9s实用推行手册

9s实用推行手册（精选5篇）

篇1：9s实用推行手册

9S管理推行方针

环境整洁、设备完好、节约有序、爱岗敬业、技术精湛、质量一流。

9S目标

工器具定置管理率100%

完工产品入库率100%

工作现场废弃物为零

设备日常保养率100%

物料分类放置率100%

目视、看板作战率100%

不合格纠正率100%

9S推行手册1、2、3、4、5、6、7、1.目的：

为营造一个舒爽、明亮的工作环境，降低库存，减少浪费，提高工作效率，保证安全文明生产，提高工作、产品和服务质量，创造并保持优良的企业信誉。

2.范围： 公司所有区域(含厂房、车道、花园、宿舍等)、所有部门。

3.名词定义：

我们公司扩展了安全、节约、专业、满意等四项内容，形成9S管理体系，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质，养成良好的工作习惯。

1S——整理

定义：区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。目的：腾出空间，提高生产效率。

2S——整顿

定义：要的东西依规定定位、定量、定置摆放整齐，明确标识。目的：排除寻找时间的浪费。

3S——清扫

定义：清除工作场所内的脏污，设备异常马上修理，并防止污染的发生。目的：使不足、缺点明显化，是品质管理的基础。4S——清洁

定义：将上面3S的实施制度化、规范化，并保持效果。目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。5S——素养（又称修养、心灵美）定义：人人依规定行事，养成好习惯。目的：提升员工精神面貌，改善企业形象。6s——安全

定义：识别消除危险源和安全隐患，纠正安全违章行为。目的：消除安全隐患，杜绝安全违章，确保人人安全。7s——节约

定义：提高材料、设备、资源利用率，杜绝产生不合格品和返工浪费，保证物流畅通，消除滞留、误运、漏运。

目的：提高劳动生产率，降低资源消耗，节约制造和管理费用。8S——专业

定义：本着精益求精、学无止境的严谨态度，正确理解标准、规程和客户需求，主动学习、钻研专业知识，虚心接受批评意见，踏实工作，主动工作。目的：提高专业技能，正确解决专业问题，努力攻克专业难题。9S——满意

定义：创造客户、领导、员工都满意的和谐企业文化。领导为下级服务，管理为生产服务，技术为加工服务，上道工序为下道工序服务，员工为客户服务。目的：提高团队协作精神，健全企业文化。

环境整洁：现场通道畅通，场地整齐、清洁，物料分类清楚，有醒目标识，文具箱色彩统一、摆放有序。

3.1.2 设备完好：各种设备标识醒目，完好率符合规定指标，设备达到清洁、整齐、润滑、安全。

3.1.3 节约有序：对物流进行控制，在制品的流动状态严格按照投入产出要求进行，减少或避免不必要的停顿和等待时间，提高作业面积利用率。要克服在制品

传递过程中的磕碰划伤及丢失，用必要的工位器具存放、传递。在现场存放的产品、物料按定置管理的办法整齐码放，便于使用。

3.1.4 爱岗敬业：人是生产力要素中最活跃的因素，充分发挥员工的能动作用，这是现场管理的中心环节。爱岗敬业一是反映员工以主人翁的姿态立足本职岗位积极参与单位的各项管理，充分发挥聪明才智，二是反映技术业务素质不断提高。

3.1.5 文明生产：建立、健全规章制度，严格执行规章制度，这是实现文明工作的前提。工作现场的规章制度有出勤制度、病事假管理、使用文明用语、礼貌待人等。也有岗位责任、工作标准、工艺纪律、安全等。

3.1.6 质量一流：这是现场管理的最终目的。可以用产品质量等级品率、质量损失率、零件关键重要特性项次合格率和商品返修率等来衡量。

9S管理实施原则

篇2：9s实用推行手册

本书分为两大部分, 前半部分向我们介绍了音乐编辑工作者的分工布局, 以及常用的音乐专业术语、谱例图式、演奏符号、音乐记号等。本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。

