建筑工程档案移交

建筑工程档案移交（精选10篇）

篇1：建筑工程档案移交

工程档案预验收工作流程

（1）受理

申请人提交申请书、有关档案材料等申报材料在城建档案馆窗口进行报验登记。材料符合要求的，3个工作日内向申请人发出行政审批受理通知书；材料不符合要求的，3个工作日内向申请人发出一次性补正材料通知书。

（2）初审

具体工作承办人按有关规定对工程档案进行验收，提出验收意见；不合格，退回进行整改；合格，报承办部门复查。（3）承办部门复查

全面审查多项归档要求，复核建设单位送审档案。

对符合归档要求的，经部门负责人批准后，具体工作人员提出办理意见和条件。

（4）上报审批

申请人根据审验意见修改完善后，由承办部门核查并报请分管馆长审核、审定。对需要公示的项目在相应场所进行批前公示。

（5）发放《建设工程档案预验收证明》

对符合归档要求的，作出行政审批决定，核发《建设工程档案预验收证明》。

（6）公示

将需要公示的项目在相应场所或政务网上进行批后公示。

（7）归档。

工程档案验收工作流程和岗位要求

（1）受理

申请人提交申请书、有关档案材料等申报材料在行政许可中心窗口进行报验登记。材料符合要求的，5个工作日内向申请人发出行政审批受理通知书；材料不符合要求的，5个工作日内向申请人发出一次性补正材料通知书。

（2）初审

具体工作承办人按有关规定对工程档案进行验收，提出验收意见；不合格，退回进行整改；合格，报承办部门复查。

（3）承办部门复查

全面审查多项归档要求，复核建设单位送审档案。

对符合归档要求的，经部门负责人批准后，具体工作人员提出办理意见和条件。

（4）上报审批 申请人根据审验意见修改完善后，由承办部门核查并报请分管馆长审核、审定。对需要公示的项目在相应场所进行批前公示。

（5）发放《建设工程档案验收认可证》

对符合归档要求的，作出行政审批决定，核发《建设工程档案验收认可证》。

（6）公示

将需要公示的项目在相应场所或政务网上进行批后公示。

（7）归档

具体工作人员按规定要求将相应资料归档。

篇2：建筑工程档案移交

档案移交明细表

一、XXX工程档案资料移交承诺

书

二、XXX建设工程规划许可证

三、XXX建设工程规划用地许可证

四、XXX建设工程施工许可证

五、XXX建设工程施工

本）

六、XXX土地证复印件

七、XXX工程红线图

八、XXX建设工程质量鉴定报告

九、XXX图纸审查意见

十、XXX勘察单位竣工检查报告

十一、XXX设计单位竣工检查报告

十二、XXX竣工验收质量整改情况报告

十三、XXX工程质量保修书

十四、XXX工程施工合同

十五、XXX监理合同

十六、XXX工程勘察合同

十七、XXX设计合同

十八、XXX消防安全检查意见 许可证（副

十九、XXX建设工程规划竣工验收合格单

二十、XXX建设工程竣工验收图

二十一、XXX工程建设局竣工核验意见

二十二、XXX工程自评报告

二十三、XXX工程监理单位质量评估报告

二十四、XXX工程竣工报告

二十五、XXX工程勘察报告

二十四、XXX工程竣工图（建施、结施、电施、水施）

建设单位：

移交单位：

接受单位：

篇3：地铁竣工档案整理及移交探析

关键词：地铁,竣工档案,整理,移交

随着我国的城市化进程的不断增快, 城市交通不堪重负, 轨道交通逐渐成为改善城市交通压力的新型交通模式。早在上世纪60年代, 由于军事防备等原因, 开始规划修建地铁, 而后的地铁开始针对普通民众的运营。轨道交通具有便捷、对现有城市内部交通影响低、工程技术含量等特点, 对城市的科学发展和促进经济建设具有积极意义。地铁竣工资料作为地铁工程通过竣工验收的必要资料, 在工程建设过程中应该给予足够的重视, 加强竣工资料的移交和管理。

一、地铁档案概述

(一) 地铁档案的发展

地铁档案最初大多以纸质的形式存储, 由档案管理人员手工对档案进行分类和管理。现在计算机和网络的运用广泛, 工程档案也由原来的纸质形式转化为代码电子文件, 档案的管理也由手工管理转为数据库和信息化管理。

(二) 地铁档案的范畴及分类

由于地铁工程所涉足的领域较为宽泛, 地铁工程建设档案资料的范畴, 概括来说就是从签订工程中标合同开始, 直至工程竣工验收完成阶段的全部资料, 及施工中所有有关的文字、图件、影像等内容。粗略的可以讲地铁档案分为前期资料、施工资料、竣工验收资料等。地铁档案是工程建设的详细记录, 也是工程建设的指导性文件, 对地铁档案的有效分类和管理是非常重要的。但在地铁建设的实践中, 尚未形成统一的地铁档案分类标准, 修建地铁的城市大多根据自身的特点及需要, 形成特定的地铁工程技术资料分类体系。

以地铁档案分类为例, 地铁管理人员以全部地铁工程所形成的档案资料为对象, 根据地铁工程档案本身的特点, 注重保持地铁工程档案之间的有机联系。地铁档案的分类为四级分类系统, 第一级系统按地铁线路共分为五类;第二级分类按档案的性质及来源分为三类, 有全线综合类档案、施工类档案、监理类档案;第三级分类全线综合类档案分为7个类目、施工类档案分为4个类目、监理类档案分为4个类目;第四级分类是第三级分类的深化, 如第三级分类的施工类档案中, 土建工程、设备采购、装修工程、管线改迁等每个类目中又有进一步的细化。除了对地铁档案构建出完备的系统, 地铁的档案的编号和案卷顺序号也有相应的规定。

