秘书培训

秘书培训（共9篇）

篇1：秘书培训

培训心得

培训时间： 培训地点： 培训人：

为了规范秘书的职责和工作内容，提升工作的专业性和职业性，0月0日0老师为我们进行了一场理论与实际紧密结合的精彩培训。0老师立足于自己在政府部门从事秘书工作十二年的实践经验，从秘书的基本素质、秘书工作的范围、秘书工作的要求及职业未来发展方向这四个方面，向我们传授了在一个大型企业中如何成为一名合格优秀的秘书。这次培训使我们受益匪浅、收获良多，不仅进一步加深了对企业秘书工作职责的认识，更完善了知识，拓宽了视野，为我们切实提升业务能力和职业素养打下了坚实的基础。结合自己近年工作的实际情况，总结心得体会主要有以下三点：

一、敏于行，慎于言

秘书工作特征明显，兼具辅助性、被动性和挑战性。对企业和领导忠诚是对思想的基本要求，也直接反映了秘书的品格。而对秘书日常工作的基本要求是，“手勤、眼勤、腿勤，嘴不能勤”。我们作为秘书，平时工作范围主要是“三办”，即办文、办会、办事：负责各种文件的呈报，负责各类会议的组织和服务，负责接待活动和领导其他临时交办工作的顺利进行。我们只有做到敏于行，慎于言，才能将日常工作中的点点滴滴及时准确地落实到位，确保各项工作正常的有序开展。另外，秘书工作还应具备高度的政治敏感性。秘书作为领导的耳目，传导的神经，掌握的信息多，尤其还可能涉及商业机密等敏感内容，秘书的行为言语不仅代表自己，还代表了领导的形象，言语上的稍有不慎都可能带来工作上的不良后果，更有甚者泄露了重要机密，酿成大错。所以，秘书一定要坚守“敏于行，慎于言”的重要原则。

二、思维缜密，反应迅速

秘书工作看似繁杂，其实有章可循，但要做得好、做到位，并不是一件易事。首先要具备相当的工作能力，敏锐全面的思维是秘书工作缜密无误的核心；其次一定要有细致严谨的工作作风和良好有序的工作效率，不能因为事务庞杂就失去稳重、失去头绪，从而耽误工作；再次要有正确的工作艺术和工作方法，真正起到承上启下的关键作用。在应对紧急突发事件时，一定要有事先准备好的预案，计划方案应及时报请分管领导审阅。若遇无紧急预案的情况，应根据经验迅速拿主意，以求事情得到尽快合理的解决，切忌慌张忙乱。

三、注意积累和思考

秘书工作有事物性、常规性的特点，但每一天的日常工作、每一次的工作活动其实都有值得积累和思考之处，如哪些细节做得不够好，需要总结失败教训，日后加以改正；如哪些经验值得学习推广，再遇类似问题可作为借鉴参考。除此之外，秘书还应善于学习、学以致用。作为一家涵盖商业地产开发运营和住宅地产开发销售的大型房地产企业的秘书，更要按照集团业态情况充实知识、积累经验、与时俱进，顺应经济社会发展潮流，接纳社会各方面的信息，不断提高自己判断问题、分析问题和解决问题的能力，时刻具备提高自身能力和素质的紧迫感，才能更好地适应公司发展的需要，成为一名优秀的“复合型”秘书。

秘书作为一个企业中进步最快的群体之一，具有良好的学习机遇和发展平台。“千里之行，始于足下”，我们要端正工作态度、明确职业方向，通过自身的不懈努力，在成长的路上不断前行，在尽职尽责做一个优秀秘书的同时，也使自己具备现代企业运营管理所需要的各项技能，为公司未来发展贡献自己的一份力量。