如此的一本音乐编辑类的工具书, 具有相当的独创性。经调查, 关于音乐编辑的文章十分多, 但是关于音乐编辑的书籍少之又少。另外, 本手册的编写人员与其他书籍、著作相较之下人数众多, 约为二十多人。正文类述之前的“编辑说明”中提到:“手册所编内容, 大部分是我社建社四十年来音乐编辑宋作重点地经验的积累和总结, 是全社同志长期工作时间的成果。”二十多名作者, 几十年的工作经验的积累和总结, 《音乐编辑手册》的专业价值、使用价值、实用价值可想而知。

其次, 该手册的作者们通过多年的实际工作, 广罗经验和资料, 全书不仅对编辑人员的职责分工、编辑工作的过程和要求有较为详细的介绍, 同时通过大量的表格谱例对各类谱式记谱规格 (线谱与简谱) 、文字规格有着较为完整的阐释, 对各门类音乐图书的简单分类, 西洋乐器演奏符号和中国民族乐器演奏符号也有相应的介绍。例如, 在本书线谱记谱规格方面花了大量笔墨, 从谱表、谱号到装饰音再到力度、表情记号、速度记号的中意文对译等共十大点, 一一例出在图书、排版中的格式、字体、字号等等, 详尽细致, 对于音乐学者们十分实用。除总谱记谱规格和钢琴记谱规格外, 作者将西洋乐器演奏符号利用表格的形式呈现出来, 其中包含了弓弦乐器、吹管乐器、手风琴、电子琴、吉他、口琴。在实际运用中, 大量的中国歌曲与民族器乐使用简谱制谱。本手册同样运用表格的形式呈现民族乐器演奏符号, 分为吹管乐器、弹弦乐器、拉弦乐器三大类。之后还成列了关于戏曲音乐的简谱记谱规格, 在其中更是列举出了在京剧中锣鼓字谱的运用。内容之全面之广泛, 实属难得。再如, 在分别介绍线谱和简谱规格之后, 作者很贴心的添加了整整两章的内容展示了线谱版式与简谱版式以及线谱与简谱的排版格式与注意事项, 这与本手册的主题与侧重相对应, 为的是使得读者在音乐图书编辑工作时更加的清楚明了, 可见作者们在编著时用心良苦。

例如, 在乐器名称缩写这章开头很清晰地进行了说明, “一、交响乐队中的常见乐器名一律采用意大利文;二、主要用于轻音乐队;三、中国民族乐器名采用汉语拼音;四、总谱中所用中国民族乐器名, 其缩写形式如与其它乐器相混淆时, 可在不常用乐器的缩写中增加一个字母, 例如:扬琴 (Yq) 、 (Yuq) 。”其中西洋乐器为乐器名、外文、缩写, 共57种, 民族乐器为乐器名、汉语拼音、缩写、注解 (英) , 共61种。均为平时常用的中西方乐器。

在本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。在文字版式中介绍得很专业很细致, 文字稿的版式设计是对原稿的体例、层次、结构、图表等方面作艺术而科学的处理, 使书籍内部各组成部分的结构形式既与书籍的开本、装订、封面等外部形式协调, 又能给读者提供阅读上的方便。关于版式设计大概包括, 版心面积、文字排列、字体、排版材料的选用、行间和段间的空距、版面的布局和装饰等都作了详细的解释。例如, 对版心尺寸的讲解, 版心尺寸是指每一版面上容纳文字的面积, 即从第一行文字至最后一行文字为半新的高度 (不包括页码) ;每行文字从第一个字到最后一个字为版心的宽度。版心尺寸由字号、字数及行数、行距决定。正文294页, 列举出常见的几类:“16开, 正文五号, 每行38字, 每面33行, 行距7.875P, 版心尺寸为211×141mm (毫米) 。期刊每行40字, 每面40行, 行距5.25P, 版心尺寸为220×155mm。大32开, 正文五号, 每行28字, 每面25行, 行距7.875P, 版心尺寸为159×104mm, 期刊每行28字, 每面27行, 行距6.5625P, 版心尺寸为160×104mm……诗32开, 正文五号, 每行22字, 每面25行, 行空6.5625P, 版心尺寸148×82mm。”此类例子在书中数不胜数, 许多结论都是前人的经验总结, 其论述之翔实, 见解之精辟, 举例之恰当, 足以体现出本书的专业价值, 与实用价值。

