客户接待规范

2024-05-18

客户接待规范（精选6篇）

篇1：客户接待规范

客户接待规范

用户接待工作是展示公司风貌，体现企业文化的重要工作之一，为有效地规范用户接待工作，树立良好的企业形象，提高接待质量，特制定以下规定：

一、接待人员的要求：

在接待过程中，接待人员要做到热情、礼貌、周到、耐心、细致。认真负责的做好每次接待工作。

二、接待任务的确定：

1、获取接待信息：用户接待一般均由公司销售部及公司领导获取接待信息，获取接待信息者应在第一时间内通知销售部负责人及公司领导（总经理或总裁）。

2、本次接待主负责人的确定：应由公司领导（总经理或总裁）或销售部负责人确定本次接待的主负责人。接待主负责人在接到接待任务起全程负责来访客户的全部行程与安排，直至来访客户离开接待任务就此完成。

3、需要配合的部门：接待主负责人在接到任务后及时填写《公司接待任务单》，并通知需要配合的部门，做好接待前的准备工作。

三、接待前的准备工作：

1、接待主负责人：应提前与来访客户电话联系，确认来访人员的信息。如：来访客户的工作单位，职务，人数，事由，乘坐的交通工具，到达和返回时间，行程安排等。根据以上信息确定接待的规格及行程安排等。

2、接待司机的确定：接待主负责人在填写《公司接待任务单》时，应

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与销售部负责人或公司领导（总经理或总裁）确定本次接待的司机，并告知综合部给予配合，综合部负责人通知接待司机后，接待司机应向本次接待的主负责人报到，并一起沟通做好接待前的准备工作。

3、其他准备：综合部应根据来访客户的时间做好日常的接待准备工作。

四、迎送：

1、车辆的安排：

a、选车：接待主负责人要根据本次来访客户的信息确定接待车辆。b、派车：综合部根据《公司接待任务单》的车辆使用申请，做好派车准备。c、接待司机：接待司机根据《公司接待任务单》的车辆使用，做好该车辆的清洁、车辆的检查、油量的检查等准备工作。

2、机场接待：

接待司机应提前与来访客户电话联系，告知对方为我公司接站人员，并同时与来访客户确认人数、航班号、起落时间、随行人员联系电话等。a、接待司机必须在来访客户的航班落地前20分钟到达接机口。b、接到来访客户后，应主动热情的自我介绍，可根据情况制作接站牌（由接待主负责人确定及制作）

c、主动帮助来访客户拿随身行李，客户到齐，行李件数确认后，引导客户前往车辆停放处。

3、火车站接待：

接待司机应提前与来访客户电话联系，告知对方为我公司接站人员，并同时与来访客户确认人数、车次、起站时间、随行人员联系电话等。a、接待司机必须在火车到达前20分钟到达接站口。b、在火车到达时，及时主动与客户联系，约好接站位置。

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c、主动帮助来访客户拿随身行李，客户到齐，行李件数确认后，引导客户前往车辆停放处。

4、其他接待（市区、其他公司）：

接待主负责人提前与客户联系确定人数、是否有车等信息。a、来访客户有车：由接待主负责人告知客户详细的公司地址及行驶路线 b、来访客户无车：由接待司机与来访客户联系，按客户的地址提前20分钟到达。

五、送行：

此次接待司机的应尽早了解来访客户离开的具体时间、返回交通工具及是否需要安排有关领导为客户送行。若无接到送行的指示，应主动向本次接待主负责人询问，并确认。

六、工作会谈：

1、2、在客户到达公司10分钟前，接待司机应电话通知本次接待主负责人。接待主负责人应提前组织好公司参与接待人员，并在客户到达前往公司办公楼门口迎接。

3、4、客户到达公司后，接待司机可回原工作岗位待命，并保持手机畅通。接待主负责人应提前一天通知公司综合部做好二楼会议室的布置。综合部负责人应提前检查好会议室的布置情况，若有异议，及时与本次接待主负责人沟通协商。会议室布置的事项：室内卫生、桌椅摆放及数量、抽纸、烟灰缸、投影、笔记本、矿泉水等。

5、生产车间的参观：接待主负责人应全程陪同，并组织好陪同人员一起前往。

七、旅游参观：

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根据来访客户的不同要求及当时的实际情况，进行有针对性的旅游参观。

