信件收发管理办法

信件收发管理办法（共15篇）

篇1：信件收发管理办法

信件收发管理办法

前言

本规定是有限公司管理体系文件之一。

本程序由总经理工作部提出并归口。

本程序由总经理工作部负责起草。

1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。

2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。

3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。

4、接受与发放程序

4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。

4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。

4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。

4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。

4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/

物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。函件本人不在的由部门人员代收）。公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。

4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。一个月后及时清理，保持整洁。

4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。

5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。

6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。

篇2：信件收发管理办法

为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。

一、适用范围

本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

二、流程具体：

I、收件管理：

（1）公司快递收取形式（林远峰负责）：

林远峰负责收取快递时间为周一到周日上班时间；如遇下班时间，保卫人员需代替收取保管货物和底单。并在下个上班时间告知林远峰。

（2）快递由林远峰统一接收（林远峰不在时由行政部经理代接收），同时林远峰检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。

（3）林远峰确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快 递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，林远峰需电话通知收件人，以免耽误公务。

（4）遇到付费快递，林远峰应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。林远峰应保留好单据，并计入公司快递费用。林远峰不负责垫付任何到付费用。

（5）林远峰应妥善保留好相关记录。

II、发件管理

（1）公司发件时间：

快递发放时间为周一至周日每日9：00~17：00之间。

如遇特殊情况发件的在17：00前告知林远峰并登记，物品由林远峰保管并发递。

（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安 全可靠），交到一楼后详细填写快递单并电话通知快递公司取件并把单号告知 收货人，由收货人自行跟踪。

（4）林远峰要妥善保留好相关单据，以便月底和快递公司核对清算运费。林远峰负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部支付。

三、快递费用的支付标准。

（1）、同一地点，同一客户每天只允许支付一单快递费（纤检局由闫经理负责，染厂由林真真负责，客户由业务员负责）超出部分不予报销，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

（2）公司货车到达的目的地不支付快递费，由我司货车司机自行携带转呈，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

（3）、中纺、翎艺、石狮布行及我司其他供应商一律不支付快递费，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

(4)、我司面料及辅料原则上不允许用快递托运，客户同意支付快递费的除外，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核（林远峰特别监督）。

（5）、我司往来单位由业务和采购还有办公室人员与相关人员进行协商，本着谁寄出谁支付的原则进行，由合作双方各付一部分快递费用。

（6）、染厂的快递费用与对方协商后另行公布。

（7）、个人物件快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中（林远峰特别监督）。

四、本流程自发布之日起实行。

福建新同兴针纺织有限公司

篇3：计量收发业务管理与创新分析

计量收发工作应当注重提高其自身的服务意识, 应当做好相应的检测工作, 建立新的、更高层次的工作目标。计量收发工作已经逐渐显现出其自身的重要性, 在机构的整体形象, 以及对于社会的公信力构建方面影响重大, 其应当引起社会全方面的关注, 对其管理不断研究, 让其管理发挥功效。

一、计量收发业务开展中存在的问题

计量收发工作的开展大多沿用传统工作模式, 这就给其管理带来了很大的不便。想要提高管理效率, 必须对其问题进行深入研究, 从问题着手思考解决对策, 寻找最佳的问题解决途径, 从而让计量收发工作的开展越来越好。

(一) 计量仪器收发速度慢

在传统的工作管理中, 将仪器分发到实验室需要经过委托单的填写, 并依照不同的客户需要进行不同类别委托单的制作。这样就给客户带来极大的不便, 对于仪器的分发工作也带来了负担, 难以提高工作效率。

(二) 完检仪器整理工作量大

传统工作模式中所有完检仪器同实验室出具的证书放在一起存放以便客户取仪器时能准确地找到送检单的仪器和相应的证书。但是, 此种工作模式对于工作人员来说将要耗费大量的时间和精力对仪器和证书进行整理, 并且两者在一起存放非常容易引起管理上的混乱。