在校对工作这一样, 特别地运用了三张插页, 其特点是, 运用黑、红两色套版印刷, 一张32开, 两张16开。一张是举例对线谱的修稿, 黑色的线谱, 红色手写字体进行修改。两张16开的插页的内容是“国家出版事业管理局1981年12月20日发布的《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》”, 并附上使用方法。

该手册共附有十个附录, 这些是全书不可忽略的重要组成部分。大体是关于中外著名音乐家年表、国内外音乐赛事音乐节、常用音乐表演用语等。其中, 常用工具书目为第七个附录, 是有关音乐类、编辑、出版类、语文类等方面的综合工具书的简介。每一本推荐都是经过精心挑选的, 例如, 音乐类有, 中国大百科全书·音乐、舞蹈卷, 中国大百科全书总编委会音乐舞蹈编委会、中国大百科全书编辑部编, 1989年中国大百科全书出版社出版;简明音乐百科词典, 缪天瑞主编, 人民音乐出版社;牛津简明音乐词典茅于润等编译, 1991年人民音乐出版社出版。编辑、出版类, 出版词典, 中国出版发行科学研究所编, 上海辞书出版社出版, 全书共收词目5937条, 分为“出版一般”“出版管理”“著作权”“编辑”等十二个门类, 另有“中国出版史大事年表”等九种附录。现今社会的信息再如何发达, 对于无论是电介质、纸质媒介、网络、电视、电源、广播音乐编辑者们来说, 这些书籍都是十分有使用价值的。

在附录中应特别提到得是, 作者将“中华人民共和国著作权法”“中华人民共和国著作权法实施条例”和“实施国际著作权条约的规定”也列入其中。出版权、著作权、侵权行为的界定以及依法进行编辑出版活动等等, 对任何编辑来说都是非常重要并且要熟知的, 编辑理论中应该著有这些内容, 所以《音乐编辑手册》作为编辑类工具书的一种, 也将这些内容呈示出。

“文物昌荣, 人才辈出, 构筑起一个国家、一个民族渊源有自、风格独特又日具新貌的宏伟文化大厦, 历代电机及其编修、校勘、整理者之功, 实在不可泯灭。作者成书, 靠手抄本难以传之久远;著述得到出版问世, 才能发挥更大的社会效益, 有利于国家的物质文明、精神文明建设, 有利于对民众的品格塑造与智能提高, 有利于各门类专才的教育与培养。”这是本书第一章音乐图书编辑工作的共性与特性的第一段的内容。本书的专业价值、使用价值和实用价值我在前文中已经讲述, 那么, 它的学术价值大体是在手册的前几章节中得到了充分地体现。这部分内容, 层次鲜明、逻辑清晰、内容深刻但是易懂, 从共性到个性, 从宏观到微观, 从简略概况到具体分析, 陈述了编辑作为具有第一鉴赏者与校理者资格的“把关人”, 应以敏锐的批判目光客观而审慎地、实事求是地看待书稿, 着重注意书稿的主要倾向、结构布局、存在问题及大的优缺点, 通过细味其中内容了解作者的意图、心理、情趣与特色, 并可以适当的在文稿的基础上有所补益, 锦上添花。在日常工作中应该具有一专多能、杂中求专、全方位发展的能力, 这是各类编辑的共同要求。想要作为一位优秀的音乐编辑, 首先应当通晓音乐相关的知识与排版的要求、规格, 例如书中谈到“音乐图书的编辑工作, 与一般图书的编辑工作有同有异:既有共性的规准, 又有专门的要求……但对曲谱本, 从大型的交响乐、歌剧总谱, 钢琴及其他乐器的独奏谱到带伴奏的歌曲、器乐曲谱及单旋律谱、活页曲谱……却须首先绘制或排出谱样, 线谱绘成后还需经过校改、制版才能入稿发排或付印;不但体裁、形式多样, 连版式、开本、设计都要有各自不同的考虑”。音乐编辑过程伴随着一个审美的过程, 这是音乐编辑区别于新闻编辑、学术编辑等其他编辑活动的标志, 是音乐编辑具有艺术缔构特征的基础。其编辑过程, 选题、组稿、审稿、加工、发排、读校样、信息反馈, 合称“七艺”。在这些过程的每一个阶段, 都有审美活动伴随其间。审核的作品必须服从“双百”原则和审美性文化缔构的原则, 最终发稿时必须做到齐、清、定。

