物业公司档案的管理制度

物业公司档案的管理制度（共14篇）

篇1：物业公司档案的管理制度

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责。

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度。

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、所有科室的`业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

三、档案保管制度。

1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

四、档案借阅制度。

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

五、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

篇2：物业公司档案的管理制度

一、档案的分类：

1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

二、存档：

1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

(1)如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

(2)凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存;其他文件视其价值确定保存期限。

(3)档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入;文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

(4)文件的电脑存档。

(5)公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

(6)电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

三、借阅：

1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅;如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还;机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出;如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

4、借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准;机密资料，须经公司经理批准。

5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放;如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

四、专业技术资料的管理

1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

五、文档的销毁

1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁;销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

六、档案立卷

每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷;立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

七、附则

1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

篇3：物业公司档案的管理制度

一、物业公司的档案管理内容和特点

物业公司的档案管理较为复杂, 在办公大楼的物业档案管理中既包括物业管理公司档案、物业管理人员档案、物业使用人员档案、物业使用过程中的维护维修记录也包括办公大楼施工建设期间的相关档案:工程图纸、设计施工人员档案、开发商资料、规划批复文件等。这之中涉及到的档案种类众多、档案载体形式多种多样。包括声音、图像、文字资料、软件信息、数据表格等等。

从办公大楼物业档案管理的实际内容来看, 可将物业档案管理的内容分为两大类。一是物业管理公司日常运行中所产生的档案资料。[1]例如人员档案、会计档案、党群工作档案、荣誉档案等。二是物业公司基层管理人员日常工作记录档案。例如房屋租售档案、设备维护维修档案、相关活动资料等等。

而在物业档案管理过程中, 档案的形式多体现出动态性、隐秘性、完整性、相关性、灵活性、多样性等特点。其中隐秘性、灵活性是高档办公大楼物业档案管理的重中之重, 泄漏任何物业管理的私密信息都会造成巨大的危害。[2]例如业主的个人资料、各单元产权资料、公司重大决策等。这些档案信息既不能只保存不使用, 也不能无限公开, 需要根据不同情况实行灵活处理。这就要求物业管理人员及时收集、整理、分类、归档各类物业公司档案, 促进物业公司档案管理的可持续发展。

二、物业公司档案管理模式及其创新应用

物业公司的档案管理常规模式与企业档案管理模式相似, 主要有档案集中统一管理、档案分级管理、档案分散管理三种模式。

档案集中统一管理主要是指所有的档案资料都由物业公司的档案部门本单位进行集中统一管理。其典型特征是物业公司的全部档案都实行集中或者相对集中的统一管理, 并且都依照统一的档案管理制度执行。例如苏州某集团性物业公司就采取了这种集中统一管理模式, 多有服务项目的物业档案都最终汇总到公司总部进行统一管理。但这种模式往往也会受到公司规模、企业体制、企业科技水准的制约。[3]其优点在于集中统一管理有利于档案信息完整安全保存并加以利用。

同理, 档案分级管理则是指根据各物业公司服务的项目情况, 各分公司分项目进行单独管理, 互不牵涉, 总公司只作部分协调。而档案分散管理模式则是指公司内部各部门对各自的档案资料进行单独管理, 各自负责各自板块档案的管理。其优点是分工明确、容易操作。缺点是缺乏统一的规划管理, 交叉管理、管理空白等问题较易发生, 且不利于档案的完整保存和有效利用。

因此, 在物业公司的档案管理模式选择和创新应用中应当根据物业公司的规模以及服务项目的特殊情况选择有针对性的创新管理模式。例如苏州某大型综合性服务物业集团公司就采用了集中分级管理模式, 构建起了立体式的数字化物业档案馆。据了解, 这种办公自动化的高端办公大楼物业档案管理模式采用了现代化信息技术, 既支持集中式的存储也支持分散式的共享。集团总部拥有统领权限, 各物业分公司拥有存储和修改权限。集团高配额的数据存储总量会对各分公司服务项目的物业档案资料进行定期备份, 以保证数据库安全。同时, 集团公司会根据档案部门的需要通过授权进行各分公司或部门对档案资料管理情况的查看, 并通过此功能进行监督, 实现物业档案的数字化管理。[4]

