餐厅经理实用工作手册

餐厅经理实用工作手册（精选8篇）

篇1：餐厅经理实用工作手册

餐厅前厅经理工作手册、包房检查

1、房门门锁能灵活转动，开关自如，不卡壳、木见本色，玻璃透亮。

2、地面无杂物，干净、干爽。

3、布草：台布铺设四角下垂一致，洁净无污渍，无皱褶，无孔洞；口布折叠整

齐、一致，方向相同，无污渍；转台套无油渍，无孔洞，平整无皱，台围不过长或过短。

2、餐桌、餐椅：餐桌不晃动，餐椅干净，不晃动，不露尖锐物；椅罩平整、干

净、无污渍，摆放准确，与台布或台围相切。

3、餐具：清洁无油渍，无破损，位置摆放合乎标准要求，（参考《摆台标准》）

4、转台、台卡、花瓶、牙签桶摆放在规定位置，洁净，公用筷勺摆放位置准确，合乎卫生标准要求。

5、边柜摆放：不锈钢托盘洁净，无水渍、污渍，垫布干净，茶壶内无水、内

外无茶渍；暖壶擦试见亮见本色，无水渍，打满开水，托盘干爽，脏物夹无污渍，积垢，擦试见亮。边柜内餐用具归按定位置、数量摆放整齐划一，垫布洁净平整，不存放私人用品，餐用具合乎卫生标准要求，可随时上到台面供客使用。

6、区域卫生：四周木器见本色，金属见亮，玻璃透亮，白墙、壁纸无污渍，空调无尘，挂饰无尘，摆放端正。

7、花盆内无杂物，叶面无尘，无黄叶，花盆干净。

10.各种电器能正常使用，开关灵活，无破损灯源。

三、大厅检查

包括包房检查的所有内容，在此基础上，还需检查的内容有：

1.各种物品都摆放在规定家私柜内，餐车备好托盘和脏物夹。

2.台面摆设餐具等物品要整齐划一，统一方向玻璃台面透亮无污痕。

3.餐桌、餐椅摆放成一线，间距相同。

篇2：餐厅经理实用工作手册

回眸近两个月工作，本人有良好的职业道德和较强的责任心。在平时工作中，对自己严格要求，认真执行各项规章制度，积极主动，认真负责。在管理公司对我能力的信任下，主要负责采购监督、供应商管理、采购制度规范、制定采购计划、印刷品等采购部全面工作。

一、现将两个月来的工作情况总结如下：

1、前期主要熟悉部门制度、工作职责和清楚认识各店原材料

等。

2、认真完成采购部日常管理和采购计划。

3、及时了解所需原材料的市场行情，并与供应商取得联系在每月规定的时间定价。

4、督促采购员时刻保持清醒头脑、廉洁奉公、不谋私利、树

立公司良好的形象。

5、对菌类市场进行了源头寻找并进行了成本分析：由于大部

分菌类生产基地品种单一且不配送，通过分析自购成本要

高于现供货商供货成本，最后决定继续寻找菌类源头。

二、存在的问题和今后努力方向：

两个月来，虽然对自己的工作有了一定的了解，但也存在一些问题和不足，主要表现在：第一，对原材料的认知度不够；第二，对市场的了解不够充分；第三，和供应商的谈判技巧不够熟练；第四，对原材料源头的寻找不够到位。

在今后的工作里，自己认真提高业务、工作水平。我应努力做到：第一，加强学习，拓宽知识面，努力学习采供管理专业知识；第二，为使公司采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本和提高采购工作效率，继续加强采购制度的建设；第三，寻找酒楼主要原材料的源头，长期不懈（家禽屠宰市场，用量较大干杂源头，部分冻品源头，菌类源头等）；第四，继续做好采购监督和供应商管理等工作。

汇报人：XXX

篇3：餐厅经理实用工作手册

本书分为两大部分, 前半部分向我们介绍了音乐编辑工作者的分工布局, 以及常用的音乐专业术语、谱例图式、演奏符号、音乐记号等。本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。