《音乐编辑手册》无论从分类框架、篇章结构、内容设计、研究方法、思维视角等方面来看, 都可称得上是有史以来最完整和详备的一部关于音乐编辑方面的工具书。但是, 本书再版后仍用的是铅字印刷, 有些字因为印刷时的施压不同, 导致个别字的笔画粗细不均匀。由此书是由多位作者共撰而成的, 所以有个别错别字的出现, 例如第32页正文第二段中的“恰如其份”中的“份”字运用错误, 应为“恰如其分”。

在排版已经微机智化的今天, 这本的书的有些章节有些过时, 全手册大部分内容都是从出版图书的视角出发的, 但整体上它还有其相当的价值, 排版设计很朴素, 但对于乐谱写作的特定读者还是很具有参考价值的。

本书是中国第一本关于音乐编辑的工具手册, 难免在内容的整理、收集、阐述方面存有遗漏和问题, 正如本书开篇编辑说明中写道:“由于时间仓促, 有的部分写出后虽经有关部门传阅并征求了意见, 却未能更广泛地组织讨论, 也不可能再回到实践中去做进一步的检验, 加之编辑小组的经验不足, 水平有限, 因而本手册肯定会存在不足和缺点, 这些都有待于今后不断加以充实和订正。”既然总编室如此承诺, 那么就让我们期待这部手册的再版。再伟大的成果也不可能地完美无缺, 人类正是在不断总结过往中修正时蔽、在反省沉思中开创未来, 在人民音乐出版社总编辑室二十多位作者总结过往四十年的工作经验所共同编著的这部成果中, 我们应该为他们的所得欢欣鼓舞, 更应该对其中留下的空白与不足做更为深入的思索。

《音乐编辑手册》对音乐编辑方面的人员、学者以及广大音乐爱好者有多帮助, 对专业音乐人还是业余爱好者也都有相当的参考价值, 因为, 它主要介绍音乐编辑的工作内容、工作程序及各种乐谱的记谱规格、版式规格, 并简单介绍了出版和印刷的知识, 可谓是学习音乐编辑的必备教材。

正所谓“功夫不负有心人”。这部手册侵润着人民音乐出版社总编辑室二十多位作者历经多年的心血和智慧, 是全社同志长期工作实践的成果。

摘要：《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社总编辑社著, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷, ISBN978-7-103-01203-1。32开本, 6插页, 13印张, 407页。全书包括编辑说明、正文类述及卷末附录;另有随文谱例多首、图表多幅。

关键词：音乐编辑,音乐专业术语,排版设计

参考文献

[1]人民音乐出版社总编辑室编.《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷.

