工程档案立卷说明

第一篇：工程档案立卷说明

1992-1999年区司法局文书档案立卷重新整理说明

1992-1999年区司法局文书档案立卷

重新整理说明

一、概况

1984年1月3日司法局成立，1995年1月10日年更名为XXX司法局。主要工作职能是：

(一)贯彻执行国家司法行政工作的方针、政策和法律、法规，组织实施上级司法行政工作的中、长期规划，编制全区司法行政工作的年度计划并监督实施。

(二)负责法制宣传、普及法律常识及司法行政对外交流工作，参与指导依法治理和司法协助工作。

(三)管理、监督、指导律师、企事业法律顾问和法律援助、公职律师工作，综合管理社会法律服务机构。

(四)管理、监督、指导公证机构和公证业务活动。

(五)管理、监督、指导基层司法行政工作、 1

法律服务、法律援助和人民调解工作，搞好组织制度、业务和装备建设。

(六)指导、管理司法行政系统的计划、财务、车辆、服装等物资装备工作。

(七)指导全区司法行政系统队伍建设和直属行政单位的人事工作。

(八)负责组织、管理、指导全区司法行政系统干警和基层法律服务人员的政治、业务培训工作。

(九)指导和协调刑释解教人员的安置帮教工作及“148”法律协调服务工作，负责社区矫正工作，参与社会治安综合治理工作。

(十)承办区政府和上级司法行政部门交办的其他事项。

二、组织机构及领导情况

1992-1999年，局内设办公室、宣教股、基层股、公证处、公律股、政工办6个股(室)。

1992-1993年领导班子成员：局长XX，副局长XXX、XXX;1994-1998年领导班子成员：局

长XXX，副局长XXX、XXX，期间1996-1998年XXX为纪检组长;1999年领导班子成员：局长XXX，副局长XXX、XXX，纪检组长XXX。

三、文书立卷情况

局档案由办公室一位同志兼职负责，每年按年度进行分类整理立卷归档。2009年3月，按区档案局的要求，对1992-1999年的归档重新按照分类和规范化标准的要求进行加工、整理、排列、组卷。经过调整、加工、整理，已立卷33卷，其中：永久16卷，30年17卷。

第二篇：湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

鄂生态院字[2012]56号

关于印发《湖北生态工程职业技术学院

档案立卷归档制度》的通知

各系部、处室：

现将《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》印发给你们，请认真学习并遵照执行。

附件：《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》

二〇一二年四月二十五日

主题词：档案 立卷 归档 制度

发 送：处室、系(部)。 湖北生态工程职业技术学院 2012年4月26日印发

湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

为了加强我院档案的综合管理、完整系统地收集和保存学院日常管理和教学工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、教学、科研等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。

一、归档范围

凡是本校在各种活动中形成的，反映学校管理、教学活动和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档，归档材料要求原件(如有特殊情况另作处理)。

二、归档时间

1.文书档案，本校每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由各科室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。

2.基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。

3.仪器设备档案，由设备处于每年三月份交档案室立卷归档。 4.会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。

5.特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交学院档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。

6.教学档案，在学年结束后半年内由教务处负责毕业生的学籍管理、课堂教学的立卷归档(学生的原始成绩登记表，由系保存);学院档案室负责教学综合的立卷归档;教师业务档案由各系负责立卷归档，并存放在系。

7.科研档案，由科研处负责收集、整理、立卷归档，移交档案室。

三、归档要求

1.文书档案的归档要求

(1)凡归档的文件材料都必须齐全完整。

(2)凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。

(3)凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

(4)归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单(表)与被处理文本合为一本。 (5)同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后;一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。

(6)不同的文件一般不得放在一起归档，跨的请示与批复，放在批复归档，没有复文的放在请示年归档，跨计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。

2.基建和设备仪器档案的归档要求

(1)凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。

(2)文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。

(3)图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。

(4)每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。

3.会计档案的归档要求

(1)各种形式的会计档案要按学院档案室要求编目造册，向档案室清点移交。

(2)各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。 (3)每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和等。

4.特殊载体档案归档要求

(1)照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本校、本校教学活动、党政活动、各种奖励、校容校貌五大类编写总说明和分说明及时交档案室统一整理立卷。