如此的一本音乐编辑类的工具书, 具有相当的独创性。经调查, 关于音乐编辑的文章十分多, 但是关于音乐编辑的书籍少之又少。另外, 本手册的编写人员与其他书籍、著作相较之下人数众多, 约为二十多人。正文类述之前的“编辑说明”中提到:“手册所编内容, 大部分是我社建社四十年来音乐编辑宋作重点地经验的积累和总结, 是全社同志长期工作时间的成果。”二十多名作者, 几十年的工作经验的积累和总结, 《音乐编辑手册》的专业价值、使用价值、实用价值可想而知。

其次, 该手册的作者们通过多年的实际工作, 广罗经验和资料, 全书不仅对编辑人员的职责分工、编辑工作的过程和要求有较为详细的介绍, 同时通过大量的表格谱例对各类谱式记谱规格 (线谱与简谱) 、文字规格有着较为完整的阐释, 对各门类音乐图书的简单分类, 西洋乐器演奏符号和中国民族乐器演奏符号也有相应的介绍。例如, 在本书线谱记谱规格方面花了大量笔墨, 从谱表、谱号到装饰音再到力度、表情记号、速度记号的中意文对译等共十大点, 一一例出在图书、排版中的格式、字体、字号等等, 详尽细致, 对于音乐学者们十分实用。除总谱记谱规格和钢琴记谱规格外, 作者将西洋乐器演奏符号利用表格的形式呈现出来, 其中包含了弓弦乐器、吹管乐器、手风琴、电子琴、吉他、口琴。在实际运用中, 大量的中国歌曲与民族器乐使用简谱制谱。本手册同样运用表格的形式呈现民族乐器演奏符号, 分为吹管乐器、弹弦乐器、拉弦乐器三大类。之后还成列了关于戏曲音乐的简谱记谱规格, 在其中更是列举出了在京剧中锣鼓字谱的运用。内容之全面之广泛, 实属难得。再如, 在分别介绍线谱和简谱规格之后, 作者很贴心的添加了整整两章的内容展示了线谱版式与简谱版式以及线谱与简谱的排版格式与注意事项, 这与本手册的主题与侧重相对应, 为的是使得读者在音乐图书编辑工作时更加的清楚明了, 可见作者们在编著时用心良苦。

例如, 在乐器名称缩写这章开头很清晰地进行了说明, “一、交响乐队中的常见乐器名一律采用意大利文;二、主要用于轻音乐队;三、中国民族乐器名采用汉语拼音;四、总谱中所用中国民族乐器名, 其缩写形式如与其它乐器相混淆时, 可在不常用乐器的缩写中增加一个字母, 例如:扬琴 (Yq) 、 (Yuq) 。”其中西洋乐器为乐器名、外文、缩写, 共57种, 民族乐器为乐器名、汉语拼音、缩写、注解 (英) , 共61种。均为平时常用的中西方乐器。

在本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。在文字版式中介绍得很专业很细致, 文字稿的版式设计是对原稿的体例、层次、结构、图表等方面作艺术而科学的处理, 使书籍内部各组成部分的结构形式既与书籍的开本、装订、封面等外部形式协调, 又能给读者提供阅读上的方便。关于版式设计大概包括, 版心面积、文字排列、字体、排版材料的选用、行间和段间的空距、版面的布局和装饰等都作了详细的解释。例如, 对版心尺寸的讲解, 版心尺寸是指每一版面上容纳文字的面积, 即从第一行文字至最后一行文字为半新的高度 (不包括页码) ;每行文字从第一个字到最后一个字为版心的宽度。版心尺寸由字号、字数及行数、行距决定。正文294页, 列举出常见的几类:“16开, 正文五号, 每行38字, 每面33行, 行距7.875P, 版心尺寸为211×141mm (毫米) 。期刊每行40字, 每面40行, 行距5.25P, 版心尺寸为220×155mm。大32开, 正文五号, 每行28字, 每面25行, 行距7.875P, 版心尺寸为159×104mm, 期刊每行28字, 每面27行, 行距6.5625P, 版心尺寸为160×104mm……诗32开, 正文五号, 每行22字, 每面25行, 行空6.5625P, 版心尺寸148×82mm。”此类例子在书中数不胜数, 许多结论都是前人的经验总结, 其论述之翔实, 见解之精辟, 举例之恰当, 足以体现出本书的专业价值, 与实用价值。