篇3：地铁族实用手册

“地铁族”中流行着这样一句话：“挤地铁是包含散打、引体向上、瑜伽等多种健身项目于一体的综合性运动，在北京，参加这项运动只要2块钱。”便宜的“运动”自然少不了一定的技术水平，出门之前揣上一本实用手册还是很有必要的嘛。

一、准备篇

不戴耳机，不背背包，手里不要拿任何东西，外露的口袋中不要放任何东西。

原因：耳机线会在挤车过程中断掉或者挂在别人衣服纽扣上；背包占用空间过大，会极度影响你的发挥；手里和口袋中的东西一旦掉到地上就别想能弯腰捡起来，人多的时候根本没有这个机会。

二、技巧篇

只要脚能上去，人就能上去。

正确的上车方式：先将脚放入车内，双手抓上方扶竿，发力将身体挤入门内。

信念：空间就像海绵里的水，挤挤总是有的。

制胜法宝：第一时间发力。如果在打开车门的3秒内没上去，基本就上不去了，要一鼓作气。

另外，还有战术心理上的因素，原本站在门口的人为了能松快一点，基本上在开门以后都会发力挡住上车的人，这个时候如果第一次上车未果，对方便有了信心应对。如果在开门的瞬间你没有展示出自己的实力与气势，这一战必输无疑。

三、团队篇

从楼梯上走下时不要盲目选择人少的队伍，以为这样自己便可以早一点上车，这是极端错误的想法。同样的拥挤程度，有的车门可以上10个人，有的只能上3个人。上的人越少，意味着排队的你等待的时间越长。一定要选择一个有战斗力的团队，这样你才能在最短时间内上车。

经验：戴耳机的、双肩背包且放在背后的、单肩背挎在肩膀的、女性人数超过队列总人数50%的，最好不要选择这样的队友。你下定决心跟随的队伍，应该有一个秃头猛男做领导者，东北口音尤佳，如果双肩背书包，一定是放在胸前，如果是单肩背包一定攥在手中。如果看到表情坚毅的姑娘，不妨也试着相信她。

总之，当你从楼梯上迈步下来寻找队伍时，应该环视四周，寻找一只最锐意进取的队伍，这需要经验。

四、友情篇

一段时间里，地铁站里负责推人上车的保安换成了彪悍的北京老大爷，他们在挤地铁上的经验可以说是无人能出其右。

建议：不着急的时候，与大爷聊聊天促进感情，买一包红塔山塞给值班大爷，这样在你挤车的时候，他会出现在你的车厢口，助你一臂之力。

篇4：9s实用推行手册

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.

篇5：就业手续实用手册

上一期我们刊登了中国传媒大学的李晓彤同学在就业指导中心实习的经历，本期我们接着请晓彤介绍一下在办理就业手续的过程中，有哪些情况是需要大家特别注意的。

毕业生的就业手续是指一连串签、办、报就业流程的文件手续，大致包括这样几项内容：三方就业协议书、就业报到证、档案及户籍。其中档案里还会涉及到毕业生登记表、就业推荐表、大学生转正定级表等材料。要想把以上这些材料和手续一个不落地全办妥，要注意的事情可不少，晓彤把它们分为三类：要填写的书面材料、拿到手里的文件和概念性的事项。

各类书面材料心里要有数

“签三方”、“签劳动合同”是毕业生两种比较普遍的就业方式，然而单就“能否在单位所在地落户”这一项，就会让这两种就业方式产生出多种不同的就业方案，就业手续的办理也因此各不相同，因此签之前，各类材料代表什么心里一定要有根弦。

Q1.“三方”为什么重要？

三方协议书和劳动合同不一样，其全称是《全国普通高等学校毕业生就业协议书》，它是由国家教育部统一印制的，明确毕业生、用人单位、学校三方在毕业生就业工作中的权利和义务的书面表现形式，能解决应届毕业生户籍迁移、档案转出、保险、公积金等一系列相关问题，是完成毕业生各种关系从学校转入社会的重要依据。协议在毕业生到单位报到、用人单位正式接收后自行终止。在一些特殊情况下，如北京单位为京外生源毕业生解决北京户口或毕业生到生源地以外的地区就业等，三方协议书还将作为学校为毕业生办理报到证和签转档案、户口的依据。

