广告公司设计部文件管理制度

广告公司设计部文件管理制度（通用11篇）

篇1：广告公司设计部文件管理制度

文件管理制度

一、纸质文件

(一)、客户或业务提供的说明文件

1、客户或业务提供的纸质说明文件需妥善保管，未完成项目的纸质说明文件需使用本夹夹在一起，项目完成后将纸质说明文件按月份保存在档案单中。

2、每季度末集中销毁上一季度保存的纸质说明文件，由设计部和业务部共同监督执行。

(二)、印刷品成品

1、印刷品成品送至门店后需至少留存1张存档。

2、从印刷品成品中并挑选部分优秀设计及行业分类设计作为模板样品留存。(三)、设计单

1、设计单需按照日期倒序排放，夹于设计联单本夹中。

2、每月整理装订后与粉色设计联单共同放入档案袋保存。

二、电子文件

(一)、客户或业务提供的电子文件

1、客户或业务提供的文件类型分为以下三类 电子文裆如txt、word、excel、ppt、pdf等； 图片文件如：jpg、png、bmp、tif、gif等；

设计文件如：psd、psb、ai、eps、cdr、dwg、tif等；

2、客户或业务提供的电子文件禁止重命名文件及修改文件内容；

3、客户或业务提供的电子文件需存放在项目文件夹内，如需更改内容需复制并按照标准进行重命名后更改。

4、临时客户提供的文件如打印文档、图片除客户要求删除外禁止使用后立刻将文件删除，需将文件存储在临时文件夹内，定期清理。(二)、文件储存和命名规则

1、设计部文件存储采用服务器模式，设计师电脑仅留存必须的软件及进行中项目的文件；所需的素材、原始文件从共享服务器中获取；设计完毕的所有文件按照文件命名制度命名后上传至共享服务器相应的个人文件内，新建文件夹命名为项目名称储存；设计部主管每周审查已完成的设计文件，并将文件转移至服务器内‘已完成项目’文件夹存档。

2、服务器内文件分为以下几个文件夹：

项目文件：进行中项目、已完成项目、取消项目底稿； 素材：软件安装包、Windows系统安装包、字体、素材；

文档：新奇迹广告、新奇迹装饰、晨讯商贸及文件夹内部门子文件夹；

3、设计师个人电脑分为以下几个文件夹： 项目：进行中项目； 素材：素材；

文档：公司制度、部门制度、公司下发的文件； 临时文件：客户临时文件

4、统一命名存储客户文件资料，新项目需按照：首字母-客户全称的格式新建文件夹存储，公司名之前有地区名不写，除地区名外禁止缩写；例如：公司全称为

‘三河市新奇迹广告有限公司’文件夹命名为‘X-新奇迹广告股份有限公司’禁止简写为‘新奇迹广告公司’或‘新奇迹广告’。

5、新建文件命名格式为：项目名称-材质-尺寸-数量-日期

例如：XX超市-喷绘布-2000X3000-1张-170101 XX酒店-门头-6500X2000-170101

6、转制作的文件命名格式为：新奇迹-项目名称缩写-材质(特殊要求)-尺寸-数量-日期

例如:新奇迹-XX-相纸写真四角打扣眼-80X180-2张-161010 新奇迹-XX-157克铜版纸单面覆亚膜-A4-5000张-正面-161010

7、分店人员每周二例会时将上周一至周日的设计文件使用移动存储设备及相对应联单带至1店进行存档备份。(三)、设计稿件规定

1、PS文件除非必要禁止合并图层，如必须合并才可编辑，可编组复制后隐藏原编组在新编组进行编辑；尽量使用智能对象、图层蒙版、调整图层等方法对图层进行非破坏性编辑；矢量文件需留存一份可编辑文字的文件后才可转曲；目的在于最大化保留文件的后期可编辑性。

2、发光字、雕刻的矢量文件需去除无用的路径和图片，仅保留雕刻路径。

3、禁止随意更改其他设计师的设计稿，如有需要则需另存为：原文件名+新日期后进行编辑；已有原稿且无需改动进行制作的文件需重命名为原文件名+新日期后发送。

(四)、设计稿的发送

1、转制作的文件通常为JPG图片或转曲后的矢量文件，如有需要发送其他格式时需另存为发送文件名格式后对文件进行处理，去除其可编辑性。

2、客户如需设计稿，只可提供截图或低分辨率版本，经部门主管同意方可提供给客户制作文件或设计文件。(五)、文件安全

1、客户所携带的移动硬盘、手机、U盘等移动存储设备连接电脑后需先进行查杀后才可进行操作，不运行可疑的未知exe(可执行程序)、bat(批处理文件)、ink(快捷方式)文件;

2、设计师电脑必须设置显示文件后缀名，显示隐藏文件。

3、设计师软件必须设置自动保存功能。

4、拔出移动存储设备前必须先弹出。

5、公司提供专用存储设备（U盘、移动硬盘），禁止擅自携带存储设备拷贝公司文件。

6、禁止无关人员操作设计师电脑。

篇2：广告公司设计部文件管理制度

1．目的为了规范本公司的重要资质文件及重要文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合公司实际，特制订本规定。

2．范围

本公司所有重要资质文件和重要文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。

3．本规定相关术语

3.1本规定所称的资质文件管理是指对公司各类资质文件的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。

3.2本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照；组织机构代码证；税务登记证；安全生产许可证；排污证；环保类证明；专利证书；质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。

3.3本规定的重要文件主要包括：公司战略规划书；高层行政会议记录；财务报表；财务票据；各类工程合同；人事综合考核文件；政府项目申报材料；技术（研发）材料；检测报告；重要资质办理过程中产生的相关文件。