二、地铁竣工档案的整理

(一) 地铁竣工档案的分类和排序

当收集为完地铁竣工的全部档案资料之后, 就应着手开始整理竣工资料。整理资料的首要步骤是对竣工资料进行分类, 竣工资料的分类标准可以有多种, 如按照工程的部分、工程进展的顺序、工程材料内容等。按工程的部分分类, 可以分为地铁主体工程、附属工程、通道出入口等, 对工程的不同部分给予对应的编号。按工程进展的顺序, 可以分开工挖掘、主体工程竣工、附属工程竣工、整体工程竣工等。按工程材料内容分类, 可以按水泥、钢筋、各种设备材料、粉煤灰等材料运用的情况及其检验报告;有隐蔽工程的, 对隐蔽工程的材料运用必须单独记录而利于日后的查阅。总之, 虽然对于地铁竣工档案的分类有多种, 且尚未形成业内唯一的竣工档案分类标准, 但是在实际整理地铁竣工档案的过程中, 应加以重视并做好档案的分类, 以保证档案收集的完整。

档案的分类是地铁竣工档案整理的首要步骤, 完成改步骤后还应竣工档案的排列并装订成册。档案的排列及装订, 也有其规范和标准。如按照工程施工的进展顺序排列、按资料的内容排列、按文字与图表的顺序排列、按文件的内容排列等。按施工时间的不同, 即相同的工程内容先记录施工时间靠前的。按资料的内容排列, 不同的工程内容按施工的先后进行排序, 如基坑工程、基础工程、钢筋焊接等。按文字和图表的排列, 应先记录文字而后记录图表。按文件内容的不同排列, 对于申请的报告的排列应先排报告, 后排政府的批复。

做好竣工档案的分类、排序是整理竣工档案的基础工作, 只有做好这两项工作, 才能确保竣工档案的完整性, 并便于档案的查找和补缺。地铁各参建、监理和施工单位应该在地铁工程的建设过程中, 加强对档案的记录, 在工程完工后注重竣工档案的收集和归档, 并健全竣工档案管理的有关制度, 积极履行地铁工程建设的“三个同步”制度, 使得档案管理与工程建设得到平等的重视。

(二) 卷内目录及标题的编写要求

决定地铁竣工档案整理的质量高低, 除了应保证档案的分类齐全和清晰、档案的排列符合要求之外, 档案的卷内目录和案卷的标题也是关键性因素。卷内目录的整理是否完备和整齐, 及案卷标题书的书写是否简明而准确, 在一定程度上决定了人们对于该档案内在质量的评价好坏。因此, 对于卷内目录和标题书的编写, 应符合以下的要求。第一, 要求目录和标题书的编写, 能够准确的反映出卷内档案的主要内容。第二, 要求目录和标题书的编写, 应秉性简明扼要的原则, 做到字数少而含义明确, 不能太空泛或太繁琐。第三, 目录和标题书的书写, 应用正楷字体, 字迹清晰易于辨识。第四, 对于隐蔽工程档案目录及标题书的编写, 不但应注明此工程属于隐蔽工程, 还应注明工程的部位、区间隧道部位和桩基的编号。总之, 对于工程内容不同或施工材料不同的, 部位及区间不同的, 都应按照顺序编写清楚, 且卷内目录和案卷标题书的书写应该简明而准确, 这是保证竣工资料可快速搜索的前提和关键。

三、地铁竣工档案的移交要求

地铁竣工档案的移交, 概括来说就是地铁工程的监理单位、施工单位及其他各参建单位, 在完成本单位的工程施工之后, 向地铁工程的建设主体汇交各单位所负责的部分工程的地铁档案。表面上看来, 地铁竣工档案这项工作责任主体清晰且交接工作简单, 只要各参建单位在工程建设过程中抓好档案的记录和整理工作, 在竣工档案移交时都能顺利的完成, 但在实践中, 档案移交阶段存在多种问题的不在少数。

存在的主要问题有:移交的竣工档案卷内目录的标题表述不够准确, 如会议记录并没有注明会议的主要内容等;档案组卷内容不够清晰, 未能按施工次序进行排序, 且存在一项资料未整理清楚就开始整理另一项资料的情况, 使得查询档案的时候混乱不堪;卷内档案应附上的复印件, 存在敷衍了事的情形, 辨识度很低的复印件也装入档案内, 不利于长时间的档案查询;档案号未按规定编写, 使得档案未能形成统一的体系, 不利于搜索;档案外壳上未标明地铁的站名和区间;书写潦草等情况就更加不胜枚举。

地铁竣工档案的移交作为竣工档案汇总的关键性步骤, 决定了竣工档案的内容是否齐备及能够通过主管部门的验收, 需要各参建部门予以足够的重视。在档案移交的实践中存在的多种问题, 原则性的错误很少, 主要是因为有些档案管理人员的主观意识上并没有对竣工档案的移交给予足够的重视, 使得档案移交时未达到建设主体单位的要求, 浪费了大量了档案修改时间, 造成了竣工验收时间的拖延和经济损失。因此, 在实践中, 地铁参建部门对于竣工档案的移交工作应给与足够的重视, 减少因为主观因素造成的小错误而耽误了档案验收的时间。

四、结语

篇4：建筑工程档案移交

摘要:目前,农村两委班子换届选举工作即将结束,在此项工作中的档案资料清查、整理、移交、归档工作应引起高度重视,以保障换届选举后产生的新班子能很快顺利地开展工作,使新农村建设和各项工作的实施不受影响。本文重点论述了目前农村换届选举工作中档案工作中需要重点解决的问题以及相关措施和建议。