(三) 仪器和证书存放位置混乱

随着业务量的增加, 仪器和证书的存放采用传统模式则会让客户再取仪器的时候需要再行查找。加上客户对于存放的位置不熟悉, 就让查找的过程延长, 不能满足客户所要求高效、便捷的服务要求。

(四) 工作量统计量大

计量收发工作在月底、年底时候其工作量显著增加, 加上报表等工作的累积, 让其工作变得异常繁忙。业务管理部门需要将每张单子进行重复计算和汇总, 重复性的劳动工作不仅没有让其工作获得减少, 反而予以大批量的增加。大量的工作量非常容易造成错误的发生, 容易导致其问题的出现。

二、计量收发业务管理与创新途径

(一) 树立服务理念

正所谓思想意识决定行动表现, 计量收发业务管理想要获得质的提升就需要首先改变计量收发工作人员的思想意识, 从思想上对工作予以正确认识, 从思想政治树立正确的工作观念。

首先, 单位要对职工进行相应的培训工作, 统一其思想认识, 让职工对于计量收发工作给予高度重视, 并对其进行统一标准的要求, 保证每一名工作人员都能够深谙工作内容, 了解工作要求。

其次, 单位要对工作人员的工作进行跟进, 对其工作中的言行举止进行审视, 从工作实践中建立服务意识。

第三, 单位还要对工作人员的工作情况进行综合性评价, 比如, 通过调查问卷的形式让员工对自己的表现打分, 通过匿名统计的方式让员工投票选出最合格员工、最优秀标兵等等, 一方面让员工对自我的思想、工作等进行总结, 另一方面, 也可以让员工为自我树立目标, 找到前进的方向。

(二) 高效运用互联网

互联网的应用让计量收发工作探索到一条新的工作模式。首先, 相关人员要完善业务管理系统。比如, 对于计量器具的收发、条码管理、费用录入、证书查询、计量器具的周期计划生成、企业计量器具建档、业务收入等都需要建立相应的专门系统, 将其进行归纳统计, 了解其收发情况。对于单位内部计量标准周期计划要能够进行生成和查询, 对计量技术机构的仪器设备、检定人员、车辆调度等进行电子统一管理。对于送检客户的情况从系统中可以进行及时的跟进, 完成检定。其次, 单位要对计量收发工作建立智能化管理制度。比如, 单位可以对送检仪器和计量技术机构标准仪器采用条形码管理, 在进行工作交接和管理的时候可以通过条形扫描的形式对其进行管理, 通过扫描的形式对其进行跟踪、提醒等管理。

(三) 做好职能转变

当前阶段, 计量收发工作逐渐由从前的单一工作模式向综合业务方向发展, 其工作环境也逐渐从之前的“单个窗口”形式向“多个窗口”转变。可以说, 当前的计量收发工作已经面临着重要的业务转型时期。这种转变有利于企业工作的开展, 也有利于计量收发的专业化。单位要做好相应的职能转变准备。领导层要做好相应的决策工作, 职工要做好数据统计。比如送检企业的数量和分布、企业检定计量器具的类型和规格、企业送检计量器具周期完成情况 (周期检定合格率) 、检定费用收支情况以及内部检/校过程的质量等, 都应当引起高度重视, 只有做好细节工作, 其他工作才能够正常开展, 计量收发工作才能做到位。

三、结语

计量如同是企业的节能的“眼睛”, 只有眼睛明亮, 其所做的工作才能够发挥成效, 企业才能够真正做到规范发展。任何一个企业都应当对计量收发工作予以重视, 从自身做起推进工作的进步。国家及政府也要做好相应工作的调整, 通过对计量数据的分析对企业做出相应的建议, 促进企业的良性发展。只有两者彼此促进、相互配合, 才能够让计量收发工作越来越好, 让其管理越来越高效。

摘要：计量收发业务的开展能够有效沟通计量检定部门和送检单位之间的工作, 能够让计量部门更好的为企业提供服务。加量收发业务的开展离不开技术的支持, 离不开人员素质的提升。基于此, 本文对计量收发业务管理和创新进行研究, 希望可以通过笔者浅显的论述, 提升加量收发业务管理工作的提高。

关键词：计量收发,业务管理,工作创新

参考文献

[1]余欢欢.在"互联网+计量服务"模式下提升计量服务能力[J].上海计量测试, 2016, 01:65.