(2)照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。

(3)凡获得市级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到学院档案室归档。

5.教学档案归档要求

(1)由教务科的专兼职档案员，负责归档材料的收集、整理。

(2)按学分类立卷。

(3)原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的材料数量多时可分成若干卷。

(4)卷内文件材料一律拆除金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

(5)按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应编写一个页号，页号位于非装订线一侧的上角。 (6)按规定填写案卷封皮。案卷题名要简明、确切反映卷内文件材料的内容与成分，一般包括责任者、内容、文种等。

四、档案的排列

各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为一个流水号，科室可根据组卷情况先后排案卷顺序号，移交到档案室。

五、归档手续

除文书、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，移交到学院档案室。基建、设备、会计、科研档案各编制1套完整的目录及电子文档，教学档案编制2套完整的目录及电子文档一起移交到学院档案室，双方清点核对签字以备查考。各类合同档案需移交学院档案室存档后方可办理相应财务手续。各门类的档案除按规定移交目录外，应留一份目录给本科室查阅。

本制度自公布之日起施行。

附件：各部门归档范围和保管期限

各部门归档范围和保管期限

立卷单位：办公室

1.上级有关高校行政管理的综合性文件(针对本校的永久保存);

长期 2.学院各项重要规章制度;

永久 3.学院工作计划、总结;

永久

4.院长办公会、党政联席会会议记录;

永久 5.院领导在全校会议上(开学典礼、学期结束、某项重大活动)的重要讲话和在上级机关召开会议上的重要发言;

永久 6.学院向上级的请示及其批复;

永久 7.学年教育年报及综合统计;

永久 8.启用印章的文件(印模)及销毁、上缴印章登记单;

永久 9.有领导重要批示和处理结果的群众来信来访材料;

永久 10.学校评估、自查报告、评估反馈报告;

永久 11.各单位的签报及学校的批复(分类立卷); 长期 12.各单位的的会议记录，简报，工作计划，总结;

长期 13.本校历史沿革、情况介绍;

永久 14.本校大记事、简报、信息等;

永久 15.与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

永久 16.收发文登记本;

永久 17.被评为省市级以上先进的事迹材料、文件和各种获奖证书;

永久 18.实物档案(包括校区在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等，上级领导、著名人士、外单位赠送题词、题字等);

永久 19.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：党委办公室

1.上级党组织的文件材料如(针对本校的批复、通知;需本校贯彻执行的文件等则永久保存);

长期 2.党委工作计划、报告、总结;

永久 3.党委、党政联席会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件;

永久 4.党委工作简报; 永久 5.以党委名义召开的工作会议及声像材料;

永久 6.党委和上级党委调研，检查，巡视学校工作形成的文件材料;

永久 7.党委负责同志在校办的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿;

永久 8.党群系统启用印章的文件和印模;

永久 9.总支、支部改选报告、批复文件; 长期 10.各总支、支部委员名册; 永久 11.党委各总支、支部的工作计划，总结、报告、请示及批复;

永久 12.党员名册、党员统计年报表;

长期

13.党委工作的大事记;

永久 15.党校工作计划、总结、决定、报告; 永久 16.入党积极分子、党员、干部培训的材料; 长期 17.评选优秀党员、先进支部事迹材料和登记表,(省级以上)(永久) 长期 18.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：宣传办公室

1.上级有关宣传工作的文件材料(针对本校的批复、通知;需本校贯彻执行的2. 宣传办工作计划、报告、总结、请示及批复;

永久 4. 以宣传办名义召开的工作会议及声像材料;

永久 5. 院报一的合订本、一新闻稿件材料;

永久 6. 宣传办负责人在院办的重要讲活稿和参加上级召开会议发言稿 ;

永久 7.学院召开的重要会议、重大纪念、庆祝活动形成的声、像等材料;

永久 8.上级机关党政领导人视察、检查本校工作形成的声、像等材料;

永久 9.学院重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声、像材料; 永久 14.发展吸收新党员，预备党员转正的名册党员转出组织关系(退党)文件材料;

长期

文件等则永久保存);

长期

3. 宣传办会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件;

永久

10.学院举行的重大学术活动、教学活动、获奖励的教科研课题所形成的声、像材料; 永久 11.其他具有特殊意义和保存价值的声、像材料; 永久 12.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：工会(老干)

1.上级工会有关的文件材料如(针对本校的批复、通知;需本校贯彻执行的文件等则永久保存);

