采购部合同管理（通用8篇）
篇1：采购部合同管理
采购合同管理：采购合同签订的程序
2010-12-07
签订采购合同的程序根据不同的采购方式而有所不同，这里主要谈采购合同订立的一般程序。普遍运用的采购合同的签订要经过要约和承诺两个阶段。
1)要约阶段
这是指当事人一方向他方提出订立经济合同的建议。提出建议的一方叫要约人。要约是订立采购合同的第一步，要约应具有如下特征。
①要约是要约人单方的意思表示，它可向特定的对象发出，也可向非特定的对象发出。当向某一特定的对象发出要约，要约人在要约期限内不得再向第三人提出同样的要约，不得与第三人订立同样的采购合同。
②要约内容必须明确、真实、具体、肯定，不能含糊其辞，模棱两可。
③要约是要约人向对方做出的允诺，因此要约人要对要约承担责任，并且要受要约的约束。如果对方在要约一方规定的期限内做出承诺，要约人就有接受承诺并与对方订立采购合同的义务。
④要约人可以在得到对方接受要约表示前撤回自己的要约，但撤回要约的通知必须不迟于要约到达。对已撤回的要约或超过承诺期限的要约，要约人不再承担法律责任。
2)承诺阶段
承诺表示当事人另一方完全接受要约人的订约建议，同意订立采购合同的意思表示。接受要约的一方叫承诺人，承诺是订立合同的第二步。它具有如下特征。
①承诺由接受要约的一方向要约人做出。
②承诺必须是完全接受要约人的要约条款，不能附带任何其他条件。即承诺内容与要约内容必须完全一致，这时协议即成立。如果对要约提出代表性意见或附加条款，则是拒绝原要约，提出新要约，这时要约人与承诺人之间的地位发生了交换。在实践中，很少有对要约人提出的条款一次性完全接受的，往往要经过反复的业务洽谈，经过协商，取得一致的意见后最后达成协议。
供需双方经过反复磋商，经过要约与承诺的反复，形成具有文字的草拟合约，再经过签订合同和合同签证两个环节，一份具有法律效力的采购合同便正式形成了。签订合同是在草拟合约确认的基础上，由双方法定代表签署，确定合同的有效日期。合同签证是合同管理机关根据供需双方当事人的申请，依法证明其真实性与合法性的一项制度。在订立采购合同时，特别是在签订金额数目较大及大宗商品的采购合同时，必须经过工商行政管理部门或立约双方的主管部门签证。
篇2：采购部合同管理
及时获取采购信息。目前，政府采购信息发布媒体主要有报纸、杂志、网络，供应商可以定期查询中国政府采购网、中国财经报、中国政府采购杂志，也可以直接向各采购代理机构或采购交易中心询问。精心准备资格审查资料。采购人一般会在正式采购前对供应商的资格进行审查。资格审查应在政府采购监管部门指定的媒体发布资格预审公告，资格审查的内容主要包括：供应商的资质证书、营业执照、税务登记证、经营许可证、产品生产或销售许可证、主要业绩情况等。供应商应按照资格审查的要求，精心准备资格审查资料并在规定的时间内，将相关资料送达采购人指定的地点。
按时领取或购买招标文件。采购人发售招标文件一般有时间限制，因此，供应商应按招标公告或投标邀请书上规定的时间，到指定的地点领取或购买招标文件。如果招标文件是出售的应注意招标文件的售价，对个别招标文件售价较高的项目，供应商应在购买招标文件前预测中标率，再确定是否购买招标文件，以减少不必要的开支。
认真制作投标或报价文件。供应商应根据招标文件的具体要求，认真制作投标或报价文件，投标文件制作的好坏将直接影响供应商能否中标。因此，供应商在制作投标或报价文件时，一是要实质上响应招标文件。供应商购买招标文件后，应认真研究分析招标文件，尤其是对那些实质性条款，必须逐一核实，逐一响应，不能响应的要权衡是否参加投标，以免造成不必要的浪费。二是要研究制作投标文件范本。供应商在对招标文件的商务部分、技术部分认真研究后，应组织相关技术人员制作投标或报价文件的范本，以便日后参加投标时，可以套用范本并结合具体的技术方案，在较短时间内制作出一份符合规定的投标或报价文件，既提高了制作效率，又降低了制作成本。三是根据不同的报价方式、评标方法采用不同的应对策略。对于招标或询价方式的采购，由于只允许一次报价，因此，一定要在投标或报价前核准价格，尽量报出有竞争性的价格；对于竞争性谈判或单一来源方式的采购，由于有多轮报价的机会，因此，供应商在第一次报价时可以报得略高一点，留有相应的降价空间，在投标活动过程中占得主动，争取合理的利润。同时，应注意招标文件规定的评标方法，如果采用的是“经评审的最低投标价法”，则投标文件只要能够满足招标文件要求，报价越低，中标的可能性就越大；如果采用的是“综合评分法”，则投标文件在满足招标文件要求的基础上，既要考虑报出有竞争性的价格，还要考虑技术方案，后续服务等环节才可能中标。
按时参加投标、谈判活动。供应商在参加具体投标活动过程时，一是要提前准备。注意开标会议开始的时间和地点，提前赶到开标会议现场，在递交投标文件的同时向采购人提交投标保证金，投标或报价文件必须按照招标文件的要求予以密封、加章。二要合理组织相关人员参加开标。现场参加投标活动的人员要组成合理，必须有法人代表或其授权代表，在参加开标时应携带相关证件，以备查验；主要负责答疑或谈判的人员要熟悉投标项目的技术、商务条款，要有一定的专业知识和语言表达能力。三要掌握答疑要点。在评标过程中，评审专家有可能会要求投标的供应商进行答疑，因此，供应商在答疑时必须掌握要点：首先要详细记下评审专家所提出的问题，不清楚的可以当场提问；其次是在回答问题时一定要以书面形式，逐一回答评审专家所提问题，答疑材料要有法定代表人或授权代表签字；对答疑时间有限制的，投标人应在规定的时间内做出准确回答。四要注意谈判报价。由于竞争性谈判采取多轮报价，根据最终报价确定成交供应商，因此，供应商在谈判过程中应根据参与谈判供应的数量和实力，核定自己的报价；一般情况下，采购人会给每个参与谈判的供应商最后一次报价的机会，供应商一定要把握机会，报出最有竞争性的价格。