篇2：秘书培训

【课程名称】：高级秘书、助理与行政人员技能提高训练

【所属类别】：职业技能培训

【课程编号】：MKT014320

【时间安排】：2012年09月14日 到 2012年09月15日3200元/人

【授课城市】：深圳

【主办单位】：名课堂 企 业 管 理 培 训 网

【课程说明】：本课程常年循环开课，欢迎电话咨询报名。如有需求,我们可以提供高级秘书、助理与行政人员技能提高训练相关内训

课程背景

您是否遇到这样情况：

1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作

2.不知如何把握上级的意图，完成任务

3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏

4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防

5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省

6.对行政工作的各项标准不清楚

7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅

8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源

9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底

10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基

层而被投诉、抱怨，不知道该如何有 效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。课程收益

★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层

★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能

★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法

★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

培训受众:

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等

培训颁发证书:

认证费用：中级600元/人;高级800元/人(参加认证考试的学员须交纳此费用，不参加认证考试的学员无须交纳)

备注：1.凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由<<国际职业认证标准联合会> >颁发<<高级职业秘书> >国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／社会认可／官方网上查询）；2．每位学员须课前准备大一寸红底或蓝底数码照片两张（电子版或纸质均可），供制作证书之用；3．课程结束后20个工作日内将证书快递寄给学员；课程大纲:

时间地点：2012年7月13-14日深圳 7月26-27日北京 7月28-29日上海

2012年9月14-15日深圳 9月20-21北京 9月22-23日上海

2012年11月16-17日深圳 11月22-23日北京 11月24-25日上海

学习费用：￥3200元/两天（含两天中餐、指定教材、茶点）

课程大纲

第一部分：怎样看待我们的工作

1.现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？

2.怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？

3.用R&R五步法确认和梳理目前的工作职责，明确目前的工作定位。

4.秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？

5.我们的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？

第二部分：如何有效沟通从而提高工作绩效

1.沟通的根本目的是什么？

2.你的职业生涯中遇到的最大沟通挑战是什么？

3.良好沟通的前提和原则是什么？

4.我们应该如何与我们的上级、平级做好沟通？

*如何领会对方的意图，把握弦外之音？

*如何通过非语言行为了解沟通对象？（你处的位置都会影响沟通哦！）

*面对不情之请、对方有情绪、隔级上级越级指挥等特殊情况如何应对？

*赞美和批评也有步骤和方法

5.学会换位思考，用PDP测评工具帮助我们更好的理解沟通对象

6.学会算账，用数据说话

*行政费用的类别

*如何使用数据来沟通

第三部分：高效的会议管理

1.练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处

2.会议成本分析

3.会议管理的两个“三三三”法则

4.会议时间安排的技巧

5.会前准备——会议议题的收集和安排

6.会中协助*——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对

7.会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

8.总结：利用会议管理练习中学习到行政工作中遇到问题的处理方法和思维模式

第四部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效

1.时间管理的五个原则和三个工具

2.练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？

3.练习2：整理一个秘书的工作日程

4.让自己不被干扰——学会拒绝

5.必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理

6.练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作

7.哪些现代化的办公软件你要熟练使用来帮助提高工作效率

8.办公室5S运动及文档管理技巧

9.学会利用表单管理自己的工作

第五部分：项目性工作的组织管理与行政类工作手册编写

1.公司年会活动的案例分享

2.项目型大型活动组织的12字技巧

3.工作手册编写的重要意义——工作成果的载体及自我销售的工具

4.工作手册应包含的主要模块

5.手把手教你编写工作手册

6.工作手册案例分享

第六部分：公文写作简介

1.公文写作的概念及公文的要素

2.公文的类别

3.公文的行文规则

4.公文写作的一般步骤

5.公文写作的主题与材料

6.公文写作的结构和语言

7．几种常见文体的写作及练习

林老师

职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高级经 理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过 咨询和内训。

所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。

篇3：秘书培训

一、发挥学术先导优势, 努力为我省自主创新服务

2006年, 党中央提出了科学发展观, 建设创新型国家的伟大战略构想, 力争到2020年进入创新型国家行列。胡锦涛总书记在党的十七大报告中指出:“提高自主创新能力, 建设创新型国家, 这是国家发展战略的核心, 是提高综合国力的关键”。

