公文立卷范文

第一篇：公文立卷范文

公文立卷的方法

公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别;组卷的方法主要是综合，合中有分;其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体(案卷)。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分年度——分组织机构——分问题——分保管期限。

(一)分年度

即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有：

1.回复性公文放在复文年度，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷;

2.规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷;

3.总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷;如XX年完成的“1999～XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年;

4.会议公文，放入召开会议的年度;

5.规范类公文，应放人公文针对的第一年;

6.两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。

(二)分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别;在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门(办公室)的公文与业务部门的公文分开，各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

(三)分问题

分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。因此问题分类的方法，适用于第

三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题;公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

(四)分保管期限

即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期(16～50年)和短期(15年以下)三种期限。这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。如有必要，还可以针对公文具体情况，将长期、短期的保存时间划分得更准确、更具体，如 5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限时，应该密切注意同一问题公文的完整性。由于公文自身的真实记录性、原始性，决定了公文的价值(对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值)。划分保管期限应该以此为依据。同时公文的价值往往不是单份公文能体现的，更多是在相互联系的一组公文中展现。这是公文形成的联系性所决定的，因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性。一般情况下，机关公文完整程度较高，划分保管期限应从严，反之，则应适当提高残存的不完整公文的保管期限，从宽处理这些公文。

二、组卷方法

公文组卷，即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系，将其组合成一个个案卷的活动。组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素，它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律。因此组卷的常用方法有：

(1)按作者特征立卷，即将同一作者制发的公文组合成案卷。作者指制发公文的机关、部门及其领导人。特别强调“同一作者”，本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文，都可以采用作者特征立卷。按此特征组卷，有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值。

(2)按问题特征组卷，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷。此处所言的“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等。按问题特征立卷，将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体，正好反映了“同一问题”发生。发展以及解决的全过程，既能保持公文之间的有机联系，又能符合利用者按问题(主题)检索公文的习惯，使它成为一种主要的常用的立卷方法。

(3)按时间特征立卷，即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷。时间特征，即指公文形成的时间(同一年度、同一时期、月份、日期)。按时间特征组卷，可以反映出一个机关(部门)在不同时期的工作特点和发展状况，有利于保持同一时间公文的联系，可以使利用者从“纵”的(历史)联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等，为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便。

(4)按名称特征组卷，是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷。公文名称即文种，它反映了公文的性质、效能和价值，因此，按公文的名称特征立卷，可适当区分公文的重要程度和保存价值，还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷，但要注意名称相同，但其性质不同的一名多用情况。按名称特征组卷，可以满足人们从文种角度利用公文的需求。

(5)按地区特征组卷，就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷。此处所言的“地区”，是指我国的某某级、地(某地)级、某地级、乡(镇)级等各级行政区域，这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中。运用地区特征组卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。

(6)按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征，是两个机关之间针对同一个问题的问复性质的往来文书，一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式。适合于按通讯者特征检索公文的情况。

以上六种方法可以单独使用，但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用，由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯，常用的结合运用有作者——问题——名称、年代——问题——名称或地区——问题——名称等形式。结合几个特征立卷，卷内公文就具有几个方面的共同点和联系，结合特征越多，公文的联系的紧密性专指性就越大，成分越单一，特点越明显。因此，在立卷时应该认真分析公文特点，发现公文的联系，尽量结合多种方法立卷。

三、公文组卷步骤

将公文划分到适宜组成案卷的数量时，即可按照下列步骤进行组卷：排列卷内公文、编卷内页码、填写卷内目录、装订案卷、加贴卷末备考表、填写案卷封皮。

第二篇：档案立卷

档案立卷、归档制度

根据《中华人民共和国档案法》和《中国工商银行档案分类大纲》有关规定，制定本制度。

一、档案形成部门对形成的文件进行收集、整理、立卷和归档，部门主管对文件立卷移交工作负有领导责任，须列入有关人员岗位责任制。

二、及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

三、公文归档，应当根据其相互关系、特征和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式公文妥善保管。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