需要注意的是，不同类型的用人单位对三方协议书有不同的使用方式。如报考公务员、事业单位、国家或基层就业项目（如大学生村官）等时，有些单位要求在报名阶段就提交三方协议书，以此证明应聘者拥有普通全日制应届毕业生身份，部分企业则会与毕业生签订本单位制作的两方格式协议（即通常所说的offer）明确未来工作的若干事项，不再另行签订三方协议书。

作为具有法律效力的书面合同，签了三方协议就意味着：学生必须按协议约定在毕业后到用人单位报到;用人单位必须按协议约定在毕业后接收毕业生;学校必须按协议约定派遣毕业生，完成调转档案等就业相关工作。

晓彤温馨提示：签订三方就业协议书时，用人单位可能需要毕业生提供的材料有：就业推荐表、成绩单、在校期间思想和表现鉴定、无犯罪证明、统招统分证明等材料，应该提前准备好。三方协议书一共三联，白色的第一联学校留存，用于毕业派遣手续办理和就业方案的制定，第二联用人单位留存，是红色的，毕业生自己留存的第三联是绿色的。

Q2.每人可以领几份三方协议书？

三方协议由国家教育部统一印制，是国家统计应届生就业情况的重要依据，因此其发放和回收都有严格的手续和记录。每名毕业生只能持有一份三方协议书，遗失或换领新的三方协议书须符合相应的管理规定。应聘前期如需使用可向用人单位提供复印件，待明确要签订时再提供三方协议书原件。如有遗失，以中国传媒大学为例，需要填写《就业推荐表和三方协议书补办申请表》送就业指导中心备案，5个工作日后到就业指导中心重新领取。

Q3.是不是签了三方协议书学校就可将我的档案、户口发到单位指定的存放地？

一般情况下可以。毕业生和用人单位签订三方协议后将档案、户口迁转到单位指定的存放地，需要符合相应的政策。一般来说，毕业生到生源地以外的省市区就业，除了非北京生源户口留京、非上海生源户口留沪就业还需提供其他材料外，毕业生与单位签订了三方协议书且单位在三方协议书上写明了档案存放单位和户口迁移地址，档案和户口就可以直接迁往单位指定的存放地。

晓彤温馨提示：非北京生源户口留京，除了三方，还需要提供《非北京生源毕业生进京审批表》、《毕业生就业推荐表》、成绩单、《非北京生源高校毕业生引进协议书》、毕业生培养方式证明、身份证复印件、品行鉴定等材料，复核时则需要出具《报到证》、毕业生《常住人口登记卡》（京内院校）或《户口迁移证》（京外院校）、毕业证书、学位证书等多个原件。

Q4.签完三方协议后还用签劳动合同吗？

一般来说，除公务员、某些事业编制岗位以外的所有工作岗位，毕业生都应当在离校后正式入职前与用人单位签订劳动合同。

Q5.签劳动合同有哪些就业手续要办？

这里的签劳动合同指的是指单位不签订三方，户档转回原籍的情况。签订劳动合同的毕业生，学校为其开具到生源地毕业生就业主管部门的报到证，档案随转，户口迁往入学前户口所在地，毕业生在规定时间内持报到证到生源地毕业生就业主管部门报到并说明自己的工作情况，按照当地政策办理相应手续。

拿到手里的材料保管好

毕业前后，毕业生手里领到的最重要的两个材料是《报到证》和《户口迁移证》。持报到证到档案所在地报到或者按协议约定时间到用人单位报到时，整个就业过程才算完成，毕业生开始正式计算工龄，拥有了干部身份，学籍档案由此转成人事档案。手里有户口迁移证的毕业生需要把迁移证拿到上面标明的派出所落户。

Q6.什么时候领报到证？

《报到证》也称《派遣证》，是由教育部印制，经各地教委审批学校上报的就业方案后签发的毕业生就业证件。《报到证》一式两份，上联的“就业报到证”发毕业生本人持有，下联的“就业通知书”通常放入档案内封存。