关键词:农村换届选举 档案 归档工作

搞好村級组织换届选举,是加强农村基层组织建设、提高农村基层领导班子整体素质的重要工作,是保证农村党员群众行使民主权利、健全村党组织领导的村民自治运行机制、推进农村基层民主政治建设的重要途径,对于落实党和国家在农村的各项方针政策,推进社会主义新农村建设,构建农村和谐社会,加快全面建设小康社会,具有十分重要的意义。

一、农村换届选举中档案工作需要重点解决的问题

(一)档案不齐全完整问题

从调查的情况看,档案不全、不完整是当前许多地方农村换届选举过程中存在的最突出问题。原因是多方面的,既有主观上的原因,也有客观因素。主要表现为:

第一,积累不够造成档案不全。调查显示,农村档案总量普遍不足。许多村积存的档案资料数量较少,多则几百卷,少则几十卷,有些村甚至只有几卷档案。许多村由于平时没有归档的意识和习惯,致使许多重要的文件材料,如本村的党支部、村委会等会议记录、党团干部名册、本村历史沿革、村规民约、承包合同及婚姻登记、计划生育等材料没有及时加以收集保存,时间一久便渐渐散落了。有些村甚至连许多重要会议都是口头召开,没有文字记录,或是随记随丢,造成无档可查,无据可寻,极易引起一些不必要的矛盾与纠纷,使群众利益受到损害。还有就是档案资料门类不全,大部分村只重视会计档案、经济合同、基本建设等档案资料的收集保管,文书档案、照片档案等其他类的档案寥寥无几。

第二,管理不善造成档案不全,主要存在三方面问题:

1.村级档案管理制度不健全,使得有些档案的持有者无距可循,随意性很大,造成档案资料长期滞留在持有者手上,时间长了,极易丢失。

2.村级档案材料在村级公务活动的形成过程中,办理和经手的人比较多,管理较分散,从而造成档案收集管理难度比较大。

3.有的村级干部素质和档案意识不强,对档案的收集整理工作重视不够,极容易造成档案形成到收集归档过程中档案材料的不齐全、不完整。

(二)换届选举后档案资料清查移交问题

许多人既是档案的形成者,也是档案的保管者和利用者。有些村干部、村会计把本属于村集体所有的档案放到自己家中保管、利用,并当做自己的私有财产。不正确的档案意识、个人家庭有限的保管条件,很难保证档案得到妥善保管,极易造成档案资料的散失和损毁。另一方面是人为因素,尤其是在换届选举过程中,这种现象最为突出。个别的村干部尤其是落选有情绪的村干部,出于各种原因,不愿意向新当选的村班子移交自己保管的档案资料,人为地造成档案资料的残缺不全。有的村换届后新老班子只重视手续的移交,档案的移交易被忽略,时间长了档案易丢失,造成不完整、不齐全,导致新当选的两委干部开展工作无依据。

二、相关措施和建议

(一)做好村级档案工作的宣传教育

加强宣传,提高社会档案意识。目前大多数农村干部、农民群众对档案工作还缺乏了解,比较陌生,这就需要加强宣传学习来提高社会档案意识。要通过多种形式和途径,向广大村级干部、群众宣传《档案法》及有关档案法规政策,扩大档案工作的社会影响,营造良好的档案工作氛围。尤其是要大张旗鼓地宣传档案的利用效果,通过实实在在的具体事例让老百姓真正认识档案、了解档案、利用档案,从而增强全社会的档案意识,推动农村档案工作的健康发展。另一方面通过档案专业知识的教育培训增强村级领导干部及档案人员的专业素质,使村级两委干部成员及村民代表全方面地了解档案专业知识,使村级档案管理工作实现规范化。

(二)建立、健全村级档案各项规章制度和整理标准

规范村级档案管理机制和制度,确保档案的齐全、完整。机制和制度要明确具体,体现实用性和可操作性。严格按章办事,确保档案的齐全完整。

1.平时日常工作要注重档案的形成、归档与整理工作,成立综合档案室,确立综合档案人员,做到村级档案有领导抓、有人管、有制度、有库房的集中统一管理。

2.严把质量关,把收集齐全的档案材料按照村级档案整理标准进行分类与整理,在整理过程中责成乡镇综合档案员与包村干部进行具体业务指导,村级档案员负责具体整理。首先参照村级档案分类方案把收集上来的档案材料按照不同载体分成文书档案、照片档案、录影录像档案等门类,其次按照各门类档案整理标准进行具体整理,并及时把整理好的各门类档案移交入村级档案室进行集中统一保管。保证换届选举工作结束后,村委班子开展工作时对已有档案材料可查、可用。

(三)做好换届选举后的档案监管和移交

1.保证换届选举过程中档案的齐全、完整。首先,应把村委会换届选举中的档案收集移交工作作为换届选举的一部分,在乡镇指导村委会换届选举过程中,责成包村干部负责档案的收集及归档,并注意各环节档案的形成,确保档案材料的齐全完整。其次,在收集中可参照村级档案归档范围和保管期限表进行收集归档。另外,村委会换届选举都有严格的程序,周密的运行方案,只要按照方案运作即可。例如村级两委选举工作的宣传动员准备阶段、民主推荐选举委员会阶段、选民登记阶段、提名候选人阶段、投票选举村民委员会成员阶段、后续工作阶段(即:公章、财务账目、债权债务、办公家具、集体资产清单、正在履行的合同协议、工作档案等的交接)、总结验收阶段(即:书面总结材料、选举报告)等七个阶段中就有明确指出:在选举的后续工作阶段有工作档案的交接,从而确保了村级换届选举过程中档案移交的齐全完整。

