邮件归档（共6篇）
篇1：邮件归档
邮件系统归档功能提升企业邮箱安全管控
电子邮件从单纯的收发邮件，到邮件系统与各大办公软件协同办公，最终成为承载企事业单位核心商务信息和最重要的通讯工具，记录各种业务往来的信息交流。随着邮件数量的日积月累，我们个人邮箱数量大多都以上百万封计量。如若突然需要找一封或一系列相关邮件，就如同大海捞针。因为有可能已经将其删除，或忘记了主题，忘记了发件人等等。有没有更好的邮箱管理软件可以帮忙呢?
据U-Mail邮件服务器技术人员介绍，企业只需部署邮件归档系统，即便在茫茫“邮海”里找一封记忆模糊的邮件都变得易如反掌。只要搜索“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等任何一项关联条件，就能快速定位到你想找的邮件。且搜索到的邮件相互关联，让我们轻松掌握整个事件的前因结果。
另外,U-Mail客服人员在给有类似需求单位推荐配置邮件归档系统时，发现大多客户还是没能区分邮件归档与邮件备份的差异。其实备份和归档就好似书库和图书馆的关系。邮件服务器将所有的邮件打包备份，如同储备了一个相同的书库，防止意外的发生，并可随时还原，将损失将到最小，用户只能查询到自己本机的邮件数据;而归档就像给每本书进行编号分类，如同一个图书馆，我们可以快速查阅所需的图书;备份和归档相辅相成，备份是归档的前提和基础，邮件归档是归档备份的升级和优化。很多用户都有遭遇被格式化硬盘，意外删除过邮件、电脑中毒的事情，邮件资料丢失，联系方式、合同、条款等无法挽回。部署邮件归档系统后，所有的邮件都会保留下来，不用担心意外的发生。
如今，根据各行业不同的职能需要，不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同，大致上可区分为政府机关和企业。
政府机关
普遍来说，由于没有真正法规的要求，政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视，唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特，对于邮件归档管理的概念和机制最为重视。一般来说，政府机关侧重「门面」防护，即防火墙机制，例如部署入侵检测，避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。然而，伴随着网络安全防护、灾难性意识的加强，国家政府开始重视邮件归档管理，并提出前瞻性的计划，依照机关等级的不同给予规范和防护。
集团企业
以制造业为例，由于制造业往往横跨两岸三地，因此通过邮件归档管理机制进行内部控管，以了解员工使用邮件的情况是相当常见的;除此之外，企业内部也经常通过邮件管理机制来进行流量控管，包含掌握邮件发送的人数和带宽问题，以提升日常维运效率。另外，部分企业因业务需求和商业机密考虑，在避免新产品或重要信息曝光的前提下，邮件归档管理更显重要。
如何选择邮件归档系统
随着企业对于网络安全的意识和概念逐渐成熟，建立邮件归档管理机制对企业而言，无疑是降低营运风险与保存重要数据最必要采取的措施。一套高性价比的邮件服务器软件是综合了产品的功能、费用、实施、维护等因素。首先需要考虑是否具备邮件归档基本功能，包括邮件即时或定时存储、邮件查询、邮件恢复等。还有考虑软件是否支持自己企业使用邮件的类型，多数邮件归档软件必须要求企业有制定的邮件服务器软硬件设备，如果企业本身没有邮件服务器或不满足归档软件要求的邮件服务器，那企业又需要花费大笔的费用购买，则明显是不划算。
U-Mail邮件服务器作为性价比最高的一款邮件软件，不仅稳定，安全性独具特长，邮件归档功能也能很好的满足企业邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档定位等需要。充分结合企业的管理策略和实际情况，为用户合理部署安全稳定性好的邮件归档，是U-Mail邮件系统为客户提供高品质服务的又一实践。
U-Mail邮件服务器软件免费下载试用： 文章来源U-Mail邮件系统：，转载请注明出处！
篇2：邮件归档
一、归档范围及保管期限
（一）文书档案
1、党群工作类
1.1党（组）总支、支委会会议记录 1.2党总支、支部成立、换届选举材料 1.3党员花名册、统计表 1.4党总支、计划、总结、党员大会 1.5党员教育、管理（吸收党员、党员转正文件等）1.6组织关系介绍信及存根 1.7党、团、工等方面奖惩