篇4：信件管理制度

为规范本单位信件的收发管理、更好的为本单位各领导服务，特制定本制度：

第一条快递、挂号、汇款单、机要、包裹单等重要信件要认真对待，做好电脑登记工作。凡涉及到查无此人等需退还的信件，要经盖本单位收发章按要求批条退信，没有盖收发章的一概不许退还邮局。

第二条信件收件人已退休需及时联系老干处，按征求意见办理，特殊情况下请示主管领导。

第三条信件收件人为来办公厅帮忙人员投放到帮忙的相应处室，不清楚的及时联系车队、秘书一处、人事处。

第四条关于领导遗属的信件直接请示主管领导解决。

第五条凡包裹单、汇款单涉及时效性的信件直接通知收件人及时领取。

第六条凡收到不清楚的重要信件或特殊情况发不到的及时请示主管领导。

本单位信件应指定专人负责，按以上六条严办。

篇5：公司报刊信件管理制度

第一条：为规范公司报刊、信件的收发以及保管工作，提高工作效率，特制定本制度。

第二条：办公室全面负责公司报刊征订、信件收发和保管工作。

报刊

第三条：报刊申请：

（1、）在新一年报刊征订开始的前一月，由办公室提出报刊征订的种类报总经理审批；

（2、）部门因工作需征订报刊的在新一年征订开始的前一月向办公室提出报刊征订的申请；

（3、）不得征订与工作无关的报刊。

第四条：采购

由办公室人员按照办公用品的程序进行购买。

第五条：接收保管与发放：

（1、）由办公室每天登记接收的报刊并按照日期进行整理；（2、）及时将报刊送呈领导以及相关部门，做好不漏送、不错送；（3、）定期对报刊进行回收整理。

第六条：报废处理：

对回收的报纸进行分类摆放，由公司档案人员对报刊价值进行评测，凡涉及公司信息的、业务工作内容的、公司形象的等等编纂成档案保存，其他则装订整理存储于仓库，年末集中处理。

第七条：负责报刊管理人员要具有高度责任心，做好相关报刊的防潮、防霉等工作。

信件

第八条：邮件（信函）的收发 ：（1、）公司办公室负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）并进行登记。有具体收件人的，办公室直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，办公室分选后再交与相关部门人员，接收人员也需进行签收登记；

（2、）公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司办公室负责人签收处理；

（3、）当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；

（4、）寄出邮件（信函）需经部门负责人批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函)；

（5、）寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；

（6、）公司电子邮箱由办公室进行管理，如有客户发送电子邮件，办公室应及时查询并向收件人报告。

第八条：工作责任 ：

（1、）收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;（2、）代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；