4重要资质文件和重要文件的管理

4.1重要资质文件和重要文件均由专人负责，并配置专用相关设备和场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。

4.2主管领导要加强重要资质文件和重要文件的管理，要定期或不

定期抽检，确保统一入柜保存。

4.3要严格限定借用的范围，只允许用该文件办公事的经办人借用。

4.4 禁止在无保障的场所阅办，存放重要资质文件和重要文件。借用后，要及时退回，禁止转传，禁止随便携带外出。

5．重要资质文件使用的考核与处罚

5.1 重要资质文件在使用时，使用人要写借条注明具体用途的说明。

5.2重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月要作出严厉的处罚。

5.3 主要的违规事项：

5.3.1 在原证件上涂划；

5.3.2 无及时办理、整理、登记、归档、保存、备份、移交重要资质文件；

5.3.3 无按规定的方式保持、存放、借用、使用重要资质文件；

5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质文件；

5.3.5领导无定期抽检重要资质文件保存使用、归档等管理工作； 5,3.6 过期文件无更新、无补办、无补订；

5.3.7 无完整、全面地使用流程登记手续。

6.本条例由公司综合管理中心负责解释和修订。

篇3：数控文件管理系统设计与实现

关键词：文件管理,工艺文件,文件关联,流程控制

0 引言

随着信息产业的高速发展以及计算机技术的普遍应用,制造业几乎都在使用计算机辅助设计(CAD)进行设计,不论是零件图、装配图,还是三维建模图,所产生的设计图纸文件都是电子文档。通过计算机辅助制造(CAM)技术,计算机能够自动产生刀具运动路径并进一步产生NC文件。计算机在企业中的使用涉及到大量种类繁多的电子文件,如:CAD文件、三维建模文件、CAM文件和NC文件以及各种工艺文件等等。而这些文件又处于不停更改和使用中。如何实现安全、有序、高效的电子文件的管理是非常重要且必须解决的问题。目前有许多企业已开展了CAD/CAM电子文件管理工作,并取得了不少有益的经验,但由于对电子文件的生存特点与管理规律的认识还处在较为初级的程度,因而所采用的管理方式与思路不尽相同,在文件管理系统的实现上还缺乏满足标准要求、有效、通用及系统化的,并能被大多数制造企业接受的管理方法。

1 数控文件规范与关联管理

1.1 数控文件概念

数控文件是指机械零件在数控生产过程中所需用到的各种技术文件总称,包括零件设计图纸、设计说明文档、工艺文件、CAM文件、NC文件、制造表单、检验文档、工况记录、更改记录、生产作业文件等。数控加工基本文件是利用数控设备加工零件直接需要的文件。主要由零件设计文件、零件工艺文件、生产作业文件三类文件组成。数控关联文件是与零件数控加工NC文件相关的生产作业文件,如零件设计文件、零件工艺文件。

数控加工最终由NC程序输入数控机床完成自动加工。故而数控文件的中心任务是NC文件的生成。要使NC文件正确生成,依赖于零件设计文件,尤其是工艺文件的正确性、合理性,而它们的规范化则是保障NC文件正确生成的有效途径。

1.2 数控文件规范化

数控文件规范化就是要求这些文件应该就文件名称、表格设计、表格字段名称、表格内容填写、工艺术语、工艺规则、刀具名称及规格、夹具名称及编号、数控设备名称及编号、程序编写格式、文件流程等统一规划、统一标准。最大条件满足文件信息化管理,使得数控加工全过程更可控化、流程化、规范化,从而保证数控加工生产的科学合理、正确、准确性。

数控文件规范化中,NC文件命名规则尤为重要,对于网络化制造企业,要加工的NC文件统一存放于下载目录,要正确识别只能依赖于NC文件名称。文件名的规范化有助于文件的识别与分类归档,是文件管理的关键一环。文件名要体现出文件的关键信息,文件的关联信息等,如产品信息、零件信息、部门信息、人员信息、设备信息、工艺信息、文件类别信息、版本信息等。因此文件名要采用长文件名形式,不同类别的文件制定不同的命名规则,但在体现上述信息时要统一。即我们首先应对各种信息进行统一制定命名规则,然后按文件类别来选取使用部分信息。各类信息命名可用中文缩写、字母代号或数字编号,也可以是混合命名。以NC文件命名规则为例,我们制定如下规则:NC文件名:产品信息-零件信息-工序信息-设备信息-程序名-版本,如C发动机002-箱体001-00-F0i M13-O0010-V2.NC。从中我们得到文件如下信息,该文件为某发动机产品一箱体零件NC文件,加工设备为FANUC0i加工中心机床13机床组,加工工序为粗精加工综合工序。程序名为O0010第二次更改版本。其中:

产品信息规则:产品信息=类别代号+产品缩写+产品序号

零件信息规则:零件信息=零件缩写+产品序号

工序信息规则:工序信息=工序类别代号

设备信息规则:设备信息=CNC类别+机床组代号

1.3 数控文件关联管理

数控文件以NC文件为核心,所以可以通过NC文件进行关联管理,只要查至NC文件,其他文件一应俱全,方便数控文件的查阅。当然NC文件最终是为产品、零件服务,因此,将NC文件通过零件来组织是最恰当的。目录树结构可根据“产品名称零件名称/文档类别”建立文档关联。即以零件为结点将各类数控文件关联在一起,并作为转存后的文档存储结构,为转存后文件自动按命名规则重命名打下基础。