县级以上的县级以下的 301.8政治学习、党费缴纳情况 101.9团支部工作计划、总结、汇报 1.10团员花名册、统计表 1.11团员入团、团干任免 1.12工会换届、选举材料、工作报告 1.13工会开展活动的材料 102、行政管理类
2.1行政办公会、处务会会议记录
永久永久永久 永久 永久永久永久 年 年 永久永久永久 永久年 永久
2.2计划、总结 永久 2.3本机关大事记、组织沿革 永久 2.4职工花名册 永久 2.5上级机关视察、检查本机关工作形成的
汇报、讲话等重要文件材料 30年 2.6本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料
方针政策性的、重要业务问题的 永久
一般问题的 30年
事务性有参考价值的 10年
2.7本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制
启用印章文件材料 永久 2.8干部任免的文件材料
本机关领导、本机关对直属单位领导人的任免的文件材料 永久
本机关内设机构负责人的任免材料 永久 2.9本机关劳动模范、先进工作者等文件材料
县级（含）以上的 永久
县级以上的 30年 2.10本机关对有关人员的处分材料 受到警告（不含）以上处分的 永久
受到警告处分的 30年 2.11干部职工录用、转正、调资、离退休、职务、职称、聘任、复转、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料
永久 2.12本机关职工调动的行政、工资介绍信及存根 永久
2.13本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
2.14本机关财产、物资、档案等交接凭证
重要的 永久 一般的 10年 2.15本机关与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 重要的 永久
一般的 10年 2.16本机关物资、设备采购的审批、招投标及转让、事故处理等文件材料 30年
2．17机关之间协商工作的往来文件材料 10年
同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但
要贯彻执行的文件材料 10年2.18本机关处理人民来信来访的文件材料
2.18．1有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 永久
2.18．2其它有重要处理结果的30年 2.19本机关处理人民代表建议和提案的文件材料
重要的 30年
一般的 10年 2.20本机关的请示与上级机关的批复
方针政策性的、重要的 永久 一般事务性的 30年 2.19各部门报送的总结、报告、统计报表 和以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告 30年 一般专题的报告和备案的 10年 2.21本机关各种专题活动形成的文件材料
重要的 30年 一般的 10年
3、业务工作类
3.1上级机关颁发的文件材料
直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 30年
直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行 的一般文件材料 10年 3.2本机关在主管业务工作中形成的文件材料 重要业务问题的 永久
一般业务问题的 10年 3.3本机关业务计划、规划
和以上的 永久 3.5本机关编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久 3．6行政管理、执法活动中形成的文件材料
3．6．1行政管理工作制度、程序、规定等 永久 3．6． 2执法活动中情况汇总、通报、整改通知等 永久 3．6．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
重要的 永久
有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成备案文件材料 10年
3．6．5行政处罚、处分、复议、赔偿等工作中形成的文件材料
重要的 永久
一般的 30年
（二）专业档案
1、运政管理类 1.1从业资格证档案材料 长期 1.2出租车档案材料 长期 1.3货车档案材料 长期 1.4搬运装卸企业档案材料 长期 1.5汽车维修企业档案材料 长期
（三）科技档案
1、科研类
1.1上级机关下达的科研项目 永久 1.2本单位科研规划 永久 1.3本单位科研工作计划、总结（的）永久 1.4技术会议文件（包括记录、决议等）
