如何做好企业公文处理工作

有位负责办公厅的领导在视察基层工作的时候, 要求办公室的人员要争做“四能干部”, 即“坐下能写, 站起能说, 遇事能办, 问策能对”。他说:“在机关当公务员, 如果不会起草和办理公文, 还能干什么?”的确, 我们作为在企业总部机关工作的同志, 肩负着企业管理、指挥、决策、监督和服务的职能, 而办文作为基本职能之一, 如果不能优质高效地完成办文任务, 那我们还能办什么?

一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法

问题一:份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度, 涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。

问题二:发文机关标志。《格式》中规定:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定, 这给企业在实际操作中造成了一定困惑。

在企业文件中, 当机关标志为一排时用小标宋体小初字, 如“中国建筑第二工程局有限公司文件”;当机关标志为两排时, 机关名称字体采用小标宋体一号字, “XXX文件”采用小初字, 两行居中排版, 如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式, 原则上标志大小不超过上级机关标志。

问题三:发文字号。《条例》规定:“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定, 这给企业在实际操作中带来新的问题。如, 是否采用“发、字、函”等字?是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成?

企业为了统一标准, 笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定, 代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成, 以简洁、明了、不产生歧义为原则, 不采用“XXX发、XXX字”等代字;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注 (3号仿宋_GB2312) ;年份应标全称, 用六角括号“[]”括入;发文顺序号不加“第”字, 不编虚位 (即1不编为01) , 在阿拉伯数字后加“号”字。

问题四:页码。《格式》规定:公文的版记页前有空白页的, 空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排。

但企业在实际应用中, 由于大部分都采用微软公司制造的办公软件, 在一个文件中编页码是统一设置, 最后空白页和版记页均不编排页码, 只能单独再做文件, 最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。

此外, 在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时, 版记应在附件最后一页;当附件不与正文一起装订时, 版记应在正文后、在附件前。

二、公文写作的技巧

一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径:从主动询问中获得;从领导批示中领会;从平时言谈中捕捉;从讲话材料中把握;从积零为整中综合。把握领导意图的要求:一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考:从现实角度看问题 (当前企业发展的主要问题) , 从全局角度看问题 (与其他企业的主要差距) , 从未来角度看问题 (对企业发展的独到见解) , 从实践角度看问题 (怎样立即解决问题) , 从上下结合角度看问题 (与上级要求相衔接) , 从理论和政策高度看问题 (提升眼界与格局) 。

二是要遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后, 确定公文文种, 动笔之前, 要做到胸有成竹。收集相关材料。根据主题收集真实、准确、新鲜、典型的, 能反映事物本质特征的资料。

很多长期在办公室给领导写材料的人, 都有过“江郎才尽”的体会。的确, 给领导写文章是一项有较高难度的工作。一是知识更新非常快。二是一个好的企业, 管理行为是持续的, 不会有太多创新和变化。但是, 作为秘书每次给领导写材料不能雷同, 还要不断变化, 争取给人耳目一新的感觉。这就需要秘书想尽办法搜集材料 (本人更趋向搜集, 而不是收集) , 平时决不能“偷工减料”, 一定要有竭泽而渔的魄力。总之, 搜集资料越多越好。

拟定写作提纲。确定公文内容的组成情况, 表达顺序, 安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。

正式起草成文。注意时效性, 注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候, 切忌主观臆断, 凭空编造。文字材料中, 每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依, 一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道, 载的不是秘书个人的思想, 而是领导集体的智慧。在起草的过程中, 一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图, 把握领导的思想。

加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改, 我有切身体会。本人到办公室工作已经两年多, 先后起草了很多重要的文字材料, 包括每年年初和年中的行政工作报告。可以说, 每篇重要材料的出炉都经过了“大手术”, 有的甚至反复修改十多次。

所以, 秘书加工修改材料一定要有壮士断腕的勇气, 敢于挑战自己的极限, 要始终牢记, 秘书是为领导服务的, 公文体现的是企业的行政管理意图。秘书要讲政治, 讲奉献, 讲大局。