2 系统需求分析

通过对数控文件业务流程如图一所示,深入分析,以及普通文件管理的一般需求,数控文件管理系统主要功能需求如下:

2.1 在数控电子文件生成阶段的功能

这一阶段主要的工作是为各级各类文件形成者进行权限与级别设置,尽可能多地捕获数控电子文件元数据,可能捕获的元数据包括:文件创建者,文件创建机构,文件责任者,收件者,文件主题,文件格式,与该文件相关的各种日期(如文件创建日期,归档日期等)等。在这一过程中,系统还应能够从其他文件源获取文件。获取的方法可以有二种:一是系统对从外部信息系统输入的文件进行物理形式上的输入和迁移。二是系统与外部信息系统之间建立相应的链接,此时无需进行文件物理迁移。

2.2 在数控电子文件处理阶段的功能

当在利用系统网络获取电子文件时,可能有若干部门人员同时获取同一份文件。这时文件已经包含捕获的一些元数据信息。系统跟踪被获取的电子文件,在文件处理的同时在后台自动记录各类处理信息及文件的处置状态。

2.3 在数控电子文件归档、整理阶段的功能

网络中电子文件管理系统中的归档只是逻辑归档。将文件著录信息与元数据等存入数据库,在库中建立与原件的链接。对网络中的电子文件首先要对文件进行分类,例如采用组织机构分类法。此时电子文件管理系统应允许用户按组织机构创建类别,并按职能对各机构可能产生的文件进行规划,用户选择类别将文件归档。允许用户自行创建文件夹。用户对类别及文件夹可以进行维护即增、删、改,但禁止删除非空的文件夹。在整理过程中要保持必要的文件关联,如将审核后的文件与其未经审核修改的版本关联,文件定稿与其各种版本的稿件相联。并可以及时设置文件处置状态,如将现行文件变为存档文件。允许用户将文件置于某种状态以防被毁。

其次功能包括对数控文件的维护功能、数控文件的检索与利用、数控文件的保存功能、对电子文件的最终处置、系统一般功能等。

3 数控文件管理系统设计实现

3.1 系统功能模块设计

经过前面的需求分析,依据系统总体用例图给出的用例,并以开发者的思路对软件功能进行局部细化,我们规划得到了数控文件管理系统的总体功能结构,如图二所示,它包括五个部份的管理功能。包括基础信息管理、数据库管理、文件流程管理、文件存储管理、网络管理。其中又可归为两类,一类是系统管理,主要是进行基础信息录入和管理、数据库管理。用户主要是信息部人员及系统管理员,包括普通业务员和业务主管。二类是用户文件操作类管理,如文件流程管理、文件存储管理、网络管理(主要是上传下载文件),用户则主要是各文件审批流程相关部门的职员和车间的操作人员。系统采用RIC虚拟平台C/S软件构架。

3.2 系统实现

经过系统设计,我们采用VB开发平台、ADO数据访问开发出该数控文件管理系统,系统主界面窗口按功能分为两大块区域,一块是文件目录树管理,一块是文件操作及文件属性管理。两块区域设计成可按需要联动调整各自大小。

在主界面左边区域是文件目录树管理,它仿照windows资源管理器,将子文件夹按树状节点层层排列,单击文件夹节点前端“+”可展开文件夹,“-”可收缩起文件夹。也可以双击文件夹实现收缩展开。通过把文件归类至相应文件夹,使用文件夹就可将文件进行关联,以树状目录的形式展现出来。这样查询某零件相关联的文件就非常方便、直观了。该区域下方是目录树管理操作按钮,有查询、新增、删除和修改文件夹节点,在文本框输入关键字,再单击查询即可查询到所需文件夹节点。

在主界面右边区域是文件属性和流程管理,它有三个标签页,“文件夹内容”、“文件属性”、“审批流程”。点击审批流程标签页出现该文件夹内文件的审批流程,文件审批流程按照企业生产实际作业流程,分别按顺序是设计、调试、验收、审核、会签、批准、转存、分布。在下方则分别对应有这些按钮对文件进行审批。审批通过的将在其位置打“√”表示。系统主界面如图三所示。

整个文件管理的工作过程如下:

3.2.1 产品设计

首先,当设计部门接到设计任务书,同时报信息部门进行产品及零件的基础信息输入和系统目录树的建立。设计任务完成后,将设计文件上传至FTP服务器设计部门上传目录。并通过本系统导入数据库,即在系统目录树该零件节点设计文件类别子节点下建立了文件记录。由设计工件审核负责人审核。审核完成后,系统将设计文件自动转存至文件集中存放目录(数据中心)中。至此设计工作告一段落。

3.2.2 工艺设计

工艺部门接到工艺设计任务后进入系统查看设计文件并设计各工艺文件,根据基础数据的数控机床组数控系统型号编制各系统对应使用的NC程序文件。完成后上传至FTP服务器工艺部门上传目录,通过本系统导入系统数据库,即在系统目录树该零件节点工艺文件类别子节点下建立了文件记录。工艺文件由工艺审核负责人进入系统审核。其中NC文件则由数控车间专人下载至数控机床校核。程序经校核验收通过则进入系统批准使用。

3.2.3 NC文件传送

NC文件批准通过后经DNC部门通过系统发布至DNC服务器系统下载目录,NC文件的下载使用则是通过另一对接DNC系统控制。DNC系统下载目录是按数控机床组别分类的,同类数控系统机床才可使用同一NC文件,NC文件由数控机床通过以太网口用指令程序从DNC系统下载运行。

