工程档案立卷说明

工程档案立卷说明（通用8篇）

篇1：工程档案立卷说明

档案整理立卷说明

一、立卷归档情况：

1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。现存有短期*卷。

2、照片档案*张。

6、电子档案*盘。

二、立卷整理情况的主要内容：

1、立卷整理的组织形式及分工：

文书档案由办公室工作人员负责收集资料、归档立卷；然后交给综合档案室统一编号、上架。照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。

2、案卷排列与编号

为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库，实现了所有档案资料微机检索查询。

文书档案定类目代号为WS，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：Y，按“—机构（问题）—保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。

簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1” 照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。

2015年月日

篇2：工程档案立卷说明

重新整理说明

一、概况

1984年1月3日司法局成立，1995年1月10日年更名为XXX司法局。主要工作职能是：

（一）贯彻执行国家司法行政工作的方针、政策和法律、法规，组织实施上级司法行政工作的中、长期规划，编制全区司法行政工作的计划并监督实施。

（二）负责法制宣传、普及法律常识及司法行政对外交流工作，参与指导依法治理和司法协助工作。

（三）管理、监督、指导律师、企事业法律顾问和法律援助、公职律师工作，综合管理社会法律服务机构。

（四）管理、监督、指导公证机构和公证业务活动。

（五）管理、监督、指导基层司法行政工作、1

法律服务、法律援助和人民调解工作，搞好组织制度、业务和装备建设。

（六）指导、管理司法行政系统的计划、财务、车辆、服装等物资装备工作。

（七）指导全区司法行政系统队伍建设和直属行政单位的人事工作。

（八）负责组织、管理、指导全区司法行政系统干警和基层法律服务人员的政治、业务培训工作。

（九）指导和协调刑释解教人员的安置帮教工作及“148”法律协调服务工作，负责社区矫正工作，参与社会治安综合治理工作。

（十）承办区政府和上级司法行政部门交办的其他事项。

二、组织机构及领导情况

1992-1999年，局内设办公室、宣教股、基层股、公证处、公律股、政工办6个股（室）。

1992-1993年领导班子成员：局长XX，副局长XXX、XXX；1994-1998年领导班子成员：局

长XXX，副局长XXX、XXX，期间1996-1998年XXX为纪检组长；1999年领导班子成员：局长XXX，副局长XXX、XXX，纪检组长XXX。

三、文书立卷情况

篇3：企业文书档案的立卷改革与发展

1 企业文书档案整理方法与发展的五个阶段

企业文书档案工作的发展史, 离不开国家政治、经济建设的需要和企业自身的状大与发展。从企业文书档案立卷整理的方法看, 主要经历了五个发展阶段。

第一阶段:1949-1963年。这期间的立卷方法是;主要突出保持文件之间联系的原则进行立卷, 归档的文件材料按照年度-作者-保管期限来划分, 每年按不同的作者及保管期限分三个小流水号。并进行编目、装订等整理工作。

第二阶段:1964-1987年。这一阶段的立卷方法是在全国上下“大跃进”时期形成的, 立卷的原则是“以利用为纲”, 强调以问题特征为主“一杆子插到底”, 强调归档的文件材料应按照它们的自然形成规律, 保持它们的历史联系组大卷的分类方法, 归档文件材料按年-文件编号-保管期限进行立卷, 分三个大流水编号, 并进行装订、编目等整理工作。

第三阶段:1988-1991年。这期间的立卷方法主要根据国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》的精神, 灵活运用“六个特征“来进行整理, 归档文件按年度-问题-保管期限分综合类、党务类、政务类、群团类等大类进行组卷、编目、装订等整理工作, 按不同的类别、不同的保管期限分大流水号。

第四阶段:1992-2000年。这期间的档案整理。主要根据国家档案局颁发的机关档案分类编号细则, 各行业还根据不同载体、不同内容的档案划分十五大类, 企业也结合国家、本行业有关规定, 制定本企业的《档案分类编号细则》, 将所有的归档档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品档案类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、地质档案类、设计档案类、工程施工档案类、教学档案类、声像档案类。每个类别的编号结构为;全宗号、一级类目、二级类目、年代、保管期限、卷号。文书档案 (前四类) 将归档的文件材料按年-问题-保管期限进行整理, 按不同的一级类别及保管期限分五年为一段, 编制三个流水号, 并根据卷内文件的内容拟写案卷标题, 编制卷内目录, 填写案卷封面, 编制全引目录等整理工作。

