论当代档案管理的系统化

2022-09-10

在数字化环境和设备中形成, 以数码形式存储于光盘、磁盘等载体, 依托网络技术对各类信息进行处理的电子档案的产生, 改变了当代档案多年来以纸质档案为“垄断”的格局。伴随科技与电子信息的飞速发展, 当代档案呈现出了种类、内容、形式的多样化特点, 这使得当代档案管理模式也随之发生了巨大变化, 无论是“集中统一”的管理体制还是“条块结合”的运行模式, 都不同程度的显现出与当代档案特点之间的相互矛盾和相互掣肘。新的社会时期, 应如何理性面对这些矛盾, 积极尝试当代档案系统化管理模式成为了当前的重要课题。基于此, 本文从当代档案的特点以及当代档案管理工作发展为着眼点, 对如何进行系统化档案管理进行了全面探析。

一、当代档案呈现出的特点

首先, 以第三次科技革命为背景, 我国科技也有了突飞猛进的发展, 而科技发展给当代档案带来的冲击就是使其种类更加多样化, 数量同时剧增;其次, 由于档案是对所有关于社会、政治、经济等多方面的综合记录, 因此科技发展也让档案的内容与成分愈加复杂化;再次, 电子信息的广泛应用, 使得纸质档案的“垄断”地位直接受到影响, 虽然目前占统治地位的仍旧是纸质档案, 但以特殊载体形式 (如光盘、磁盘、U盘) 出现的电子档案的普及, 使得当代档案在保存、信息传递、信息利用等方面不断推出了新的手段, 多样化的载体形式成为了当代档案又一显著特点;最后, 是当代社会对档案信息的需求骤然增加, 作为非常重要的一种信息源, 档案信息已经受到更多人关注, 这无形之中使得人们对档案管理工作也相应有了更高要求。

二、当代档案管理发展现状

(一) 复杂化的档案业务工作

由于当代档案呈现出了多载体、多种类的特点, 而不同载体与不同种类的档案又各具自身特点, 再采用以往纸质档案管理中的通用管理方法显然已经不再适用, 这使得档案在保存、服务、利用等管理方面的业务也随之增多, 并逐渐呈现出业务复杂化的局面。

(二) 多样化的档案服务方式

当档案信息被更多人关注和重视, 档案使用者也日益增多, 这使得档案服务方式必将改变传统的被动服务方式, 从而转向为更多使用者提供方便、快捷、高效的主动服务, 而随着服务对象、服务内容以及服务范围的扩展, 多样化的档案服务方式已成大势所趋。

(三) 现代化的档案管理手段

电子档案的应运而生, 使得当代档案在管理过程中, 网络技术、视听技术、复制技术以及微缩技术和计算机技术被广泛的得以应用, 它们的无处不在促使当代档案管理手段必将走上现代化的管理道路。

三、当代档案系统化管理运行

所谓系统化管理即通过对档案管理工作各个环节、各个部门职责与职能的细化, 从而对档案管理工作实现全过程、全方位管理的一种新模式, 具体运行如下:

(一) 建立档案管理网络, 促进管理工作有序开展

新时期的档案管理工作并不再是仅仅一个或几个人的职责, 而是要形成一个需要领导重视, 各部门积极配合的一个系统化的管理网络和管理体系。要遵循领导统一、管理分级的管理原则, 明确档案管理过程中各个部门、各个环节的职责, 并将任务和责任落实到人。通过建立领导小组、工作小组的形式, 以档案管理部门为中心, 有组织、有计划、有层次的开展档案管理的各项具体业务。

(二) 强化工作目标管理, 提高档案管理标准

要积极推进档案全过程管理、全民档案意识的理念, 从档案管理的起始阶段就要对档案工作进行目标责任分解, 尤其是对档案管理中的一些薄弱环节制订出相应的管理制度。鼓励管理人员结合本行业档案特点, 探求管理新思路、新方法。制定档案管理标准, 确保管理工作做到有法可依, 有章可循, 使档案管理工作走上规范化、标准化轨道, 保证档案内在质量得到全面提高。