长期

2.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计; 永久 3.会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件); 长期 4.表彰工会先进集体个人的材料、名单; 长期 5.工会会员的有关材料; 长期 6.基层工会干部名册; 长期 7.会员名册; 长期 8.妇女工作材料; 长期

9、扶贫工作材料; 长期 10.教职工代表大会文件材料;

永久 11.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：人事处

1.上级机关有关人事工作的文件;

长期 2.本院人事工作的规章制度、办法、决定;

永久 3.关于院内机构设置、变化的文件材料及上级批复;

永久 4.师资培养等管理工作计划、规定、总结;

永久 5.教师工作量的规定及执行情况; 长期 6.教师业务考核材料; 长期 7.教职工名册登记表;

永久 8.干部任免文件及名册;

永久 9.表彰和奖励先进集体、先进教职工材料;

永久 10.教职工评定，聘任专业技术职称材料及上级批复(要求附审批表);

长期 11.教职工工资调整材料、名册;

长期 12.教职工退休、离职的有关材料;

长期 13.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：监察室

1.上级有关监察工作的文件; 2.本院监察工作方面的规章制度; 3.监察工作计划、总结、调查报告; 4.监察工作统计年报及重要报表; 5.关于教职工行政违纪处分的文件; 6.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：计划财务处

(一)财务

1.上级有关财务会计工作的文件材料;

2.本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件;

3.有关财务管理方面的其他文件材料;

4.会计档案移交清册;

5.会计档案保管、销毁清册;

6.会计、报表、决算报表(含基建综合决算);

7.、季度各种计划、统计报表;

8.会计帐簿(含总分类帐、明细帐);

9.固定资产明细帐(固定资产报废清理后保管五年);

10.会计凭证;

11.工资发放名册;

12.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等;

长期 长期 长期 长期 长期 永久

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久

(二)资产

1.上级关于资产工作的文件。

永久 2.资产会计报表;

永久

立卷单位：教务处 (以教学为归档)

(一)综合类

1.上级下达的有关教学工作的文件材料;

长期 2.教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法;

永久 3.教学检查、评比和各级优秀教学质量评奖材料;

长期 4.教务处工作计划、总结、报告、请示及批复;

永久 5.学校规划实施计划，有关教学的规章制度，会议记录，调研报告、简报，总结;

永久 6.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

(二)学科及实验室建设

1.重点学科、专业、实验室建设材料;

永久 2.学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料;

永久 3.学科、专业的统计报表;

永久 4.学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料。

长期

(三)学籍管理(由教务处存档)

1.新生入学登记表;

永久 2.各省录取的新生名册

永久 3.学籍总表(贴照片);

永久 4.学籍变更材料(休学、退学、转学、复学)(按系、专业、班级分类立卷); 长期 5.在校学生名册;

永久 6.毕业生名单及毕业证领取签收册。

永久

(四)教学管理

1.各专业教学计划、教学大纲;

永久 2.课程建设要求及安排、校历表、课表;

永久 3.典型教案、重要备课记录;

长期 4.教学实习、生产实习、社会实践总结及有关材料;

长期

(五)教材类

1.各系部、各专业使用教材目录;

长期 2.自编、主编教学指导书、实习指导书;

永久 3.其他有保存价值的自编参考资料。

短期

立卷单位：教学督导室

1.上级关于教学督导工作的文件;

永久 2.学校教学督导工作方面的上报资料等;

永久 3.本部门的工作计划、报告、总结及规章制度;

永久 4.教学督导工作走访的相关文件资料;

长期 5.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

学生工作处(团委)

1.上级关于学生工作的文件、针对本校的文件;

长期 2.本校学生工作计划、报告、总结管理工作文件;

永久 3.本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例;

永久 4.学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级);

长期 5.学生处分材料; 长期 6.关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件;

长期 7.心理咨询室有关材料;

长期 8.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等;

永久 9.上级关于团的工作文件;

长期 10.本校团代会学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件);

永久 11.团委工作计划、报告、总结及规章制度;

永久 12.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料;

永久 13.团委会议记录;

长期 14.本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料;

长期 15.团委牵头进行的重大活动的有关材料及参加的上各项竞赛活动获奖材料;

长期 16.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料;

长期 17.学生在市、省、国家各级各科竞赛获奖名单及文件;

