文件的管理制度

2024-05-24

文件的管理制度（共6篇）

篇1：文件的管理制度

《文件和文件夹的管理》教案分析

章节名称

文件和文件夹的管理

计划学时

学习内容分析

本课是西安交大版信息技术教材七年级第一册第二单元第3节的学习内容。这节课所涉及到的知识是windows操作系统中最基础的部分，同时作为计算机的使用者，也必须学会合理安排和有序、有组织地管理自己计算机的软硬件资源。所以本节的内容在整个的学习过程中也是基础中的基础。

学习者分析

在农村学校，学生的实际情况存在着很大差异，有的学生条件比较优越，对计算机的理解与使用已经超出了本节课的要求，而有的学生条件较差，可能对于计算机也只是课堂中的接触。考虑到学生个体计算机水平和认知能力、思维能力等方面的个体差异，所以在整个教学过程中采用适当分组、分层学习的教学思路。

教学目标

知识与技能：

1、理解文件、文件夹的概念及他们的命名规则；

2、掌握文件和文件夹的选定、移动、复制、粘贴、删除等操作方法。

过程与方法：

1、通过学生交流、师生交流、人机交流、学生活动等形式，培养学生利用信息技术的能力；

2、采用任务驱动的方式，培养学生主动进行学习的习惯。

情感、态度与价值观：

1、通过对文件与文件夹的管理，培养学生具有初步的管理能力；

2、能够通过自己主动的分析与判断在众多的操作方法中，找出最方便、快捷的方法。让学生体验到成功的喜悦，树立自信心，体验与他人合作的重要性，感受信息技术的作用，使学生认识到信息技术于生活又服务于生活。

教学重点及

解决措施

学会对文件和文件夹的建立、重命名、删除、移动和复制的多种操作方法。学生在了解文件、文件夹的概念及他们的命名规则后，让学生尝试一些基本的操作，小组间、同学之间互帮互学，并能够熟练掌握其操作技巧。

教学难点及

解决措施

学会科学地管理文件和文件夹。学生对文件和文件夹的概念理解后，能够正确判别文件和文件夹，在实践操作中才能对文件和文件夹进行正确、科学的操作和管理。

教学设计思路

一、情境导入

二、新授课

三、学生活动

四、展示成果

五、归纳总结

六、拓展知识

依据的理论

本课主要采用任务驱动、分组协作、分层教学、赏识教育等方法，让学生不仅学会，而且会学。知识和技能的传授一般以完成典型的“任务”为主。因此本课采用了建构主义理论指导下的主体式教学模式。

信息技术应用分析

知识点

学习水平

媒体内容与形式

使用方式

使用效果

文件和文件夹

理解

多媒体

PPT展示

良好

文件和文件夹的操作

初步掌握

演示、任务驱动

分组协作、分层教学

良好

文件和文件夹的管理

掌握

计算机

分组协作

独立操作

良好

教学过程

教学环节

教学内容

所用时间

教师活动

学生活动

设计意图

课前准备

我的书架

课间

布置任务

完成任务

为新课准备

情

境

导

入

家中的房间

5分钟

家对于每个人来说都熟悉的，你有没有考虑过为什么要把房子分成不同的房间，通常，根据我们不同的生活需要分割成卧室、客厅、厨房等。

想象一下，如果一座房子就是一个房间，将会发生什么情况呢？

所以我们会把家分成几个房间，每个房间都有相应的生活用途，同时每个房间还会有些柜子，存放着相关的一些物品。当我们买回一件新衣服时，我们就会考虑把它放在衣橱里，而不是放在厨房里。这样我们在需要的时候就会很容易地就找到了。同样道理，我们的计算机存在很多文件，为了方便管理与查找，我们就要将这些文件分门别类地放在不同的文件夹中。文件夹就像是家中的房间。我们可以根据需要建立不同的文件夹，比如用来存放图像文件的文件夹，用来存放声音的文件夹，用来存放的文件夹等等。每个文件夹下还可以建立子文件夹，就像房间中的柜子一样，同样可以存

学生互相交流、探讨

导入新课，从学生熟悉的家入手，帮助学生理解文件与文件夹的概念，让学生能够较容易地接受，激发学生学习兴趣。

新

授

课

文件与文件夹的操作

5分钟

任务一：建立自己的文件夹、开通网络资源，交待访问方法，展示任务内容。

2、了解学生情况，以便进行针对性的加以指导。

3、学生通过上机操作进行自主或合作学习。

教师通过电子教室监控学生操作，并提出合理建议进行指导，鼓励先完成的学生对本小组的其它学生进行指导。

通过自主学习，或小组同学间开展互助学习共同解决问题，并上机操作。

培养学生创新能力与自主学能力，使学生具有良好的信息素养。

通过同学之间的相互讨论、互相帮助，增进学生之间的相互感情与协作学习能力。

任务二：文件的移动、复制、更名、删除、开通网络资源，交待访问方法，展示任务内容。

2、了解学生情况，以便进行针对性的加以指导。

3、学生自主或合作学习，并上机操作。

教师通过电子教室监控学生操作，并提出合理建议进行指导，鼓励先完成的学生对本小组的其它学生进行指导。

4、讨论移动文件与复制文件的区别。

学

生

活

动

学生上机练习文件和文件夹的操作。

5分钟

任务三：

1、教师通过电子教室远程启动该软件，讲解清楚操作方法。告知学生完成任务即可看到笑话、漫画或听音乐等。

2、教师通过电子教室监控学生操作情况，适时加以指导，对操作慢的学生进行引导。

自主学习

小组互助

学生进行自主学习，享受成功的喜悦。

展

示

成果

评价

3分钟

给学生一些修改完善的时间，帮学生找出问题所在，这样对学生会有更大的启发。多赞扬、鼓励学生，激发学习的积极性。

评选“最佳个人”与“最佳小组”