思想是行动的先导, 理论是创新的前提。只有先进的理论, 才有创新的实践。因此, 理论创新是自主创新的先决条件。学会会员大都工作在科研、院校、工厂、企业第一线, 既有科技实践经验, 又有理论思考和探索, 组织学会会员开展学术交流, 是科学技术原始创新的重要源泉之一, 是科技工作者获得新思想、新知识、新技能和新信息的主要渠道, 是促进科技创新和科技进步的重要措施, 也是促进学科发展和人才成长的重要途径。

从省级学会的情况看, 目前学会的学术交流还存在两个方面的问题:一是学术交流的数量较少;二是学术交流的针对性、有效性不强, 质量不高。据126个省级学会近三年的统计, 只有69个学会举办过全省性的学术会议, 30个学会承办过国际性学术会议, 有25个学会没有开展过一次学术交流。有些学会组织的学术交流活动学术性、创新性不够, 没有针对全省经济社会发展的重点、热点和难点问题来进行, 对自主创新和学科发展没有起到应有的促进作用。

解决上述问题, 一是提高认识。各级学会要明确, 提高学术交流, 引领学科发展, 是学会工作的首要任务。二是加强联合。学会的学术交流活动要转变观念, 开阔视野, 加强省、地、县之间, 国内外之间, 学会与企业之间, 以及与港澳台学术团体的交流与合作。三要形式多样。各级学会要围绕增强我省自主创新能力, 搭建各种不同形式、不同层次的学术交流平台, 推动学科建设, 培育新的学术增长点。

二、发挥人才智力优势, 努力为经济社会发展服务

近几年来, 全省各级学会充分发挥科学技术和人力智力优势, 紧紧围绕省委省政府的中心工作, 针对经济社会发展中的重点、热点和难点问题, 积极开展专题调研、科学论证、决策咨询、项目评估、成果鉴定、资格认证、技术服务、科普惠农、厂会协作等多种形式的科技服务, 为全省经济社会发展作出了很大贡献。但学会的科技服务工作离党和政府的期望还有较大差距, 科技服务的运行机制还没有完全建立, 大部分学会的科技服务工作还处于各自为战、零打碎敲、被动应付的状态, 还有不少学会基本没有开展科技服务工作。

改变这种状况, 要从四个方面入手:一要明确服务职责。为经济社会发展服务、为提高全民科学素质服务、为科技工作者服务, 这是学会的基本职能。二要拓展服务领域。科技学会专业众多, 门类齐全, 涵盖了自然学科的各个领域, 在为经济社会发展提供科技服务方面有着独特的条件和运行空间。三要搭建服务平台。各学会的理事长和秘书长要加强与政府有关部门及企业的联系, 努力为学会会员搭建学术交流平台。四要提高服务质量。各级学会要加强组织建设和能力建设, 增强学会的实力和服务能力, 以高质量的科技服务扩大学会的社会影响, 提升学会的社会地位, 谋求学会更好更快的发展。

三、发展组织网络优势, 努力为科技工作者服务

篇4：高校科研秘书胜任力培训策略研究

【关键词】科研秘书 胜任力培训 职业生涯规划

随着知识更新的加快，高校科研秘书要想胜任日常管理工作，必须不断汲取各种新的知识，拓宽专业知识领域，提升业务素质水平，丰富日常工作经验，提高管理创新能力。因此，我们对高校科研秘书的职业生涯规划发展，必须从宏观和微观角度进行深入探索，作系统思考，使其将组织目标与个人目标结合起来，自觉、妥善地完成职业生涯规划。