及时了解中标结果。供应商应及时了解中标结果，以便在公示的有效期内向采购人质疑或向监督机构投诉，维护自己的合法权益。供应商了解中标结果有两种渠道：一是采购人当场宣布。对于部分采购内容并不复杂、评标时间较短的项目，采购人一般会当场宣布中标结果，供应商应做好相应记录；二是采购人直接通知投标人。如果采购人没有当场宣布中标结果，则必然将中标结果通知每个参加投标的供应商。
按时领取中标通知书。采购人确认中标人后，将以中标通知书的形式正式通知中标供应商。中标供应商在接到口头通知后，应及时与采购人联系，并按时到采购人指定的地点领取中标通知书。中标通知书具有法律效力，供应商接到中标通知书，即说明其投标文件已正式被采购人接受。
篇3：采购合同管理评价模型研究
关键词：采购合同,过程管控,结果考核,定性评分,定量评价
1引言
企业的一切经营活动都要依法进行,以合同形式来体现, 企业采购活动亦是如此。采购合同是保护采购当事人合法权益的法律性文件,是保证企业采购正常运作的重要依据。对采购合同管理评价的研究,有利于提升企业采购管理水平,增强企业在产业链上的资源整合能力。许多学者在合同管理评价方面进行了不同程度的研究和探索,取得了一定的研究成果。
在国外,从二十世纪七十年代初开始,随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累,人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家,八十年代前人们较多地从法律方面研究合同; 在八十年代,人们较多地研究合同事务管理( Contract Administration) ; 从八十年代中期以后,人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题[9,10]。最近十几年来,随着研究的深入和成果的推广,许多西方国家及先进企业都已经把合同管理作为工程项目管理的一个重要分支领域和研究热点[11,13]。
在国内,关于合同管理评价体系的研究不少,但主要集中在施工企业合同管理领域,研究内容主要为合同管理评价维度、合同管理后评价( 体系) ,以及合同管理效果评价,部分研究中也涉及了合同管理的过程、行为评价问题。陈友胜、刘婕认为对于施工合同管理工作的绩效评价应该从结果绩效和行为绩效两方面进行评估[1]; 王磊认为应该重视施工合同履行完毕的后评价工作,从合同签订情况、执行情况、管理工作及条款分析四个方面进行评估、总结,只有不断的总结经验才能持续提高合同管理水平[2]; 胡建明指出合同后评估是项目管理的重要环节,并针对评估原则、依据以及评估工作进行了探讨[3]; 夏浩利用粗糙集相关理论方法,结合后评价相关理论,明确了施工合同管理后评价的概念和评价内容,通过对评价指标进行优化,达到去除冗余指标的目的,使得评价结果更具准确性,为改进施工合同管理过程中的不足以及提高管理水平提供理论依据[4]; 张超利用综合评价方法建立起合同管理后评价体系,并通过完善后评价流程,全面指导企业合同管理工作[5]; 韦海民认为对于施工合同管理应借助科学方法做好合同的总体策划、严格合同履行的过程管理、客观的进行项目施工合同管理的后评价[6]; 聂锐、陶学禹、李若仁针对合同管理效果,利用模糊综合评价方法构建了数学模型[7]; 盛国栋通过选取施工合同管理效果评价的主要指标及指标体系,用定量分析和定性分析相结合的方法确定指标权重,建立了施工合同管理效果评价的评价模型[8]。
通过对现有文献研究可以发现: 当前,针对合同管理评价体系的研究已经取得一些研究成果,具备一定的研究基础。但是进一步分析可知: 其一,研究范围主要是项目、施工等特定领域的合同管理评价,缺乏针对采购领域合同管理评价的专门研究; 其二,研究方向主要是针对合同管理后评价或合同管理结果评价,没能很好体现合同管理的事中管控,缺乏从合同管理的过程和结果进行综合评价的研究; 其三,研究思路侧重于论述合同管理评价维度( 模块) ,没有深入到具体指标设计、形成体系,研究成果难以深入到具体实践应用。
鉴于此,为克服上述合同管理评价研究的缺陷,本文拟对采购合同管理评价进行针对性研究,通过评价维度分析、评价指标设计、评价标准确定、指标技术处理,建立完善的评价体系,并对评价结果进行定级划分、定性描述,构建起“过程管控”与“结果考核”相结合的自成一体、可独立运用的评价模型。
2采购合同管理评价模型
2. 1采购合同管理评价体系
如图所示,采购合同管理评价体系包括四大部分: 评价维度分析、评价指标设计、评价标准确定、指标技术处理。
2. 1. 1评价维度分析
评价体系从“过程管控”、“结果考核”的两条主线以及“工作开展及时”、“工作开展规范”、“工作完成及时”、“工作结果达标”四个维度入手,围绕采购合同管理各个业务事项, 对采购合同管理工作进行评价分析。
1过程管控: 采购合同管理工作过程环节多,且涉及跨部门、多层级之间的沟通、协作,各环节工作开展及时或规范与否都可能影响整个业务事项的流程运作,因此,评价应以采购作业标准规定的相关工作关键点为主,从具体业务操作层面衡量工作规范化程度。
工作开展及时: 检查考核有明确时限要求的工作环节。
工作开展规范: 检查考核有明确管理规范或操作规范的工作环节。
2结果考核: 采购合同是用于规范和约束供需双方行为的强制性文件,具有法律效力,其执行结果与企业能否保证持续稳定的物料供应、节约采购成本、规避法律风险等有紧密联系,因此,评价应以采购合同管理各项工作完成的及时性及最终工作结果的质量为主,从具体业务结果层面衡量工作完成情况。
工作完成及时: 检查考核统计期间该项工作完成的及时性。
工作结果达标: 检查考核统计期间该项工作完成情况与既定目标的偏差。
2. 1. 2评价指标设计
按照评价维度分析,评价指标应体现“过程管控”和“结果考核”两条主线。前者侧重对采购合同管理过程的行为规范性的评价,一般难以通过具体数据进行量化考核,适宜根据相关作业标准对已发生行为进行定性判断、评分; 后者侧重对采购合同管理工作结果的评价,通过各项业务的累计数据统计其完成情况,适宜采用关键指标进行定量考核。为此,评价指标设计包括定性评分标准和定量评价指标两部分。