三、提高物业公司档案管理水平的其他有效措施

一是增强档案管理意识, 提高领导的重视度。在大型高端办公大楼的物业管理中, 档案管理涉及重要的私人信息, 一旦泄露, 影响很大。因此, 需要增强企业员工和领导的管理意识, 加强档案资料的搜集、整理和安全管理, 让人人都有档案管理的意识。

二是完善档案管理制度。江苏省苏州市某物业公司就制定了《物业档案整理规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案流转手续》等物业档案管理制度。同时, 要加强档案管理人员的专业素质培训, 特别是数字化档案管理技术的掌握。2014年江苏省苏州市就借助苏州大学城市轨道交通学院的设备资源和技术资源, 开展了苏州物业管理企业工作人员的技能培训和职业资格培训, 并对培训合格者颁发了《苏州市物业专项技能培训证书》, 此证书等同于物业上岗证。

三是引进先进的档案管理办法, 推进档案管理的数字化进程。例如多应用EXCEL表格来进行档案管理, 以提高管理效率。同时专设物业公司档案室, 按照《档案法》的标准建设, 以方便物业公司档案的及时更新和有效利用。

结语

综上所述, 物业公司的档案管理工作目前面临着巨大的机遇和挑战。我们必须正确认识到物业公司档案管理的重要性及其实践工作中存在的问题, 才能对症下药, 增强物业公司档案管理的能力, 从而提升物业公司的市场竞争力。这不仅需要增强物业公司对档案管理的重视度, 提升物业公司档案管理工作人员的专业素质, 而且需要根据社会经济的变化不断调整管理思路, 积极改进档案管理模式, 才能够更好地完成档案管理工作。

摘要：随着房地产行业、高端写字楼的迅速发展, 物业管理产业兴起并得到迅速发展。但在市场竞争的日益激烈也使得物业管理公司必须提升自我的市场竞争力。而物业公司的档案管理是做好物业管理服务的基础性工作。这就要求物业公司的档案管理必须认识到工作中存在的问题, 创新物业档案管理模式。

关键词：物业公司,档案管理,创新模式

参考文献

[1]刘春艳.新形势下物业档案的管理工作[J].边疆经济与文化, 2011 (2) :185.

篇4：物业公司档案的管理制度

关键词：高校；物业管理；电子化

中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）17-001-01

高校的场地及设备设施数量随着高校的扩招呈现增长性趋势，随之产生的物业管理问题越来越严峻，在这样的形势下，物业管理要发挥相应的管理作用，必须要有与之相对应的管理方法，其中包括了物业管理档案电子化的普及与应用。

一、高校物业管理中的档案管理现状及存在问题

高校物业担负着校园内办公楼、教学楼、宿舍、校区绿化，保洁，维修，水电管理等工作任务，涉及范围广、行业跨度大，但工作相关度高。高校物业的管辖范围与学校的职能分工有关，管辖的内容会略有不同。就现在的高校物业管理情况来看，越来越多的高校逐渐规范物业管理的制度、工作流程及长期规划，使物业管理愈加科学化。但是在实际的工作中，因为受条件限制，有些方面的工作还需要继续努力，比如档案电子化的应用。大多数的高校物业管理实行纸质化的档案管理保存，随着时间的推移和人员的变动，档案的管理方法和档案的完整性受到一定影响。对于档案管理本身，一直按照“谁执行谁管理”来实行，但是存在多个部门涉及的档案未能展开有效的对接，档案信息不对称，使某些工作难以开展或重复工作。而且，纸质版的档案管理，仅仅能实现管理的功能，随着高校物业的精细化服务，物业项目的档案数据还需对年度的预算、整体规划、项目比对等工作进行有效分析提供依据，从而优化管理模式。基于以上的问题及考虑工作的便利性，物业管理中的档案管理电子化的实现具有一定的意义，有实施的必要性。

二、高校物业管理中档案电子化管理的必要性

高校物业管理主要为实现校园的建设、维修、维护的有序进行，为学校师生提供良好的科研、教育、生活环境，其中，物业管理的档案电子化管理，使得物业管理人员从相关部门、历年的相关数据中得到有利的参考数据，从中总结经验，实现物业管理的精细化、整体化的工作模式优化。