具体行程安排：由本次接待主负责人告知接待司机（具体参照《公司接待任务单》）。

1、接待司机可根据来访客户的意愿及天气等因素调整行程，若有临时变动及调整，应第一时间请示本次主负责人。

2、接待司机在接待过程中，请随时保持手机畅通、车辆室内卫生、纸巾及充足的矿泉水，还应根据天气情况准备雨伞。

3、具体客户参观的费用及标准由本次接待主负责人在安排行程前告知接待司机。

八、住宿：

来访客户的住宿安排由接待主负责人安排并预定

1、接待主负责人要根据来访客户的情况提前预定酒店，并及时告知接待司机具体酒店地址，若不能一同前往接站，要提前告知接待司机请其代办好来访客户的入住手续。

2、若来访客户已经订好酒店，接待主负责人应提前告知接待司机及来访客户的详细酒店地址。接待司机在送客户前往酒店的同时应与客户再次确认酒店地址，保证无误。

3、具体客户住宿的费用及标准由本次接待主负责人在送客户回酒店前告知接待司机。

九、用餐：

宴请来访客户应主要以陕西当地菜系为主，同时也要考虑客户的特殊要求及饮食习惯。

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共5页1、2、商务宴请：由本次接待主负责人安排预定并陪同。

旅游参观：若接待主负责人不予陪同，由接待司机自行安排并提前预定，或按接待主负责人的预定安排宴请。

3、注意事项：开餐后，接待人员应留意上菜、饭的进度，主动为来访客户倒水、饮料，用餐结束后应快速结账。

4、具体客户用餐的费用及标准由本次接待主负责人在客户前往就餐前告知司机。若接待主负责人陪同时由主负责人结账。

十、其他：

1、2、接待过程中，接待主负责人及接待司机要随时保持手机畅通。接待结束后，接待司机应及时主动向本次接待主负责人汇报接待情况及留意与企业有关的信息。接待主负责人应及时主动向销售部负责人汇报本次接待情况及对来访客户的客观评价及有利信息。

3、接待司机在接待过程中如有任何突发事情或疑问应在第一时间内告知接待主负责人，若接待主负责人无法联系，应及时告知综合部负责人，以保证接待工作的正常进行。

4、本规定适用于用户接待，若有未列事项，公司做出补充建议，决定后予以执行。

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篇2：客户接待规范

第一章总则

第一条为规范售楼部的销售业绩，提升销售服务质量，特制定本规范。

第二条本规范适用于售楼部所有销售人员及客户服务管理人员。

第二章电话接待规范

第三条销售人员在接听销售电话前必须做好相应的准备，调整情绪，准备好纸和笔

第四条广告发布前，应事先了解广告内容，仔细研究和认真应对客户可能会涉及的问题，准备好问答语

第五条一般情况下，应在电话铃声响起3声内接听电话；因特殊情况超过3声，应向客户表示歉意，请求客户谅解

第六条接听电话时，应姿势端正，保持微笑，态度和蔼，声调柔和，语音亲切，吐字清晰，语速适中，话语简洁，注意使用礼貌用语

第七条接听电话时，先问好，后报项目名称，在讲“请问能帮您什么忙？”不得倒乱次序，且要带着微笑接电话。

第八条回答客户问题时，应注意扬长避短，巧妙地融入产品卖点；要认真倾听客户讲话，积极回应，不得随意打断客户谈话；要学会引导客户，变被动回答为主动介绍，主动询问。

当客户在电话中提出问询或查询时，不仅要礼貌地回答，而且应尽量避免使用“也行”、“可能”、“大概”之类语意不清的回答；不清楚的问题应想办法搞清楚后再给客户以清楚明确的回答；如碰到自己不清楚而又无法查清的问题，应向对方表示歉意：“对不起，先生，目前还没有这方面的资料”。