4 结束语

该数控文件管理系统实现了采用计算机及数据库技术全面管理数控企业的图纸和技术文件资料信息,并对这些技术文件整个工作流程进行管理。经过输入数据并试运行,我们可以得出如下结论:

(1)本系统的开发与应用,能满足目前数控企业管理的需求。实现了利用计算机完全代替传统手工的资料管理方法,实现了多部门多用户的协同工作,实现了Internet网络应用环境远程工作。

(2)采用计算机对图纸、技术资料进行管理,文件有序、关联、安全地归档,大大提高了工作效率,减少错误发生。数控文件管理系统在保证资料管理的完整性、安全性、合理性等方面将起到重要作用。本系统的应用将提高企业技术文件资料管理水平。

(3)本系统不仅是对企业的技术文件进行管理,而且是对企业产品生产过程进行信息管理。本系统的成功实施对企业而言是企业信息化重要的一环,通过本系统可以和CAD/CAM系统、DNC系统等建立联系,实现对接企业各信息系统,这使得系统本身具有较大的发展潜力和推广价值。

至此,我们成功开发了一个全新的数控文件管理系统,构造出电子文件传输与存储的数据库管理方案和目录文件安全管理与查询策略,有效地解决了实际使用中的工艺文件管理杂乱、易错的问题。

参考文献

[1]梁宏.数控加工系统电子文件管理对策探讨[J].航天制造技术,2003,(01):49-52.

[2]徐欣.我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势[J].档案学通讯,2009,(01):4-7.

[3]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯,2008,(06):15-19.

篇4：广告公司设计部文件管理制度

【关键词】合同评审；策划；输入；控制与协调

Project design process and quality management system files to run

Sun Ya-jie

(Hydro and Power Design Institute of Xinjiang Urumqi Xinjiang 830000)

【Abstract】This article describes how to do the side to the professional quality assurance system to work. Quality documentation in the project so as to achieve the formation during operation meets the requirements, file integrity, timeliness and control procedures.

【Key words】Contract review;Planning;Enter;Control and Coordination

项目负责人负责所承担项目质量体系的运行，各专业负责人做好本专业的质量保证体系工作。设计管理部和专业室主任分别负责检查和指导项目及专业的质量体系运行工作。项目不分大小，均应按照质量管理体系文件的要求运行，未执行质量管理体系文件要求的设计文件不得出院。重点考核在项目运行过程中形成的质量文件记录是否符合要求，文件的完整性、时效性及控制程序。

1．合同评审与签订

1.1 合同等级的划分：（1）设计合同收费20万元以下（含20万元）的合同为小型项目合同。（2）设计合同收费20万元以上300万元以下（含300万元）的合同为中型项目合同。（3）设计合同收费300万元以上的合同为大型项目合同。

1.2 合同的评审范围：（1）每项合同签约前均应进行合同评审；（2）合同的范围：与顾客之间以任何方式传递的、双方同意的要求，如：委托书、合同、标书、上级指示或文件、口头定单等；（3）对无书面方式接到的订单应采取措施形成书面文件，并得到顾客的确认。

1.3 合同评审内容：（1）顾客的要求是否明确并形成文件；（2）合同中如有和投标不一致的要求是否都已得到解决；（3）合同内容及顾客要求是否符合国家法律、法规；（4）技术能力和按期交付能力能否满足合同要求以及履行合同中存在的风险，降低风险的措施必须确定。

1.4 合同评审的方式：（1）大、中型合同采用会议方式评审；（2）小型合同采用不同级别人员审批方式确认。

1.5 评审记录：不论采用何种方式进行合同评审，均应记录，由设计管理部填写、保存。（1）会议评审结论；（2）合同修改内容；降低履行合同风险所采取的措施。

1.6 合同签订：合同一般采用由国家工商行政管理局监制的建设工程设计合同标准文本。小合同也可以采用与顾客商定的合同格式，合同由设计管理部负责签订并填写设计咨询项目合同评审表。

2. 设计/咨询的策划

2.1 设计管理部根据合同的要求：与院领导协商确定设计/咨询项目负责人，并向项目负责人下达“设计/咨询任务通知书”。项目负责人与相关专业室主任研究合同内容和要求，对设计/咨询进行策划，具体落实设计/咨询任务，并编制相应的“设计/咨询计划书”。

2.2 设计/咨询计划书的内容主要包括：（1）设计/咨询的阶段划分；（2）设计/咨询的进度计划；（3）设计/咨询人员和资源的配备；（4）设计/咨询评审的方式与时间；（5）设计/咨询的其它验证方式与时间；（6）设计/咨询确认的方式与时间。

2.3 设计/咨询计划书：由项目负责人编写、上报设计管理部。经设计管理部审核后，交业务副院长签署审批意见。设计工作即可全面展开。

2.4 随设计/咨询进展及情况的变化：当项目技术指标、进度、项目负责人变更、经费等发生变化时，由项目负责人提出书面申请，经设计管理部审核，业务副院长批准，及时调整设计/咨询计划。编制的设计计划书应满足合同要求，进度计划和人力资源安排切实可行。

3. 设计/咨询的输入

3.1 设计/咨询的输入是设计的依据，也是评审、验证和确认设计/咨询输出的依据。

3.2 设计/咨询输入的内容：（1）产品有关功能和性能方面的要求；（2）国家、行业标准及规范的要求；（3）相关的法律和法规的要求；（4）类似工程项目的经验或改进信息；（5）设计/咨询所必需的设计基础资料；（6）质量和进度计划的主要控制点。