学生对自己的展示成果进行自评，请同学互评。

学生评选出表现最突出的个人与小组，培养学生的成就

课

堂

小

结

归纳总结

3分钟

教师引导学生对本课涉及的操作进行小结，告诉学生今后在使用电脑的过程中，要利用这些操作，将电脑中文件进行归类管理，便于自己查找使用。

教师引导学生进行小结，明确归类管理文件的意义。

提高学生的归纳概括能力

知

识

拓

展

加深学生的理解

4分钟

教师向学生提供几个Internet网站，让学生去寻找文件与文件夹操作的其它方法。

或同学之间交流文件与文件夹操作的其他方法。

教师指学生上网杳找学习或同学间互相交流。

拓展学生知识空间

教

学

反

思

①注重了学生对信息表达能力的培养。强调不仅要学生会做，还要学生会说，说自己的操作，训练学生准确地表达。

②注重了学生创新能力的培养，给学生一个广阔的空间，发挥自己的创造力，去建设自己的“家园”。

③注重了团队合作精神的培养。新世纪的人才，必须具备与人合作交流的能力。

④注重评价。不仅引导学生从正面评价，还引导学生从反面评价，让学生能够较为全面、客观地认识评价，在评价完成之后能够让学生及时地针对评价去完善。

⑤注重培养学生发现问题，然后从多角度解决问题的思路。注重培养学生综合能力的培养教学生一节课，让学生一辈子都受用。

⑥利用生活中平实的例子，把信息技术中的抽象名词说得活灵活现，易于理解。

篇2：文件的管理制度

今天我说课的题目是《文件及文件夹的管理》

一、说教材：本章节是采用四川人民出版社《初中信息技术教材网络与多媒体制作》第一单元的内容：文件及文件夹的管理是学生熟练使用计算机的前提条件之一，也是培养他们学习信息技术的兴趣之一。通过对此内容的学习使学生较为熟练地掌握对文件夹的各种操作。这些新知识对该年龄段的学生来说有一定的理解难度。于是我在课堂教学中，将新文件夹比喻成书包，将磁盘比喻成柜子，将文件比喻成学生的作业本，将文件夹名比喻成在书包或作业本上写上自己的名子。根据本章节的内容特点确定如下教学目标

1．知识目标：学习和掌握“文件夹”的概念及对“文件夹”的创建。

2．能力目标：能较熟练地利用“资源管理器”管理各种文件或文件夹，同时能够很好地管理好自己的文件或文件夹。

3．情感目标：培养学生相互联系看待事物的观点；培养学生团队合作的精神

说教法：1、采用演示法，每学完一个问题与任务，就给学生布置一些任务，进一步巩固学生对“文件夹”的操作。2、在学生自由练习时，教师边巡视，边指导

说学法：1、从学生在教师的指导下带着任务通过小组合作、实际操作、探究学习等方式，逐步完成任务，使学生在完成任务的过程中不知不觉地实现知识的传递、迁移和融合。采用“小组制”，目的是考虑到整个班级水平差异，分8-10个小组，在每组中设立一位计算机水平相对较好的学生担任组长，负责这组学生的答疑和管理这组的纪律等工作，这样不但能分担教师的负担，而且能让更多的学生当堂掌握知识，并且有问题可以及时解决，在发挥学生的团结互助精神同时也使得本组学生的配合更加默契，２、实践操作，自主学习，协作学习，它可以培养提高学生动手实践能力，提高学生信息综合素养３、接受学习----思考讨论-----合作操练体现了学生为主体，教师为主导的新课程理念，学生分组讨论，相互合作实际操作，自我探索。

说教学过程

1．联系实际，导入新知

师：对于我们每一位同学来说，必须有一个很重要的工具──书包。我们每天上学、放学都得背它，用它装书、装作业本、装铅笔、钢笔等等。我们用书包来管理和整理我们的学习用具。计算机中“文件夹”是管理计算机的硬件和软件资源的，它是计算机的“书包”。那么这一节课我们就来在计算机上买一个“书包”──创建“文件夹”。

[教学体会]“书包”是学生很熟悉不过的东西了。把“柜子”比喻成“驱动器”，把“文件夹”比喻成“书包”，它的最大好处在于学生对“文件夹”的理解很容易。

2．问题与任务

（1）如何在桌面上放一个书包──即如何在桌面上创建一个文件夹。

（2）如何在一个书包上贴一个人的名字的标签──即如何对文件夹进行重命名。

（3）如何在一个柜子里放一个书包──即如何在一个驱动器下创建一个文件夹。

（4）如何在一个书包里再放一个小书包──即如何在文件夹中创建文件夹。

（5）如何在复印一个文件，并把复印件放入一个书包中──既文件夹的复制。

（6）如何进行剪报的操作──即如何移动文件夹。

（7）如何扔掉不用的作业或小书包──即文件夹的删除。

3．情节贯穿，化解难点

（1）如何在桌面上或在柜子里放一个书包──即如何在桌面上或在驱动器中创建一个文件夹；如何在一个书包中放一个小书包──即如何在一个文件夹下创建一个文件夹

教师拿一个书包，向学生提问如何在桌面上放一个书包？如何在一个柜子里放书包。学生回答：先打开柜子或书包，然后向里面放书包，或直接放在桌面上。

教师说明：同样，我们在计算机里创建文件夹，就好比放书包一样，必须先找到要放书包的桌子或柜子，然后打开它们，再放书包。在计算机中创建文件夹（即放书包）的方法是：文件→新建→文件夹。教师演示完之后给学生布置任务。