（3、）未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司将严肃处理；

（4、）月末办公室人员进行汇总整理，年末进行年末汇总整理。

第九条：费用报销：

以上所述相关业务费用，均按财务报销程序进行报销。

第十条：附则：

本制度经各部门代表讨论后报总经理审批后执行。

篇6：私人收发快递(件)管理办法

1、收件管理：

1)快递由西门警卫室统一签收并登记（附件一：快递收件登记表）。2)遇到以下情况，警卫室拒收：  包装已开封或破损。

 未写明收件人所属部门致快件无法分类

(完整信息：亚东工业（苏州）有限公司-厂务处-张三)。 快件信息模糊不清无法辨识。 货到付款

 外包装中标示“易碎品”。

3)警卫对当日所收之快递依部门进行分类保管。4)总务负责将每日登记明细以邮件方式通知全厂。

2、发件管理

1)领件时间：周一至周五上午11:30~11:50；下午17:00~17:20。2)领件地点：西门警卫室。

3)领件人：各事业群及厂处指定1人统一领取。

4)领件人核对快件并在登记表中签收，并返回部门自行分发。5)对无人认领之快递，由各部门自行处理或退回。

3、重要声明

篇7：信件收发管理办法

在开发前后两个版本文件收发软件过程中, 席位的设置如图1所示为树状结构。编程实现时在VC中分别用XML和INI格式管理树状结构的席位, 存储的同一个席位配置文件命名为position.xml与position.ini, 其格式分别如图2和图3所示。

可以看出, INI文件适合席位配置层级不多, 最好是只有两层的配置文件, 例如“1教室—计算机1”, “1教室—计算机2”, 等。这种管理方式对于层级处理简单的情况比较适用, 特点是加载速度快, 简单明了, 席位配置文件可以当作文本文件来使用, 编辑修改容易, 可在记事本、写字板等工具中编辑修改, 不需编写专门的席位配置工具。而使用XML文件可配置存储多个层次的席位, 例如“教室—1教室—计算机1”, “教室—1教室—计算机2”等, 包括3个层级。这种管理方式适用于较复杂、有众多继承关系的席位配置情况, 对于比较大的项目可以考虑使用XML进行各种配置文件的管理, 特点是使用XML加载后就包含完整的层次关系, 而且支持的层次关系可以包含任意多层。XML是目前最好的用于保存各种信息的格式, 而且现在对它的支持也越来越广泛, 所以最好选择用XML。

2 读写INI文件

主要采用Win32环境下的GetPrivateProfileInt () , GetPrivateProfileString () 等API来实现读取INI文件, 这里介绍读写INI生成席位树的方法。

3 读写XML文件

篇8：文件收发管理制度

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

篇9：文件收发管理规定

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外__文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

___所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

___所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

___所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

___批复：答复相关部门(单位)__请示;

篇10：公文收发管理制度

为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：

一、文件收文管理

单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办

1、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。

2、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

3、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。

5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

6、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在7个工作日内办结。

7、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理

发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

1、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。

2、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。

3、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。

4、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。

5、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。

6、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

篇11：信件收发管理办法

1准备信件的收件人名单、制作信件的主体内容

目前很多期刊编辑部都有自己的稿件处理系统。即使没有稿件处理系统, 也基本都有稿件登记信息。从上述信息中提取拟收件人的稿件信息整理成Excel表格, 形成收件人名单 (见图1) 。利用Word软件制作信件的主体内容 (见图2) 。

2利用Word软件邮件合并功能实现信件的批量制作

打开稿件录用通知单的Word文件 (图2) , 在“工具”菜单上, 指向“信函和邮件”, 然后单击“邮件合并”, 在“选择文档类型”中选择“信函”选项。然后单击“下一步:选取开始文档”, 选择“使用当前文档”选项。然后单击“下一步:选取收件人”, 在“使用原有列表”中单击“浏览”选项 (见图3) 。

弹出“选取数据源”对话框 (见图4) , 选择稿件列表 (图1) 所在的文件, 然后单击“确定” (见图5) 。

此时, 会弹出“邮件合并收件人”对话框, 可对稿件列表 (图1) 中收件人信息进行选择和排序 (见图6) 。

然后单击“下一步:撰写信函”, 将稿件录用通知单文档 (图2) 的光标放置在医生姓名处, 在工具栏中单击“其他项目”, 弹出“插入合并域”对话框, 选择“第一作者”, 然后单击“插入” (见图7) , 随后在姓名处出现“第一作者”字样。然后用同样的方法完成文题和编号的设置 (见图8) 。