在校对工作这一样, 特别地运用了三张插页, 其特点是, 运用黑、红两色套版印刷, 一张32开, 两张16开。一张是举例对线谱的修稿, 黑色的线谱, 红色手写字体进行修改。两张16开的插页的内容是“国家出版事业管理局1981年12月20日发布的《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》”, 并附上使用方法。

该手册共附有十个附录, 这些是全书不可忽略的重要组成部分。大体是关于中外著名音乐家年表、国内外音乐赛事音乐节、常用音乐表演用语等。其中, 常用工具书目为第七个附录, 是有关音乐类、编辑、出版类、语文类等方面的综合工具书的简介。每一本推荐都是经过精心挑选的, 例如, 音乐类有, 中国大百科全书·音乐、舞蹈卷, 中国大百科全书总编委会音乐舞蹈编委会、中国大百科全书编辑部编, 1989年中国大百科全书出版社出版;简明音乐百科词典, 缪天瑞主编, 人民音乐出版社;牛津简明音乐词典茅于润等编译, 1991年人民音乐出版社出版。编辑、出版类, 出版词典, 中国出版发行科学研究所编, 上海辞书出版社出版, 全书共收词目5937条, 分为“出版一般”“出版管理”“著作权”“编辑”等十二个门类, 另有“中国出版史大事年表”等九种附录。现今社会的信息再如何发达, 对于无论是电介质、纸质媒介、网络、电视、电源、广播音乐编辑者们来说, 这些书籍都是十分有使用价值的。

在附录中应特别提到得是, 作者将“中华人民共和国著作权法”“中华人民共和国著作权法实施条例”和“实施国际著作权条约的规定”也列入其中。出版权、著作权、侵权行为的界定以及依法进行编辑出版活动等等, 对任何编辑来说都是非常重要并且要熟知的, 编辑理论中应该著有这些内容, 所以《音乐编辑手册》作为编辑类工具书的一种, 也将这些内容呈示出。

“文物昌荣, 人才辈出, 构筑起一个国家、一个民族渊源有自、风格独特又日具新貌的宏伟文化大厦, 历代电机及其编修、校勘、整理者之功, 实在不可泯灭。作者成书, 靠手抄本难以传之久远;著述得到出版问世, 才能发挥更大的社会效益, 有利于国家的物质文明、精神文明建设, 有利于对民众的品格塑造与智能提高, 有利于各门类专才的教育与培养。”这是本书第一章音乐图书编辑工作的共性与特性的第一段的内容。本书的专业价值、使用价值和实用价值我在前文中已经讲述, 那么, 它的学术价值大体是在手册的前几章节中得到了充分地体现。这部分内容, 层次鲜明、逻辑清晰、内容深刻但是易懂, 从共性到个性, 从宏观到微观, 从简略概况到具体分析, 陈述了编辑作为具有第一鉴赏者与校理者资格的“把关人”, 应以敏锐的批判目光客观而审慎地、实事求是地看待书稿, 着重注意书稿的主要倾向、结构布局、存在问题及大的优缺点, 通过细味其中内容了解作者的意图、心理、情趣与特色, 并可以适当的在文稿的基础上有所补益, 锦上添花。在日常工作中应该具有一专多能、杂中求专、全方位发展的能力, 这是各类编辑的共同要求。想要作为一位优秀的音乐编辑, 首先应当通晓音乐相关的知识与排版的要求、规格, 例如书中谈到“音乐图书的编辑工作, 与一般图书的编辑工作有同有异:既有共性的规准, 又有专门的要求……但对曲谱本, 从大型的交响乐、歌剧总谱, 钢琴及其他乐器的独奏谱到带伴奏的歌曲、器乐曲谱及单旋律谱、活页曲谱……却须首先绘制或排出谱样, 线谱绘成后还需经过校改、制版才能入稿发排或付印;不但体裁、形式多样, 连版式、开本、设计都要有各自不同的考虑”。音乐编辑过程伴随着一个审美的过程, 这是音乐编辑区别于新闻编辑、学术编辑等其他编辑活动的标志, 是音乐编辑具有艺术缔构特征的基础。其编辑过程, 选题、组稿、审稿、加工、发排、读校样、信息反馈, 合称“七艺”。在这些过程的每一个阶段, 都有审美活动伴随其间。审核的作品必须服从“双百”原则和审美性文化缔构的原则, 最终发稿时必须做到齐、清、定。

