信息系统工程监理中的档案管理的初探

2022-09-11

1 引言

现代信息技术的迅速发展为各行各业的信息管理工作带来的极大的便利, 不仅提高了信息管理效率, 还节约了大量的人力资源、时间等方面的管理成本。档案管理是信息系统监理工作中非常重要的一个环节, 但是在实际管理工作中, 档案管理工作环节还存在一定的问题, 需要及时进行总结并研究有效的解决策略, 从而提高信息系统工程监理中档案管理的质量。

2 信息系统工程监理中档案管理的重要意义

信息系统工程监理指的是在政府工商管理部门注册并且具备信息系统管理资质的单位。该单位是受建设方委托, 遵照法律法规以及行业准则、合同条款等从技术与管理两个层面监控管理工程施工过程, 确保工程进度与质量达到要求。概括来说, 信息系统工程监理活动主要包括“四控、三管、一协调”。四控是指投资控制、变更控制、进度控制、质量控制;三管是指合同管理、信息管理以及安全管理;一协调是指各方关系的协调。监理档案是信息系统工程项目档案中的重要组成内容, 是工程建设过程中通过文字方式记载的工作内容, 也是监理工作的重要考核依据, 任何工程项目建设中各个环节的活动都会留下相应的文字记录, 目的是为了让一切活动都有据可依。档案管理在信息系统工程监理中具有重要意义, 主要表现在以下三个方面。

2.1 对建设方的重要意义

有效管理监理文档资料是建设单位的要求, 因为信息不对称因素的影响, 建设方对于工程项目建设的流程、设备材料质量、所涉及的技术类型等方面的认识会存在一定的局限性, 所以建设单位会委托监理单位负责监理文档资料的管理。在委托监理单位负责监理工作后, 建设方也需要随时关注工程项目的建设进度、投资情况, 他们获取这些信息的主要来源就是监理单位, 而监理文档又是监理单位向建设方反应工程建设情况的最主要载体。通过监理档案资料可以全面了解工程项目各个阶段的建设情况, 并对发生的问题及时采取正确的处理措施, 因此监理档案管理对建设方具有重要意义。

2.2 对承建方的重要意义

承建方是项目工程建设的实施者, 而工程项目建设进度、质量、安全性等会受到很多不确定因素的影响, 因此承建方在项目实施过程中要承担着很多潜在风险。一旦发生问题, 监理方、建设方以及承建方自身都会追查问题原因、责任人, 在追查过程中最有力的依据就是监理档案, 从这一角度来看, 监理档案是维护监理方、建设方以及承建方合法权益的重要依据, 因此建立档案管理对承建方也具有重要意义。除了维护合法权益之外, 监理档案还可以为承建方了解监理单位的工作内容、工作流程以及侧重内容等有清晰的认识, 进而更好地配合监理方的工作, 可以避免很多不必要的问题发生, 促进项目工程建设的顺利进行。

2.3 对监理方的重要意义

监理单位是在收到建设方委托的情况下对项目工程建设进行监理的, 其工作性质其实是一种技术性服务工作, 从这一点上看监理单位的服务工作是无形的, 而无形的服务主要是靠主观感受, 而监理档案则是将这一无形的服务化为有形。所以监理单位需要高度重视监理档案的管理, 对于监理过程中所接收的关于工程进度、投资、变更以及质量等各个阶段的现状以及出现的问题进行机制总结并呈报给建设方, 便于建设方可以及时、全面、准确的了解项目工程的建设情况。同时监理单位也可以根据监理过程中对工程项目建设的了解对建设方处理问题提出相应的建议, 而这些建议的主要依据就是监理档案。另外, 对于监理单位的工作人员而言, 监理档案是考核其工作情况的重要依据, 直接影响着他们的薪酬待遇。同时监理档案还相当于一个项目工程建设监理过程的浓缩, 使用监理档案可以为建立单位内部人员的培训提供重要资料, 因此建立档案管理对监理单位自身也具有重要意义。

3 信息系统工程监理中档案管理原则

信息系统工程监理属于新兴的行业, 虽然目前我国有关信息工程监理的相关法律法规尚未健全, 但是相关的国际、国家以及行业规范标准为监理单位的技术服务工作提供了重要的监理依据。监理单位在档案管理中需要遵循以下原则: (1) 真实可靠原则:在管理文档资料时, 档案管理工作人员必须严格对文档资料进行审查核实, 确保所收取上来的档案内容的真实性、可靠性, 否则档案管理就失去了意义。 (2) 保密原则:在工程项目建设过程中, 相关的档案资料要根据具体内容做好保密工作, 档案管理工作人员要及时对档案资料进行归纳分类整理, 按照要求存放好, 要清楚哪些文档可以允许查阅以及具备查阅的人员权限。监理单位还需要建立严格的档案借记制度, 有关人员在查阅档案资料时必须严格按照规定的流程办理相关手续后才可以查阅或者借阅, 防止发生资料丢失或者泄露等问题。 (3) 及时有效原则:在工程项目建设过程中所产生的档案资料各部门档案负责人应及时报送到档案监管部门, 并且接收的档案管理人员必须对档案的内容、格式以及日期等进行严格审查, 确保文档的时效性。在档案管理过程中, 若是部分文件档案内容存在变动, 需要及时进行更新并将原失效的文件进行销毁处理。 (4) “三全一专”原则:“三全”具体是指全方位、全过程、全员参与管理, “一专”是指派专人负责。 (5) 分工明确, 奖罚分明原则:信息系统工程监理单位应针对档案管理制定明确的分工制度, 各管理人员各司其职, 当出现问题可以第一时间找到责任人并查明问题原因以便在最短的时间内解决问题。同时对由于责任人的过错造成的问题则按照制度进行惩罚。对于工作态度好、效率高以及积极研究提高工作效率的人员给予一定的奖励, 以提高档案管理工作人员的积极性。