然后单击“预览信函”, 就会出现自动添加像姓名、文题、编号这样个体信息的完整信件 (见图9) , 单击“收件人1”两侧的进退键, 就会按照稿件列表的顺序预览所有收件人的稿件录用通知单, 当预览某个收件人信件时, 还可单击“删除此收件人”对该封稿件录用通知单进行删除。如果认为所有信件均没问题, 即可单击“下一步:完成合并”, 然后单击“打印” (见图10) , 即可打印出所有收件人的稿件录用通知单。

值得注意的是, 当设置完邮件合并功能后, 在稿件录用通知单的Word文件和稿件列表的Excel文件之间就建立起了相互关联, 当移动稿件录用通知单的Word文件时必须同时移动稿件列表Excel文件, 但是不必全部重复上述步骤, 只需在“选取收件人”中的“选取数据源”步骤中重新建立两个文件的关联关系, 即可保证移动后的稿件录用通知单Word文件能够按照之前的稿件列表的名单设置进行批量打印。

篇12：收发文件管理制度

第一条为使机关的公文处理工作规范化、制度化，根据有关文件规定和工作需要，特制定本制度。

第二条办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行，由秘书科承担，各专委会和办公室其他科室配合。

第三条办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。

第四条办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。

第五条文件收发、管理工作，必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。

第二章收文处理

第六条签收。外单位送交的公文，统一由办公室秘书科负责签收。非紧急、特殊情况，不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查包装是否完整，核对投递单上收文单位和编号与文件袋上的收文单位和编号是否一致，逐件清点，发现问题，及时采取处理措施。

第七条登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记，立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。

第八条分送。秘书科对当日收到的公文登记后，送分管领导提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动，送秘书长阅批协调。

第九条拟办。办公室分管领导根据公文内容，提出公文办理意见。需提出办理意见的文件主要是：(1)上级机关主送本机关、并需要贯彻落实的文件;(2)本机关所属部门主送本机关的请示件;(3)平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，也要提出阅读分发意见。做好拟办工作，要认真研究来文的内容和发文机关的要求，周密考虑适宜的处理方案，拟办意见应简明扼要。

第十条传阅。需主席、副主席、秘书长阅批的.公文及信件，由秘书科及时送交主席、副主席、秘书长阅批，领导阅批后，秘书科及时取回办理。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时落实或交办。

第十一条批办。政协领导、秘书长对公文进行批示，提出办理意见。办理意见应当简明，并指明承办部门或承办人，紧急公文应注明办理时限。

第十二条承办。凡需要市政协贯彻执行的公文，由办公室或专委会承办。

(一)承办公文应按照即来即办的原则，正确区分轻重缓急有序办理，不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。

(二)对需要转发贯彻执行的公文，办公室要根据领导的指示草拟转发文件，并按照发文程序审批。

(三)对只需要知晓内容、了解情况的公文，在公文处理单上签名即可。

(四)公文承办完毕，承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间。

第十三条催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文，应当及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文，要查明情况和责任。需要催办的公文主要有以下几类：一是需要答复的上级机关对市政协的公文;二是向政协联系工作、商洽事务的公文;三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文;四是市政协转交办理，需要对方回复的公文。

第十四条立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。

第十五条归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。

第三章发文处理

第十六条对以办公室名义制发的文件，要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。

第十七条公文签发

(一)《政协株洲市委员会文件》、《中共政协株洲市委员会党组文件》，经秘书长审核并签署意见后，由主席、党组书记或其授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作，须经分管副主席审阅后，再签发。

(二)经常委会议和主席会议通过的向市委、市政府提出的建议案，经秘书长或分管副秘书长审核后，由主席或其授权的常务副主席签发;转送有关部门的调查、视察报告，经分管副秘书长审核，分管副主席审阅后，由秘书长签发。

(三)《政协株洲市委员会办公室文件》、《政协株洲市委员会办公室便函》、《政协株洲市委员会办公室专报》，经分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

(四)市政协与市委、市人大、市政府联合发文，经分管副主席或秘书长审核并签署意见后，由主席签发;市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文，由分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