重要的 长期
一般的 短期 1.5反映本单位科研活动的各种照片、录像、录音材料
重要的 长期
一般的 短期 1.6选题报告、研究计划、方案论证及有关审批文件 永久 1.7协议书或合同
重要的 长期
一般的 短期 1.8试验阶段的原始记录、数据分析、总结报告、鉴定书或评审证书验收合格证明等有关文件 永久 1.9科研过程中有关来往文书
重要的 长期
一般的 短期 1.10科研成果在推广过程中形成的评论、建议、意见等文件
重要的 长期 一般的 短期
2、基建类 2.1工程立项报告、批复 长期 2.2地质勘察报告 永久 2.3规划许可证、建筑许可证、土地使用证、房屋所有权证 长期 2.4征用土地文件 永久 2.5施工图 长期 2.6施工文件
施工合同、施工执照、建筑材料出厂证明、试验报告、设计变更、材料代用核定审批、隐蔽工程记录、交工验收证明、竣工验收报告、竣工图 长期
开工报告、技术交底、图纸会审纪要 短期 2.7建筑物大修记录等材料 长期
3、设备类 3.1专用设备
购置专用设备报告、批复、随设备资料、维修记录 长期 3.2办公设备
设备开箱资料 长期
维修记录、使用台帐目录 短期
（四）会计档案
1、凭证类 十五年
2、帐簿类 十五年
3、现金、银行日记帐 二十五年
4、报表类 永久
5、其它类 十五年
（五）声像档案
1、录音类（同照片类）长期
2、录像类（同照片类）长期
3、照片类（按问题）
3.1上级领导视察、调研的 3.2业务管理活动的 3.3本单位其他工作活动的3.4本单位荣获上级机关授予奖品、证书的3.5职工文体活动的
（七）荣誉实物档案
1、牌匾类
1.1省级及省级以上颁发的 1.2市级颁发的
2、证书类
2.1省级及省级以上颁发的 2.2市级颁发的
3、奖杯类
3.1省级及省级以上颁发的 3.2市级颁发的 4其它类
长期 长期
短期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 长期
二、不归档文件材料的范围
（一）上级机关的文件材料
1、上级机关普发供参阅不办的文件材料；
2、上级机关任免，奖惩非本处工作人员的文件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
（二）本处文件材料
1、重份文件；
2、无查考利用价值的事务性，临时性文件；
3、未经会议讨论，未经领导查阅，签发的未生效的文件，电报等草稿；
4、无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
5、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；
6、本处负责人兼任外机关职务形成的与本处无关的文件材料；
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（四）下级机关的文件材料
1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必要的文件材料；
2、越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；
3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。
说明：为配合各机关编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，我们这套材料仅供大家参考，切忌照搬照套。
市档案局业务科
篇3：企业电子邮件归档问题初探
一、电子邮件归档的必要性和必然性
1. 电子邮件归档的必要性。
从内部环境来看, 电子邮件中包含的大量专利和运营信息使得企业不得不保管电子邮件, 而为了提高员工的办事效率, 方便员工利用相关邮件, 也要求企业重视电子邮件的归档问题。
(1) 电子邮件归档有利于提高员工工作效率。当前大部分企业员工的电子信箱中, 都会存放大量的电子邮件, 根据美国市场研究公司Rescue Time公布的数据, 一名全天都坐在计算机前的信息工人通常每天打开电子邮件程序50次以上, 并使用即时信息工具77次。这样大量的电子邮件, 由于没有统一的规范和处置标准, 一般都是由员工自行处理。