第五阶段:归档文件立卷改革, 取消案卷级管理模式, 实行文件级立卷方法, 克服了传统的文书档案分类难、立卷难的不足之处, 促进了文书档案的立卷工作, 为实现档案管理工作现代化做出了重要保证。

通过上述档案立卷工作不同阶段的发展, 企业文书档案的立卷工作都围绕着问题、时间、名称、作者、通讯者和地区六个特征原则进行立卷。这种立卷方法, 是与当时的社会生产力和科技发展状况是相适应的, 为企业的建设与发展发挥了积极的经济效益和社会效益, 同时档案管理工作的质量也得到了逐步提高。但在实际工作中, 随着案卷的外表和内在质量的要求越来越高, 使得每年的立卷工作成为文书立卷人员和档案人员的一项沉重负担, 尤其是立卷工作的繁琐、复杂, 主观随意性较大, 很难把握案卷质量, 加之机关文书人员流动性较大, 形成了刚熟悉立卷工作又被调换单位, 虽然企业不断地加强有关立卷人员的培训力度, 但立卷工作的质量始终得不到保证。同时这种传统的立卷方法, 给企业增加了一定的财力和物力的负担, 由于立卷工作的需要, 档案部门需要配备必要的加厚打印机、切纸机、打孔机等装具, 还要添置档案案卷卷皮。因此, 有必要对传统的立卷方法加以改革, 使得从事文书人员在繁杂的立卷过程中解脱出来, 同时也减少了企业的经济负担。

2 文书立卷改革突出简化整理深化检索的宗旨

根据国家档案局发布的《文书档案整理规则》的精神, 按照“需要、可能、合理、科学”的原则, 突出“简化整理、深化检索”的宗旨, 以及安徽省对企业文书档案立卷改革的要求, 着重加强以下几方面的立卷内容改革。

2.1 归档文件的编目改革;

主要有三个方面, 第一归档文件的编号;即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目, 按年度、机构 (问题) 、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案, 按照馆衔接的需要, 分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定;按问题 (类目) 分三种保管期限一年为一段, 用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录;按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 突出以“件”为保管单位, 采用横式的归档文件目录, 其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录;即将盒内件编制目录, 其格式与归档文件目录相同, 分别填写盒脊;盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表, 不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。

2.2 取消卷号、实行文件级管理;

过去以案卷为保管单位, 就是在组卷过程中, 将同一组问题的单份文件, 在卷内归档文件是否齐全完整的基础上, 按照文件的形成规律, 根据文件内容的重要程度, 时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位, 克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有; (1) 不需要编制全引目录, 编制归档文件目录即可。 (2) 不需要打页号, 在录入条目时, 将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。 (3) 不需要拟写标题和填写案卷封面。 (4) 不需要切边, 尽量保持归档文件的原貌, 除去金属物, (5) 采用左上角装订, 将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前、复制件在后;转发文在前、被转发文在后;复文在前、来文在后。

2.3 设置归档章;

即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章, 并填写相关内容, 其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后, 随及盖上归档章, 随时或按时向档案部门移交。

2.4 归档文件的分类;

国家《文书档案整理规则》中规定, 归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系的过程, 安徽省经过多方面论证, 决定采用期限-年度-机构 (问题) 的分类方法, 即先将归档文件按保管期限分类, 每个保管期限下按年度分类, 在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家、安徽省档案分类的有关规定, 制定本企业的《归档文件整理规则》, 采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类;即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题 (类目) 进行分类。按年度分类;就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类;就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。

2.5 保管期限的划分;

在划分归档文件材料保管期限过程中, 一定要按照国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》, 要重质量, 把握划分归档文件材料保管期限的准确性, 克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母, 即G (永久) 、C (定期30年) 、D (定期10年) 。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时, 分别填写G、C、D即可, 也可以采用阿拉伯数字的填写方法, 即1 (永久) 、2 (定期30年) 、3 (定期10年) 。