胜任力培训是加强高校科研秘书队伍建设的重要途径，须坚持实效性原则、层次性原则、系统性原则和创新性原则。而为提高现有科研秘书层次，改善知识结构，高校需要建立完整的培训机制及相应的培训制度，应以人为本，重视科研秘书职业生涯发展，建立职业生涯规划系统，加快队伍建设，通过组成具备经济学、社会学、管理学、心理学等学科背景的专职培训师资队伍，研究切实可行的培训计划，确立培训计划的教学内容，并在此基础上建立科研秘书职业化培训的激励机制，提高科研秘书参与培训的积极性、主动性，为其绩效考评、培训、晋升等奠定基础。同时，加强具体业务培训，注重与实践相结合，使科研秘书具备较强的实践能力和创新能力，从而达到提高培训效果、解决实际问题的目的。

专题培训一：思想政治教育胜任力

作为一名高校科研秘书，在未来工作中，首先要坚持学习党的理论知识，坚持以人为本，牢牢把握社会主义核心价值体系，掌握思想政治教育的基本理论、方法和标准。其次，要努力贯彻执行党的教育方针政策，全心全意为大家服务，遵纪守法，弘扬社会主义道德风尚，创造一流工作业绩，以实际行动展现一名合格高校科研秘书的风采。再者，要严于律己，忠诚于党的教育事业，具有高度的责任感，服从工作安排，牢牢把握高校科研秘书日常思想政治工作。最后，要追求卓越，崇尚一流，注重自身创新精神与实践能力、情感、态度与价值观的发展，推动思想政治教育的实施，了解新形势下科研秘书思想政治教育的新情况、新规律，促进科研秘书思想政治教育的创新等。

专题培训二：心理健康教育胜任力

科研秘书的心理健康程度直接影响着高校科研管理的水平。因此，加强其心理健康教育，提高其心理素质对我国高校科研的发展具有重要意义。首先，要通过学习、内省、立志和实践等方法加强道德修养，树立正确的世界观、人生观和价值观，培养热爱教育事业和热爱科研秘书职业的感情，严格遵守高校科研秘书的职业道德规范，以便能主动驾驭和调节好自己的心态。其次，要有心理保健意识，懂得一切外部的帮助都是间接的，都只能通过自己的调整起作用；要懂得善待自己，学会正确认识和评价自己，学会避免某些错误的认识，不对自己过分苛求，既不因他人的评价而影响自己的情绪，也不为取悦他人而违心行事。最后，要有心理保健技巧，遇到心理困扰和挫折时，要有正确的认识和态度，善于通过宣泄、激励、转移等方式，疏导自己的不良情绪，以减轻心理压力，或化压力为动力以促进本职工作。此外，在日常工作和生活中，要理智地认识到身体疲劳、疾病对心理状态的影响是客观存在的。所以，必须经常锻炼身体，保持身体健康。这一方面有助于促进心理健康，另一方面还能分散对焦虑问题的注意力，提高工作效率。

专题培训三：事务管理胜任力

科研秘书作为科研管理的重要一环，应具备较为全面的能力素质，对年龄、学历、经验、专业知识以及沟通协调能力等方面都有相当高的要求。现有的科研秘书虽可以具备良好的教育背景或高层次的学历，但显然缺乏系统的科研管理知识培训，因此必须围绕岗位要求，及时组织开展与科研秘书岗位职责相适应的专业培训。在培训内容上，要具有实用性、操作性，要理论联系实际，讲究实效，根据社会的变化与教育改革的发展，及时发现和改正自己的不足，调整自己的知识结构和能力结构，以自己的发展促进学校的发展。培训计划在内容时间安排、具体形式采用上都要以提高科研管理水平为中心，为科研秘书的再学习创造条件。主要内容包括以人为本及其在日常事务管理中的贯彻、社会工作与社会调查的理论与方法、高校日常管理制度建设、高校日常管理的艺术、突发事件的处理等。在项目设置上要在现有基础上增加内容，同时培训要针对不同发展阶段的人员。