这就出现几种做法:或者不处理, 当邮箱容量不够时将处理过的邮件清空;或者即阅即删, 办理完毕即将认为没有用的邮件删除;或者选择性处理, 即在一段时间后, 整理邮箱, 将比较重要的邮件移至存档文件夹, 将剩余的零散文件全部删除。在这个过程中, 电子邮件的价值如何受到很大的质疑, 什么样的邮件是值得保存的呢?很多员工由于担心事后会出现问题, 因此, 删除的基本是一些比较私人的邮件或者公告通知类邮件, 但即使如此, 也不能阻挡大量的邮件积压在个人邮箱中, 导致出现问题或者要求利用邮件时, 员工无法从大量的积压邮件中找到自己想要的那份。这不仅造成了员工的困扰, 造成员工效率低下, 也降低了企业效益。在这种情况下, 对员工的电子邮件实施归档, 规定电子邮件的归档范围, 是缓解员工工作中电子邮件问题、提高工作效率的一种有效手段。
(2) 电子邮件归档有利于企业重要信息的保存。企业战略集团 (Enterprise Strategy Group) 通过行业分析发现, “超过70%公司的知识产权信息存放在用户的电子邮箱中”, 从这个数据就可以看出, 在电子邮件应用越来越普遍的今天, 员工通过电子邮件传递企业重要信息的趋势也在不断加强, 这些专利信息存在于电子邮件之中, 通过附件的形式在公司内传播, 如果不对这些电子邮件进行归档, 将给公司造成巨大的损失。
除了70%的知识产权信息出现在电子邮件中外, 很多关于企业与客户和相关机关来往的记录也通过电子邮件进行传递。出现这种情况, 主要是由于大量异地业务的开展以及异地办公的需要。伴随着企业的发展, 企业经常会设置异地的办事处或分公司, 也会有相当部分的异地业务, 电子邮件系统可以实时地帮助员工与异地的同事以及客户展开沟通, 传递信息和办理业务。在这些业务的开展中就包含了大量的企业运营信息, 对这些邮件及其附件加以整理归档是保存企业相关信息的一条重要途径。
2. 电子邮件归档的必然性。
从外部环境来看, 各种法律规范对企业的监管要求电子邮件作为企业运营的重要证据必须被加以保存, 其次大规模电子邮件归档系统的应用也使企业电子邮件归档成为可能。
(1) 法律规定。安然公司暴露丑闻后, 美国加强了对上市公司的监管力度, 在萨班斯·奥克利法案中明确规定:上市公司保留所有业务记录, 包括电子记录和邮件在内, 不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间, 即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也至少要保留7年。这些规定从一个侧面反映出了电子邮件的证据性作用。同样, 在司法诉讼中, 越来越多的国家开始承认电子邮件的证据意义, 不仅在国外, 在我国国内也已经开始出现利用电子邮件作为企业经济纠纷证据审判的案件。这些法律条文使得电子邮件的证据性得到了保证。
(2) 归档系统应用。无论从法律角度出发, 还是从企业角度出发, 电子邮件归档都应该得到重视, 但是, 在现实情况下, 由于缺乏相应的电子邮件归档系统, 通常来讲企业都会保存电子邮件的纸质版本, 这很不利于电子邮件原始信息的保存, 由于电子邮件的许多原始信息不能被打印出来, 其凭证作用和原始性就受到怀疑。
而现在由于电子邮件归档市场的扩大, 越来越多的厂商关注到了电子邮件的归档市场, 并且开始开发电子邮件归档系统, 分析公司Osterman Research表示, “企业花费在这类产品上的开支达到了6.09亿美元, 到2011年这个数字将翻一番突破15亿美元。”“Arc Mail、Barracuda、CA、C2C Systems、Comm Vault、EMC、Google、Message Solution、Mimosa、Proofpoint、PrivacyNETworks以及Symantec等厂商都开始致力于电子邮件归档产品的革新”。这些厂商关于电子邮件归档系统的介入使得电子邮件原件的存储归档从客观上变成了可能。
二、企业电子邮件归档管理现状
到目前为止, 我国大多数企业对电子邮件的管理还处于员工自行处理阶段, 没有统一的标准和规范, 没有归档管理, 虽然我国于2005年公布了《国家档案行业标准:公务电子邮件归档与管理规则》, 但很少被提及和利用。究其原因, 笔者认为有以下两点:
1. 对电子邮件的重要性认识不足。
虽然很多企业已经认识到电子文件是企业日常工作中重要的一部分, 但仍有不少企业对于自己内部的电子邮件采取一种放任自流的态度, 即不收集、不管理、不处置;很多公司将电子邮件打印成纸质版保存, 而电子版则被认为是不可靠或没有价值的版本遭到抛弃。在这种情况下, 大多数企业构建的电子邮件系统仅是企业内部网络的一个组成部分, 是企业内部成员之间以及企业与用户之间的一种通讯方式, 而缺乏正规的保存规范。
2. 保管电子邮件的成本问题。