在与客户通话时，如碰到需要较长时间查询资料的情况，应不时向对方说“正在查找，请您再稍等一会儿”。

第九条通话时，随时记录对方所有的要点，对于一些不是特别清楚的地方，可适当简单复述一遍以确认。

第十条接听电话时，不得与他人搭话。如万不得已，应向对方说明后用手捂住电话，以免引起误会；当信号出现问题时，不得大声叫喊。

第十一条避免口头禅，不允许对着话筒打哈欠、咳嗽、肆无忌惮的大笑，更不能用不耐烦的口气来对待每一位打电话的客户。

第十二条如果客户要找其他销售人员，应礼貌转接；如果客户要找的人正好不在或抽不开身，应向客户表示歉意，询问客户是否有急事需转告，并及时将客户的留言记录下来，以免时间长了忘记转告给当事人；叫人接听电话时，不许远距离大声喊叫，而应走到被叫人身边去说，放话筒时要轻缓。

第十三条如果电话突然中断，要立即回拨，向客户道歉并说明引起通话中断的原因，而不要等客户再次打来电话，才表示歉意。

第十四条通话结束后，要向对方表示谢意；要等对方先放下电话，自己再轻轻放下电话，绝对不可以莽撞地挂断电话，更不可以重重地扣上电话。

第十五条邀约客户时，尽量使用“选择式”方法，明确具体时间和地点，并且告诉他，你将专程等候。

第十六条接听销售电话时间不要太长，尽量控制在2-3分钟。尤其是广告日，更应尽量缩减通话时间。

第十七条通话结束后，要及时填写来电登记表。

现场接待规范

第十八条在售楼现场等待迎接客户时，应时刻保持戒备状态，随时注意有没有客户进入售楼处。

第十九条迎接客户时，应仪表端正，态度亲切，热情接待；个人的销售资料和销售工具应准备齐全，以随时应对客户的需要。

第二十条当看到客户向售楼处走来时，保安或迎宾人员应主动拉开售楼处的大门，面带微笑，以温和的语气向客户致欢迎词；如果发现有客户在门外观望，或者犹豫不决不知道要不要进来的时候，应走到门口，主动向客户打招呼。

第二十一条对于所熟悉的客户，不能以一句简单的“欢迎光临”草草了事，而应以尊称致上，并给以亲切的问候或恰当的赞美。

第二十二条如果是下雨或下雪的天气，应主动帮助客户收拾雨具；如果客

户手提重物或抱有大件物品，同样要主动上前帮客户拎东西，以减轻客户的负担。

第二十三条如果客户是2人以上同行，不可忽视对其他人的招呼应对，不能让客户有被冷落的感觉；无论是否真正看房客户，都应礼貌对待。

第二十四条引导客户入座时，要主动为客户拉开椅子；移动椅子的时候动作要轻，尽量不要拖动以避免制造刺耳的声音，最好是把椅子稍微往上提一点再慢慢地放下。

第二十五条安排客户入座时，应注意将客户安置在一个视野舒适并且便于关照的空间范围内；要先等客人入座后，自己再坐下；自己入座时，不能造成太大的声响；入座后，不能跷二郎腿或两手靠椅背。

第二十六条客户就座后应及时给客人上茶（水），上茶（水）时注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯；茶水温度要合适（70℃左右），浓淡适中；茶水不能倒太满，沏入茶杯七分满为限；使用塑料杯或纸杯时，要使用杯托，以方便客户饮用；上茶时要特别小心，不要将茶具放在文件等重要的物品上；端给客户时，手尽量远离杯口；上茶时，应从身份或辈分高的开始上茶；在未给客户上茶之前，不能给同事或自己上茶；谈话间，如果发现客户喝完杯中的水，要及时给客户加水。

第二十七条尽量选择在接待客户的初期，尚未开始洽谈之前，向客户索要名片并递上自己的名片，传递名片与接待名片时，应符合相应的礼仪规范。

第二十八条与客户交谈时，要面带微笑，不可暴露内心的不快或烦躁；看着对方说话，并诚意地回答对方的问题；多多称呼客户的姓名，但绝对不能叫错。

第二十九条介绍产品时，要实事求是，不应有夸大、虚构的成分；注意观察客户的表情态度和客户的反应，有针对性地进行介绍；切忌长篇大论，喋喋不休，而应与客户保持互动，一边说一边观察客户的反应，及时调整自己的介绍方式，用客户喜欢的方式进行沟通。