专题培训四：职业生涯设计与就业指导胜任力

近几年来，随着我国市场经济的发展和高等院校招生规模的不断扩大， 职业生涯设计与就业指导日益受到社会的广泛关注，问题也越来越突出。在新的形势下，职业生涯设计与就业指导工作要不断朝着科学化、专门化、专业化和专家化的方向发展；要适应新形势、新任务的要求，跟上形势的发展；要深入调查研究，分析新情况，研究新问题，采取新对策。在市场经济条件下的职业生涯设计与就业指导工作是一项崭新的事业，不能再沿袭旧体制下的传统做法，也不能照搬国外的现成模式，只能靠我们加强学习、大胆探索、不断创新。主要内容包括科研秘书职业生涯设计指导的理论与方法，科研秘书职业生涯设计及其指导，科研秘书就业市场的现状与变化趋势，科研秘书就业、创业指导与服务，科研秘书职业倾向的测量、优化等。

除以上一些日常具体的业务与研修培训，高校还要根据科研秘书队伍内在要求和个人发展的具体需要，积极创造条件，开展其他一些更为细致的培训，例如一些相关职业资格证书的考试培训，以推动科研秘书队伍的专业化和职业化发展。

【参考文献】

[1]薛艳，朱宁，王昕. 基于胜任力的高校辅导员职业生涯发展[J].现代教育科学，2011，（3）：12-14， 29.

[2]余菁. 中医教师职业生涯管理研究——以上海中医药大学为例[D].上海：上海交通大学，2008.

[3]教师心理健康教育该怎么做？.中国健康网.

篇5：秘书培训机构

待遇：日薪过千，月薪上万

按本市的行情，3000元以下的基本工资是聘不到速录师的。一般来讲，基本工资要在3000至5000元，这是底薪。速录师一小时的提成不会低于200元，按天计算，一般在1200-1400元。如果按照每人每月工作6天计算，一个月的提成不会低于7000元，所以说，速录师月薪过万很容易。

即便是这样高的收入，与国际的速录师收入相比还存在一定的差距。在美国，一个小时的速录服务都在1000美元左右。而香港的速隶师，收费在每小时3000至5000港币。

现状：本市急需速录师3-5万人

笔者采访中获悉，目前市场上对速录师的需求已经不再仅限于会场、录音等，还延伸到网络直播、商务谈判等领域。如：政府机关、银行、网站、电视台、报社„„上到中央，下到各大企业，都需要大批的速录师。天津市场除专业速录师抢手外，部分企业则直接将岗位定在速录秘书上。待遇更是丰厚，底薪普遍在4000—6000元，部分企业招聘高级速录师，更是给到8000—10000元的高薪。

但随着市场需求越来越旺盛，速录师的缺口也变得越来越大。据业内人士介绍，目前本市速录师市场需求3—5万人，现有从业者不足1%，尽管待遇不错，但要想招到一名专业的速录师却相当不易。

前景：“薪”黄金职业

据了解，速录技能技术已经成为各行各业的迫切需求，速录师经常穿梭在各大高级会场，良好待遇和自由、时尚、优越的工作环境成为吸引越来越多人前来学习速录技术的重要原因。

此外，作为速录人才，薪酬是一方面，由于速录师的职业性质决定了他会接触不同领域和行业，有利于自身修养的提高。另外，知识面的扩展，眼界的拓宽，这些都是金钱之外无价的回报。至于速录秘书、速录文员，由于接触的人群往往是政府官员、企业高层，因此，又隐藏着巨大的潜在升职空间。

入行：4个月学会

学习速录是不是很难呢?连邦速录培训中心的速录教练告诉记者，由于速录师所借助的是一种特定的速录机，须经过培训才能上岗。但其入学条件并不高，只要能听懂普通话，有一定的拼音基础就可以学。经过4-6个月的培训，就能达到180-220字/分钟，熟练的高手甚至能达到每分钟300-400字的水平。