1、数据资源整合，实现资源共享

高校内与物业相关联的项目，有必要实现档案电子化的管理，它有利于梳理校园内的物业管理项目的条理，从基本上了解校园内的相关数据走向，从而实现资源共享，来达到工作最优。例如，校园内的基本建设，施工单位与学校方面会有平面图、水电管路走向、供配电等方面的图纸移交，如果消防部门需要对消防管路进行整改，就涉及到校园管路分布，有利于避免对其他管路的二次伤害，确保施工的效益最大化。大部分高校的档案由使用部门管理，这样就使得档案不能共享，项目管理会有偏差，档案电子化的管理可以有效解决该问题。

2、项目数据比对，发挥监督指导作用

物业管理项目实现档案的电子化管理，可以利用项目数据信息的对比，了解往年和当年数据的差额，根据实际的人工费、材料费等的涨幅，做到监督该项目费用是否在合理的范围之内；物业项目的档案电子化管理，还可以监督项目实施的质量效果。物业管理的服务范围广，涉及的管理项目非常多，常常会出现重复维修，或者在施工队的承诺保修期间内有需要再次维修的情况，这样就需要发挥档案电子化的作用，督促施工队做好质保工作，减少管理项目的不必要支出，实现资源的优化，并能监督施工队伍，对其施工质量及服务进行考核，不断完善考核制度，提高物业管理的服务能力。

3、信息完善，优化物业项目管理

随着物业管理项目的档案电子化的施行，档案的项目及模块会越来越完善，建立健全完善的项目管理制度及信息的录入，有利于完善供应商信息，建立供应商的数据库，逐渐建立起供应商的质量水平考核模块，达到从中选优的效果，逐渐提高物业管理水平及服务质量，从而实现精细化管理和有效化管理。从档案数据库中提取出的供应商考核水平，有利于学校选择优秀的供应商为师生服务，也有利于后勤物业管理部门的对项目质量的把控，从而在管理上实现管理的最优，最终达到优化物业项目管理的目的。

三、高校物业管理中档案电子化管理的流程

高校物业管理中的档案电子化管理的实现，需要建立一个统一的电子化管理平台，可以是对外采购，也可以通过自主设计开发。在平台建立之前，必须对所有的相关项目及设计需求进行调研，明白需要实现的功能及作用。通过电子化管理平台，录入物业管理项目的有关数据，比如，项目信息、供应商信息、招投标或询价信息、具体项目的细节要求、图纸等，来实现数据库的建立，相关的数据录入、管理及与校内部门的对接工作均由该使用人负责，逐渐的对数据库进行整理及补充，能越来越完善数据库的信息。后期的供应商评价、信息数据比对等，都需要通过实际工作的情况来进行操作。电子化平台的完善，使得物业管理的越来越科学化、精细化和整体化，从而有利于高校物业项目的管理，为师生带来更方便、更优质的服务。做好高校物业管理，还需要从很多方面来调整和优化，这也是未来高校物业管理的目标和努力方向。

参考文献：

[1] 张新红.浅谈新时期高校物业管理[J].现代物业，2014（5）：88-90.

[2] 毕 玥 王建斌.高校物业管理存在的问题及对策研究[J].西安建筑科技大学学报，2009（2）：47-50.

篇5：物业公司档案管理制度范本

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（二）项目档案查/调阅

查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（三）密件档案查/调阅

密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。

篇6：物业公司档案管理办法

第一章总 则

第一条为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。

第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。

第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二章项目档案的分类与归档

第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。

第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。

第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：

第三章项目档案的整理

第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。

第八条基础管理类档案的组卷与编目

基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：

（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。

1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。

2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。

（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。

（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。

（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。

（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。

1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。

2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。

第八条业务管理类档案的组卷与编目

业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类

第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。

第九条物业项目类档案的排列与编号

物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。

第十条 项目档案整理标准

（一）案卷的编目与装订要求

1、卷内文件材料页号的编写

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、案卷封面的编制

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。

起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。

3、案卷脊背的编制

案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。

4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。

文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：填写文件材料的全称。

日期：填写文件材料的形成日期。

页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

5、卷内备考表的编制

卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。

立卷日期：填写完成立卷的日期。

检查人：由项目负责人签名。

检查日期：填写审核的日期。

6、案卷的装订

（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。

（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。

（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、、件号。

7、“件”的确定原则与整理

（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。

（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；

文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

第四章项目档案的管理

第十条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。

第十一条物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照本档案管理办法和有关档案管理制度执行。

篇7：物业公司档案管理规章制度

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

篇8：物业档案管理浅述

一、建立健全物业档案管理制度体系

物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度, 使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节, 以制度的形式对其具体操作行为作以规范。在此基础上要狠抓落实, 明确责任, 依法管理, 确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果, 做到有章可循、有法必依, 使物业档案管理逐步变成自觉的行动, 逐步进入制度化轨道。