第三十条客户提出异议时，要认真倾听，表示理解，适时地给予反应；要让客户把话讲完，不能随意打断客户的谈话，更不能表现出不耐烦，绝对不允许和客户发生争吵。

第三十一条带看现场时，应结合工地现况和周边特征，边走边介绍；尽量多说，让客户始终为你所吸引；带看工地的路线应事先规划好，注意沿线的整洁

与安全，并嘱咐客户带好安全帽及其他随身所带物品；道路不平或过马路时，应注意提醒客户。

第三十二条与客户告别时，应提醒客人不要遗留随身物品；礼貌地将客人送到售楼处大门外，并使用“请您走好，再见”或“谢谢您光临，再见”等礼貌用语，目送客户离开；如果下雨，客户需要打车，在情况允许的情况下应主动帮忙客户叫车，打伞送客户上车；无论与客户是否成交，销售人员都应态度亲切，始终如一。

第三十三条接待完客户后，应及时填写“来访客户登记表”，详细记录来访客户的情况，以备今后查阅。

篇3：建立规范高效的客户投诉管理程序

因此，处理好客户投诉，是企业售后服务的中心工作，是树立企业品牌形象、加强企业竞争力、促进销售增长的重要环节。一个完善的投诉管理过程，能最及时有效地解决客户的问题，从而有效提升客户对供方的忠诚度，是企业在激烈的市场竞争中具有强大竞争力的基础。

笔者所在单位以生产塔机、施工升降机为主，本着“客户至上”的理念，以“让客户最大限度满意”为目标，经过多年的探索，形成了一套科学规范的客户投诉管理程序，保证了客户的投诉得到很好的处理。整个客户投诉管理程序由接收过程、处理过程、确认过程、升级过程组成。

1 接收过程

及时、准确地接收到客户投诉是处理好投诉的基础。

及时收到客户投诉信息，这对塔机生产企业尤为重要。因为在施工现场很多时候(如大面积连续浇灌砼)，塔机都须长时间连续作业。若因夜间、节假日而不能及时收到客户塔机使用过程中遇到问题的信息而致使塔机故障不能及时排除，可能会造成施工中断，给施工方带来重大经济损失。如果发生了重大设备、人身伤害而生产企业未能及时得到信息，更会给生产企业对事故的现场取证、原因调查及妥善处理带来隐患。为此，应设立全天候客户咨询热线，并指派专人接收。

由于塔机结构、部件、使用工况较为复杂，接到客户投诉时，为了准确地了解所投诉的问题，以便调查原因和决定应对方法，需要向客户确认有关质量问题的以下几个方面。

1)什么有问题：什么产品(产品型号、编号)出了问题，产品出产日期、转场情况等，如ZJ5510塔机，编号50#，2007年2月5日出厂。

2)什么问题：产品具体出了什么问题，在什么场所、什么工况下发生的，如起升变速箱齿轮打坏。

3)影响有多大：出现的问题对客户的影响是什么样的，以便决定后续的行动，如变速箱不能工作等。

4)针对问题，客户有否特殊要求，如更换变速箱等。

要使客户投诉的接收过程顺利进行，接受客户投诉的相关人员的素质是至关重要的。一是该人员应有良好的敬业精神和心理素质。客户投诉时经常处于强烈的情绪状态。此时，需要相关人员有充分的能力来平息客户的愤怒，让客户释放出他们的不满，避免去计较客户的态度、说法，使客户处于理性状态，能正确描述出现的问题，这将极大提高处理客户投诉的成功率。二是该人员应具有丰富的产品知识和维修经验。现在，很多塔机操作人员对塔机构造知之甚少，对出了问题的零部件都说不清名称、所在位置、故障现象。因此，接收投诉的人员如果不熟悉产品，就不能准确了解客户投诉的是什么问题，而难以采取相应的措施。正因为如此，应精心挑选具备上述两项素质的有关技术人员、技师专门负责接收客户投诉。

2 处理过程

当清楚地知道了客户投诉的问题后,就要立即进行处理。这是投诉管理程序中的关键过程，关系到出现产品在使用中出现问题后客户关系是得以保持还是受到损害。在这一过程中，着重抓好以下两个环节。