（2）如何在一个书包上贴一个人的名字的标签──即如何对文件夹进行重命名。

教师设问：假设在你们班中所有的同学都买完全一样的书包放在桌子上，你能找到哪个是你的书包吗？如果不能，应该采用什么最简单的方法把这些书包区分开呢？引导学生说出在书包上做出不同的记号。

教师说明：同学们在自己的书包上做上不同的记号，就可以区分各自的书包了。在自己的书包上做上不同的记号就相当于对文件夹进行重命名。接着老师具体演示如何对文件夹进行重命名。教师演示完之后给学生布置任务。

（3）如何复印一个文件，并把复印件放入一个书包中──既文件的复制（通过复制、粘贴操作完成）

教师设问：同学们，你们复印过东西了没有（有的可能说复印过，但有的可能说没有复印过）。在这种情况下教师就用实物演示一遍“复印”的过程，并告诉学生，复印的结果就是有了两个内容和外貌都完全一样的文件。我们把原件放回原处，复印件放入另一个书包。这样的操作在计算机中称之为“复制”，“复制”的结果也是有了两个外貌和内容完全一样的文件，我们把它放入另一个“书包”。“复制”文件的前提是学会把文件选中。就如同我们在复印文件时把原文件拿在手里一样。教师再演示如何选中文件（单个文件的选中，多个连续文件的选中，多个不连续文件的选中，撤消选中），然后让学生练习选中文件的操作。教师再设问：我们能不能把两个外貌和内容完全一样的文件放在一个书包里呢？学生有的说可以，有的说不可以，教师可以问问他们为什么可以，为什么不可以。教师解释：在日常生活中我们可以将两个外貌和内容完全一样的文件放在一个书包里，但在计算机中是没有这么好的事情：它不允许在一个文件夹中出现两个文件名相同的文件存在，不然它会提醒你有关出错信息的。教师演示在计算机中如何复制文件或文件夹，演示完之后给学生布置任务。

师：既然文件能复制，那么文件夹能不能复制？让学生自主探究，完成任务

（4）如何进行剪报的操作──即如何移动文件夹（通过剪切、粘贴操作完成）

师：同学们，你们剪过报了没有？学生回答几乎都剪过报。

师：有谁能说说你剪报的步骤。引导学生说出自己剪报的步骤，并且剪报的结果是文件从始至终只有一个，而不像“复印”有两个外貌和内容完全一样的文件，从而引出在计算机中“移动文件的操作”，在计算机中文件夹的“移动”的结果也只有一个文件，而不像文件夹的“复制”的结果有两个同名同内容的文件。

教师演示文件夹的移动操作。教师演示完之后给学生布置任务。

师：既然文件能移动，那么文件夹能不能移动？让学生自主探究，完成任务。

（5）如何扔掉不用的作业本或书包──既文件夹的删除（通过自学来完成）

师：同学们，你们教室的后面都有一个垃圾箱，它的作用大家都知道。但有哪位同学说说你扔垃圾（例如作业本或不用的书包）的步骤，及如果你认为被扔掉的垃圾还有用，你又是如何把它找回来的？对于这一点，同学们说得都很好。那么在计算机中的也有垃圾文件夹），我们该如何把它们扔掉呢？请同学们自己完成屏幕上的作业。

五、总结要点，理出文件夹的树型结构

教师进行总体总结，以课件（还是以柜子、书包、作业本作比喻，以及借助每节课给学生布置的任务）的形式向学生展示出文件夹的树型结构，从而进一步加深学生对“文件夹”概念的理解，同时在学生的脑海中绘制出一幅“文件夹树型结构图”。引导学生养成良好的使用计算机的习惯。

六、综合练习，巩固新知

综合练习题设置如下：

（1）在E盘上创建以下文件夹：abc bcd def。

（2）在bcd中创建以下文件夹：ddd eee fff。

（3）将D盘DOS文件夹中的前15个文件复制到eee中。

（4）将eee中的第3个到第7个文件移动到def中。

（5）将fff改名为你的名字。

（6）将abc移动到def中。

（7）在D盘中创建文件夹：你的名字，并将eee及其中的处于偶数地位的文件复制到这个文件夹下。

七、教学后记

篇3：文件的管理制度

一、关于文件生命周期理论

文件生命周期理论由美国学者菲利普·布鲁克斯最早提出, 主要传播于欧美国家, 由各国学者不断丰富, 20世纪80年代引入我国后, 引起广泛关注。其基本内容是:文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程, 体现了文件生命运动全程的整体性;文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段, 体现文件生命运动全程的阶段性;在不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系, 体现了文件运动阶段内各要素间的内在联系的特点。

二、以文件生命周期理论为指导, 做好涉密文件动态管理

1.前现行文件阶段的管理

前现行文件阶段是正赋予涉密文件现行价值的阶段。在此阶段, 发文单位要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密及其密级具体范围的规定》和《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法》等相关国家规定, 结合事项的性质和特点, 由承办人对文件的秘密等级、保密期限提出具体意见, 经定密责任人审核批准。涉密文件按要求在特定位置标明密级和保密期限, 其制作要在经过保密部门批准的定点部门进行, 制作过程要求在涉密计算机、涉密打印机、涉密复印机上操作, 严禁在接入互联网的计算机上操作, 制作过程中产生的废页、废件及时销毁;涉密文件的发放要根据工作需要, 严格控制并明确发放范围, 认真核对、记录文件份数和发送单位、领取人等有关信息。