3 计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展

随着现代化科学技术的发展, 办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机, 档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全, 又要发挥档案信息服务, 为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下, 传统的以案卷提供利用, 被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容, 因为同一案卷内的文件, 内容往往并不单一, 再者以案卷为保管单位, 其卷内内容比较复杂, 页数有的达到200页, 不易复印或缩微, 限制了利用方式的多样化。因些, 必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革, 采用以文件级的整理方法, 充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。

由于以文件级作为保管单位, 单靠传统和落后的检索查找手段, 是很不适应档案管理的需要, 但计算机的介入就解决了档案检索难的问题, 依靠计算机一次性输入条目, 就能生成各类目录, 并有强大的文件级检索功能。因此, 做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时, 一定要严格要求, 按照规范化和标准化来采集每一条档案信息, 采集的内容主要有;

3.1 档号;每份文件都必须编制固定的档号, 也是必须采集的内容, 档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。

3.2 责任者;责任者一般采集简称, 在一个全宗内要求统一, 多部门联合发文的, 要采集主办单位和不超过三个责任者。

3.3 文件编号;是利用者常用一项重要内容, 一定要采集。

3.4 题名;题名是计算机数据采集重要环节, 是计算机检索档案数据的重要依据, 因此, 在录入题名时, 一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名, 对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充, 如有些文件题名过于简单或题名含义不清, 不能揭示文件材料内容, 填写时也照实抄录, 但应重新似写准确的题名附后, 并加“ () ”标识。如一份关于加精神文明建设的文件, 原题名是《通知》, 应重新似为 (关于加强精神文明建设的通知) 附在其后, 对于没有题名的文件, 可直接填写拟好的题名, 加“ () ”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容, 但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。

3.5 主题词;一般设置在文件后面, 是档案检索的重要途径。

3.6 形成日期;以文件公章日期为准, 或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时, 应以主管领导批示日期采集。

3.7 页数;归档文件实际页数。

3.8 保管期限;永久、30、10三种。

3.9 密级;对有些设置密级的文件, 一定要采集。保证涉密档案在提供利用过程中的安全工作。

3.1 0 附注;有的文件附注内容也很重要, 是很有利用价值的档案。

完成了文件条目采集后, 还要将电子原文挂接, 这样计算机不但能检索文件条目, 还能检索所需的电子文件, 为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。

因此, 档案立卷工作, 是随着企业的壮大而不断地变化, 企业的发展促进了档案立卷的的不断创新, 特别是在当今的信息时代, 如何利用档案信息资源为企业各项工作服务, 科学的、合理的立卷方法显得尤为重要。

参考文献

[1]国家《文书档案整理规则》 (公开出版) [Z].

[2]安徽省《归档文件整理规则》 (公开出版) [Z].

篇4：工程档案立卷说明

国家档案局局长李明华在最近一次召开的全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，要大力推进档案基础业务建设，要继续贯彻落实国家档案局8、9、10号令，做到应归尽归、应收尽收。高校档案收集工作怎样才能实现将学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件应归尽归，并且确保不同种类、不同载体档案应收尽收呢？从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。

相对正式立卷而言，预立卷是归档部门随时把已办理完毕且具有保存、利用价值的文件材料按事先确定的预立卷类目预先分类、整理，归入相应卷夹，已备正式立卷归档的前期准备过程，是文件材料向档案转化的一个重要环节。部门归档档案的齐全、完整、系统、规范，很大程度上取决于文件材料的形成和积累状况，预立卷工作的好坏一定程度上决定了档案归档的优劣。加强预立卷工作，需要做到以下几个方面：

一、建立、健全档案收集网络，坚持部门立卷制度。

高校档案管理组织网络一般为三级网络架构：学校档案工作管理委员会-学校专职档案管理机构和人员-学校各部门兼职档案员。档案部门虽然负责全校档案工作，对各部门档案工作进行指导，但是档案预立卷工作光靠档案部门一家是不够的，必须建立、健全档案收集网络，依靠归档部门领导的支持和兼职档案员的配合，共同协作开展，做到有领导、有监督，有分工、有合作。档案部门要充分发挥归档部门熟悉文件材料形成的优越性，充分发挥归档部门了解文件处理的来龙去脉的优越性，充分发挥归档部门清楚每份文件材料价值的优越性，坚持部门立卷制度，从而做好归档部门预立卷工作。

