关于OA系统应用及其档案管理的探索

2022-09-10

一、OA环境下档案管理概述

在传统办公中, 纸质文件是最为常用的信息记录载体, 对它们进行相应的整理和归档便可生成纸质档案。而通过办公自动化方式生成的档案属于一种电子文件, 这类电子文件需要借助某些现代化工具才能读取, 同时它们的载体也突破了纸质载体的限制, 而是以化学磁性材料为载体, 如磁盘或者光盘。相较纸质档案而言, 电子档案的出现和应用属于一种革命性的变化, 一方面颠覆了档案工作的对象, 另一方面也改变了档案工作的物质基础 (1) 。

二、OA系统的应用

(一) 构于管理基础之上

现阶段, 绝大多数OA系统的应用是建立在以办公事务为目标对象的计算机自动化管理这一基础之上的, 其主要应用领域如下:1.文件处理;2.事务处理;3.文字处理;4.档案处理;5.日程处理;6.邮件收发;7.收文发文;8.出差出勤;9.文件转流;10.电子报表;11.会议管理;12.车辆管理等 (2) 。由OA的应用领域可以看出, OA具有广泛的适用性, 但实际应用并非想象中那么简单, 在应用过程中应结合的管理的思想及技术, 使OA系统能够为管理提供更为高效的服务。管理是单位得以存在和发展的一个不可或缺的推动力, 正是由于管理的存在和需要而衍生出了一系列的办公事务, 所以, OA系统的应用从某种意义而言是构于管理基础之上的, 只有如此, 才能保证其能够高效发挥作用。部分单位在应用OA系统之后, 其整体办公工作反而有增无减, 其根本原因在于没有把握好OA、管理之间的角色定位。

(二) 与工作管理相结合

对诸多办公活动过程分析发现, 其实现的过程是一个由“人通过工作”来实现的过程, 所以, 对于OA系统而言, 工作管理属于一个基本组成单元, 将该类问题更好地解决掉有助于促进OA系统得以更好的应用。在设计OA系统的过程中, 应坚持“以人为本”的思想, 同时结合兼顾三大管理工作, 即:1.个人工作管理;2.组织工作管理;3.项目工作管理 (2) 。

(三) 采取适当的监管

对OA系统进行设计和开发时, 通常会遇到各种各样的矛盾或者问题。这不仅是软件编制的问题, 同时也需要管理监督的介入和保证。当OA系统的诸项需求得到确定之后, 接下来便需要进入到编程环节, 此时, 应予以必要且适度的监督, 从而保证编程工作得以高效开展。这要求相关管理人员善于工作的综合规划, 要保证实际工作进度, 满足“量”的实际要求同时还应该保证编程质量, 满足“质”的的实际要求。

三、如何应用OA系统以实现高效的档案管理

(一) 注重软硬件升级, 提高安全性

应用OA系统对电子档案予以管理的过程中, 经常会遇到不兼容的问题, 又或者是各类安全风险问题, 所以, 有必要促进行业标准的进一步整合、统一, 以实现对系统的有效升级, 同时予以理想的安全检查。应每隔一段时间便对OA系统所涉及的软硬件展开相应的检查工作、更新工作、升级工作以及维修工作, 从而为OA系统的正常运行、高效运行营造一个有利的环境。

(二) 完善规章制度, 规范档案管理流程

应结合电子档案本身特点, 建立并完善相应的制度, 从而降低电子档案及其管理系统的风险系数。总之, 不仅要建立健全与之相应的管理制度, 还需要不断完善其操作标准, 使其制度化、流程化, 对各个部门提出统一要求, 如储存格式以及处理方式、对保管环节、使用环节以及收集环节所涉及的标准予以进一步完善, 从而防止实践操作环节发生问题。

(三) 分布推进, 注重档案数据积累

应重视并做好文书档案数据的不断积累工作, 这是一个长期且繁杂的工作, 需要较大的时间和毅力。在致力于现代化档案管理的过程中, 通过分步推进的方式, 有步骤、有程序地促成纸质档案到电子档案的有效转换, 有目的、有计划地对电子档案及其内容进行不断丰富和完善, 从而推动档案管理工作的信息化发展进程。同时, 应强化电子档案的服务意识, 在不断积累数据资料的过程中, 做好一系列档案信息服务的开发工作。