2.强化监督,加强监管,力求村级档案的齐全完整。在换届选举过程中,所有村干部应做出书面承诺,保证自己在任职期间所经手的各种文字、文书档案全部移交。乡镇有关部门应及时监督移交工作,健全有关业务手续。在新的村级领导班子正式落实后的1个月之内完成档案的清查、移交工作。并填写好档案移交清册,新旧领导班子领导成员双方要签字盖章。乡镇党委政府应加强村级档案的移交监督工作。凡没有按照要求,做好村级档案清查移交工作的,要追究相关责任人的法律责任。

总之,笔者认为,农村换届选举工作中的档案移交归档工作,是农村工作持续发展的依据和农村和谐稳定的保证,也是农村工作的重要环节。因此,我们各级有关部门应对此项工作引起高度重视,认真做好村级两委换届选举工作中的档案移交,认真细致地加强村级档案规范化管理工作,使档案工作为新农村建设发挥更大的作用,为社会主义新农村建设科学可持续发展和建设和谐社会做出更大的贡献。

篇5：建设工程档案移交书

根据【重庆市城市建设档案管理办法】（重府令38号），重庆市建委关于印发【重庆市建设档案进馆（室）范围及归档内容】（渝建发【1999】31号）的通知规定。

中渝.滨江一号销售中心装饰工程档案共4卷（册），其中图纸2卷，文字资料 2 卷，照片 46 张【注：共两套资料。一套由建设单位存档，一套移交档案馆（档案馆共2卷，其中图纸 1 卷，文字资料 1 卷，照片 46 张，光盘 / 张）】。

上述工程档案，已经重庆瑞昌房地产开发有限公司如数点收清楚。

移交单位：重庆茂宇装饰工程有限公司接收单位：重庆瑞昌房地产开发有限公司

负 责 人：负 责 人：

移 交 人：接 收 人：

交接日期：交接日期：

篇6：档案移交目录-小区市政配套工程

移交文字材料张，蓝图张，照片张。移交单位：（盖章）接收单位：（盖章）移交人：接收人：

移交日期：年月日接收日期：年月日

注：移交清单一式二份，一份交建设单位存档，一份交城建档案馆存档。城建档案移交目录 归档编号

归档文件

张数

备注

准备阶段文件

1、市政配套工程设计合同

2、市政配套工程施工合同

3、园林绿化景观工程施工合同

4、施工图审查报告、施工图审查意见书

5、工程质量监督登记表、监督书及计划书

6、监理合同

7、建设工程规划许可证、规划验收核实意见

8、建设工程施工许可证

9、建设、施工、监理机构及负责人名单

监理文件

1、监理规划、监理实施细则

2、监理月报

3、监理会议纪要

4、开工/复工报审表、开工/复工暂停令

5、监理工程师通知、回复单及监理联系单

6、质量事故报告及处理意见

7、合同与其他事项管理（工程延期报告及审批、合同变更材料、合同争议违约报告及处理意见）

8、监理工作总结

9、阶段质量评估报告（路基、基层、面层、附属）

10、监理报告

施工文件

1、图纸会审纪要

2、开工报告

3、工程定位测量复核记录

4、导线点、水准点测量复核记录

5、工程轴线、定位桩、高程测量复核记录

6、地基与基槽验收记录

7、桩基施工记录

8、进场原材料的合格证、出厂检验报告、复试报告

9、混凝土试块强度试验记录

10、砂浆试块强度试验记录

11、道路（管道）压实度试验记录

12、管道内口高程检查记录

13、道路工程的弯沉试验记录

14、管道工程闭水（压力）试验

15、设计变更联系单、施工联系单、洽商记录等

城建档案移交目录 归档编号

归档文件

张数

备注

16、隐蔽验收记录

竣工文件

1、竣工总结

2、施工阶段质量自评报告

2、分部工程质量验收记录

3、单位（子单位）工程质量竣工验收记录

4、单位（子单位）工程资料核查表

5、单位（子单位）工程外观检查记录

6、单位（子单位）工程安全和使用功能抽查记录

7、竣工报告

8、竣工验收报告

9、设计单位质量检查报告

10、勘察单位质量检查报告

11、工程竣工验收证书

12、工程质量保修书

竣工图

篇7：建设工程档案移交责任书

承德市建设档案管理办公室

建设工程档案移交责任书

承规建档责字（20）第号

报送档案单位（以下简称甲方）：

接收档案单位（以下简称乙方）：承德市建设档案管理办公室

根据《中华人民共和国档案法》、国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、《河北省建设工程档案专项验收及认可暂行办法》等有关法律、法规，为确保建设单位（甲方）在工程项目竣工验收合格后三个月内向乙方报送建设工程竣工档案（包括纸质档案、电子档案、声像档案），双方签订本责任书：

一、工程项目名称：

二、甲方责任：

1、在领取建设工程规划许可证前，应到建设工程项目所在地的建设档案管理机构登记，并签订建设档案移交责任书。

2、负责本建设工程档案的收集、汇总、整理和报送工作。在与监理单位、施工单位签订监理、施工合同时，应对监理资料、施工资料的编制责任、编制套数和移交期限等做出明确要求。

3、做好本工程档案资料的验收准备工作。工程竣工验收前提请乙方对该项工程竣工档案进行专项验收及办理认可文件。

4、建设工程档案报送内容按河北省工程建设标准DB13（J）/T145-2012《建筑工程资料管理规程》执行，在建设工程项目竣工验收合格后三个月内向乙方报送，如遇特殊情况，应向乙方提出延期报送申请，经乙方同意后在延期内报送。