二、加大档案法规宣传力度，提高预立卷工作责任意识。

实际工作中，很多归档部门都缺乏预立卷工作责任意识，主要表现在领导重视不够，兼职档案员不认为预立卷工作是自己的职责，预立卷工作普遍存在形式主，应付了事。针对这一现象，档案部门要加大档案法规宣传力度，要会把握机会，创造机会，不失时机地做好向学校各级领导和部门兼职档案员的宣传。比如参加学校全系统管理年终考核汇报，定期向主管校领导汇报工作，定期召开档案工作管理委员会会议和兼职档案员培训会等。通过各种有效宣传营造“档案工作人人有责”的氛围，让档案归档深入人心，增强归档部门的档案意识和责任感。就预立卷工作而言，档案部门必须要让归档部门领导和兼职档案员正确地认识到，预立卷工作的责任主体是归档部门。要让归档部门领导和兼职档案员清楚地认识到，做好预立卷工作不仅可以有效防止归档文件材料的散失，确保归档文件的齐全、完整，提高归档质量和效率；还有利于部门内部平时文件材料的查找利用和安全保管。归档部门领导不仅要参与预立卷类目编制，还应把预立卷工作纳入兼职档案员的岗位职责，并为兼职档案员做好部门预立卷工作创造一定条件，给予一定的支持，协调解决相关实际问题。有了归档部门领导的重视和参与，兼职档案员只要认真贯彻执行预立卷工作，就能实现不做表面文章，实实在在注重质量的预立卷。

三、明确预立卷工作职责，任务明确、责任到人。

预立卷工作执行中，档案部门和归档部门应明确各自职责。档案部门专职档案员应对归档部门预立卷工作进行全程业务指导、监督和检查，指导预立卷类目编制，监督和检查预立卷工作执行情况。归档部门领导应明确落实各岗位具体业务工作人员及兼职档案员的文件材料收集责任，做好协调工作，并对预立卷类目进行审核。各岗位具体业务工作人员应负责其岗位职责、业务范围内的待归档文件在办理完毕之前的收集整理和安全保密等工作，文件办理完毕后，应及时向兼职档案员移交。兼职档案员应在档案部门专职档案员指导下，编制本部门具体的预立卷类目，待档案工作主管领导审核后，按规定类目做好归档文件材料的收集、预先分类、整理和存放工作。如遇重大活动、重要事件时，尤其是成立临时机构负责的，档案部门专职档案员要提前介入，与相关负责人取得联系，明确归档兼职档案员，指导并督促兼职档案员做好相关文件的预立卷工作。

四、加强业务指导，合理编制预立卷类目。

加强业务指导，是做好部门预立卷工作保障。不管是定期召开兼职档案员培训会议对归档部门兼职档案员进行集体岗位培训，还是一对一、手把手指导归档部门兼职档案员做好部门预立卷类目设计、档案分类编目、文件价值判定、文件归卷检查等归档立卷工作，都能让归档部门兼职档案员工作更加规范，业务更加熟练。档案部门专职档案员还要发挥自己的主观能动性，平时与部门兼职档案员多沟通，必要时由档案部门领导出面走访重要归档部门相关领导，对各归档部门的工作职能、业务流程和工作动态尽可能地做到多了解、多熟悉、尽掌握，只有这样才能在预立卷类目编制时不遗漏、不虚设，起到有效指导的作用。

合理编制预立卷类目是做好部门预立卷的关键。每年年初，档案部门会同归档部门根据归档部门工作职能、实际业务，结合部门上一年工作总结和当年工作计划、重点，并参照高校档案归档范围编制归档部门当年预立卷类目。预立卷类目既要反映归档部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新设任务。预立卷类目还应根据归档部门职能的调整和每年工作重心的变化进行调整和修改。高校档案涉及多个门类，不同类别档案预立卷类目的编制则应根据档案的形成特点，结合实际，做到科学合理，可操作性强。预立卷类目的编制是来年部门归档的重要依据，可以让部门在归档时心中有数、有章可循。