1定性评分标准设计。主要从采购合同管理的七大业务事项出发,结合“过程管控”主线的评价重点: 开展及时、过程规范,梳理各个业务事项中不同工作环节的主要评分要点,并根据各要点的关注度运用重要性排序法( 详见“2. 1. 4指标技术处理”) 进行适当配分,从而得到采购合同管理定性评分标准。
2定量评价指标设计。根据采购合同管理各项业务事项的管控目标,结合“结果考核”主线的评价重点: 完成及时、结果达标,设计各个业务事项的“及时率”或“达标率”指标,具体如下:
Ⅰ. 合同签订
合同签订及时率: 统计期间内下发的中标结果已完成签约金额/统计期间内下发的中标结果总金额* 100% ;
Ⅱ. 合同跟踪
准时供货率: 采购部门在合同规定时间内能够供货的合同数/全部供货合同数* 100% ;
Ⅲ. 合同支付
合同支付申请及时率: [1 - ( 合同签约后未提交支付申请的金额 + 合同到货后未提交支付申请的金额 + 质保期到后未提交支付申请 的金额) /到期应提 交支付申 请的总金 额] * 100% ;
Ⅳ. 合同结算
结算及时率: ( 1 - 到期未结算合同数 /到期需结算合同总数) * 100% ;
Ⅴ. 合同变更
合同变更率: 合同变更数/合同签约总份数* 100% ;
Ⅵ. 合同终止
中标执行率: [1 - ( 不签约的中标金额 + 涉及变更的整个合同的原中标金额) /中标总金额]* 100% ;
Ⅷ. 合同归档
合同档案及时移交率: ( 1 - 未及时移交的合同档案数 /合同档案总数) * 100% 。
2. 1. 3评价标准确定
1评价标准类型。
Ⅰ. 历史标准: 企业根据过去的业绩制定的标准。
Ⅱ. 预算标准: 企业力争达到的业绩标准,如事先确定的目标、计划、预算、定额、标准等。
Ⅲ. 外部标准: 以企业所在行业的特定指标数值或标杆企业的数值作为评价标准。
2确定评价标准的方法。
Ⅰ. 标杆法的应用步骤: 设定标杆目标——— > 寻找标杆对象——— > 收集数据资料——— > 构建学习机制——— > 确定评价标准值。
Ⅱ. 递进平均法的基本思路: 计算所有测算指标样本数据的平均值,将其作为评价指标值的“平均值”; 在所有测算指标样本数据中,筛选出大于“平均值”的样本数据,计算出这些样本数据的平均值,作为评价标准值的“良好值”; 对样本数据进行进一步筛选,挑选出大于“良好值”的样本数据,计算其平均值,作为评价标准值的“优秀值”; 同样计算出评价标准值的“较低值”和“较差值”。可根据实际考核要求,选取某一档次值作为考核标准值。
2. 1. 4指标技术处理
1指标权重分配。
包括定性评分标准的配分和定量评价指标的权重分配。
评价体系采用重要性排序法确定指标权重分配,具体步骤如下:
Ⅰ. 按指标重要性依次排列;
Ⅱ. 分别给每项指标赋予相应的显示其重要性的分数;
Ⅲ. 某项指标分数在所有指标分数之和中所占比重作为该指标的权重。
2指标得分统计。
定性评分统计: 根据各关键管控环节的执行情况,结合“图3: 采购合同管理工作分解及关键管控点配分”,从工作开展及时、工作开展规范两个维度分别评分,求和即为采购合同管理的定性评分得分。
定量评分统计: 包括单项指标计分和多指标综合计分。
Ⅰ. 单项指标计分: 运用比率评分法,计算出各项指标的实际达成程度,分值范围为0 ~ 1;
Ⅱ. 多指标综合计分: 定量指标得分 = ∑( 单项指标得分 * 权重) 。
2. 2评价结果
2. 2. 1综合得分
采购合同管理评价的综合得分包括定性评分和定量评分两大部分,孰重孰轻,企业可根据评价的过程和结果两个导向的主辅关系,在过程管控和结果考核之间找到结合点, 确定定性、定量两者评分所占的权重。综合得分计算公式如下:
其中,S为综合得分,A为定性评分,B定量评分,M、N分别为各自所占权重。
2. 2. 2评价结论
图4评价结论基准
“4星—先进级”是工作结果达标,并且工作质量闭环管理、持续改善,可以根据工作执行结果反馈改善下一步的执行过程,优化执行步骤。
“3星—领先级”是各项工作能按时保质、规范化的开展, 工作结果达标。工作效率及管理和操作规范程度较高。
“2星—达标级”是基本能按照规范及时开展各项工作, 按时完成各项工作任务,工作结果达标。
“1星—未达标级”是未能按规范及时开展各项工作,未能按时完成各项工作任务,工作结果未达标。
3评价模型应用示例
本评价模型适用于采购合同管理的全部或部分业务事项的评价,以下是基于本评价模型对采购合同管理效果进行评价的应用示例。
如上图,在定性评分要点和定量评价指标确定后,评价模型的应用主要包括确定评价标准、分配指标权重、统计指标得分、展示评价结果四个步骤。
3. 1确定评价标准
定性评分标准主要依据各个评分要点工作开展的及时性和规范性要求而定,定量指标评价标准确定方法详见“2. 1. 3评价标准确定”。
3. 2分配指标权重
采用重要性排序法确定定性评分标准的配分( 详见“图3: 采购合同管理工作分解及关键管控点配分”) 和定量评价指标的权重分配。
3. 3统计指标得分
定性评分统计: 根据各关键管控环节执行的及时性、规范性进行评分,求和即可。
定量评分统计: 先分别计算各单项指标得分,然后计算各单项指标得分的加权平均即可。
注: 合同变更率为逆向指标,实际达成值与计分为反比例关系。
3. 4展示评价结果
根据“图4: 评价结论基准”,该企业采购合同管理综合评价得分为95. 80,属于“4星 - 先进级”,即工作结果达标,并且工作质量闭环管理、持续改善,可以根据工作执行结果反馈改善下一步的执行过程,优化执行步骤。
4结论
本文从过程管控和结果考核两条主线出发,对采购合同管理相关工作的及时性、规范性及关键指标达成情况进行定性与定量相结合的评价,根据评价得分对采购合同管理相关工作成效进行定级、定性,以达到衡量采购合同管理总体工作成效的目的。