四、凡本机关或者机关主办的重要会议形成的文件(包括录音带、照片等有关材料)，应当由会议组织人员负责交办公室立卷。凡部门以行名义召开的业务会议形成的文件，由部门立卷、归档。

五、立好的案卷，应当按照有关规定定期向综合档案室移交。移交时应当有严格的交接手续。个人不得保存应当存档的公文。

六、没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主管主任批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，不得丢失。

档案利用制度

为进一步提高档案利用效率，为经营管理和改革创新提供支持，根据《中国工商银行档案工作规定》和《中国工商银行甘肃省分行档案工作目标管理办法》有关规定，制定本制度。

一、档案管理部门按照《中国工商银行档案分类大纲》对全宗的整序科学、规范，全部档案必须登记、编目，存放有序，方便保管和利用。

二、按照档案现代管理的要求，利用计算机进行档案目录的管理，实现基本检索，逐步实现网络利用，提高档案工作自动化、电子化服务的功能。

三、对业务类档案中的经营数据进行搜集、统计，定期编辑数据资料，为领导和经营管理职能部门提供可靠地历史数据。

四、建立档案利用效率情况登记制度。档案管理部门要建立“档案利用效率登记簿”，对每次查档内容、产生的经济效益等情况进行认真记录，进行汇总。

档案安全保管、交接制度

为充分利用好档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持，根据总行、省分行有关规定，制定本制度。

一、档案专用库房属银行重地，库房应当坚固，应安装防盗门，窗户安装金属防护栏，库房墙壁厚度一般应≥20厘米，存放档案应有专用柜和柜架，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

二、坚持“以防为主、防治结合”的原则，专人负责库房的技术管理工作，库房应温湿适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，防火防盗。

三、档案库房的温度应控制在14-24,相对湿度应控制在50%-60%,应安设仪表,定期检测、记录和控制调节。

四、档案库房配置档案消毒机，新接收的档案经消毒、除尘后方可入库。要定期投放防虫药物，防止虫霉滋生。

五、档案库房(区)安装的防火检测和报警装置、消防器材，要求定期检查、更换。

六、档案部门每年至少两次对档案保管状况进行检查，发现问题及时解决。落实管理责任，防止失窃、失密现象发生。

七、建立档案交接制度。档案库房管理人员调离或长期离岗时，应造具移交清册，记载《档案交接登记簿》，由办公室主管主任负责检交，在办理交接手续后，方可离岗。

法人客户信贷业务档案 移交制度

一、信贷业务发生后，主管信贷员须在五个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台账，保留业务资料复印件，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

二、移交时，由主管信贷员填制《信贷员档案移交清单》，与信贷业务档案管理员双方签字确认，共同办理移交手续，以明确责任。

三、对信贷员移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份交给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据有关文件资料退还企业。

信贷业务档案 销毁制度

一、销毁信贷业务档案须经主管行长批准后进行。

二、信贷部门和档案管理部门提出销毁意见，编造《信贷业务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

三、销毁档案时，应指定两人以上共同监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，并签名盖章，并将监销情况报告主管行领导。

信贷业务档案 人员交接制度

一、档案管理员因工作调动或其他原因离职时，必须办理交接手续，并由信贷部门负责人监交。

二、交接时，根据《档案移交清单》对全部档案资料分类逐笔核实，移交清楚。

三、交接双方填写交接清单，将全部移交档案和物品进行登记，共同签字盖章，以明确责任。

信贷业务档案 归档制度

一、档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。

二、填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

三、综合类档案在次年三月底归档。报表类档案按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。

信贷业务档案 保管制度

一、档案管理人员要认真贯彻《档案法》，对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。

二、要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季度一次，并书面记录检查结果。

三、严格按分类规定的保管期限保管信贷业务档案。 法人客户信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法人客户的档案永久保管;结清全部信贷业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。

综合类信贷业务档案(除各种报表的汇总数为永久保管外)为长期保管，保管期限为十五年。 信贷业务档案的保管及销毁注册为永久保管。

四、对非常需要的长期保管档案，可根据需要转入综合档案库永久保存。

五、档案室应保持整齐清洁，做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光。保证档案资料的绝对安全。