二、加强物业档案流转的规范性

物业档案是某一区域物业管理的原始记录, 具有从属性与唯一性, 其产权属于全体业主共同所有。但其使用保管权却时常异动:小区建成后, 在办理物业承接验收手续时, 由小区建设单位向小区物业服务企业进行相关档案的移交, 包括竣工总平面图, 单体建筑、结构、设备竣工图, 配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料, 设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料, 物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必需的其他资料;物业服务企业在受聘管理的期限内, 对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责;并应在物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会;物业服务企业变更后, 业主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业, 原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时, 双方要查验移交档案的数量及质量, 并履行签字盖章等相关移交手续, 确保物业档案的来源清楚, 去向明确。

三、注重物业档案在物业管理中作用的实现

在物业管理中, 物业服务企业在为小区居民服务的过程中形成了大量的动态档案, 包括各种交费、报修、维修记录, 业主出租情况记录, 信访、投诉及解决办法记录, 参与街道、社区居委会活动记录, 冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录, 对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录, 对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据, 其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果。因此, 物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源, 是物业服务企业开展物业管理、提供物业服务、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据。通过物业档案, 物业服务企业可以全面地了解业主 (或住户) 的情况与需求, 从而为业主 (或住户) 提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如, 当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时, 可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;而如果住户中老人较多, 则可开设“老人活动室”等场所。

四、加强物业档案管理中现代化手段的应用

篇9：物业公司档案的管理制度

关键词 创新 物业档案 服务民生

一、物业档案的主要内容

1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。

2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。

3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，信访接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。

4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。

二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务

1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。

2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。

三、更新观念，创新物业档案服务

1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。

2.更新观念，创新服务，提供物业档案的个性化服务。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断的增加。在物业档案管理中，根据物业工作的特点，将静态档案放在物业公司机关档案室，将动态档案分类存放在物业小区项目部档案分室。动态档案按照业主的住房楼号、门牌号分类，便于随时查找、补充和利用。通过实施档案的动态管理，物业公司可以从中全面了解业主的情况和新的需求，适时为业主提供各种有针对性的周到服务，做到服务到人、服务到户，实现行业特色管理及个性化服务。

篇10：物业公司管理制度一档案管理制度

大同市城开物业有限责任公司

档案管理制度

为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理 工作规范化，特制定本规定：

第一条公司设立档案管理室，由人事行政部负责管理。并有专 人管理档案。

第二条文档管理员

1．文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理 水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。

2．文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自 将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。

3．文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归 档。

4．文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。

5．文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据 为己有，拒绝转交。

6．文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及 应当保密的文档资料。

7．文档管理员不得涂改、伪造档案资料。

8．分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都

须在档案盒内清楚的标注。

第五条归档范围

1．公司对外的往来文件、资料由办公室归档。

2．公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由人事行政部归档，各部门备存。

3．各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档，相关部门备档。

4．与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。

5．上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。

6．各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。

7．有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。

8．关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。

第六条要求

1．归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。

2．归档的文件材料要完整、系统、准确。

3．归档的文件除特殊情况外，必须用原件。

4．归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

第七条收集

1．对电子文档的收集工作。

2.将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。

3．对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。

第八条无归档价值的文件资料范围

1．拷备和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。

2．上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

3．未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、打印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

4．从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。

5．下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。

第九条使用、借阅

1．各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后，各部室应提供方便，并按《档案／图书／资料借阅单》办理借阅手续，阅后及时归还。

2．文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时借阅，需归还后办理续借手续。

3．对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由

文档管理员和借阅者当面核对清楚。

4．所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。

5．服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。

6．文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

7．调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

8．外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件，经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。