(五)各专委会需以办公室名义发的文件，应送办公室按程序签发。

(六)签发文件或修改文稿一律使用钢笔或毛笔，要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人、翻译人、打字员、核对人员也要在文件底稿上签名。

第十八条登记。秘书科要设立专门的发文登记本，对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有：发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前，应仔细检查领导签发的手续是否完备，文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错，附件是否齐全，办文程序是否正确。

第十九条送印。对拟印的文件作好登记后，文件起草单位要及时送文印室，付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作，由文件起草单位负责。

第二十条施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外;其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期，印痕平正。

第二十一条传递。文件的传递可根据不同情况，分别采用内送和外投的方式，发办公室领导和内部单位的文件一般采用内送方式;受文单位较远的采用外投方式，一般通过邮政部门投递到受文单位，也可由文件起草单位派专车、专人直接送达。

第二十二条归档。文件发出后，文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档。

第四章文件管理

第二十三条文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围，必须经发文机关批准。

第二十四条文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的文件，须经文件制发机关同意，并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。翻印，复印的文件按正式文件一样管理，不得任意扩大阅读范围。

第二十五条文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。经批准汇编的文件，汇编本应按编入文件的最高密级标注密级，并按机要文件进行管理。汇编文件只发组织，不发个人。

篇13：邮件收发管理制度

一、目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》

二、适用范围： 《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。

三、职责： 公司保安负责邮件的签收、送达及管理。

1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。

2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。

四、收发程序

1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。

2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。

3、汇票/发票一律由收件人签收。

4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。

五、附则

1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。

2、未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。

3、报纸不在登记签收之内，直接由值班保安按规定分发。

4、《邮件管理制度》自公布之日起实施，以前相关制度不再执行。

5、《邮件管理制度》未规定的事项，按公司相关管理制度执行。

浙江中煤机械科技有限公司

篇14：样品收发管理制度

1、样品由中心样品管理员全面负责。

2、样品管理员应对样品品种、规格、数量所代表的批量和部位进行登记、编号，并将委托单上的内容填写完整。

3、检测的样品如不满足规定要求时，样品管理员有权拒收。

4、检测室按样品管理员的通知签字领样试验。

篇15：信件收发管理办法

英国现代派诗人泰德·休斯 (Ted Hughes) 是二战后英国文坛最著名的代表人物。他不仅是英国的桂冠诗人, 还是超过90多部著作的作者。这些著作包括诗歌, 小说, 戏剧以及儿童故事。同时, 他也是美国著名诗人西尔维娅·普拉斯的前夫。正是这一身份, 使他成为了史上最“臭名昭著”的文学配偶。

西尔维娅·普拉斯 (Sylvia Plath) 是著名的美国自白派诗人。1956年, 她得到了一份富布莱特奖学金并进入英国剑桥大学读书。在那里, 她与休斯结识并闪电结婚。他们先后育有一女一子。然而好景不长, 1962年普拉斯发现休斯出轨, 震怒之下, 她带走两个孩子与休斯正式离婚, 并于第二年在伦敦北部的寓所中开煤气自杀身亡。普拉斯死后, 休斯成为众矢之的, 普拉斯的读者以及评论界的人士认为休斯是罪大恶极的凶手。对此, 休斯一直保持着沉默。在给史蒂文生的信中, 他曾这样表达苦衷 :“我知道我的沉默可能会让人们以为是证实了某些对我的指责, 但我宁肯这样, 也不愿被撤人斗牛场中…直到我吐尽与普拉斯生活的所有细节。”1 (p5) 在去世的几个月前, 他出版了《生日信件》 (BirthdayLetters) , 记录了其与普拉斯在一起的生活, 人们才第一次得以倾听这位诗人的真情告白。