永久 18.上级有关武装、军训工作的文件和本校军训工作总结报告; 长期 19.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：招生就业处

一、招生

1.上级关于招生文件材料;

2.本校招生工作计划、规定、生源计划;

3.新生录取材料及新生名单

4.招生宣传、广告、招生工作总结;

5.招生工作报告、请示及批复。

二、就业

1.上级关于学生就业工作的文件材料;

2.毕业生计划、总结材料;

3.毕业生供需计划、统计、合同;

4.毕业生就业方案及调配派遣名册;

5.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：保卫处

1.上级有关公安保卫、综合治理工作的文件;

2.本校保卫工作方面的规章制度;

3.本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表;

4.本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书;

5.安全保卫工作的重要请示及上级批复;

永久

长期

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长期

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长期

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长期

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永久 长期 长期 永久 长期 永久

6.本校每年应征入伍工作的相关材料;

长期 7.户籍管理工作的重要文件材料;

长期 8.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：后勤管理处

1.上级有关后勤管理工作的文件;

长期 2.本校后勤管理处各项管理规章制度;

3.本校后勤管理处工作计划、报告、总结、调查材料;

4.食堂、车辆等有关材料;

5.本校后勤管理工作的合同、协议;

6.校园绿化工作的有关材料; 7.水电工作的有关材料; 8.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：校企合作办公室

1.上级关于校企合作工作的文件;

2.学校校企合作工作方面的上报资料等;

3.本部门的工作计划、报告、总结及规章制度;

4.校企合作工作走访的相关文件资料;

5.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：校友办公室

1.上级关于相关工作的文件;

2.学校校友、校庆工作方面的上报资料等;

3.本部门的工作计划、报告、总结及规章制度;

4.校友工作走访的相关文件资料;

5.校史、校友、校庆工作材料;

6.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期

永久 永久 永久 永久 长期

长期

永久

立卷单位：各系

(以教学为归档)

1.本单位制定的有关文件;

长期 2.本学年工作计划、总结、报告、请示、批复;

长期 3.本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料;

永久 4.本学年科研成果材料;

永久 5.专业设置、专业调整申报、批复材料;

6.本学年各类统考及竞赛情况统计表;

7.每学年各专业课程试题集(一门课程一份空白卷，分专业立卷);

8.毕业生毕业合照(分班级，并按顺序印上名单);

9.学籍信息卡(贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理);10.本系实验仪器、设备管理的规章制度;

11.本系实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案; 12.本系实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复; 13.实验室验收报告及文件材料;

14.本系召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声、像材料 ;15.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：公共课部

(以教学为归档)

1.本单位制定的有关文件;

2.本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复;

3.本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料;

4.本学年科研成果材料;

5.本学年各类统考及竞赛情况统计表;

6.每学年各专业课程试题集(一门课程一份空白卷，分专业立卷);

7.本部召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声像材料 8.实验仪器、设备管理的规章制度;

9.实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案; 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久长期 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 长期 永久永久 长期

10.实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复; 长期 11.实验室验收报告及文件材料;

长期 12.运动会秩序册及运动会破项目记录的学生名单; 长期 13.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：继续教育学院

1.本单位制定的有关文件;

2.本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复;

3.本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料;

4.本学年各类统考及竞赛情况统计表;

5.每学年各专业课程试题集(一门课程一份空白卷，分专业立卷);

6.毕业生毕业合照(分班级，并按顺序印上名单)。

7.学籍信息卡(贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理);8.本学年职业技能鉴定工作计划、总结、报告、请示、批复;

9.本学年职业技能鉴定种类明细，获得职业技能鉴定证书名册;

10.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：科研处

1.上级关于科研工作的文件;

2.本部门的工作计划、报告、总结及规章制度;

3.学校科研工作方面的上报资料等;

4.科研工作任务书、合同、协议书;

5.课题研究计划、设计、开题报告与课题调研论证材料; 6.课题工作总结; 7.专家评审意见; 8.鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见); 9.鉴定证书; 10.科研成果奖励申报与审批材料; 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久 长期 长期永久 长期 永久 永久

11.科研成果报告表; 永久12.科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件; 永久 13.专利申请书或证书原件或影印件; 永久 14.推广应用方案、实施情况和意见; 长期 15.论文专著; 永久 16.学校教职工科研成果登记表; 永久 17.高职教育研究简报(按归档); 18.自编、主编教材;