第十条保存期限及销毁

1．文件档案的保存期限

(1)以下文件档案保存期限为一年：

A．过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记 录。

B．各类失效后的合同。

(2)以下文件档案保存期限为二年：

A．公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。

B．内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。

(3)以下文件档案为永久性保存文件：

A．由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。

B．机电设备的分供方评估资料。

C．房屋装修、维修及改造等记录。

D．设备大中修记录。

E．重大治安事件和质量事故。

F．重大客户投诉。

2．文件档案的销毁

(1)超过保存期限的质量记录，应在期满一个月后进行销毁。

篇11：物业档案管理制度

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档，由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体，标题三号字，正文四号字;语言通顺，文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件，电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按照类别和时间的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的`软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。

3.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点：

a.办理登记手续，定期归还。

b.要爱护档案，不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有：

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则：

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序：

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

篇12：物业中心客户档案管理制度

为完善公司的客户档案管理, 建立系统的客户档案，特制定该制度。1.2.公司的客户档案由客户服务部设专人进行统一管理。公司的客户档案内容包括：

（1）物业部各分部形成的相关文件资料（含挞订交易资料）：服务费确认书

（买方/卖方）、承诺书（买方/卖方）、买方/卖方身份证复印件、委托人身份证、委托书、<监证书>复印件、认购书、查册复印件/税单复印件、钥匙交收原件、客户满意度调查表、房地产证复印件。

（2）评估部形成的相关文件资料：评估报告、相片、评估师资格证、评估

公司执照或机构的营业执照。

交易按揭中心形成的相关文件资料：买方-----身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、供款存折、收入证明、公积金卡、首期（3）款收据、缴存证明，卖方------身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户

口簿、婚姻证明、收款存折、房地产证、买卖合同、买卖征询意见通知。3.各分行文员须于每周五将本周交易产生的所有客户档案交客户服务部存档，并做好交接登记。

客户档案资料以复印件形式交客户服务部存档，要求资料要齐备。客户服务部须将客户档案按固定模式及时进行整理并归档。

客户档案的存放应统一、有序。将客户档案按房屋性质分成住宅、商铺、写字楼三大类；再分别细分为一手业务、二手业务；然后再根据交易房屋按所在区域、成交分行、成交性质（买卖/租赁）、成交时间进行细分。客户服务部要做好客户档案的统计工作，每月5日前向公司提交各类客户统计及分析报表。

客户服务部要做好客户档案的保管工作，不得遗失、损坏、涂改档案资料。凡借阅客户档案须做好借阅登记，并及时归还。4.5.6.7.8.9.2009．4．9

客户档案管理工作细节:

一、客户档案交接册

二、客户档案总目录表（分一、二手业务）：

三、客户档案明细目录(二手业务):

1.物业部形成的成交档案资料：服务费确认书（买方/卖方）、承诺书（买方/卖方）、买方/卖方身份证复印件、委托人身份证、委托书、<监证书>复印件、认购书、查册复印件/税单复印件、钥匙交收原件、客户满意度调查表、房地产证复印件。

2.评估部形成的档案资料：评估报告、相片、评估师资格证、评估公司执照或机构的营业执照。

3.交易按揭部形成的档案资料：买方—身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、供款存折、收入证明、公积金卡、首期款收

据、缴存证明、卖方—身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、收款存折、房地产证、买卖合同、买卖征询意见通知。

四、电脑客户档案目录：

总编号、子编号、交易时间、交易地址、交易金额(元)、建筑面积(M2)、房屋性质(房改房/商品房/回迁房/宅基地)、交易方式(买卖/租赁/纯交易/纯评估/纯按揭)、业主姓名、业主身份证号码、业主电话、业主住址、客户姓名、客户电话、客户身份证号码、客户住址、交易部门、经手物业顾问、所属部门经理、业主佣金(元)、客户佣金(元)、总佣金(元)、最后收佣日期、付款方式(一次性付款/贷款)、贷款方式(商业贷款/公积金贷款/混合贷款)、贷款金额(元)、贷款年限、租期、完案日期、业主交易次数、客户交易次数、俱乐部积分(卖方)、俱乐部积分(买方)、备注

五、客户档案编号说明

（一）总编号：

1、Y代表业务种类：Y1一手、Y2二手

2、交易年份

3、交易次序

编号举例：Y1-04-1即为一手业务、2009年、第一份交易

（二）子编号：

1、B代表交易部门/分行：

B1银山总行B2写字楼B3商铺部B4泰康B5越华B6越垦 B7前进(1)B8前进(2)B9荔湾B10西华B11 员村B12桥东B13花蕾B14芳花B15 黄石B16东湖B17文明B18中山八 B19景泰B20 东峻B21芳村 B22桥西 B23东风西 B24北京路B25江南西B26署前路 B27 东山（1）B28 东山（2）