3.3 在分阶段设计/咨询中，上一阶段的评审、输出和验证可作为下一阶段的设计/咨询的输入。

3.4 设计/咨询输入控制层次按照设计阶段的划分，设计/咨询输入控制一般分为：可行性研究报告、初步设计和施工图设计。

3.5 对设计/咨询的输入的适宜性应进行评审。所有的必要信息要正确清楚。对不完整的、含糊的或相互矛盾的要求，必须与提出要求者在充分协商的基础上取得一致并记录归档。

3.6 工程项目组负责对设计/咨询输入实施跟踪及控制，发现问题及时与项目负责人研究解决。

3.7 项目负责人组织将上述设计/咨询输入的内容进行整理，并组织对设计/咨询输入的各项要求的必要性、合理性和可行性进行评审，填写“设计/咨询输入控制单”并发至各相关专业设计室。

3.8 各专业负责人应会同专业室主任根据“设计/咨询计划书”、“设计/咨询输入控制单”和相关专业提供的设计条件编制本专业设计指导书。专业设计指导书应进行内部评审。专业设计指导书是本专业每个子项的详细设计输入，明确设计依据、设计标准和具体要求，统一本专业设计技术措施。明确设计、审核、审定人员，同时按设计计划要求明确任务完成的时间安排。

4. 接口控制与协调

（1）本院与顾客的技术接口，应有书面规定并由双方责任人签署。内部技术接口必须填写“专业间资料交接单”，提交时间符合设计计划的要求。该资料应准确、全面、可靠、及时并符合有关规程与规范，满足接受资料专业的设计要求，并且图文清晰，文字说明正确。由于接口资料错误而造成的设计返工，由提供资料专业负责。

（2）为了确保设计项目各专业的设计图纸互相衔接，协调一致，避免错、漏、碰、缺等现象，实行各专业的设计图纸会签制度。设计图纸会签工作在多专业设计图纸审核之前进行，由项目负责人负责组织各专业的设计人员做好图纸会签工作。设计图纸会签时，各专业设计人应主动介绍与其它专业相关的情况。对会签时发现的问题，应填写“专业会签记录表”，及时进行修改，修改结果需经相关专业验证。

（3）当设计/咨询工作涉及到同级人员之间的协作时，由项目负责人负责组织和协调。在设计人员的确定与分工中予以体现，在设计/咨询过程中，允许进行必要的接口协调与调整。

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（4）设计/咨询工作涉及院其他部门时，由项目负责人提出申请，设计管理部组织和协调。当设计/咨询工作涉及到与院外部的协作时，由项目负责人提出申请，设计管理部组织和协调。必要时，由业务副院长协调工作。在接口协调时，要根据其合理性和可行性来明确接口关系。各项协调的结果必须形成文件，做好有案可查，且真实、准确、传递及时。对传递的重要资料、信息等要进行评审，由项目负责人签字确认。

5. 编制设计文件及成品输出控制

项目负责人根据设计合同、“设计/咨询计划书”等安排各专业设计任务，各专业根据“设计/咨询输入控制单”和“专业设计指导书”在规定的时间内编制设计/咨询文件并完成专业间的有关委托和配合，设计/咨询方案应根据计划书的要求进行评审，设计/咨询内容和深度应达到行业规定的要求。设计/咨询文件在交付文印前，应按规定逐级评审（校对、审核、审定及设计评审和验证）并进行质量评定。设计/咨询评审中应做好记录，审查后，根据审查意见对设计/咨询文件进行必要的修改。各专业输出文件在交付项目负责人之前应对照设计输入要求等认真进行校审。设计/咨询和开发的输出的种类和形式包括：设计/咨询项目说明书、概算书、设备表、材料表、图纸、采购要求等。

6. 设计评审

设计的评审可在设计和开发的适当阶段进行，项目的可行性研究报告、初步设计阶段必须进行设计评审。对于施工图阶段，当设计要求与方案、初步设计阶段变化不大时，可以不进行设计评审。设计/咨询评审通常采用会议形式进行。设计/咨询评审由工程项目负责人组织。设计人、专业负责人、专业室负责人和设计管理部参加会议，必要时应请有关方面的专家和顾客代表参加。设计/咨询评审内容及结论应予纪录、整理、由工程项目负责人保存。

7. 设计验证

设计/咨询验证是验证设计/咨询的阶段输出是否满足阶段输入的所有要求。项目负责人或其指定的设计人员负责组织有关人员进行设计的验证。验证人员编制“设计/咨询验证报告”，由专业负责人审批。项目负责人及时组织有关人员，针对“设计/咨询验证报告”中提出的问题，对设计/咨询进行修改。

8. 设计确认

设计确认是通过检查和提供客观证据来表明产品满足预期的使用要求。通常是对最终产品/成果进行确认，也可分阶段进行确认。项目负责人针对设计确认中提出的问题，组织人员进行整改，填写“设计确认报告”书面报告设计管理部。对已经完成设计确认的产品，顾客又提出另外要求时，项目负责人可以组织更改，以符合新的使用要求。

9. 设计更改的控制

设计修改采用修改图或“修改设计通知单”，修改图应编制设计修改计划并按设计评审、验证等相关设计控制程序实施，有关责任人签署后发出。工程项目负责人对设计文件的任何更改均要进行评审，以确保这些更改是否影响已经批准的设计验证结果。

10. 设计服务

工程项目负责人负责组织设计文件的交底、施工现场服务、工程验收及回访工作，并做好信息反馈工作。了解和掌握业主对我院设计工作及服务工作的评价，以便在以后工作中改进，提高我院的外部形象。