信贷业务档案

档案管理员岗位责任制

一、认真学习信贷业务和档案管理知识，严格执行《中国工商银行档案管理工作暂行办法》和各项规章制度，爱护档案。

二、负责信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管和检查等工作。

三、负责档案卷中目录的编制。

四、负责对档案资料的鉴定，对存毁提出意见。

五、负责保管权证类库中库及档案室钥匙。

六、严格遵守保密制度，同失密、泄密现象作斗争。未经领导批准，不得以任何形式对外泄露档案的内容。

保密工作制度

为了严格保守国家秘密，维护国家的安全和利益，促进金融事业健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法，结合我行实际，制定本制度。

一、全体工作人员要认真学习《保守法》及有关规定，自觉遵守《国家工作人员保密守则》，做到不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人交往和通讯中涉及秘密事项，不在非保密本上记录秘密事项，不在公共场所谈论国家秘密，不向家属、子女、亲友或者其他不应知悉者谈论国家秘密，不带机密文件资料游览公共场所和探亲访友，严格保守国家秘密，确保国家秘密的安全。

二、地区分行保密委员会和密码工作领导小组全面负责机关的保密，密码工作，并对全辖保密工作负有指导、监督、检查的职责。分行办公室具体负责保密、密码工作的日常事务。

三、各要害部门必须指定一名政治可靠、责任心强的人员负责本部门接收或产生的国家秘密载体(即以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。)的日常管理工作，严防失泄密事件发生。

四、收发秘密载体，必须履行清点、登记、编号、签收等手续。传递秘密载体，必须通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。

五、严禁复印绝密级文件、资料及密码电报。复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料必须经主管行长批准，未经批准，严禁复印。

六、传阅密级文件要采取专人专夹的“单线传递”方式，不得交叉传递，未经批准，不得擅自扩大阅读范围，不得在个人手中延压密级文件，资料等。凡是参加各类会议带回的密级文件，回行后必须及时交办公室保管，个人不得密存。、

七、销毁秘密载体必须按照《秘密载体保密管理规定》到指定地点销毁，不得随意处理，更不能作为废品出售。办公自动化中形成的磁介质秘密载体的销毁要采取物理或化学的方法彻底销毁，不得随意处理。

八、印章、密码、秘钥等必须在安全可靠的保密设备中保存，并指定专人管理，确保印、 信及密码的安全使用。重要事项的用印必须经部门负责人或行领导批准。

九、涉密人员，秘密载体管理人员离岗、离职岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。对需要退回上级有关部门的文件，必须按期全部清退，不得延压，以防丢失。

十、召开有秘密内容的会议，必须选择安全可靠场所，并限定参会人员。

十一、各部门涉文人员在拟写文件、材料时、如需从涉密文件中摘录内容、相关的文件、材料的密级必须与摘录内容的涉密文件的密级程度一致。转发、摘录、引汇编涉密文件、资料，必须报经上级领导批准。

十二、违反保密制度，发生失泄密事件的部门或人员，要分别情况，严肃处理。 档案管理制度

为了加强本行档案的科学、规范管理，有效的保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中国工商银行档案工作规定》的有关规定，制定本制度。

一、本制度所称的档案，是指在各项工作中直接形成的由保存价值的各种文字、统计报表、声像等不同形成的历史记录，包括管理类文书档案、业务类档案(信贷、会计、银行卡等)、科技类档案(基建、设备、科研等)、其他介质档案。

二、本行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、移交、销毁等，必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律法规，接受上级行的监督、检查和领导。-法律法规和上级行关于档案管理的各项制度规定;指导本级行各部门文件收集、整理和归档工作;集中保管本级行的全部档案并接收所辖行永久保存的档案;负责本级行档案的鉴定、编目、编研和开发利用工作。