评价指标设计是构建评价体系的重点、难点。本文的评价指标设计包括定性评分标准和定量评价指标两部分,前者是基于优化、明确的作业标准提炼采购合同管理各个业务事项的过程控制点,后者是基于各个业务事项明确的考核目标而设定“及时率”或“达标率”指标。因此,企业在运用评价模型时,必须明确采购合同管理相关业务事项的管控目标,同时对相关业务操作过程有明确的规范、标准。
篇4：采购结算与合同管理
关键词:原燃料结算 合同管理 降低采购成本
1 采购结算
1.1 大宗原燃料采购结算的特点 钢铁企业生产,消耗的物料品种繁多,结算方式多样。对于大宗原燃料的结算一般采取优质优价的方法。优质优价包括“按质论价”结算和“按质论量”结算。按质论价结算,就是在原燃料采购过程中,以供需双方签订的工矿产品合同的价格为基础,依据与合同相关的计价条款和原燃料的实际检验结果确定原燃料的最终结算价格;按质论量结算,是不依据物资的检斤量做为最终结算量,而依据检斤量与理化检验结果确定的干基量确定最终结算价格的结算方法。大宗原燃料采购结算的特点是紧扣合同,根据合同条款规定,确定不同的结算方式。
1.2 采购结算与合同条款 钢铁企业原燃料产品的合同条款一般有标的、数量、质量标准、价款及交货时间,验收标准、质量加减价约定、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中合同价格、质量加减价条款和验收标准是结算的的重要依据。
1.2.1 合同价格:即合同的的基价,其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种:含税包干到厂价、车板含税价和车板不含税价。
1.2.2 验收标准:①计量、化验均以买受方为准,按日结算(按批次结算)。②计量、化验均以出卖人为准,按日结算(按批次结算)。③计量以买受方为准,化验结果按出卖人方结算。④计量以出卖人方为准,化验结果按买受方结算。
1.2.3 质量加减价条款约定的内容 钢铁企业大宗原燃料合同根据物料有效成份的不同,加减价方式不同。通常在结算当中按合同加减价方式的不同,我们把结算类型分为有效成分累加类型、简单计算类型、折吨计算类型、等级判定类型、中间换算类型等。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。
1.2.4 运输方式:汽车运输或火运。
1.2.5 结算方式:①一票结算,开据17%增值税票。②两票结算。即含税包干到厂价减运费,其余开据17%增值税票。
1.2.6 争议解决方式:当合同双方发生争议时,双方协商解决,协商不成时,在需(供)方所在地人民法院诉讼解决。
1.2.7 其他约定事项:①合同履行有效期。②其他未尽事宜,双方协商解决。
1.3 原燃料采购结算员的工作程序①审定合同:结算员收到业务科签定的采购合同,必须仔细阅读合同条款,认真推敲。②收集资料:收集交库单、化验单、磅单等原始票据,了解掌握企业调价及合同条款变更、异议处理情况。③结算:结算员按照合同结算条款类型,根据审核后的原始凭据各种数据指标和对应关系,计算采购价格出据结算单。
2 合同管理
2.1 合同管理的概念 企业合同管理指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为,是市场经济的外在表现,通过合同管理,现代企业在市场中实现平等的制约和权利,从而为当事人营造一个公平的环境。
在市场经济条件下,市场的运作需要合同。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对我方不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
2.2 企业合同管理中存在的问题
2.2.1 合同文字不严谨。不严谨就是不准确,容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同,需要靠准确明晰的合同文字作载体。可以说,合同讲究咬文嚼字。
2.2.2 合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。
2.3 企业合同管理中存在问题的主要原因:
2.3.1 认识根源 对合同与合同管理的关系缺乏认识,合同产生在合同管理的前期阶段,在这一阶段往往受到高度重视,一旦合同签订了,合同就束之高阁了,因此,合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题,前期阶段所出现的问题,多数是由于急于签成合同而过于草率。
2.3.2 法律意识:企业的从业人员的合同法律意识不强,最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系,想怎么写就怎么写,想怎么签就怎么签,缺乏依法订立和履行的意识,以致造成不少失误和损失。我们说,合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据,也就是说合同要依法订立。
2.4 加强合同管理,把好合同结算关 合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作,它不再是简单的要约、承诺、签约等内容;而是一种全过程、全方位、科学的管理,现代企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分,合同管理分为:合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段,并且是以合同事前防范、事中控制为主,事后应对处理为辅的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务,也促使对方严格按合同履行义务。这一阶段的工作主要就是做好合同履行记录,跟踪合同履行过程,把好合同的结算关。
2.4.1 建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。