2.现行文件阶段的管理

(1) 涉密文件接收。接收文件时, 由专人负责核查密封标志、密级和份数等信息, 对涉密文件作手写登记, 详细、准确记录文件编号、来文时间、来文单位、文件标题、文号、密级、份数等信息, 机密级和秘密级文件除作手写登记外, 还需建立电子档案, 备案留查。

(2) 涉密文件的阅知和办理。文件的运转采用以文件传递人员为中心的辐射式传递方式进行, 即文件批阅人、阅知人和办理人都必须通过文件传递人员进行文件传递, 不得空传、横传, 以免发生文件的失控管理;文件传递人员要严格按照文件批示传递, 严格控制涉密文件的知悉范围, 不得让无关人员阅知涉密文件;绝密文件批阅地点符合相关国家规定, 并实行“双人双锁”管理;阅知类涉密文件阅后尽快退回, 需办理的涉密文件按要求尽快办理, 办结的文件按规定退回或存档。这一环节对涉密文件的安全管控需求高, 对涉密文件流转过程全程监管技术和方案也层出不穷, 如RFID (射频标识) 技术或条码技术的使用。

(3) 涉密文件的复制。原则上, 涉密文件不得复制, 对于机密级和秘密极文件, 确因工作需要, 需要复制的必须经过机关、单位负责人批准, 不得改变密级、保密期限和知悉范围;到经过保密部门批准的定点复制单位进行复制;各定点复制单位要履行登记手续, 复制件加盖复制机关、单位的复印戳迹, 并视同原件管理, 不得再次复制。未经原定密机关、单位或者其上级机关批准, 不得复制和摘抄绝密级文件。

3.非现行文件阶段的管理

非现行涉密文件阶段是指文件现行价值完成, 现行效用消失, 不存在文件生命运动的阶段, 但此时, 涉密文件依然存在继续向前运动的条件。按美国著名学者谢伦柏格提出的“双重价值”理论, 此时, 文件的第一价值 (即原始价值) 正逐渐衰退及至丧失, 第二价值 (即从属价值) 显现。这一阶段要突出涉密文件提供利用、发挥参考价值和凭证作用, 更要作好涉密文件的使用、复制、存放、归档、清退、销毁等操作。

(1) 使用。涉密文件严格控制使用范围, 按照批准范围提供利用。

(2) 复制。确因工作需要, 需要复制的, 按照现行文件阶段涉密文件复制管理办法操作。

(3) 存放。涉密文件资料要选择安全保密的场所和部位, 配备如文件保密柜等必要的保密设备。定期对保存的涉密文件进行清查、核对, 发现问题及时向保密行政管理部门报告;机关、单位工作人员离岗离职前, 需将使用和保管的涉密文件全部清退, 并办理移交手续;绝密级文件必须存放在符合国家保密标准的设施、设备中。涉及绝密级或者较多机密级、秘密级国家秘密的机构要确定为保密要害部门;集中制作、存放、保管国家秘密载体的专门场所要确定为保密要害部位, 按照国家保密规定和标准配备、使用必要的技术防护设施、设备。

(4) 归档。当涉密文件的现行业务价值丧失, 具有档案价值的文件按要求办理交接手续, 移交档案馆。档案馆按照涉密文件保存的环境要求保存, 其保管要体现出既确保国家秘密的安全又便于使用的方针。对于保密期限已满的文件, 一般情况下自行解密;需提前或延长解密的要按有利于国家安全和利益原则及时变更保密期限。

(5) 清退和销毁。需清退的涉密文件, 按上级管理部门时间和操作要求办理清退;无需清退, 经鉴定没有保存价值的涉密文件, 要履行清点、登记手续, 经机关、单位主管领导审核批准后, 送交专门的涉密载体销毁机构销毁。任何个人不得私自销毁涉密文件, 涉密文件销毁实行两人监销。

三、涉密文件动态管理中的薄弱环节的应对策略

1.涉密文件前现行文件阶段

对涉密文件的初稿、讨论稿或征求意见稿等各种文件材料, 要严格按照保密规定定密, 标出密级、保密期限、印制份数和退还时限, 并确定发放范围。禁止多印私留。在文件拟制过程中产生的底稿、校对稿, 文件打印、复印过程中产生的废页、残页, 有保存价值的按相关保密规定存档, 无保密价值的要登记销毁。

2.涉密文件现行文件阶段

一定要注意做到:涉密文件的送转要经过机要渠道, 不可按普通邮件邮寄;对于绝密文件要及时派专人送取, 不可找他人捎带;上级业务部门给下级业务部门发放的涉密文件要通过机要室或保密室, 不可直接下发到下级业务部门;涉密文件不可在各业务部门之间横传, 送转文件时, 承办人要在“收 (发) 文件登记簿”上签收, 寄往外地的涉密文件要按保密规定, 用专用信封封装, 在“机要送 (转) 登记簿”上登记, 填写发文回执, 经机要室或保密室通过机要渠道寄出;举办涉密会议或保密培训, 发放涉密文件要领取人登记签字, 会议或培训结束后, 及时将会议或培训期间发放的涉密文件收回, 如不需收回, 领取人要按保密工作相关规定保管涉密文件。

