协同OA办公系统对高校二级学院办公室管理的影响

2022-09-12

协同OA办公系统又称OA系统, OA是Office Automation的缩写, 协同OA办公系统利用电脑或手机等终端进行操作, 实现了组织中多人共同完成同一事务的行为方式和过程。OA系统的应用使高校二级学院办公室人员的思维方式和办事方式发生了重大变化, 给高校二级学院办公室管理工作带来了重要的影响。

一、高校二级学院办公室事务性工作的特点

高校二级学院办公室是学院的综合办事机构, 承担着组织协调、服务师生和信息传递等任务。因此, 学院办公室事务性工作多, 业务范围广, 工作内容繁杂, 此外督办性事务较多。随着高校教育改革的不断深入, 事业单位人事制度改革进一步推进, 高校行政管理岗人员承担的工作任务发生着改变。在实际工作中, 学院办公室人员不仅需要完成岗位职责规定的工作, 还要承担人事、科研、教务、财务、后勤等各项工作。针对繁多的工作任务, 协同OA办公系统的使用对提高工作效率起到了至关重要的作用。

二、协同OA办公系统对高校二级学院办公室工作的影响

协同OA办公系统包括协同工作、公文管理、知识管理、电子监察、公共信息、个人事务规划等功能, 还结合了在线即时通讯等工具, 根据办公对象不同, OA系统分为个人空间、单位空间及学校空间, 为学院办公室办公提供一个高效、有序、协作的信息管理平台。在OA系统功能的日益完备下, 学院办公室传统工作模式发生了改变。

(一) 公文处理更加有序、便捷。收文、发文是学院办公室工作中一项重要的工作, 公文处理包括对公文的撰写、传递与管理。学校行政机构加上党委部门, 数量多, 学院办公室每天都要收到来自学校校办、行政机关部处或党委部门的多个文件。在OA系统使用之前, 均使用的是纸质发文, 需要采用分类、判别、影印、传递、回收、归档等方式在二级学院内部进行运转, 不仅文件传弱等缺点。同时, 在学院的日常管理工作中往往需要向学校发请示、报告, 也常常需要多个机关部处做出批示, 传统的审批手续容易造成时间和人力的浪费, 学院也很难动态阅处理效率低下, 消耗大量纸张, 而且当多个部门的文件同时在不同系别、教研室传阅和处理时, 甚至还会出现工作任务错办、漏办的情况, 存在着信息传递覆盖面窄、时效性的跟踪请示、报告的处理结果。

OA系统全面推行使用, 使得公文处理更加快捷、方便, 处理方式更加有序和规范。OA系统设置多种公文文单模板, 预设传递流程, 包括二级单位公文处理及收文处理登记表文单。学院收文可通过二级单位收文处理登记表传递学校各类发文, 此外, OA系统用户覆盖全学院教职工, 收文可快速发送至相关教职工的OA系统中, 单位负责人批示、处理情况能够清晰反映在登记表中。通过设置知会、审批、协同、阅读等节点权限来实现收文的定向和定性传递。学院向学校所发请示、报告等可按校内公文处理登记表填写, 根据流程追踪获知公文流转、批示情况, 也可发出催办指令。OA系统协同功能使得学校多个行政部门同时处理同一文件, 提高办事效率, 这些都是纸质化公文处理方式无法比拟的优点。

(二) 档案管理更加科学、规范。许多高校的二级学院不设置档案管理员, 一般由办公室人员兼任。在日常工作中, 办公室人员缺乏档案管理意识和知识, 业务素质不高, 档案管理工作缺乏规范化。然而, 在关系到学院文化建设、教学科研工作等学院工作的重要方面中, 档案的合理建立不可或缺。