5、向建设档案馆（室）报送的建设工程档案应为原件，档案必须完整准确、图表清晰、字迹工整。纸质档案、声像档案、电子档案的质量符合国家标准GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》的要求。电子档案的质量还应符合国家行业标准CJJ/T117-2017《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求。

三、乙方责任：

1、按国家有关规定，对该项建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档及其档案报送、移交工作进行全程技术服务和监督检查。

2、为甲方提供建设工程档案的专业培训、技术咨询等服务性工作。

3、接到甲方建设工程档案专项验收申请后，5个工作日内对该工程档案进行专项验收，提出专项验收意见。对验收不合格的，提出整改意见，整改完毕，再予以验收。验收合格后，出具《河北省建设工程档案专项验收认可书》。

4、接收该项建设工程档案后，确保档案安全保管。

四、违约责任：

1、无故延期或不按规定向当地城建档案管理机构移交建设工程档案的，依据《中华人民共和国城乡规划法》第67条及国务院《建设工程质量管理条例》第59条和第73条规定予以处罚。

2、双方必须严格履行本责任书规定的职责，如有违约，按有关法规给予行政处罚。

五、本责任书一式三份。

甲方单位（盖章）：

单位法人代表（签字）：

乙方单位（盖章）： 单位法人代表（签字）：

篇8：基于自身特点谈电子档案的移交

一、电子档案及其特点

“电子档案”在学术文献中的解释不统一。例如:在中华人民共和国国家标准《GB/T176781—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中, 对电子档案定义是“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据”;《档案学词典》对电子档案的定义是“存入计算机中的由计算机读出处理的档案”, 它是办公自动化的产物。《办法》中的电子档案则统一为:是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。强调电子档案是具有保存价值的电子文件归档后称为电子档案。电子档案的特点主要有:

1.对系统、元数据和相关信息的依赖性。电子档案是由计算机处理和形成, 以数字代码将内容记录在载体上的, 具有非直接识读性。必须应用特定的软硬件系统, 才能进行电子档案信息识读和有效管理。而在电子文件系统中自动形成的关于档案形成时间、地点、活动、内容、结构等方面具体数据的元数据, 以及不同形成者、传输途径等相互联系的背景信息的有效保存和利用, 都决定着电子档案的真实可靠和长期可存取。

2.易修改性和操作的灵活性。不同于纸质档案的内容和信息具有统一性, 载体的安全保管、移交是档案信息内容真实可靠性的关键, 而电子档案具有载体可分离性, 可以对电子档案轻易地、不留痕迹地进行修改。可复制性及网上传输、归档也会使得电子档案的信息内容易被操作。

3.记录方式的多样性和变化性。电子档案信息的承载介质不同于传统的纸张、胶片和录像, 而是利用磁记录技术和光记录技术手段, 将图片、文字、声音、影像等多媒体信息集成, 以磁带、磁盘、光盘等载体进行存储和移交归档, 具有多样性和变化性。

二、电子档案移交工作的难点

将电子文件统一移交至档案部门, 有利于电子文件证据的保全, 对电子文件质量的检验和技术上的鉴定, 有利于提高电子文件的质量, 有助于各部门电子文件管理水平的提高[1]59。而电子档案的特点决定了电子档案的信息易于更改、复制、传输, 为了保证电子档案的真实性、完整性和有效性, 其移交工作中存在很多的困难。

1.原始性确认难度大。电子档案的移交, 特别是采用物理归档方式时, 电子档案的信息在不同存储介质之间转移, 读取系统和相关的背景信息也必须相应地进行移交, 移交过程中, 电子档案容易被修改。而采用在线归档方式时, 由于网络环境的不安全性和不稳定性, 电子档案易被篡改。虽然《办法》中规定对电子档案的移交采取相应的加密技术等保护措施, 但目前电子档案的原始性确认技术不高, 对电子档案移交工作中信息的原始性提出了挑战。

2.规范性、制度性不强。我国现行的电子文件管理规范, 例如:《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等, 很多涉及电子档案的移交, 但多是笼统、粗放的综合性规范, 实际操作性不强。不同地区、不同行业, 电子档案的内容、背景、格式、存储介质及其规格等有很大的差异性, 在向档案室、档案馆移交电子档案时很难实现规范、统一。同时, 现在电子文件管理系统的开发方式和利用要求多样, 市场上的电子文件系统种类繁多, 电子档案移交工作中, 电子档案所依赖的系统不易实现统一和平缓移交。

3.“双轨制”实现难度大。随着纸质档案和电子档案长期共存的提出和认可, 许多单位的档案部门实施了双轨制。但是很多时候是先产生电子文件, 然后再产生对应的纸质文件, 这里就存在一个时间差的问题。因此, 将来在移交和接收时, 如何确保相关的电子和纸质档案形成一一对应关系, 显然是一个难点[2]5。虽然电子档案存储载体多样、便捷, 但寿命远比不上纸质档案, 《办法》中也规定电子档案产生5 年后向档案馆移交, 而纸质档案的移交周期可能是10 年、15 年甚至更长, 这些给电子档案的移交接收带来许多困难。

4.技术水平要求高, 成本大。在电子档案的移交、接收中, 涉及检验电子档案数据、迁移和转换电子档案数据的步骤, 实践工作中要求将档案信息转移到规格统一的光盘等载体上, 增加了购买档案存储载体的成本。电子档案的信息以数字化形态存在, 依靠软硬件设备和相关参数进行读取、显示, 对电子档案的检验从内容和技术两方面进行, 包括内容数据和技术数据, 工作量大, 技术难度大, 对档案工作人员的专业素质和技术能力提出更高的要求。