3.涉密文件非现行文件阶段

涉密文件借阅须经相关领导审批, 按涉密文件等级和阅读范围办理借阅手续, 按保密要求规定归还时限, 不可在个人手中长期存放涉密文件。借阅人要在“涉密文件借阅登记簿”上签字。借阅密件要在归还时限内归还, 归还时认真检查核对文件信息, 办理归还手续。涉密文件复印要经过相关领导审批, 做好登记等相关复印手续, 复印件视同原件保管。涉密文件的销毁要严格审批手续, 对销毁密件逐一登记, 待销文件要按保密规定, 专人护送, 专车押运到指定地点, 并由两人以上监销。

涉密文件是国家秘密的重要载体, 也是各级部门实施领导、开展工作的重要手段和依据, 其所载信息一般都具有准确性、可靠性和权威性的特点, 这些特点决定了它是保密工作的重要对象, 也是窃密者的重要目标, 所以做好涉密文件的管理就显得尤其重要。这是一项防范性、持久性工作, 其功能是潜在的, 隐性的, 其最大成绩就是“确保安全, 不出问题”。文件工作者要明确文件生命周期各阶段的特点, 了解不同阶段保密工作的要点, 严格遵守国家各项保密规章制度, 以实现对涉密文件的全程监管和全面管理, 防止和规避涉密文件失泄密事件发生。

摘要：文件生命周期理论揭示了文件的运动规律。从这一理论出发, 涉密文件生命周期分为前现行文件阶段、现行文件阶段和非现行文件阶段, 探讨涉密文件在各阶段的管理和保密工作要点, 对涉密文件动态管理中的薄弱环节和应对策略进行分析, 才能实现对涉密文件的动态管理。

关键词：文件生命周期,涉密文件,现行价值,管理

参考文献

[1]黄霄羽.文件生命周期理论对机关文件管理的启示[J].档案学通讯, 2003 (5) .

[2]李珍.浅谈文件生命周期划分依据[J].巢湖学院学报, 2003 (6) .

篇4：管理记忆的碎片文件管理100%

每个人对文件的需求都不一样：有的朋友利用系统自身功能就能管理好文件，有的朋友需要用专业的文件管理工具才能满足需要。

你，找到适合自己的方法了吗?

新新人类拒绝电脑和书桌一样乱

流行歌曲尽在我掌握

今年夏天寝室姐妹们迷上了“快乐男声”，每次比赛完我们就立即上网收集他们的现场录音。时间长了发现电脑里面的歌曲越来越多，文件夹里面套着文件夹，简直稀里糊涂!这就不得不提到Windows Media Player(简称WMP)这个系统自带的音乐播放器了，它本身具有强大的音乐文件管理功能，用来管理音乐文件非常方便。

打开WMP后，依次点击“工具／搜索媒体文件”选项打开“通过搜索计算机添加到媒体库”对话框。点击“查找范围”框的“浏览”按钮指定音乐所在目录，点击“搜索”按钮即可将该目录下的所有音乐文件全部记录到WMP的媒体库。要听歌曲时只须打开WMP的“媒体库”窗口，按照歌曲分类或是手动搜索来查找歌曲并播放了。

如果要把歌曲拷贝到MP3机中，也能通过WMP快速完成哟!在“媒体库”窗口中搜索出自己需要的歌曲，然后在菜单中选择“添加到，同步列表”选项(如图1)，依次勾选要拷贝的歌曲，在窗口下方会分别显示歌曲文件总大小和MP3机的剩余空间，一切准备完毕后点击“开始同步”按钮即可将选中的歌曲全部发送到MP3机中了。

寝室里装了宽带后大家都习惯用“酷狗”了，这个软件还真不错，歌曲资源丰富，文件质量高，相比以前，这可是试听下载管理一条龙服务哟!

运行酷狗后打开“播放列表”窗口，在“我的歌曲库”列表中会默认显示通过酷狗下载的歌曲，这些下载歌曲都默认保存在酷狗指定的文件夹中。如果本机中还有别的音乐文件夹，可用右键单击“我的歌曲库”选择“添加文件夹”选项，指定音乐文件夹所在路径，点击“确定”即可将该文件夹下的音乐文件导人到列表中。在“播放列表”窗口中提供搜索框，可快速搜索本地歌曲。在歌曲列表中用右键单击歌曲名可以执行播放、删除、重命名、创建播放列表和打开文件夹等管理操作。

如果要把歌曲拷贝到HP3机中，只须选中要拷贝的歌曲，然后用右键单击选择“同步到手机或MP3”选项，即可将音乐文件连同歌词一起发送到MP3中(如图2)!

精彩图片—张都不少

Windows系统有图片管理功能?没有吧!所以我安装了图片管理工具“Google Picasa”。它可以扫描出电脑上的所有图片文件，将图片全部找出来并以缩略图显示。还能按文件名、日期或时间顺序来快速检索图片。

在浏览图片时，我们可以给自己喜欢的图片加上“星标”，加上星标的图片会自动归类到“加星标的照片”分类里(如图3)，方便统一管理不同文件夹下的图片。如果要从DC等外部设备中提取图片，只须插上DC，然后依次点击“文件／导入来源”选项即可看到DC中保存的图片，再点击“全部保存”按钮即可将这些图片全部提取到指定目录中保存。

除此之外，Google Picasa还提供了网络相册功能，启动Picasa后右键点击里面任何一张图片，在弹出菜单中直接选择“上传图片”，就能把该图片传到http://picasaweb.google.com/，这个相册不仅有1GB空间(不断增加中)，还支持外部直接链接，自己的Blog也能直接引用里面的图片，和好友分享照片是非常方便哟!