三、对按规定应立卷归档的文件和资料，各部门应定期向综合档案室移交，档案的分类、整序等工作由档案部门负责，移交、鉴定、销毁等工作按照相应门类档案管理办法执行。

四、密级档案按照国家有关保密工作的法律法规和《中国工商银行保密管理规定》、《中国工商银行商业秘密保护办法》执行，并建立健全保密工作制度。

五、档案部门通过多种方式开发整合档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持。

六、必须保证档案安全，配置必要的安全和监控防护设施，逐步实现档案保管的现代化。

七、必须建立健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。

八、对不履行有关规定造成档案损毁、泄密或造成经济损失的直接责任人，应视情节轻重给予相应处分。

九、对出现《档案法》第五章第二十四条、第二十五条所列行为的，应依据《档案法》给予行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三篇：立卷归档制度

立卷归档工作是文书处理过程的最后环节，是档案工作的基础，为了使案卷更好的利用，发挥其作用，便于管理和查找，特作如下规定：

一、归档时间：各部门要在每年12月份把文字材料，移交本机关档案人员。

二、归档要求：

1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷。

2、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，并根据其性质区分保存价值，分类整理，确定保管期限立卷。案卷标题简明确切，以便保管和利用。

3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写。

4、对需要归档的案卷，在装订必须认真检查。园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷，有者必须用钢笔重新抄写或复印。装订做到结实、整齐、美观，便于长久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前装订成册。

第四篇：立卷业务细则

建设工程档案整理立卷

业 务 细 则

为加强建设工程档案管理，提高城建档案室档案整理立卷质量，更好地提高利用服务，根据住房城乡建设部《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)和《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)，结合我县实际，特制定《安福县城建档案室建设工程档案整理立卷业务细则》(以下简称《立卷细则》)。

一、说明

本《立卷细则》规定了工程建设活动中产生的工程文件资料的整理立卷业务要求和操作程序，以及档案保管和装具设备的质量要求。

二、归档文件材料及立卷质量要求 1.归档文件材料应为原件。

2.整理立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案保管和利用的原则。

3.归档文件材料应系统、齐全、完整，内容真实，准确地反映工程建设全过程和工程状况。归档文件材料的材质应符合耐久性要求，归档文件材料中，不应有复印件等热敏纸张，不应使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。

4.整理立卷时，对破损的归档文件材料应予以修复裱贴后装订，对字迹模糊或易褪变的文件材料应予以复制并同步归档，对纸张大小不一的文件材料应予以折叠或粘贴成A4(297×210mm)幅面后装订。粘贴材料时，不得粘盖文字或印章。

整理立卷所使用的装订材料和纸张材料，应符合档案长期保管保护要求。案卷组合装订不应过厚，以15mm为宜。案卷内不应有重份文件;不同载体的文件材料应分别组卷。

5.工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、及竣工图，应分别组卷，案卷组合应合理有序。

6.案卷封面、卷内目录、备考表及案卷盒，应由城建档案室按照国家相关标准统一印制使用。

三、整理立卷操作方法

整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。立卷(也称组卷)是一个将互有联系的若干文件组合成案卷(即档案保管单位)的过程。

(一)分类排列

1 1.文字材料在前，图纸在后。

2.文字材料分类和排列，应依据《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)，按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图等五个部分的顺序分类排列。各类别文字材料内部又依照时间顺序或工序排列。卷内同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，应按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。

3.图纸排列时，以建筑、结构、给排水、电气、装修、采暖通风空调工程等为序，同专业图纸按图号顺序排列。

4.工艺设备文件材料按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的顺序排列。 5.工程准备阶段报建文件材料中，建设规划许可证应注明单项工程名称;建设工程规划许可证附图统称为“总平面图”，建设用地许可证附图统称为“用地规划红线图”，国有土地使用证附图统称为“土地红线图(或土地宗地图)”。建设工程规划许可证附图(即位置红线图)包含多项单位工程时应注明哪些单位工程。

6.监理单位同时监理多个单位工程，整理立卷时应注意，一个建设项目多栋房屋同时开工的，监理规划、监理实施细则、监理工作总结，可以多栋房屋共用一份，但是，质量评估报告不能共用，必须各栋房屋出具不同的质量评估报告。共用一份监理规划、监理实施细则、监理工作总结的，将这些文件放在最前的楼号，其余楼号在套用的文件题名中注明单位工程名称(栋号)，而每栋房屋的质量评估报告，则存入各自楼栋案卷中。

