续，填写《档案借阅登记表》（见附件6）。利用者有义务将利用业务档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细登记档案利用效果。

三、在出借利用的同时不能忽视保密问题。业务档案只在限定范围内使用。原件一般不借出档案室；因特殊情况需要借出时，须经档案室负责人批准，借出时间不得超过两星期。到期仍需继续利用，须办理续借手续。

四、爱护业务档案资料原件，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。

五、阅览室内严禁吸烟，阅览桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。

六、利用者必须遵守《档案法》、《保密法》规定，未经分管领导或主管档案工作领导批准，不得擅自公布档案内容。

七、业务档案保密制度

为确保社会保险业务档案安全，避免发生业务档案内容失密、泄密现象，做好社会保险业务档案保密工作，特制定本制度。

一、档案人员和利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守业务档案机密。

二、对各类业务档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行业务档案借阅手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、严格管理机密档案，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关业务档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借业务档案资料必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的业务档案资料要按档案保密规定进行销毁，不得以废纸出售。销毁记录要详细备案在册。

七、发生失密、泄密和业务档案被盗事故时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，查明情况和原因，当事人要写出书面报告。对因违反保密规定而造成失、泄密的当事人，按事故性质及情节给予严肃处理。

八、业务档案鉴定销毁制度

为确保社会保险业务档案完整、安全和有效，做好业务档案价值的鉴定工作，规范业务档案销毁工作，特制定本制度。

一、社会保险经办机构要严格按照社会保险业务档案管理规定要求，对照各类业务档案保管期限表定期鉴定档案价值，对超过保管期限、失去查考价值的档案及时按业务档案管理规定进行处理。

二、社会保险业务档案鉴定由鉴定工作领导小组负责。鉴定工作领导小组由社会保险经办机构相关负责人、档案管理人员和业务人员组成。

三、现存业务档案中已超过保管期限的，须由档案人员提出处理意见，确定鉴定时间，由鉴定工作领导小组对档案进行价值鉴定。

四、业务档案鉴定应从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、效能和文件名称等方面综合分析判断业务档案的保存价值。

五、业务档案鉴定要本着科学、发展的观点，考虑业务档案的长远价值。随着时间发展业务档案价值发生改变的，要及时调整并重新确定其保管期限。

六、社会保险业务档案的销毁，必须严格按照《山西省社会保险业务档案管理暂行办法》中的保管期限认真进行审查批准、鉴定后执行。未经批准、鉴定，任何人不得销毁档案。

七、经鉴定建议销毁的档案，须编制《山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册》和销毁报告，经主管领导批准后方可进行销毁。销毁清册包括卷册、所属全宗号、目 录号、鉴定小组负责人签字及日期、批准人签字及日期、监销人、销毁方式、销毁日期、顺序号、案卷（或文件）题名、、案卷号、卷内文件页（件）数、备注 等。销毁报告包括立档单位、案卷的完整程度、经鉴定后保留下的业务档案数量和分类介绍；鉴定业务档案的情况和销毁依据。

八、销毁档案时要严格执行保密制度，由鉴定工作领导小组指定地点由两名以上人员进行销毁和监销，并在销毁清册上签名、盖章，注明销毁方式和时间。销毁清册和销毁报告长期保管。