三、做好电子档案移交工作的建议

对电子档案移交工作难点的认识, 使我们电子档案移交工作可以更加有针对性的展开、实施。着重从以下几个方面提出电子档案移交工作的建议。

1.提高认识, 做好试点工作。目前电子档案的数量不断增加, 在社会各领域发挥的作用越来越大, 而人们的传统意识上仍将纸质档案的移交工作作为移交工作的重心。因此, 必须加大电子档案移交工作的宣传工作, 使单位认识到电子档案移交工作的重要性和迫切性, 保存好本单位的电子文件, 按制度要求及时移交档案馆。同时, 《办法》的颁布和实施, 使得电子档案的规范化移交在全国范围内开展起来。国家档案局局长杨冬权在2012 年12 月25 日召开的全国档案局 (馆) 长会议上就指出, 要认真贯彻落实《办法》, 做好宣传贯彻工作, 组织相关培训, 制定配套规章、标准, 做好电子档案接收与长期保存试点工作, 保证相关制度、规范的指导力的发挥。

2.提供良好、统一的保管和移交环境。电子档案的寿命和作用取决于电子档案载体的质量和载体存储的环境。因此, 必须保证统一、质量优良的存储载体, 对不同保管期限的电子档案的载体有所区分, 同时提供低温、干燥、洁净的保存环境。特别是对于电子档案载体、信息内容的易变性和传输、移交环境的不稳定性, 必须加强安全保障的技术的研究和广泛利用, 有利于推动“双轨制”的真正实现和作用的有效发挥。

3.提高档案工作人员的素质、能力。电子档案的系统依赖性和技术水平要求高, 实现电子档案的规范化移交中, 对移交、接收的电子档案必须进行技术的安全性、可靠性检验。这要求档案工作人员不仅要具备档案专业知识, 还必须掌握现代网络、信息技术, 熟练运用电脑和传输途径, 能够对电子档案进行网络上的归档、筛选、分类、立卷、编目、拷贝等工作。档案室、档案馆及时进行关于电子档案系统的应用培训和电子档案移交新技术、新方法的培训。

4.建立、应用移交和接收平台。档案馆接收许多移交单位的电子档案, 类型多样、内容丰富、载体和系统复杂的电子档案必然增加档案馆的工作量和难度, 这就有必要建立和应用电子档案移交和接收平台。通过该平台, 可以同时完成电子档案的接收、检验、迁移、转换、存储等工作, 既可以提高电子档案移交和接收工作的效率, 又可以确保电子档案信息的完整、准确和安全[3]63。各单位和档案部门要加强对这种平台环境的研究, 并在实际工作中推广应用, 实现电子档案安全可靠的移交, 统一、规范化移交接收平台的应用, 减少载体转换的成本, 提高移交工作的效率, 实现标准化。

5.借鉴国外电子档案移交工作的经验。国外电子档案移交工作以澳大利亚和英国最为成功、最富特色。例如:澳大利亚将电子文件移交分为移交准备工作, 检查、隔离工作, 电子文件保存和电子文件存储四个阶段[4]42。实现了电子档案的有序、规范移交。针对我国电子档案质量不高、移交流程不统一的现状, 可以借鉴国外先进的成功经验, 并结合我国的实际情况, 开展电子档案的移交工作。

依法向档案馆移交电子档案, 是加强国家档案资源建设的基础性工作, 对增强档案信息资源建设和服务能力, 拓宽信息化环境下的服务范围起到积极作用。《办法》颁布和实施, 也为电子档案的移交和接收工作提供了有力的政策依据和规范的业务工作指南。由于载体的特殊性, 要以电子档案的特点为基点, 充分认识电子档案移交工作中的难点, 综合档案馆强化电子档案移交工作的指导力度, 提高档案工作人员的素质和能力, 加强新技术在电子档案移交工作中的应用、推广, 切实做好电子档案的移交和接收工作, 从而为电子档案信息资源的开发和利用提供保障。

摘要：2012年8月《电子档案移交与接收办法》的出台, 电子档案的规范化移交不断受到重视, 本文基于电子档案的特点, 明确电子档案移交的难点和问题, 对电子档案的移交工作提出建议, 保证电子档案来源可靠、管理可信、长期可用。

关键词：电子档案,移交工作,建议

参考文献

[1]戴旸.电子文件规范化移交研究[J].档案学通讯, 2013 (1) .

[2]周峰林.电子档案的移交与接收[J].浙江档案, 2013 (2) .

[3]龙正义.浅析电子档案移交与接收的组织和实施[J].机电兵船档案, 2013 (1) .

篇9：建筑工程档案移交

关键词：政府信息公开档案利用档案工作

自2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称“条例”）施行至今，随着宣传力度的加大，公众法律意识的增强，各级国家档案馆应对政府信息利用问题逐渐增多，特别是已移交进馆政府信息（以下简称已进馆政府信息）的利用问题越来越受到利用者的关注，其反映出来的困惑也逐渐成为各级国家档案馆馆藏档案利用的难点。

一、已进馆政府信息的含义

笔者通过比较与已进馆政府信息相近的概念，通过分析它们之间的联系与区别，以便更好地理解已进馆政府信息的含义。

（一）已进馆政府信息与政府信息的关系

根据“条例”第二条规定：“政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”通过该规定可以看到，政府信息的形成者来源仅为行政机关，形成过程是履行行政职责，形成方式是以一定形式记录、保存，主体是信息。而已进馆政府信息则是指行政机关按照相关档案移交规定，将需要移交并已经移交进各级国家档案馆的政府信息。也就是说，已进馆政府信息是政府信息的一部分，只是其保存地点从行政机关转为各级国家档案馆。