在我国2005发布的《国家档案行业标准:公务电子邮件归档与管理规则》中指出:“发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件, 将打印输出存档到纸质文件管理系统中。”同时也规定:“采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式, 如无法完整、准确地转换, 应将相关的应用程序一并归档。”这些规定基本是当前电子邮件归档的两种方法, 要么保存纸质版, 要么保存电子版, 要么双套保存。但是无论选择哪种版本, 都要花费一定的财力物力进行系统的规范和标准制定, 这是当前情况下无法完成的。诸多关系企业命脉的信息系统的保存问题都尚未提上议事日程, 电子邮件的保存就更不会在考虑之内。企业生存的目的就是保证自己的盈利, 所以, 从优先级别选择, 电子邮件系统的保存就被放到了后面。
三、建议
在不久的将来, 企业必须加快对电子邮件归档的步伐, 才能保证企业正常运营, 从而规避风险。作者认为, 应从以下几方面改进:
1. 提高企业认识。
虽然电子邮件在企业中的使用很普遍, 但是大部分单位对于电子邮件的管理都处于一种初级阶段, 对电子邮件中包含的信息认识不清, 疏于对其精细化的管理, 这不仅会导致员工的工作效率低下, 也会危及企业重要信息的使用和保存。所以, 企业应当提高意识, 重视本单位工作中产生的电子邮件, 清楚在本单位中发挥作用的电子邮件都有哪些, 从而对需要保存的电子邮件进行保存管理。
2. 明确归档范围和保管期限。
电子邮件的便利性是其得以生存和发展的重要原因, 也是因为便利性, 在单位日常生活中产生的电子邮件种类多种多样, 包含了企业生活中的方方面面, 既有公务邮件, 日常事务邮件, 也有私人邮件。在众多的邮件中, 企业应当保存哪些, 哪些是不必要保存的, 哪些重要邮件需要长期保存, 都是企业应当关注的因素。通过企业电子邮件种类的调查和划分, 明确本企业应当归档的电子邮件范围, 一方面为员工的日常工作提供指导, 另一方面使企业的重要信息得以保存, 减少信息的流失。
3. 与系统建设相结合。
随着企业信息化程度的不断发展, 各种信息系统在企业中纷纷上马, 电子邮件的归档系统可以与企业信息化建设或信息化改造相结合, 在信息化设计时加入归档系统的建设, 或者在现有相关档案系统的改造中进行考虑, 将电子邮件的归档融入企业信息化的过程。
参考文献
[1]刘启诚.国内企业应该重视电子邮件存档问题[J].通信世界, 2006 (15) .
[2]肖妍.议电子邮件管理政策的制定[J].山西档案, 2005 (1) .
篇4：邮件归档技术研究
摘 要:电子邮件是高校信息沟通的最主要方式,由于垃圾邮件导致的邮件安全问题,加上保护数据完整性的要求,电子邮件的归档问题需要得到有效解决,复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案做了相关测试。本文研究了电子邮件归档的关键技术,对存在问题和未来趋势做了分析,提出邮件归档技术在校园网中的应用研究是未来的发展趋势。
关键词:电子邮件 邮件归档 邮件存储
中图分类号:TP309.3文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)19-0077-03
邮件安全问题最初是由企业财务问题引发,发展至今,可对海量邮件数据提供完整性保护、有效存储和实时查询的邮件归档技术(Mail Archiving)越来越被业界关注。[1]在国内高校中,电子邮件也是最主要的交流方式,愈演愈烈的垃圾邮件导致的邮件安全问题,以及保护数据完整性的要求,使得邮件归档与查询需及时得到解决。
一、邮件归档技术的定义
邮件归档技术是对电子邮件数据进行有效的自动归档、备份、管理、数据保护和长期的访问与检索。[2]这种技术区别于单纯的邮件存储,不仅对海量数据集中管理和在线存储,还对不被频繁使用的数据进行有效数据迁移,使之存于日常备份窗口之外,从而保证高速搜索和数据发现,提供用户随时访问,同时引入了数据完整性的保护机制进行邮件恢复。邮件归档技术在保证固定数据、避免数据丢失的前提下,更着眼于数据的检索与迁移功能。
二、国内外进展研究
1.邮件归档技术的发展历程
磁带备份是早期邮件归档的雏形,目的仅仅是为了灾难恢复,但数据恢复起来比较复杂,检索成本高。[3]接下来的文件复制是基于文件而非应用层的,也就是将邮件定期复制到另一台离线存储设备上。这种方式的缺点是存在重复拷贝,在两次拷贝期间删除的文件可能丢失,无法进行数据完整性保护。另外经济成本也颇高,一般都要使用NAS 或SAN 方式存储。简单归档技术,它实现了从数据层到应用层的跨越。[4]但由于其功能和策略都比较简单,不能满足企业级用户任意复杂的策略管理需求。
