OA系统应用的现状分析

OA, 全称Office Automation, 中文译为办公自动化, 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化, 或者说实现数字化办公, 可以优化现有的管理组织结构, 调整管理体制, 在提高效率的基础上, 增加协同办公能力, 强化决策的一致性, 最后实现提高办公效能的目的。

一、OA系统概述

OA系统的概念20世纪60年代由美国提出, 70年代后期正式形成为一门新型研究学科, 到80年代中期在我国快速发展。从第一代硬件配置阶段, 到最新的第七代移动OA, 越来越受到关注, 发展进化速度也越来越快。当前, OA系统的设计与开发主要偏向于Web服务, 强调现代办公自动化向个性化过渡, 特别是浏览器界面能很好地实现个人用户实用简单的要求, 并提供了一个标准的集成平台实现用户综合信息集成的要求, 所有用户只要满足上网要求便能建立各自的网上办公室, 快捷方便。

OA系统的核心应用包括考勤管理、通知公告、办公流程、信息简报、人事管理、固定资产等方面, 根据功能性质可分为个人办公、单位管理、查询工具、信息管理等几大方面, 如图1所示。后台系统通过对每位用户的权限设置、流程设置来完成所有办公程序, 实现各尽其责的办公功能。

二、OA系统的优势

(一) 无纸化办公, 节约能源。

传统的文件传送和批阅完全借助纸张来实现, 一份文件从第一部门下发, 到所有收文单位, 再到收文单位的具体承办科室、承办人, 过程中耗费的纸张和打印油墨是相当可观的。OA系统的使用完全通过办公系统来实现发文、收文、批阅、转送等所有步骤, 不耗费一张纸一滴墨, 大大节省了能源, 也降低了单位办公成本, 提高了经济效率。

(二) 简化办公流程,

提高办公效率。政府及事业单位总是给人清水衙门的错觉, 办事效率低、程序繁冗时常被诟病。OA系统的信息传递、办事流程不会再出现“找人办、等人办”的现象, 使得许多跨部门、跨级别的事务都可以在网络条件下实现正常运转, 即使出差在外也不需要等待当面批阅, 只要有网络环境就能办公, 不仅节约了时间, 提高了办事效率, 也方便了工作人员, 避免了一次次跑腿无功而返、一天天等待迟迟办不下来的局面, 简化了办事流程, 大大提高了工作人员的工作积极性。

(三) 方便信息检索,

实现资源共享。事业单位人员多、事情杂, OA系统中的通知公告、人事管理、固定资产管理、通讯录等功能模块能够提供一个信息检索平台, 员工不仅能根据自己需要查询到有价值的信息, 同时可以对全单位的基础情况和最新信息有所了解, 只需要敲击几下键盘, 不需再像以前一样跑档案室、问人事科, 这样的办公系统不仅有效实现了资源共享, 也在一定程度上增强了各科室、各人之间的沟通交流。

三、OA系统的不足及应用建议

OA系统的应用改变了传统的办公模式, 优化了事业单位的办公条件, 提高了办公效率和管理水平。但由于各种原因, 当前的OA系统在应用过程中仍存在一些问题需要解决。

(一) 开发不到位, OA系统的功能没有被充分利用。OA系统从开发使用至今, 实现了部分信息化建设, 但都是局部的、浅层次的, 大部分做的工作只是将手工作业搬到电脑上进行, 并没有增加先进的管理理念和方法, 行政管理仍然处于“人治”阶段, 缺少系统的管理流程。这就需要对OA系统进行二度开发, 深层挖掘OA系统的信息化、系统化特点, 从根本上改进传统的办公模式。当然这更离不开事业单位管理层的重视和配合, 调动各部门使用OA系统的积极性, 促进OA系统应用的落实。

(二) 技术支持缺乏, 网络安全有待进一步提高。OA办公系统区别于传统办公最主要的特点是不再依赖于人, 那么它所依托的网络技术是不是就完全可靠放心呢?首先, 一旦断电、断网, 那么OA系统就完全失去了功用, 形同虚设, 因此对OA系统应用单位的电力、通讯技术要求很高, 才能保证OA系统的正常使用。其次, 网络信息安全十分重要。办公流程中每层每级的审批必须得到账户信息安全性保障, 使用者的权限必须得到保护, 电子化文件长期存在于网络系统中, 并在其中不停地被流转, 一旦遭遇黑客侵袭OA系统办公就犹如透明体, 无任何安全性可言。因此, 使用者可以通过密匙登录、权限控制、存储和传输加密以及电子签名等方法, 再加上强健的网络信息安全防御系统来确保OA系统的安全性, 这也是信息化建设成败的关键。

(三) 加强培训, 普及化应用。实行OA系统办公后, 每个人有每个人的权限、职责, 一旦下属或前一层用户将发文等待完成工作提交, 如果不进行审批, 那么该项工作就中断了, 无法再进行其他流程。因此, 要想在全单位顺利实行OA系统办公, 必须对所有部门所有人员进行动员与培训, 强化使用OA系统的意识, 例如通过考勤管理强制每个工作人员一上班就打开自己的OA系统, 时间久了就能形成习惯和意识。办公室等部门还要组织相应的培训, 全员培训不太现实, 可从每个部门挑选一名OA系统协助员, 对他们进行集中培训, 帮助科室其他人使用OA系统, 实现OA系统普及化应用。

要想彻底取代传统办公模式, 将OA系统的功用发挥到最大, 这是一个循序渐进的过程, 需要制度的保证、管理层的重视、全员培训与动员、技术支撑等一系列过程。只有在这过程中不断摸索不断改进, 才能推动信息化办公进程, 将OA系统真正融入到日常办公中。