19.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等;

立卷单位：图书馆

1.上级有关图书工作的文件;

2.图书工作计划、报告、总结;

3.图书工作规章制度;

4.图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报。

5.编辑出版合同、协议书;

6.院刊发行本(按归档);

7.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：设备处

1.上级有关现代教育工作文件材料;

2.本部门的工作计划、报告、总结、调查材料;

3.校园网工程建设的相关材料;

4.多媒体管理相关材料;

5.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：基建办公室

(一)综合类

长期 长期 永久

长期 长期 长期 永久 永久 长期 永久

长期 长期 永久 永久 永久

1.上级有关基建工作文件;

长期 2.基建工作规章制度、工作计划、总结、简报;

永久 3.基建工作总体规划;

永久 4.全校性总体规划、设计决平面图、全校土地范围红线图、地界图;

永久 5.征用土地、房屋产权、土地使用及变更的文字材料。

永久 6.试验林场工作计划、总结、报告、请示、批复。

永久 7.本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

(二)工程项目类

1.项目建议书及上级批复;

永久 2.可行性研究报告，项目评估;

永久 3.环境预测、调查报告。

永久

(三)设计文件

1.初表设计;

永久 2.总体规划设计;

永久 3.设计计算书。

永久

(四)工程管理文件

1.承包合同、协议书、招标、投标文件;

永久 2.施工执照;

永久 3.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。

永久

(五)施工

1.土地施工文件;

永久 2.设备及管线安装施工文件;

永久 3.电气仪表安装施工文件;

永久 4.设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批;

永久 5.施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺。

长期

(六)竣工验收

1.竣工验收报告;

永久 2.全部竣工图纸;

永久 3.质量评审材料;

永久 4.竣工验收会议决议文件。

永久

第三篇：档案立卷

档案立卷、归档制度

根据《中华人民共和国档案法》和《中国工商银行档案分类大纲》有关规定，制定本制度。

一、档案形成部门对形成的文件进行收集、整理、立卷和归档，部门主管对文件立卷移交工作负有领导责任，须列入有关人员岗位责任制。

二、及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

三、公文归档，应当根据其相互关系、特征和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式公文妥善保管。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

四、凡本机关或者机关主办的重要会议形成的文件(包括录音带、照片等有关材料)，应当由会议组织人员负责交办公室立卷。凡部门以行名义召开的业务会议形成的文件，由部门立卷、归档。

五、立好的案卷，应当按照有关规定定期向综合档案室移交。移交时应当有严格的交接手续。个人不得保存应当存档的公文。

六、没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主管主任批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，不得丢失。

档案利用制度

为进一步提高档案利用效率，为经营管理和改革创新提供支持，根据《中国工商银行档案工作规定》和《中国工商银行甘肃省分行档案工作目标管理办法》有关规定，制定本制度。

一、档案管理部门按照《中国工商银行档案分类大纲》对全宗的整序科学、规范，全部档案必须登记、编目，存放有序，方便保管和利用。

二、按照档案现代管理的要求，利用计算机进行档案目录的管理，实现基本检索，逐步实现网络利用，提高档案工作自动化、电子化服务的功能。

三、对业务类档案中的经营数据进行搜集、统计，定期编辑数据资料，为领导和经营管理职能部门提供可靠地历史数据。

四、建立档案利用效率情况登记制度。档案管理部门要建立“档案利用效率登记簿”，对每次查档内容、产生的经济效益等情况进行认真记录，进行汇总。

档案安全保管、交接制度

为充分利用好档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持，根据总行、省分行有关规定，制定本制度。

一、档案专用库房属银行重地，库房应当坚固，应安装防盗门，窗户安装金属防护栏，库房墙壁厚度一般应≥20厘米，存放档案应有专用柜和柜架，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

二、坚持“以防为主、防治结合”的原则，专人负责库房的技术管理工作，库房应温湿适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，防火防盗。