1)尽快解决问题。对客户有承诺：接到客户要求维修的要求，24小时内必须赶到现场排除故障。为此，相应采取的措施：一是组织保证，企业设有专门的客户服务中心，组织一支由实践经验丰富、素质良好的技术人员组成的服务队伍，配备多辆专用维修服务车;二是通信保证，凡从事维修服务的人员，从领导到工人，手机必须全天24小时开通，节假日也是一样，如遇紧急问题，有关人员可立即出发去现场解决;三是网点保证，随着产品越来越多地销往全国各地，为保证在较远地区也能做到24小时服务，应在这些地区设立特约技术服务网点，借用、培训当地有关技术人员参与维修服务。

2)根据客户投诉问题的性质、影响，对投诉问题进行分级处理,以便快速、有效并最低成本解决问题。根据客户投诉的质量问题的严重性分为重大、严重、一般三个等级(表1)。不同的级别质量问题，采取不同的处理方式(表2)。

3 确认过程

维修人员在现场处理质量问题、排除故障后，交由客户填写“产品技术服务情况反馈”，以此从客户这里确认他们对企业所采取的处理措施、结果是否满意，客户关系是否因此得到保持，并可获取对产品、服务过程以及与客户接触的人员进行有益改进的信息。

4 升级过程

篇4：客户上门拜访接待英语

A: Good morning. What can I do for you?

早上好!有什么可以帮您的?

B: Good morning. Is this xxx Co, Ltd.?

早上好，这是XXX公司吗?

A: Yes, it is.

是的，正是。

B: Is xxx in? I have an appointment with him/her at 11:00 am.

xxx在吗?我跟他／她约了11:00见面。

A: Oh, yes, he/she's in the office. I'll take you there. Follow me please.

哦，在的，我带您过去，请跟我来。

Sorry, he/she's not in the office. Would you please wait for a moment?

不好意思，他／她不在，麻烦您稍等一下。

B: Could I have your latest catalogues or something that tells me about your company?

可以给我一些贵公司最近的商品价格目录表或者一些相关说明资料吗?

A: OK, no problem. If you have any questions on the details, please feel free to tell us.

如果您对一些具体细节有疑问的话，尽管提出来。

B: Thank you.

A: We really wish you'll have a pleasant stay here. What would you like to drink,tea or coffee?

B: Coffee please. I hope my visit does not cause you too much trouble.

咖啡吧。希望本次来访没有给你们增添太多的麻烦。

A: Not at all.

B: Thank you very much for your cooperation and consideration.

篇5：客户接待规范

1.任何客户来访，用语：“欢迎---------地产，请问有什么可以帮您的或请问您有什么需要？”

2.如值班经纪人不在前台，秘书或在前台其他经纪人应跟客户打招呼并安排客户就座，让客户稍等立即与值班经纪人取得联系，如值班经纪人有事不能立即接待，下一次序经纪人应上前接待，不得让客户等待，客户入座完毕后，经纪人方可就座，并由店秘或经纪人负责为来客户到水。（水位到2/3）

3.客户进店必须起身打招呼。

4.接待来客户,应(1)询问需求(2)登记房源、客源表（3）按统一要求口径向客户介绍。（4）向客户询问联系方式，约定看房时间。（如向客户说明后，仍不愿留电话，不要勉强，经纪人可以留下自己的名片。）

行为礼仪规范：

1、必须着正装接待客户，服装要保持干净、整洁。

2、与客户交谈时，站立应正步，上身稳定，微前倾，双手安放两侧或身体前方，不要外身、被手或依靠在前台或墙壁上。坐时姿势要端正，身体微向前倾，并坐于椅子前部约2/3处，双腿自然分开，不要跷二朗腿，也不要张开双膝。交谈时，手势简洁，不要手舞足蹈。接待客户要始终面带微笑，热情、大方，彬彬有礼，态度积极，口气温和、自信、并认真倾听，眼睛看着对方，不要随意打断客户谈话，客户起身离开时，应同时起立示意。

3、尊重客户，严禁与客户发生争执，杜绝怠慢客户的行为出现。

4、洽谈时，严禁经纪人吸烟。

5、洽谈完毕后，为客户留下名片，双手递交，并将名字朝向客户一方。做简要的自我介绍，并将客户送到门口，为客户拉开大门、客源表交店处，并清理干净洽谈桌。