11. 文件存档

设计/咨询工程完成后，项目负责人负责将所有设计/咨询文件及相关记录整理后按《档案管理办法》归档，填写“文件移交清单”。

篇5：公司文件管理制度

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条 公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条 文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等;

2、各种专业例会记录;

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

4、有保存价值的客户资料及处理结果;

5、企业日志和大事记。

第十条 立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条 本制度解释权归行政部。

篇6：公司文件管理制度

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

x-x.x-xx

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

[印制文件登记表]

qr--wd01--02--01

办公室

一年

2

[存档备案资料目录]

qr--wd01--02--02

办公室

长期

3

[文件分发登记表]

qr--wd01--02--03

办公室

一年

4

[文件、资料借阅登记表]

qr--wd01--02--04

办公室

一年

5

[文件复印登记表]

qr--wd01--02--05

办公室

一年

6

[文件补发申请表]

qr--wd01--02--06

办公室

一年

7

[作废、销毁文件登记表]

qr--wd01--02--07

办公室

一年

起草人:审核人:审批人:

篇7：公司文件收发管理制度

1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

3、公司文件由办公室统一管理和存档。

一、文件的分类

1、外收文：公司从外部接收的政府文件。

2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。

三、内行文的管理

1、内行文的范围：

凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

篇8：规范性文件附带审查制度设计

对所有规范性文件的附带性审查是一项需要附带于已发生的行政案件的诉求, 具有诉讼请求的某些性质, 应将其归为准诉讼请求的范围, 因此对规范性文件的审查首先应当符合行政诉讼一般条件, 同时此种审查也有自己独特的申请条件。

( 一) 请求主体

最新行政诉讼法中有对行政诉讼的起诉主体作了明确规定, 故附带规范性文件审查请求主体应为“认为行政行为侵犯其合法权益的公民、法人或者其他组织”, 除此之外其他的公民、法人、其他组织由于和行政行为本身无利害关系因此不想有此项请求权。对于行政行为起诉的原告而言有附带规范性文件审查请求权无可厚非, 对于诉讼中的参诉第三人由其发表对案件涉及到的规范性文件合法性问题的看法意见, 作为定案参考。

( 二) 请求时限

最新出台的行政诉讼法提出对于规范性文件的附带性审查请求应于起诉时一并提出, 但是这样规定有一定的前提条件, 即行政诉讼请求的提出者明确知道被诉行政行为是依据规范性文件做出的, 但是假如在诉讼当事人参与行政程序的过程中有关行政机关并未告知当事人可以一并对做出行政行为的依据的规范性文件进行审查, 那么相对人要想在原本诉求基础上增加附带审查规范性文件的要求十分困难。但是倘若相对人后来得知有这项诉讼请求权, 需要向法院提出进而增加诉讼请求, 那么诉讼请求增加的请求时间限制应为多久? 行政诉讼法司法解释参照行政诉讼的证据规定作出说明, 即应在第一审开庭之前提出, 若是特殊情况且有足够充分理由也可以推迟到法庭调查之时提出, 但这是对证据的提交规定的举证时限, 相对人提出的附带规范性文件审查作为准诉讼请求不同于证据提交, 证据是针对案件的事实而附带审查作为一种诉讼要求不能与证据视为一体, 适用相同的时限规定。

二、规范性文件附带审查范围

(一) 附带审查的文件范围

最新出台的行政诉讼法确立的附带审查范围包括“国务院部门和地方人民政府及其部门制定的规范性文件”, 此中规定将国务院作为规范性文件制定主体这就排除了国务院制定的规范性文件, 但是是否可以表示只要是除了国务院的规范性文件都可以被附带审查? 对规章的解释可否作为审查对象? 事实上我国法律规定规章与制定规章的机构针对规章的适用所做的解释效力等同, 附带审查应当将其囊括在内。第一, 对规章进行的解释应该定位为规范性文件, 而并非规章; 第二, 有权解释的机关对规章所做的解释仅仅对其隶属的下一级行政机关有约束力但对于法院欠缺约束力。

( 二) 附带审查的内容范围

附带审查是要把所涉及的文件的全部内容进行审查还是仅仅只需要把与行政行为作出有直接关系的文件加以审查? 不应“彻查”, 应当有所“侧重”, 即仅仅对与行政行为作出有直接关系的文件加以审查, 法院作为司法机关主要职能是审理案件解决纠纷, 并不是规范性文件的审查机关, 并没有全面审查的义务与能力, 仅仅是对某些具体案件的具体问题, 涉及法律的执行、适用, 才需要法院的居中裁决, 才会发挥司法的权威作用, 否则会导致司法资源的极大浪费, 有损司法专业性与权威性。

三、规范性文件附带审查后的处理

(一) 终止审查

在法院审查完规范性文件时, 当情况特殊, 从客观角度来讲附带性审查根本无法进行或者毫无必要之时, 法院可以做出终止审查的决定; 当法院认为, 经过审查发现被审查的文件根本无效, 包括尚未颁布实施、已被撤销废止等等情形, 失去了继续审查的价值与必要。需要特别说明的是, 审查规范文件的时间点应当以当初相对人起诉的行政行为做出之日作为标准。

( 二) 对合法规范性文件的处理

如果审查后发现规范性文件合法的, 法院判定将其作为认定行政行为合法的依据, 并在裁判理由中予以阐明。根据《执行解释》第62 条第2 款和《适用法律纪要》的相关规定, 如果经审查认为规范性文件合法有效, 法院可以在裁判文书中进行评述并予以引用, 作为论证行政行为合法的依据。

( 三) 对违法规范性文件的处理

如果审查后发现规范性文件不合法的, 应当以司法建议的形式告知有权修改废止规范性文件的相应机关, 建议其予以处理, 且将司法建议同时抄送至相关备案监督机关。《适用解释》第22 条规定: 处理建议的抄送机关为制定机关的同级人民政府或者上一级行政机关。

参考文献

[1]马怀德.行政诉讼法学 (第四版) [M].北京:北京大学出版社, 2015.