五、完善预立卷监督检查机制，做好归档文件材料超前控制。

预立卷工作不是完成预立卷类目的编制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好归档文件在平时日常工作中的收集和整理工作。让预立卷工作真正落到实处，需要相应的监督、检查机制来实现。档案部门要定期、不定期的对归档部门的预立卷工作进行监督检查，做好归档文件材料的超前控制。监督检查结果应作为归档部门、兼职档案员评选先进的重要依据，从而促进归档工作良性循环。监督检查内容包括预立卷卷夹（不同载体不同处理：纸质文件使用硬质卷夹，卷夹的卷脊上标注预立卷类目所列各相关条款。电子文件可在电脑上建相应文件夹或在档案管理系统里预设相应表单，文件夹或表单命名为预立卷类目所列各相关条款。实物可扫描或拍照，以电子照片形式归卷。）设置是否与预立卷类目相一致，文件材料是否有按预立卷类目归卷并整理，归档部门兼职档案员是否有积极主动地催促各具体业务工作人员及时清退已办理完毕的待归档文件，对已归卷文件的流转是否有建立相应的登记手续并注明文件去向，文件材料是否齐全完整且符合归档质量要求等等。

加强预立卷工作，有利于归档部门将已办理完毕且有保存价值的文件及时收集、整理，待到归档时，可以有条不紊、分门别类地向档案部门移交，从而确保档案收集的齐全、完整、系统、规范。高校档案收集工作实现“应归尽归、应收尽收”仅仅通过做好预立卷工作是不够的。但是，在具体落实预立卷工作各方面的同时，档案意识的宣传，档案责任心的培养，档案职责的明确，档案业务的培训等等，总会在一定程度上影响着领导和兼职档案员对归档的看法。这种潜移默化的影响总有一天会让那些之前不舍得归档的，没有意识要归档的，不知道该不该归档的，记录着学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件“应归尽归、应收尽收”。

參考文献：

[1]杨化芳.实施预立卷制度是学校档案工作质量的保障.上海档案，2010（9）.

[2]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策.黑龙江史志，2014（5）.

篇5：档案立卷

根据《中华人民共和国档案法》和《中国工商银行档案分类大纲》有关规定，制定本制度。

一、档案形成部门对形成的文件进行收集、整理、立卷和归档，部门主管对文件立卷移交工作负有领导责任，须列入有关人员岗位责任制。

二、及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

三、公文归档，应当根据其相互关系、特征和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式公文妥善保管。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

四、凡本机关或者机关主办的重要会议形成的文件(包括录音带、照片等有关材料)，应当由会议组织人员负责交办公室立卷。凡部门以行名义召开的业务会议形成的文件，由部门立卷、归档。

五、立好的案卷，应当按照有关规定定期向综合档案室移交。移交时应当有严格的交接手续。个人不得保存应当存档的公文。

六、没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主管主任批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，不得丢失。

档案利用制度

为进一步提高档案利用效率，为经营管理和改革创新提供支持，根据《中国工商银行档案工作规定》和《中国工商银行甘肃省分行档案工作目标管理办法》有关规定，制定本制度。

一、档案管理部门按照《中国工商银行档案分类大纲》对全宗的整序科学、规范，全部档案必须登记、编目，存放有序，方便保管和利用。

二、按照档案现代管理的要求，利用计算机进行档案目录的管理，实现基本检索，逐步实现网络利用，提高档案工作自动化、电子化服务的功能。

三、对业务类档案中的经营数据进行搜集、统计，定期编辑数据资料，为领导和经营管理职能部门提供可靠地历史数据。

四、建立档案利用效率情况登记制度。档案管理部门要建立“档案利用效率登记簿”，对每次查档内容、产生的经济效益等情况进行认真记录，进行汇总。

档案安全保管、交接制度

为充分利用好档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持，根据总行、省分行有关规定，制定本制度。

一、档案专用库房属银行重地，库房应当坚固，应安装防盗门，窗户安装金属防护栏，库房墙壁厚度一般应≥20厘米，存放档案应有专用柜和柜架，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

二、坚持“以防为主、防治结合”的原则，专人负责库房的技术管理工作，库房应温湿适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，防火防盗。