篇6：秘书处培训策划

1.培训背景：

新一届主席团、部长、干事在老师及各位学长的指导下都已上任，各部都各施其职。对其秘书部新干事进行专业工作培训，有利于汽车系学生会的工作顺利进行。

2.活动目的：

1、提高新干事的团结合作精神，和应对各项工作的灵活度及准确性；

2、打造全新的秘书部；

3.活动时间：11月12号至11月13号（为期7天）

4.活动地点： B304办公室 5.活动对象：汽车系秘书部全体干事

6.培训内容：

（一）前期准备工作：

1)查阅资料准备相关的文案教程；2）由秘书部大二干事准备，并通知新干事准时参与培训活动；

（二）活动流程：

1）由大二干事点名签到，给新干事发放文案等写作资料，秘书部新干事进行自我介绍，使秘书部新干事之间相互了解、相互学习。

2）侧重向秘书部新干事介绍学生干部要求及工作作风，指导工作中需要注意的细节及处事中的应变能力等；

3）提出此次重点培训的项目及工作要求，要求做到学以致用；

4）对新干事的(撰写能力、语言表达能力、应用写作、Word和Excel办公软件使用能力)进行指导学习。

7．具体时间安排：

1）10月29号全体成员见面会

2）11月1号以“如何读大学”为主题，新成员进行讲说自己的想法。然后老成员进行以PPT的方式进行讲演。

3）11月2号以“如何成为一名优秀的学生干部”为主题进行新成员的日常行为规范培训。

4）11月2号培训内容（办公室物品整理；新闻稿、会议记录、通知、工作计划、工作总结及活动策划的书写格式。）

5）11月3号培训WORD、WINDOWS的基本使用技巧（以计算机课程学习的习题讲解为主要方式.）

6）11月4号培训EXCEI的基本使用技巧（以计算机课程学习的习题讲解为主要方式.）

7）11月5号（打印机的使用、以及工作中的注意事项、按照兴趣进行任务分配.）

8）11月16号讲解基本的PPT的制作方法及常用的电脑快捷键使用

9)11月17号语言表达能力及心理素质培训（新成员通过脱稿形式自选主题向其他班级进行演讲，每个人演讲时间不少于五分钟.）10）11月18号中午12点之前参加培训的秘书处新成员上交此次培训心得。

8．培训总结：

篇7：秘书部干部培训策划书

一、培训目的为让青年志愿者分队能更好的发展，对新干事进行相关培训，使之尽快了解和熟悉青年志愿者的基本情况，提高新干事的工作能力，同时能更好的为青年志愿者办事，使分队工作能顺利开展。所以进行干部培训是分队工作中的一个重要部分，也是新老干部进行交流的最初平台。有利于构建和谐的人脉关系，使分队更好发展。

二、培训对象

青年志愿者新干事（2011级新干事）

三、培训时间

2011年9月26日——2011年9月29日

四、培训内容

1、介绍青年志愿者的详细情况和内容，包括历年的活动介绍和青年志愿者内部各部门的工作情况和内容，提高新干事的兴趣，让新干事对分队更加了解，便于以后的工作。

2、详细介绍秘书部的情况和工作内容：

（1）分队工作资料整理和归档，包括队员资料，各部门每月的工作计划和工作总结，以及分队开展活动的资料收集；

（2）对干部和队员考勤，包括到会率，参加活动的情况等；

（3）写会议记录（向新干部介绍会议记录的具体格式）。

3、介绍分队评优的相关流程和标准，提高新干事的积极性。

篇8：秘书培训

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.