《音乐编辑手册》无论从分类框架、篇章结构、内容设计、研究方法、思维视角等方面来看, 都可称得上是有史以来最完整和详备的一部关于音乐编辑方面的工具书。但是, 本书再版后仍用的是铅字印刷, 有些字因为印刷时的施压不同, 导致个别字的笔画粗细不均匀。由此书是由多位作者共撰而成的, 所以有个别错别字的出现, 例如第32页正文第二段中的“恰如其份”中的“份”字运用错误, 应为“恰如其分”。

在排版已经微机智化的今天, 这本的书的有些章节有些过时, 全手册大部分内容都是从出版图书的视角出发的, 但整体上它还有其相当的价值, 排版设计很朴素, 但对于乐谱写作的特定读者还是很具有参考价值的。

本书是中国第一本关于音乐编辑的工具手册, 难免在内容的整理、收集、阐述方面存有遗漏和问题, 正如本书开篇编辑说明中写道:“由于时间仓促, 有的部分写出后虽经有关部门传阅并征求了意见, 却未能更广泛地组织讨论, 也不可能再回到实践中去做进一步的检验, 加之编辑小组的经验不足, 水平有限, 因而本手册肯定会存在不足和缺点, 这些都有待于今后不断加以充实和订正。”既然总编室如此承诺, 那么就让我们期待这部手册的再版。再伟大的成果也不可能地完美无缺, 人类正是在不断总结过往中修正时蔽、在反省沉思中开创未来, 在人民音乐出版社总编辑室二十多位作者总结过往四十年的工作经验所共同编著的这部成果中, 我们应该为他们的所得欢欣鼓舞, 更应该对其中留下的空白与不足做更为深入的思索。

《音乐编辑手册》对音乐编辑方面的人员、学者以及广大音乐爱好者有多帮助, 对专业音乐人还是业余爱好者也都有相当的参考价值, 因为, 它主要介绍音乐编辑的工作内容、工作程序及各种乐谱的记谱规格、版式规格, 并简单介绍了出版和印刷的知识, 可谓是学习音乐编辑的必备教材。

正所谓“功夫不负有心人”。这部手册侵润着人民音乐出版社总编辑室二十多位作者历经多年的心血和智慧, 是全社同志长期工作实践的成果。

摘要：《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社总编辑社著, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷, ISBN978-7-103-01203-1。32开本, 6插页, 13印张, 407页。全书包括编辑说明、正文类述及卷末附录;另有随文谱例多首、图表多幅。

关键词：音乐编辑,音乐专业术语,排版设计

参考文献

[1]人民音乐出版社总编辑室编.《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷.

篇4：实用三招让销售经理不再烦恼

许多销售经理经常抱怨经销商难管，经销商刁钻，给了那么多政策，到月底该打款的时候还是磨磨蹭蹭。经销商一见他们就是劈头盖脸的抱怨。对此，销售经理们是又怕又恨。其实，经销商管理只要找对了方法，也是一件很容易的事情。

第一招：帮经销商赚钱

经销商开门做生意，是为了赚钱。作为销售经理，只要牢牢记住这个理，一切以“利”服人，与经销商自然就好处了。当然，这个利是正当的利，是以不损害厂家利益为前提的。

1掌握“扶”和“打”的分寸和尺度

作为厂家代表，比经销商更为清楚厂家的各项政策，手里也有着一定灵活处理的权限，能够调配不同经销商的促销资源。只有运用好这个权限，让经销商明白你才是他的利害关系人，你能够帮他争取到更多、更好的政策，赚更多的钱，当然就会更加尊重你。但销售经理对同一个经销商的“扶”和“打”要有一定的分寸和尺度：不能一味地扶持同一个经销商，以防其他经销商反水和该经销商尾大不掉；也不能一味打压同一个经销商，以防该经销商同厂家终止合作关系，导致该市场业务停滞甚至崩盘。厂家的政策，不要给经销商一下子放到底，要给自己留有一定的灵活空间。比如，厂家发货是10搭1，可以给经销商传达15搭1，1000件以上再争取更好的政策。这样，经销商既帮你完成了销售任务，也会感激你帮他争取到了更好的支持。