三、档案库房的温度应控制在14-24,相对湿度应控制在50%-60%,应安设仪表,定期检测、记录和控制调节。

四、档案库房配置档案消毒机，新接收的档案经消毒、除尘后方可入库。要定期投放防虫药物，防止虫霉滋生。

五、档案库房（区）安装的防火检测和报警装置、消防器材，要求定期检查、更换。

六、档案部门每年至少两次对档案保管状况进行检查，发现问题及时解决。落实管理责任，防止失窃、失密现象发生。

七、建立档案交接制度。档案库房管理人员调离或长期离岗时，应造具移交清册，记载《档案交接登记簿》，由办公室主管主任负责检交，在办理交接手续后，方可离岗。

法人客户信贷业务档案 移交制度

一、信贷业务发生后，主管信贷员须在五个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台账，保留业务资料复印件，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

二、移交时，由主管信贷员填制《信贷员档案移交清单》，与信贷业务档案管理员双方签字确认，共同办理移交手续，以明确责任。

三、对信贷员移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份交给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据有关文件资料退还企业。

信贷业务档案 销毁制度

一、销毁信贷业务档案须经主管行长批准后进行。

二、信贷部门和档案管理部门提出销毁意见，编造《信贷业务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

三、销毁档案时，应指定两人以上共同监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，并签名盖章，并将监销情况报告主管行领导。

信贷业务档案 人员交接制度

一、档案管理员因工作调动或其他原因离职时，必须办理交接手续，并由信贷部门负责人监交。

二、交接时，根据《档案移交清单》对全部档案资料分类逐笔核实，移交清楚。

三、交接双方填写交接清单，将全部移交档案和物品进行登记，共同签字盖章，以明确责任。

信贷业务档案 归档制度

一、档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。

二、填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

三、综合类档案在次年三月底归档。报表类档案按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。

信贷业务档案 保管制度

一、档案管理人员要认真贯彻《档案法》，对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。

二、要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季度一次，并书面记录检查结果。

三、严格按分类规定的保管期限保管信贷业务档案。法人客户信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法人客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。

综合类信贷业务档案（除各种报表的汇总数为永久保管外）为长期保管，保管期限为十五年。信贷业务档案的保管及销毁注册为永久保管。

四、对非常需要的长期保管档案，可根据需要转入综合档案库永久保存。

五、档案室应保持整齐清洁，做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光。保证档案资料的绝对安全。

信贷业务档案

档案管理员岗位责任制

一、认真学习信贷业务和档案管理知识，严格执行《中国工商银行档案管理工作暂行办法》和各项规章制度，爱护档案。

二、负责信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管和检查等工作。

三、负责档案卷中目录的编制。

四、负责对档案资料的鉴定，对存毁提出意见。

五、负责保管权证类库中库及档案室钥匙。

六、严格遵守保密制度，同失密、泄密现象作斗争。未经领导批准，不得以任何形式对外泄露档案的内容。

保密工作制度

为了严格保守国家秘密，维护国家的安全和利益，促进金融事业健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法，结合我行实际，制定本制度。

一、全体工作人员要认真学习《保守法》及有关规定，自觉遵守《国家工作人员保密守则》，做到不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人交往和通讯中涉及秘密事项，不在非保密本上记录秘密事项，不在公共场所谈论国家秘密，不向家属、子女、亲友或者其他不应知悉者谈论国家秘密，不带机密文件资料游览公共场所和探亲访友，严格保守国家秘密，确保国家秘密的安全。

二、地区分行保密委员会和密码工作领导小组全面负责机关的保密，密码工作，并对全辖保密工作负有指导、监督、检查的职责。分行办公室具体负责保密、密码工作的日常事务。

三、各要害部门必须指定一名政治可靠、责任心强的人员负责本部门接收或产生的国家秘密载体（即以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。）的日常管理工作，严防失泄密事件发生。

四、收发秘密载体，必须履行清点、登记、编号、签收等手续。传递秘密载体，必须通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。

五、严禁复印绝密级文件、资料及密码电报。复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料必须经主管行长批准，未经批准，严禁复印。

六、传阅密级文件要采取专人专夹的“单线传递”方式，不得交叉传递，未经批准，不得擅自扩大阅读范围，不得在个人手中延压密级文件，资料等。凡是参加各类会议带回的密级文件，回行后必须及时交办公室保管，个人不得密存。、七、销毁秘密载体必须按照《秘密载体保密管理规定》到指定地点销毁，不得随意处理，更不能作为废品出售。办公自动化中形成的磁介质秘密载体的销毁要采取物理或化学的方法彻底销毁，不得随意处理。