这样的一部诗体回忆录一经出版, 就引起了海内外读者和评论界的极大反响。作为诗集叙事者的休斯似乎要用一件件事件说明, 诗集中的“我”并没有杀死普拉斯, 是她自身的性格, 来自写作和生活的巨大压力和对死亡的执着, 杀死了她。

一

1956年, 休斯和剑桥大学的5位朋友创办了一本文学杂志, 在杂志创刊仪式上, 普拉斯遇到了休斯——一个后来成为他丈夫的人。普拉斯当着休斯的女友吻了他, 并咬了休斯一口, 令他的面颊留下了齿痕, 流出了鲜血。关于这次相遇, 休斯在《圣巴托尔夫评论》里是这样记叙的 :

你是存心要以你的活泼爽朗 / 给我刻骨铭心的一击 /我记不清 / 那天夜晚的其余的一切 / 除了我带着女友悄悄离去 / 除了门道里她愤怒的嘶嘶声 / 对于你的蓝色头巾会在我的 / 衣服口袋 / 我目瞪口呆地询问 / 和环形圆丘般肿胀的齿痕 / 将像烙印烙在脸上经月难消 / 烙着那底下的我直到永恒。1 (p20)

在休斯的眼里, 普拉斯外表聪慧, 活泼爽朗, 并对她一见钟情。然而这样的外表下却隐藏着一颗狂暴的心, 在盛怒之下会做出激烈的举动。例如有一次, 休斯在轮到他照顾小孩时迟到了20分钟, 普拉斯居然怒砸他家祖传的红木桌子。她的这种喜怒无常的脾气比英格兰阴晴不定的天气更令人难以捉摸。为此, 休斯曾在《足球街18号》中描绘普拉斯的脸“像大海的脸—一个舞台 / 各种天气和洋流, 太阳的月亮的游戏都在这里上演, ”1 (p26)

伊恩·汉密尔顿曾断言 :“《生日信札》中这些未注明写作日期的诗篇原来也许是休斯读 (普拉斯) 日记时的札记。也许他首次意识到他的亡妻有杜撰一系列‘假自我’的能力 :作为成绩A的自我, 作为恋人的自我, 作为职业作家的自我, 作为妻子的自我, 等等。当休斯看出了这一点时, 女权主义传记却盲目的不愿承认普拉斯根深蒂固的神经性不稳定, 而这种神经性不稳定早在与休斯建立夫妻关系以前就存在了。”2 (p7) 正是这种根深蒂固的神经性不稳定使得普拉斯在那个寒冬的早晨独自走向死亡。

二

普拉斯在1957年接受史密斯学院的邀请回校执教, 工作的压力, 作品屡遭退稿以及同事的敌意使她的精神状况再一次急转直下。而休斯对此却毫无知觉。多年后休斯回忆过去, 才意识到当时的普拉斯所面对的种种敌意 :

现在我知道了, 正如我那时不知道 / 教室后排以怎样的目光等着 / 审视你专业上的表现 / 以他们的标准……那眼光如火炉, 要融化你这块金属……你可怜兮兮的蓝色法兰绒外套, ……外套里你的恐惧……在你端起咖啡杯时, 我看见攥住你的, 是那已经杀了你一次的恐怖。/ 现在我明白了, 我当时看见的, 坐在那里的孤独女孩 / 她将要死去。1 (p67)

在这样巨大的精神压力下, 普拉斯对休斯的忠诚产生了怀疑, 两个人之间的误解是巨大的, 关系慢慢出现裂纹。《碎布地毯》从表面看是一幅美丽的图画。普拉斯在织地毯, 休斯在读康拉德的小说给她听, “我能用我的声音给你放松了的心当摇篮”。但这只是诗人自己的幻觉。“我记得 / 那些长长的, 属于我们的玫瑰红色的夜晚 / ……/ 后来你的日记对任何读它的人坦露 / 你把怎样的愤怒织进了地毯 / 好像你把它像肠子一样 / 从你的肚脐拽出。”1 (p135) 当时的理解和后来的发现形成了强烈的反差, 反衬出当时他们之间交流的贫乏, 误解的深刻。