OA系统的建立, 为档案管理提供了科学化管理的平台。以学校的档案管理信息资源为依托, 实现学院共享共的目的。在公文处理的同时进行分类归档, 将分散、分批出现的信息资源通过OA系统联结在一起, 通过网络管理员权限设置, 克服时间、地理位置的局限, 学院教职工能够随时查阅归档信息, 更好地掌握各种数据资源, 为教学科研工作提供便利。利用OA系统进行档案管理工作, 改变了传统档案收集、整理、归类的方式。根据OA系统中信息来源的单位及方式对档案材料归档范围进行划分并下载, 或将本地文件传递至OA系统中归档, OA系统为电子文档和纸质文档储存媒介的转换提供一个通道。定期保存的档案、在学院永久保存或长期保存的档案、需要交至学校档案馆保存的档案, 均可在OA系统中筛选并建立分类。此外, OA系统辅助的搜索功能, 为档案中文件检索、查阅提供便利。

(三) 公文信息传递更加及时、全面。OA系统带来了信息化的办公方式, 信息传递程序化, 促使学院办公室管理工作制度化。随着互联网技术的不断发展, 学院办公室作为内部事务和对外联系的枢纽, 为了信息的顺利传递, 与学院师生和学校机关部处联系的通讯方式发生不断改变, 邮箱、微信、QQ、飞信等通讯工具用于学院办公室的日常工作中。作为专业化的公文处理平台, OA系统的优势日益凸显。最早, 学院内部或传达学校机关部处的公文信息, 一般采取学院通告栏张贴、纸质信件发送等方式传递, 邮箱、QQ等通讯工具的兴起, 信息传递更加快捷。但是, 即时性的通讯工具一般信息变化量巨大, 公文信息易被刷屏淹没, 信息反而不易获取和保存, 反馈信息容易滞后、丢失。此外, 即时性通讯工具的安全性难以得到保障。OA系统的用户固定, 高效、便捷, 公文信息处理自成程序, 同时具有在线通讯功能, 不仅减少了公文信息发布者的工作量, 公文信息收文者也能获得最新、最全面的信息, 处理后的结果也能即时传递给信息收集者。

(四) OA系统促进学院办公室管理工作制度化。新的办公方式的出现, 学院办公室管理工作制度需要完善, 从而适应信息化的工作机制。建立一套完整的工作流程规范机制, 需要根据OA系统的设计及操作方式, 制订相应的规章制度, 明确公文撰写规范、报送处理和反馈流程, 规定公文信息传递处理对象的权限, 建立信息安全保障措施。

就OA系统本身而言, 为办公室管理工作制度化提供支持。公文运转有流程可查, 公文处理公开透明, 其中的单位讨论、调查、公告等板块为学院办公室工作提供了征求意见、信息公开、集体协作的平台, 使得学院办公室各项管理工作有章可循、有规可依。

(五) OA系统的使用推动办公室队伍优化。OA系统的使用给学院办公室人员工作技能提出了新的要求, 不仅需要业务流程熟悉、懂得文字处理软件使用, 还要具备现代化的管理理念, 不断适应网络化管理方式。传统的办公室工作模式已经不适应现代办公室工作的要求, 办公室人员需要接受专业知识的培训, 时常更新知识储备, 学习和了解新事物, 提高自身素质, 利用新知识辅助自己的工作。

三、结语

协同OA办公系统功能全面、操作简单、规范, 是高校二级学院办公室信息化办公的体现, 将学院与学校各部门、学院内部的事务集中在一个平台上, 开展网上公文传递、处理, 不仅规范了公文流程, 提高了办公效率, 同时节约了办公成本, 响应了国家低碳环保号召。此外, 二级学院办公室并非为学院使用OA系统的唯一部门, OA系统是一个协同工作的工具, 需要制订相应办法, 促使全学院教职工积极参与, 并规范参与规则, 才能使办公效率真正提高。协同OA办公系统的便捷性和多功能性带来办公室工作方式的变革, 这一管理系统的充分应用才能真正实现学院办公室事务的自动化信息管理。

摘要：协同OA办公系统的推行实现了一组织中多人便捷的共同完成同一事务的可能, 使得办公室工作人员的工作方式发生了重大变化。本文就针对协同OA办公系统在高校二级学院办公室管理工作中的具体影响做出了思考。

关键词：OA办公系统,高校,办公室管理