2.4.2 提高合同管理人员的素质。合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。通过培训不断加强签约人的合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,增强合同管理人员的责任感和合同法律意识。合同管理员应该是既懂业务又懂法律的人员担当,可以起到事前防范的效果。
2.4.3 履行监督和结算管理。采购结算是合同履行的主要环节和内容,采购部门结算人员同财务部门密切配合;把好合同的结算关至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督。
3 充分发挥结算作用,完善合同结算条款
做为原燃料供应的源头部门,为充分发挥结算的作用,我们几次号召全体业务员对合同进行自查、自纠,对合同条款进行全面整理、调整结算方式,规定更为合理的奖扣区间。发挥集团整合优势在保证供需双方利益的基础上,进一步完善合同管理,堵塞业务漏洞,有效地降低了采购成本。
3.1 防止以次充好,改变月加权平均结算为单批结算方式 结算中我们发现,月加权平均结算与单批结算两种计算方法对于奖励封顶而处罚却不封顶,并且处罚比奖励力度大的采购合同,其结果尤为不同。供应商如果按月加权平均结算,在一个结算周期所送的煤平均不超标就可能有奖励,常常逃脱其中个别超标批次的处罚,有可能以次充好,不能保证进厂原燃料质量的均衡性。为此,我们协助业务科对此类合同结算条款进行了修订,喷煤灰、硫指标月加权平均结算变为单批次结算,一个化验批次一个结算价格,显示质与量的对应结算,为供需双方创造公平的竞争环境。
3.2 针对精粉水份严重,合同条款规定加倍扣水 曾有一阶段,进厂精粉出现了水份严重超标,致使储料厂无法码垛,入炉料配比不准,对入烧稳定性产生影响。为了加强进厂原料的质量,提高入烧炉料的稳定性,综合各方意见,从合同上加以约束,即:“水份≤12%时,按化验水份干基结算;12%<水份≤14%时,按公式[12+(化验水份-12)×1.5]扣除水份进行干基结算;14%<水份≤16%时,按公式[15+(化验水份-14)×2]扣除水份进行干基结算;水份>16%时,拒绝进厂。”水分大于12%加倍扣罚,水分超标现象及时得到遏制。
3.3 保证炉况顺行,结算条款规定球团返矿不付款 球团返矿由于抗压强度不够造成的球团粉量增大,对高炉的冶炼产生一定的影响。优化粒度组成的的关键是筛除小于5mm的粉末,一般<5mm的应不超过3%-5%。
为此,我们建议合同结算条款改为“含粉<5mm不超过5.00%,含粉超标部分不予结算。”这一结算方式的改变,使进厂球团矿的含粉率大大减少。
3.4 规定合理磅差,严谨供货合同 各大矿务局炼焦煤的结算以对方发货时的检斤为准,我公司的检斤化验只作为下转厂矿成本的依据,双方检斤化验结果存在较大误差,虽然在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例,但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。如何约束矿务局的质量检验结果?我们从实现的时间上,要求对方在发出物资时立即报出水份。经过大量的数据统计分析研究,我们对双方水分差超过4%的月份做了统计,及时与供方沟通协商决定,我们在合同中增加“水分差超过4%的部分,双方各承担一半损失。合同生效后,制约了对方化验水分过高现象。
3.5 发挥集团整合优势,及时调整计量检斤结算办法2008年上半年,钢铁企业发展势头强劲,原料价格一直上扬,焦炭和有些炼焦煤种一度出现紧张的局面。为了保证生产的正常进行,个别品种的合同条款向供货商作了倾斜和让步,例如焦炭和1/3焦煤合同验收标准规定“以出卖人出厂检斤过磅、化验结果为准”。
2008年6月30日河北钢铁集团有限公司成立,我们认真分析市场变化,把握市场价格走向,掌握各钢铁企业的采购信息,充分利用集团优势、从8月26日始,焦炭、部分1/3焦煤的检斤、化验结算方式改成以买受方为准,降低因供方检斤、化验为准可能在途耗、化验误差方面带来的“潜在”经济损失。
4 结论
篇5：采购合同管理表格
合同 编号:
签订合同时间:
签订合同地点:
甲方: (需方)
乙方: (供方)
经双方协商一致，签订材料订购合同，条款如下:
产品的名称、规格、数量、金额。
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序号 |
产品名称 |
规格/型号 |
数量 |
单位 |
单价 |
总价(元) |
备注 |
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3 |
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5 |
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合计 |
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篇6：设备采购合同与管理设备采购合同由设备订购方与供应方商定，一般包括以下条款： (1) 采购方与供应方的名称与地址、联系方式、账号、签约代表、一般纳税人号码， (2) 设备的型号、规格和数量。 (3) 设备质量技术要求和验收标准。 (4) 设备价款及运输、包装、保险等费用及结算方式。 (5) 设备交货期、交货地点与交货方式。 (6) 违约责任和违约处罚办法。 (7) 合同的签订日期和履行有效期。 (8) 合同纠纷解决争议的途径和方法。 2．设备采购合同履行注意事项 (1) 设备在采购过程中，采购方未按合同约定履行支付价款或其他义务时，设备的所有权应属于供应方。 (2) 设备供应方应履行向采购方交付设备或支付提取设备的凭证，供应方应当按照约定或交易习惯，向采购方支付设备相关资料。 (3) 供应具有知识产权的设备，除法律另有规定或相关方另有约定外，其设备的知识产权不属于采购方。 (4) 因设备质量不符合要求，致使不能实现合同目的时，采购方可以拒绝接受设备或者解除合同。采购方拒绝接收设备或者解除合同的，设备毁损、灭失的危险由供应方承担。 (5) 采购与供应约定设备检验期间，采购方应当在检验期间将所采购的设备的数量，或者质量不符合约定的情形通知供应方，采购方怠于通知的，视为设备的数量或者质量符合规定。 (6) 采用分期付款方式采购设备，当采购方未支付到期价款达到全部价款的1／5的，供应方可以要求采购方支付全部价款或者解除合同， 供应方解除合同的，可以向采购方要求支付该设备的使用费。 (7) 国外引进订购的设备，要选定国际公证商检机构进行设备质量的检验。 3．设备采购管理要点 (1) 信息收集 广泛收集设备市场上货源和厂家的信息，可直接进行设备产品咨询，包括各种技术参数、性能、精度、质量、信誉、附件、价格、交货期，厂家业绩、规模等，建立采购信息资料库。 (2) 供应方选择 通常采取以下三种形式进行选择： ①寻求长期合作伙伴。由于长期业务联系建立起良好的合作关系，与采购方有紧密的联系，质量和信誉有保证，设备采购时也固定在合作方订购。 ②寻找总承包商。在大批量设备订购时，可用总承包商的采购便利和信息优势，整批委托订购所需设备。 ③自行选择供应方。通过信息筛选，厂家装备考察和同类设备应用情况调查等方法，结合价格与性能分析以比较的方式最终选择供应方。 (3) 计划与进度跟踪 采购计划通常与合同计划相一致，因此要设立采购计划管理与合同管理相适应的查询和进度跟踪系统。在设备制造各工序过程中，设置进度跟踪点。密切与设备供应方的联系。在具备条件或必要的情况下，增设采购方参与设备制造过程工序验收与安装前验收环节。 4．合同管理 篇7：项目采购与合同管理2.4.1投资人／投资主体采用委托项目管理服务应考虑的问题 (1)投资人／投资主体自身情况。主要包括其从事项目建设的经验和人员配备，委托人希 望对设计、采购、施工等项目执行过程中的控制程度等。 (2)项目情况。主要包括项目特点、类型、规模、技术复杂程度、托管条件（财务限制、投资构成、付款方式、资金到位情况）等。 (3)建设环境情况。主要包括项目管理市场供求关系、价格走向，建设项目管理体制，运 行机制和国家及当地的政策法规，项目管理公司的经验和能力，当地气候、地理情况等。 (4)项目目标要求。在具体的项目和特定情况下，委托人对项目投资、进度和质量以及与 项目相连的其他经济技术指标等的重视程度会有不同，侧重点不同或优先目标不一致，工程托 管模式也可能不同。 2.4.2项目管理的招标程序 (l)建立招标的组织机构，确定招标工作负责人。 (2)完成工程项目管理招标前的各种审批手续。 (3)招标工作安排。招标范围（国内招标或国际招标），招标方式（公开招标或邀请招标），招标时间及进度计划，招标费用及其解决方案，评标方法与主要标准，拟进行资格预审的预审条件与预审方法。 (4)编制招标文件。 (5)发布招标通告或发出招标邀请。对公开招标项目一般在公共媒体上发布招标通告，介 绍招标工程的基本情况、资金来源、管理范围、招标投标工作的总体安排和资质预审工作安排。如果采用邀请招标方式，则要广泛调查，以确定拟邀请的对象。 (6)投标人购买标书。如果采用资格预审的，只有通过资格预审，投标人才可以购买招标文件。 (7)标前会议和现场考察。标前会议是为解决投标人对招标文件的疑问，由招标组织机构统一解答。在标前会议期间，投标人若认为有必要考察现场，招标组织单位应组织考察，以利于做标。标前会议和考察现场应在投标截止期足够一段时间之前进行。 (8)投标人做标和投标。 (9)投标截止时间即开标时间。 (10)投标文件分析和澄清会议。投标文件分析是签订项目管理委托合同前最重要的工作 之一。评标委员会对入围的（一般取前3-5名）投标书从价格、项目管理实施方案、项目管 理的各项承诺、对本工程项目的理解等各个角度进行全面分析。在投标文件分析中发现的问 题，招标组织机构可以要求投标人澄清。 (II)评标、决标，发中标通知书。 2.4.3项目管理招标文件的内容 (1)投标人须知。 1)工程概况：项目描述、规模及功能、项目建设周期、项目总投资、项目工作进度描述。 2)建设资金来源。 3)资格审查：对投标人的要求、对项目管理部经理的要求、投标人应提供的资格审查 文件。 4)招标方式及招标范围。 5)招标文件的内容、招标文件的澄清与招标文件的修改。 6)投标文件的编制。 7)对工程项目管理实施方案的要求。 8)投标人对工程管理目标的确定与承诺及投标报价。 9)投标文件的有效期、投标文件的形式和签署、投标文件的密封与标志、投标截止时间。 10)开标、过程保密。 11)投标文件的澄清、投标文件合格性的确定、投标文件的评价与比较。 12)现场答辩、中标的标准与招标人的权利。 13)中标通知书、合同和签署。 (2)管理服务的范围和要求。 (3)资格审查表。 (4)评标办法：总则、评标内容、开标程序、评标过程的保密。在评标阶段，投标人对投标文件的澄清和说明、中标人应符合的条件、工程项目管理工作综合评分表。 (5)投标人对项目管理目标的确定与承诺。 (6)项目管理服务合同主要条款。 复习思考题 1．什么是平行承包方式？ 2.《建筑法》提倡的总承包方式有哪几种？ 3．采用总承包方式应注意哪些问题？ 4．招标项目分解的原则是什么？ 5．招标项目分解的目的是什么？ 6．招标项目分解时应考虑哪些问题？ 7．招标文件应包括哪些内容？ 8．简述招标文件的编制流程。 9．项目招标管理的重点有哪些？ 10．投资主体采用委托项目管理委托服务应考虑的问题有哪些？ 第4章项目评标 4.1.2技术评审 技术评审的目的在于确认备选的中标人完成本招标项目的技术能力及其所提方案的可靠性。与资格评审不同的是，这种评审的重点在于评审投标人将怎样实施招标项目。技术评审的主要内容有以下几点。 1．技术方案的可行性 审查施工方案及重点、难点部分施工控制措施；施工组织管理结构；现场工程技术人员专业配置；施工总平面图布置，特别是对该项目的关键工序的施工方法进行可行性论证，应审查其技术的难点和技术的先进性、可靠性。 