目前,基于策略驱动的归档技术是大家关注的热点,它是根据各种法规的最大并集设计的,除基础归档功能之外,更强调内容策略管理,支持正则表达式匹配,以及多条件多优先级匹配、超强附件内容匹配,可实现复杂逻辑条件的归档策略,控制不同类型邮件的处理动作。能够根据用户策略实现清除垃圾邮件、重复邮件内容以及邮件目录化,减少了邮件归档的成本和复杂度。
2.国内外邮件归档技术现状分析
国外的邮件归档技术起步较早,2004年10月,在电子交易咨询和市场调查方面都享誉极高的美国加州Radicati Group公司,发布的综合报告 “E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005” 称,电子邮件归档、安全和存储厂商之间的合并和收购之后,电子邮件归档将成为更大的企业信息安全的一部分。[5]近年来,随着数据库索引、存储等技术的飞速发展,邮件归档技术有了很大程度的提升。有研究表明,除了防止垃圾和病毒邮件、手机邮件等问题,邮件归档已经成为企业级用户最关注的邮件问题之一。[6]
Mirapoint 2006年6月尝试推出业界第一个电子邮件归档解决方案。国际互联网数据中心(Internet Data Center,IDC)预测2011年前的年均增长率将为235%。[7]虽说电子邮件归档技术还处于萌芽期,但是很多迹象表明该行业正迅猛发展。[8]
随着主要厂商相继介入,如EMC、Symantec、CA等,邮件归档技术的可扩展性功能也进一步增强,例如邮件归档技术向E发现领域的延伸,不再简单地关注电子邮件信息,还能够跟踪各种信息源,包括日历文件、数据库、工作表、音频文件、动画文件、网站链接以及计算机程序代码等;其次防病毒功能、垃圾邮件过滤和电子邮件归档技术集成也是另一方向上的功能扩展。在国内,邮件归档技术还处于起步阶段,未见有相关报道。
目前邮件归档技术大致有两类,一种是纯软件方案,但是这类系统需要外部存储设备支持。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软硬件合一的产品,设备本身具备大容量磁盘,甚至单台即可达到TB级的存储空间。单机归档邮件数量可高达2000万封以上。对于一般中小企业来说,可满足1~3年的归档需求,不过,如需存储更长时间的数据,就要扩容或外接存储设备。而前一种采用了专门的存储设备,容量的扩充将更加平滑。[2]
三、邮件归档系统的应用
复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案,在校园网上进行了相关测试,使授权用户能快速地找出所需邮件,并将其还原到该邮箱。我们选择了部分用户,分别归档所有邮件,包括垃圾邮件和正常邮件,以及仅归档正常邮件,测试效果理想,解决了相关邮件安全问题,满足了实时查找需求。
1.邮件归档系统的体系结构
邮件归档系统是与邮件服务器或者邮件网关服务器物理并联在网络中,利用服务器中的日志(Journaling)功能,将邮件进行自动归档。另外还有许多当前流行的安全技术被集成在邮件归档中,例如内建的病毒检测功能和病毒库规则库实时更新技术,可以帮用户进行病毒和垃圾拦截后再归档。
开启后台邮件服务器的日志(Journaling)功能,定制需要进行归档的邮件存储数据库,建立相应的Journaling Account或者启用Push Mode,用以配合将所有发送和接收的邮件归档。在此过程中推荐开启Envelope Journaling,这样可以有效地记录所有邮件通讯过程中的信息。[9]邮件归档系统的体系结构如图1所示。
2.关键技术研究
(1)邮件存储机制
电子邮件的归档,首要考虑的是海量数据存储,为了更好解决容量问题,需要对邮件内容进行压缩,这有别于普通的ZIP压缩技术,是根据内容进行的。首先,邮件归档技术采用单一实例存储,把相同文件内容只保留一个副本,当一个附件发送给多个用户时,将只保留一份文件,大大地节约了存储空间。其次,使用压缩存储功能,在存储前对邮件进行压缩,进一步降低了消耗,压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。
再者,邮件归档技术支持邮件从昂贵的事务级存储向相对经济的存储进行数据迁移,如转移到低成本的磁带上,尤其是长期不用的电子邮件信息,节省出昂贵的磁盘空间。管理员同样能够使用存储镜像达到数据冗余和增加外部存储空间从而使存储容量无限扩大。