晓彤温馨提示：最早一批的报到证一般是毕业当年的6月下旬才出来，所以领到报到证的时间最早也得在离校前两周左右，如无户档暂留情况，绝大多数学生的报到证均是在集中派遣阶段办理出来，所以大多数同学拿到报到证的时间就是学校在毕业前统一发报到证的那次，可千万别因为忙着毕业旅行忘记领。上下联各有A4纸一半那么大，装进档案的下联是白色的，拿到手里的报到证上联是蓝色的，研究生拿到的上联是粉色的。

Q7.报到证的具体作用是？

用人单位和高校以报到证为依据接转毕业生的档案，毕业生凭报到证到公安部门办理户口的迁移手续。报到证关系到毕业生的落户、档案转递、干部身份、工龄计算等。具体作用包括：到接收单位报到的凭证（特定类别单位还涉及毕业生的干部身份确认）;证明持证毕业生是纳入国家普通高等统一招生计划的学生;凭就业报到证转移毕业生人事档案、户口关系;毕业生报到后，持报到证及接收单位有关证明到当地公安部门办理落户手续;持报到证到有关部门办理自主创业手续及减免有关税费;待就业毕业生可凭就业报到证到毕业生就业主管部门或人才服务机构办理就业代理手续。

Q8.升学、出国、自由职业、创业等不同情况，报到证怎么用？

目前只有两种情况没有报到证，一种是直接升学，一种是出国留学且户口档案全部寄放在教育部留学服务中心的。其他情况都有报到证，即使暂时没找到工作，甚至结业的同学也是有结业报到证的。

如果考研未被录取，打算毕业一年后再参加升学考试，档案户口是不能保存在学校的，学校会开具到毕业生生源地就业主管部门的报到证，档案随转，户口迁往入学前户口所在地，毕业生要持報到证回家落户。毕业后以自由职业形式就业、创业的毕业生，出国留学且户口选择转回生源地的毕业生，也同样适用此情况。

晓彤温馨提示：毕业时领了什么自己要保管好，北京补不了报到证的原件，只能开一张遗失证明，跟学位证、毕业证丢了补不了一样。其他省市要根据当地情况为准。

报到证的上联和下联相当于接头时的暗号，报到时，上联加上本人的身份证件证明是你本人，以此为依据判定是不是档案真正的持有人，报完到，暗号接上了似乎也就没什么用了，但是还是要留好。曾经有位同学毕业多年后以社会在职身份参加了公务员考试，并顺利通过政审和公示，单位通知他办录用手续，提供报到证，而这位同学发现当年的报到证已经找不到了。时隔多年，报到证补起来手续繁杂，这位同学最终因为缺少报到证没能入职。

很多毕业生领取报到证后，根本还没有到单位或者档案所在地去报到，报到证就丢失了。而若干年后，应聘到一个正式的工作单位或者单位要提拔，要求你出示报到证时，你却没有。这种情况只能跑回学校再跑省高校毕业生就业服务中心重新开证明，这时证明可就没那么好开了。所以还是劝毕业生保管好报到证，或者及时到档案托管的地方办好手续。

Q9.哪些人手里没有户口迁移证？

户口未迁入学校的同学毕业时不会领到户口迁移证。另外，北京市内迁转也没有户口迁移证，领到的是户口卡。

晓彤温馨提示：现在读大学可以不随学籍迁户口，很多高校的学生户籍记录显示：户口未迁入学校。如果户口和档案要转到单位所在地，就得要分别转：档案从学校转，户口迁移手续从家里（生源地）开。