7.对于工程竣工较长时间以后所补充的文件材料整理立卷时，应在将补充的文件材料立卷后，放入该工程已整理入库案卷的最后，应在备考表内注明补充材料的时间、内容及张数。

(二)案卷组合 1.组合原则

组合应以文件材料的内容为主线、兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷间内容相互衔接。

2.组合方法

①工程前期准备活动，施工技术活动，监理活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料，一般按单一内容或问题、时间组合。同一内容的文件材料应组合在一起，不应跨卷组合。如《隐蔽工程验收记录》不应将其文件材料与其他内容组合在一起立卷;但是，当其文件材料较多时，可依次组合为若干个案卷。

2 ②文字材料根据数量的多少，在组卷时可组合成一卷或多卷。只有当工程规模较小，文字材料较少时，文字材料与图纸才可以组合在一起立卷。

③一个建设项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件统一组卷，其它文件按单位工程组卷，采用套图的，归入最前面的单位工程。

④竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。 ⑤文件材料组合分卷厚度以15mm为宜。

(三)编目

编目是指对分类组合的文件材料和图纸，进行系统排序，将数据信息内容录入系统，编制案卷封面、卷内目录、备考表的过程。

1.检查文件材料排序

依据分类排序要求，对组合的卷内文件材料进行检查确认后，然后进入下一环节。 2.卷内文件页号的编写

①卷内文件材料中有书写内容的页面均应编写页号。

②页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角;双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角;图纸页号的编写应在紧靠标题栏外的右下角。

③页号编写一律使用打码机打号。案卷与案卷之间不能连续编写页号。 ④案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。 3.卷内目录的编制

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期页次和备注组成。

①序号即顺序号：用以固定卷内文件的次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。一份文件一个号。

②文件编号：填写文件的文号或图纸原编图号。例如：电气1/15(图号)。

③责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

④文件题名：填写文件标题的全称。无题名的文件应根据内容拟写题名。

a.多个单位工程套用的文件须标注完整，便于档案查阅。例如：图纸会审(水，电，1#、2#楼)、建筑用砂检测报告(2#、3#、5#)，其它文件题名填写以此类推;

b.文件题名填写要求按文件实际名称填写，例如：防水卷材、给排水管材检测报告、电线电缆检测报告，需注明实际检测项目名称;

c.图纸会审需注明专业(水、电、消防等)，隐蔽工程检查记录注明检测项目;

3 d.施工图纸设计审查回复单要求按不同的责任者分开填写; e.监理月报注明期数，监理会议纪要注明次数。

⑤日期：填写文件形成的日期。填写时可省略“年月”，用“.”代替。(竣工图应填写竣工图上的编制日期)

⑥页次：填写文件在卷内所在的起始页号。卷内最后一份文件的页次应填写起始页号和终止页号，起始页号和终止页号中间用“/”连接。如：43/45 ⑦备注：对卷内文件变化作必要说明。例如：说明卷内文件为“复印件”。 ⑧卷内目录应采用计算机打印，放置于本卷首页之前。 4.卷内备考表的编制

卷内备考表主要表明卷内文件的总页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

①说明：主要填写卷内文件缺损、补充及页码编错等情况，由立卷单位填写。例如：文字材料18件，80页，照片6张，图纸2张。

②立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。 ③审核人：由案卷质量审核者签名。 ④日期：由相应的立卷人、审核人填写。 ⑤卷内备考表应采用计算机打印。