我就是下载达人

电脑中的文档大部分都是从网上获取的，说到下载，当然就离不开下载工具了。以迅雷为例，在“任务管理”窗口中默认提供了“软件”和“音乐”等多个文件分类，可以根据需要创建新的文件分类，并指定文件分类的保存路径(如图4)。以后在下载软件时，只要将“存储分类”选为“软件”即可将下载文件直接保存到“软件安装”目录下。再打开“软件”分类列表，用右键单击下载文件即可直接进行打开文件、打开文件夹、移动、删除和重命名等操作，这样无须打开文件所在目录，即可快速执行下载文件的管理操作，非常方便。

目前我对文件管理的要求不高，掌握好常用工具的管理功能已经可以满足我日常的需要了。其中最重要的就是操作习惯，否则一切无从谈起。

一定要移动“我的文档”。“我的文档”可是一个非常好的文件夹，因为几乎所有软件的保存目录都默认是“我的文档”文件夹，而且它已经默认提供了“图片收藏”和“我的音乐”两个分类目录，还可以在桌面、开始菜单，资源管理器以及“打开/保存”对话框中快速打开它。所以“我的文档”文件夹应转移到可用空间最走的非系统分区中，这样即使重装系统也不会丢失文件。在桌面上用右键单击“我的文档”图标选择“属性”选项，点击“移動”按钮指定转移位置，点击“确定”按钮即可转移“我的文档”了。

用好“查看”和“排列图标”方式。浏览图片时可以用“幻灯片”和“缩略圈”查看方式来快速预览图片。如果要查找最新的文件，只须将“排列图标”方式选为“修改时间”，那最后一个文件就是最新的文件了。在Vista中多了“堆叠”选项，右键点击文件夹空白处，即可选择“堆叠方式，名称”或者“堆叠方式，作者”。

在英文状态下输入文件名的字母可快速定位文件位置，比如在文件夹中连续按两次Q键，即可直接定位到文件名以QQ开头的文件。

右键单击文件快捷方式选择“属性”选项，点击“查看目标”按钮可打开该文件的存储目录；在Vista下则是直接在右键菜单中选择“打开文件菜单”。

职场精英高效率才能赢得一切

管理天才Total Commander

去年我就用上了windows Vista系统，个人感觉它比windows XP系统的文件管理功能有了很大提升。比如在“开始”菜单和文件夹窗口中都提供了快速搜索框，采用即时搜索技术快速搜索文件。在文件夹窗口中，提供可自定义的侧边栏，用户可将常用的文件夹添加到侧边栏中，方便快速打开。提供文件夹列表，可快速定位文件夹路径，还可以通过地址栏按钮快速浏览多级目录和子文件夹等，这些措施都提升了文件的执行速度。相比专业的文件管理工具来说，这些新功能还不足以满足专业用户的需要。对于普通用户来说，熟练使用这些功能会对日常管理文件有很大的帮助(如图5)。

作为一个IT高手，文件管理并不只是简单的打开、复制、移动和删除，我需要更高效和方便的文件管理功能，比如快速预览文档内容，在多个文件夹间快速转移文件，对多个文件内容进行比较，对文件快速分割和合并等，这些应用单靠系统自身是无法实现的。Total Commander(简称TC)则是一款功能强大的全能型文件管理器，可以满足各种文件管理需要。

运行TC后，可以看到它提供了文件夹列表和两个预览

窗口，可以同时预览两个文件夹里的文件，方便你在两个文件夹间快速进行文件复制和转移等(如图6)。如果要在当前文件夹下查找文件，只须在下方搜索框中输入文件名，即可自动显示出所有匹配的文件名，选中即可打开，很方便。

快速预览：对于PDF、DOC、TXT等文档文件，只须选中它，然后按下F3键即可打开TC的预览窗口显示出文档内容。无须启动Word或PDF程序即可快速预览文档内容。

内容比较：如果要对两个TXT文档进行比较，找出不同之处，可点击“文件／文件比较”选项打开“文件比较”窗口，分别点击左右窗口的浏览按钮导入两个TXT文档，点击“比较”按钮后，在下方的内容框中就会分别显示两个文档的内容，并且用红色显示出不同地方(如图7)。

分割合并：如果要对文件进行分割操作，在“文件”菜单中点击“分割文件”选项打开“分割”对话框，即可按照需要将单个文件分割成多个小文件。当以后需要合并文件时，用TC打开分割文件所在目录，选中一个分割文件，点击“台并文件”选项打开“台并”对话框即可将这些文件重新合并为一个文件了。

TC强大之处是支持插件扩展，利用插件可以实现更多文件管理功能，可以让原本复杂的操作变得简单快捷。上面介绍的部分功能就是通过插件扩展来实现的。你可以点击“配置／选项，插件／下载”按钮登录官方的插件下载网站，下载和安装更多的插件。

搜索强将百度度硬搜索

如果说TC是管理文件的能手，那么百度硬盘搜索无疑就是查找文件的强将了。百度硬盘搜索提供了文件目录、快捷键搜索以及文件快照等搜索服务，网页式搜索界面大大提高了搜索效率和实用性。

安装百度硬盘搜索后会对硬盘进行一次全盘扫描，为所有的文件建立索引文件，以后则会随机启动在后台监控硬盘的文件变化，为新增的文件创建索引。通过索引文件就可以快速而准确地找到文件。