Q10.户口迁移证拿到之后户口就自动落回原籍了吗？

不会自动落回，不管户口迁往何处，都要把户口迁移证拿回所在地的派出所办理落户手续。

晓彤温馨提示：提醒那些要往省外或者北京市外迁移的同学，别以为户口迁移证只是个纪念证明，发给你，你的户口就落回去了。拿到户口迁移证的同学可千万别留着，要在规定期限内拿到指定的地方落户口，不转交好可就成了黑户了。千万别以为报到证要留一辈子，户口迁移证也要留一辈子，那样的话就黑了一辈子了。本科生的这两个证都是蓝色的，千万别混了。

各类事情的概念要搞清楚

就业手续里有很多摸不着看不见概念性的东西，比如涉及就业方案制定的各类信息：生源地的判定、培养方式和就业范围的分类等等。还有一些帮助毕业生延缓办理时间的“户档暂存”申请等等，各种注意事项、通知，一定要走脑子过心。

Q11.选择户档留校期间什么事办不了？

户档留校期间，将面临着种种麻烦，比如没法办理身份证、港澳通行证，没办法登记结婚、买房，没办法领取社会补助，没办法读书上学等等。

晓彤温馨提示： “户档暂缓留校”的“暂留”是指冻结，并不是普遍意义上理解的“暂时保留”。其中的“户籍信息”不再属于学校了，是“迁出未落下”的状态，相当于在空中悬着，哪儿也不属于。这段时间内要想办理结婚登记、护照等事情，只能把户口迁出或签单位或回原籍。

Q12.什么情况需要选择户档暂留？

毕业一年内打算考公务员或事业单位，或者毕业前已参加考试但结果未定的情况，又或者毕业后，特别是京外生源犹豫不决未确定自己毕业去向的，再或者出国手续未办理妥当或不确定是否能出去的情况下，可以考虑先申请保留档案，留有缓冲时间确定自己的档案去向。

晓彤温馨提示：目前中国传媒大学的“户档暂留”只有三到六个月，主要是为了方便留京的同学，因为户档转回原籍再回北京会多跑一些手续。“户档暂留”的意义其实只是在办手续的层面上提供了便利，而不是政策上有什么倾向。

如果一直不管户口档案，找到工作后会怎么样呢？如果时间超过了毕业生手续办理的时间，就只能有一条路：迁回原籍。如果经过五年不懈奋斗终于考上了博士，那也只能先迁回原籍，再迁到要迁的地方。同时，一直不管档案不办理报到证，可能会影响未来的工龄的认定和计算等情况，请同学们慎重。

Q13.填写毕业生推荐表、协议书等材料时有哪些地方要注意？

比较容易填错的是生源地。每年10月学校会为下一年度毕业生做基础信息采集工作，为后续就业手续的办理做准备。同时基础信息还将用于就业推荐表和三方协议书的打印。这其中的“生源地”是非常重要的信息。本科生的生源地是这样判定的：生源地是本科入学前家里户口所在的地方，研究生如果本科毕业直接升学的也是这样。但是如果本科毕业后不是直接读研而是工作过且在工作地落户，一般将工作地视为该生生源地。艺术生的生源地判定也不能简单地看高考所在地，比如在北京学美术，落在北京集体户口参加高考的，生源地是迁入北京前家里户口所在省市。稀里糊涂写错了出了问题再回学校改，可就折腾了，而且会耽误好多事。

晓彤温馨提示：有些材料不能涂改，比如三方协议，如果不走心的一划就可能失去一些机会，写时要谨慎，建议先复印一遍，确认好了再抄到原件上。就业推荐表也很忌讳涂改，实习实践经历和奖惩情况一栏格都不太大，要把最重要的经历算好了再写，错别字的低级错误也少犯。

到就业中心办手续时，《就业推荐表》里的内容填齐我们才给盖章，空的比较多的是特长、爱好、英语计算机水平。有时我会琢磨琢磨他们填的“特长”，见过有个同学填的是“学习”，还曾有人现填时开玩笑说不如写“腿特长”，大多数常见的会填写游泳、乒乓球、钢琴、街舞等等。填的对不对需要学生自己把好关，还是那句话要对自己负责。