4 信息系统工程监理中档案管理存在的问题

4.1 档案资料收集不全

项目工程建设过程中的监理档案包括很多方面, 比如项目合同、监理规划、设计文件、会审纪要、技术交底、监理实施细则、工程开工 (复工) 审报表、工程量清单、施工组织计划表、监理工程师通知单、来往函件、报验申请表、监理月报、会议纪要、事故处理文件、质量评估专题报告等等。但是在实际监理档案管理工作中, 有时会因为制度、管理、责任分工以及工作人员等各方面的原因而发生资料收集不全的问题, 影响了档案资料的完整性。

4.2 部分内容缺乏真实性与规范性

有时候由于个别的系统集成商为了掩盖其自身的质量问题会捏造数据而造成部分档案资料内容不实。或者是由于监理人员对监理规范、信息技术、信息系统、项目试试规范以及质量标准等不熟悉而导致产品性能指标或者数据欠缺真实性, 或者是监理档案管理人员未能按照具体表格要求进行填写而导致部分内容缺乏规范。这些现象均极大地影响了监理档案管理的真实性和规范性。

4.3 资料审查不严

在实际监理档案管理工作中, 有部分工作人员因为自身的责任意识不足, 在接收相关的档案管理资料时并未能按照要求进行严格的审核, 在检查审核时盲目予以认可。另外, 还有在审批相关的施工方案文件时, 比如施工计划、组织计划等, 未能认真查看, 对不切合实际的内容未提出改进的建议, 进而影响后期的项目建设进度、质量等。

5 信息系统工程监理中档案管理的策略

5.1 加强监理档案管理监控

如果只是单纯由档案管理人员负责监理档案管理质量的话, 出现差错、泄露、丢失等管理风险会明显增加。对此, 可以建立专门的核查监控部门负责对档案管理人员的工作进行监督。例如在安排好相应的档案管理负责人后, 再在此基础上派专门的监督管理人员进行二次审核, 将档案管理工作中的差错、丢失、泄露等风险降到最低。还可以监理相应的考核小组负责档案管理人员工作的审核, 既可以起到约束的作用, 再考核过程中还可以及时发现档案管理工作中存在的问题并采取相应的措施。

5.2 规范档案资料收集与编制流程

我国在信息系统监理方面已出示了较为完善的规范手册, 从事信息系统工程监理档案管理的人员应加强规范手册学习培训, 熟悉监理档案管理工作的收集与编制流程, 严格按照规范流程开展相关的档案管理工作。此外, 监理单位还可以根据自身机构的具体业务与信息系统工程特点进一步地完善监理档案管理的流程。随着时代的发展, 还要根据行业的发展变化不断地学习更新监理档案管理方法, 提高管理质量。

5.3 加快相关人才的培养

随着社会的发展, 各行各业对于人才的要求已不再单纯看重学历和经验, 而是越来越青睐于创新型、全能型的高素质人才。但是目前的信息系统工程监理档案管理工作中, 达到上述标准的人才并不多, 因此应该加快相关人才的培养。信息系统工程监理单位应积极引进档案管理方面的优秀人才, 不断长大人才队伍。可同高校合作进行合作, 监理单位档案管理人员可兼任教师定期到学校上课, 学校也可以定期组织到单位进行实战训练或者实习, 通过和高校合作既可以提高学校改专业的教学质量, 又可以为信息系统工程监理单位输送专业的优秀档案管理人才。

6 结语

综上所述, 在信息化社会, 信息技术为各行各业的发展提供了极大的便利, 信息系统工程监理也日益受到人们的重视。监理档案是信息系统工程项目档案中的重要组成内容, 是工程建设过程中通过文字方式记载的工作内容, 也是监理工作的重要考核依据。在实际工作中, 监理档案管理还存在着一些不足, 需要引起监理单位的足够重视。监理单位档案管理工作人员在进行监理档案管理时, 要遵守监理档案管理的原则之外。除此之外, 监理单位还应该加强监理档案管理工作的监控、规范监理档案收集与编制的流程、加快相关人才的培养, 从而提高信息系统工程监理档案管理的质量, 促进信息系统工程的发展。

摘要：当今社会是信息化社会, 先进的信息技术、互联网技术让各行各业的运营管理效率有了很大的提高, 也获得了更好的发展。信息系统工程监理是一项非常重要的工作, 其中档案管理是非常重要的环节。本文主要对信息系统工程监理中档案管理工作的重要意义、档案管理原则、存在的问题以及解决策略进行探讨。

关键词：信息系统工程,监理,档案管理