2．施工进度计划的可靠性 审查施工进度计划是否符合业主或采购人的时间要求，这一计划是否科学和严谨，同时还要审查保证施工进度计划的措施。例如，劳动力安排、主要设备、材料及机械设备的组织计划是否合理和可靠等。 3.施工质量保证 审查质量保证体系及措施，包括质量管理人员的配备、质量检测仪器的配备和质量管理制度。 4.工程材料和机械设备供应的技术性能 审查主要材料和设备的样本、型号、规格和制造厂家名称、地址等，审查其技术性能能否达到设计标准。 5.分包计划 如果投标人在正式投标时已列出拟分包的公司名称，则应审查这些分包公司是否具有相应的资格、能力和经验来保证项目的实施。 4.1.3商务评审 商务评审的目的在于从成本、财务和经济分析等方面评定投标报价的合理性和可靠性，并评估授标给各投标人的不同经济效果和风险。参加商务评审的人员通常是成本、财务方面的专家，有时还要求有估价及经济管理方面的专家。商务评审的内容主要包括成本和财务两个方面。 1．成本方面 (1)审查全部报价数据计算的正确性，将投标报价进行对比分析，评价各报价是否可靠、合理。 (2)投标报价构成是否合理。 (3)分包工程价格是否可靠、合理。 (4)额外费用的合理性。 (5)投标人以往的可比工程的工时费用。 2．财务方面 (1)评审投标人的财务实力和资信程度。 (2)分析投标文件中所附资金流量表的合理性及其所列数字的依据。 (3)分析投标人提出的财务和付款方面的建议的合理性。 (4)审查所有保函是否被接受。 (5)评审投标人的信贷能力。 4.1.4综合评价与比较 综合评价与比较是在上述工作的基础之上，根据事先拟定好的评标原则、评标指标和评标办法，对筛选出来的若干个具有实质性响应的投标文件进行综合评价与比较，最后选定中标人。中标人应当符合以下条件之一：①能最大限度满足招标文件中规定的各项综合评价标准。 ②能满足招标文件各项要求，并且经评审的投标价格最低，但是投标价格低于成本的除外。一般设置的评价指标包括： (1)投标报价。 (2)施工方案（或施工组织设计）与工期。 (3)质量标准与质量管理措施。 (4)投标人的业绩、财务状况、信誉等。 4.2 项目评价的方法 评标方法的科学性对于实现平等的竞争，公正、合理地选择中标者是极其重要的。评标涉及的因素很多，应分门别类，在有主次的基础上，结合项目的特点，确定科学的评标方法。现行常用的评标方法主要有专家评议法、低标价法、综合评定法、计分法、系数法、协商议标法和投票法。 4.2.1专家评议法 这种方法由评标小组或评标委员会拟定评标的内容，如工程报价、工期主要材料消耗、施工组织设计、工程质量保证和安全措施，分项进行分析比较或调查，进行综合评议，选择其中各项条件都比较优秀者为中标单位。这种方法是一种定性的优选法，其优点是能深入听取各方的意见，但易出现众说纷纭、意见难以统一的现象。 4.2.2低标价法 这种方法是在通过了严格的资格预审和其他评标内容都符合要求的情况下，只按投标报价来定标的一种方法。世界银行贷款项目多采用此种评标方法。 这种评标方法有两种方式：一种是将所有投标者的报价依次排列，取其三个低报价，对低报价的投标者进行其他方面的综合比较，择优定标；另一种是“A+B值评标法”，即以低于标底一定幅度以内的报价的算术平均值为A，以标底或评标小组确定的更合理的标价为B，然后以A+B的均值为评标标准价，选出低于或高于这个标准价某个幅度的报价者进行综合分析比较，择优选定。 4.2.3综合评定法 综合评定法是在充分阅读标书、认真分析标书优劣的基础上，经评委充分讨论确定中标单位的评标定标方法。 标书内容包括工程预算书、工期目标、质量等级目标、施工组织设计、优惠条件、报价、本次投标的项目经理两年内施工实绩及优良工程证书等。标书中的预算价与经审定的标底价比偏差在3%-5%范围内，认定该标书为有效标书。按照招标文件的规定，标书中的报价在低于标底的某一范围内，该标书为有效标书。若标书预算均超出了有效标书的范围，则由招标投标办事机构召集有关部门对标底重新审定。若标底有误，则按调整后的标底评标；若标底无误，则该工程可转为议标。招标文件中应明确规定报价均超出有效范围时的处理办法，但中标价不得高于标底价。 评委按招标文件中确定的评标原则进行综合评标，若评委意见分歧较大，不能取得一致意见，可采用投票法决定中标单位。 4.2.4计分法 计分法是由评委对投标单位的预算主材用量、报价、工期目标、质量等级目标、施工组织 设计、施工实绩等按事先确定的评分标准分别打分，汇总得分后，根据总得分和总报价综合评定，择优选定中标人的评标定标方法。 篇8：浅析物资采购合同的管理1 签约管理探讨 在物资采购合同的签约管理阶段, 首先是要做好审核和管理工作。在工作中, 对合同进行分类, 将超过一定金额的合同认定为重大合同。重大合同直接影响到了企业的经济利益, 关系到企业的发展。在对此类合同进行审核和管理中就需要列为重点对象, 调查对方的资信, 对合同项目进行多方论证, 使用示范文本合同, 对合同内的条款和内容进行严格审查, 以免出现合同纠纷。 在对物资采购合同进行审核中, 主要是从六个方面进行审核, 包括合同当事人的主体资格、合同标定的数量和质量条款、交货方式、付款形式、违约责任以及出现争议的解决方法。 合同审核中首要问题就是对当事人主体资格进行审查, 能有效降低合同风险。因为当事人的资格和资质决定了签订的合同是否有效和能否旅行, 审查的内容包括对方的审查资格、营业执照、组织代码证以及税务登记证等。在审查标定的条款上包括货物的规格、型号、商标、牌号、生产厂家以及货物名称等, 计量的单位必须满足国家计量标准规定, 对合理正负误差进行说明, 且须标明所采用的相关标准代号、名称。《合同法》规定, 采取送货方式时, 出卖人须承担运输过程中的风险, 而采取自提方式则由买受人承担运回过程中的风险, 所以需要在合同中约定货物的交付方式。 是否能有效约定价款直接影响到合同履行的顺畅性, 从买受方观点出发, 价款的支付需要由供货的数量和时间来确定, 尽量不要出现预付款的条款。