(2)索引和查询的机制
邮件归档中采用即时索引(Real-time Index)技术,可快速有效地查询信息。由于大量邮件存储使得全文检索索引不仅费时且会影响在线查询的效能。所以当储存于数据库中的邮件、数据与档案,有任何数据新增、修改、删除等异动时,不需重建即可在线异动维护全文检索索引,确保信息搜寻不会有“时间差”,并且易于数据维护。
多国语言的查询支持包括繁体中文、日文、韩文、泰文等复杂的东亚语种支持,同时在检索到的邮件显示中消除了乱码,甚至可以实现多种语言共同显示,从而更好地完成在短时间内对海量邮件的关键字检索。支持模糊匹配和多附件查询,可以按信头关键字、主题、收件人、发件人等检索,还支持各种格式的正文,以及上百种格式的附件,例如Office文档、PDF、ZIP等格式。
(3)数据保护技术
邮件归档中可以用WORM (Write Once Read Many)机制进行固定数据。WORM是指一次写多次读技术,硬件设备的控制使存储介质只能写入一次数据,不允许修改,从而保证数据的真实性和法律效力。
邮件归档技术为所保存的数据规定了严格的保存期限,对于那些已经设定的期限,用户只可以延长,但无法将其缩短。并且,所有处于生命周期中的数据都不允许被删除或修改,用户和管理员对于存储服务器中的邮件只有读权限,这样避免了邮件被误操作或意外损坏;对于超出生命周期的数据可以做到高达35次的数据安全擦除。
邮件归档技术支持整个过程的可审计,允许个人用户拥有审计访问权限。用户只能对其自己的邮件进行访问和搜索,支持基于职能的权限系统,审计角色可以对所有用户的操作进行跟踪和监控,确保系统的使用透明和可控。
3.策略讨论
对于归档策略的选择,与各个学校反垃圾邮件网关策略相关。对于无人值守的反垃圾邮件网关来说,可以将垃圾邮件和疑似邮件队列缓存在垃圾邮件服务器本身,等生存期一过,自动清除队列,这种策略情况下,就可以仅归档投递到邮件服务器上的正常邮件,既节省了邮件服务器和归档服务器的空间,又为用户查询被过滤策略误判的邮件提供了一定时间的缓冲期,队列的生存期可以自定义,也和邮件的流量和本地硬盘空间大小相关。我们曾经把队列生存期定义为两到三个月,如果用户在此期间没有关于正常邮件的疑问,一般很少会丢信。网关的有效拦截率在87%~90%。对于那些邮件网关放行的正常邮件,已经投递到邮件服务器的,归档系统将自动进行数据备份、索引以提供需要时的高效访问。
另一种情况,就是对于疑似邮件的人工分拣,根据邮件头的信息人为地去判断是否是正常邮件,在这种情况下,就可能产生误操作,尤其是当通信量非常大的时候。针对这种情况,归档邮件的策略可相应地调整为归档所有邮件,包括垃圾邮件,可以完全避免各种原因包括误操作造成的邮件丢失情况。
对于邮件内容的归档策略,如果是正式的应用,不妨将那些非活跃数据,即随时间关系访问量递减、若干年之前的历史数据,通过数据迁移的功能,转移到相对廉价的设备上作为长期历史数据的备份,这种策略相对高校来说还是比较合适的。具体的时间等参数要根据各个学校的情况不同具体设定。
四、前景展望
在国外,邮件的归档行为已经被大多数政府、银行业、金融证券机构所采纳,也是国外一些法律部门取证的来源。只是在国内,用户意识尚停留在起步阶段,随着信息化校园的深入,电子邮件信息的地位,在教学科研和日常生活中将会有越来越多的提升,邮件归档行为也许会被大多数高校用户所接受。
虽然邮件归档技术即将成为未来的潮流和趋势,但是就目前国内高校的环境而言,当前的产品是否适合高校的环境,还引来许多争议。现有电子邮件如何做邮件归档时的策略选择,业界尚无统一标准,其在校园网中的应用可能是未来信息安全方面的发展趋势。
参考文献:
[1]刘启诚.Mirapoint推出业界第一个邮件归档解决方案[J].通信世界,2006(8).
[2]如何进行邮件归档.http://www.searchstorage.com.cn/ShowContent_10612.htm
[3]MIRAPOINT专业邮件归档及邮件审计技术解决方案.http://www.szfederal.com/UploadSoftPic/
[4]黄昆.邮件归档的发展和变迁[J].中国计算机用户,2006(31).
[5]E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005.http://www.giichinese.com.cn/chinese/rd24134_e-mail_archiving.html
[6]达实.Mirapoint:帮助企业实现法规遵从[J].通信世界,2006(8).