[2]陈磊.规范性文件附带审查之实务问题探析[J].山东审判, 2015 (4) .

篇9：广告公司设计部文件管理制度

关键词：办公自动化；B/S结构；网络文件管理；在线编辑

随着计算机及网络技术的飞速发展，办公文件或项目文件管理信息化、网络化是必然的趋势。世界飞速的数字信息化进程必然导致数据的海量剧增，海量级数据信息很快将人们淹没在数据的海洋之中。在这些海量数据面前，文档数据资源占据了绝大部分。办公人员之间如此巨大的数据往来，且不仅仅是单纯的上传下载，更主要的是对文件的归类、汇总、存档以及在线编辑等工作。本文提出充分利用计算机网络技术来实现文件管理，这样不仅利于实现数据信息的共享和网络办公自动化、提高工作效率，更能减轻工作人员负荷，使文件管理更科学、更规范、更安全。

一、系统功能设计

该系统是以文件为中心，解决和满足用户在局域网环境下越来越多地面临文件繁杂、管理困难、协作共享困难以及重复性等问题。具体功能结构框图如图1所示。

系统可分为文件协作及管理、文件管理、系统管理等三个模块。在该系统中，着重设计和实现文件管理模块。它是整个系统的核心。文件协作及管理模块和系统管理模块只作简单的设计实现，不作过多的设计详述。下面，分别对各模块的详细架构与概要设计进行阐述。

1.文件协作管理功能。在本系统中，文件协作管理模块从系统的体系结构中独立出来，但其功能依附于文件管理模块，主要是协作文件管理模块中各种文件的在线阅读和修改，实现传统意义上的文件更新和备份管理。

2.文件管理功能。文件管理模块是网络文件管理系统的核心，是整个系统最重要的一个模块。它的主要功能包括文件资源的浏览、文件上传下载、文件或文件夹的基本操作、用户文件空间管理和账号管理等。①文件资源浏览：该模块可罗列所有文件和文件夹及其相关信息。②文件及文件夹操作：可对文件资源进行相关的操作。对通用格式的文件资源。③文件上传：该模块主要使用ASP Upload组件，同时支持无组件、SA-FileUp、LyfUpload三种组件上传，支持对各种文件的上传。④用户空间管理：该模块是以用户为中心的文件管理模块。用户注册登录进入特定的用户空间对其文件进行管理。在文件空间的管理中，模块提供用户文件的上传、下载、授权访问、文件分组和文件或文件夹的基本操作功能，如创建、删除等。

3.系统管理功能系统管理功能主要是对系统资源进行管理配置，包括多用户管理，系统空间计算，系统配置等。用户管理中管理员对普通用户进行空间的分配。系统配置中进行操作类型权限的设置，可以设置上传文件格式和单个文件大小等。

二、系统设计流程

系统采用B/S结构以及ASP+数据库技术设计实现。系统分为前后台两部分。系统前端主要面向普通用户，采用包括CSS层叠样式表和JavaScript在内的多种动态网页制作技术进行页面设计；后端面向管理员设计，实现数据的规范管理、便捷存储、高效传输，从而提高文件管理整体性能。为了资源的严肃性和保密机制，整个系统严格按权限访问。图2为系统设计流程框图。

三、关键技术实现

1.数据库访问技术。本系统采用常用的ADO数据库访问技术。ADO是一个用于存取数据源的COM组件。它提供了编程语言和统一数据访问方式OLE DB的一个中间层。允许开发人员编写访问数据的代码而不用关心数据库是如何实现的，只需要关心到数据库的链接即可。

2.文件上传实现技术。考虑性能及界面设计及实现等方面的需要，系统使用文件上传组件ASPUpload完成文件的上传，ASPUpload组件功能非常强大，不仅可以上传文件，还可以像普通表单一样上传一些表单元素值，这样就可以给上传的文字加一些说明文字。使用组件需要考虑是否可以覆盖，是否要限制大小，是否要重新命名等各种情况。当用户文件上传后，就将包括文件信息和表单中其他信息在内的所有数据全部传送到服务器端。剩下的工作就要利用ASPUpload组件从这些数据中分离出文件和普通的表单元素的信息。

建立文件上传组件方法：Dim Upload；Set Upload=Server.CreateObject（“Persits.Upload”）；将以原名保存文件到服务器指定的文件夹：Upload.Save Server.Mappath（“Persits.Upload”）；为了避免文件名重复时会覆盖问题，在执行Save方法前要设置属性：Upload.OverwriteFiles=False

3.在线编辑实现技术。文件在线编辑采用FSO与ADODB.Stream。它使用超链接形式，在文件服务器直接定位文件，然后打开相应软件进行编辑或阅读。编辑过程中若要对文件进行复制、移动、删除等操作，则采用FileSystemObject关于文件的几个方法，CopyFile、MoveFile、DeleteFile、FileExists。①删除文件方法：for each filename in files；tempname=frompath&“”&filename'获取文件路径；if fso.FileExists（tempname）then'判断文件是否存在；fso.DeleteFile tempname，true'删除目标文件；end if；next；②新建文件方法：if fso.FileExists（realpath）then'判断文件是否存在；set fso=nothing'文件已经存在；call showmsg（“错误！你要新建的文件已经存在！”，“back：off”）；response.end；end if；fso.CreateTextFile（realpath）'新建文件；if not fso.FileExists（realpath）then'文件不存在；set fso=nothing；call showmsg（“错误：新建文件失败！请确保你有相应的权限。”，“back：off”）；response.end；end if