三、档案库房的温度应控制在14-24,相对湿度应控制在50%-60%,应安设仪表,定期检测、记录和控制调节。

四、档案库房配置档案消毒机，新接收的档案经消毒、除尘后方可入库。要定期投放防虫药物，防止虫霉滋生。

五、档案库房(区)安装的防火检测和报警装置、消防器材，要求定期检查、更换。

六、档案部门每年至少两次对档案保管状况进行检查，发现问题及时解决。落实管理责任，防止失窃、失密现象发生。

七、建立档案交接制度。档案库房管理人员调离或长期离岗时，应造具移交清册，记载《档案交接登记簿》，由办公室主管主任负责检交，在办理交接手续后，方可离岗。

法人客户信贷业务档案 移交制度

一、信贷业务发生后，主管信贷员须在五个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台账，保留业务资料复印件，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

二、移交时，由主管信贷员填制《信贷员档案移交清单》，与信贷业务档案管理员双方签字确认，共同办理移交手续，以明确责任。

三、对信贷员移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份交给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据有关文件资料退还企业。

信贷业务档案 销毁制度

一、销毁信贷业务档案须经主管行长批准后进行。

二、信贷部门和档案管理部门提出销毁意见，编造《信贷业务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

三、销毁档案时，应指定两人以上共同监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，并签名盖章，并将监销情况报告主管行领导。

信贷业务档案 人员交接制度

一、档案管理员因工作调动或其他原因离职时，必须办理交接手续，并由信贷部门负责人监交。

二、交接时，根据《档案移交清单》对全部档案资料分类逐笔核实，移交清楚。

三、交接双方填写交接清单，将全部移交档案和物品进行登记，共同签字盖章，以明确责任。

信贷业务档案 归档制度

一、档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。

二、填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

三、综合类档案在次年三月底归档。报表类档案按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。

信贷业务档案 保管制度

一、档案管理人员要认真贯彻《档案法》，对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。

二、要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季度一次，并书面记录检查结果。

三、严格按分类规定的保管期限保管信贷业务档案。 法人客户信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法人客户的档案永久保管;结清全部信贷业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。

综合类信贷业务档案(除各种报表的汇总数为永久保管外)为长期保管，保管期限为十五年。 信贷业务档案的保管及销毁注册为永久保管。

四、对非常需要的长期保管档案，可根据需要转入综合档案库永久保存。

五、档案室应保持整齐清洁，做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光。保证档案资料的绝对安全。

信贷业务档案

档案管理员岗位责任制

一、认真学习信贷业务和档案管理知识，严格执行《中国工商银行档案管理工作暂行办法》和各项规章制度，爱护档案。

二、负责信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管和检查等工作。

三、负责档案卷中目录的编制。

四、负责对档案资料的鉴定，对存毁提出意见。

五、负责保管权证类库中库及档案室钥匙。

六、严格遵守保密制度，同失密、泄密现象作斗争。未经领导批准，不得以任何形式对外泄露档案的内容。

保密工作制度

为了严格保守国家秘密，维护国家的安全和利益，促进金融事业健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法，结合我行实际，制定本制度。

一、全体工作人员要认真学习《保守法》及有关规定，自觉遵守《国家工作人员保密守则》，做到不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人交往和通讯中涉及秘密事项，不在非保密本上记录秘密事项，不在公共场所谈论国家秘密，不向家属、子女、亲友或者其他不应知悉者谈论国家秘密，不带机密文件资料游览公共场所和探亲访友，严格保守国家秘密，确保国家秘密的安全。

二、地区分行保密委员会和密码工作领导小组全面负责机关的保密，密码工作，并对全辖保密工作负有指导、监督、检查的职责。分行办公室具体负责保密、密码工作的日常事务。

三、各要害部门必须指定一名政治可靠、责任心强的人员负责本部门接收或产生的国家秘密载体(即以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。)的日常管理工作，严防失泄密事件发生。

四、收发秘密载体，必须履行清点、登记、编号、签收等手续。传递秘密载体，必须通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。

五、严禁复印绝密级文件、资料及密码电报。复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料必须经主管行长批准，未经批准，严禁复印。

六、传阅密级文件要采取专人专夹的“单线传递”方式，不得交叉传递，未经批准，不得擅自扩大阅读范围，不得在个人手中延压密级文件，资料等。凡是参加各类会议带回的密级文件，回行后必须及时交办公室保管，个人不得密存。、

七、销毁秘密载体必须按照《秘密载体保密管理规定》到指定地点销毁，不得随意处理，更不能作为废品出售。办公自动化中形成的磁介质秘密载体的销毁要采取物理或化学的方法彻底销毁，不得随意处理。