2帮经销商消化新产品

产品发到经销商仓库，销售经理一定要指导帮助经销商销售消化，不能做“不管滞销货、不管库存、不管退换货、只管要回款”的经理。曾经，笔者所负责的经销商就常提起××品牌化妆品销售经理，一个月只来拜访他一次，来了就是要回款。只要他同意打款，常常是人还没有从银行回来，销售经理就包包一背回宾馆了。之后很难再见到对方，有事只能打电话。经销商给公司投诉了几次，该经理也就背起包包回家了。可见，这样的销售经理是根本不会得到经销商信任的。

作为厂家的销售经理，应该对经销商经营本公司的产品所赚取的毛利清清楚楚，对公司重点推广的产品了如指掌，对公司高毛利的产品心中有数。甚至很多公司对销售经理的提成、奖金也是按照品类来划分的。为了个人利益和公司利益，销售经理也应该指导经销商对产品品类进行分类，并帮助经销商制定一系列可行的推广政策，如高毛利产品如何推广、畅销品如何带货等。针对不同品类产品、不同价位产品，制定不同的渠道政策。因为只有自己厂家的产品能够给经销商赚取更多的利润，占经销商的生意份额越大，经销商才会越尊重你，才能“乖乖”服从你的管理。

第二招：帮经销商“花”钱

对于管理水平跟不上的经销商来说，生意做大了，更辛苦了，赚钱也更难了。销售经理作为专业人员，要给经销商一些合理的建议，帮助其更好地节流、开源，把费用用在更有效的地方。

看一个经销商做生意的能力，就先看他、的库房。笔者走了很多三四级市场的经销商，看到很多库房就是个大仓库。货到了，让装卸工给库管点点数，大门一锁就回店里了。等到发货时，才会突然发现“呀。咋还有一堆去年的货?”“呀，这包装都破了，那产品都过期了。”对库房不分品牌、分品类规划，对库存不能按到货日期堆码，发货时也不知道，先进先出……很多经销商原来生意规模小、周转快、很少出现问题，而今生意做大了，库存越来越多，库房管理就显得尤为重要了。这时，一个专业的销售经理给经销商出出主意，经销商一定会感激不尽。

目前还有绝大部分经销商做的是手工流水账，业务员送了一天的货，收了多少钱，外面欠了多少钱，把票据往抽屉一塞，拿个笔记本一记。过一阵子想查哪些账目要收，结果发现笔记本找不到了，账目就乱做一团。该收的款收不回来，账上没有钱，自然也就没有货款打给厂家。一个精明的销售经理会帮着经销商规划好账目，这样自然就知道经销商什么时候收款，什么时候手里有钱，有钱的时候谈回款的事情就能顺顺当当了。

每个厂家给经销商基本上都配备有业务代表，有些经销商自己还会招聘两个业务员，但大都是“放羊式”管理，投入了人力却收效甚微。专业的销售经理可以指导经销商制定表单化的管理制度，委托经销商管理本厂家的业务代表，于己于经销商，这都是一件皆大欢喜的事情。

现在还有很多传统经销商依然坚持做传统渠道，不做也不会做现代渠道。一是因为现代渠道投入费用高，挤占资金严重；二是因为不会操作，收益也非常有限，甚至有亏损的风险。笔者曾经见过一个经销商运作某大型卖场，3个月下来，首单货款还抵不了费用，销量又非常差，被列入供货商黑名单，要求下架。还有经销商昨天还给超市送货，第二天超市老板就关门携款跑了。

这个时候，销售经理就要给经销商专业的指导。从卖场的类型到进店的品类，再到各品类的毛利、投入的促销费用、半年甚至全年的促销活动等，给经销商一系列专业意见，指导其如何以最少的费用赢取更多的利润。

篇5：餐厅经理工作职责

职位:

部门:

工作级别：餐厅经理餐饮部 / 餐厅

致总经理

工作指导：餐饮部主管/餐饮部领班/餐饮部服务员/培训生

工作范围:

通过以客人为中心的服务方式和有效的员工管理，熟练的安排员工的换

班。围绕金领集团的价值观和品牌精神：信任、正直、尊重团队和服

务促进理想的企业文化。在宴会活动过程中，负责协调客人的要求和餐

厅楼层的基本操作，指导和协调主管，领班和服务员的工作。

声明： 我在此确认我已了解我的工作职责，并按职责所描述的标准执行。

签名：………………………………

日期：………………………………

FB/JD//RS/004

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JOB DESCRIPTION FB/JD//RS/004

篇6：餐厅经理工作总结

在吸取教训的情况下改进经营方针并取得了不错的效果，由于去年餐厅发生过食品安全方面的问题导致许多顾客对此感到不放心，尽管当时通过赔礼道歉的方式获得了顾客的谅解却难以挽回餐厅丢失的信誉，因此今年自己着重解决这方面的问题并加盟了多个外卖平台增加订单，以让出部分利益的方式来获得消费者的好感则可以帮助餐厅重新建立形象，而且在吸取去年教训的情况下导致今年餐厅的食品安全检验都获得了合格的评价，在知道顾客口碑来之不易的情况下便更加注重这方面的提升，除此之外额外购买了食品安全险用来使顾客对餐厅感到放心。

做好餐厅服务人员的安排使每位顾客都能在用餐过后留下不错的评价，除了对餐厅进行装修使之符合年轻顾客的品味以外还对布局进行了调整，当顾客能够对餐厅布局产生良好印象以后自然便能获得良好的口碑，只不过仅仅达到这样的程度还不能为餐厅的经营带来更多的收益，因此在后续的餐厅工作中比较注重环境的整洁与服务水平的提升，即便顾客人数较多的时候也没有因此而影响到他们的用餐体验，再加上餐厅配备音响播放音乐从而给顾客带来了不错的体验。

对餐厅厨具进行了集中消毒并做好相应的标注工作，其中由于餐厅厨具的特性导致存在的油污很难彻底将其清洗赶紧，再加上现在越来越多的顾客对餐厅卫生问题比较关注自然要做好消毒方面的工作，今年我们定期对餐厅内部的厨具进行了清洗以及消毒用以保证食品安全，而且在采购食材的时候特特别注重这方面工作才能获得顾客的认可，而且得益于这方面工作的完成导致后期接受相关部门检查的时候得到了餐饮卫生合格的评价。

篇7：餐厅经理工作职责

2、了解货源情况和食品原材料价格，了解和掌握本餐厅各种食品，特别是燕、翅、鲍和海鲜野味等名贵品种的库存池养情况，注意推广和销售。

3、接待来订餐的客人，一定要注意热情友好，服务周到。对他们的提问要耐心解答，向他们介绍酒店特色时，一定要认真细致。

4、注意协调包房、宴会订单的安排，按客人要求制定宴会菜单;写菜单要注意搭配和客人口味，最后交与餐饮部经理审批。

5、有营销意识，协助营销部建立客史档案，多与客人沟通，建立良好关系;关心客人用餐情况并及时反馈;广交新客户，不断扩大经营对象。

6、具有为公司做贡献的精神，不断提高管理艺术，负责制定服务规范和程序并组织实施，业务上要求精益求精。拟定培训计划，定期开展有针对性的培训，不断提高服务质量。

7、重视餐饮部属下员工的培训工作，定期组织员工学习服务技能技巧，参加酒店组织的英语培训;对员工进行服务意识、推销意识的训练，定期检查并做好培训记录。

8、热情待客、态度谦和，妥善处理客人的投诉，不断改善服务质量，加强现场管理，营业时间必须在一线，监督所有餐饮部员工在服务中出现的问题，并及时纠正。

9、负责餐厅营业前的清洁卫生工作，保持环境卫生。保证食品安全，提供给客人的饮料、酒水等必须在保质期内。

10、及时检查餐厅设备的情况，建立餐饮部物资管理制度，并严格管理;做好餐厅营业部安全和防火工作。

11、监督领班结账工作;第一时间处理投诉事件并汇报餐饮部经理记录在案。

12、熟悉和掌握宴会厅、包房的面积、高度、灯光、设台数;举行宴会、茶话会等各种不同形式宴会时可容纳的人数;设计装修的特点，以便向客人介绍。

篇8：餐厅经理实用工作手册

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.