八、印章、密码、秘钥等必须在安全可靠的保密设备中保存，并指定专人管理，确保印、信及密码的安全使用。重要事项的用印必须经部门负责人或行领导批准。

九、涉密人员，秘密载体管理人员离岗、离职岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。对需要退回上级有关部门的文件，必须按期全部清退，不得延压，以防丢失。

十、召开有秘密内容的会议，必须选择安全可靠场所，并限定参会人员。

十一、各部门涉文人员在拟写文件、材料时、如需从涉密文件中摘录内容、相关的文件、材料的密级必须与摘录内容的涉密文件的密级程度一致。转发、摘录、引汇编涉密文件、资料，必须报经上级领导批准。

十二、违反保密制度，发生失泄密事件的部门或人员，要分别情况，严肃处理。档案管理制度

为了加强本行档案的科学、规范管理，有效的保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中国工商银行档案工作规定》的有关规定，制定本制度。

一、本制度所称的档案，是指在各项工作中直接形成的由保存价值的各种文字、统计报表、声像等不同形成的历史记录，包括管理类文书档案、业务类档案（信贷、会计、银行卡等）、科技类档案（基建、设备、科研等）、其他介质档案。

二、本行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、移交、销毁等，必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律法规，接受上级行的监督、检查和领导。-法律法规和上级行关于档案管理的各项制度规定；指导本级行各部门文件收集、整理和归档工作；集中保管本级行的全部档案并接收所辖行永久保存的档案；负责本级行档案的鉴定、编目、编研和开发利用工作。

三、对按规定应立卷归档的文件和资料，各部门应定期向综合档案室移交，档案的分类、整序等工作由档案部门负责，移交、鉴定、销毁等工作按照相应门类档案管理办法执行。

四、密级档案按照国家有关保密工作的法律法规和《中国工商银行保密管理规定》、《中国工商银行商业秘密保护办法》执行，并建立健全保密工作制度。

五、档案部门通过多种方式开发整合档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持。

六、必须保证档案安全，配置必要的安全和监控防护设施，逐步实现档案保管的现代化。

七、必须建立健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。

八、对不履行有关规定造成档案损毁、泄密或造成经济损失的直接责任人，应视情节轻重给予相应处分。

篇6：文书档案立卷归档制度

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

篇7：5会计档案立卷归档制度

为了加强会计档案管理，根据国家财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本校实际，特制定本制度。

一、会计档案是指本校财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本校全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。必须按规定进行收集、整理、归档。

二、归档范围：

1、会计凭证包括会计原始凭证、记帐凭证等。

2、会计帐簿包括银行和现金明细帐、总帐、预算内、外收支帐簿、固定资产帐卡、辅助帐。

3、会计报表包括会计报表、月报表、主要财物指标。

4、其它资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

三、归档时间：

每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本校的财会档案分类编号方法组卷。整理好的会计档案在财务室保管二年后，由财会人员列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份清单备查。

四、归档的要求：

1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。

3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。

4、要编制完善的档案目录。

五、档案的管理：

1、会计档案由财会人员负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。

2、查阅财会档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。

篇8：立卷档案多层档号设置探索与实施

关键词：档案,立卷,档号

档号是档案馆 (室) 在整理和管理档案的过程中, 以字符形式赋予档案的一组代码。具有唯一性。业务档案是各单位由于职能不同而产生的系统内所独有的种类档案。对于很多单位来说, 由于工作职能多, 业务档案种类繁杂, 想要将大量种类繁杂的档案理出清晰的条理, 并在档案种类和档案所属科室不断变化的前提下给每一类档案准确定位, 让每一类档案都能够像穿在线上的珠子一样, 有清晰明确的所属位置, 达到快速查找的目的, 需要有一个科学的档号设置方法。

一、方法

采用河北省科怡档案管理软件的格式, 并做了详细分类, 主要是根据省档案局的档案管理要求进行整理并实施。

二、结果

例:我局业务档案共分为十二大类。案件、抽检、日常监督、医疗卫生、职业卫生、卫生许可、企业现场审核、企业标准备案、职业病诊断鉴定、量化分级、重点监督检查、专项监督检查。每一大类下面又分小类。