（二）已进馆政府信息与馆藏档案的关系

根据《中华人民共和国档案法》第一章第二条中对档案定义的说明可以看到，馆藏档案的形成者来源较为宽泛，只要符合档案的形成者来源是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人，形成过程是从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动，形成方式是直接形成，主体是历史记录的就可以视为馆藏档案。而已进馆政府信息则是行政机关在履行职责过程中办理完毕的、具有一定查考利用价值的、并按照一定的规律保存起来的、已经移交进馆的历史记录。也就是说，如果形成者来源为非行政机关（比如社会组织及个人等）形成的信息，就不属于政府信息范畴，更不属于已进馆政府信息。因此，已进馆政府信息是馆藏档案的一部分，它与馆藏档案之间存在从属关系，在提供利用的过程中，应通过区分政府信息的形成者来源来对二者进行判定。

（三）已进馆政府信息与政府公开查阅场所内政府信息的关系

根据“条例”第十六条规定，作为政府公开查阅场所的各级人民政府、行政机关、国家档案馆、公共图书馆内保存的政府信息是指已经主动公开的政府信息，包括已进馆以及因移交时限未到或不属于移交进馆范围等原因，而尚未移交进馆的、已经主动公开的政府信息，它并不包括尚未公开或需要依申请公开的政府信息。而已进馆政府信息则已经进入馆藏档案的范畴，包括已进馆的主动公开及尚未公开、需要依申请公开的政府信息。因此，已进馆主动公开政府信息与政府信息公开查阅场所内政府信息是相同的。

二、已进馆政府信息利用现状及存在问题

（一）已进馆政府信息的利用现状

自“条例”公布实施以来，随着政府信息公开工作成效的凸显，社会公众对查阅利用政府信息需求日益强烈，特别是有关拆迁补偿、征用土地等方面与公众切身利益相关的政府信息的需求最为突出，同时依申请公开政府信息以及对已进馆政府信息的利用需求也逐年增加。《2015年北京市政府信息公开工作年度报告》统计数据显示：全市依申请公开政府信息总数为32271件。其中，答复“属于已主动公开范围”的678件，占总数的2.19%；“告知通过其他途径办理”的119件，占总数的0.38%；“不属于本行政机关公开”的1972件，占总数的6.38%。而对已进馆政府信息的利用，基本属于“告知通过其他途径办理”。例如：往往会以“您申请公开的政府信息已经移交**档案馆，建议您咨询**档案馆，按照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定办理档案利用事宜”为具体解释告知利用者。还有部分档案馆则以“不属于本行政机关公开”为由，拒绝利用者依申请公开、利用已进馆行政机关（非档案局馆的其他行政机关）制作、产生的政府信息，以规避提供已进馆政府信息利用的风险。另外，个别区档案馆甚至将已进馆政府信息如何提供利用上报区长办公会确定。

（二）已进馆政府信息利用存在的问题

目前，已进馆政府信息利用存在法律法规不完善、利用程序不明确、多部门推诿等问题。对于已进馆政府信息，特别是尚未公开、依申请公开的政府信息的利用，大部分档案馆均以《中华人民共和国档案法》第十九条“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”规定，按照馆藏未开放档案的利用方式办理。具体来说，利用者须持档案形成单位开具的同意查阅利用的介绍信及本人身份证件准予利用。而利用者往往由于拿不到档案形成单位的介绍信，从而陷入在档案形成单位、政府信息公开主管部门、档案馆之间往返奔波，却依然无法利用所需已进馆政府信息的困境。

三、改善已进馆政府信息利用服务的措施建议

（一）各级政府、档案部门等相关机构应尽快出台已进馆政府信息利用细则，规范利用要求

各级人民政府应当主动协调政府信息公开工作主管部门、各级国家档案馆等档案部门以及相关机构尽快出台已进馆政府信息利用细则。加强各机构之间的沟通与联系，采取政府部门内部多协调的方式开展相关工作，结合各级国家档案馆馆藏档案以及政府信息的利用办法，协调统一，尽快修订完善有关已进馆政府信息利用工作的法律法规，制定出台依据性合理且可操作性较强的实施细则，做到已进馆政府信息利用工作“有据可考、有法可依”，切实解决已进馆政府信息的利用问题。

（二）根据不同情况，明确利用程序

如果已进馆政府信息属于已开放档案，则利用者持本人身份证即可利用；若已进馆政府信息属于未开放档案，在现阶段尚未有可操作性较强的相关档案法律法规可依循的前提下，参照依申请公开政府信息工作流程，按照下列方式办理。

1.如果利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”（指利用者第一次被接待查阅利用已进馆政府信息的部门）为政府信息公开办公室，则实行“一室领头、多头协作”的工作模式。由政府信息公开办公室统一开具对公介绍信，到相应国家档案馆提调所需政府信息，并与保管该政府信息的国家档案馆、该政府信息形成行政机关以及各级领导协商确定，是否对利用者公开该份政府信息。可公开的，采取哪种利用形式（阅览、摘抄、全文复印、拍照等）准其利用；不可公开的，具体原因是什么，并在相应公开告知书中加以注明，由政府信息公开办公室统一负责对利用者做出最终解释与办理结案。