⑥卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。

(四)案卷装订

案卷装订是指对已完成编目的组合文件材料进行案卷装订的过程。案卷的组成要件顺序为案卷封面、卷内目录、归档文件材料、备考表。

1.案卷采用装订和不装订两种形式相结合。即文字材料装订，图纸不装订。

2.去除文件材料上的金属物和塑料物件，对破损的文件材料按照裱糊技术要求托裱，对字迹已扩散的文件材料应复制，复制件放在原件后一并立卷。

3.整理后的文字材料规格应达到A4幅面(297mm×210mm)，在整理过程中，如果遇到不同大小尺寸的文字材料，应通过折叠、裱贴等手段达到统一规格。

4.装订时不应把文件材料中的文字或图章装在装订线以内，以免造成卷内文件材料内容不全或损坏，影响文件材料的利用。常用裱贴方法为：将需要裱贴处理的小尺寸文件材料裱贴在A4幅面(297mm×210mm)的70克白色书写纸上，粘贴采用五点粘贴法(即4角和中点)，粘贴时，应对齐底边和右侧边(即“地齐、边齐”)。如果要将几份小尺寸材料同时裱贴在一张纸上，也应对齐底边和右侧边。

4 5.文字材料装订，应按不同内容材料分类装订。

6.装订应采用白色全棉线绳三孔左侧装订法，上下孔距中间孔8cm，绳结打在案卷背面，整齐牢固，便于保管和利用。

7.图纸应按照手风琴折叠法，折叠成A4幅面(297mm×210mm)，图纸内容朝内，图签外露于右下角。

8.图纸不装订放入档案盒，应将封面、卷内目录放置于图纸之前，备考表放置于图纸之后，卷内图纸应按卷内目录的编排次序排列有序。

(五)案卷封面填写

案卷封面由档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、共几卷、第几卷等内容组成。

1.档号、档案馆代号，由城建档案馆(室)填写。

2.案卷题名：案卷题名填写应简明、准确揭示卷内文件材料内容，便于保管和利用。案卷题名应由建设单位名称、工程名称、专业名称(含子项名称)和卷内文件内容等四个主要部分组成。

①建设单位名称和工程名称，应按建设工程规划许可证上的内容填写;

②专业名称分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图五部分，按照该卷卷内文件的实际专业内容进行填写;

③卷内文件内容应按移交目录中的简称填写。例如：“立项文件”、“监理文件”等。 3.编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者(全称)。

4.编制日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期，填写时可省略“年”、“月”，以“.”代替。

5.密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

6.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 7.案卷封面应采用计算机打印。

(六)案卷装盒

案卷装盒是指选用档案盒，把案卷按次序装入档案盒的过程。装盒可多卷装一盒，也可一卷一盒。

档案盒脊背内容包括档号、案卷题名。脊背填写应准确揭示盒内案卷内容情况。

四、档案库房与档案排架管理

(一)档案排列管理

5 档案上架管理应按照一定顺序排列，排列方法有分类排列法和流水排列法两种。档案上架摆放应以柜(节)为单元，从左到右，自上而下，依次摆放。

分类排列法具有保持各类档案的有机联系、分类明确的特点，但容易造成档案倒架、浪费空间。流水排列法具有保持档案入库上架的时间顺序，档案数量台账清晰，节省空间的特点，但只适用于采用了城建档案计算机管理系统软件的管理方式。

(二)档案库房的编号

为了便于档案的保管，应将多个档案库房进行统一编号。库房的编号有两种形式，一是把所有的库房编成统一的流水号;二是依据库房的方位或特征进行编号，如“北一”、“南一”等等。编号的顺序应按照从左向右的原则进行。

(三)档案架(柜)的排放与编号

档案库房中档案架(柜)的排放与编号应符合下列要求：

1.档案架(柜)的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。 2.档案架(柜)的排列应与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风。

3.档案架(柜)的排列不宜太紧或太松，既要最大限度地利用库房空间，又要便于档案的取放。主通道的净宽不小于1米，两行档案架(柜)间净宽不小于0.8米，档案架(柜)端部与墙之间走道净宽不小于0.6米，档案架(柜)背面与墙的间隔不小于0.08米。

4.档案库房中的档案架(柜)应进行统一编号。如果库房内采用的是密集架，编号的顺序应为先列后节，按照从左至右、从上到下的原则，编出列、节、层号，以固定档案的存放位置。

第五篇：立卷整理归档制度

一、文书立卷整理是机关文书工作的一项基本制度。本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制;

2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件;

3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列;

4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号;

5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰;

6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类;

8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份;

9、基建档案由基建部门收集整理，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室;

四、文书书写要求

1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。