篇9：秘书培训

在众多的国外秘书教育中，我认为法国国家行政学院的秘书教学模式最为特殊，也最为人性化和实际化。法国学生的秘书课并不是在学校里的课堂上而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。学生担任时有职有权，甚至可以在上司不在时，有自行处理公务的权利，也可以根据相关规定去签署法令和决定等一些文书。并且在一年的实习结束后，每个学生都要写一篇实习论文，来总结一年中所遇到的重大问题并且是如何处理的，再从法律、政治、经济等角度进行高度的概括，真正的做到了从实践中得出理论再由理论去实践的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。在我国的秘书教育实习中也要将我们学生所学的知识应用到实践中，做到真正的学以致用，而不是空学理论知识，空有“纸上谈兵”是无法在今后的工作中胜任为一名合格的秘书。

而在其他国家的秘书教育中，日本秘书工作较很多国家不存在的优点，就是细致。无论是工作中，还是个人行为的举手投足，日本秘书工作的细致体现在各个方面，这是我国在秘书教育中应该重点学习和强调的地方。并且日本秘书的教育也有着许多优点。以高级秘书教育为例，日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；作为一名合格的秘书要熟悉官场，能独立处理大事件。因为秘书是为上司服务的，而上司，不论是政府的核心人物还是商界的大人物，都必然要经历大场面，都必须要有各种应酬。所以他们对秘书的要求非常严格，只有经验丰富，处理问题冷静，做事细致的秘书才能称为一名合格的秘书。并且日本对于秘书的教育课程充满了日本特色，所以他们培养出来的秘书，不仅知识渊博，还精通各个专业与领域的文化，既有日本国粹根底，又能适应现代社会。这样的秘书虽然不是很多，但是这种培养的方式是好的。这种秘书概念已经完全现代化，而不是陈旧的对秘书人才培养的概念了。

而我国的港台地区由于行政机构规模较小，所以公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数，而机关秘书只占总数的百分之五左右。因为香港是经济发展繁荣，所以对于秘书人员的需求量也很大。香港不少大学开设有秘书专业，在职人员也可全职或半职攻读一年制的秘书课程和接受专业训练，更有120所左右的中专程度的学校、疏远，开设约十六七门课程，专门培训求职或在职的秘书人员。一些小公司招聘秘书的条件并不高，一般高中程度即可应聘，但应聘者求职前必须先在商专、书院之类的秘书学校学习一定的商业知识和秘书实务技能，或在培训班、短训班接受一定的专业训练。而且香港十分重视对在职秘书人员的培训。培训机构一般有公司自办、社会联办，或者是大专院校利用假期和课余时间开办的为多。这不仅强调了就业前的教育，同时还贯彻了终身学习的理念，加大各方面的培训，使秘书及其工作更能与时俱进，更好地辅助领导，提供服务。这对我国大陆的秘书和秘书工作就业后实行培训和再教育有很大的启发。同时要充分利用社会资源，不断提高秘书人员自我管理、追求自我进步的意识。

而在美国，秘书教育学校主要有三类：第一类，高等学校设立的秘书系或秘书学专业。这类学校达1300多所，主要是两年制的大专技术学院或商学院，四年制本科的较少。据统计，1990年度四年制大学毕业获秘书学学士学位的有2178人。第二类，高中。美国的许多普通高中均开设秘书课程，还设有与秘书职业相关的选修课，以许梿秘书人员必备的技能。第三类，成人学校，有的叫秘书学校，有的是在商业、技术学校内设立秘书系。美国的秘书教育实行双学位制，不但要有秘书专业的学位，而且要有另一门专业的学位。美国的秘书教育更侧重培养技术型人才，而且国家对秘书人才也是相对比较重视，这其实我们在秘书专业地位的确立，尤其是本科秘书学专业的地位的确定都有很好地借鉴作用。同时，应将秘书课程开设设置更加合理化，不单单是设置与秘书相关的课程，而且扩展性的开展与秘书职业相关的选修课程，从而不断提高我国秘书教育的质量与水平。

在英国，对秘书人员的要求很高，因而对秘书教育及秘书人员的能力培养也十分重视。英国有不少机构负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。 与美、英、日等国家一样，法国也十分重视秘书教育，开展了广泛的秘书职业教育和秘书在职教育。而独具特色的是，它开办了法国国立行政学院，把培养高级秘书人才与培养合格的行政官员结合在一起，在教学模式方面颇具特色。总体说来，法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。