八、印章、密码、秘钥等必须在安全可靠的保密设备中保存，并指定专人管理，确保印、 信及密码的安全使用。重要事项的用印必须经部门负责人或行领导批准。

九、涉密人员，秘密载体管理人员离岗、离职岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。对需要退回上级有关部门的文件，必须按期全部清退，不得延压，以防丢失。

十、召开有秘密内容的会议，必须选择安全可靠场所，并限定参会人员。

十一、各部门涉文人员在拟写文件、材料时、如需从涉密文件中摘录内容、相关的文件、材料的密级必须与摘录内容的涉密文件的密级程度一致。转发、摘录、引汇编涉密文件、资料，必须报经上级领导批准。

十二、违反保密制度，发生失泄密事件的部门或人员，要分别情况，严肃处理。 档案管理制度

为了加强本行档案的科学、规范管理，有效的保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中国工商银行档案工作规定》的有关规定，制定本制度。

一、本制度所称的档案，是指在各项工作中直接形成的由保存价值的各种文字、统计报表、声像等不同形成的历史记录，包括管理类文书档案、业务类档案(信贷、会计、银行卡等)、科技类档案(基建、设备、科研等)、其他介质档案。

二、本行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、移交、销毁等，必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律法规，接受上级行的监督、检查和领导。-法律法规和上级行关于档案管理的各项制度规定;指导本级行各部门文件收集、整理和归档工作;集中保管本级行的全部档案并接收所辖行永久保存的档案;负责本级行档案的鉴定、编目、编研和开发利用工作。

三、对按规定应立卷归档的文件和资料，各部门应定期向综合档案室移交，档案的分类、整序等工作由档案部门负责，移交、鉴定、销毁等工作按照相应门类档案管理办法执行。

四、密级档案按照国家有关保密工作的法律法规和《中国工商银行保密管理规定》、《中国工商银行商业秘密保护办法》执行，并建立健全保密工作制度。

五、档案部门通过多种方式开发整合档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持。

六、必须保证档案安全，配置必要的安全和监控防护设施，逐步实现档案保管的现代化。

七、必须建立健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。

八、对不履行有关规定造成档案损毁、泄密或造成经济损失的直接责任人，应视情节轻重给予相应处分。

九、对出现《档案法》第五章第二十四条、第二十五条所列行为的，应依据《档案法》给予行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四篇：档案立卷归档制度

为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。

一、立卷归档职责

1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围

学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：

1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类：主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料

5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、仪器设备类：主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。

8、外事、出版类：外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10、人事档案：主要指通过人事部门(含组织、干部、劳资等其他管理部门)收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。 归档的文件材料包括纸质，照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。

三、立卷归档时间

1、党群、行政类文件材料在次年3月底前归档。

2、教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档，每年9月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的3月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。

5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像 载体材料等汇总，整理后于次年六月底前归档。

6、出版物档案在次年三月底前归档。

7、财会档案由原单位保管两年后归档。

8、人事类档案根据工作需要可随时归档案。

四、立卷归档要求

1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。

2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，交本部门专(兼)职档案人员检查、装订后，向学校综合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。

3、归档材料中有电子稿的档案材料，须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并归到档案室。

4、各单位、部门的档案由本单位、部门兼职档案员整理立卷，按规定移交综合档案室集中统一管理，并办理交接手续。按档案移交规定填写移交清单。

5、档案室接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名或盖

第五篇：会计档案立卷归档制度

为了加强会计档案管理，财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本园实际，特制定本制度。

一、会计档案是指本园财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本园全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计账薄和会计报表。必须按规定进行收集、整理、归档。

二、归档范围

1、会计凭证包括会计原始凭证、记账凭证等。

2、会计账薄包括银行和现金明细账、总账、 预算内、外收支账薄、固定资产账卡、辅助账。

3、会计报表包括会计报表、月报表、主要财物指标。

4、其它资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

三、归档时间：

每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本园的财会档案分类编号方法组卷、列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。

归档的要求：

1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、 准确。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、 装订牢固。

3、装订时应注意调节成册的厚薄， 以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。

4、要编制完善的档案目录。

档案的管理

1、 会计档案由财会室负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。

2、查阅会计档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。

3、加强档案的统计工作， 及时收集档案利用的效益，档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。