2、F代表交易方式：F1买卖、F2租赁

3、交易年份

4、交易次序

编号举例：B1-F1-09-1即为银山总部、买卖方式、2009年、第一份交易

篇13：物业公司档案的管理制度

一、应收账款控制和管理的成本分析

随着市场经济的不断发展和进步,赊销和赊购已经成为一种重要的交易方式。物业管理公司因为赊销的对象为众多分散的业主而产生应收账款,之所以这样做主要是为了扩大销售,增强公司的竞争力,进而获取更大的利益。由此可知,应收账款是公司的一项重要的投资行为,而投资一定会产生成本,在对应收账款控制和管理之前一定要全面了解应收账款成本的构成[1]。

应收账款成本主要由三个部分构成,即管理成本、资金占用成本以及发生坏账的成本。管理成本顾名思义就是由于应收账款管理而消耗的公司开支,主要包括对业主资信状况调查产生的费用、管理人员费用、记录以及监督等费用。资金占用成本主要是指公司将资金放在应收账款上而导致公司失去的机会成本。坏账成本主要是指应收账款无法回收给公司带来的损失。正确分析应收账款成本的构成,可以帮助公司正确权衡这种政策实施增加的盈利以及成本之间的关系。只有在盈利大于成本时才能实行赊销制度,而当账款赊销制度有良好经济效益时,公司可以考虑将信用条件放宽,从而增加赊销量,提高企业的盈利水平[2]。

二、对应收账款控制和管理的策略分析

(一)真实全面的收集关于业主的资料,对业主的信用进行评估,做好业主信用管理

对于企业来说,赊销存在一定的风险性,为了将这种风险最小化,关键就是要做好对业主的信用管理,只为信用状况良好的业主提供赊销服务。首先,加强建立健全信息管理制度,做好对业主的信息管理。物业管理公司在办理业主的入伙手续时一定要将业主的详细信息填写清楚,并核实业主信息的真实性。同时,物业管理公司还需要定期对业主的资料进行更新,以便在发生相关事件时可以及时和业主取得联系。其次,需要对业主的经济能力以及信用进行评估,不断优化业主资料,建立业主信用档案,对于信用较差的业主需要采取一定的措施保证公司的利益[3]。

(二)采用科学的信用政策

物业管理公司采取的信用政策直接影响应收账款回收质量的好坏,因此物业管理公司需要根据实际的情况制定科学的信用政策。信用政策主要包括三个方面的政策,即现金折扣政策、信用期间政策以及信用标准政策。其中比较重要的是信用期间的选择,所谓的信用期间就是指公司允许业主从享受服务到付款的时间,信用时间过短或者过长都会对公司不利,时间过短不能吸引业主,而时间过长会导致公司产生的费用增多,甚至有可能会大于收益。物业管理公司在和业主签订付款合同时就需要明确信用期限,不同的业主可以有不同的信用期限,可以根据业主的意愿以及信用情况进行调整。一年收费一次可以减少业主缴费的次数,给业主带来方便,减少物业管理公司收费的工作量。但是如果业主不能按时缴费,则会对企业造成严重不利的影响,使企业面临较大的财务风险,同时也会增加业主一次性缴费的资金压力。本文笔者建议物业管理公司每个月收费一次,这样可以大大降低坏账风险。这种缴费方式虽然增加了业主缴费的次数,但是由于银行代扣、微信、支付宝等电子银行技术的发展,很大程度上降低了对业主造成的麻烦,因此每个月缴费一次切实可行[4]。