当我们需要查找文件时，连续按两次Ctrl键打开“快速搜索”框，输入关键词，选中“硬盘”选项，敲击回车即可打开搜索结果页面。默认显示所有类型的搜索结果，包括邮件、文档和影音文件等，在“搜索”框下方可指定文件类型进行分类搜索，或点击“高级搜索”选项，设置更详细的搜索条件。一般情况下，只要文件名正确，就可以一次找到文件。

如果用关键词搜不到文件，可以按照文件目錄来查询。在百度硬盘搜索首页可以看到它将硬盘文件分为文档、图片和影音等六种类型，每种类型下又按照文件格式进行细分。比如“文档”类型下就会分为Word、Pdf和Txt等格式，选中Word格式，在返回页面中将只显示Doc格式的文件结果，在上方会显示今天、昨天、本周以及更早年份的文件链接；还提供一个时间栏，可以指定更具体的年月日(如图8)。这样你只要你记得文件的保存类型和大致的文件保存日期，就可以快速查找到文件，很方便。

找到文件后，点击文件名可打开文件，点击“文件夹”按钮可打开文件所在目录，点击“快照”选项则可以直接预览Dec、Pdf、TXt和Html等文档内容，这样无须打开程序即可快速浏览和复制文档内容，即使原文档已删除，仍可以通过它来找回原文档内容，是一个相当实用的功能。

文件“宅急送”Box.net

由于工作需要，我经常要到外地出差，如果使用U盘来保存材料会有很大的局限性：一旦忘记带上U盘，那岂不是得不偿失?所以用网络硬盘存储和分享是一个更便捷安全的途径。

我现在使用的是“Box.com”网站提供的1GB网络硬盘，它最方便之处是专门提供了常用办公软件的上传插件，在保存文件时可以将文件同步上传到网络硬盘中，虽然目前只有英文界面，但区区几个单词，是难不倒我的。

登录网址www.box.net，注册一个账号。然后打开网址www.box.net/apps/，在这里你会看到它提供了AdobeAcrebat、Phoreshop、Office、3dsMax和Open office等常用办公软件的上传插件，根据需要下载使用即可。

以使用Photoshop的上传插件为例，点击“AdobePhotoshop”一栏的“Download(下载)”按钮下载回插件包，双击安装完成后该插件会自动内嵌到Photoshop程序中，当我们使用Photoshop编辑好图片需要保存时，在Photoshop窗口中依次点击“文件／自动／save to box.net(保存到box两站)”选项，打开“Select the file(选择文件)”对话框(如图9)，选中要上传到Box网站上的图片，点击“OK”按钮，再输入Box的账户和密码，点击“确定”按钮即可将这个文件上传到Box网站上保存了。以后只须在任意一台电脑中打开www.box.net网站，登录进自己的存储空间后，点击“My flie”选项，打开“Photoshop”文件夹即可看到以前上传过的图片了。对于我这样工作量出较大的人来说，专门的文件管理工具几乎是必备的，一款好的管理工具可以提升好几倍的文件管理效率。这些专业软件初上手可能会有些难度，但只要多多练习，熟练运用它，你就会发现文件管理会变得轻松无比。

用好系统和程序的各种快捷键，可以加快程序和文件使用效率。

开启任务栏的“快速启动”栏，将常用程序、文件和文件夹添加进去，方便快速调用。还可以在任务栏新建一个“我的电脑”工具栏，方便你快速浏览和打开文件夹和文件。

做好文件的备份工作，以避免意外造成文件丢失。比如开启office程序的自动保存功能，将自动保存时间设为1分钟，这样可尽量减少意外带来的损失。

视听一族生命随着CD旋转起舞

CD小兵“列队集合”

作为一个“宅男”，休闲时刻除了做做家务，最开心的时刻就是一边品尝咖啡，一边聆听音乐。本人收藏了很多原版音乐CD、DVD电影盘以及我自己刻录的光盘，当然我对要找的歌曲和电影保存在哪张光盘上可是了如指掌。要问我是如何管理自己的光盘王国，那可得全靠软件啦!

“CD宝”这款软件可以为光盘文件建立数据库，方便我们快速检索光盘上的文件，即使不插入光盘也能知道文件在哪个光盘上。

建立数据库：运行软件后，在光驱中故人一张光盘，就会自动弹出提示框，询问是否将当前光盘加入到光盘数据库中。点击“确认”按钮后，软件就会对光盘全盘扫描，提取所有的文件信息，稍候会弹出“设置新光盘的相关信息”对话框，在左侧列表中选择光盘的使用类型，比如这次我导人的是刘德华的CD光盘，所以选择“音乐／港台流行乐”类型，这样以后就可以在“港台流行乐”分类中快速找到这张光盘。在“名称”框中输入音乐专辑的名称“一只牛的异想世界”，在“备注”框中输入此张音乐专辑的介绍内容。点击“确认”按钮即可将CD光盘的信息加入到光盘数据库中了。

双击打开左侧“音乐／港台流行乐”列表下刚添加的CD光盘，此时你会看到音乐文件都是以光盘信息命名的，没有准确的歌曲名，所以要手动进行更改，用右键单击一个音乐文件，选择“编辑名称”选项即可手动更改，将它改成正确的歌曲名即可。将所有的文件都正确命名后，这张音乐专辑就算导人成功了。

查找数据库：当需要查找光盘上的某个文件对，如“牧童”，只要打开“CD宝”程序，点击“查找”按钮，在“查找内容”框中输入关键词“牧童”，将“查找目录”指定为“音乐”分类，点击“确认”按钮即可从光盘数据中检索出匹配的文件信息，在窗口下方即可显示“牧童”这首歌曲保存在“一只牛的异想世界”光盘上，并且会显示它在光盘上的保存路径(如图10)，而无须预先插入光盘。确认找到这首歌曲后，只须找出这张CD光盘，放入光驱中，然后在“CD宝”中双击“牧童”的文件名即可直接打开光盘上的文件播放。不仅方便我们管理光盘文件，同时也大大减少读盘时间和光驱磨损率，这可是独家秘传哟!