普拉斯是一个深具天赋且极其聪慧的女性, 因此创作的欲望和激情对她而言才真正意味着生命的价值。然而婚姻生活里繁重的家务和养育两个孩子的负担却大大压缩了她创作的时间, 使她所获得的成就远远未能达到她的期望。诗人、知识分子以及妻子、母亲这两种生活方式的冲突使她的内心深处备受压抑, 而她的绝望和无助休斯不仅没有觉察, 反而用出轨给了她最致命的一击。

三

普拉斯的父亲在她8岁时就离开人世, 这个早年丧父, 又拥有写作梦想的年轻女孩并不像她外在表现的那样从容而勇敢。相反, 她内心的惶恐, 对写作的追求都使她总是处于巨大的精神压力之下。1953年8月24日, 在进入哈佛写作班的梦想破灭之后, 她选择了自杀。这一次自杀未遂的事件, 在很大程度上预示了她短暂一生的悲剧。

在诗集的第一首诗《富布莱特学者》中, 休斯描写了他第一次从报纸的照片上认识普拉斯的情形 :

你在他们中间吗?

然而我记得那照片 :富布莱特教授们。

拎着行李吗?现在想来不太可能。

……

注意到了你的长发, 松散的波浪形。

维罗妮卡式刘海。

没注意到被挡住的部分。1 (p3-4)

从“没注意到被挡住的部分”休斯就提及了普拉斯21岁自杀未遂后在额前留下的伤疤。

而在诗集的另一首诗《伊希斯S》中休斯同样提到了死亡对普拉斯的诱惑 :“死亡是否也是我们行李的一部分? /一时没有拿, 其实它是我们的旅行伙伴? / 它是否乘在车顶上? / 它是否不时与我们在路上相遇 / 在咖啡馆里, 或加油站向我们微笑? / 它是否在我们的冰盒里, 在车轮的影子里? / 也许它躲在你的稿纸里生气, 躲在你卧室里? /等待你的老习惯 / 回来记起它?”1 (p111) 前一部分是泛泛而论, 说死亡无所不在, 而后面几句则针对普拉斯, 提到死亡就躲在普拉斯的卧室里, 而且是她的老习惯。

普拉斯自己其实也意识到了她的精神状态, 在给好友爱迪的信中她曾写道 :“我会很快结束自己的生命的, 唯一的疑问就是确切的时间和自杀方式。我唯一能看到的选择是我将在精神病院度过我的余生, 这对我来说将是永恒的地狱。所以我要用有限的、最后的一点点自由的选择, 做一个快速干净的了结。”3 (p45)

这样一个内心时时受痛苦和压力煎熬, 被死亡数次召唤的天才女诗人因为幼年丧父, 更视丈夫为父, 为兄, 为友, 为精神支柱。她在1959年10月3日的日记中写道 :“泰德是我的救星。他是如此少有, 如此的特殊, (除了他) , 谁还能忍受得了我?”4 (p106) 可是她的救星却在她生育第二个孩子八个月的时候与有夫之妇染有私情, 抽走了她紧攥在手的最后一根救命稻草, 最终使她无可避免的走向死亡。

四

由于普拉斯的英年早逝, 休斯在之后的人生里饱经世人的抨击。《生日信件》里的88首诗除了回忆了两位诗人从相识、相知、结婚生子到感情破裂直至离婚的生活经历, 更多的是为大家勾画出一个真实的普拉斯, 了解到普拉斯是如何因为自身的性格, 诗歌, 压力和死亡的诱惑走向了不归之路。

参考文献

[1]泰德.休斯.张子清译.生日信札.[M].南京:译林出版社, 2001.

[2]Ian Hamilton, “A mismatched marriage:Ted Hughes’poems about Sylvia Plath are important, but how good are they?”[J].Sunday Telegraph, Jan.25, 1998.