案件又分为:场所类案件、市场类案件等。

抽检分为:场所类抽检、市场类抽检等。

医疗卫生分为:医师注册、护师注册、医疗机构等。

职业卫生分为:职业卫生类和放射卫生类等。

卫生许可分为:消毒产品、食品添加剂、涉水产品等。

职业病诊断鉴定分为:职业病诊断鉴定、放射类职业病诊断鉴定等。

重点监督检查分为:环境类重点监督检查、传染类重点监督检查等。

专项监督检查又分为:环境类专项监督检查、传染类专项监督检查等。

为了使多种类的档案脉络明晰, 条理清楚便于查找, 经过不断地摸索, 终于找到一种方便可行的档号设置方法。

首先将所有的业务档案用Y来代表, Y后面是十二大类业务档案的顺序编码, 之后是每一大类不同小类的顺序编码, 然后是年度, 最后是年度内的大流水号

即:Y—大类代码—小类代码—年度—案卷号的组成方式。例:

1.案件Y1

(1) 环境类案件Y1-01

(2) 医疗类案件Y1-04

2.抽检Y2

(1) 环境类抽检Y2-01

(2) 传染类抽检Y2-03

3.日常监督Y3

场所类日常监督Y3-01

4.医疗卫生Y4

(1) 医师注册Y4-01

(2) 中医机构Y4-02

(3) 西医机构Y4-03

(4) 护师注册Y4-04

5.职业卫生类Y5

(1) 职业卫生Y5-01

(2) 放射卫生Y5-02

6.卫生许可Y6

(1) 消毒产品Y6-01

(2) 保健食品Y6-02

(3) .食品添加剂Y6-03

(4) 营养强化食品Y6-05

(5) 涉水产品Y6-09

(6) 建设项目审查Y6-10

(7) 放射卫生许可Y6-11

(8) 职业病诊断机构许可Y6-12

(9) 职业卫生技术服务机构许可Y6-13

(10) 职业健康检查机构Y6-14

(11) 社会团体Y6-15

(12) 科研机构Y6-16

(13) 普通食品碘盐加工Y6-18

(14) 辅助生殖Y6-19

(15) 实验室生物安全Y6-21

(16) 互联网医疗卫生信息服务审核Y6-23

7.企业标准备案Y7

8.职业病诊断鉴定Y8

(1) 职业病诊断鉴定Y8-01

(2) 放射类职业病诊断鉴定Y8-02

9.量化分级Y9

10.企业标准备案Y10

11.重点监督检查Y11

(1) 环境类重点监督检查Y11-01

(2) 传染类重点监督检查Y11-02

(3) 职业类重点监督检查Y11-03

(4) 放射类重点监督检查Y11-04

12.专项监督检查Y12

(1) 环境类专项监督检查Y12-01

(2) 传染类专项监督检查Y12-02

三、讨论与分析

这样分类之后, 每年档案录入时, 在选择相应的类别, 输入归档年度后, 软件系统会自动生成“Y—大的类别—小的类别—归档年度”的档号格式。最后的案卷号 (顺序号) 则由同一小类别每年一次大流水形成。

例:2012年形成的医疗类案件的第5卷的档号为:Y1-04-2012-005

在现实中我们经常会遇到这种情况, 那就是同一类别的档案分属不同的科室, 如果想让每个科室都有自己独立的档案录入系统, 不同的处室档案录入不受其它处室的影响, 那么在设置档号时就可以设置成同一类别档案的代码相同, 不同科室的用不同的小二层代码来表示。

例:“案件”这一类别, 就分布在医疗处、传染病与学校卫生监督处、环境卫生监督处、稽查处等不同的处室。于是在“案件”这一类别下面又分为“医疗类案件”“传染类案件”“环境类案件”“稽查类案件”等不同的小类别, 档号代码分别为“Y1-01” “Y1-02”“Y1-03”“Y1-04”。后面加年度, 每一小类别按年度排大流水。例2015年稽查类案件的第一卷的档号应该为:Y1-04-2015-001。

这种档号设置方式, 以类别为分类标准, 所以在科室变动时, 档号并不受影响。在不同科室有相同类别的情况下, 既能使相同的类别具有相同的代码方便统计和查询, 又因为后面不同的小二层代码使处于不同处室的相同类别的档案各自独立方便档案的录入。避免了因科室变动给档案管理带来的不便。