电影大师“亲临现场”

我喜好收藏电影，尤其是国外的经典电影。All MyMovies就是一款专门用于电影收藏的软件，可以收集和整理和电影有关的信息，犹如聘请了一位影视专家!

安装并运行软件后，先点击“Tools/Preferences(工具／设置)”选项打开“Preferences(设置)”对话框，切换到“Language(语言)”窗口，选中“Chinese(中文)”选项，点击“OK”按钮即可切换到中文界面。

依次点击“电影／从文件添加资料”选项，在弹出的“打开”对话框中定位到本地硬盘中的电影文件(将“文件类型”选为“All File”才可以显示出RMVB文件)，会弹出“电影卡片”对话框(如图11)。

在“英文片”框中输入电影的英文名称，然后点击右侧的“查询”图标按钮，稍候会弹出“选择你的电影”对话框，选中与你这部电影相符的电影名称，双击它即可自动从网上下载并填写电影资料，包括导演、演员和电影简介等资料。切换到“剧照”窗口，拖动电影画面可以截取剧照，点击“保存剧照”按钮可将截图添加到电影资料中，一切添加完毕后，点击“OK”按钮后即可保存这些电影资料了。

以后只要在左侧列表中点击电影名称，即可查看详细资料，包括电影名称、剧组人员、电影简介、海报、剧照和视频文件信息等，在工具栏中点击“播放”按钮即可播放。这样通过长久收集，你就会建立一套令人羡慕的完整的电影资料库了。

U盘就是私人便携PC机

由于平时空闲时间比较多，朋友经常邀请我去维修电脑，所以自己就使用了一款MojoPac软件，把U盘打造成了“私人便携PC”机。它可以把XP桌面、应用程序和习惯设定都塞进U盘里，让我带着自己的私人数据和操作习惯在不同电脑工作，就像使用自己的电脑一样方便。

MojoPac需要安装到U盘的根目录下，这样只要将U盘插到电脑上就会自动运行MojoPac程序。第一次运行时会弹出“MojoPac初始用户设置”窗口，根據提示设置好账户信息，接下来会弹出一个提示窗口，点击“是”按钮会弹出“MojoPac数据复制”窗口，根据需要选择从本机复制到U盘中的文件，点击“完成”按钮即可(如图12)。稍候会弹出登录窗口，点击“启动Mojo”按钮，输入账户信息后就会进入一个独立的Windows xP系统桌面，下面我们一起来添加一些实用功能。

添加输入法工具栏：要在MojoPac系统中使用输入法工具栏，先退出MojoPac系统(点击屏幕左上角的“关闭”按钮)，然后把“C:\WINDOWSsystem32ctfmon.exe”文件复制到U盘里的“WINDOWSSYSTEM32”文件夹中。再打开记事本，输入以下内容：

Windows Registry Editor Version5.00

[HKE_CURRENT_USERSoftwareMicroSoftWindowsCurrentVersionRun]

"ctfmon.exe"="C:\WINDOWS\system32\ctfmon.exe"

将记事本另存为“a.reg”注册表文件，保存到U盘的根目录下。重新启动MojoPac系统后，双击“a.reg”文件导人注册表信息，重启MojoPac系统即可在任务栏右下角看到输入法工具栏了。

安装应用程序：先把应用程序的安装文件复制到U盘根目录下，然后启动MojoPac系统，安装应用程序即可，安装方法和在真实操作系统中一样，安装后的程序就完全可以在MojoPac系统中随意使用了(如图13)。目前MojoPac支持任何市面上常见的应用程序和游戏，包括QQ或Microsoft office等。

浏览硬盘文件：在MojoPac系统中只能浏览U盘中的文件，不能访问硬盘中的文件。如果要使用硬盘中的文件，可单击屏幕上方工具条中的“切换到主机”按钮，恢复到硬盘系统界面，将硬盘文件复制到U盘的根目录下，再单击屏幕上方工具条中的“切换回Mojo”按钮，就可重新进入到MojoPac系统使用那个文件了。

采访者结束语：俗话说术业有专攻，根据自己的实际需要，有针对性的选择管理方法，才会获得最好的文件管理效果。

用千千静听播放歌曲时，在播放列表用右键单击歌曲，选择“文件属性”选项即可修改歌曲信息。如果选中所有的歌曲文件，用右键单击歌曲即可调用“批量文件属性”选项，用来批量修改歌曲信息非常方便。

如果对于歌曲文件的音质要求较高，又不希望占用太多存储空间，最好将CD音乐转换成APE或Flac格式保存。这两种都是无损压缩音频格式，可以保证CD音质无损失，但文件体积却能减少三分之一。

eMule(电驴)软件可以自动过滤文件名中的无用信息来缩短文件名。在“选项／文件”窗口中，勾选“清理文件名”选框，点击“编辑”按钮即可自定义文件过滤规则。