2.利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”为各级国家档案馆，则各级国家档案馆可按照馆藏未开放档案利用工作规定办理，实行“依申请利用审批”的工作模式。根据《中华人民共和国档案法》第二十条“利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”以及《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意”的相关规定，可将“利用档案馆未开放档案审批”作为“依申请利用”的审批事项，由利用者填写“申请表”，各级国家档案馆根据申请表内申请事项，确定填写“受理决定书”，向依申请利用已进馆未开放档案的形成单位制发“征求意见行政审批单”，并要求形成单位在审批单中注明是否同意利用者利用其申请档案文件。同意的，则注明具体利用方式（如全文复印、节选复印、部分摘抄、阅览等）；不同意的，则注明原因与法律依据。特殊情况也可向有关的档案行政管理部门（如上级档案行政管理部门）制发征求意见行政审批单。综合上述征求意见单位的审批回复后，各级国家档案馆按照工作流程逐级填写“决定审批表”，向利用者制发“准予行政审批决定书”，确认是否同意利用者利用其申请已进馆未开放档案。

（三）协调各级国家档案馆以及相关行政机关，共同开展2008年以前产生政府信息的主动公开审批、清理工作

对已经移交进馆的所有政府信息要按件、全面地进行公开审查。建议协调政府信息移交单位与各级国家档案馆共同参与审查工作，采取从后往前的方式，逐年推进，尽快地将新中国成立后至2008年“条例”出台前的、所有行政机关移交进馆的政府信息全部完成主动公开审查。经审查可主动公开的，即时公开。此项工作甚至可以延伸为不仅仅是移交进馆的2008年以前形成的政府信息主动公开审查，还是对所有行政机关2008年以前形成的政府信息进行主动公开审查、清理，从而不仅解决无论保存在行政机关还是各级国家档案馆的政府信息利用问题，而且能够从源头上较好地避免多部门推诿现象的出现。

参考文献：

[1]《中华人民共和国政府信息公开条例》[EB/OL].[2007- 04- 24].http：//www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/ tiaoli.html.

[2]《中华人民共和国档案法》[EB/OL].[2011-12-15].http：//www.gl.gov.cn/News/ArticleDetail.aspx？articleid=274064.

篇10：建筑工程档案移交

一、工程准备阶段文件

1、建设项目列入计划的申请文件及批复或计划项目表。

2、用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书。

3、拆迁安置竞购、协议、方案等。

4、建设用的规划许可证及附件。

5、划拨建设用地文件（用的批复）

6、工程地质勘察报告。

7、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查。

8、国有土地使用证(复印件)

9、放验线通知单（建设用地钉桩通知单）

10、有关行政主管部门（人防、环保、抗震、消防、市政、园林、卫生、通讯、交通等）批准文件或取得的有关协议。

11、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。12招标申请及中标通知书。

13、勘察、设计、施工、监理合同。

14、建设工程规划许可证及其附件（正本）。

15、建设工程施工许可证（正本）。

16、规划平面图。

17、工程质量监督手续、监督计划。

18、建设、施工、监理单位人员名单。

二、监理文件

1、监理规划、监理实施细则。

2、监理月报、会议纪要中有关质量问题。

3、进度控制（工程开工、复工审批表/工程开工、复工暂停令）

4、质量控制（不合格项目通知、质量事故报告及处理意见）

5、工程竣工决算审核意见书。

6、合同与其他事项目管理（工程延期报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料）

7、监理总结、质量评估报告

三、施工文件

（一）土建工程

1、施工组织设计、技术交底、技术复核

2、图纸会审、设计变更

3、工程测量定位记录、工程测量复核记录

4、基槽开挖测量资料、验槽记录和地基处理记录

5、地基钎探记录和钎探平面图

6、桩基施工记录

7、施工材料预制构件质量证明文件基复试试验报告、出厂证明 1）砂石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集材料汇总表

2)砂石出厂证明、复试试验报告 3）砖出厂证明、复试报告

4）轻集材料出厂证明、复试报告 5）水泥出厂证明、复试报告 6）钢筋出厂证明、复试报告 7）防水材料出厂证明、复试报告 8）预制构件出厂证明、复试报告

9）门窗（塑钢、铝合金）出厂证明、复试报告 10）防腐材料出厂证明、复试报告 11）、外墙涂料出厂证明、复试报告 12）、隔热保温材料出厂证明、复试报告

8、土壤干密度、击实试验报告

9、砂浆、混凝土配合比

10、砂浆、混凝土抗压试验强度试验报告

11、混凝土抗渗试验报告

12、商品混凝土出厂合格证、试验报告

13、钢筋接头（焊接）试验报告

14、隐蔽验收记录

15、观测沉降记录

16、结构吊装记录

17、工程质量事故处理记录（整改报告）

18、检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录

19、结构验收记录

20、幕墙工程验收记录

（二）电气、给排水、水防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1、施工组织设计、技术交底、技术复核

2、图纸会审、设计变更

3、设备、产品质量检查、安装记录 1）设备、产品质量合格证、质量保证书 2）设备安装记录 3）设备运行记录 4）设备明细表

4、隐蔽工程检查记录

5、屋面、厨卫间注水试验记录

6、施工试验记录

1）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有限电视末端等测试记录

2）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 3）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

4）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录 5）电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

6）电梯接地电阻、绝缘电阻等测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪音调整试验报告、7）质量事故处理记录

8）检验批、分项、分部工程质量验收记录

（三）室外工程

1、室外安装（给水、雨水、污水、热水、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

2、室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）

四、竣工图

1、综合竣工图（总平面布置图、室外管网图、设计总说明书、室外专业图等）

2、专业竣工图（建筑、结构、水、电、装饰装修、采暖通风空调、燃气等）

五、竣工验收文件

1、工程概况表、交工验收证书

2、竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告

3、单位（子单位）工程质量验收记录

4、竣工备案表、消防验收、竣工规划验收合格证、空气检测报告等

5、勘察、设计质量报告书

6、工程质量合格证书、保修书、保证书

7、竣工决算