合同中需要对违约责任进行约定, 忽略此点可能对守约方造成一定的损失, 无法对违约方进行违约责任追究。切不可出现在合同中约定“如果出现违约则另一方可根据相关法律规定对其违约责任进行追究”, 因为违约方造成的违约责任由其承担是法定义务, 在合同中规定没有任何的意义。在对违约方进行违约索赔的过程中, 首先是需要对自己受到的经济损失进行证明, 且此经济损失是因对方违约而造成, 然后对受到的经济损失进行具体数额计算, 通过具体的货币价值进行反映。合同中还需要表面出现争议的解决方式, 主要的方式包括诉讼和仲裁。为利于诉讼, 可约定在己方所在地法院辖管, 选择仲裁则需要约定具体仲裁地点和机构全称。合同中只能选择其中一种作为争议解决方式, 相对于诉讼, 仲裁更为灵活, 程序相对简单且能一裁终局, 在部分合同纠纷中, 事实判别比法律判断强, 在此过程中仲裁机构专业人员能利用其专业知识发挥其优势。仲裁一般用于需要快速解决争议且涉及商业机密的专业合同。 2 履约管理探讨 在对合同进行履约管理中, 需要建立企业内部物资采购合同的履行流程, 发生合同纠纷时能有有效的法律救济, 通过网络技术对合同进行有效管理。 从企业内部讲, 其履行流程主要包括验货环节和付款核查。货物验收环节可确定标的物是否存在瑕疵, 交付数量和质量是否符合约定标准, 在使用单位对其进行验收后确定。在付款方面, 财务部门需根据合同和使用单位出具的入库验收单, 对付款文件进行审核, 合理做好付款的手续, 避免出现多付和少付造成的经济损失和纠纷。 工作中会出现无法正常履行合同或发生纠纷的情况, 这就需要进行合同救济。在收受人无法按期收到货物或者收到的货物不符合合同相关规定时, 就需要向合同经办部门进行情况汇报, 合同管理部门将情况进行汇总, 收集相关材料证据后与对方进行商讨解决, 合理使用相关权利, 如合同解除权和抗辩权等。 管理层负责合同的风险控制, 合同经办部门对合同进行日常管理, 在此情形下可能分割资源, 管理层无法实时掌控具体业务情况。这就需要应用网络技术对合同进行管理, 通过管理模块的应用, 管理层能及时了解企业内合同相关的工作情况, 类似于财务信息化系统。 3 结果管理探讨 结果管理方面主要是指对合同文本档案的管理以及统计合同登记台账。对合同的管理中, 原件保管是很重要的部分, 它是履行合同的基础条件, 在发生索赔等情况时, 它是最为有力的证据, 如果发生丢失, 会使得索赔时处于很被动的地位。同时, 部分合同可能涉及到商业机密而不能随意公开, 相关管理人员要对合同根据相关属性进行归档和分类整理, 合同生效后就需要对档案进行妥善保存。 在对合同的登记台账进行统计方面, 合同管理部门须进行定期分类统计, 及时了解合同业务量的相关情况, 对数据进行统计分析, 以此为依据来开展检查和监督工作, 采用针对性手段来保障合同的顺利、高效履行, 对管理经验进行总结, 不断提升管理水平。 4 合同管理的步骤探讨 合同的管理步骤主要包括制订合同管理计划、制定风险登记表、监督和管理绩效。 4.1 合同管理计划的制订 合同管理计划的资料包括供应商的资料、物资供应战略和相关背景信息, 供应商的资料主要指组织机构代码证、税务登记证以及营业制造等。在对合同进度表进行制订方面, 需严格要求交货日期和各类作业活动的具体日期, 对采购方的行为动作进行及时的纠正。作业活动包括了运输、包装、测试以及组装等具体工作, 这些都是需要耗费时间、资源来完成的。 对合同预算需控制在一个合理的成本范围内, 在出现过高支出时就需要采购人员对成本进行控制, 使其在保证成本的情况下处于合理的预算批准范围。被批准的预算须包含各类必要的财务支出, 如工时、应急费用和支付款项。合同质量计划是质量管理的原始文件, 如果因供应商更换, 或是采购的产品已为新技术时, 需要在合同内进行质量计划, 以此来保证质量, 对供应方施加约束。 4.2 风险登记表的制定 风险包含有供应商自身的风险、其所处特定市场的风险和写入合同中的风险, 在合同条款中出现的风险主要有进度风险、成本风险、质量风险、商业及其他风险。 合同进度表对进度风险进行基础评估, 出现进度延迟的原因有:未能正确完整地描述所需物品;买卖双方之间存在沟通障碍;延迟了相关投入;供应商因其自身原因导致的生产问题、失误以及装运和质量问题。合同预算是对成本风险进行评估的基础。成本风险主要有:错误或不完整的需求描述、供应商的成本增加、汇率的波动以及通货膨胀。质量计划是评价质量风险的基础, 质量风险主要有:错误或不完整的需求描述, 检查和测试方法不合适以及在运输过程中发生损坏。其他的风险还包括:商业警觉性不够;采购方、供应商各自的财务问题;供应商出现的内部变动;采购设备时在调试安装阶段出现问题而供应商不能及时响应;其他不可抗力等。 4.3 监督和管理绩效 进行合同绩效考核需要投入大量的精力和时间, 实际操作中就需要将重点放在风险大的地方。对合同的实施的时间、成本、质量三要素进行重点评估。进行考核的过程需要同时注重投入、过程和结果。如设备零部件的采购过程中, 不能只对何时交付这一结果进行考核, 还需要确保过程中的无差错, 保障零件能符合要求、正常工作, 以免在出现恶劣结果时而无法改变。对过程的考核能有效地避免计划上出现的各类偏差, 确保技术实施的一致性。 对于合同的管理, 涉及到很多因素, 始终贯穿于业务工作中。合同管理人员要与业务人员多沟通, 做好配合工作, 合同管理人员对合同业务的运作情况进行实时监控, 及时结合业务人员反馈的各类业务现象制定合理的应对措施, 确保物资采购合同的高效履行, 保证企业生产活动的正常运营。 参考文献 [1]代苗苗.浅谈钢结构企业成本预算与施工合同管理[J].江苏商报·建筑界, 2014 (4) . 本文来自 360文秘网(www.360wenmi.com)，转载请保留网址和出处
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