[7]存储新宠:电子邮件归档.http://www.5dmail.net/html/2006-5-23/2006523115120.htm
[8]电子邮件归档存储系统的最大失误.http://it.enorth.com.cn/system/2007/10/09/002115648.shtml
[9]XADM:How to Enable the “Message Journaling”Function for an Exchange Server Mailbox Store.http://support.microsoft.com/kb/261173
篇5：邮件归档
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施
2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。整理原则
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。
5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。
5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔 〕”号。
5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。
5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
机关文件材料归档范围和保管期限规定
（2006年12月18日）
第一条
为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条
本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条
机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条
机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条
凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条
机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条
机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条
各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条
本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条
本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件：文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）
1.4 讨论未通过的文件（10年）本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）
2.2 讨论未通过的文件（10年）本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件
7.1 重要的（永久）
7.2 一般的（30年）
7.3 本地区、本机关工作汇报材（30年）
本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的（永久）
8.2.2 一般业务问题的（30年）
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的（永久）
8.3.2 一般业务问题的（30年）
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的（永久）
8.5.1.2 一般业务问题的（30年）
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的（30年）
8.5.2.2 一般业务问题的（10年）
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等（永久）
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）
8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的（永久）
8.7.5.2 一般的（30年）
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年）
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记（30年）
本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件（30年）
9.3 人事任免文件（永久）
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的（30年）
9.5、对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的（永久）
9.5.2 受到警告处分的（30年）
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料（永久）
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）
9.9 职工名册（永久）
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果（永久）
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等（永久）
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料（永久）
9.10.4 情况反映、工作简报（10年）
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的（永久）
9.11.2 一般的（30年）
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年）
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的（永久）
9.13.2 其他有处理结果的（30年）
本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的（永久）
10.2.2 一般的（10年)
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的（30年）
10.3.2 一般的（10年）
10.4 机关财务预算（30年）
10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年）
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的（永久）
10.6.2 一般的（10年）
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）
上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的（永久）
11.1.2 一般的（10年）
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材（10年）
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告（30年）
篇6：邮件归档
当你收到一封传统邮件的时候，你能够看到上面的邮戳。如果电子邮件也有同样的邮戳，你就能够在打开邮件之前了解到它的来源。加密电子邮件可以解决这个问题，但是绝大部分的电子邮件都是以明文方式传递的。
电子邮件标头以倒叙的方式显示出邮件传递的路径，它并不能够最终确定发件人。所以大量的电子邮件仍然在蚕食我们的互联网带宽就毫不另人吃惊了。
我见过的所有的电子邮件程序都能够显示邮件标头。查看标头的方法取决于你所使用的电子邮件程序。你可以对一些程序进行设定，让它总是显示电子邮件标头。比如在mutt（一款unix电子邮件程序）中，你可以按[h]键，让它总是显示电子邮件标头。在微软的outlook中，如果要显示电子邮件标头，用鼠标右键点击电子邮件，选择“选项”，然后在选项对话窗口的底部选择互联网标头。对于outlookexpress，用鼠标右键点击电子邮件，选择“属性”，然后选择“详细信息”表单。如果你使用的是其他的电子邮件程序，你可以在帮助中找到相关的指示。
下面是我收到过的一封伪造的uce（unsolicitedcommerciale-mail，不请自来的商务电子邮件）的标头。内容里惟一的改变是用somebody@someplace.com替代了我自己真实的电子邮件地址：
结论：标头内容显示出这是一封手法拙劣的伪造邮件，但是你还需要再做一些检查以了解详细信息，
这封电子邮件之所以被我鉴别为伪造邮件是因为一个拥有aol电子邮件账户的人没有任何理由使用yahoo的电子邮件服务器，并通过在一个.kr顶级域中的服务器进行邮件中继。.kr代表的是韩国。其次，dns查找不能发现smtp0422.mail.yahoo.com，所以这个ip地址并不存在。即使这个地址存在，80.237.200.67的ip地址也是属于某个德国的网络，我是从americanregistryforinternetnumbers(arin，美国网络地址注册管理组织)数据库中查明这一点的。所以不要浪费时间回复这封邮件了，因为collegebabe@aol.com与此毫无关系。
既然检查电子邮件标头如此重要，为什么所有的商业电子邮件程序都不是默认地显示标头呢？这是个好问题，但是我没有答案。在uce大肆横行的今天，公司应该自动显示电子邮件标头。尽管有很多电子邮件过滤工具可供选择，都不太可能实现电子邮件的完美过滤――除非你有详细的标头信息。
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