网络文件管理系统实现了基于网络的文件上传下载、文件在线编辑以及协作同步、备份管理等功能。系统经过内部数据测试及运行，收到了较好的效果。很好地解决了纸质文档的收拣难、找寻难、传递难和重用性差等问题，明显改善了文档资料的管理效率。

参考文献：

[1]尚俊杰，秦卫中.网络程序设计-ASP案例教程[M].清华大学出版社，2005：22-54.

[2]李祥.基于Web的网络文件管理系统的研究与实现[D].兰州大学，2010.

[3]林天华，马素霞，赵霞.基于web的大文件上传技术研究[J].科技导报，2007，25，（16）：30-33.

[4]丁全.基于Internet/Intranet的文件同步系统的研究与实现[D].北京：华北电力大学，2008.

[5]李绪福.多目录文件同步系统的研究[D].南京：东南大学，2009.

篇10：公司文件收发管理制度

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

篇11：公司文件收发管理制度

第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

条 党政分工的原则本

文件(党支部和行政)

由办公室归口管理

(二)收文的管理

条 公文的签收

1.所有文件(除

订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由

或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)和邮票撕毁函件应查明原因

2.对口应立即报告第五条 公文的编号保管

在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对

并登记差错文件的文号

1.收发员(文书)拆封和签收后应

2.本

附上“文件传阅单”作分类登记编号、保管外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)分送和承办阅办为

2.应同各阅办

文件内容和性质阅签后由收发员(文书)

(或分管)阅批后分送承办

文件或急作应立刻呈送

应在当天阅签完 文件积压误事性质的函、电、单据等可由办公室直接分转后再分转

如涉及几个会办的文件

3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)

第七条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应共场所也遵守传阅范围和保密规定

人阅看

将有密级的文件带回家、宿舍和公

向外泄露内容 将文件转借对尚未传达的文件

2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件

如有批示办理

“批示”、“拟办意见”办公室应责成事宜 超过两天阅后应签名以示和人员按文件所提要求和

3.阅文时抄录全文

任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密

4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办理将文件压放分散如需备查应归档周转

由

组织学习

文件或由办公

接到文件、函电应立即指定专人办保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应

6.室通知到阅文范围离、退休干部阅文

(三)发文的管理 第八条 发文的规定

1.律上报下发正式文件的权力分别自行向上、向下发送正式文件

团体、需要向上反映汇报

情况或向下安排布置

工作要求发文应

党支部和行政办公室各

团体和

一

2.各分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核

分工

归口以党×字、政×党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与字发文团体文件由党支部批转

3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要第九条 发文的范围：

批准签发

1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布(2)转发(3)公布(4)公布(5)发布(6)规章制度； 文件或

文件精神制订的文件；

； 体制机构变动或干部任免重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 奖惩决定和通报； 重大；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对(2)同兄弟群工作等事宜

4.日常生产、技术、管理、党群工作中部署、传达自行通知指示等

应按

图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排制度办理经分管

批准后由各科室书面或口头机关呈报、请示报告、决定；

重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党不用发文

都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会5.各科室如会议所作的决定议纪要

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室

2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以

申请； 方针、政策和

法令

指

示或工作需要草拟文件初稿；

从本

角度

情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、3.草拟文稿文字简炼、标点符号、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；

党支部、行政的要求和

指示精神

文件规定对文稿

5.办公室应审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿送分管

核稿(对文稿内容、质量)；

7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞

8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签

会签；

重新整理写清楚；

9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政

10.经批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)

审定批准签发； 编号送打字室打印；

11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查(五)文件的借阅和清退 第十一条 各对有密级的文件须分管第十二条 借阅文件应工作人员因工作需要借阅

文件需经本

任何人

将文件人签写便条情况

或办公室主任同意后方可借阅

借阅登记手续就地阅看按时归还带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办应文件和要求限期清退的文件

文件丢失

收缴清退工作

（对事情

办妥的本

为月底一小清季末一中

报告 清、年终一总清)如查明原因和责任者并如实向

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1.凡下列文件(1)机关来文包括分别由办公室收发员(文书)

对

归档：

报告、申请的批复；

通知、、发(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、言和生产工作的计划统计、季度、报表等；

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织总结、决议、发言、简报、会议记录等；(5)有保存价值的(6)参加(7)机关的同志来来信来访记录及

结果；

例会记录； 的代表大会所的报告、会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；

本

向

汇

检查视察工作的报告、指示记录报的提纲和材料；(8)反映本(9)(10)

2.生产活动、先进人物事迹及

工作等的音、像摄制品；

日志和大事记； 向请示批复的文件及上报的科室各

团体日常工作中

材料 的活动资料由各

科室、团体立卷归档 第十六条 立卷要求

1.文件立卷应内容、名称、顺序分门别类地

整理归档

文件、材料的完

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全整性

3.要材料要

4.上平时立卷与年终立卷归档相立卷归档 的原则工作、会议的文件的文件材料要求在下7月份以前整理完

(七)文件的销毁 第十七条 多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应

清理造册并按规定办理申请销毁手续

第十八条 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任监督下销毁

分管的公司档案管理制度 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。