(三)建立完善的应收账款控制和管理机制

应收账款管理和控制的状况直接影响公司的现金流量,进而影响公司的运营。因此,物业管理公司的领导人员需要提高对应收账款控制和管理问题的重视程度,明确各个相关部门责任、义务和权利,重点提高对财务部门的要求,要求财务部门定期对每笔应收账款的账龄以及增减变动情况进行核算,分析每笔应收账款形成的原因以及准时回收的概率,并整理成系统的报告,反馈给公司的领导以及其他各个相关的部门。同时,物业管理公司还需要根据实际的情况制定科学合理的应收账款控制和管理规章制度,将应收账款回收的情况和相关部门以及员工个人的绩效薪资相挂钩。另外,还需要加强对应收账款余额的控制,将其控制在物业服务总收入的2%-10%之间。为了提高应收账款的回收率,还需要将具体的回收责任分配到具体的项目负责人和相关工作人员身上,在年终需要对项目负责人以及员工个人的工作绩效进行评价。对于工作不到位的人员需要调整岗位,优化工作队伍,提高应收账款的回收率[5]。

三、提高应收账款回收率,防范和降低坏账发生的策略分析

(一)加强对应收账款回收情况的监督和管理

由于物业管理公司面对的是广大的业主,收费工作比较繁重,并且应收账款的时间长短也不一样,需要具体情况具体对待。在现实中,费用拖欠时间越长,回收的难度越大,形成坏账的可能性也越大,因此一定要加强对应收账款回收情况的监督和管理,尽量缩短业主逾期的时间,降低坏账的发生率。

(二)调整应收账款回收的政策

科学的收款政策是提高应收账款回收率的重要保障。因此,物业管理公司需要根据不同的业主制定不同的收款政策。对于逾期为缴费的业主需要在合适的时间催款。对于逾期较长时间的业主,业务人员上门催款时改善可以给予业务人员一定的折扣,以便更好的和业主进行协商。另外,为了提高工作人员的工作热情,还需要给予工作人员一定的奖励。

(三)对收账策略进行调整

对于拖欠时间不同和信用品质不同的客户需要采用不同的收账办法,这样可以收到事半功倍的效果,切勿采取一刀切的方式催款。一般情况下,催款都是循序渐进的,首先是通过信函、电话联系等方式,然后是上门面谈、协商,最后是仲裁和诉诸法律。对于超时较短的业主,不要进行过多的打扰,以免引起业主反感,对于时间比较长的业主也需要用婉转的态度通知,在通知无效时可以上门面谈甚至诉诸法律[6]。对于通过法律途径催收的,一定要保存好相关证据,以便获得最有利于企业的诉讼判决。另外,要注意避免超过法律规定的2年诉讼时效。

(四)建立应收账款坏账制度

在商业信用行为当中,坏账行为是无法完全避免的,但是物业管理公司需要尽量将损失降到最低。首先,公司需要坚持谨慎性原则,提前对坏账发生情况进行评估,建立健全坏账准备制度。其次,需要根据业主的财务状况评估坏账的风险,然后选择最恰当的会计政策,根据现行的准则,采用备抵法对坏账进行有效的处理,尽量减少公司的损伤。最后,公司还需要真实的反映管理费用收支状况,维护公司以及广大业主的利益。

四、结语

综上所述,对于物业管理公司来说,做好应收账款控制和管理工作具有重要的意义,有利于降低财务管理的风险,提高企业财务管理的水平和经济效益。因此,物业管理公司的相关领导人员应该进一步提高对应收账款管理和控制的重视程度,优化财务管理的政策,改变收账的方法,做好对业主的信用管理,并加强对应收账款回收情况的监督和管理。只有这样才能做好应收账款的控制和管理工作,将企业存在的应收账款风险降到最低,提高物业管理公司经营发展的质量。

参考文献

[1]霍晓静,钱艳辉.应收账款的风险控制与管理浅析[J].网友世界·云教育,2013,(18):74-75,76.

[2]谢传兰.浅析企业应收账款的内部控制与管理[J].现代经济信息,2012,(24):192.

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篇14：物业公司档案的管理制度

关键词：任务驱动 工作过程 物业档案管理 学习领域

1 概述

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

2 任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

3 基于工作过程的教学分析

①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理→档案收集→档案鉴定→档案整理→编目与著录→档案保管→档案编研→提供利用→统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

4 学习情境设计

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。

4.1 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

4.2 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的八大工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。

4.3 学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论←→实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。

5 教学要素分析

除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。

①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。

考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。

参考文献：

[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.

[2]王雅南.任务驱动工作过程导向的高职信息检索学习情境设计[J].图书馆学研究，2011（6）：16-19.

[3]王雅南.如何提高信息检索课程的教学效果[J].中国职业技术教育，2009（26）：41-42.